visi n e m p r es a r i a l
revista de la Escuela de Ciencias Económicas y Empresariales
• Tienes los datos, y ahora… ¿qué haces con ellos?
Sergio Garcilazo Lagunes
• La factura comercial
y el certificado de origen en un documento
Enrique Valencia Saldaña
• Egresado en acción
Entrevista a José Pacheco Barba
El ARTE de la negociación César Herrera Castillo
aniversario EcEe Año 7 • No. 40 • 2012
ECEE
Escuela de Ciencias Económicas y Empresariales Dirección General Antonio Castro D’Franchis
Estimado lector: Es el turno de la carrera de Administración y Negocios Internacionales de ser el centro de los reflectores, en la celebración del 35 aniversario de la Escuela de Ciencias Económicas y Empresariales. En este número descubrirás una propuesta en materia de comercio internacional, que permitiría a diversos países eficientar los diversos mecanismos utilizados para las operaciones de comercio exterior. De ser exitosa, esta solución generaría una importante cantidad de información que toda empresa pequeña, mediana o grande deberá conocer. Pero, ¿qué hacemos con estos datos? Otro colaborador contesta esta pregunta con algunos tips sobre el manejo y administración de la información. Los artículos de esta edición te brindarán un panorama más amplio sobre las tendencias del mundo, un entorno globalizado y competitivo, donde se vuelve indispensable conocer también “El arte de la negociación”, tema que César Herrera, director de la licenciatura, trata de forma magistral. Finalmente, un egresado de la generación 2006-2010 comparte sus experiencias laborales en una breve entrevista y muestra cómo tiene “puesta la camiseta” de su alma mater. Desde su creación en 1993, Administración y Negocios Internacionales se convirtió en una de las carreras más sólidas de la Escuela de Empresariales, demostrando siempre un alto nivel académico y compromiso por formar excelentes profesionistas. Este año se une a los festejos de EmpresarialesUP, donde “Formamos directores…” Saludos cordiales,
Eduardo López Chávez Coordinador General Revista Visión Empresarial
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Secretaría Académica Francisco A. Loría García de Acevedo Secretaría de Asuntos Estudiantiles Jefe del Área de Humanidades Ma. de los Milagros Avelar Soltero Secretaría Administrativa Alma Rosa Lima Álvarez Dirección de Administración y Finanzas Jefe del Área de Finanzas Eulalio González Anta Dirección de Administración y Recursos Humanos Jefe del Área de Recursos Humanos Ma. Luisa Pimentel Zamudio Dirección de Administración y Mercadotecnia Jefe del Área de Mercadotecnia Mario Luis Cortés Mencia Dirección de Administración y Negocios Internacionales Jefe del Área de Negocios Internacionales César H. Herrera Castillo Dirección de Contaduría Dirección de Administración y Dirección Jefe del Área de Administración y Dirección Jorge Huerta Bleck Dirección de Economía Jefe del Área de Economía Gabriel Pérez del Peral Dirección de Posgrados y Extensión Universitaria Pedro Salicrup Río de la Loza Jefe del Área de Control e Información Directiva Miriam Paniagua Pinto Jefe del Área de Matemáticas José Cruz Ramos Báez Jefe del Área de Informática Edmundo Marroquín Tovar Jefe del Área de Derecho Juan G. Araque Contreras
Responsable de esta publicación: Eduardo López Chávez elopez@up.edu.mx Tel: 5482 1600 ext. 5490 Diseño y cuidado de la edición: revista .
Maestro César Herrera Castillo Director de Administración y Negocios Internacionales
El arte de la negociación En un mundo globalizado donde la economía y el intercambio de bienes y servicios juegan un papel importante, el proceso de la negociación es un aspecto por demás fundamental. Por cuestiones de saturación de mercado, enfrentarse a nueva competencia proveniente del exterior o por contar con un posible excedente de nuestra producción, resulta ser un momento ideal para incursionar en nuevos mercados, donde la internacionalización, las capacidades y habilidades de buscar nuevos espacios y saber negociar en ellos, es la dinámica actual.
