Guide du délégué 2013-2014

ACTION! GUIDE DU DÉLÉGUÉ

Table des matières I Introduction..........................................................................................................................5 II L’UNÉCOF............................................................................................................................6 1. Une ORC de référence.............................................................................................................................................................. 7 2. Ses valeurs................................................................................................................................................................................ 7 3. Ses actions................................................................................................................................................................................8 4. Ses outils...................................................................................................................................................................................9 5. Ses instances.......................................................................................................................................................................... 10

III Le Conseil Étudiant (CE)..................................................................................................12 1. La composition du CE.............................................................................................................................................................13 2. Les missions des délégués étudiants...................................................................................................................................13 3. Le fonctionnement du CE......................................................................................................................................................14 4. Les moyens de visibilité et d’action du CE......................................................................................................................... 15

a) Les moyens de visibilité............................................................................................................................................. 15

b) Les moyens d’action................................................................................................................................................... 16

IV Les Élections.................................................................................................................... 18 1. L’organisation des élections.................................................................................................................................................. 19

a) Candidats et électeurs................................................................................................................................................ 19

b) Quorum......................................................................................................................................................................... 19

c) Vote.............................................................................................................................................................................. 20

2. Les obligations postélectorales........................................................................................................................................... 20

a) La communication des résultats des élections...................................................................................................... 20

b) La désignation des représentants au sein des Conseils de l’école..................................................................... 20

c) Le choix de l’ORC ou de l’indépendance..................................................................................................................21

3. Les différents Conseils............................................................................................................................................................21

A. Pour une participation responsable des mandatés...............................................................................................22

B. La quote-part représentative des étudiants.............................................................................................................22

a) Dans les Universités..............................................................................................................................................22

1°) Le Conseil d’administration............................................................................................................................23

2°) Le Conseil pédagogique................................................................................................................................23

3°) Le Conseil social.............................................................................................................................................24

4°) Les autres Conseils.........................................................................................................................................24

b) Dans les Hautes Écoles........................................................................................................................................24

1°) Le Conseil d’administration ou l’Organe de gestion...................................................................................24

2°) Le Conseil social.............................................................................................................................................25

3°) Le Conseil pédagogique................................................................................................................................25

4°) Le Conseil de catégorie..................................................................................................................................25

5°) Le Conseil de département.......................................................................................................................... 26

c) Dans les Écoles supérieures des Arts................................................................................................................ 26

1°) Le Conseil de gestion pédagogique............................................................................................................. 26

2°) Le Conseil social.............................................................................................................................................27

3°) Le Conseil d’option(s).....................................................................................................................................28

4. Idées pratiques........................................................................................................................................................................28

V Aspects financiers........................................................................................................... 30 1. Les moyens octroyés au Conseil Étudiant...........................................................................................................................31

a) Les locaux.....................................................................................................................................................................31

b) Les subsides.................................................................................................................................................................32

c) Le personnel.................................................................................................................................................................32

2. Les outils comptables........................................................................................................................................................... 33

a) Les comptes................................................................................................................................................................ 33

b) La caisse...................................................................................................................................................................... 33

c) Le livre des sorties et des entrées............................................................................................................................ 33

d) Le facturier...................................................................................................................................................................34

3. Les dépenses admissibles....................................................................................................................................................34 4. Le contrôle des Commissaires du Gouvernement............................................................................................................ 35

VI Points administratifs importants................................................................................... 38 1. De l’importance du ROI......................................................................................................................................................... 39 2. La possibilité de passer en ASBL....................................................................................................................................... 39

VII Le Calendrier annuel du CE..........................................................................................42 VIII Annexes......................................................................................................................... 46 1. Les formations dispensées par l’UNÉCOF..........................................................................................................................47 2. Les décrets utiles pour les délégués...................................................................................................................................47 3. Les coordonnées des Commissaires du Gouvernement..................................................................................................48 4. SOS Glossaire........................................................................................................................................................................ 49

iNTrO tu es étudiant et tu veux te présenter aux élections de ton Ce... Quelle belle initiative ! Pour t’éclairer au mieux, l’UNÉCOF met à ta disposition ce guide du délégué qui t’accompagnera tout au long de l’année

UNÉCOF • GUIdE dU dÉLÉGUÉ

Ce guide s’intéressera successivement au Conseil Étudiant (composition, missions, fonctionnement), aux élections des délégués (organisation de la période électorale, obligations postélectorales) et à la gestion administrative et financière des CE. Pour ta facilité, il reprendra un calendrier annuel des principales formalités à remplir (rapports à transmettre, établissement des comptes et du budget,

iNtRO

organisation des élections) et dispensera des conseils pour être un bon délégué.

Cette nouvelle édition du guide du délégué est particulièrement importante parce qu’elle a été actualisée en vue de se conformer au nouveau décret du 21 septembre 2012 relatif à la participation et à la représentation étudiante dans l’enseignement supérieur, plus simplement nommé décret participation. Ce décret est entré en vigueur le 23 octobre 2012 et concerne tous les types d’enseignement, à savoir les Universités, les Hautes Écoles et les Écoles supérieures des Arts.

En outre, ce nouveau guide se veut plus clair et plus pratique puisqu’il s’intéresse de près à la vie quotidienne du CE en te donnant des clés pour une bonne gestion (voir par exemple la liste des dépenses admissibles).

Enfin, l’UNÉCOF est toujours disponible pour répondre à tes questions et se fera un plaisir de t’aider, soit par téléphone (02/541 85 00) soit par mail (info@unecof.be). Tu peux également te rendre directement à nos bureaux de Bruxelles ou aux réunions de nos locales (à Liège, Namur ou Mons) qui sont annoncées sur notre site www.unecof.be.

Bonne lecture et surtout plein de succès dans ta fonction de délégué étudiant !

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l’UNÉCOF

UNÉCOF • GUIdE dU dÉLÉGUÉ

1. UNE OrC dE rÉFÉrENCE L’Union des Étudiants de la Communauté française possède une double casquette d’Organisation de Jeunesse et d’Organisation Représentative Communautaire. En sa qualité d’ORC, elle représente les étudiants de l’Enseignement

L’ UNÉCOF

supérieur en Fédération Wallonie-Bruxelles (ancienne Communauté française) et défend leurs droits depuis 1996.

Constituée sous la forme juridique d’une Association Sans But Lucratif (ASBL), ses membres sont les Conseils Etudiants des écoles qui ont fait le choix de s’y affilier.

Une ORC a pour objectifs principaux de (art.25 du décret participation) : • représenter tous les étudiants fréquentant un établissement d’enseignement supérieur ; • défendre et promouvoir leurs intérêts (enseignement et pédagogie) ; • Informer (actualité, décret) les étudiants et de susciter leur participation active ; • Assurer la circulation de l’information ; • Participer à la formation des représentants.

2. SES VALEUrS L’UNÉCOF défend de nombreuses valeurs : • Elle est indépendante car elle ne se revendique d’aucun parti politique ou courant philosophique et veille à ce qu’aucune confusion ne soit possible entre les opinions de ses membres et les siennes ; • Elle est pluraliste car elle représente les étudiants de tous les réseaux et de tous les secteurs de l’Enseignement supérieur sans distinction ; • Elle est constructive car elle privilégie le débat et la concertation dans le respect de tous les intervenants et elle cherche avant tout à proposer des pistes de solution aux problèmes rencontrés par les étudiants.

