Introducció a la documentació

Documentació: concepte i àmbit d’actuació  



Context històric i social Origen i evolució Documentació ara i aquí:    

Definició Objectes d’estudi Objectiu Tasques Introducció a la Documentació Curs 2005-2006

1

Context històric i social     

 

Segle XV: la impremta Segle XVII: la revista científica Segle XIX: revolució industrial Els 40: “explosió de la informació” Els 70: nous suports documentals Els 90: revolució tecnològica Avui: Societat de la Informació Introducció a la Documentació Curs 2005-2006

2

Origen i evolució  

1934: neix la Documentació Antecedents: 



El problema de la denominació:  



Biblioteconomia + Bibliografia Biblioteconomia Documentació

Nous noms Introducció a la Documentació Curs 2005-2006

3

Documentació ara i aquí (1) 

Definició:  



Tècnica Ciència

Objectes d’estudi:   

Recursos d’informació Serveis i processos Sistemes d’informació Introducció a la Documentació Curs 2005-2006

4

Documentació ara i aquí (2) Objectiu 



Genèric: posar en contacte informació i necessitats d'informació.

Específic: seleccionar, recopilar, organitzar i tractar la informació per tal de facilitar-ne la recuperació i l’accés.

Introducció a la Documentació Curs 2005-2006

5

Documentació ara i aquí (3) Tasques

 





Formació de la col·lecció Anàlisi documental Sistemes i tècniques de recuperació d’informació Polítiques i serveis de difusió i accés a la informació Introducció a la Documentació Curs 2005-2006

6

Societat de la Informació 

  

Dimensió històrica Dimensió social Dimensió econòmica Dimensió política

Introducció a la documentació Curs 2005-2006

1

SI: dimensió històrica 

 



Més facilitat i rapidesa en la difusió de la informació Explosió de la informació Nous suports i productes d’informació Ràpid avenç de les tecnologies de la informació (TIC) Introducció a la documentació Curs 2005-2006

2

SI: dimensió social 





Necessitat d’informació del gran públic en les rutines de la vida diària Flexibilització i permeabilització de l’entorn laboral Bretxa digital: information literacy

Introducció a la documentació Curs 2005-2006

3

SI: dimensió econòmica 





La informació com a capital de l’empresa i element de competitivitat i eficàcia Indústria de la informació: continguts, tractament i difusió Canvis de rol i contactes entre sectors: cal trobar un lloc en el mercat Introducció a la documentació Curs 2005-2006

4

SI: dimensió política  





Dret d’accés a la informació Necessitat de cooperació i normalització Necessitat de polítiques d’accés, formació i infrastructures Problemes de regulació Introducció a la documentació Curs 2005-2006

5

Normalització   



 

Definició: què és?

Justificació: per què cal?

Organismes normalitzadors: qui ho fa?

Aspectes a normalitzar: què cal normalitzar?

Altres exemples de normalització Certificació Introducció a la documentació Curs 2005-2006

1

Normalització: què és? 



Procés pel qual s’unifiquen criteris respecte a determinades matèries i es possibilita la utilització d’un llenguatge comú en un camp d’activitat concret.

L’expressió pràctica de la normalització està constituïda per un norma, en la qual s’especifiquen les característiques que ha de reunir un producte o servei.

(AENOR. Normalización y certificación: conceptos básicos, p. 15) Introducció a la documentació Curs 2005-2006

2

Normalització: per què?  





Necessitat de control bibliogràfic Necessitat d’intercanvi i cooperació Desaparició de fronteres en relació a la informació Garantia de qualitat Introducció a la documentació Curs 2005-2006

3

Normalització: qui? (1) 





International Organization for Standarization (ISO) <http://www.iso.org>.

TC 46 Information and documentation.

Asociación Española de Normalización y Certificación (AENOR) <http://www.aenor.es>. AEN/CTN 50 Documentación.

International Federation of Library Associations and Institutions (IFLA) <http://www.ifla.org> Introducció a la documentació Curs 2005-2006

4

Normalització: qui? (2) AEN/CTN 50 Documentación  “Normalización de todas las etapas del proceso de transferencia de la información a través de documentos, tales como: preparación, redacción y presentación de los documentos y sus resúmenes; almacenamiento, tanto de los documentos como de la información en ellos contenida y su reproducción”. http://www.fesabid.org/federacion/gtrabajo/aenor/comite50.htm Introducció a la documentació Curs 2005-2006

5

Aspectes a normalitzar 

Tots els processos de la cadena documental: 





Citació i descripció bibliogràfica: quins elements, en quin ordre, amb quina forma...

Anàlisi i representació de contingut: procés, llenguatges documentals...

Aspectes tecnològics: formats i protocols tècnics Introducció a la documentació Curs 2005-2006

6

Altres exemples: ISBN International Standard Book Number 

 

Codi internacional, únic per a una edició determinada, que identifica una edició d’una obra publicada per un autor específic.

Norma ISO 2108-1992 (UNE 50130-1994).

Format per 10 dígits dividits en 4 parts:    

àmbit nacional, geogràfic o lingüístic de les editorials editorial títol específic dígit de control Introducció a la documentació Curs 2005-2006

7

Altres exemples: ISSN International Standard Serial Number  Codi numèric internacional per a la identificació de les publicacions en sèrie.  Norma ISO 3297-1986 (UNE 50107-1989).  Compost per 8 xifres separades en dos grups de 4 dígits.

Introducció a la documentació Curs 2005-2006

8

Altres exemples: DL Dipòsit legal 



Exigència per via legal de dipositar, en una o diverses agències específiques, diversos exemplars de tota mena de publicacions, reproduïdes en qualsevol suport i per qualsevol procediment per a la distribució pública, lloguer o venda.

Codi format per lletres i números   

lletra inicial que identifica el lloc geogràfic on es fa el Dipòsit número que indica l’ordre seqüencial l’any en què s’efectua el Dipòsit Introducció a la documentació Curs 2005-2006

9

Altres exemples: NIPO Número de Identificación de Publicaciones Oficiales 



Codi identificador per al control de les publicacions emanades de les Administracions Públiques Format per 9 dígits distribuïts en 4 grups:    

3 dígits identifiquen la unitat o organisme editor 2 dígits corresponents a l’any de publicació 3 dígits del número de l’obra 1 dígit de control Introducció a la documentació Curs 2005-2006

10

Certificació 

Acció d’acreditar, mitjançant un document fiable, emès per un organisme autoritzat, que un determinat producte o servei compleix amb els requisits o exigències definits per una norma.

