BERICHT RVT

2021 was wederom een jaar waarin Covid 19 een stevige stempel heeft gedrukt op het reilen en zeilen van de Universiteit Twente (UT). Ook het 2e jaar van de Covid 19 pandemie werd gekenmerkt door voortdurend veranderende studie- en werkomstandigheden. De Raad van Toezicht (RvT) heeft respect voor de wijze waarop de UT-community zich het afgelopen jaar door deze moeilijke periode heeft heengeslagen. Zowel studenten als personeel zijn in staat gebleken om met positieve energie en veerkracht te studeren en/of te werken in onderwijs, onderzoek, valorisatie en ondersteuning. Ook kon deze ingrijpend veranderde werkelijkheid worden benut door stappen te maken in online- en hybride- onderwijswerkvormen, vergaderingen en evenementen, zoals de door aankomende studenten zeer gewaardeerde online-open dagen.

ROL EN WERKZAAMHEDEN VAN DE RVT ALGEMEEN

De RvT houdt toezicht op het bestuur en beheer van de universiteit en daarmee op het handelen van het College van Bestuur (CvB). De RvT ziet erop toe dat het CvB bij de uitoefening van diens bevoegdheden de op de universiteit betrekking hebbende wetten, regelingen en richtlijnen alsmede de ‘Code Goed Bestuur Universiteiten’ naleeft. Daarnaast vervult de RvT de werkgeversrol voor het CvB en staat de RvT het CvB met advies bij.

Ir. S. Butzke is per 1 augustus 2021 benoemd tot voorzitter van de RvT, als opvolger van ir. A. Schaaf. Daarbij is per 1 augustus 2021 mr. J. de Haas benoemd als nieuw lid van de RvT.

De RvT heeft in het verslagjaar 2021 vier keer met het CvB vergaderd. In alle gevallen werd dit voorafgegaan door een intern overleg. Tijdens deze vergaderingen heeft de RvT zich (steeds voltallig) gebogen over ontwikkelingen binnen de UT en het bredere maatschappelijk speelveld waarin het hoger onderwijs zich bevindt. De RvT heeft gesproken over de gemaakte beleidskeuzes, de uitvoering van beleid en de financiële gevolgen daarvan.

De RvT heeft goedkeuring verleend aan de ontwerpbegroting 2022, het financieel meerjarenkader (spring memorandum) 2022-2026, het LTSH- jaarplan 2022 (Lange Termijn Strategische Huisvesting), het jaarverslag en het financieel jaarverslag over 2020. Daarbij is onder andere aandacht geschonken aan de ontwikkelingen van de instroom van studenten, wetenschappelijke prestaties, personeel en van de verschillende geldstromen. Ook heeft de RvT de in het jaarverslag beschreven risico’s met het CvB besproken en onderschrijft deze.

De RvT heeft in 2021 het CvB decharge verleend voor het in 2020 gevoerde beleid, waarbij de RvT enerzijds heeft toegezien op kwaliteitszorg (artikel 9.8, lid 1, sub h WHW, artikel 1.18 WHW) en anderzijds op de rechtmatige verwerving en de doelmatige en rechtmatige bestemming en aanwending van middelen verkregen op grond van artikelen 2.5 en 2.6 WHW, artikel 9.8, lid 1, sub f WHW.

De RvT heeft regulier overleg gevoerd met de Universiteitsraad (UR). Tijdens deze overleggen kwam de open werkrelatie tussen CvB en UR aan bod, die door alle partijen als waardevol wordt ervaren. Daarnaast werden ook zorgen besproken, o.a. omtrent werkdruk en het prioriteren van ambities in coronatijd.

Hoewel de RvT nadrukkelijk een toezichthoudende en onafhankelijke rol binnen de universiteit heeft, is de RvT steeds aanspreekbaar geweest voor betrokkenen in en buiten de universiteit.

Er was dit jaar, net als voorgaande jaren, geen sprake van besluiten, onderwerpen of transacties waarbij een persoonlijk tegenstrijdig belang van een RvT-lid een rol speelde.