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3. SES ACtIONS L’UNÉCOF agit à quatre niveaux différents :

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Auprès des étudiants

• En offrant une assistance administrative (explications diverses pour remplir des documents, aide à la rédaction de courriers...) ; • En offrant des conseils juridiques ; Les consultations juridiques sont disponibles toute l’année y compris pendant les vacances scolaires.

En cas d’introduction d’un recours auprès de la Communauté française (refus de bourse…) ou auprès des autorités académiques (refus d’inscription, décision d’exclusion, échec contestable…), l’UNÉCOF ouvre un dossier et accompagne l’étudiant tout au long de la procédure.

• En offrant un service de proximité avec des groupes locaux.

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Auprès des CE

• En les informant (revue de presse, newsletter...) ; • En suscitant la réflexion sur les thématiques liées à l’Enseignement supérieur ; • En fournissant une aide pour l’organisation des élections des CE et la formation des délégués ; • En dispensant des formations spécifiques (communication, gestion et fonctionnement des CE…).

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Auprès des établissements d’enseignement supérieur

• En menant des actions ponctuelles (campagnes diverses) ; • En portant la parole des étudiants devant les autorités académiques ; • En intervenant auprès de la direction en cas de problème ; 8

• En assistant les étudiants en cas de difficultés.

unécof • gui d e d u d élégué

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Auprès des pouvoirs politiques

• En portant les revendications étudiantes devant l’opinion publique ; • En assumant le rôle d’interlocuteur officiel des étudiants auprès des responsables politiques ;

L’ UNÉCOF

• En participant aux réunions et concertations relatives au monde estudiantin, au cabinet ministériel ou en dehors.

4. Ses outils L’UNÉCOF agit directement sur le terrain : • Elle organise des groupes de travail et des formations pour les étudiants ; • Elle mène des campagnes dans les écoles ; • Elle est présente aux journées portes ouvertes des écoles ; • Elle est présente aux salons SIEP ; • Elle participe aux manifestations étudiantes ; • Elle participe à des concertations avec le Ministre de l’Enseignement supérieur et ses représentants ; • Elle participe à des réunions avec d’autres acteurs du monde étudiant ; • Elle noue des collaborations et des partenariats.

En complément de son action sur le terrain, l’UNÉCOF agit à travers une série de médias : • Un site internet général « www.unecof.be » (sur lequel tu retrouveras les liens vers les autres médias) ; • Une revue de presse hebdomadaire ; • « L’Antisèche » : un journal trimestriel écrit par les étudiants et les membres du staff qui reprend l’actualité et traite des sujets de la vie étudiante ; • « L’UNÉCOF TV » : une web tv de terrain qui informe les étudiants sur les problématiques de l’Enseignement supérieur et les réalités vécues par les CE ; • Un profil Facebook général et une page fan reprenant l’actualité liée à l’enseignement ; • Une page Twitter reprenant l’actualité de l’ASBL et des profils sur Google+, Fellownation et Wikipédia ; • Une newsletter envoyée par e-mail une fois par mois, résumant les activités et l’agenda de l’UNÉCOF.

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5. Ses instances Le Congrès Il regroupe tous les étudiants membres des Conseils Etudiants affiliés à l’UNÉCOF. Il sera convoqué pour la première fois en octobre 2013 et ensuite tous les deux ans. Il sera chargé de définir les grandes lignes politiques de l’association.

L’Assemblée générale (AG) Elle se réunit au moins deux fois par an. Elle est composée de représentants de chaque Conseil Étudiant membre de l’UNÉCOF à raison d’un représentant par tranche entamée de 1000 étudiants finançables par établissement et des membres du Conseil d’administration. Les sympathisants peuvent également assister aux réunions mais ils n’ont pas de droit de vote.

Les principales attributions de l’AG sont la détermination de la politique courante de l’association, le développement des débats à propos de l’Enseignement supérieur et l’approbation des comptes et du budget de l’association.

Le Conseil d’administration (CA) Il se réunit au moins une fois par trimestre. Il est composé d’au moins trois administrateurs étudiants. Le CA peut également décider de coopter des étudiants mais le nombre de cooptés ne peut dépasser 30% du nombre total d’administrateurs.

Le CA possède les pouvoirs les plus étendus pour accomplir les actes d’administration et de gestion de l’association.

Il est également compétent pour toutes les prises de positions de l’association qui doivent se faire dans l’urgence ou qui sont tributaires de l’actualité. Celles-ci devront toutefois être avalisées par l’AG suivante.

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UNÉCOF • GUIdE dU dÉLÉGUÉ

Les antennes locales Il s’agit de groupes locaux rassemblant géographiquement les étudiants des CE des écoles membres de l’UNÉCOF. Il existe 4 antennes (Hainaut, Liège, Bruxelles-Brabant wallon et Namur-Luxembourg). Ces antennes gèrent et

L’ UNÉCOF

développent des projets au niveau local et travaillent sur des dossiers spécifiques à leur zone géographique.

Le staff Il est présent à Bruxelles et à Liège. C’est l’équipe des « permanents ». Leur rôle est d’informer les étudiants toute l’année sur l’ensemble des problématiques les concernant et de les soutenir.

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le CONseil ÉTUdiaNT (Ce)

Le CONseiL ÉtUdiaNt (Ce)

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1. LA COmPOSItION dU CE Comme son nom l’indique, le Conseil Étudiant (CE) est composé d’étudiants élus par les autres étudiants (ou cooptés par le CE) pour représenter leurs pairs auprès des autorités académiques. Il organise aussi des activités scolaires et parascolaires et assure ainsi une vie étudiante active. Il participe donc à la gestion et à la vie de l’école.

Pour être valablement constitué, le CE doit comporter au moins 7 membres élus lors des élections et compter parmi ceux-ci au moins un représentant des étudiants issu de chaque faculté ou domaine d’études pour les institutions universitaires, de chaque catégorie pour les Hautes Écoles et de chaque domaine pour les Écoles supérieures des Arts.

Si aucun étudiant élu ne peut remplir cette condition, les membres élus cooptent un ou des étudiants afin de remplir cette condition (art. 10 du décret participation).

2. LES mISSIONS dES dÉLÉGUÉS ÉtUdIANtS Le CE, qui exerce essentiellement un rôle politique, vise des objectifs tout à fait différents de ceux d’un cercle ou d’un comité de fête. Les principales missions des délégués étudiants sont prévues par l’article 4 du décret participation : • Les étudiants élus représentent l’ensemble des étudiants de leur établissement ; • Ils défendent et promeuvent les intérêts des étudiants de la Haute École (HE), École supérieure des Arts (ESA) ou Université (Unif), notamment sur toutes les questions relatives à l’enseignement, à la pédagogie et à la gestion de leur établissement ; • Ils suscitent la participation active des étudiants ; • Ils assurent la circulation de l’information entre les autorités académiques et les étudiants ; • Ils participent à la formation des représentants étudiants afin d’assurer la continuité de la représentation ; • Ils informent les étudiants sur leurs droits, sur la vie de l’école et sur les possibilités pédagogiques.