(AENOR. Normalización y certificación: conceptos básicos, p. 37)

Introducció a la documentació Curs 2005-2006

11

Bibliografia complementària 





AENOR. Documentación. 3ª ed. Madrid: AENOR, 1999. ISBN: 84-8143-149-4.

Carrizo Sainero, Gloria.

“Normalización”. A: Carrizo Sainero, Gloria et al. Manual de fuentes de información. Zaragoza: CEGAL, 2000, p.

113-138.

Suscrinorma. [CD-ROM]. Madrid: AENOR, 1998Introducció a la documentació Curs 2005-2006

12

Document  

Definició Components bàsics  



Continent Contingut

Tipologia de documents     

Segons el suport material Segons morfologia de la informació Segons codificació de la informació Segons l’objectiu del document Segons el grau d’elaboració Introducció a la documentació Curs 2005-2006

1

Document: definició 

Qualsevol suport material que conté informació enregistrada que pot ser llegida per una persona o una màquina.

Introducció a la documentació Curs 2005-2006

2

Document: components 



Continent, o suport en el qual està enregistrada la informació.

Contingut, o informació enregistrada en el suport.

Introducció a la documentació Curs 2005-2006

3

Document: tipologia (1) 

Segons el suport: 



Tradicionals o directes: pedra, argila, pells (pergamí), vegetals (papir), paper...

Nous o indirectes: plàstic, cel·luloide (microformes), magnètics (cintes, discs, disquets...), òptics (discos compactes, DVDs) Introducció a la documentació Curs 2005-2006

4

Document: tipologia (2) 

Segons morfologia de la informació  Formes bàsiques: text, so, imatge  Formes combinades: audiovisual, multimèdia

Introducció a la documentació Curs 2005-2006

5

Document: tipologia (3) 

Segons codificació de la informació 



Analògics: codificació seqüencial que no pot ser processada per un ordinador (llibre en paper, disc de vinil, microformes...).

Digitals: codificació binària en forma de 0 i 1 que pot ser processada per un ordinador (disc compacte, aquesta presentació...)

Introducció a la documentació Curs 2005-2006

6

Document: tipologia (4) 

Segons l’objectiu del document 



Documents administratius/d’arxiu: la intenció no és de divulgació sinó de gestió; solen ser únics o amb còpies limitades; solen tenir un emissor i un receptor clars i identificats.

Documents bibliogràfics/cognitius: intenció divulgativa; contingut cultural o científic; múltiples còpies; emissor clar però receptor múltiple i anònim.

Introducció a la documentació Curs 2005-2006

7

Document: tipologia (5) 

Segons el grau d’elaboració de la informació: 



Documents primaris: contenen informació nova, original, directa i de primera mà.

Poden estar en forma de monografies, publicacions seriades, literatura grisa...

Documents secundaris: fan referència a documents primaris. Exemples en són els catàlegs, bibliografies, filmografies, directoris de recursos web...

Introducció a la documentació Curs 2005-2006

8

Documents primaris (1) 

Monografies: 





Contenen informació completa, amb principi i final, tractada de forma homogènia i relacionada.

Pot estar en un únic volum o en més, però està concebuda com un tot.

Tradicionalment representada per la imatge de llibre, sol incloure portada, sumari i text dividit en parts, a més de complements com il·lustracions, índexs de noms, bibliografia, pròleg, introducció, annexos...

Introducció a la documentació Curs 2005-2006

9

Documents primaris (2) 

Publicacions seriades - I: 







Apareixen, amb un mateix títol, en diversos volums o números successius al llarg del temps de forma més o menys regular i periòdica.

Tenen voluntat de continuació indefinida. No estan pensades com un tot, sinó que giren al voltant d’una matèria o organització, en relació a la qual es va generant informació.

Periòdiques: periodicitat fixa inferior a un any, com ara la revista Ítem, que apareix dues vegades per any.

Altres: periodicitat igual o superior a un any, com ara la memòria anual d’una institució, les actes d’un congrés que es celebra cada dos anys...

Introducció a la documentació Curs 2005-2006

10

Documents primaris (3) 

Publicacions seriades - II: 

Normalment, cada número inclou: un sumari, els articles o parts que el formen amb resums quan són de tipus científic, informació sobre la publicació periòdica sencera (responsables, condicions de subscripció, informació sobre novetats i propers números...), i, de vegades, un apartat que representa l’opinió dels responsables de la publicació seriada.

Introducció a la documentació Curs 2005-2006

11

Documents primaris (4) 

Literatura grisa: 

 

  

Integrada per materials no convencionals, diferents de les categories clàssiques (monografies i publicacions seriades): informes, patents, textos de conferències, tesis doctorals...

Produïda i difosa per canals diferents dels habituals De difícil accés, donada la seva escassa disponibili-tat i les dificultats per a la seva identificació, localització i adquisició De tirades curtes i nombre limitat de lectors Sotmesa a poc control bibliogràfic Emana d’organismes, institucions o empreses Introducció a la documentació Curs 2005-2006

12

Documents secundaris 







Bibliografia: llista de documents que, generalment, tenen una relació entre ells, per exemple, tenen un autor comú, un tema determinat o s’han publicat en el mateix lloc.

Catàleg: conjunt de registres bibliogràfics dels documents d’una determinada col·lecció ordenats segons unes normes.

Filmografia: llista de films d’un actor, d’un director, d’un productor, etc. o d’un determinat tema o gènere.

Directori de recursos web: llista d'adreces de llocs web generalment sobre una matèria comuna.

Introducció a la documentació Curs 2005-2006

13

Tipologia: altres criteris 





Sempre es poden trobar altres criteris per establir tipus de coses, en aquest cas, documents. Així podríem parlar de documents confidencials o de documents comercials, per exemple.