BELANGRIJKE THEMA’S IN 2021

COVID-19 In 2021 ging veel aandacht uit naar de impact van de COVID-19 gerelateerde maatregelen, vooral op het onderwijs. De RvT is, evenals in 2020, op de hoogte gehouden van de ontwikkelingen en van de wijze waarop het CvB leiding gaf aan de COVID-19 crisis. Het managen van de crisis werd gaandeweg steeds meer onderdeel van de reguliere gang van zaken. De RvT heeft hierop met het CvB gereflecteerd.

Inclusief studie- en werkklimaat In lijn met de Code Goed Bestuur heeft de RvT rond het thema ‘inclusief studie- en werkklimaat’ met het CvB gesproken over het Diversity & Inclusion action plan en heeft diens waardering uitgesproken voor de bevlogen en principe-gebaseerde aanpak. Ook de inspanningen op het gebied van het welzijn van studenten en medewerkers zijn aan de orde geweest. Als onderdeel daarvan is sociale

veiligheid besproken en is ingezoomd op de positieve evaluatie van de pilot-ombudsfunctie en het jaarverslag ombudsfunctionaris 2020-2021. Verder is de vernieuwde klokkenluidersregeling besproken en is een geschillenregeling RvT – CvB vastgesteld.

Cyber security De RvT heeft kennisgenomen van de wijze waarop de UT is ingericht ten behoeve van naleving van wet- en regelgeving en cyber security. Diverse door de UT uitgevoerde IT-audits zijn besproken, als ook de landelijk extern uitgevoerde audit om het volwassenheidsniveau op het gebied van informatiebeveiliging en privacy bij universiteiten te meten. Deze audit is voor de UT door KPMG uitgevoerd en hieruit kwam de UT goed naar voren. De RvT heeft geconstateerd dat binnen de UT alle mogelijke inspanningen worden verricht ten behoeve van cyber security en dat de UT goed is aangesloten op de landelijke ontwikkelingen en organisatie (SURF). Strategische ontwikkelingen UT In de RvT-vergaderingen is veel tijd besteed aan strategische ontwikkelingen die voortvloeien uit Shaping 2030. Te denken valt aan de mastervision, de ambities en activiteiten op het gebied van life long learning, de samenwerking met strategische partners en de positie van de UT in global rankings.

De RvT fungeert hier met name als sparring partner, niet alleen ten aanzien van de inhoudelijke ontwikkelingen maar ook ten aan zien van de veranderopgave die hierbij komt kijken.

UIT DE COMMISSIES VAN DE RVT

De remuneratiecommissie De remuneratiecommissie van de RvT (bestaande uit ir. S. Butzke en tot 1 augustus 2021, ir. A. Schaaf, daarna opgevolgd door prof. dr. ing. M. Wessling) heeft zich in het voorjaar 2021 met name bezig gehouden met de werving en benoeming van de nieuwe voorzitter en vicevoorzitter van het CvB per 1 september 2021. Eind 2020 werd bekend dat de voorzitter en vicevoorzitter van het CvB in de loop van 2021 andere functies buiten de UT zouden gaan bekleden, terwijl er in november 2020 een nieuwe rector was benoemd. Daarom was het van groot belang, de continuïteit van bestuur te waarborgen en tegelijkertijd een vernieuwd CvB-team tot stand te brengen.

De RvT kijkt terug op een gedegen proces met intensieve betrokkenheid van de organisatie resulterend in een groot draagvlak voor de benoemingen. De nieuw aangestelde voorzitter en vicevoorzitter vormen samen met de zittende rector een goed en ervaren team, dat met veel energie, vanuit vertrouwen en op basis van het fundament van Shaping 2030, samen met alle medewerkers en studenten van de UT, de uitdagingen van de toekomst zal aangaan.

Bij de beloning van de (nieuwe) leden van het CvB en de RvT worden de normen zoals gesteld in de Wet Normering Topinkomens (WNT) in acht genomen.

