IT W BIZNESIE

Tekst Marcin Gom Ka

Technologie informacyjne na stałe weszły do praktycznie każdej dziedziny naszego życia. Pokolenie dzisiejszych dwudziesto- i trzydziestolatków raczej nie korzystało już z papierowych encyklopedii i słowników przy odrabianiu zadań domowych. Studiowanie bez własnego laptopa i dostępu do internetu wydaje się niemal niemożliwe. Nic więc dziwnego, że dobrodziejstwa branży IT zostają z nami również wtedy, gdy wchodzimy na rynek pracy. Pomijam już fakt, że niektóre zawody w ogóle nie istniałyby bez komputerów i internetu, bo dziś każda, nawet jednoosobowa firma powinna korzystać z technologii. Przygotowując się do założenia własnej działalności, warto znać kilka rozwiązań, dzięki którym oszczędzimy sobie sporo czasu i pieniędzy.

PODSTAWA DZIAŁALNOŚCI

Rozwiązania, o których tu napiszę, nie są żadnymi nowinkami. W XXI wieku nawet małe lokalne sklepy korzystają z komputerów i internetu. Dlaczego osiedlowy warzywniak czy sklep z częściami samochodowymi prowadzony od 1991 roku w pewnym momencie zdecydowały się na digitalizację? Ponieważ czas to pieniądz. Spędzanie długich godzin na ręcznym wypisywaniu dokumentów, prowadzeniu księgi przychodów i rozchodów, codzienne wyjazdy po towar z gotówką w ręku, czy choćby rozliczenia z urzędem skarbowym i wizyty w ZUS-ie – to wszystko można już od dawna zastąpić krótkim posiedzeniem przed ekranem komputera.

Prowadzenie księgowości nie wymaga już nawet kupowania przeznaczonych do tego programów – wystarczy przeglądarka internetowa. W internecie znajdziemy nie tylko darmowe programy do wystawiania faktur, ale też kompleksowe rozwiązania oferujące księgowanie faktur, generowanie deklaracji rozliczeniowych i obliczania należnych składek. W zamian za stosunkowo skromną opłatę, stanowiącą często 20% tego, co inkasuje za te same usługi biuro rachunkowe, możemy nawet liczyć na telefoniczne porady konsultantów w razie wątpliwości.

Zanim jednak zaczniemy prowadzić swoją księgowość, musimy założyć działalność gospodarczą. Można tego dokonać w ciągu godziny – oczywiście bez ruszania się sprzed komputera. Taką możliwość oferują m.in. strony internetowe banków, które przy okazji chętnie proponują przedsiębiorcom konta.

WSPOMAGANIE MARKETINGU

Marketing kojarzy nam się z akcjami promocyjnymi, reklamami i szeroko pojętym zachęcaniem do robienia zakupów. Z definicji jednak marketing oznacza całość procesów prowadzących do zaspokajania potrzeb klientów przy jednoczesnym osiąganiu zysków. Nowoczesny marketing to więc nie tylko automatyczne systemy mailingowe czy reklama w Google Ads, ale także możliwość monitorowania działań konkurencji, ustawianie cen dla całych sieci sklepów, a także gromadzenie i analiza danych sprzedażowych.

ZARZĄDZANIE OD A DO Z

Jeśli zajmujemy się sprzedażą – zarówno stacjonarną, jak i internetową – powinniśmy zainteresować się programami do monitorowania stanów magazynowych. Jednak mają one sens tylko wtedy, gdy są prawidłowo zintegrowane z systemem sprzedaży. Każde zamówienie internetowe i każdy wystawiony paragon odpowiednio obniży stan magazynowy. Dzięki temu będziemy w stanie lepiej panować nad ilością towaru w magazynie, planować zamówienia w optymalny sposób, a także łatwiej namierzać ewentualne pomyłki przy wydawaniu lub wysyłaniu zamówień. Jednym z narzędzi, które są w stanie łączyć wszystkie te funkcje (i wiele innych) są programy typu ERP (Enterprise Resource Planning). System ERP potrafi obsługiwać procesy związane z zasobami w firmie, takimi jak produkcja, zarządzanie magazynem, sprzedaż, ale też finanse, księgowość i obsługa klienta. Dzięki tego typu systemom do każdego zamówienia automatycznie przypisany zostanie dokument sprzedażowy, a nawet numer seryjny sprzedanego produktu, co przydaje się w razie reklamacji.