Segons la forma en què s’organitza i estructura la informació o el nivell d’aprofundiment amb què es tracta, també es pot parlar de diverses tipologies documentals, com ara articles científics i articles d’opinió, o textos argumentatius i textos legals...

O bé, podríem parlar de documents per a ser llegits de forma seqüencial com una novel·la, o consultats de forma puntual, com ara un diccionari o una enciclopèdia.

Introducció a la documentació Curs 2005-2006

14

Bibliografia recomanada 





ISO 5127/1:1983 (UNE 50113-1:1992). Vocabulari: conceptes fonamentals.

ISO 5127/2:1983 (UNE 50113-2:1991). Vocabulari: documents tradicionals.

Martínez de Sousa, José. Diccionario de bibliología y ciencias afines. 2ª ed. Madrid, Salamanca: Fundación Germán Sánchez Ruipérez; Madrid: Pirámide, 1993. (Biblioteca del libro; 29). ISBN 8486168-78-3.

(Teniu en compte la data d’aquestes obres que, evidentment, condiciona el seu contingut) Introducció a la documentació Curs 2005-2006

15

Cicle de la informació i cadena documental 



Cicle de la informació: del productor a l’usuari Cadena documental:   

Selecció i adquisició Tractament Recuperació i difusió

Introducció a la documentació Curs 2005-2006

1

Cicle de la informació Productors d’informació Documentació administrativa o de gestió

Documentació bibliogràfica o cognitiva Publicació

Difusió limitada

Distribució comercial

Arxius

Biblioteques i centres de documentació - tria i adquisició - tractament - difusió Usuaris Introducció a la documentació Curs 2005-2006

2

La cadena documental Fase 1: Selecció i adquisició Definició de la política de selecció Compres

Subscripcions

Donatius

Intercanvis

Fase 2: Tractament Tractament material (registre, segellament, protecció, etc.)

Tractament intel·lectual: anàlisi formal i de contingut Tractament material (disposició, conservació, esporgada, etc.)

Fase 3: Recuperació i difusió Elaboració de productes documentals per a la recuperació: catàlegs, bases de dades, butlletins de sumaris, butlletins de novetats Recuperació de la informació Consulta

Préstec

Difusió selectiva de la informació

Introducció a la documentació Curs 2005-2006

Reprografia 3

Bibliografia recomanada 



Martínez-Comeche, Juan Antonio. El proceso informativo documental. En: Manual de ciencias de la documentación. Coordinador José López Yepes. Madrid: Pirámide, 2002, p.

25-31.

Abadal Falgueras, Ernest. Edición digital. En: Manual de ciencias de la documentación.

Coordinador José López Yepes. Madrid: Pirámide, 2002, p. 633-649.

Introducció a la documentació Curs 2005-2006

4

Selecció i adquisició de documents      

Definició d’una política de gestió de la col·lecció Criteris de selecció dels documents Localització dels documents Adquisició Recepció, tractament, ...

Esporgada Introducció a la documentació Curs 2005-2006

1

Política de gestió de la col·lecció 





   

Objectius generals: descripció de la situació de la biblioteca dins el seu entorn, les seves prioritats, objectius, etc.

Categories del fons segons l’ús: fons d’adults, infantil, de referència, local, música, fons especialitzats, etc.

Suports, grau d’exhaustivitat, idiomes, duplicats, període cronològic cobert, zones geogràfiques, etc.

Responsabilitat de la selecció Gestió de donatius, intercanvis, etc.

Criteris i fonts per a la selecció Criteris d’esporgada Introducció a la documentació Curs 2005-2006

2

Criteris de selecció  

Presentació física: enquadernació, maneig, identificació externa, tipografia...

Contingut intel·lectual:   

  



Autor/editor Pròleg, prefaci, introducció, etc.

Organització del contingut (organització, índexs, bibliografia, il·lustracions, etc.)

Cobertura: temàtica, cronològica, geogràfica...

Fiabilitat i exhaustivitat Actualització dels continguts

Biblioteca digital: + accés Introducció a la documentació Curs 2005-2006

3

Localització dels documents 

Eines per localitzar documents: 

 

Bibliografies (recull de la BUB: Buscant informació/Guia d'informació general/Bibliografies) Novetats de llibreters Catàlegs d’editorials

Introducció a la documentació Curs 2005-2006

4

Localització de monografies 

Bibliografies nacionals: Bibliografía



Bibliografies comercials:



Nacional Española



Agencia Española del ISBN



Global Boocks in Print

Premsa i publicacions professionals Introducció a la documentació Curs 2005-2006

5

Localització de publicacions seriades 

ISSN Compact



Serials Directory



Ulrich’s International Periodicals Directory Introducció a la documentació Curs 2005-2006

6

Localització de literatura grisa 

Tesis doctorals: 

Teseo



Tesis doctorals en xarxa (TDX)

Introducció a la documentació Curs 2005-2006

7

Adquisició de documents 

Adquisició per pagament:  



Compra Subscripció

Adquisició gratuïta:   

Intercanvi Donatiu Dipòsit legal Introducció a la documentació Curs 2005-2006

8

Adquisició compartida    

Cooperació en la selecció Cooperació en l’adquisició Cooperació en la conservació Cooperació en la difusió

Introducció a la documentació Curs 2005-2006

9

El procés d’esporgada b

Adquisició

Estat físic

Catàleg

Data publicació

Avaluació

Ús

Esporgada Conservació Reparació i substitució Conservació compartida

Paper

Dipòsits Còpia

Microformes

Eliminació Intercanvis Donatius

Venda Destrucció

Digitalització

Introducció a la documentació Curs 2005-2006

10

Bibliografia recomanada 



 





Calenge, Bertrand. Les politiques d’acquisition: constituer une collection dans une bibliothèque. Paris: Éditions du cercle de la librairie, 1994.

Concepció Carreras i Elvira Permanyer. “L'esporgada del fons a les biblioteques públiques: aproximació a la creació d'un centre de documents obsolets”. Item, num. 8 (1991) Gaudet, Françoise; Lieber, Claudine. El expurgo en la biblioteca.

Madrid: ANABAD, 2000. ISBN 84-88716-31-1.

