2.2. Características generales de la programación de acciones formativas

Estructura del APT

El APT tiene tres partes diferenciadas: identificación, descripción y especificación.

• Identificación: es una delimitación completa y exacta del puesto de trabajo.

En ella se señalan los cometidos que abarca, equipos y materiales que se utilizan, lugar físico del trabajo, posición jerárquica en la organización, puesto que se ocupa en la cadena de producción…

• Descripción: estudio detallado del trabajo o descomposición del mismo a fin de conocer qué hace el operario. Para responder a esta pregunta debemos considerar tanto el espacio físico como psicológico del mismo, ya que toda actividad, incluso las aparentemente sencillas, requieren una combinación de esfuerzos físicos y mentales. Es en esta parte de la descripción donde se enumeran las tareas que componen el trabajo, que serán a su vez descompuestas en operaciones. Señalaremos también cómo se hacen esas tareas, cuáles son los métodos utilizados en la realización del trabajo. Por último, se completará este punto con la especificación de por qué se hace cada cosa, es decir, qué relación tiene cada acción con la que le ha precedido o la que le seguirá, cuáles son los motivos específicos de cada operación… • Especificación: determinaremos aquí las condiciones que rodean al trabajo, se indican aspectos como ritmo y duración de la jornada, tipos de procesos utilizados, mecanización… Esta fase conlleva también una serie de exigencias que son los requisitos y conocimientos que debe cumplir o poseer el trabajador para desempeñar su puesto de trabajo, algunos ejemplos serían: responsabilidad de supervisar el trabajo de otros, conocimiento de la maquinaria, exigencias de esfuerzo físico…

2.2. Características generales de la programación de acciones formativas

Haremos ahora una introducción genérica a las características generales que posee la programación de acciones formativas. A lo largo de esta misma unidad y en módulos sucesivos incidiremos específicamente en cada uno de los apartados reseñados, a fin de que la información sea completa y facilite el aprendizaje del alumno, de tal manera que pueda llegar a elaborar por sí mismo uno programación formativa, objetivo principal de este primer módulo.

La formación debe vincularse siempre a un fin específico para cada organización. La planificación de la formación empieza con la identificación de necesidades de cualificación. Seguidamente se diseñan los contenidos formativos y se programan las actividades. A continuación se ejecutan, controlan y evalúan las actividades formativas. Finalmente se analiza el impacto de las mismas en la organización y en el desarrollo de los “formandos”. RECUERDE

El Análisis de Puesto de Trabajo (A.P.T.) se define como proceso de identificación a través de la observación, la entrevista y el estudio, las actividades y requisitos del trabajador y los factores técnicos y ambientales de la ocupación. Comprende la identificación de las tareas de la ocupación y de las habilidades, conocimientos, aptitudes y responsabilidades que se requieren del trabajador para la ejecución satisfactoria de la ocupación, que permiten distinguirla de todas las demás.

El resultado final de la planificación de la formación es el Plan de Formación.

éste es un documento de gestión donde, a partir de un análisis de necesidades, se especifican los objetivos que debe conseguir la formación y se detallan las actividades específicas que se deberán realizar para alcanzar cada uno de ellos y a quiénes van dirigidas estas actividades.

El Plan de Formación consta de los siguientes apartados:

- Introducción. - Política de formación. - Objetivos de formación. - Análisis de necesidades de formación por unidades organizativas. - Programa de formación. - Presupuesto provisional de formación. - Acciones de formación. - Selección de alumnos. - Calendario de actuación. - Sistemas de evaluación de formación.

Desarrollemos cada uno de ellos.

a.Introducción

En este apartado se expondrán los datos surgido de las siguientes fuentes:

1.Plan de la empresa.

2.Análisis de la empresa (de sus necesidades formativas).

El sentido de esta introducción es la exposición de las informaciones que hemos obtenido, el significado que el Plan de Formación tiene dentro de la política de la empresa y los problemas que se trata de subsanar con las acciones de formación.

c.Política de formación.