El origen de la negociación
Proviene del latín y la palabra se compone por la negación nec- como prefijo de -otium, que significa “no ocio”, más el sufijo actio-onis “acción” y tenemos que negociación es la “acción de negociar” o “acción de hacer negocios”. La negociación es un proceso de comunicación que se da entre dos partes y cuyo objetivo fundamental es llegar a un acuerdo a partir de las necesidades y planteamientos diferentes. Negociar consiste en utilizar técnicas persuasivas, interpretar tanto el lenguaje verbal como el no verbal, tener la mayor cantidad de información posible y poseer las habilidades de convencimiento para que se obtenga lo que se ajuste a nuestros intereses, no sin que nuestra contraparte también se sienta satisfecha con esta transacción. Para que una negociación se pueda denominar internacional deberán de interactuar por lo menos dos países en donde los aspectos culturales, costumbres y usos juegan un papel importante.
Los elementos de la negociación
En la mayoría de los casos existen cinco elementos en una negociación: • El vendedor. Aquella persona que actúa en representación de una organización o por su pro-
pia cuenta, cuya finalidad es vender su producto o servicio en los mejores términos posibles. • El comprador. La contraparte del vendedor. Su postura principal es la de adquirir un bien o servicio en los mejores términos para la organización o de manera personal. • El objeto de la negociación. Es el servicio o bien negociado. Durante su negociación se pueden rebatir beneficios adicionales o ulteriores o delimitar los mismos. • El ambiente. Es el contexto en el cual se desarrolla la negociación y que puede afectar a la misma, éste puede ser cordial (cuando se negocia de buena fe y se desea tener una relación a largo plazo) o formal (en donde no se involucran las acciones emocionales y no se conocen a los oponentes). • El objetivo de la negociación. Debe ser acorde al plan de negocio que se maneja y alineado con las estrategias organizacionales, donde los temas más comunes a discutir son: precio, descripción del producto, especificaciones, cantidad, entrega (lugar y plazo), servicio, plazos y tipo de pago. El proceso de la negociación se da cuando: • Existe presión por los plazos y el tiempo para la negociación es limitado. • Las alternativas a la negociación no parecen adecuadas o tan sugerentes como un arreglo entre las partes. • Son capaces de identificar a los interesados y los temas en disputa. • Las partes perciben que sus intereses no son totalmente incompatibles. • Las partes deben colaborar para lograr sus objetivos y satisfacer sus necesidades. • Las partes pueden influirse mutuamente; realizar o prevenir acciones para recompensar o dañar.
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Cómo se da una negociación
Y fracasa cuando: • Las variables de obcecación y terquedad se dan. • Falta de deseo de un acuerdo conveniente. • El idioma puede ser mal interpretado. • El plazo de tiempo se agotó. • Existen acentuadas diferencias de índole cultural. • Son muchas las diferencias que se tienen a nivel profesional. • No existe una preparación adecuada de una de las partes. • Hay demasiada presión por parte de los interesados. • Hubo una extralimitación en lo que se estaba pidiendo. • Aparecen otros distractores adicionales.
Gráfica 1
El proceso inicia cuando ambas partes desean obtener el mayor beneficio posible y de manera implícita o deliberada utilizan tres rangos en el pacto: BATNA (Best Alternative To a Negotiated Agreement) o la mejor alternativa a un acuerdo negociado, que significa tener otras opciones si no se logra alcanzar un acuerdo durante la negociación.1 The walkaway price o mejor conocido como el Precio de Reserva. Éste es el punto menos favorable en el que aceptará un trato negociado. ZOPA (Zone of possible agreement) o zona de posible acuerdo. Éste es el rango dentro del cual se puede realizar un posible trato y que está definido
Rangos de una negociación Precio de reserva del vendedor $4, 500.00
$7,000.00
Rango del vendedor Zona de posible acuerdo
Rango del comprador
$0.00
Precio de reserva del comprador $5, 000
Fuente: Elaboración propia con base en los autores Roger Fisher y William Ury en su libro Getting to yes.
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por la superposición entre los precios de reserva de ambas partes.