“Gestión actual de colecciones en las bibliotecas españolas”. Educación y biblioteca, vol. 17, núm. 148 (julio-agosto 2005), p. 67-133. Dossier monogràfic.

Política de desenvolupament de la col·lecció [en línia]. Barcelona: Diputació de Barcelona, Servei de Biblioteques, 2003. <http://www.diba.es/biblioteques/documentspdf/pdc.pdf> [Consulta: setembre 2004].

Sánchez Rodríguez, José Luis. “El expurgo de la Biblioteca Municipal de Peñaranda de Bracamonte (Salamanca)”. Educación y Biblioteca, vol.

13. núm. 124 (2001), p. 32-36.

Introducció a la documentació Curs 2005-2006

11

Fonaments d’anàlisi documental    

Processament de la informació Anàlisi formal Anàlisi de contingut Punts d’accés

Introducció a la documentació Curs 2005-2006

1

Processament de la informació 





Fase de tractament de la cadena documental Processament intel·lectual i processament automàtic Anàlisi documental:   

Normalització de la catalogació Nivells de catalogació Política de catalogació Introducció a la documentació Curs 2005-2006

2

Anàlisi documental 

Components:  

anàlisi formal anàlisi de contingut   



indexació classificació resum

establiment de punts d’accés / control d’autoritats Introducció a la documentació Curs 2005-2006

3

Anàlisi formal 



Identificació de tots aquells elements d’un document que facin possible la seva identificació precisa de manera que no es pugui confondre amb cap altre document.

Eines bàsiques de normalització: 



ISBD (International Standard for Bibliographic Description) AACR (Anglo-American Cataloging Rules) Introducció a la documentació Curs 2005-2006

4

Objectius de la normalització 





Fer intercanviables els registres originats en diferents fonts, de manera que els registres produïts en un país puguin ser integrats fàcilment en catàlegs de biblioteques o en bibliografies de qualsevol altre país.

Facilitar la interpretació de registres a través de barreres lingüístiques, per tal que així els registres produïts per als usuaris d’una llengua puguin ser interpretats pels usuaris d’altres llengües.

Facilitar la conversió de registres bibliogràfics a una forma llegible per màquina.

Introducció a la documentació Curs 2005-2006

5

ISBD - característiques   

Iniciativa de la IFLA: 1969 projecte; 1971 ISBD(M) Estableixen els elements formals del document que cal identificar i representar.

Prescriuen: 

   

les zones i els elements descriptius que s’han d’identificar i representar la font d’informació per a cada element l’ordre en què s’han de representar la puntuació que els ha de separar la llengua en què s’han de representar Introducció a la documentació Curs 2005-2006

6

ISBD 



zona: àrea de la descripció bibliogràfica que conté dades d’una categoria concreta i que està formada per diferents elements element: frase o paraula que representa una unitat diferenciada dins de la informació bibliogràfica, i que forma part d’una zona de la descripció Introducció a la documentació Curs 2005-2006

7

ISBD – família       



ISBD (G) General ISBD (M) Monografies ISBD (A) Antiquària (monografies < 1801) ISBD (NBM) Materials no llibre ISBD (CM) Materials cartogràfics ISBD (PM) Música impresa ISBD (ER) Recursos electrònics (abans CF de computer files o fitxers informàtics) ISBD (CR) Publicacions seriades o recursos continuats (abans S de serials) Introducció a la documentació Curs 2005-2006

8

ISBD - zones        

Títol i menció de responsabilitat Edició Material Publicació i distribució Descripció física Col·lecció Notes Número normalitzat Introducció a la documentació Curs 2005-2006

9

ISBD - esquema 

Títol : subtítol o informacions complementàries del títol / primera menció de responsabilitat ; altres mencions de responsabilitat. – Edició. – Lloc d’edició : editor, data d’edició. – Extensió del document : altres dades físiques ; dimensions. – (Títol de la col·lecció ; numeració dins la col·lecció).

– Notes i aclariments. – ISBN o número normalitzat.

Introducció a la documentació Curs 2005-2006

10

Per saber-ne més 





Tota la informació sobre les ISBD: http://www.ifla.org/VII/s13/index.htm Traduccions catalanes de les ISBD: http://www.ifla.org/VI/3/nd1/isbdcatalan.htm John D. Byrum Jr. Programa ISBD de IFLA: objetivo, proceso y perspectivas de futuro.

http://www.loc.gov/loc/ifla/imeicc/source/papers-byrum-sp.pdf





IFLA. ISBD (G): descripció bibliogràfica normalitzada internacional general. Barcelona: Departament de Cultura, Institut Català de Bibliografia, 1983. ISBN 84-500-8777-5.

IFLA. ISBD (M): descripció bibliogràfica normalitzada internacional per a publicacions monogràfiques. 2a ed. rev.

Barcelona: Departament de Cultura, Institut Català de Bibliografia, 1993. ISBN 84-393-2610-6.

Introducció a la documentació Curs 2005-2006

11

AACR - característiques 



Normes de descripció elaborades per The American Library Association, The Australian Committee on Cataloguing, The British Library, The Canadian Committee on Cataloguing, CILIP: Chartered Institute of Library and Information Professionals and The Library of Congress.

La primera edició es publica el 1967 en dues versions (americana i anglesa).

Introducció a la documentació Curs 2005-2006

12

AACR - Part I. Descripció Introducció 1 Regles generals de descripció = ISBD (G) 2 Llibres, fullets i fulls impresos = ISBD (M) i ISBD (A) 3 Materials cartogràfics = ISBD (CM) 4 Manuscrits = No hi ha equivalent 5 Música = ISBD (PM) 6 Enregistraments sonors = ISBD (NBM) 7 Pel·lícules cinematogràfiques i enregistraments de vídeo = ISBD (NBM) 8 Materials gràfics = ISBD (NBM) 9 Fitxers informàtics = ISBD (ER) 10 Artefactes en tres dimensions i reàlies = ISBD (NBM) 11 Microformes = ISBD (NBM) 12 Publicacions en sèrie = ISBD (CR) 13 Anàlisi (Parts components de documents) = Pautes ISBD Introducció a la documentació Curs 2005-2006

13

AACR – Part II + Apèndixs Encapçalaments, títols uniformes i referències  Introducció  21 Tria de punts d’accés  22 Encapçalaments de persones  23 Noms geogràfics  24 Encapçalaments de noms d’entitats  25 Títols uniformes  26 Referències     

Apèndixs A Majúscules i minúscules B Abreviacions C Xifres D Glossari

Introducció a la documentació Curs 2005-2006

14

On cal buscar la informació?