Les délégués ont accès aux documents nécessaires pour remplir leurs missions correctement (art. 2 du décret participation) et ils sont pourvus d’une forme d’immunité : à l’instar des parlementaires, ils ne peuvent être sanctionnés pour les actes posés du fait ou dans le cadre de leur mandat (art.3 du décret participation).

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Pour ces différentes tâches, les délégués étudiants peuvent naturellement à tout moment demander l’aide de l’UNÉCOF qui propose déjà quelques conseils pour un travail efficace : • Avoir une bonne connaissance de la réglementation et des instances dans lesquelles les représentants du CE siègent (l’UNÉCOF peut aider les délégués à bien se préparer) ; • Être capable d’informer les étudiants mais aussi de recueillir leurs avis ; • Participer à la gestion du CE ; • Avoir un sens du travail collectif.

3. Le fonctionnement du CE Le CE est un organe collégial. On y travaille en groupe et les décisions se prennent habituellement à l’unanimité.

Chaque CE se dote d’un règlement d’ordre intérieur. Celui-ci détermine au moins le mode de désignation du Président et du Trésorier. L’article 14 al. 2 du décret participation prévoit que le CE peut être géré (de manière dérogatoire) sans qu’un Président soit désigné.

En règle générale toutefois, le CE fonctionne avec un Président, un Vice-président, un Secrétaire, un Trésorier et des délégués.

Le Président est un peu le capitaine de l’équipe. Il s’occupe des relations publiques et coordonne son équipe. Il est responsable du bon fonctionnement de son Conseil. Ses missions principales sont : • Préparer les réunions et établir l’ordre du jour ; • Veiller à l’envoi des convocations ; • Diriger les débats et gérer le temps de parole ; • Faire procéder au vote si nécessaire et synthétiser les décisions ; • Veiller au suivi des décisions prises ; 14

• Assurer le relais entre le CE, les étudiants de son école et l’ORC (il est la courroie de transmission).

Le conseil Étudiant (CE)

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Le Vice-président ou VP remplace le Président quand il n’est pas là. Il est aussi là pour aider le Président dans ses fonctions. Il peut également être chargé de missions spécifiques.

Le Secrétaire exerce une fonction très importante car il gère toute l’administration du CE. Il envoie les convocations, rédige les procès-verbaux des réunions du CE et gère le courrier. Il veille aussi au bon classement des différents documents. C’est pourquoi le Secrétaire doit être de préférence une personne organisée.

Le Trésorier est chargé de faire le budget du Conseil, de veiller au paiement des factures et de tenir la comptabilité à jour. Il est le garant de la bonne santé financière du CE. Il fait régulièrement un état des lieux. Il rassemble pour ce faire les extraits de comptes, les factures et les différents documents financiers.

Les Délégués sont les autres membres du Conseil. Il est important de bien répartir les différents mandats mais aussi de donner des fonctions spécifiques. Ainsi, il est utile d’avoir un chargé de la communication interne et externe, un responsable culturel, un responsable sportif ou encore un responsable du journal.

4. Les moyens de visibilité et d’action du CE a) Les moyens de visibilité Pour accroître leur visibilité, les CE ont plusieurs possibilités : • Être souvent sur le terrain et discuter avec les étudiants ; • Être présent dès la rentrée avec un stand ou un verre d’accueil ; • Mettre en place un site internet ou un blog ; • Créer un profil ou un groupe sur les réseaux sociaux ; • Avoir à disposition des valves pour assurer un affichage visible ; • Créer un journal distribué régulièrement ;

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• Mener des campagnes d’affichage ; • Créer des t-shirts ou sweats aux couleurs du CE.

b) Les moyens d’action Lorsqu’un problème se pose et que la représentation dans les organes de gestion ou les tentatives de négociations ne fonctionnent pas, des pistes d’action existent : • Écrire un courrier officiel ; • Mener une campagne d’information à travers l’ensemble de l’école. Cela peut être un élément de pression.

Vous pouvez créer des affiches, faire un blog, utiliser les réseaux sociaux ; • Faire une pétition (si c’est un succès, elle donnera du poids aux revendications) ; • demander à l’UNÉCOF de tenter une médiation ; • Entamer une mobilisation au sens large ; • Faire appel à la presse (l’UNÉCOF peut vous aider dans vos contacts presse) ; • Si le CE est une ASBL, il peut aussi intenter une action en justice, que ce soit devant la justice civile, le Conseil d’état ou encore la Cour constitutionnelle. Toutefois, c’est une arme qui peut coûter cher.

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Le CONseiL ÉtUdiaNt (Ce)

UNÉCOF • GUIdE dU dÉLÉGUÉ

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les ÉleCTiONs Les élections du Ce sont un moment crucial dans l’année académique.

La reconnaissance et la légitimité de la représentation étudiante dépendent en effet de leur réussite.

L’information des étudiants sur les enjeux et les objectifs des élections est primordiale. ils voteront d’autant plus facilement s’ils sont convaincus de l’intérêt d’être bien représentés.

UNÉCOF • GUIdE dU dÉLÉGUÉ

1. L’OrGANISAtION dES ÉLECtIONS Chaque CE possède son propre règlement électoral qui organise les élections de manière générale.

Les ÉLeCtiONs

Ce règlement définit (art. 7 et 8 du décret participation) : • La période électorale (de quand à quand ?) ; • La périodicité électorale (c.à.d. la fréquence, annuelle ou tous les 2 ans) ; • La date d’entrée en fonction des représentants élus ; • Le nombre de mandats disponibles au sein du CE (au moins 7) ; • La mise en place et la composition d’une commission électorale chargée du contrôle et du dépouillement ; • La diffusion d’une information auprès des électeurs.

Le nouveau décret participation ne prévoit aucune date pour la tenue des élections et pour la communication des résultats au Commissaire du Gouvernement. Par conséquent, chaque CE est souverain en la matière pour fixer ses propres dates. Toutefois, afin d’organiser au mieux le travail du CE, l’UNÉCOF te conseille au continuer à se baser sur le calendrier pratique détaillé au point VII.

a) Candidats et électeurs L’étudiant qui souhaite être candidat aux élections du CE doit être inscrit régulièrement au sein de l’établissement d’enseignement supérieur concerné au plus tard le jour de l’élection (art. 5 du décret participation).

Sont électeurs les étudiants qui sont inscrits régulièrement au sein de l’établissement d’enseignement supérieur concerné au plus tard le jour de l’élection (art. 6 du décret participation).

b) Quorum Pour être valable, le scrutin doit avoir recueilli la participation d’au moins 20 % des étudiants électeurs (art. 9, al.1 du décret participation).

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Si le quorum de 20 % n’est pas atteint, un second tour d’élection est organisé. Pour être valable, le vote de ce second tour doit rassembler au moins 15 % des étudiants électeurs. Si le quorum de 15 % n’est à son tour pas atteint, le Conseil Étudiant ne peut être valablement constitué (art. 9, al. 2 et 3 du décret participation).

c) Vote Les étudiants élus sont ceux qui ont recueilli, par ordre, le plus de suffrages (art. 11, al. 1 du décret participation).