Posturas que puede adoptar una negociación
Confrontación. Se trata de resolver el conflicto en nuestros propios términos, sin tomar en cuenta los intereses de la otra parte. Cuando no importa mucho el futuro de la relación entre las partes, es decir, es más importante el resultado que la relación con el oponente. Es una situación de ganar-perder. Gana el negociador y pierde la otra parte. Cooperación. Consiste en identificar la base del problema y encontrar, en forma conjunta, la solución o soluciones que sean satisfactorias para ambas partes. Se necesitan mutuamente para conseguir sus resultados y además quieren preservar la relación. En determinadas circunstancias hacen que las ganancias sean mayores que las esperadas. Conlleva desarrollar relaciones con la otra parte y lograr resultados benéficos para todos. Nos encontramos ante una situación de ganar-ganar. Subordinación o aceptación. Implica ceder en algunas cosas y otorgar concesiones parciales o totales. El negociador muestra una conducta sumisa con el objetivo de desarrollar la relación con la otra parte a sabiendas de que los resultados a corto plazo no serán los óptimos. Estratégicamente, el negociador opta por ceder a corto plazo para conseguir mejores resultados en el largo plazo. Implica una actitud de perderganar, pierde el negociador y gana su oponente. Retiro o inacción. Significa evitar la controversia y no tomar acción en forma definitiva, y esperar que el conflicto se resuelva por sí mismo. Se da cuando ambas partes piensan que no vale la pena negociar porque los problemas derivados de la negociación pueden ser mayores que los beneficios obtenidos. El negociador evita una negociación perder-perder, donde ambas partes pierden.
El equipo de trabajo
Para la negociación se debe de contar con un equipo altamente calificado y especializado. El jefe es la máxi-
ma autoridad durante la negociación, el vocero será el encargado de comunicar las opiniones y decisiones del equipo, la persona que tendrá una postura dura al igual que la persona con postura afable (el primero amenazará y el segundo será el responsable de aliviar toda clase de tensiones y abrirá los canales de comunicación). Si el presupuesto permite tener un grupo mayor, es recomendable contar con tres analistas. El primero, de comportamiento, quien estudia y analiza las acciones del otro equipo, confirma supuestos y determina las prioridades. Un segundo que analice la información, registre las cifras y determine la magnitud de la diferencia entre las posiciones de las partes. Y por último, el técnico, quien aporta y analiza la información especializada con objeto de facilitar la negociación.
Tipos de planeación
También debe existir toda una planeación que permita llevar a cabo una negociación exitosa. En la primera etapa se lleva a cabo la planeación estratégica o fase de pre-negociación, en la que se determina por qué, cómo y qué se desea obtener en la negociación. La respuesta será la incorporación del objetivo de la negociación. La segunda etapa es la planeación táctica, en donde se trabajan las maniobras y técnicas por utilizar dentro de la etapa de negociación. Éstas son acciones o mecanismos destinados a crear situaciones de apoyo dentro de la estrategia elegida para alcanzar las metas y hacer que la posición de competitividad sea definida más fácilmente. Por último, la planeación administrativa forma la tercera etapa dentro del proceso de negociación. Aquí se preparan los recursos necesarios para la negociación, como materiales, económicos y humanos, que nos permitan obtener, utilizar y proteger la información en la cantidad y calidad requerida.
Fases de la negociación
El proceso de la negociación, en la mayoría de los casos, se divide en seis etapas para reconocer fácilmente cómo se dará y saber qué estrategia utilizar. Etapa inicial. Se realiza la búsqueda y recopilación de toda la información posible de la contraparte, lo
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que se traduce en una buena preparación que conllevará a un resultado más favorable. Etapa de apertura. Éste es el momento donde las contrapartes se conocen. Se establecen los objetivos y metas de cada uno de los involucrados y se busca descubrir lo que realmente se desea. En la mayoría de los casos, el vendedor manifiesta la postura inicial. Etapa media. En esta etapa se reciben las ofertas para ser analizadas. A medida que avanza la negociación se revela más información y se pueden adoptar tres posturas: aceptar la oferta y cerrar el trato, rechazarla o proponer una contraoferta. Se sugiere nunca aceptar el primer trato, porque el comprador plantea su nivel mínimo de compra o la opción en la que él tendrá mayores beneficios. Aceptar y cerrar el trato implica que no fueron bien definidos los intereses ni el objetivo de la negociación y se tomó la primera opción posible. Rechazar el trato muestra una postura dura por parte de nosotros, lo que implica que se esperará una contraoferta del vendedor o se deberá esperar una postura hostil y, seguramente, el término de las negociaciones. Etapa de propuesta y contrapropuesta. Ésta es la más importante porque se definen los intercambios de concesiones. El equipo que tenga la mejor información y justifique de manera convincente los planteamientos, será el que obtenga mayores beneficios. Al recibir las propuestas se sugiere parafrasearlas con el fin de obtener beneficios adicionales, así nos dará tiempo de presentar una nueva contraoferta. Etapa de acuerdos. Se llega a esta etapa cuando se han obtenido los acuerdos que ambas partes desean.