Zona

Fonts prescrites

Títol i menció de responsabilitat

Portada

Edició

Portada, altres preliminars, colofó

Dades específiques de material

-

Publicació, distribució, etc.

Portada, altres preliminars, colofó

Descripció física

Tota la publicació

Col·lecció

Portada de la col·lecció, portada de la monografia, coberta, resta de la publicació

Nota

Qualsevol font

Número normalitzat i termes de disponibilitat

Qualsevol font

Introducció a la documentació Curs 2005-2006

15

Parts d’un llibre

(Gascón, 2000, p. 75)

Introducció a la documentació Curs 2005-2006

16

Puntuació 

Tots els senyals d’un element d’una zona prescrita van precedits i seguits d’espai, llevat de la coma, el punt, el guionet i els parèntesis i claudàtors. La coma, el punt, el guionet, i el parèntesi i el claudàtor de tancament no van precedits d’espai; el guionet i el parèntesi i el claudàtor d’obertura no van seguits d’espai.

Introducció a la documentació Curs 2005-2006

17

Llengua dels elements 

En la llengua del document:    



Títol i menció de responsabilitat Edició Publicació, distribució, etc.

Col·lecció

La resta en la llengua del catàleg Introducció a la documentació Curs 2005-2006

18

Zona del títol i menció de responsabilitat 

Elements i puntuació:  

   

Títol propi [ ] Designació general de material (opcional) = Títol paral·lel : Informació complementària del títol / Primera menció de responsabilitat ; Menció següent de responsabilitat Introducció a la documentació Curs 2005-2006

19

Zona del títol i menció de responsabilitat 











Títol propi: nom principal d’un document, inclòs qualsevol títol alternatiu però exclosos els títols paral·lels i la informació complementària del títol.

Títol alternatiu: segona part d’un títol propi que consisteix en dues parts, cada una de les quals és un títol; les parts van unides per o, o el seu equivalent en una altra llengua.

Designació general de material: designació de la classe general de material a la qual pertany un document.

Títol paral·lel: títol propi en una altra llengua o escriptura que s’anota a la zona del títol i de la menció de responsabilitat Informació complementària del títol: títol d’un document altre que el títol propi, el títol o títols paral·lels, o el títol o títols de col·lecció; també qualsevol frase que acompanya el títol propi i que indica el caràcter, contingut, etc. del document, o els motius o l’ocasió de la seva producció o publicació.

Menció de responsabilitat: menció, transcrita del document que es descriu, relativa a les persones responsables del seu contingut intel·lectual o artístic, a les entitats de qui n’emana el contingut, o a les persones i entitats responsables de l’execució del seu contingut.

Introducció a la documentació Curs 2005-2006

20

Zona de l’edició 

Elements i puntuació: 





Menció d’edició / Primera menció de responsabilitat relativa a l’edició

Exemples:     

3a ed.

2nd. ed.

[5a ed. rev. i augm.]

New ed., rev. and enl.

World Cup ed.

Introducció a la documentació Curs 2005-2006

21

Zona de dades específiques de material Aquesta zona s’usa en la descripció de materials cartogràfics (capítol 3), música (capítol 5), fitxers informàtics (capítol 9), publicacions en sèrie (capítol 12) i, en alguns casos, en la descripció de microformes (capítol 11).

Introducció a la documentació Curs 2005-2006

22

Zona de la publicació, distribució, etc. 

Elements i puntuació: 

  

Lloc de publicació : Nom de l’editor , Data de publicació () Lloc de fabricació, nom del fabricant, data de fabricació

Introducció a la documentació Curs 2005-2006

23

Zona de la descripció física 

Elements i puntuació: 

  

Extensió del document : Altres dades físiques ; Dimensions + Material d’acompanyament: material publicat amb el document que es cataloga destinat a ser usat conjuntament amb ell.

Introducció a la documentació Curs 2005-2006

24

Zona de la col·lecció 



Definició: grup de documents separats relacionats els uns amb els altres pel fet que cada document porta, a més del seu títol propi, un títol col·lectiu que s’aplica al grup com un tot. Els documents individuals poden anar numerats o no.

Elements i puntuació:  

( Títol propi de la col·lecció ; ) Numeració dins la col·lecció

Introducció a la documentació Curs 2005-2006

25

Zona de les notes             

Naturalesa, abast o forma física Llengua del document i/o de la traducció o adaptació Font del títol propi Variants del títol Mencions de responsabilitat Edició i història Descripció física Tesis Destinataris Resum Contingut Exemplar descrit, fons de la biblioteca Notes relatives a l'original, etc.

Introducció a la documentació Curs 2005-2006

26

Zona del número normalitzat  

Número normalitzat Termes de disponibilitat

Introducció a la documentació Curs 2005-2006

27

Exemple 1 

El año de la muerte de Ricardo Reis / José Saramago ; [traducción, Basilio Losada]. -- 4ª ed. -- Madrid : Suma de Letras, 2004. -- 600 p. ; 18 cm. -- (Punto de lectura ; 8/8) Traducción de: O ano da morte de Ricardo Reis DL B 137232004. -- ISBN 84-663-0847-4 Introducció a la documentació Curs 2005-2006

28

Exemple 2 

L'any de la mort de Ricardo Reis / José Saramago ; traducció de Víctor Martínez-Gil. -- 1ª ed. dins aquesta col·lecció. -- Barcelona : Edicions 62, 2001. -- 477 p. ; 18 cm. -- (Butxaca 62 ; 17/1) Traducción de: O ano da morte de Ricardo Reis DL B 12698-2001. -- ISBN 84-297-4833-4 Introducció a la documentació Curs 2005-2006

29

Exemple 3 

O ano da morte de Ricardo Reis / José Saramago. -- [Barcelona] : Bibliotex, [2002]. -- 350 p. ; 21 cm. -- (Mil folhas ; 2) DL B 18064-2002. -- ISBN 84-8130496-4

Introducció a la documentació Curs 2005-2006

30

Per saber-ne més 

Regles angloamericanes de catalogació: traducció de les Anglo-American Cataloging Rules, Second edition, 1998 revision. Barcelona: Biblioteca de Catalunya; Vic: Eumo, 1996. ISBN 84-7845-123-4 (Biblioteca de Catalunya); ISBN 84-7602-324-3 (EUMO).

