Know-how topsoft Fachmagazin 21-3
Welches sind die Stolpersteine auf dem Weg zur neuen Business IT? Wenn Ihre Business Software die Anforderungen des Geschäftsalltags nicht mehr erfüllen kann oder Sie sich ganz neu für eine IT-Lösung für Ihr KMU entscheiden, dann dürfen Sie sich mit der Evaluation und Implementierung einer neuen Business Software auseinandersetzen. Dabei gibt es so einiges zu beachten, soll dieses nicht alltägliche Vorhaben gelingen. Hier nennen wir Ihnen die neun wichtigsten Stolpersteine, die Sie aus dem Weg räumen müssen, damit die Einführung einer neuen Business Software in Ihrem Unternehmen gelingt. >> Cyrill Schmid | schmid+ siegenthaler consulting gmbh
Machen wir uns nichts vor: Eine neue Business IT einzuführen ist keine alltägliche Angelegenheit und definitiv auch kein Spaziergang. Das Vorhaben bedeutet nicht nur finanziell eine grosse Investition, auch viele Arbeitsstunden müssen aufgewendet werden. Zudem darf auf keinen Fall unterschätzt werden, wie lange so eine Umstellung bzw. Einführung im Gesamten dauern kann. Denn bereits bei der Evaluation gilt es, besonders sorgfältig vorzugehen. Sollten Sie sich überstürzt für eine nicht perfekt passende ITLösung entscheiden, ist der Ärger schon vorprogrammiert – und das dann eben meist auf Jahre hinaus.
Hier heisst es aufpassen! Aus der langjährigen Erfahrung von unabhängigen Beratern für die Evaluation und Implementierung von Business Software ist bekannt, welche hausgemachten Hindernisse oft bei der Einführung von Business IT im Weg stehen. Wir haben für Sie die wichtigsten Stolpersteine zusammengestellt:
Nicht genügend Personal #1 einplanen
Die Einführung einer neuen Business Software ist kein Nebenjob. Intern müssen deshalb genügend personelle Kapazitäten geschaffen werden, denn eine Einzelperson vermag das meist nicht zu stemmen. Ein kleines, bevorzugt interdisziplinäres Team hat sich hier schon oft bewährt.
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zu ambitionierten #2 Einen Zeitplan verfolgen Nur schon Arbeiten wie die Prozessaufnahme und Anforderungsanalyse in den einzelnen Geschäftsbereichen, das Zusammenstellen der Ausschreibungsunterlagen und das Einholen sowie Vergleichen der verschiedenen Offerten brauchen meist bereits Monate. Darin sind aber weder Referenzbesuche, Vertragsverhandlungen noch die Implementierung oder die Schulungen eingerechnet. Die Einführung neuer Business-Software kann je nach Komplexität vom ersten Entscheid bis zur Fertigstellung auch mehr als ein Jahr dauern.
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Zu wenig finanzielle Mittel bereitstellen
Die Einführung eines IT-Systems ist nicht billig, das ist bekannt. Aber ist sich Geschäftsleitung auch wirklich der Kosten bewusst? Denn neben der eigentlichen Software fallen je nach Lösung auch Investitionen für allfällige Hardware, die Schulung, den Support oder auch immer wiederkehrende Lizenzgebühren an. Ein zu knappes Budget führt sehr oft zu einem unbefriedigenden Ergebnis, müssen dann eben meist Kompromisse eingegangen werden. Hier sollte also im Vorfeld ein realistisches Budget erstellt werden, das auch Eventualitäten abdeckt.
Priorität #4 Mangelnde gegenüber Tagesgeschäft
Die Einführung einer neuen Business-Software läuft beim besten Willen nicht nebenbei.
Soll das Projektteam das Ziel fristgerecht erreichen, muss es sich auch voll darauf konzentrieren können. Den beteiligten Personen muss deshalb der Rücken freigehalten werden, ihre anderen Aufgaben müssen entsprechend delegiert werden. Dies heisst aber auch, dass auch die anderen Mitarbeitenden der Unternehmung an einem Strang ziehen und das Projekt mittragen müssen.
Management identifiziert #5 sich nicht genügend mit dem Projekt Oftmals müssen für die neue Business Software etablierte Prozesse geändert werden. Das führt erfahrungsgemäss zu heftigen Reaktionen in einzelnen Abteilungen, besonders von langjährigen Mitarbeitenden. Hier müssen deshalb auch als unantastbar geltende Abläufe benannt und kritisch hinterfragt werden. Das Management muss dabei absolut hinter dem Vorhaben stehen und notfalls auch bestimmend eingreifen, ja die Umsetzung einfordern. Geschieht dies nicht, ist das Projekt von Beginn weg zum Scheitern verurteilt.
Kompetenzen #6 Fehlende für das Projektteam
Ohne klare Kompetenzen geht nichts bei einem so einschneidenden Projekt. Dem Projektteam müssen zwingend die entsprechenden Weisungs- und Entscheidungsbefugnisse eingeräumt werden. Schwierig kann es hier besonders bei inhabergeführten Unternehmen
