6.7.1. Reuniones TOP

capítulo vamos a destacar tres tipos de prácticas que se enfocan principalmente en una comunicación ascendente: reuniones TOP vinculadas al desarrollo de los GAP; encuestas de clima laboral y sistemas de sugerencias.

6 .7 .1 . Reuniones TOP

Las reuniones TOP hacen referencia a distintos niveles de reuniones dentro de una organización vinculadas a los grupos autónomos de producción (aunque pueden ser adaptadas a otras formas de organización también basada en equipos). El objetivo de estas reuniones es gestionar la información de forma ascendente y jerarquizada con el fin de buscar soluciones y acciones de mejora a cuestiones relativas con el desempeño de los objetivos marcados. La idea es que la información se transfiera dentro de la organización de manera adecuada y en su justa medida (García y Vidal 2011). Como vemos en la figura 6.11, en una estructura típica de gestión de comunicación de los TOP el proceso comienza desde abajo (GAP) y fluye hacia posiciones más altas (alta dirección).

En el primer nivel, es decir, en cada uno de los GAP, se realizan reuniones TOP5 diarias al inicio de cada turno, con una duración de 5 minutos (por eso el nombre de TOP5). En estas reuniones, los miembros del grupo, y un coordinador (también parte del grupo) analizan los resultados de los indicadores de la jornada anterior y las posibles incidencias que han tenido o surgido, las cuales se detallan en el tablero Kanban. Es frecuente que en cada reunión TOP5 se realice un acta en la que se reflejen, especialmente, los problemas que han socavado el logro de los objetivos (García y Vidal 2011). La clave de esta reunión es que se asume que los propios miembros del grupo son los que mejor conocen sus funciones y, por tanto, aquellos mejor capacitados para dar soluciones a problemas operativos (LeanSis 2017).

Si es necesario, en estas reuniones, o al finalizar las mismas, y con un tiempo máximo de 5 minutos, se reúnen cara a cara, el supervisor del GAP, el coordinador y el soporte solicitado, con el fin de revisar el sistema de mejora en cada GAP y desarrollar planes de acción para reconducir cualquier desviación (LeanSis 2017). Por tanto, en este caso, el supervisor del GAP, además de firmar el acta TOP5, registrará los planes de acción elaborados.

En un segundo nivel, también de carácter diario, se realizan reuniones TOP15, de una duración de 15 minutos, en la que se reúnen el responsable de la UAP, y los distintos supervisores. El objetivo es revisar y controlar el estado del área. El supervisor prepara la reunión en base a la información obtenida en el acta TOP5. En concreto, en esta reunión se tomarán decisiones que no hayan podido ser resultas en las reuniones previas.