NOWOCZESNE URZĘDY Z SYNOLOGY

Mieszkańcy województwa kujawsko-pomorskiego od niedawna mogą poszukiwać pracy w sposób nowoczesny, licząc na szybkość i niezawodność systemów Wojewódzkiego Urzędu Pracy w Toruniu, który zmodernizował swoją infrastrukturę technologiczną z wykorzystaniem serwerów Synology NAS.

Stereotypowy obraz urzędu pracy, który wielu z nas ma zapewne w głowach, bynajmniej nie kojarzy się z nowoczesnymi technologiami i rozwojem. To jednak wizerunek jeszcze z czasów dawno i słusznie minionych, który żadną miarą nie odpowiada obecnej rzeczywistości.

Jak każda inna firma, także i urzędy potrzebują bezpiecznych, godnych zaufania i łatwych w obsłudze systemów, by skutecznie wykonywać swoją codzienną pracę. Szczególnie w sytuacjach, gdy nagle pojawia się potrzeba wzmożonej aktywności, tak jak miało to miejsce w ostatnich latach. Urzędy pracy musiały radzić sobie zarówno z większą liczbą osób pozbawionych pracy oraz realizacją Tarczy Antykryzysowej w obliczu pandemii COVID-19, jak i z efektami kryzysu uchodźczego wywołanego wojną w Ukrainie.

Jak słusznie zauważa Tomasz Perlik, kierownik Wydziału ds. Informatyki toruńskiego Urzędu Pracy: „Nowe wyzwania wymuszają konieczność spojrzenia na dotychczas posiadane narzędzia informatyczne w inny sposób, wykorzystując nieużywane do tej pory zasoby i funkcjonalności, tak żeby szybko i efektywnie wykonać powierzone zadania”.

Owo „wykorzystanie nieużywanych zasobów i funkcjonalności” możliwe było właśnie dzięki współpracy z Synology NAS.

WOJEWÓDZKI URZĄD PRACY W TORUNIU

Jest to jednostka organizacyjna samorządu województwa kujawsko-pomorskiego. Wbrew powszechnej, nieco krzywdzącej opinii, ten i jemu podobne urzędy nie zajmują się wyłącznie comiesięcznym wypłacaniem zasiłków dla bezrobotnych. Wojewódzki Urząd Pracy to ważny organ opiniodawczy, doradczy, a także wykonawczy, w ramach polityki rynku pracy realizowanej przez marszałka województwa. Rolą urzędu nie jest bowiem finansowe zabezpieczenie osób bezrobotnych, lecz inicjowanie projektów aktywizacyjnych i wsparcie poszu kujących pracy w znalezieniu zatrudnienia oraz pracodawców w poszukiwaniu wykwalifikowanych pracowników.

Urząd współpracuje również ze szkołami i innymi instytucjami oświatowymi w obszarze harmonizowania kształcenia z potrzebami rynku pracy, a także przygotowuje istotne analizy i raporty dotyczące aktualnego stanu zatrudnienia w regionie.

NOWE WYZWANIA WYMAGAJĄ NOWYCH ROZWIĄZAŃ

Toruński Urząd Pracy już od dłuższego czasu wykorzystuje technologie oferowane przez Synology. Dotychczas jednak rozwiązania serwerowe dostarczane przez firmę były wykorzystywane jedynie jako backup danych, zapewniając im bezpieczeństwo i ciągłość dostępu. Te zadania obsługiwane były przez serwer NAS Synology RS3412RPxs. Nowe obowiązki, nałożone na urząd w ramach realizacji Tarczy Antykryzysowej, wymogły jednak pełniejsze wykorzystanie zasobów.

Serwery NAS Synology stały się jednym z podstawowych elementów technicznej infrastruktury urzędu. W celu usprawnienia wewnętrznej komunikacji i obiegu dokumentów pracownicy korzystają teraz z aplikacji Synology Office, pozwalającej na współdzielenie dokumentacji w bezpiecznym środowisku. Znaczne zwiększenie intensywności działań na serwerach, przy jednoczesnej satysfakcji z dotychczasowej współpracy, skłoniło kierownictwo jednostki do zakupu nowego serwera – Synology NAS RS3621xs+. Przełożyło się to na kolejny wymierny wzrost efektywności pracy urzędu, co pomogło pracownikom zmierzyć się z kolejnym wyzwaniem, jakim były programy wsparcia zawodowego dla uchodźców z Ukrainy. Poprzedni serwer powrócił zaś do zadań związanych z lokalnym tworzeniem kopii zapasowych za pomocą nowoczesnych narzędzi Synology, takich jak Hyper Backup.

Głębsza integracja ze specjalnymi serwerami NAS oraz pakietem oprogramowania Synology ma swoje pozytywne odzwierciedlenie w liczbach. Wdrożenie pakietu Synology Office w urzędzie zajęło ekspertom zaledwie trzy dni. Aplikacje wchodzące w jego skład posiadają intuicyjny i przyjazny użytkownikowi interfejs, dzięki czemu pracownicy zaznajomieni z klasycznymi pakietami biurowymi nie wymagają właściwie żadnego przeszkolenia. Oprogramowanie dostępne jest z poziomu przeglądarki internetowej, nie ma więc konieczności instalowania dodatkowych programów na poszczególnych stanowiskach roboczych.

Bezpieczeństwo korzystania z plików zostało zapewnione dzięki metodzie wielostopniowego uwierzytelniania, tzw. mechanizmu 2FA. Jest on standardową częścią pakietów Synology NAS.

Dzięki tym rozwiązaniom chmurowym i sprawniejszej wymianie danych proces wspierania przedsiębiorców w ramach Tarczy Antykryzysowej przebiegał szybko i bez zbędnych przestojów. Wnioski nieposiadające błędów formalnych procedowane były nawet w trzy dni.

RACHUNEK ZYSKÓW I BRAKU STRAT

Dzięki implementacji oprogramowania Synology Office pracownicy Urzędu Pracy w Toruniu oraz inni użytkownicy rozwiązań Synology mogą jednocześnie współpracować przy jednym dokumencie na nawet 50 osobnych stanowiskach pracy, zapewniając błyskawiczną wymianę opinii, komentarzy oraz wytycznych. Ta forma współdzielenia wprowadza porządek, jasną ścieżkę obiegu dokumentacji oraz ciągłą kontrolę nad procesem.

Kolejnym rozwiązaniem Synology, które stało się synonimem szybkości, jest zastosowanie wydajnych dysków Synology SSD. Zaawansowane metody uwierzytelniania i szyfrowania zapewniły zaś bezpieczeństwo współdzielenia plików, także w ramach pracy zdalnej. Rozwiązania serwerowe i oprogramowanie Synology NAS są więc idealnym rozwiązaniem nie tylko w prywatnych przedsiębiorstwach, gdzie czas to pieniądz, a wewnętrzne know-how jest największym skarbem, ale także w publicznych urzędach, gdzie nadrzędną wartością powinna być profesjonalna i szybka obsługa spływających wniosków i zapytań. Dzięki wszechstronności oferowanych narzędzi – od prostych kopii zapasowych po wirtualizację pracy oraz wsparcie aplikacji i bezpieczeństwa – rozwiązania Synology NAS sprawdzą się w każdym środowisku. ⚫

Jesteś zainteresowany produktami Synology, ale potrzebujesz dodatkowych informacji? Skontaktuj się z zespołem specjalistów Synology! Wystarczy zeskanować kod QR widoczny poniżej.