Lifestyle
看 生 活
科學管理資料 提升工作效率 用不同的 顏色區分 不同主題 的資料。
文|黃詩錚 圖片|AdobeStock
信息發達的時代，資料變得容易獲取。但也帶來相應的問題，那就是當資 料堆積如山時，我們要如何處理。想要讓自己不被信息洪流淹沒，最佳解 決之道是有效的將資料整理分類。這些檔案如果沒分門別類就堆在一起， 或是和一些不重要的文件或廢紙混雜在一起，真正要用時就難以檢索取 用，工作進度和效果就會大打折扣。 一般文件資料的整理
要改善工作績效，千萬別忘了 鍛鍊文件資料的整理歸檔技巧。該 如何有效整理辦公室資料與檔案，
8.7
不同主題的資料，這樣看起來美觀
在資料夾側邊用標籤註記廠商，讓
將所有事物像管理公司一樣建
又整齊。
資料存檔速度快很多，提升不少效
立各個部門，如與財務有關的就是
能。
財務部門，與設計發想有關的就是
是現代每個人都要學習的技能。整 理好資料是為了確保能在未來可以
是用顏色來區分。先將資料規劃三
好好地使用它，並在需要時能快速
類 : 急件、待辦、存檔。選擇將緊
檔案在拿取過程中，很容易
找到。固定整理資料能讓未來不會
急文件放入紅色資料夾中接下來是
亂掉，需要花一點時間才能弄清
花費太多時間在找資料上，也能避
黃色資料夾專門放待辦的文件；而
前、後順序。如果要讓歸檔的文件
免增加後期找資料的難度。
綠色資料夾，則是放等待存檔已經
蒐尋容易，不妨善用檔案夾側邊，
沒有即時整理電腦檔案的習
以運用數位APP掃描，統一存放在
另外，跟以往的辦公室模式不
完成的文件。讓文件檔案安排好緩
貼上顏色貼紙，一種顏色代表一個
慣，常造成桌面都是滿滿的檔案、
電腦檔案裡，另外，像是收據、發
同的是，現代化的社會又多了電腦
急輕重，看起來一目瞭然，這樣可
月分，以貼紙的高低來表示月分的
資料、圖片等，就算電腦的空間再
票都可以用此無紙化方式完成。
檔案，所以要成為一位高效率工作
以很快地將桌面大部分文件先整理
順序，這樣就容易尋找與歸檔。
大，還是不夠用。
者，學好檔案整理歸檔的技巧是必
好。
整理歸納資料。
2020.8.1-
將進貨單分門別類放在資料夾裡，
提昇資料可視化的方式，就
須的。以下與您分享幾個技巧有效
8
將文件標示處理順序
建立電腦資料
個整理盒，並且可以用顏色來區分
用檔案夾側邊標示日期
設計部門，依此類推出生活或是工
電腦文件資料的整理
司的感覺。
定期整理電腦檔案
據研究顯示，商務人士每天需 運用電腦檔案分類的父子層級
統一資料夾規格
花費37.5分鐘找東西，若是將這些
關係，在子資料夾部分，可準備數
讓文件都使用相同規格資料
量約10個左右的輕薄資料夾，再由
夾，一來方便歸檔收納保存；二來
父資料夾統一管理存放，讓工作桌
容易檢索蒐尋。讓文件整理在統一
面保持清爽狀態。
規格下，才能排列整齊，而不會顯
們在資料分類與整理上有自己的一
得雜亂無章。
套系統，因此，大腦的思緒才會清
將文件依主題區分
由於紙本資料大部分為A4尺
作的部門，就像自己在管理一間公 而電子產品裡面的說明書，可
若有無法直接聯想到的文件， 則可以用廠商命名分類，讓資料檔 可以更快速被蒐尋到。
浪費的時間用在工作上，工作效能 一定會提升不少。 我們觀察到那些成功人士，他
固定清空用不到的資料 資訊越進步，然而迎接來的卻 是看都看不完的信件與資料。 固定清空信箱與桌面、代辦事 項清單，將一些需要存檔的資料放
晰。
文件整理盒是一般辦公室最
寸，可以統一將文件制定在此範
首先將資料夾分三層級，依序
在外接的硬碟中，保持郵箱乾淨。
常見的整理工具，容量大且色彩豐
圍，若是超出或小於此範圍，就使
分為大、中、小三類，資料夾的類
為了避免資料的丟失，備份
富，很適合作為辦公室的基本整理
用複印方式轉換為A4大小。
別不要過多，另外，命名也不要太
也非常重要，請務必記得保有多個
複雜，這樣可以確保文件都能在期
備份管道。如此固定清理多餘的資
限內完成。
料，電腦運行起來也會更快速及更
工具。因此要存檔的文件可以依主
筆者之前曾在餐飲公司任行政
題分類，將同一個主題的資料用透
職，面對大量沒有整理的進貨單，
明的資料夾或檔案夾收好放在同一
時常手足無措。爾後，同事幫忙
順暢了。