 



Tota la informació sobre les AACR: http://www.aacr2.org/ Joint Steering Commitee for Revision of AACR. A Brief history of AACR. http://www.collectionscanada.ca/jsc/history.html

Gascón, Jesús. Fonaments d’anàlisi documental. Barcelona, UOC, 2000. ISBN 848429-100-6.

Introducció a la documentació Curs 2005-2006

31

Anàlisi de contingut   







Què és i per a què serveix?

Algunes característiques El llenguatge lliure i la representació de contingut Els llenguatges documentals controlats Tipus de llenguatges controlats i processos de l’anàlisi de contingut Eines de normalització Introducció a la documentació Curs 2005-2006

1

Què és i per a què serveix? 



Conjunt d’operacions destinades a identificar i representar el contingut informatiu d’un document per tal de facilitar la seva posterior recuperació en base a aquest contingut.

Objectius:  

Recuperar documents que tracten sobre un tema.

Saber de què tracten els documents.

Introducció a la documentació Curs 2005-2006

2

Algunes característiques I 



El contingut informatiu d’un document pot ser una persona, una entitat, un lloc, un riu, un objecte, una acció o qualsevol altra cosa.

El contingut informatiu d’un document no es limita a la matèria de què tracta, ja que aquesta està condicionada per aspectes de forma, temps, espai, enfocament, etc., que fan que el document respongui a una necessitat d’informació o a una altra.

Introducció a la documentació Curs 2005-2006

3

Algunes característiques II 



Malgrat l’existència d’eines de normalització, en anàlisi de contingut és fàcil que es donin problemes de coherència.

Etapes de l’anàlisi de contingut:   

Identificació Selecció Traducció Introducció a la documentació Curs 2005-2006

4

Etapes de l’anàlisi de contingut 





Identificació: anàlisi del document amb l’objectiu d’identificar tots els elements relacionats amb el contingut informatiu (matèria, forma, enfocament, espai, temps, etc.)

Selecció: selecció dels elements principals i secundaris en funció dels factors condicionants (centre, col·lecció i usuaris) Traducció: representació del contingut com a resultat de la traducció dels elements identificats a un llenguatge documental controlat.

Introducció a la documentació Curs 2005-2006

5

Característiques positives del llenguatge lliure 







És el llenguatge natural que fem servir habitualment per comunicar-nos. És el llenguatge que fan servir els autors en els documents. És el llenguatge que fa servir l’usuari en la recuperació d’informació.

S’aprèn sol dins l’entorn familiar, escolar i social.

Introducció a la documentació Curs 2005-2006

6

Característiques negatives del llenguatge lliure  



El seu significat no és universal.

Problema bàsic per a representar contingut amb llenguatge lliure: ambigüitat.

Ambigüitat:  



Sinonímia i silenci documental Polisèmia i soroll documental

Representació de contingut en llenguatge lliure: resum Introducció a la documentació Curs 2005-2006

7

Llenguatges documentals controlats 





Alternativa al llenguatge lliure per a representar contingut evitant els problemes d’ambigüitat.

Conjunt prefixat i estructurat de representacions de conceptes en forma de signes extrets del llenguatge natural o codis artificials.

Funcions bàsiques:  

Control del vocabulari: univocitat Ajuda en la recuperació: estructura de relacions conceptuals Introducció a la documentació Curs 2005-2006

8

Funcions del llenguatge documental controlat 

Univocitat:  



A cada concepte un terme A cada terme un concepte

Estructura de relacions:   

Relació d’equivalència Relació jeràrquica Relació associativa Introducció a la documentació Curs 2005-2006

9

Tipologia de llenguatges controlats i processos d’anàlisi 





Llenguatges d’indexació: utilitzen el llenguatge natural per a la representació. Es basen en la idea de la representació directa del concepte específic (llistes d’encapçalaments i tesaurus) Llenguatges de classificació: utilitzen el llenguatge artificial per a la representació. Es basen en la idea de la importància del context i la classificació dels camps del saber (sistemes de classificació) Els dos processos d’anàlisi de contingut i els llenguatges corresponents són complementaris.

Introducció a la documentació Curs 2005-2006

10

Tipologia de llenguatges controlats i coordinació 



Llenguatges precoordinats: l’analista coordina els elements en el moment de la representació (llistes d’encapçalaments i sistemes de classificació) Llenguatges postcoordinats: és l’usuari qui realitza la coordinació de conceptes en el moment de la cerca, ja que no s’ha fet en el moment de la representació (tesaurus) Introducció a la documentació Curs 2005-2006

11

Taula resum Llenguatge lliure Resums

Indexació

Natural

Postcoordinat

Llenguatge controlat Llistes d’encapçalaments

Indexació

Natural

Precoordinat

Tesaurus

Indexació

Natural

Postcoordinat

Sistemes de classificació

Classificació

Artificial

Precoordinat

Introducció a la documentació Curs 2005-2006

12

Eines de normalització 

 



Normes ISO/UNE del procés d’anàlisi de contigut: "Métodos para el análisis de documentos, determinación de su contenido y selección de los términos de indización, UNE 50 121:1991".

Normes ISO/UNE d’elaboració de resums: "Preparación de resúmenes, UNE 50 103:1990“.

Normes ISO/UNE d’elaboració de llenguatges controlats (tesaurus): "Directrices para el establecimiento y desarrollo de tesauros monolingües, UNE 50 106:1990".