Es primordial establecer los acuerdos por escrito para confirmar que todo quedó perfectamente establecido. En este punto es importante saber que ambos equipos tienen la autoridad necesaria para dar por valido el acuerdo. Etapa de seguimientos. Muchos piensan que la negociación termina en la etapa de firma de acuerdos, pero realmente es el inicio de la relación comercial. Aquí es fundamental dar seguimiento a cada uno de los puntos del acuerdo y vigilar que se cumplan los términos y condiciones de los contratos firmados. Lo mejor para llevar la relación comercial a largo plazo es realizar visitas o contactar de manera telefónica, videoconferencia o por correo electrónico a nuestra contraparte y hacerle ver la seriedad de nuestra empresa, en términos de una excelente relación comercial a futuro. Debemos construir relaciones positivas y duraderas que favorezcan la consecución de otros negocios.
“Si
no conoces a tu enemigo ni tampoco a ti mismo, es muy probable que en cada batalla estés en peligro. Si te conoces a ti mismo pero no a tu enemigo, tienes las mismas oportunidades de ganar o perder. Pero si te conoces a ti mismo y también a tu enemigo ¡ni en cien batallas estarás en peligro!”2
Término acuñado por los autores Roger Fisher, y William Ury de Program on Negotiation, de Harvard en su libro Getting to Yes. 2 Griffith, Samuel. 1971. Sun Tzu, The Art of War. London: Oxford University Press, p. 84. 1
Doctor Sergio Garcilazo Lagunes Profesor investigador de la ECEE
Tienes los datos Y ahora... ¿qué haces con ellos? Gracias a las Tecnologías de Información (TI), en todas las empresas se recolecta rutinariamente un enorme volumen de datos, lo que representa un verdadero desafío. No son tanto los costos de almacenamiento de los datos lo que nos mantiene despiertos por la noche, sino la complejidad de la generación de ventajas competitivas a partir de ellos. Un sencillo proceso de cuatro pasos será de gran utilidad para que la mayoría de las empresas, grandes, medianas o pequeñas, generen valor a partir de los datos con los que cuentan:
1. Poner los datos en orden
Cualquier empresa posee mucha información, sobre los clientes y demás, con la que podemos construir una base de datos. Pero, ¿serán todos de las empresas que deseamos contactar? El principal problema es que las bases de datos están desconectadas, en hojas de cálculo de Excel e incluso en papel. Para comenzar a utilizar la información de los clientes como un activo, debemos comprender exactamente qué datos son fundamentales y reunirlos. Los consultores han hecho mucho ruido alrededor de la creación del plan “la visión de 360 grados del cliente”, y aunque la idea es buena, si no tenemos un orden será difícil obtener una visión completa de ellos. Para orientar una campaña de marketing, por ejemplo, no es necesario tener todos los datos, sino únicamente un subconjunto, 10% de lo que está disponible para la mayoría de los casos. ¿Pero qué 10%? Una de las mejores maneras de averiguarlo es construir un simple análisis de datos, junto con las personas que poseen los datos del negocio. Si se obtiene una muestra de la información de los clientes, se puede tener rápidamente una idea de los datos con los que se dispone, el estado en que se encuentran y cómo se relacionan con otros datos. Como su nombre indica, los datos analíticos son la base de futuros análisis.
