Contenido Cartilla informativa No. 1
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¿Quién y qué? Descripción del propósito de los procesos y/o subprocesos que forman parte del alcance del Sistema de Gestión de la Calidad VAF.
Marco estratégico SGC-VAF -Política de Calidad – Nuestros Compromisos -Objetivos de Calidad – Nuestros objetivos -Misión – ¿Qué hacemos? -Visión – ¿Qué queremos?
Información para nuestros clientes -Tips para un mejor servicio -PQRSF
Al alcance de un clic -Herramientas de las tecnologías de la información y la comunicación disponibles para atención de las solicitudes. -Página Web SGC-VAF -Mesas de Ayuda
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Cartilla informativa No. 1 La Vicerrectoría Administrativa y Financiera, en cumplimiento al compromiso de comunicar en forma oportuna, clara y dinámica la información relacionada con el Sistema de Gestión de Calidad a los clientes y otras partes interesadas, se complace en presentarles el primer volumen de la Cartilla Informativa del SGC-VAF. En esta edición se ha incluido información que brinda al lector un breve recorrido por el Sistema de Gestión de Calidad, algunos tips para la atención de las solicitudes de servicio, las opciones disponibles para comunicación con el cliente y otra información de interés general. Los invitamos a la lectura de la cartilla y las próximas ediciones que serán publicadas, para que el Sistema de Gestión de Calidad VAF, brinde todo el soporte que requieren los procesos académico-administrativo en el logro de los objetivos institucionales.
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¿Quién y qué? Gestión Administrativa
Dirigir, controlar, acompañar y verificar el desarrollo articulado y efectivo de la gestión administrativa a través de sus subprocesos, para garantizar el apoyo a los procesos misionales, el mejoramiento continuo en el área administrativa y consecución de la misión institucional.
Compras
Gestionar la adquisición de materiales, muebles, equipos, insumos y servicios para el desarrollo de las diferentes actividades de la institución, asegurando el cumplimiento de las especificaciones requeridas de manera ágil y oportuna; mediante la selección, evaluación y reevaluación de proveedores, el análisis y seguimiento a los pedidos realizados.
Logística
Garantizar la operatividad de las instalaciones, mediante el cumplimiento en los servicios públicos, seguridad, administración de las concesiones, prestamos de espacios públicos, servicio de trasteos, transporte, parqueaderos, medios audiovisuales, coordinación del diseño e impresión de los eventos institucionales y seguimiento a los contratos externos de servicio, para el normal desarrollo de las actividades en el campus y demás sedes administrativas y académicas de las UDES, ubicadas en las sedes de Bucaramanga, Valledupar y Cúcuta.
Planta Física
Garantizar la disponibilidad de la planta física para su uso mediante el mantenimiento de la misma, en apoyo a las actividades de docencia, investigación y extensión.
Talento Humano
Proveer, mantener, desarrollar y garantizar la contratación de personal idóneo, que contribuya al cumplimiento de los objetivos institucionales y de cada proceso con base en las normas legales vigentes.
Mercadeo Institucional
Promocionar y divulgar la oferta académica y servicios institucionales.
Gestión Financiera
Dirigir, controlar, acompañar y verificar el desarrollo articulado y efectivo de la gestión financiera a través de sus subprocesos, garantizando un adecuado y eficiente manejo de los recursos en pro del cumplimiento de la misión institucional.
Presupuesto
Elaborar el presupuesto, realizar la ejecución y el seguimiento basado en lo aprobado institucionalmente, para el adecuado manejo de los recursos financieros.
Tesorería
Gestionar lo relacionado con el manejo del dinero, proveniente de los ingresos recibidos por concepto de los diferentes servicios ofrecidos por la institución.
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Activos Fijos
Ejercer la planeación, organización, registro, asignación, seguimiento, custodia y control de los activos fijos de la Universidad.
Crédito y Cartera
Efectuar la legalización de los pagos de estudiantes, por conceptos de matrícula y otros derechos pecuniarios y brindar orientación y asesoría a estudiantes y comunidad universitaria sobre los diferentes medios y formas de pago para los servicios ofrecidos por la institución.
Gestión de TIC
Generar, implementar y administrar soluciones tecnológicas, que provean en forma oportuna, eficiente y transparente información necesaria para el cumplimiento de los objetivo institucionales, garantizando la seguridad, disponibilidad, integridad, autenticación, confidencialidad de la información y resguardo de los recursos informáticos que permitan el óptimo desempeño de la gestión de la Universidad.
Servicio a Usuario
Asesorar, ejecutar y prestar soporte técnico a la comunidad universitaria en los servicios relacionados con las tecnologías de información y comunicación de forma oportuna a nivel de equipos de cómputo y periféricos.
Infraestructura Tecnológica
Administrar la plataforma tecnológica y de información con herramientas óptimas para satisfacer las necesidades de la institución y de las filiales.
Sistemas de Información
Realizar el análisis, diseño, desarrollo, implantación y mantenimiento de sistemas de información que sean requeridos por las distintas áreas de la institución.
Seguridad Informática
Garantizar la seguridad de todo el sistema informático, minimizando la vulnerabilidad del mismo y detectando tanto riesgos como violaciones, de manera que se logre un servicio de prevención y seguridad informática seguro, transparente y confiable.
Gestionar la estandarización de los documentos y registros, del archivo y la
Gestión Documental correspondencia en la UDES y establecer los controles para garantizar la adecuada administración y protección del patrimonio documental.
Gestionar las actividades relacionadas con la inspiración, admisión, matricula,
Admisiones y calificación, grados y las demás que garanticen el adecuado control de estudios Registro Académico y la preservación de documentos y conservación de información.