Se trata de los principios de la organización respecto a la formación de sus miembros. Debe tener una continuidad en el tiempo para poder percibir los efectos de las acciones formativas.

d.Objetivos de formación

Debemos indicar en el Plan de Formación qué objetivos pretendemos cubrir con dichos programas y acciones. Se ordenarán por prioridad y se alterarán en caso de que, tras finalizar un Plan de Formación hayamos comprobado la necesidad

de introducir nuevos objetivos, eliminar alguno de los existentes o simplemente, adecuarlos más a la realidad de la organización.

A título informativo, decir que los objetivos de formación pueden ser clasificados como objetivos de impacto (son los efectos de la acción formativa sobre el funcionamiento de la organización), objetivos operativos (aquello que debe ser capaz de hacer el participante de una acción formativa al término de la misma, los determina quien prescribe la formación), objetivos pedagógicos (son los conocimientos, capacidades o competencias que se van a adquirir a través de la formación, los determina el formador). Sin embargo, ésta no es la única clasificación que se puede hacer al respecto.

Análisis de necesidades de formación.

La necesidad de formación o necesidad formativa se entiende como la diferencia entre las competencias que posee una persona y las que debería poseer para desarrollar satisfactoriamente su trabajo, asumir nuevas responsabilidades o atender a las necesidades del mercado laboral.

Un buen análisis de las necesidades formativas debe basarse en:

1.Proyectos de cambio o inversiones nuevas. Es decir, necesidad o deseos de desarrollar actividades futuras. En el caso de las Administraciones Públicas esta fuente es muy importante.

2.Cambios en el entorno. Respuestas que las organizaciones dan a las nuevas y cambiantes demandas de la sociedad.

3.Problemas en la organización. Cuestiones que dificultan que una corporación consiga los resultados previstos.

4.Evolución de las competencias profesionales. La propia transformación de los sistemas de trabajo origina la necesidad de adaptar continuamente las competencias profesionales de los empleados. Por ello la formación es una actividad continua a lo largo de la vida.

El formador deberá elegir el modelo más adecuado para la investigación. De entre todos los existentes, proponemos:

a.Modelo exploratorio. Utilizado cuando se conoce poco el objeto a investigar, es un paso previo para investigaciones posteriores, familiariza al investigador con el objeto a estudiar, reúne información para futuras experiencias.

Reviste dos modalidades:

– Sondeo, sobre temas concretos. – Consulta de datos secundarios, bibliografía, expertos sobre un tema…

b.Modelo descriptivo. Trata de describir detalles de una realidad social, datos de una estructura social…

c.Modelo explicativo. Busca la red de relaciones causales entre fenómenos observados, en otras palabras, la relación causa-efecto.

d.Modelo experimental. Intenta describir los efectos desconocidos de algo (objeto, hecho, situación...) bajo determinadas circunstancias.

El análisis de necesidades se puede realizar desde una perspectiva proactiva o reactiva. Si el objetivo del análisis es plantear cualificaciones futuras, se considera proactivo, mientras que si el análisis se lleva a cabo para identificar problemas existentes, se considera reactivo. Las dos perspectivas son buenas y necesarias y, desde la comprensión de la formación como un continuo, ambas son complementarias, aunque es evidente que es mucho mejor anticiparse a los problemas que resolverlos.

e. Programa de formación.

La estructura básica de un plan de formación corresponde a los programas de formación, que son diferentes parcelas que recogen diversas acciones en un mismo proceso de aprendizaje. Por ejemplo, el programa de Seguridad e Higiene en el Trabajo recoge acciones de Seguridad e Higiene, Higiene Industrial y Ergonomía.