2. Explorar los datos
Luego de construir los datos analíticos, tu primera tarea será analizarlos mediante simples herramientas de análisis exploratorio. Esto te ayudará a entender las relaciones clave entre los diferentes tipos de datos. Gran parte del análisis puede llevarse a cabo con simples consultas, extractos de hojas de cálculo de Excel y de sus capacidades gráficas. Por ejemplo, Toyota desarrolló un análisis de datos como parte de un proyecto de la fidelidad de los clientes. En su exploración, Toyota encontró que la mayoría de los clientes que vuelven a comprar un vehículo nuevo, lo hacen en un periodo de más menos tres años y un mes antes o después de la fecha de aniversario de la compra del vehículo anterior. Sólo conociendo este simple hecho, se estableció un Plan de Mercadotecnia Directa para el envío de la promoción cuatro meses antes de que el cliente cumpliera su tercer año de adquisición del vehículo y no cuatro meses después, como había sido el caso. “Conocer este comportamiento permitió a Toyota hacer el envío de la promoción logrando un incremento sustancial en sus ventas.”
3. Crear modelos de predicción simples
Ya que se han explorado los pros y los contra de los datos, su próxima etapa es desarrollar simples modelos estadísticos para predecir el comportamiento del cliente en los puntos clave del ciclo de vida del producto que deseamos promover. Por supuesto, no puedes realmente predecir el comportamiento de cada cliente, sin importar cuántos datos tengas. Pero sí puedes identificar grupos de clientes con una mayor probabilidad de comportarse de cierta manera. Por ejemplo, Toyota tomó los datos de los clientes de campañas anteriores de recompra y desarrolló sencillos modelos estadísticos para predecir quiénes tienen más probabilidades de recompra en el futuro. Los modelos se establecieron a partir de las características
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de los clientes antes de la recompra y utilizó este conocimiento para identificar, por ejemplo, 30% de los clientes con más probabilidades de recompra en un mes determinado en el futuro. Los modelos se replicaron para una serie de campañas de recompra, el resultado fue exitoso: con las campañas diseñadas se duplicó la tasa de recompra, pero sólo con la mitad del volumen (y el costo) de los envíos, se logró un aumento neto de 400% en el retorno de la inversión de la campaña.
4. Elaborar modelos con la información del cliente
En este punto, probablemente tengas la información que necesitabas para un mayor análisis de los datos en los que se centró una campaña de comercialización. Ahora puedes enriquecerla con datos cuidadosamente seleccionados para aumentar la exactitud de la orientación de la campaña y aumentar su capacidad de respuesta. Algunos de los mejores datos acerca de eventos discretos de clientes son los acontecimientos en la vida de los clientes clave, que impulsan su comportamiento. Un análisis más detallado de los datos de recompra por Toyota encontró que este comportamiento fue impulsado en parte por los clientes que tenían un contrato de financiación de la automotriz. En particular, Toyota consideró que el final de su contrato estaba fuertemente relacionado con la fecha de recompra a un vehículo nuevo. Entonces desarrolló una campaña orientada a los clientes antes de la finalización de un contrato, para persuadirles de firmar otro pacto con Toyota y financiarse a través de la empresa. Los distribuidores estuvieron muy involucrados en el diseño y el funcionamiento de la campaña, de esta manera,
Toyota creó vínculo entre los clientes y distribuidores, y fortaleció su propia relación con los distribuidores que venden más vehículos. Los resultados fueron espectaculares, con más de 30% de los clientes de recompra de un vehículo nuevo, dentro del mes del final del contrato. Ninguno de los ejemplos anteriores requiere de complejas capacidades analíticas para su desarrollo y ejecución. De hecho, muchas de las decisiones para el diseño de la campaña fueron sin duda resultado del sentido común. Se utilizaron herramientas analíticas que, aunque eran simples, incrementaron la exactitud de las campañas, la reducción del volumen y el costo de los envíos y un notable aumento de su tasa de respuesta. Con estos ejemplos se demuestra el poder de los datos para una efectiva comercialización. Antes de ejecutar tu próxima campaña de marketing, pregúntate lo siguiente: 1. ¿Qué impulsa el comportamiento de tus clientes? 2. ¿Tienes todos los datos clave para desarrollar y ejecutar campañas eficaces? 3. ¿Se puede predecir qué desean tus clientes en el mercado? 4. ¿Se puede identificar a los clientes objetivo, con la oferta adecuada, en el momento oportuno? 5. ¿Se ha involucrado a toda la gente adecuada en la planificación, desarrollo y ejecución de la campaña? Si tu respuesta es “no” a alguna de estas preguntas, estás en peligro de perder gran parte de tu presupuesto de marketing directo. Todos sabemos lo que puede significar en estos tiempos difíciles para los vendedores.
