7.3. La integración de sistemas de gestión

Figura 7.7. Logo EMAS. Fuente: https://ec.europa.eu/environment/emas/index_en.htm

7 .3 . LA INTEGRACIÓN DE SISTEMAS DE GESTIÓN

La progresiva aparición de estándares de gestión en distintos ámbitos ha conducido a que muchas organizaciones que adoptan enfoques de Excelencia en la Gestión, vean en la excelencia medioambiental, en la seguridad y salud laboral o la responsabilidad social una extensión natural, y empiecen a adoptar estos estándares de forma paralela e independiente.

Sin embargo, la carga de trabajo que implica la gestión independiente de los distintos sistemas, como duplicidad documental y costes, ha llevado a las organizaciones a desarrollar esquemas que permitan reducirla a través de la integración de sistemas de gestión. La integración de sistemas de gestión consiste en la unión de diferentes sistemas en uno solo, capitalizando las sinergias entre los sistemas que se han integrado (Bernardo 2014). La integración implica una única estructura de elementos que dé respuesta a todo aquello que la organización se haya propuesto integrar, por ejemplo, la calidad, el medio ambiente o la seguridad y salud en el trabajo. En lugar de tener diferentes sistemas de gestión separados, se crea una política y objetivos alineados en los diferentes sistemas de gestión y una visión global de los diferentes sistemas.

Es la propia naturaleza de los sistemas de gestión la que aconseja y hace necesaria su integración. La idoneidad de la integración viene propiciada por un común denominador de los sistemas de gestión estandarizados, es decir el conjunto de requisitos y una metodología de gestión idénticas. Las últimas versiones de las normas ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001 o el estándar IQNet SR10 adoptan una estructura de alto nivel común, y tienen características comunes: una orientación a los grupos de interés; abogan por definir correctamente los procesos, con el fin de poder mejorarlos bajo un enfoque de mejora continua basado en el ciclo PDCA; se basan en la prevención, anticipándose a posibles acciones correctivas como consecuencia de un impacto no controlado o una mala calidad; y parten del compromiso y liderazgo de la dirección y de la involucración de todo el personal de la empresa en la consecución de los objetivos fijados.

En la figura 7.8, a modo de ilustración, se reflejan las similitudes entre la estructura de la norma ISO 9001 y la ISO 14001. Como se observa, existen

similitudes entre ambos estándares, que son extensibles a la ISO 45001 o IQNet SR10. En todos estos sistemas de gestión se establecen una serie de requisitos, cuyo seguimiento implica que la organización debe identificar los grupos de interés, los posibles impactos en los diferentes ámbitos (calidad, medioambiente, seguridad laboral…) y la evaluación de dichos impactos para establecer planes en cada ámbito, los cuales permitirán implantar acciones concretas. Asimismo, se promueve la monitorización de dichas acciones a través de sistemas de medición, que deben permitir la mejora continua del sistema de gestión.

Debido a estas similitudes, muchas organizaciones integran los anteriores sistemas de gestión en lugar de llevar a cabo una gestión independiente de cada uno de ellos. Siguiendo a Claver, Molina y Tarí (2011) y Bernardo et al. (2015), la integración de sistemas de gestión tiene una serie de ventajas: la disminución de duplicidades, al poder simplificar la documentación requerida por los diferentes sistemas (por ejemplo, en lugar de contar con una política de calidad, una política ambiental o una política de responsabilidad social, la organización posee una única declaración de política, que recoge aspectos referidos a la calidad, medioambiente y responsabilidad social); contar con un único responsable del sistema integrado, en lugar de un responsable de calidad, un responsable de medioambiente o un responsable de seguridad y salud; alineación de objetivos de los diferentes sistemas; establecimientos de planes de formación conjuntos respecto a los requisitos de los diferentes sistemas; o realización de auditorías conjuntas, con la consiguiente reducción de costes.

PLAN

DO

CHECK

ACT

GESTIÓN DE LA CALIDAD

Contexto de la organización: determinar los requisitos de los clientes y partes interesadas

Política de la calidad

Acciones para abordar riesgos y oportunidades en el cumplimiento de la calidad, objetivos de la calidad

Apoyo: provisión de recursos

Procesos para la realización del producto/servicio

Evaluación del desempeño: medición, auditoría del sistema de gestión de la calidad, revisión por la dirección

Mejora: acciones correctivas y mejora continua GESTIÓN AMBIENTAL

Contexto de la organización: determinar los requisitos a cumplir para la protección medioambiental

Política medioambiental

Acciones para abordar riesgos y oportunidades en el impacto ambiental, objetivos medioambientales

Apoyo: provisión de recursos

Planes de emergencia ambiental

Evaluación del desempeño: medición, auditoría del sistema de gestión ambiental, revisión por la dirección

Mejora: acciones correctivas y mejora continua

Figura 7.8. El ciclo de mejora continua PDCA en la gestión de la calidad (según norma ISO 9001) y la gestión ambiental (ISO 14001). Fuente: Elaboración propia

Aunque también es necesario no descuidar posibles obstáculos que se pueden presentar cuando se decide la integración de los sistemas. Por ejemplo, es habitual encontrar una resistencia normal a los procesos de cambio, que exigen un esfuerzo organizativo y humano importante. Aunque existen similitudes entre normas, también existen diferencias que exigen realizar un esfuerzo considerable para integrar de forma coherente todas ellas. Es un trabajo que lleva tiempo y la organización ha dotarse de recursos y tener a su disposición capacidades adicionales para planificar y ejecutar el plan de integración, que puede chocar con los recursos y capacidades disponibles, especialmente la escasez de personal cualificado a su vez en los diversos sistemas de gestión (Claver, Molina y Tarí 2011).

La decisión de integrar o no los sistemas de gestión deberá abordarse a partir del análisis cuidadoso de las ventajas y desventajas antes mencionadas. Para facilitar esta integración de sistemas, podemos contar con la norma UNE 66177 (AEC 2016), que ofrece una guía para la integración. Esta guía se orienta hacia los sistemas de gestión de la calidad, gestión ambiental y de seguridad y salud en el trabajo, por ser los más extendidos, pero igualmente puede aplicarse a otros sistemas de gestión.