Si le nombre de candidats est inférieur au nombre de mandats disponibles, les candidats élus cooptent un nombre de représentants égal au nombre de mandats restants disponibles. Dans ce cas, le CE veille à intégrer des étudiants de 1re baccalauréat (art. 11, al. 2 et 3 du décret participation).

En cas de démission d’un membre, celui-ci est remplacé par son suppléant (art. 11, al. 4 du décret participation).

2. Les obligations post électorales a) La communication des résultats des élections Les résultats des élections comprenant le nombre de votants et de voix recueillies par chaque candidat sont transmis au Commissaire du Gouvernement compétent (art. 9 al. 4 du décret participation).

b) La désignation des représentants au sein des Conseils de l’école Le CE désigne ses représentants au sein des Conseils de l’établissement d’enseignement supérieur dans lesquels il détient des sièges. Les représentants peuvent être désignés en dehors des membres élus des CE pour autant qu’ils soient inscrits régulièrement dans l’école.

Le CE doit transmettre sa liste de représentants effectifs et suppléants aux autorités académiques et au Commissaire du Gouvernement (art. 12 du décret participation).

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La quote-part représentative des étudiants au sein des différents Conseils des écoles fait l’objet d’un point spécifique

les Élections

ci-dessous (voir point IV. 3).

c) Le choix de l’ORC ou de l’indépendance La réunion du Conseil Étudiant qui doit procéder au choix de l’ORC compétente (ou décider de rester indépendant) doit comporter ce point à son ordre du jour et être convoquée au moins 10 jours ouvrables avant sa tenue.

Pour que la réunion puisse se tenir valablement, deux tiers des membres doivent être présents ou représentés.

Si ce quorum n’est pas atteint, une nouvelle réunion est convoquée au plus tôt 10 jours ouvrables après la date de la réunion initiale. Plus aucun quorum ne doit être atteint lors de cette nouvelle réunion (art. 27 du décret participation).

Après une présentation des ORC par ses représentants, les délégués étudiants se prononcent individuellement sur le choix de la représentation communautaire. Le vote se fait à bulletin secret (art. 28 du décret participation).

Le dépouillement des suffrages exprimés se déroule à l’issue du scrutin. Le Conseil Étudiant est réputé affilié à l’organisation représentative des étudiants qui emporte le plus de suffrages. Si la majorité des voix se porte sur une absence de représentation au niveau communautaire, le Conseil Étudiant est réputé n’être affilié à aucune des organisations représentatives au niveau communautaire. Les résultats du scrutin sont transmis au Commissaire ou Délégué du Gouvernement qui en assure la publicité auprès des ORC (art. 29 du décret participation).

3. Les différents Conseils Après les élections, les CE doivent mandater des délégués dans les différents Conseils des écoles. À cet égard, le nouveau décret participation prévoit que : « Les établissements d’enseignement supérieur mettent tout en œuvre afin de permettre la participation des étudiants dans les différents organes au sein desquels ils siègent » (art. 15).

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A. Pour une participation responsable des mandatés Des décisions sont prises régulièrement lors des différents Conseils. Ces décisions ont souvent un impact direct ou indirect sur la qualité de la vie étudiante. Il est donc important de savoir comment, en tant que CE, on peut participer au processus de prise de décisions.

Dans un premier temps, le CE doit établir de bonnes relations de travail avec les différents intervenants. En ayant de bonnes relations, il sera possible de collaborer - c’est-à-dire s’écouter, se parler et débattre de manière constructive de la situation.

Dans un deuxième temps, il faut connaître la décision qui doit être prise, les raisons pour lesquelles elle doit être prise, ses impacts et ses enjeux. Ecouter les différents points de vue et tenter de comprendre les raisons du choix s’avère être une chose primordiale.

Voici quelques conseils pour participer activement aux différentes réunions : • Tenir à jour le classement des procès-verbaux des réunions antérieures.

• Réaliser une synthèse des différents dossiers à propos desquels le CE est intervenu et souligner les avancées obtenues, les difficultés rencontrées et les oppositions formulées par les responsables académiques.

• Travailler à partir de commissions thématiques avec un responsable par Conseil où le CE siège.

• Assurer le passage de flambeau entre les équipes d’une année à l’autre pour expliquer le travail déjà fait et ce qui reste à faire.

B. La quote-part représentative des étudiants a) Dans les Universités Les étudiants participent à la gestion des Universités depuis longtemps mais cette participation n’a été réglementée qu’en 2003. Le siège actuel de la matière se trouve dans le nouveau décret participation.

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1°) Le Conseil d’administration Des représentants étudiants sont membres avec voix délibérative, à raison d’au moins 20 % de la composition des

les Élections

organes au sein de chaque institution universitaire, qui sont compétents pour : • Nommer le personnel administratif ainsi que le personnel spécialisé, le personnel de maîtrise, les gens de métier et de service ; • Arrêter et approuver les budgets et les comptes de l’institution universitaire ; • Décider, dans les limites des crédits budgétaires, des travaux d’entretien que nécessitent les bâtiments appartenant à l’institution et les faire exécuter dans les conditions fixées par la législation ; • Disposer, dans les limites et les conditions fixées par les lois, décrets et arrêtés, des crédits affectés à l’institution ; • Déterminer les cours, travaux et exercices pratiques relatifs aux matières de l’enseignement, conformément aux dispositions légales ; • Définir la procédure interne et les modalités de la procédure externe d’évaluation de l’enseignement et de fonctionnement de l’institution ; • Nommer les membres du personnel scientifique et académique (art. 16 du décret participation).

2°) Le Conseil pédagogique Des représentants étudiants sont membres avec voix délibérative, à raison d’au moins 25 % de la composition des organes chargés au sein de chaque institution universitaire de : • Remettre un avis au conseil d’administration sur toutes les questions relatives à l’utilisation des moyens pédagogiques et à l’affectation des ressources humaines ; • Émettre des propositions relatives aux études, aux examens et, en général, à l’organisation pédagogique de l’institution (art. 17 du décret participation).

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3°) Le Conseil social Des représentants étudiants sont membres avec voix délibérative, à raison de 50 % de la composition du conseil social ou des organes chargés d’apporter une aide sociale aux étudiants (art. 19 du décret participation).

4°) Les autres Conseils Des représentants étudiants sont membres avec voix délibérative, à raison d’au moins 20 % de la composition des conseils de faculté ou des organes constitués au niveau des différents domaines d’études de chaque institution universitaire (art. 18 du décret participation).

b) Dans les Hautes Écoles La gestion des Hautes Écoles organisées et subventionnées par la Communauté Française est prévue principalement par le décret du 5 août 1995 fixant l’organisation générale de l’enseignement supérieur en Hautes Écoles.

1°) Le Conseil d’administration ou l’Organe de gestion Le Conseil d’administration gère les HE organisées par la Communauté française. Certaines HE subventionnées utilisent cette dénomination, d’autres parlent d’Organe de gestion. Il peut consulter le Conseil pédagogique sur toute question concernant l’utilisation des moyens pédagogiques et l’affectation des ressources humaines. Il peut aussi consulter le Conseil social sur toute question relative aux conditions matérielles et sociales des étudiants.

