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Lectura 4.1 Operaciones Especiales (Informes)

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. 4.1 INFORMES Un informe es el resultado de manipular la información contenida en una o varias Tablas que se encuentren en una base de datos y muestra en forma visual o impresa parte de los datos que cumplan con ciertas características. Existen varias formas de elaborar informes que se pueden generar con las Tablas, a continuación explicaremos alguna de ellas.

A.- Utilizando Relaciones El informe elaborado con Relaciones se basa en la Clave principal de los campos que contienen las Tablas, para generarla se inicia abriendo la base de datos VENDEDORES, las Tablas: VENTAS, DATOS VENDEDOR y OFICINAS, además con la Cinta de opciones: Herramientas de base de datos, del Grupo: Relaciones y el Botón de comando: Relaciones.

Una Relación es una conexión virtual entre los campos de las Tablas, en donde se compartirá la información para generar el informe, en la sección Área de documentos, al hacer clic en el botón Relaciones aparecerá sin ninguna información un documento en blanco que indica que se ha iniciado una relación y la ventana de Mostrar Tabla.

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Se activará la Cinta de opciones: Diseño. En la ventana de Mostrar Tabla se da clic en cada una de las tablas que contiene la base de datos.

Aparecerán las Tablas para continuar con el diseño de las relaciones entre Tablas, si en cada una de ellas no tiene activada la clave principal, deberá ser cerrado el documento de Relaciones y activar la clave principal en cada uno de los campos que se requieran para elaborar el informe.

Con Clave principal

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Sin Clave principal

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Creación de Relaciones.- Se da clic en el nombre del campo de la primera Tabla y se arrastra con el Mouse al nombre del campo de la segunda tabla, al soltar el botón aparecerá la ventana Modificar relaciones, se activa la opción Exigir integridad referencial, para confirmar la relación entre los dos campos de las dos Tablas.

En dado caso que se requiera modificar el campo en donde se va a establecer la relación, se despliega el menú de campos de la Tabla a modificar, puede ser en la primera o segunda Tabla relacionada.

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Al dar clic en el botón Crear, se establecerá una Relación de uno a uno que se observará en la Cinta de opciones: Diseño, tal y como se muestra la siguiente imagen.

Varias Relaciones.- Para generar varias relaciones entre los campos de varias Tablas, se emplea el mismo procedimiento de arrastrar el campo a la Tabla correspondiente y confirmar en la ventana los campos que se desean relacionar.

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Para mover de lugar las Tablas de la sección del Área de documentos y poder observar mejor las relaciones que se establecieron, solo hay que dar clic en el nombre de la Tabla y arrastrarlo a un lugar conveniente.

Eliminar/Modificar Relaciones.- Para eliminar una Relación entre dos Tablas, se da clic sobre la línea y con el botón derecho se escoge la opción Eliminar, Access te confirma que se eliminará en forma permanente y desaparecerá la línea de la Relación. Para modificar una Relación entre dos Tablas, se da clic sobre la línea y con el botón derecho se escoge la opción Modificar relación, Access te abrirá la ventana de dialogo para escoger los campos de cada Tabla para realizar la Relación.

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Informe de Relación.- Para continuar con nuestro Informe, se da clic del Grupo: Herramientas y al Botón de comando: Informe de relación, a continuación se observará en Vista Preliminar la siguiente imagen:

En el informe de la relación aparecerá en forma automática la fecha en que fue creado el informe, así como el nombre que da en forma automática Access a dicho objeto. Después de cerrar la Vista preliminar aparecerá la vista diseño del informe como se muestra en la siguiente imagen:

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Haz clic con el botón derecho del Mouse en el nombre de Informe1 y selecciona la Vista Informes.

Guardar un informe de una Relación.- En forma automática, Access le designa un nombre al informe de relaciones creado. Para guardar o cambiar el nombre se emplea el botón derecho del Mouse sobre el nombre del informe, selecciona la opción Guardar y aparecerá una ventana para confirmar o cambiar el nombre del objeto.

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Después de guardar el informe, en el panel de Exploración aparecerá en la parte inferior el nombre del informe que fue creado y con ícono en forma diferente a las Tablas.

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Dar presentación a un Informe.- En la parte final de la elaboración de un informe, podemos dar presentación utilizando la Cinta de opciones: Diseño y el Grupo Temas, ahí se podrán emplear los diferentes botones de comando y dejar el informe con una presentación personal, antesde mandar imprimir se puede utilizar la presentación preeliminar para observar y dar los últimos ajustes.