Cada uno de los programas se desarrollará según un modelo que podría ser:

1.Objetivo Genérico del Programa. 2.Contenidos. 3.Datos de Gestión:

a. Nº de alumnos b.Nº de horas c.Presupuesto, que contendrá: – gastos de personal. – gastos de inversión y mantenimiento. – gastos de funcionamiento. – Remuneraciones a los asistentes.

Tipos de programas de formación.

• Programas de ingreso.

Son los programas que tratan de adaptar y preparar a las personas para el puesto de trabajo que van a desempeñar. El contenido de estos programas suele ofrecer una información general sobre la empresa, así como los conocimientos, habilidades y actitudes propias del puesto.

• Programas de capacitación.

Aquellos programas que van a dar respuesta a la necesidad del personal que carece de los niveles básicos necesarios para adaptarse a los nuevos contenidos de los puestos, la estructura, la tecnología…constituyen los conocimientos para posteriores acciones de formación.

• Programas de perfeccionamiento.

El objetivo de estos programas es ampliar y mejorar la capacitación del personal en la realización del trabajo. Los contenidos tratarán sobre los conocimientos, aptitudes y actitudes concretas del puesto de trabajo.

• Programas de reciclaje.

Su objetivo es capacitar a las personas para responder a los cambios puntuales del puesto de trabajo como consecuencia de la evolución normal del mismo. Serían puestas al día sin salir del ámbito en que su trabajo se desarrolla normalmente.

• Programas de polivalencia.

Se refieren a aquellas acciones formativas que contemplan el aprendizaje de aquellas cuestiones que, sin ser específicas del propio puesto de trabajo, son necesarias como tangenciales y directamente relacionadas con el mismo.

• Programas de plurivalencia.

Son aquellos que pretenden dotar a los distintos puestos de trabajo de capacidades para desarrollar funciones distintas y/o complementarias de las que actualmente realizan. Suponen un conocimiento global amplio del proceso total en el que se encuentra inmerso el propio trabajo.

• Programas de reconversión.

En una empresa, algunos puestos desaparecen mientras otros nuevos surgen, otros, sin llegar a desaparecer, necesitan menos plantilla de la que tienen, frente a otros que pueden necesitar incrementarla. Los procesos que apoyan estos movimientos horizontales que no necesitan promoción son los que se enmarcan en este programa.

• Programa de promociones.

Ante la necesidad de cubrir vacantes de puestos en la organización mediante promoción de personal, se organizan acciones formativas que habrá que incluir en este programa.

• Programa de desarrollo.

Son aquellos programas que responden a las necesidades formativas derivadas de los planes de potencial, sucesión y carreras. Estos planes pretenden tener relevo para los puestos clave de la organización y, por otra parte, retener a aquellas personas que poseen más potencial en función de la estrategia.

• Programas de cambio de cultura.

Representan todas las acciones formativas que dan respuesta a las necesidades detectadas de cambio cultural, desarrollo organizacional, mejora del clima laboral, motivación de equipos, etc. Son acciones especialmente delicadas, ya que este tipo de problemas no se suelen solucionar solamente con formación.

• Programas de directivos y mandos.

Están constituidos por las acciones para el desarrollo específico de directivos y mandos. En muchos casos, complementan al programa anterior.

• Programas de apoyo a proyectos estratégicos específicos.

Se refieren a las acciones que apoyan la realización de proyectos para poder evaluar el impacto de la formación sobre los mismos (informatización de la gestión, aseguramiento de la calidad, etc.) y, a través de ellos, sobre las estrategias prioritarias de la empresa.

• Programas de salida.

Se incluyen aquí todas las acciones que sustentan la salida del personal de la empresa: jubilaciones anticipadas y voluntarias, bajas incentivadas, etc. y que la empresa, de alguna forma, pretende gestionar y promover.

f. Presupuesto provisional de formación.