Des représentants étudiants sont membres avec voix délibérative, à raison d’au moins 20 % de la composition des organes de gestion ou du Conseil d’administration (art. 21 du décret participation). Le Conseil d’administration ou l’Organe de gestion est donc composé d’au moins 1/5 d’étudiants.

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2°) Le Conseil social Le Conseil social est consulté par le Conseil d’administration ou le Collège de direction sur toute question relative

les Élections

aux conditions matérielles et sociales des étudiants. Il lui revient notamment de gérer, en concertation avec le Conseil d’administration de la HE, les fonds disponibles pour les besoins sociaux des étudiants. Il donne des avis sur toute question relative aux conditions matérielles et sociales des étudiants, d’initiative ou à la demande du Conseil de gestion pédagogique ou du Pouvoir organisateur.

Sa composition (art. 72 du décret du 5 août 1995) : • Les membres qui représentent le personnel à concurrence d’au moins 1/4 des membres du Conseil social ; • Les représentants étudiants à concurrence d’au moins la moitié des membres du Conseil social.

3°) Le Conseil pédagogique Le Conseil pédagogique est consulté par l’Organe de gestion et par le Collège de direction sur toute question concernant l’utilisation des moyens pédagogiques et l’affectation des ressources humaines.

Sa composition (art. 72 du décret du 5 août 1995) : • Les membres qui représentent le personnel à concurrence d’au moins 1/3 des membres du Conseil pédagogique ; • Les représentants des étudiants à concurrence d’au moins 1/3 des membres du Conseil pédagogique.

4°) Le Conseil de catégorie L’enseignement dans les Hautes Écoles est réparti en catégories. Elles regroupent les formations d’un même domaine.

Il existe 8 catégories : agronomie, arts appliqués, économie, paramédical, pédagogie, social, technique et traduction et interprétation (art. 12 du décret du 5 août 1995).

Chaque catégorie est dotée d’un Conseil de catégorie dont les missions sont : émettre des avis de leur propre initiative 25

ou à la demande de l’Organe de gestion de la Haute École sur des questions concernant les catégories et donner un avis sur toute modification de grilles horaires (art. 71 al. 8 du décret du 5 août 1995).

Sa composition (art. 72 du décret du 5 août 1995) : • Les représentants du personnel à concurrence d’au moins 1/4 de ses membres ; • Les représentants étudiants à concurrence d’au moins 1/5 de ses membres.

5°) Le Conseil de département Les catégories peuvent être divisées en département. Dans ce cas, on peut organiser un Conseil de département dont la mission est de rendre des avis au Conseil de catégorie (de sa propre initiative ou à sa demande) sur des questions concernant celui-ci (art. 71 al. 9 du décret du 5 août 1995).

Sa composition (art. 72 du décret du 5 août 1995) : • Au moins un quart des membres représentant le personnel à concurrence d’au moins 1/4 des membres du Conseil de département ; • Les représentants des étudiants à concurrence d’au moins 1/5 des membres du Conseil de département.

c) Dans les Écoles supérieures des Arts Leur gestion est prévue dans le décret du 20 décembre 2001 fixant les règles spécifiques à l’Enseignement supérieur artistique organisé en Écoles supérieures des Arts.

1°) Le Conseil de gestion pédagogique Il est chargé d’élaborer les modalités de mise en œuvre des missions de l’ESA en rédigeant son projet pédagogique et artistique ainsi que le règlement particulier des études. Il est consulté par le Pouvoir organisateur sur toute question pédagogique et sur toute question concernant l’utilisation des moyens pédagogiques et l’affectation des membres du 26

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personnel. Il est également consulté par le Pouvoir organisateur sur toute convention de coopération avec un autre établissement. Le Conseil de gestion pédagogique peut enfin, d’initiative, remettre au Pouvoir organisateur un avis au

les Élections

sujet des points qui précèdent (art. 16 dudit décret de 2001).

Sa composition (art. 16 du décret de 2001) : • Le Directeur et le Directeur-adjoint lorsque cette fonction est attribuée ; • 5 représentants des professeurs et des accompagnateurs représentant chaque domaine organisé ; • 3 représentants syndicaux ; • 2 représentants des assistants lorsque cette fonction est attribuée ; • Un représentant des catégories du personnel autres que la catégorie du personnel enseignant ; • 5 délégués étudiants représentant chaque domaine organisé. Les délégués étudiants ont droit à un suppléant.

2°) Le Conseil social Le Conseil social a pour mission d’établir le budget social et de le transmettre au Pouvoir organisateur pour approbation.

Dans le respect du budget social tel qu’approuvé, il attribue les crédits sociaux. Il donne des avis sur toute question relative aux conditions matérielles et sociales des étudiants, d’initiative ou à la demande du Conseil de gestion pédagogique ou du Pouvoir organisateur (art. 32 du décret de 2001).

Le Conseil social comprend, en nombre égal, des représentants étudiants désignés par le CE et des représentants des membres du personnel directeur et enseignant (art. 33 du décret de 2001).

Le responsable de la comptabilité de l’ESA, désigné par le Pouvoir organisateur, est associé aux travaux mais n’intervient pas lors des votes du Conseil (art. 34 al. 2 et 3 du décret de 2001).

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3°) Le Conseil d’option(s) Les Conseils d’option(s) émettent des propositions relatives à l’option ou aux options visant à concrétiser le projet pédagogique de l’ESA. Ces propositions sont soumises au Conseil de gestion pédagogique (art. 23 du décret de 2001).

Sa composition (art. 24 du décret de 2001) : • Tous les enseignants intervenant dans la formation qui correspond à une option ; • 4 représentants étudiants de l’option ; lorsque l’École organise plusieurs options, elle peut constituer un Conseil regroupant plusieurs options. Ce Conseil d’options comprend tous les enseignants de cet ensemble d’options et deux étudiants par option concernée.

4. IdÉES PrAtIQUES Pour bien préparer les élections, il est essentiel de peaufiner la procédure électorale par : • L’organisation d’une « campagne » électorale (réunions ouvertes, séances de questions/réponses) ; • La préparation d’affiches, de tracts très visuels avec quelques mots ; • La préparation d’un programme reprenant les grands projets qui seraient mis en œuvre si tu étais élu(e) ; • La confection d’une urne scellée (il peut s’agir d’une simple boîte en carton percée, scellée par un autocollant) ; • La création des bulletins de vote ; • La désignation de témoins « indépendants » (assesseurs) qui s’assurent du bon déroulement du vote ; • L’affichage des résultats aux valves pour tous les étudiants de l’école.

L’UNÉCOF édite chaque année un kit élection qui te propose différents outils pour t’aider : Powerpoint explicatif sur la procédure électorale, exemple-type de programme électoral, affiches dynamiques, modèles de bulletins de vote.

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Les ÉLeCtiONs

UNÉCOF • GUIdE dU dÉLÉGUÉ

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asPeCTs FiNaNCiers

asPeCts FiNaNCieRs

UNÉCOF • GUIdE dU dÉLÉGUÉ

La gestion financière d’un CE n’est pas chose facile. Le Trésorier a sur ses épaules un grand nombre de responsabilités.

