Excel para Directivos
Manual del Participante ___________________________________________ Autor (es): Ulises Mancilla Robles, Eliseo Bello Pablo, Rosa MarĂa Loaeza Lozano
Chilpancingo, Gro., MĂŠxico. Noviembre de 2016
Contenido Datos de contacto ............................................................................................................................................ 3 Desarrollo de Contenidos................................................................................................................................. 4 Sesión 1: La hoja de cálculo Excel una herramienta versátil para la labor directiva .......................................... 4 Resultado de Aprendizaje: .................................................................................................................................. 4 1.1 Acuerdo del problema, los productos, la colaboración y las normas. ..................................................... 4 1.2 Análisis de saberes previos ...................................................................................................................... 6 1.3 Gestión del conocimiento ........................................................................................................................ 6 1.4 Contextualización del problema ............................................................................................................ 24 1.5 Abordaje del problema .......................................................................................................................... 25 1.6 Socialización de la experiencia y los productos ..................................................................................... 25 1.7 Hagamos Metacognición ....................................................................................................................... 26
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Datos de contacto Curso: El internet y la Ofimática Herramientas necesarias en la Educación Básica Nombre: Ulises Mancilla Robles Correo electrónico: ulisesm2103@gmail.com Nombre: Eliseo Bello Pablo Correo electrónico: eliseobellopablo@yahoo.com.mx Nombre: Rosa María Loaeza Lozano Correo electrónico: loaezaros@hotmail.com
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Desarrollo de Contenidos Sesión 1: La hoja de cálculo Excel una herramienta versátil para la labor directiva Resultado de Aprendizaje: Utiliza la hoja de cálculo Excel como una herramienta en su labor directiva
1.1 Acuerdo del problema, los productos, la colaboración y las normas.
Necesidad
Propósito
Con base en las actividades de seguimiento
Apoyar a los directivos de educación
realizadas a los Consejos Técnicos de Zona y a
básica en el fortalecimiento de sus
petición expresa; en los tres últimos años, se
competencias en el uso de la hoja de
pudo constatar que en su mayoría los directivos
cálculo Excel, utilizándola como un medio
de la región centro, tienen dificultades para
práctico, para eficientar su labor escolar.
hacer uso de la hoja electrónica Excel, en sus tareas administrativas, debido a que no cuentan con
las
habilidades necesarias
de
esta
herramienta
A lo largo de la sesión, se proporcionarán los elementos necesarios para el desarrollo del siguiente:
Elaboración de documentos Producto
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oficiales
Actividad 1. De manera grupal, lean y reflexionen acerca del contenido de la lectura “Aplicaciones didácticas de las hojas de cálculo”, tomando como eje de reflexión la siguiente pregunta:
¿Qué implicaciones les conlleva la aplicación de la hoja de cálculo Excel en su labor como directivo? APLICACIONES DIDÁCTICAS DE LAS HOJAS DE CÁLCULO Introducción Resulta innegable la generalización que se ha producido en los últimos años de determinadas herramientas informáticas, como, por ejemplo, entre los programas denominados de "propósito general", los procesadores de texto. Sin embargo, no todas las aplicaciones que podrían agruparse en esta categoría han corrido igual suerte. Tal es el caso de los gestores de bases de datos y las hojas de cálculo, cuyo empleo continúa fundamentalmente circunscrito al ámbito profesional, a pesar de que su explotación a otros campos sin duda sería muy interesante y rentable. En el campo educativo, por ejemplo, las posibilidades de las hojas de cálculo, no sólo en matemáticas o en áreas del conocimiento como la física donde su empleo puede resultar más obvio, no son ni mucho menos suficientemente explotadas desde el punto de vista didáctico, a pesar de los numerosos beneficios que ofrecen en cuanto al tratamiento estadístico y la representación gráfica de sus resultados en ámbitos como las ciencias sociales. El profesorado y, especialmente, el alumnado se mueve con soltura entre textos digitales, dominan la navegación en la web y emplean tanto el correo electrónico y otras herramientas de comunicación habitualmente, pero, en términos generales, desconocen las bases de datos y las hojas de cálculo y se mantienen alejados de su uso. Aplicaciones didácticas de las hojas de cálculo | Observatorio Tecnológico. (2016). Recursostic.educacion.es. Recuperado el 12 de septiembre de 2016, desde: http://recursostic.educacion.es/observatorio/web/en/software/software-educativo/482-aplicaciones-didacticasde-las-hojas-de-calculo
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1.2 Análisis de saberes previos Actividad 2. De manera individual realicen en una hoja de Excel, la plantilla de personal de su escuela que incluya los siguientes datos y elabore una gráfica comparativa de la población total por sexo.