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Vista Informe.- Es el tipo de vista que da Access al momento de crear un informe. Para darle presentación se tiene que cambiar al tipo de Vista diseño. Una vez terminado, se tiene que regresar a la Vista informe para observar el documento.

Vista Diseño.- Es el tipo de vista que da Access para dar presentación al informe. Consta de cuatro áreas de diseño, en las cuales se podrán insertar diferentes controles del Grupo: Controles.

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B - Utilizando el Asistente para informes Un informe se puede elaborar también por la Cinta de opciones: Crear, del Grupo: Informes y el Botón de comando: Asistente para informes. Se basa en seleccionar los campos de las Tablas mediante una serie de pasos que explicaremos a continuación.

Iniciaremos abriendo la base de datos VENDEDORES, las Tablas: VENTAS, DATOS VENDEDOR y OFICINAS, se da clic en el botón de comando Asistente para informes.

Aparecerá una ventana en donde se escogerá de cada tabla los campos, con un doble clic o con el botón " > ", se integrarán los campos del informe.

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Después aparecerá una ventana para definir la forma en que los campos se agruparán en el informe, es decir el diseño de cómo acomodar los campos.

En la siguiente ventana se define el campo o los campos con los cuales se van a ordenar los datos que formarán el informe.

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Ahora se definirá cómo será la distribución de los campos en el informe, en donde además podemos escoger la orientación del documento.

Por último aparecerá una ventana para colocar el nombre del informe que se acaba de crear y la opción de desplegar su Vista Previa.

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En la siguiente imagen se mostrará el informe elaborado con el Asistente para informes, en el cu; se escogió un Tema Brío.

NOTA: Al informe le podamos dar presentación en la Vista Diseño con los Grupos: Temas y Controles para dejarlo con un formato personalizado.

C- Utilizando Informe en blanco Una forma de elaborar un Informe es utilizando la Cinta de opciones: Crear, el Grupo: Informes y el Botón de comando: Informe en blanco. Se basa en seleccionar los campos de la Tabla mediante un clic del Mouse y arrastrarlos a la vista presentación que explicaremos a continuación. Iniciaremos abriendo la base de datos FACTURAS y la Tabla NACIONALES, se da clic en el botón de comando Informe en blanco.

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Aparecerá un documento con vista presentación que se encuentra totalmente en blanco, al mismo tiempo aparecerán del lado derecho la lista de los campos que se podrán seleccionar para formar el informe.

Después de arrastrar con el puntero de Mouse cada uno de los campos al área de documentos, se podrá visualizar en la siguiente Imagen.

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Funciones en el Informe.- Una de las ventajas de elaborar un informe de esta forma es que se puede incluir funciones con la ayuda de la Cinta de Opciones: Diseño, el Grupo: Agrupación y totales y el Botón de comando: Totales.

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Se selecciona el campo en donde se va aplicar la función, se da clic al botón de comando totales y se escoge la función, por ejemplo para el campo Total: Suma, para el campo Impuesto: Promedio y para el campo Importe: Máx.

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D.- Utilizando Etiquetas Otra forma de elaborar un informe es con la ayuda de la Cinta de opciones: Crear, el Grupo: Informes y el Botón de comando: Etiquetas. Se basa en seleccionar los campos de la Tabla mediante una serie de pasos que explicaremos a continuación.Iniciaremos abriendo la base de datos COLECCIÓN DE LIBROS y la Tabla TITULOS, se da clic en el botón de comando Etiquetas.

En la primera ventana, se seleccionará el tipo de etiqueta que se utilizará para mandar incrustar los campos y generar el informe en las etiquetas.

En la siguiente ventana, se decidirá el tipo de fuente, el tamaño de fuente, el espesor de la fuente y el color de la fuente que se utilizará para crear las etiquetas.

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En esta ventana se insertan los campos que se emplearán en las etiquetas, después de insertar un campo con el botón " >", se pulsa Enter para cambiar de renglón y capturar el siguiente campo, además, se puede capturar texto antes de insertar los campos.

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Ahora se definirá el campo que servirá para ordenar las etiquetas, es decir, bajo que campo se ordenarán todas las etiquetas, esto se realiza con el campo seleccionado y el botón " > ".

Por último se establece el nombre que recibirá el informe de etiquetas así como la vista en que se presentará el informe terminado.

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En la Vista informe las etiquetas se observarán de la siguiente manera:

Si cambiamos al tipo de Vista diseño se podrán hacer modificaciones a la presentación de las etiquetas como el Tipo de fuente, Tamaño de fuente, Color de relleno, etc.

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