ROBOTIQUE

ROBOTIC PROCESS AUTOMATION

Les collègues virtuels ont le vent en poupe

Alors que l'automatisation des processus logistiques a pris de l'ampleur ces dernières années, une nouvelle forme de robotisation émerge en logistique : la Robotic Process Automation (RPA). Des robots - collègues virtuels - traitent les documents et les fichiers de manière indépendante et prennent en charge les tâches répétitives. Les collaborateurs peuvent ainsi être mobilisés plus efficacement. La technologie évolue vite et les seuils d’accès ont fortement baissé. Les PME logistiques peuvent désormais, elles aussi, exploiter la RPA.

Philippe Van Dooren

La Robotic Process Automation est le segment logiciel qui connaît la croissance la plus rapide depuis plusieurs années maintenant. Le secteur financier a été l'un des premiers à l’appliquer, suivi des RH, de l'industrie manufacturière, de l'automotive et des transports. L'intérêt pour la RPA est désormais en forte croissance dans la logistique. L'exploitation d'un entrepôt implique beaucoup de travail administratif répétitif : traitement des données, consolidation des rapports et échange d'informations entre le Warehouse Management System et des applications de tiers… autant de tâches chronophages qui monopolisent des ressources nécessaires à des activités plus utiles. « L'utilisation de databots, une application de la RPA, rend l'automatisation des processus administratifs aisément accessible, y compris aux PME », explique Sophie Delannoy, chef de projet chez VIL. Avec son collègue Dirk Jocquet, elle a dirigé le projet ‘RPA Databots’, dont les résultats seront publiés prochainement. « Le robot devient une sorte de collègue virtuel : il apprend d'abord à traiter les

« Le robot apprend d'abord le traitement quotidien des données par processus, puis effectue le même travail répétitif de manière indépendante. »

données pour chaque processus, puis il effectue le même travail de manière autonome. Au début, le projet se concentrait surtout sur la RPA dans le transport routier de conteneurs, un domaine où les entreprises travaillent souvent avec des centaines de clients qui ont tous leur propre façon de passer commande avec tout ce que cela implique comme saisies manuelles. La RPA permet de numériser cette saisie sans adapter le système IT existant. Mais il y a aussi de nombreuses tâches répétitives en entreposage, et nous avons pu y répertorier de nombreux domaines d'application. » « Les databots permettent l'échange de données entre des systèmes qui ne sont pas connectés les uns aux autres. S’il faut saisir les données d'un e-mail, d'un PDF, d'une liste de colisage en Excel ou d'un système track & trace manuellement dans un WMS, TMS ou un système de facturation, un databot peut le faire plus vite et plus et efficacement, 24h/24 et 7j/7 si nécessaire », ajoute D. Jocquet. « Jusqu'à présent, ce sont surtout les grandes entreprises qui appliquaient la RPA, mais notre projet et montre que c’est accessible aux PME. Cela ne nécessite pas une architecture IT étendue », précise Delannoy. Selon elle, la RPA n'est aussi utile pour convertir des données d’un format à un autre ou pour réduire le taux d'erreurs. On peut en outre former un robot pour supprimer les erreurs lors de la numérisation des documents. « Il peut aussi s'avérer payant de compléter la RPA par d'autres technologies telles que l'IA. Vous pouvez ainsi obtenir plus vite des économies d’échelle », dit-elle.

IMPLÉMENTATION RAPIDE

« Les robots sont capables de rechercher des documents, de remplir des formulaires ou de générer des rapports. Ils se connectent euxmêmes aux applications, naviguent dans les interfaces utilisateurs, déplacent des fichiers, copient et collent des données et effectuent des calculs. La RPA permet d’automatiser les tâches dans chaque application utilisée par le personnel, comme SAP, Excel, CRM, les navigateurs Web, etc. », déclare Joris Van Ostaeyen, co-fondateur et Chief Strategy Officer de robonext. Cette jeune entreprise d'Edegem est intégrateur RPA. Elle travaille avec les plates-formes d'un certain nombre de fournisseurs tels que UiPath, Microsoft et Automation Anywhere. « En d'autres termes, nous permettons l’implémentation de la RPA en développant les robots pour une entreprise et en formant ses collaborateurs », explique-t-il.

LA TECHNOLOGIE EST ‘AGNOSTIQUE AUX PROCESSUS’

Selon lui, les PME manifestent désormais plus d'intérêt pour la RPA car son implémentation est moins chère qu'avant. « Microsoft a repris une plate-forme existante en 2020 et a ensuite introduit un nouveau modèle de tarification qui a considérablement abaissé le seuil. Nous pouvons désormais cibler des entreprises de 10 ou 20 personnes », déclare Van Ostaeyen. « Un autre facteur est que la technologie est ‘agnostique aux processus’ : la RPA peut s’appliquer à une grande variété de processus opérationnels, tels que la finance, les RH, la logistique, etc. Partout, le ‘collègue virtuel’ imite le travail du collaborateur : il utilise les mêmes systèmes mais avec son propre login et mot de passe. » « Le nouveau modèle de tarification de Microsoft a créé un ‘fuzz’ sur le marché et facilité l'accès. Davantage de solutions cloud sont aussi apparues, réduisant le coût de la licence », explique Bram Verbueken, copropriétaire de B_Robots, une société d'automatisation des processus de Hasselt. « Mais le facteur le plus important dans l'intérêt plus marqué des PME logistiques est peut-être le fait que la RPA est désormais mieux connue. Lorsque nous avons commencé en 2017, il fallait du temps pour convaincre que cela fonctionne. C'est beaucoup moins le cas maintenant. »

ROI TRANSPARENT

Selon lui, le retour sur investissement (ROI) est très transparent et facile à calculer. « La RPA implique un coût unique pour le(s) robot(s) et un coût de licence récurrent. D'autre part, il y a le coût salarial d'une tâche répétitive. En comparant les deux, vous pouvez facilement calculer au cas par cas s'il vaut la peine de mettre en œuvre la RPA. C'est même possible pour un seul processus au sein d'une PME », dit-il. « Il y a aussi des avantages de coûts indirects. Un employé peut faire des choses plus utiles que ces tâches répétitives et vous réduisez également le taux d’erreurs. Et comme les robots peuvent travailler 24h/24 et 7j/7, vous pouvez accélérer les délais et facturer plus rapidement, par exemple », souligne Verbueken. Un avantage supplémentaire de la RPA, selon Van Ostaeyen, est qu'elle peut conduire à une meilleure compréhension des processus logistiques eux-mêmes. « En passant en revue les processus administratifs, nous arrivons souvent à une organisation 'allégée' et à des flux logistiques plus rationnels. Mais l'inverse est également vrai : l'optimisation des processus logistiques peut conduire à l'automatisation de leur administration », précise-t-il.