• Nombre • Grado que atiende • Correo electrónico • Fecha de Ingreso al C.T. • Años de Servicio • Sexo
Actividad 3. En plenaria compartan sus producciones y reflexionen en torno a las siguientes interrogantes • ¿Qué dificultades encontró al realizar este ejercicio? • ¿Qué hizo para solucionarlos?
1.3 Gestión del conocimiento Actividad 4 De manera individual y apoyados en la exposición del mediador realicen la práctica de los contenidos abordados, de ser necesario utilicen como guía las lecturas y/o videos propuestos.
Plantillas o Cuadros. Las Plantillas (también llamadas tablas), son la manera en que Excel identifica un rango de celdas y de esa manera sabemos que la información contenida en ellas está relacionada. La primera fila de una tabla por lo regular contiene los encabezados de columna y el resto de las
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filas contendrán los datos. El utilizar tablas o plantillas es muy conveniente porque se facilita el agregar nuevas filas o eliminarlas, y permite el análisis de los datos.
Para ampliar la información puede consultar la siguiente liga: https://youtu.be/kOzXZvMjy0k
Ocultar filas y columnas Ocultar una columna o fila
Si tienes datos en alguna columna o fila que no quieres que sean visibles, entonces la puedes ocultar. Una práctica muy común es ocultar columnas o filas que contengan fórmulas de cálculos intermedios dentro de un reporte.
Para ocultar una columna en Excel debemos seleccionar cualquier celda dentro de ella e ir a la ficha Inicio, dentro del grupo Celdas pulsar el botón Formato y seleccionar Ocultar y mostrar para finalmente hacer clic sobre la opción Ocultar columna.
Para ocultar una fila en Excel podemos seguir un procedimiento similar. Seleccionamos una celda que pertenezca a la fila que deseamos ocultar y pulsamos el mismo botón Formato, pero ahora seleccionamos la opción Ocultar fila. Ambos métodos que acabamos de revisar tienen un atajo de teclado, para ocultar una columna se debe seleccionar la celda adecuada y pulsar la combinación de teclas Ctrl + 0 (cero). Y para ocultar una fila seleccionamos la celda correspondiente y pulsamos la combinación Ctrl + 9.
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Existe una técnica más para ocultar una columna o una fila. Puedes hacer clic derecho sobre el encabezado de la columna o fila y seleccionar la opción de menú Ocultar.
Mostrar una columna o fila oculta
Para mostrar las columnas ocultas se debe seleccionar una columna a la derecha y una columna a la izquierda de la columna oculta.
Si por el contrario es una fila oculta debemos seleccionar una fila por arriba y una fila por debajo de la fila oculta.
Una vez hecha la selección tenemos varias alternativas para mostrar las filas o columnas ocultas. Podemos ir a la ficha Inicio y pulsar el botón Formato para seleccionar la opción Mostrar columnas o la opción Mostrar filas según sea el caso
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También podemos hacer clic derecho sobre los encabezados de fila o de columna y seleccionar la opción Mostrar. Y como último método podemos utilizar los atajos de teclado Ctrl + Mayus + 8 para mostrar filas o la combinación Ctrl + Mayus + 9 para mostrar columnas ocultas
Inmovilizar/Movilizar paneles Inmovilizar paneles
Una hoja de Excel con muchos datos nos forzará inevitablemente a desplazarnos hacia abajo o a la derecha en la hoja. Al hacerlo, perderemos de vista los títulos de las columnas lo cual nos impide distinguir adecuadamente los datos.
El comando Inmovilizar paneles permite mantener visibles ciertas filas y columnas mientras se desplaza por la hoja de Excel. Sigue estos pasos para inmovilizar ciertas áreas de una hoja.
El primer paso es muy importante ya que es necesario seleccionar la celda en base al área que deseamos inmovilizar. Siempre considera que debes seleccionar una celda posterior al área que permanecerá inmóvil.
Inmovilizar columnas
Por ejemplo, si deseas inmovilizar las columnas A y B, se debe seleccionar la celda C1. En seguida se debe pulsar el comando Inmovilizar que se encuentra en la ficha Vista y seleccionar la opción Inmovilizar paneles.
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El resultado de este comando hará que se coloque una línea muy delgada marcando la separación de las secciones.