SPRZEDAŻ INTERNETOWA Zakupy w sieci są bardzo łatwe – chyba każdy się z tym zgodzi. Okazuje się jednak, że sprzedawanie w internecie potrafi być niemal równie łatwe. Jeśli nie mamy zbyt wielkich wymagań co do funkcjonalności naszego przyszłego sklepu (a na początku naszej działalności zwykle tak jest), możemy stworzyć swój biznes niemal zupełnie za darmo. Systemy e-commerce o podstawowej funkcjonalności można uruchomić w ciągu kilku godzin. Wystarczy wykupić hosting i domenę u któregoś z popularnych dostawców i na wynajętej przestrzeni dyskowej zainstalować wybrany system. Bardzo często taką możliwość daje już sam usługodawca, bez konieczności wgrywania plików instalacyjnych na serwer. Dużo trudniejsze będzie zintegrowanie sklepu z systemem magazynowym (naszym lub naszego dostawcy). Istnieją jednak rozwiązania gotowe do implementacji, z którymi poradzi sobie średnio doświadczony informatyk. To przewaga korzystania z popularnych usług – wszystkie możliwe trudności poznali i rozwiązali już inni użytkownicy.

Jeszcze prostsze jest stworzenie wizytówkowej strony internetowej, dzięki której potencjalni klienci będą mogli znaleźć podstawowe informacje o naszym sklepie stacjonarnym. Większości lokalnych biznesów wystarcza jednak dodanie adresu i godzin otwarcia do usługi Google Maps. To zawsze powinien być pierwszy krok do zaistnienia w internecie.

LEPSZA KOMUNIKACJA

Jeśli nasza firma zatrudnia przynajmniej kilku pracowników, zarówno biurowych, jak i terenowych, powinny nas zainteresować narzędzia usprawniające komunikację oraz przepływ dokumentów. Oczywiście priorytetem będzie tutaj nie tylko wygoda, ale też bezpieczeństwo komunikacji. Popularne programy typu Teamwork, Slack czy Asana sprawdzają się nie tylko w mocno rozproszonych korporacjach, ale także w mniejszych firmach. Umożliwiają one nie tylko bezpośrednią komunikację indywidualną i grupową, ale też porządkowanie zadań do wykonania i przypisywania odpowiedzialnych za nie osób. Do wyboru mamy zarówno rozwiązania możliwe do wdrożenia na własnych serwerach, jak i gotowe usługi, które wymagają tylko rejestracji użytkowników. W obu przypadkach możemy liczyć na wysoki poziom bezpieczeństwa i szyfrowanie korespondencji.

BIZNES W CHMURZE

Wszystkie opisane wcześniej systemy i udogodnienia wymagają sporych zasobów. O ile programy księgowe czy kadrowe mogą z powodzeniem działać na zwyczajnym komputerze, o tyle baza danych sklepu internetowego czy system magazynowy będą już wymagały do działania serwera sieciowego.

Przeniesienie wszystkich danych swojej firmy do bezpiecznej przestrzeni wirtualnej pozwala nam oszczędzić nie tylko na zakupie drogich serwerów, ale też na kosztach serwisu i energii elektrycznej. Pracujące przez całą dobę serwery potrafią konsumować tysiące kilowatogodzin na miesiąc. Bardziej rozbudowane maszyny mogą też wymagać osobnego, klimatyzowanego pomieszczenia. Zdecydowanie taniej będzie skorzystać z usług zewnętrznych dostawców. Największą przewagą tego rozwiązania jest jednak nie tylko redukcja kosztów, lecz także bezpieczeństwo i elastyczność. Dane przechowywane w profesjonalnych serwerowniach są dobrze chronione na wypadek awarii, które potrafią doprowadzić do utraty danych, a niestety nawet mały przedsiębiorca nie może sobie pozwolić na utratę swoich dokumentów sprzedażowych. W końcu ma on obowiązek przechowywać je przez całe 5 lat od zakończenia roku sprzedażowego. Na szczęście dziś istnieje możliwość wystawiania i przechowywania faktur wyłącznie w wersji elektronicznej. Zadowoleni z tego stanu rzeczy są również klienci, którzy w razie potrzeby mogą łatwo odszukać fakturę zakupu na swojej skrzynce mailowej, zamiast trzymać wyblakłe paragony i faktury w domu. ⚫