Llenguatges controlats reconeguts: LEMAC, LCSH, CDU (UNE 50001:2000)…

Introducció a la documentació Curs 2005-2006

13

Per saber-ne més  

Gil Urdiciain, B. Manual de lenguajes documentales. 2ª ed., rev. y ampl. Gijón : Trea, cop. 2004. 280 p. ISBN 84-9704-138-0.

Lancaster, F.W. El control del vocabulario en la recuperación de la información. València: Universitat de València, 1995.

(Educació. Materials, 12). 286 p. ISBN 84-370-2315-7.

------------------------------------------------------------------------------



CDU. Introducció. En: Clasificación Decimal Universal (CDU):

edición abreviada de la Norma UNE 50 001:2000: incluye las modificaciones de la Norma UNE 5001:2004/1M. . 2ª ed.

Madrid: AENOR, cop. 2004. XXXIII, 811 p. ISBN 84-8143-410-8.

LEMAC. Informació. http://www.bnc.es/catalegs/autoritats/lemacinfo.html Introducció a la documentació Curs 2005-2006

14

Establiment de punts d’accés 

    

El producte de l’anàlisi documental: la representació del document Què són els punts d’accés?

Tipologia de punts d’accés Tria dels punts d’accés Forma dels punts d’accés Control d’autoritats i referències Introducció a la documentació Curs 2005-2006

1

Producte de l’anàlisi documental 





Representació dels elements identificats amb l’anàlisi formal i l’anàlisi de contingut.

Document secundari: registre bibliogràfic, metadades, bibliografies…

Formats de visualització normalitzats del registre bibliogràfic.

Introducció a la documentació Curs 2005-2006

2

Què són els punts d’accés? 



Conjunt d’elements normalitzats que representen un document i que permeten recuperar-lo.

Objectiu general: recuperació d’informació, a partir de  

representar els documents originals per servir de contacte entre aquests i les necessitats d’informació Introducció a la documentació Curs 2005-2006

3

Tipologia de punts d’accés 





Resultants de l’anàlisi formal: autor, títol propi, col·lecció…

Resultants de l’anàlisi de contingut: matèries en forma de termes (indexació o estructura de classificació) Altres tipus: 

 

Matèries codificades (classificació amb llenguatge artificial) Accés final al document: signatura i enllaç.

Paraula clau: tots els tipus Introducció a la documentació Curs 2005-2006

4

Establiment dels punts d’accés 

Punts d’accés principals i punts d’accés secundaris: AACR

Bühler, Karl Teoria del lenguaje / Karl Bühler ; versión [del alemán] de Julián Marías. -- Madrid : Alianza Editorial, 1979.

-- 447 p. : il. ; 20 cm. -- (Alianza universidad ; 231). -- Índice. -- ISBN 84-206-2231-1 1. Lenguaje-Filosofía. I. Marías, Julián (1914-). II. Título. III. Serie 800.1 Introducció a la documentació Curs 2005-2006

5

Exemples de normalització de la tria (AACR) En obres d’un sol autor, el punt d’accés principal és aquest autor, encara que no figuri al document. Ex: De bello Germanico... / written in 1918 by the author of Understones of war.

L’encapçalament principal serà l’autor d’Understones of war, que és Edmund Blunden 

Introducció a la documentació Curs 2005-2006

6

Exemples de normalització de la tria (AACR) 



En obres de més d’un autor quan els noms dels autors apareixen amb la mateixa importància a la portada, el punt d’accés principal és el primer que apareix i els altres autors seran secundaris.

En obres de les quals no se’n coneix l’autoria, el punt d’accés principal serà el títol propi.

Introducció a la documentació Curs 2005-2006

7

Forma dels punts d’accés Normalització: AACR, llenguatges documentals, obres de referència.  Molt important: La normalització de la forma d’un nom de persona afecta al nom, no a la funció de la persona. La forma serà la mateixa tant si la persona és autor com si és matèria, i serà igual per a tots els documents amb els quals pugui tenir-hi relació. 

Introducció a la documentació Curs 2005-2006

8

Exemples de normalització de la forma (AACR) 



Si una persona utilitza un pseudònim, cal triar la forma del pseudònim i fer referències des del nom real.

El primer element del nom de persones que es representa és el cognom, seguit d’una coma i el nom, excepte en llengües on s’ha establert un altre ordre (ex: noms castellans: Casas, Bartolomé de las; noms italians o francesos: La Fontaine, Jean de, o, Da Ponte, Lorenzo) Introducció a la documentació Curs 2005-2006

9

Exemples de normalització de la forma (AACR) 



Cal usar la forma catalana per a noms de llocs si n’hi ha una d’ús corrent (ex: Àustria, i no Österreich (nom original en la llengua del país). Si no hi ha una forma d’ús corrent, cal usar la forma vernacle (ex: Buenos Aires, o, Huelva) Si un nom d’una entitat indica que és part d’una entitat més gran, posar primer el nom de l’entitat gran seguit del de l’entitat petita. (ex: Universitat de Barcelona. Departament de Biblioteconomia i Documentació). Alguns organismes s’han de posar amb el nom del país al davant, com per exemple: Catalunya. Departament de Cultura.

Introducció a la documentació Curs 2005-2006

10

Control d’autoritats i referències 





Tota la normalització aplicada en una col·lecció relativa als punts d’accés es registra a partir del control d’autoritats.

Aquest control d’autoritats permet generar el sistema de referències.

Referències: mostra de les relacions per ajudar en la recuperació d’informació.

Introducció a la documentació Curs 2005-2006

11

Recuperació d’informació  

El procés de recuperació d’informació Fase d’aproximació 



Fase de cerca 



Anàlisi de la font i plantejament de l’estratègia de cerca

Judici de rellevància 



Traducció del problema i tria de la font

Adequació dels resultats del procés

Avaluació de la recuperació d’informació Introducció a la documentació Curs 2005-2006

1

El procés de recuperació d’informació 





S’inicia quan una persona te un problema que vol resoldre mitjançant informació que ha d’obtenir (Belkin: ASK) Finalitza quan la persona resol el problema inicial mitjançant la informació que ha obtingut.

Està format per diverses etapes que poden sintetitzar-se en tres fases principals relacionades entre elles.