Si en este momento desplazas la hoja hacia la derecha observarás cómo las columnas comienzan a moverse excepto las columnas A y B que han sido inmovilizadas.
Inmovilizar filas Lo mismo podemos hacer para inmovilizar filas. Si deseas inmovilizar las filas 1, 2 y 3 de una hoja de Excel debes comenzar por seleccionar la celda A4 y posteriormente hacer clic en el comando Inmovilizar paneles.
Hasta ahora has observado que para ambos ejemplos hemos inmovilizado solamente columnas o solamente filas. Pero también podemos hacer una combinación e inmovilizar tanto columnas y filas al mismo tiempo.
Inmovilizar columnas y filas
Por ejemplo, para inmovilizar la columna A y B junto con la fila 1 debes seleccionar la celda C2 y hacer clic en el comando Inmovilizar paneles.
Observa cómo en este caso se han colocado dos líneas de separación para marcar tanto las columnas como la fila inmovilizadas.
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Inmovilizar fila superior o primera columna Ya que es muy común en Excel tener tablas de datos con títulos en la primera fila se ha provisto del comando Inmovilizar fila superior.
Para utilizar este comando no es necesario hacer una selección previa de una celda. Sin importar la celda que esté seleccionada actualmente, al pulsar dicho comando siempre se inmovilizará la fila superior. Lo mismo sucede con el comando Inmovilizar primera columna, el cual fijará siempre la columna A.
Movilizar paneles
Cuando desees quitar la inmovilización de paneles solamente debes seleccionar el comando Inmovilizar y seleccionar la opción Movilizar paneles.
Promedios
La función promedio se puede aplicar a las versiones de Excel 2007, 2010, 2013, 2016, esta función permite obtener el promedio (media aritmética) de los argumentos contenidos en una serie de datos numéricos. Por ejemplo, si el intervalo A1:A20 contiene números, la fórmula =PROMEDIO (A1:A20) devuelve el promedio de dichos números.
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Sintaxis =PROMEDIO (número1, [número2], ...) La sintaxis de la función PROMEDIO tiene los siguientes argumentos: Número1
Obligatorio. El primer número, referencia de celda o rango para el cual desea el
promedio. Número2, ... Opcional. Números, referencias de celda o rangos adicionales para los que desea el promedio, hasta un máximo de 255.
Podemos hacer uso de la función Promedio desde Excel para sacar el promedio de los alumnos de manera rápida y efectiva; ya que se tiene el listado con las calificaciones de cada alumno, posicionamos el cursor en la celda donde queremos el Promedio y hacemos clic en el Menú Formulas>Recientes y aparecerá la función Promedio, como se muestra en la imagen.
Se mostrará la siguiente pantalla, por sí mismo Excel selecciona un rango si es una lista de números, si corresponde a las filas o columnas elegidas, haz clic en aceptar.
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Posteriormente puedes copiar la formula Promedio para cada uno de tus alumnos, solo haz clic en la celda que tiene la formula y arrastra con el mouse las celdas necesarias y listo.
Formato Condicional
https://youtu.be/zk0ijyhWQNQ
Mover o Copiar Hojas
Es probable que en algunas ocasiones necesites mover o copiar hojas de Excel de un libro a otro o incluso en el mismo libro. Puedes utilizar el cuadro de diálogo Mover o copiar para simplificar el proceso mediante los siguientes pasos.
Mover hojas de Excel a otro libro
Abre el libro de Excel que contiene las hojas que deseas mover y también abre el libro destino, es decir, el libro que contendrá las hojas a mover. Haz clic derecho sobre la pestaña de la hoja y selecciona la opción Mover o copiar.
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Se mostrará el cuadro de diálogo Mover o copiar con las siguientes opciones:
En la lista desplegable podrás seleccionar el libro hacia donde deseas mover la hoja. Es por eso que previamente debiste haber abierto el libro destino. Por el contrario, si deseas crear un libro nuevo puedes seleccionar la opción (nuevo libro) dentro de la lista. Esta opción te permitirá crear un nuevo libro que contendrá la hoja seleccionada.
En caso de que el libro destino tenga varias hojas podrás seleccionar la ubicación correcta a donde se insertará la hoja que estás moviendo al seleccionar una de las opciones de la lista Antes de la hoja. Una vez seleccionadas las opciones adecuadas deberás pulsar el botón Aceptar para efectuar los movimientos.
Los pasos que he descrito hasta ahora moverán la hoja hacia una nueva ubicación y la removerán de su origen. Si lo que deseas es hacer una copia de la hoja debes asegurarte de seleccionar la opción Crear una copia antes de hacer clic en Aceptar.