Il est le garant de la bonne tenue des comptes, de la bonne santé financière du Conseil et donc de la bonne utilisation des moyens qui lui ont été octroyés.

Une bonne comptabilité a pour objectif d’être un outil de contrôle, de gestion et de communication : • Un outil de contrôle, car elle permet de synthétiser et d’organiser une série d’informations.

• Un outil de gestion, car elle aide à mettre en correspondance les types de dépenses effectuées et leurs montants.

• Un outil de communication, car elle permet d’expliquer à d’autres ce qui a été fait.

1. LES mOyENS OCtrOyÉS AU CONSEIL ÉtUdIANt Pour accomplir leurs missions, les CE se voient accorder des moyens financiers, matériels et humains. La contrepartie est l’obligation faite au Conseil de pouvoir justifier de l’emploi de ces moyens. L’UNÉCOF est évidemment là pour vous aider. Elle organise même des formations spécifiques pour une bonne gestion administrative et financière des Conseils Étudiants (voir point VII).

a) Les locaux Chaque école doit mettre gratuitement un local à la disposition des étudiants (art. 22 du décret participation).

Chaque CE sera alors responsable du matériel qui s’y trouve ou qu’il acquerra par la suite. Ce matériel constitue le patrimoine du CE (mobilier, matériel informatique et électronique…). Ce patrimoine possède une certaine valeur financière qui diminue chaque année par le vieillissement et l’usure. Son remplacement sera donc nécessaire après x années. Les normes sont de 10 ans pour le mobilier et de 4 ans pour le matériel informatique. Dans l’inventaire, il conviendra de spécifier l’état du bien (neuf, bon, moyen, obsolète).

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b) Les subsides Les établissements d’enseignement supérieur octroient annuellement au Conseil Étudiant des moyens financiers destinés à leur fonctionnement (art. 22 al. 2 à 5 du décret participation).

L’ensemble des moyens financiers octroyés est calculé sur la base du nombre d’étudiants régulièrement inscrits au sein de l’établissement d’enseignement supérieur au cours de l’année académique des élections.

Pour les Hautes Écoles et les Écoles supérieures des Arts, les moyens financiers octroyés se montent à au moins 10 euros par étudiant.

Pour les institutions universitaires, les moyens financiers octroyés se montent à au moins 2,5 euros par étudiant.

Les moyens financiers octroyés ne peuvent être inférieur à 1.000 euros. Ce montant est indexé selon la formule suivante : Indice des prix à la consommation du mois de janvier de l’année budgétaire concernée/indice des prix à la consommation du mois de janvier 2012. À coté de ces subsides, les CE peuvent évidemment percevoir de l’argent provenant des recettes de diverses activités (soirées estudiantines...).

c) Le personnel L’article 22 al. 6 du décret participation prévoit explicitement que les institutions universitaires mettent du personnel à disposition du Conseil Étudiant à raison d’au moins un demi-équivalent temps plein par tranche de 10 000 étudiants entamée. Ce personnel est mis à disposition sur avis conforme du Conseil Étudiant.

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ASPECTS FINANCIERS

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2. Les outils comptables a) Les comptes L’UNÉCOF conseille au CE d’ouvrir deux comptes : Un compte courant : ce compte doit permettre de faire face aux différentes dépenses. On conseille d’y lier une carte de débit ainsi qu’un e-banking. Les dépenses récurrentes (téléphone, internet, cotisation UNÉCOF…) seront payées par domiciliation ou ordre permanent (attention de ne pas oublier de les arrêter quand leur raison d’être a cessé).

Un compte de dépôt : sur ce carnet de dépôt sont versées les subventions accordées. C’est de celui-ci que le compte courant est approvisionné.

Dès l’entrée en fonction du CE, il faut désigner les personnes qui auront droit de signature sur ces comptes en évitant qu’il y en ait trop. Deux à trois personnes suffisent largement. Il est interdit d’utiliser une carte de crédit.

b) La caisse Le CE peut disposer d’une caisse où il garde l’argent liquide. Veillez à réduire au maximum le montant qui s’y trouve en versant le surplus le plus rapidement possible sur le compte de dépôt et veillez toujours à garder cette caisse fermée à clé dans un endroit sécurisé. De façon générale, il est préférable de faire les paiements par carte bancaire.

c) Le livre des sorties et des entrées Ce n’est pas une obligation décrétale mais il peut être bien utile pour suivre les entrées et les sorties d’argent. Il l’est également pour établir le compte de résultats grâce à la dernière rubrique, qui reprend la catégorie du budget correspondant à la dépense. Il peut s’agir d’un simple cahier ou d’un tableau Excell. La première page est signée par le Président et le Trésorier.

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5 rubriques sont prévues : • La date de l’opération, à classer par ordre chronologique ; • Le numéro de l’opération : ce doit être le même numéro que le journalier bancaire ou le journalier caisse ; • La nature de l’opération, nom du fournisseur, du magasin et du bénéficiaire ; • Le montant ; • La catégorie du budget correspondant à la dépense.

d) Le facturier C’est un classeur reprenant les pièces justificatives des dépenses. Pour chaque dépense, il doit y avoir une pièce.

Elles sont classées chronologiquement, de manière à ce que le dernier document reçu apparaisse en premier.

3. Dépenses admissibles On entend en règle générale par dépense admissible : • Tout ce qui permet d’assurer la participation des étudiants et le fonctionnement du CE (frais de réunion, de déplacement... ; • Tout ce qui permet de faire connaître le CE ; • Des projets au bénéfice de tous les étudiants de l’établissement scolaire.

Exemples de dépenses admissibles : • Organisation de vos week-ends CE (avec formations) ; • Réalisation de votre site internet ; • Installation de valves visibles ; • Obtention d’un numéro de GSM pour le CE ; • Réalisation d’affiches tout au long de l’année ; 34

ASPECTS FINANCIERS

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• Accueil et information des nouveaux étudiants en début d’année ; • Equipement d’un local pour votre CE ; • Mise en place de systèmes de communication (PC, fax, téléphone…) ; • Publication régulière de journaux (internes et externes) d’information ; • Payement de votre cotisation à l’UNÉCOF ; • Organisation de vos élections de manière la plus rigoureuse possible (urnes, affiches... ) ; • Remboursement des frais de déplacement de vos délégués ; • Intendance (manger et boire) pendant vos réunions ; • Création de t-shirts et de vestes pour vos délégués.

Pour toute question spécifique relative aux dépenses, les CE sont invités à contacter leur Commissaire du Gouvernement compétent. Attention, en cas de doute, il faut toujours demander préalablement l’avis du Commissaire-Délégué !

4. Le contrôle des Commissaires du Gouvernement L’argent perçu par les CE est de l’argent public. Les décrets laissent la liberté d’utilisation de ces subsides mais les délégués étudiants ont l’obligation légale et morale de gérer ces sommes de façon transparente et au mieux des intérêts étudiants.

Cette gestion est d’autant plus difficile que, bien souvent, les équipes changent chaque année académique alors que les comptes sont établis sur une année civile. On ne le répétera donc jamais assez : la rigueur doit être de mise !