Introducció a la documentació Curs 2005-2006

2

Etapa 1, d’aproximació 

Està formada per dos qüestions principals: 



Anàlisi del problema a resoldre per tal de concretar-lo en necessitats d’informació (per resoldre aquest problema necessito informació sobre..., necessito x tipus d’informació, etc.)

Tria de la font que es pot utilitzar per trobar la informació que es necessita.

Introducció a la documentació Curs 2005-2006

3

Tria de la font d’informació 



Sistemes automatitzats actuals: bases de dades Base de dades: conjunt de registres o entitats (persones, documents, insitucions...) formats per camps o atributs (color d’ulls i alçada, autor i títol, carrer i telèfon...) i acompanyats d’un programa que permet recuperar les entitats a partir dels atributs.

Introducció a la documentació Curs 2005-2006

4

Tipus de bases de dades Generals

 



Especialitzades

 







Catàlegs de centres o conjunts de centres (catàleg de la biblioteca de la UB o del Consorci de Biblioteques Universitàries de Catalunya) Cercadors d’informació general a Internet (Google, Yahoo, Altavista...)

Per tema (base de dades amb documents sobre medicina, portal de recursos web sobre dret...)

Per tipologia d’entitats (base de dades de patents, de llibres en venda, d’articles a text complet o de resums...)

Combinació de criteris (base de dades de resums d’articles sobre biblioteconomia)

Poden ser bibliogràfiques o referencials, factuals, de text, d’imatges...

Introducció a la documentació Curs 2005-2006

5

Catàlegs bibliogràfics 







Entitats: documents d’una col·lecció representats per registres bibliogràfics elaborats a partir de l’anàlisi documental.

El registre bibliogràfic està format per camps on es representen els diferents atributs dels documents (autor, títol, matèria, dades d’edició, descripció física, ISBN, etc.) El conjunt d’atributs permet diferenciar un document d’un altre dins de la col·lecció.

Un dels atributs d’un document és el que fa referència a les còpies físiques idèntiques de cada document existents a la col·lecció. Cada còpia s’anomena exemplar i és tractada dins de la base de dades com una subentitat amb els seus propis atributs.

Els exemplars estan representats al catàleg pels registres d’exemplar que contenen els atributs o informació referida a la còpia: a quin centre està, a quin prestatge, quin codi de barres té, etc.

Introducció a la documentació Curs 2005-2006

6

Resultat de l’etapa d’aproximació 



Sabem si necessitem un document determinat, un conjunt de documents, una informació puntual, documents d’un tipus concret, documents anteriors a una data...

Sabem a quina font ho anirem a buscar, si necessitem anar a un catàleg, a una base de dades de resums d’articles especialitzats, a una bibliografia, a un cercador de pàgines web, o... potser és millor trucar al 010.

Introducció a la documentació Curs 2005-2006

7

Etapa 2, de cerca d’informació 

Està formada per tres aspectes principals: 

 

Anàlisi de les possibilitats de cerca que ofereix la font triada Plantejament de l’estratègia de cerca Interacció amb el sistema o font d’informació Introducció a la documentació Curs 2005-2006

8

Possibilitats del sistema i estratègia de cerca        

Cerca per camps.

Cerca per frases.

Operadors booleans.

Operadors d’expansió.

Operadors de proximitat.

Cerca per intèrvals o rang.

Reutilització de resultats: limitació o filtre.

Eines de suport i ajudes a la recuperació.

Introducció a la documentació Curs 2005-2006

9

Operadors booleans 

Intersecció (and/i)  



Unió (or/o)  



Documents que tractin d’arxius i d’arxivers.

Documents d’un autor que es digui Víctor i Català Documents que tractin d’arxius o d’arxivers Documents d’un autor que es digui Alas o Clarín

Negació (not/no)  

Documents que tractin d’arxius però no d’arxivers Documents d’un autor que es digui Saavedra però no Cervantes Introducció a la documentació Curs 2005-2006

10

Etapa 3, de judici de rellevància 





Consisteix en decidir si els resultats són rellevants a la nostra necessitat d’informació o no.

Aquest judici es fa durant tot el procés, no només al final, sinó també amb resultats parcials.

El judici ens porta a decidir el següent pas en el procés, modificar la cerca, canviar de font, etc.

Introducció a la documentació Curs 2005-2006

11

Adequació: rellevància i pertinència 



Quan es fa el judici de rellevància, s’està determinant l’adequació total dels resultats per a la resolució del problema, la seva pertinència.

Graus bàsics d’adequació: 



Rellevància: el document respon a la nostra necessitat (tracta del tema que volem) Pertinència: el document ens serveix per resoldre el problema inicial (tracta del tema, és un manual bàsic, està en català i és actual) Introducció a la documentació Curs 2005-2006

12

Adequació: soroll i silenci documentals 



Soroll documental: als resultats hi ha documents que no són rellevants (no tracten del tema que busquem) Silenci documental: als resultats no hi ha documents rellevants tot i que a la col·lecció n’hi ha.

Introducció a la documentació Curs 2005-2006

13

No adequació: possibles motius 

 

 

No hem concretat bé la necessitat d’informació.

No hem triat bé la font d’informació.

No hem utilitzat correctament i de forma òptima les possibilitats del sistema o font.

No hem plantejat bé l’estratègia de cerca.

L’anàlisi documental que s’ha fet dels documents és incorrecta o incompleta.

Introducció a la documentació Curs 2005-2006

14

Avaluació de la recuperació d’informació 



Àrea d’estudi especialitzada que es centra en el procés de recuperació d’informació.

Hi ha dos models bàsics d’avaluació: 



Tradicional o centrat en el sistema: avalua l’efectivitat del sistema, es centra més en els resultats i mesura numèricament els índexs de soroll i silenci documentals obtinguts. Treballa amb els índex d’exhaustivitat i de precisió i l’anàlisi de característiques dels sistemes.

Model centrat en l’usuari: analitza el procés des del punt de vista de l’usuari, estudia com el realitza, quins problemes es troba, com reacciona i decideix l’usuari, etc. Treballa amb estudis d’usuaris i l’enregistrament i anàlisi dels processos de recuperació que duen a terme.

Introducció a la documentació Curs 2005-2006

15