Combinar Tablas
https://youtu.be/FZBi-gB1w2U
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Filtros Los filtros en Excel nos permiten buscar un subconjunto de datos que cumpla con ciertos criterios. Generalmente todo comienza cuando tenemos un rango de celdas con información y queremos ver solamente aquellas filas que cumplen con ciertas condiciones. Por ejemplo, en la siguiente imagen se pueden ver los datos de ventas de una empresa. ¿Cómo puedo tener una vista con todas las filas que pertenecen a Hugo? Eso sería una tarea muy difícil de lograr si no tuviéramos la facilidad de crear filtros en Excel.
Cómo crear filtros en Excel Para crear un filtro podemos utilizar el comando Filtro que se encuentra en la ficha Datos dentro del grupo Ordenar y filtrar.
Al pulsar el botón Filtro se colocarán flechas en el extremo derecho de cada uno de los encabezados de columna de nuestros datos indicando que podemos hacer uso de los filtros. El comando Filtro también podrás seleccionar desde Inicio > Modificar > Ordenar y filtrar > Filtro.
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Otra manera de crear un filtro es transformar nuestros datos en una tabla de Excel, lo cual insertará los filtros además de aplicar un formato especial a los datos. Cómo usar los filtros en Excel Para filtrar la información debemos elegir una columna y hacer clic en la flecha de filtro correspondiente para mostrar las opciones de filtrado. Todos los filtros, en la parte inferior, mostrarán una lista de valores únicos con una caja de selección a la izquierda de cada uno.
Una opción que tenemos para filtrar los datos es elegir de manera individual aquellos valores que deseamos visualizar en pantalla. También podemos utilizar la opción (Seleccionar todo) para marcar o desmarcar todos los elementos de la lista. En la imagen anterior he elegido el nombre Hugo de manera que el filtro mostrará solamente las filas con dicho nombre.
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Al pulsar el botón Aceptar se ocultarán las filas que no cumplen con el criterio de filtrado establecido. Observa que la flecha de filtro de la columna Vendedor ha cambiado para indicarnos que hemos aplicado un filtro. Además, los números de fila de Excel se muestran en un color diferente indicándonos que existen filas ocultas.
Filtrar por varias columnas Si queremos segmentar aún más los datos mostrados en pantalla podemos filtrar por varias columnas. En el ejemplo anterior filtré las filas pertenecientes a Hugo, pero si además necesito saber las que pertenecen a la región Norte y Sur, entonces debo seleccionar dichas opciones dentro del filtro de la columna Región:
Al aceptar estos cambios se mostrarán solamente las filas que cumplen ambos criterios. Observa que ambas columnas habrán cambiado sus iconos para indicarnos que se ha aplicado un filtro en cada una de ellas.
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Esto demuestra que es posible crear tantos filtros como columnas tengamos en nuestros datos y entre más criterios de filtrado apliquemos mucha mayor será la segmentación de datos que obtendremos.
Cómo quitar un filtro en Excel Para quitar un filtro aplicado a una columna debemos hacer clic en la flecha del filtro y seleccionar la opción Borrar filtro de “Columna” donde Columna es el nombre de la columna que hemos elegido. Esta acción eliminará el filtro de una sola columna, pero si tenemos filtros aplicados a varias columnas y deseamos eliminarlos todos con una sola acción, entonces debemos pulsar el comando Borrar que se encuentra en la ficha Datos > Ordenar y filtrar.
Filtrar en Excel buscando valores Ya hemos visto que todos los filtros muestran una lista de valores únicos de la cual podemos seleccionar uno o varios de ellos y justo por arriba de dicha lista de valores se muestra un cuadro de texto que nos permite hacer una búsqueda. Por ejemplo, en la siguiente imagen he colocado la palabra “este” en el cuadro de búsqueda y como resultado se ha modificado la lista de valores mostrando solo aquellos donde se ha encontrado dicha palabra:
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Cuando tenemos una lista muy grande de valores únicos y no podemos identificar fácilmente
aquellos
que
deseamos
seleccionar, podemos utilizar el cuadro de búsqueda para encontrar los valores que necesitamos. También es posible utilizar caracteres comodines como el asterisco
(*)
o
el
símbolo
de
interrogación (?) tal como si hiciéramos una búsqueda aproximada en Excel de manera que podamos
ampliar los
resultados de búsqueda.