Le Commissaire du Gouvernement et son Vérificateur sont à la disposition du CE pour l’élaboration et la tenue de sa comptabilité.

Le CE devra tenir une comptabilité précise des mouvements du compte des étudiants et établir les budgets et les comptes de résultats tels que demandés dans l’échéancier. Il est indispensable de transmettre au Commissaire les renseignements demandés, les extraits de comptes bancaires et les pièces justificatives des dépenses.

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Selon l’article 22 al. 7 du décret participation, les comptes doivent être transmis annuellement au Commissaire ou Délégué du Gouvernement auprès de l’établissement d’enseignement supérieur concerné. Cette transmission se fait au plus tard trois mois après la fin de l’exercice comptable.

En cas de problème, le Commissaire peut, à tout moment, suspendre l’octroi des tranches de subventions à venir. Dans ce cas, les moyens restent au Conseil social qui peut les utiliser à d’autres fins. En outre, des sanctions existent en cas de non-respect des conditions décrétales : • Si pas de transmission ou pas d’existence de budget, de compte ou de rapport d’activités, etc : blocage des subventions et/ou mise sous tutelle du CE. • Si utilisation frauduleuse des subventions (abus de biens sociaux): blocage des subventions et/ou récupération des sommes octroyées et/ou poursuites judiciaires.

Des sanctions peuvent également survenir en cas de non organisation des élections, d’élections tardives ou d’utilisation des subsides que le Commissaire juge irrégulière.

n ntio atte

Informations importantes 36

asPeCts FiNaNCieRs

UNÉCOF • GUIdE dU dÉLÉGUÉ

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POiNTs admiNisTraTiFs imPOrTaNTs

POINTS ADMINISTRATIFS IMPORTANTS

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1. De l’importance du ROI L’article 14 du décret participation stipule que chaque CE se dote d’un Règlement d’Ordre Intérieur.

Comme son nom le laisse entendre, un Règlement d’Ordre Intérieur (ROI) précise les règles pratiques du fonctionnement d’une association, ici le Conseil Étudiant. Un ROI peut ainsi préciser : • Les compétences des différents membres (Président, Vice-président, Trésorier, Secrétaire, autres délégués) ; • La fréquence des réunions du CE et leur mode de convocation ; • Les mécanismes de décision (quorum et vote) ; • Le contenu des PV, leur approbation et leur publicité.

En outre, le ROI inclut généralement le règlement électoral des élections étudiantes (échéancier, procédure, cf. supra).

Le ROI se transmet d’année en année. Il doit donc évidemment mis à jour si les habitudes de fonctionnement se modifient.

Si le CE est organisé en ASBL (voir infra), il convient de faire attention à ce que le ROI ne fasse pas double emploi avec les statuts sachant qu’en cas de conflit entre ces deux règlements, ce sont toujours les statuts, publiés au Moniteur belge, qui l’emportent. De façon générale, pour éviter les problèmes, l’UNÉCOF conseille aux CE de distinguer le plus possible la supra-structure de l’ASBL (compétente prioritairement pour les questions comptables et administratives) de la structure du CE (compétente prioritairement pour les questions estudiantines). Pour cette matière délicate, nous invitons les CE à suivre la formation de l’UNÉCOF sur les ASBL.

2. La possibilité de passer en ASBL Un Conseil Étudiant (CE) constitue une association de fait. Une association de fait, par définition, n’est pas reconnue juridiquement. Par conséquent, le CE n’a aucune capacité à agir par lui-même et ne possède pas de patrimoine personnel.

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Dans certains cas, surtout pour les « grands » CE et/ou les CE qui multiplient les activités, il peut être intéressant de passer en ASBL. En effet, contrairement à une association de fait, une ASBL dispose de la personnalité juridique. Elle existe indépendamment des membres qui la constituent (elle a des droits, des obligations et un patrimoine propre).

L’ASBL offre donc davantage de sécurité juridique qu’une association de fait : • Elle dispose d’une structure juridique reconnue par tous dont les grandes lignes de fonctionnement se trouvent dans la loi du 27 juin 1921, modifiée par la loi du 2 mai 2002 relative aux ASBL. • La responsabilité et le patrimoine de l’ASBL et de ses membres sont distincts, ce qui veut dire que les membres ne seront en principe jamais tenus sur leur patrimoine personnel en cas de problème.

• Les tiers font plus facilement confiance à une ASBL qu’à une association de fait. Il est donc plus facile d’organiser des événements.

La création d’une ASBL n’est en soi pas compliquée. L’UNÉCOF propose à cet égard une formation expliquant en détails les différentes étapes de sa création. Pour éclairer au mieux les CE, cette formation expose également le mode de fonctionnement général des ASBL (organes et compétences) et ses obligations administratives et comptables.

L’UNÉCOF fournit en outre des modèles de statuts et se tient à disposition des CE pour les aider à rédiger leurs statuts et répondre à leurs questions.

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POINTS ADMINISTRATIFS IMPORTANTS

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le CaleNdrier aNNUel dU Ce

Le calendrier aNNUEL du CE

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L’entrée en fonction du nouveau CE : a lieu en fonction du ROI, fin juin ou dans le courant du congé d’été. C’est le moment de la véritable passation de pouvoirs entre le CE sortant et le nouveau CE. Il est important que cela se fasse dans un bon esprit afin d’assurer le suivi efficace des actions en cours et de continuer la bonne gestion. C’est à ce moment-là qu’on transmet les documents administratifs et comptables ainsi que les dossiers en cours.

La rentrée du CE : Début septembre, le CE doit vérifier que tout le monde est bien prêt à l’action, s’assurer qu’il n’y a pas de désistement et préparer un programme d’activités. C’est à ce moment-là que l’on établit un premier programme des réunions du CE et des différents Conseils.

Le choix de l’ORC : Ce choix doit être finalisé idéalement pour le début d’année scolaire, après l’organisation de contradictoires. Le CE doit décider de son affiliation à une ORC ou de son indépendance. En cas d’affiliation, il faut également désigner ses représentants. En cas de non-affiliation, le CE joue cavalier seul. Il n’est pas représenté auprès du cabinet du Ministre qui ne consulte que les ORC. Le rapport d’activités : Il doit être envoyé au plus tard pour le 1er octobre au Commissaire du Gouvernement. Il comporte : • Le nom de l’école, le statut du CE (ASBL, association de fait), la liste des membres du CE, l’ORC à laquelle le CE s’est affilié ou pas ; • Une présentation des différents membres, la répartition des fonctions, la présentation de l’équipe des permanents s’il y en a ; • Un rapport sur les élections, leur déroulement et les résultats ; • La présentation des différents mandats et la liste des présences aux réunions ; • La liste des réunions internes et externes ; • La liste des différentes activités organisées ; • Le rapport sur l’aide financière de la Fédération Wallonie-Bruxelles : quel montant a été reçu et comment il a été dépensé ; • L’inventaire des biens du CE.

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Début novembre : adapter éventuellement le Règlement d’Ordre Intérieur (ROI) et le valider.

Les prévisions budgétaires (pour l’année civile suivante) : avant le 1er décembre. C’est un acte essentiel.