En cualquier planificación de una actividad hay que destacar la provisión presupuestaria, en el caso de formación es adecuado constatar un cuadro-resumen del presupuesto donde esté desglosado por programas de formación. El presupuesto de la acción formativa ha de considerar todos los costes tanto directos (concep-

ción de la formación, salario de los docentes, documentación, alquiler de equipos…) como indirectos (cargas de locales, materiales, administración…)

g.Acciones de formación.

Es el desarrollo de la acción propiamente dicho: qué contenidos la conforman, cuáles son las actividades a desarrollar, la evaluación…

Es necesario especificar el programa en cada una de las acciones de formación. Debe constar de:

a. Título b.Objetivo a conseguir c.Metodología d.Programación modular e.Datos de gestión

Hasta este momento hemos desarrollado los contenidos que vamos a impartir durante el período de formación y hemos establecido estrategias a seguir, entre las cuales, probablemente, hayamos incluido algunas ayudas de carácter audiovisual. Debemos tener especial cuidado a la hora de utilizar estos materiales, ya que si los soportes audiovisuales no son claros fracasarán en su intento de aclarar conceptos o favorecer el aprendizaje.

Podemos disponer de elementos tales como:

- Cañón de proyección - Proyector de diapositivas - Reproductor de video - Equipos de audio - Fotocopias…

y, en general todo aquello que consideremos útil a la hora de llevar a cabo la acción formativa. Este apartado será tratado más adelante, en una unidad específicamente destinada a ello.

Hemos mencionado más arriba que en este mismo apartado es donde debemos introducir las actividades que deseamos realizar durante la acción formativa. La práctica es fundamental en la adquisición de las destrezas que facilitan la aplicación de los conocimientos al puesto de trabajo, además permite al alumno saber qué ha hecho mal y cómo mejorarlo y qué ha hecho bien para mantenerlo. Por otra parte, cuando se plantean actividades conviene que se realicen en grupo, para evitar turbación o retraimiento y para presentar la actividad casi como un juego que además está mostrando lo que hemos aprendido.

h Selección del alumnado.

Interesa, sobre todo, que el formador cuente con información suficiente antes del inicio de la acción formativa sobre el grupo de alumnos, para adaptar todos los elementos del curso al mismo.

i. Calendario de actuación.

No debe tratarse de estimaciones muy concretas dadas las posibles dificultades de ejecución, un calendario adecuado solamente señalaría los meses de ejecución. No obstante, debemos tener en cuenta que una gestión racional comienza con un horario y una distribución temporal de las distintas acciones. Existen algunas estrategias para planificar el tiempo como pueden ser:

– Priorizar los trabajos a realizar. – Señalar las actividades cíclicas. – Señalar las actividades que pueden considerarse complementarias (que se pueden realizar al final o después de la finalización del curso). – Distribuir el tiempo para cada acción procurando que quede tiempo suficiente para asuntos imprevistos, realización de trabajos, juegos...

En este mismo sentido, debemos decir que distribuir la jornada de forma correcta es esencial para facilitar el aprendizaje. Parece demostrado que por la mañana el trabajo realizado es de mayor calidad. En cuanto a las pausas, también está claro que resultan muy necesarias. En general, se recomienda realizar un descanso de unos cinco minutos cada dos horas de trabajo en el aula.

j Sistemas de evaluación de la formación.

Se deben incluir los sistemas que estableceremos para evaluar los resultados. Existen varios tipos de evaluación.

La evaluación de los resultados obtenidos con el curso es también importante para la empresa que lo organiza porque le permite saber la rentabilidad de la formación en relación a la inversión realizada. Esto no implica que la evaluación se realice sólo una vez finalizada la formación, muy al contrario, el proceso de evaluación responde a una serie de etapas y pasos sucesivos que han de cumplirse para así obtener resultados claros y fiables.

1.Evaluación Inicial. Dependiendo de los objetivos que se han marcado y de las estrategias de acción que se han establecido será necesaria una toma de datos previa al inicio de la formación con el fin de valorar el nivel de los asistentes con respecto al contenido del curso.