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Nuestros Objetivos
Mapa Institucional de Procesos
Optimizar los recursos mediante líderes de procesos competentes, que gestionen con autonomía y se evalúe su desempeño. Innovar permanentemente los procesos de la Vicerrectoría Administrativa y Financiera, de acuerdo a los requerimientos del cliente, en cumplimiento de los requisitos de ley. Comunicar a la comunidad universitaria, los procesos en forma clara, oportuna, transparente, pertinente y dinámica, mediante el uso de tecnologías de la información y comunicación. Desarrollar proyectos para el fortalecimiento de la cultura del servicio, la calidad y recuperación del sentido de pertenencia e identificación con la UDES, buscando la motivación del personal, mediante programas de sensibilización y capacitación.
¿Qué hacemos? La Vicerrectoría Administrativa y Financiera de la Universidad de Santander, asigna recursos como apoyo para el desarrollo, con alta calidad, de las funciones sustantivas de la institución, de forma concertada, con criterios de oportunidad, racionalidad, eficiencia, eficacia, responsabilidad ambiental y social.
¿Qué queremos? Mejorar continuamente la eficacia del Sistema de Gestión de la Calidad, mediante la calificación de nuestro recurso humano a través de un programa de capacitación y el fortalecimiento del bienestar de los funcionarios del Sistema de Gestión de Calidad de la VAF, en concordancia con las políticas establecidas por la dirección.
En el 2018 somos una unidad modelo de gestión institucional que aporta los recursos concertados a la comunidad académica, así como la información oportuna y confiable para la toma de decisiones de la alta dirección, obteniendo como resultado una organización dinámica e inteligente con el apoyo del equipo humano altamente calificado y comprometido con la mejora continua.
Nuestros compromisos
Certificación de conformidad del SGC-VAF basado en la Norma NTC-ISO 9001:2008
La Vicerrectoría Administrativa y Financiera de la Universidad de Santander, está comprometida con el permanente apoyo a los procesos claves de la Universidad, la generación de valor agregado para superar las necesidades de nuestros clientes, el liderazgo en los procesos orientados a la utilización óptima de los recursos, el mejoramiento continuo de la eficacia del Sistema de Gestión de la Calidad mediante la calificación y promoción de nuestro recurso humano y el fortalecimiento de la cultura del servicio y la calidad.
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SGC-VAF
Te escuchamos: PQRSF
Basado en NTC-ISO 9001-2008 PETICIÓN: Procesos y/o subprocesos de apoyo.
solicitud o pedido que hace una persona para que se conceda o se haga alguna cosa.
QUEJA: expresión de disgusto, malestar, disconformidad o descontento por un servicio no prestado oportuna o eficazmente.
RECLAMO: manifestación de protesta y ponencia contra un servicio o hecho.
SUGERENCIA: propuesta de una idea para
que se tenga en consideración al momento de determinarse una solución.
FELICITACIÓN: expresión de satisfacción de una persona que ha recibido un producto o servicio agradable.
Tips para un mejor servicio Para la adecuada prestación del servicio, requerimos de nuestros clientes:
¿En dónde?
Los usuarios de los servicios de los procesos Utilizar las mesas de ayuda disponibles para y/o subprocesos del Sistema de Gestión de reportar las solicitudes con el propósito de Calidad VAF, disponen de esta opción en la optimizar los tiempos de respuesta. página del SGC-VAF http: //sgc-vaf.udes. edu.co/, para expresar su conformidad, para Para compras información detallada sobre el tipo de producto o servicio solicitado: comunicar sugerencias para mejorar el servicio características, fecha en que se requiere y otros o para informar situaciones, actuaciones que que puedan afectar la calidad del servicio. Para afecten la calidad del servicio o el desempeño esto, diligenciar todos los campos que apliquen de de los procesos y/o subprocesos o del Sistema la Requisición VAF-FT-011-UDES. de Gestión de Calidad. Dar cumplimiento a los tiempos establecidos para atención de las solicitudes en los diferentes procesos y/o subprocesos del SGC-VAF. Cumplir con los requisitos de documentos para aprobación presupuestal y pagos, detallados en la Guía de Requisitos de Documentos para Aprobación Presupuestal y Pagos VAF-GU-001UDES.
Para acceder al módulo de PQRSF basta con solo un click sobre la imagen.
Comunicar oportunamente sus peticiones, quejas, reclamos, sugerencias y felicitaciones para tomar acciones que garanticen la adecuada prestación del servicio.
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Al alcance de un clic Quiero saber…
En la página web de la Vicerrectoría Administrativa y Financiera, en el link del Sistema de Gestión de Calidad encuentra información sobre: Marco estratégico, noticias, eventos, documentos y la opción para ingresar al aplicativo para administración del SGC-VAF. También publicamos información sobre Sistema de Gestión en Seguridad y Salud en el trabajo, aplicativos para solicitar los servicios de: TIC, Planta Física y Logística; inscripción de proveedores vía web, aplicativo de presupuesto, CRM UDES y Crédito y Cartera. Toda la documentación del Sistema de Gestión de Calidad de la Vicerrectoría Administratíva y Financiera está disponible en la pestaña Documentos.
¿Necesita ayuda? Mesa de ayuda Planta Física y Logística Bucaramanga: http://srpfbuc.udes.edu.co/ Cúcuta: http://srpfcuc.udes.edu.co/ Valledupar: http:/sprfval.udes.edu.co/ Mesa de ayuda TIC https://helpdesk.udes.edu.co/
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EN CONTACTO Calidad Administrativa y Financiera Tel. 7 - 6516500 Ext. 1810 - 1811 - 1814 Bucaramanga Correo electrรณnico: sgc-vaf@udes.edu.co Consulte nuestra web: http://sgc-vaf.udes.edu.co