De auditcommissie De auditcommissie van de RvT (bestaande uit ir. J. van Beurden en ir. N. Boersma) is in 2021 vijf keer bijeengekomen, in alle gevallen voltallig. De reguliere onderwerpen die ter voorbereiding en advies voor de besluitvorming in de RvT behandeld zijn, waren onder meer het Jaarverslag

2020 inclusief de jaarrekening, de jaarlijkse managementletter en het accountantsverslag van KPMG, de kadernota (spring memorandum) 2022-2026, de begroting 20222026, inclusief het LTSH-jaarplan 2022 en de periodieke managementrapportages 2021. Met de accountant zijn onder meer de opvolging van diens adviezen op het gebied van interne controle besproken, waaronder de risico’s op het gebied van ICT.

Verder heeft de auditcommissie positief geadviseerd over het nieuwe Internal Audit Charter van de UT waarin de functie, taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden van de eigen auditfunctie, de afdeling Internal Audit, zijn vastgelegd, alsmede de taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden van het CvB en de RvT in dit verband. Deze vernieuwing komt voort uit de doorontwikkeling van de afdeling Internal Audit.

De commissie kwaliteitszorg onderwijs en onderzoek De commissie kwaliteitszorg onderwijs en onderzoek van de RvT (bestaande uit prof. dr. ing. M. Wessling, ir. S. Butzke tot 1 augustus 2021 en mr. J. de Haas per 1 augustus 2021) ziet toe op de vormgeving van het systeem kwaliteitszorg van onderwijs en onderzoek. Deze commissie is in 2021 twee keer bijeen gekomen en heeft onderwerpen met betrekking tot kwaliteitszorg van onderwijs en onderzoek besproken, waaronder de kwaliteitsafspraken en kwaliteitsgelden onderwijs.

Reflectie Kwaliteitsafspraken In de commissie kwaliteitszorg onderwijs en onderzoek zijn documenten voor kwaliteitsafspraken gedeeld die duidelijk maken dat de UT het systeem voor monitoring van de voortgang van kwaliteitsafspraken heeft ingebed in de bestaande PDCA-systemen voor kwaliteitszorg van onderwijs. De RvT heeft het hoofdstuk Kwaliteitsafspraken gezien. In dit hoofdstuk beschrijft de UT hoe de kwaliteitsgelden zijn aangewend en hoe medezeggenschap daarbij betrokken is. Voor de besteding van budgetten geldt instemming vanuit de medezeggenschapsorganen. Voor de commissie is duidelijk dat medezeggenschap heeft ingestemd met de bestedingsplannen voor kwaliteitsgelden en dat, naast deze formele instemming over middelen, faculteiten participatie van studenten hebben georganiseerd op een manier passend bij de ontwikkeling en evaluatie van plannen voor kwaliteitsgelden.

Over het algemeen is de commissie goed geïnformeerd over en betrokken bij kwaliteitszorgprocessen. De commissie waardeert het verder dat ze als waardige gesprekspartner in dit proces wordt betrokken en is tevreden met de besteding van de kwaliteitsgelden. Het proces laat zien dat oorspronkelijke plannen in evaluatie met studenten zijn aangepast om daarmee aan te sluiten op omstandigheden. Zo zijn ten opzichte van oorspronkelijke plannen middelen aangewend voor uitbreiding van studentdecanaat en voor vergroting inzet studentpsychologen.

Tot slot kan gesteld worden dat 2021 een turbulent jaar was waarbij de UT-gemeenschap erin is geslaagd om niet alleen, met oog voor elkaar, de ‘trein op de rails te houden’, maar ook de ingezette strategische koers verder heeft kunnen vervolgen. De RvT ziet dat de UT koers houdt, ook in 2022, waarin zich nieuwe (geopolitieke) turbulenties voordoen. De RvT spreekt diens dank en waardering uit voor de grote inzet van alle medewerkers en studenten van de UT in het afgelopen jaar.

Enschede, juni 2022

De Raad van Toezicht: Ir. Sylvia Butzke Ir. Nienke Boersma Ir. Joep van Beurden Mr. Jeroen de Haas Prof. Dr. Ing. Matthias Wessling

Jaarverslag 2021 | Universiteit Twente | 13