Pour établir ce budget, on prend en compte les dépenses de l’année en cours et des années précédentes.

Entre le 1er mars et le 30 avril : période conseillée pour l’élection des nouveaux délégués étudiants.

Fin mars : nouvelles prévisions budgétaires adaptées sur base des premiers mois de l’année civile.

C’est aussi l’occasion de redresser la barre si le budget dérape.

Au plus tard le 31 mars : transmission au Conseil social et au Commissaire du Gouvernement des comptes de l’année civile précédente.

Au plus tard le 31 mai : communication des résultats des élections (composition du CE) du nouveau Conseil Étudiant au secrétariat et au directeur de l’école, ainsi qu’au Commissaire du Gouvernement.

Attention, nous rappelons que si le CE est une ASBL, il devra également respecter une série d’obligations administratives et comptables (publier au Moniteur la liste des administrateurs ; faire voter les comptes en fin d’année comptable par l’Assemblée générale et les déposer au Greffe du Tribunal de Commerce dont l’ASBL dépend ; faire voter le budget par l’Assemblée générale...).

Pour plus d’informations sur les obligations des ASBL, nous vous renvoyons à la formation dispensée par l’UNÉCOF.

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Le calendrier aNNUEL du CE

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aNNeXes

UNÉCOF • GUIdE dU dÉLÉGUÉ

1. LES FOrmAtIONS dISPENSÉES PAr L’UNÉCOF • La gestion administrative et financière des CE (aspects de comptabilité) • Le Conseil Étudiant : de l’association de fait à l’ASBL • La prise de parole en public et la gestion d’une réunion (aspects de communication)

aNNeXes

• La règlementation liée au déroulement des examens et des délibérations (en ce compris les conditions de réussite et les règles en matière de recours) • La règlementation en matière de bourses • Le paysage institutionnel belge et le paysage de l’enseignement supérieur en Belgique (offres d’enseignements, structures...)

2. LES dÉCrEtS UtILES POUr LES dÉLÉGUÉS • Le décret du 5 août 1995 fixant l’organisation générale de l’enseignement en Hautes Écoles et le décret du 12 juin 2003 définissant et organisant la participation des étudiants au sein des institutions universitaires et instaurant la participation au niveau communautaire ont été remplacés par le nouveau décret participation (http://www.unecof.be/images/stories/decret_participation/decret_participation.pdf) • Le décret du 9 septembre 1996 relatif au financement des Hautes Écoles organisées ou subventionnées par la Communauté française (http://www.gallilex.cfwb.be/document/pdf/19970_010.pdf) • Le décret du 10 juillet 2010 relatif à la gratuité et à la démocratisation de l’Enseignement supérieur (http://www.gallilex.cfwb.be/document/pdf/35701_000.pdf) • Le décret du 31 mars 2004 définissant l’enseignement supérieur, favorisant son intégration dans l’espace européen de l’Enseignement supérieur et refinançant les Universités (http://www.gallilex.cfwb.be/document/pdf/28769_007.pdf) • Le décret du 20 décembre 2011 ayant trait aux règles spécifiques à l’Enseignement supérieur artistique (http://www.gallilex.cfwb.be/document/pdf/26621_003.pdf) 47

• Le décret du 7 novembre 1983 réglant pour la Communauté française les allocations d’études (http://www.gallilex.cfwb.be/document/pdf/09990_000.pdf) • L’arrêté du Gouvernement de la Communauté française du 2 juillet 1996 fixant l’organisation de l’année académique et les conditions de refus d’une inscription et portant règlement général des examens dans les Hautes Écoles organisées ou subventionnées par la Communauté française (http://www.gallilex.cfwb.be/document/pdf/19793_000.pdf) • L’arrêté du Gouvernement de la Communauté française du 17 juillet 2002 fixant l’organisation de l’année académique et portant règlement général des études dans les écoles supérieures des Arts organisées ou subventionnées par la Communauté française (http://www.gallilex.cfwb.be/document/pdf/26980_000.pdf)

3. Les coordonnées des Commissaires du Gouvernement CHARLIER Véronique

GOMEZ Michel

rue de Robermont, 114

Rue de la Rivelaine, 7 (3e étage)

4020 Liège

6061 Charleroi (Montignies/Sambre)

Tél : 04/254.37.07 - Fax : 04/254.70.95

Tél : 071/44.88.61 - Fax : 071/44.88.69

Mail: veronique.charlier@cfwb.be

Mail: michel.gomez@cfwb.be

COULON Michel rue des Chasseurs ardennais, 34 5580 Han-sur-Lesse Tél : 084/37.94.24 - Fax : 084/45.68.40 Mail: michel.coulon@cfwb.be

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unécof • gui d e d u d élégué

4. SOS Glossaire AG : Assemblée Générale. Rassemblement de l’ensemble des membres d’une organisation.

CA : C onseil d’Administration. Un groupe de personnes élues par l’Assemblée générale pour gérer et représenter l’organisation.

(L’AG nommera entre autres un Président, un Secrétaire et un Trésorier).

ANNEXES

CE : Conseil Étudiant. Un groupe d’étudiants élus par leurs pairs pour les représenter et organiser une vie étudiante active.

Concertation : processus par lequel les ORC, dont l’UNÉCOF, tentent de se mettre d’accord avec le Ministre sur un projet de décret.

Contradictoire : étape précédant le choix d’une ORC par un CE. Les ORC candidates se présentent à tour de rôle et répondent aux questions sur leurs projets, leurs objectifs, leurs valeurs...

ESA : école Supérieure des Arts.

HE : Haute École.

Mandat : contrat par lequel une personne (le mandant) donne à une autre personne (le mandataire) le pouvoir de poser des actes en son nom et pour son compte.

OJ : Organisation de Jeunesse. Une OJ s’adresse à un public majoritairement composé de jeunes de moins de 30 ans.

Son but est de former des CRACS, c’est-à-dire des Citoyens Responsables, Actifs, Critiques et Solidaires.

Pour plus d’infos à propos des OJ, consultez le décret du 26 mars 2009 fixant « les conditions d’agrément et d’octroi de subventions aux Organisations de jeunesse » ou contactez le Service Jeunesse de la Communauté française.

ORC : Organisation Représentative Communautaire. En Communauté française, elles sont au nombre de deux : l’UNÉCOF (l’Union des Étudiants de la Communauté française) et la FEF (la Fédération des Étudiants Francophones).

Le nouveau décret relatif à la participation et la représentation étudiante dans l’enseignement supérieur entrera en vigueur en septembre 2013.

PV : Procès-verbal. On désigne par PV les comptes-rendus des réunions de l’AG et du CA. Quorum : nombre minimal des votes nécessaires à la validité des décisions.

ROI : Règlement d’Ordre Intérieur.

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NOTES

Pour nous contacter info@unecof.be Tél : +32 2 541 85 00 Fax : +32 2 541 85 09

Pour plus d’infos www.unecof.be

Pour nous rencontrer : Siège social 13, rue du Congrès - 1000 Bruxelles

Siège à Liège (sur rendez-vous) 19, Quai Van Beneden - 4020 Liège