Filtros de texto en Excel Además de las opciones ya mencionadas para filtrar en Excel, cuando en una columna se detecta el tipo de dato texto, se mostrará
una
opción
de
menú
llamada Filtros de texto como la siguiente:
Al elegir cualquiera de estas opciones se mostrará un cuadro de diálogo que nos permitirá configurar cada uno de los criterios disponibles. Por ejemplo, al elegir la opción Comienza por se mostrará el siguiente cuadro de diálogo:
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Si colocamos la letra “a” en el cuadro de texto junto a la opción “comienza por”, entonces Excel mostrará solamente los elementos de la columna Vendedor que comiencen por la letra “a”. Filtros de número en Excel De manera similar, si Excel detecta que una columna contiene valores numéricos, nos permitirá utilizar filtros específicos para dicho tipo de dato tal como lo puedes observar en la siguiente imagen:
A diferencia de los Filtros de texto, Excel nos permitirá utilizar los Filtros de número para mostrar valores que sean mayores o iguales que otro o simplemente aquellos que son superiores al promedio. Filtros de fecha en Excel Las fechas son el tipo de dato que más opciones de filtrado nos proporcionan, tal como lo muestra la siguiente imagen:
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Excel nos permitirá filtrar las fechas por días específicos como hoy, mañana o ayer e inclusive por períodos de tiempo más largos como semanas, meses, trimestres o años con tan solo seleccionar la opción adecuada. Filtrar por color en Excel No podíamos pasar por alto y dejar de hablar de la opción de Filtrar por color que nos ofrece Excel. Para que esta opción se habilite es necesario que las celdas tengan aplicado un color de relleno ya sea por una regla de formato condicional o modificando directamente el color de relleno con las herramientas de formato. En nuestro ejemplo he aplicado una regla de formato condicional para aquellas celdas que tengan un valor superior a $850 en la columna Total.
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Una vez que las celdas tienen un color de relleno, al hacer clic en el filtro de la columna Total se mostrará habilitada la opción Filtrar por color y dentro de ella podré elegir alguno de los colores presentes en la columna.
Gráficas
Lo primero que debes hacer para crear un gráfico en Excel es organizar los datos que deseas trazar. Es decir, acomodar los datos en columnas y filas de manera que Excel pueda “entender” la información y crear el gráfico. Observa el siguiente ejemplo de datos:
Una vez organizada la información debes seleccionar el rango completo para indicar a Excel que trazará el gráfico utilizando como base dicha información:
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Antes de continuar debo decir que es importante conocer los tipos de gráficos en Excel de manera que puedas tomar la decisión adecuada sobre el gráfico a crear.
El siguiente paso para crear un gráfico en Excel es ir a la ficha Insertar, y dentro del grupo Gráficos hacer clic en el tipo de gráfico que has decidido crear. Para este ejemplo he decidido crear un gráfico de columnas por lo que haré clic sobre Columna y seleccionaré la primera de las opciones:
Justo después de haber seleccionado el gráfico que deseas Excel lo incrustará en la hoja:
Imprimir Títulos
https://youtu.be/H5ET1HPST9I
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Proteger celdas
https://youtu.be/ljUifKywM0w
1.4 Contextualización del problema Actividad 5. De manera individual enliste en la tabla siguiente, los documentos que le requieren de manera cotidiana en su desempeño como directivo.
Documentos
¿Quién y cómo lo ¿Cuáles y cómo pueden eficientar, utilizando
utilizados
realiza?
las
herramientas
momento?
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analizadas
hasta
el
1.5 Abordaje del problema Actividad 6 De manera individual, seleccione de la tabla anterior, al menos uno de los documentos para su elaboraciĂłn; preferentemente aquel que a su juicio represente un alto grado de dificultad y donde pueda utilizar el mayor nĂşmero de contenidos abordados.
1.6 SocializaciĂłn de la experiencia y los productos Actividad 7. Presenten sus trabajos a la plenaria.
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1.7 Hagamos Metacognición Realiza el ejercicio de metacognición apoyado en las siguientes preguntas de reflexión, argumentando sus respuestas.
1.- ¿Mi participación en las actividades del taller la realice considerando el aprendizaje a lograr? ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________
2.- ¿Los aprendizajes adquiridos son suficientes para poder implementar la hoja de cálculo como una herramienta para eficientar mi labor directiva? ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________
3.- ¿En qué contenidos del curso necesito fortalecer mis aprendizajes? ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________
4.- ¿Lo aprendido en el curso me motivó para generar algunos cambios en mis formas de trabajar? ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________
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