M.A. Enrique Valencia Saldaña Profesor de Asignatura de la ECEE
La Factura Comercial y el Certificado de Origen en un documento
El presente trabajo propone la fusión de dos documentos esenciales para llevar a cabo operaciones de comercio exterior: la Factura Comercial Universal y el Certificado de Origen, en un sólo documento de carácter universal y electrónico. El objetivo es ayudar a las autoridades de los diversos países a hacer más eficiente y dinamizar el comercio. Este mecanismo pretende atraer beneficios para los países, las empresas y aportar las siguientes ventajas: • Dinamizar el comercio internacional • Evitar la falsificación de documentos • Abaratar la autenticidad de los papeles (evitar notariar y apostillar) • Uniformar y estandarizar la información comercial • Agilizar la fiscalización aduanera al tener que revisar un sólo tipo de documento universal • Permitir que las aduanas del mundo intercambien la información comercial
Introducción
Hoy en día encontramos mecanismos estandarizados en el ámbito internacional, que son aceptados y reconocidos por las diversas autoridades de los países como el Reconocimiento de Embarque, la Guía Aérea, etcétera. Así, podemos observar que dicha estandarización se extiende al tránsito de mercancías y al de personas, por lo que deberíamos pensar en un mecanismo que armonice con las tendencias actuales: facilitar los procesos comerciales y buscar un equilibrio con la seguridad de las transacciones. De este modo, considero importante que si ya existen mecanismos estandarizados en el mundo, por qué no extenderlos a otros que armonicen con las tendencias enfocadas a procesos sin papel (paperless) y la automatización de los procesos de facturación, los cuales han tenido un impacto positivo: hay mayor control de las operaciones, seguridad y fiscalización de los mismos.
En la actividad de comercio exterior hay dos documentos esenciales para sus operaciones: por un lado, la Factura Comercial es un documento que nos acredita como dueños y poseedores de las mercancías, y en él se expresa el Impuesto al Valor Agregado que se pagó por el bien; y por otro, el Certificado de Origen tiene como principal objetivo demostrar la procedencia de la mercancía, para tener beneficios relativos a preferencias arancelarias y beneficios fiscales. Al respecto, hay que reconocer lo común que es encontrar errores en ambos documentos, situación que provoca reprocesos y problemas continuos con las autoridades. A su vez, afectan las estadísticas debido a que la información que pudieran proveer, tanto la factura como el certificado de origen, no es precisa. La unificación de criterios hará que las facturas comerciales, que se usan comúnmente en las transacciones internacionales, cuenten con claves estandarizadas en el mundo. De esta manera se podrá apreciar el origen de las mercancías mediante un sello o clave digital, al momento de llevar a cabo transacciones de comercio exterior. Esto implica, la modificación de los diferentes instrumentos jurídicos con los que cuenta nuestro país y por supuesto, todo país que decida establecer una homogenización de los criterios de facturación. Deberán instrumentarse una serie de procesos automatizados que faciliten el llenado de esta factura, minimizarse los requisitos, migrar al paperless y hacer más eficientes los procesos de validación y de facturación, a través de su digitalización, tal y como lo sugieren diversos organismos internacionales como la Organización Mundial del Comercio (OMC), la Organización Mundial de Aduanas (OMA), etcétera. El certificado de origen también tendrá que tener cambios sustanciales; si bien este documento es esencial para obtener beneficios y algunas preferencias de carácter arancelario, también representa una regulación no arancelaria, cuya obtención toma tiempo y es susceptible a la falsificación.
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En este caso, considero mayor viabilidad en la estandarización. Es un documento que ya es reconocido por varios países europeos y como ejemplo tenemos el Formato A, que usa la OMC, para unificar criterios ya vigentes en muchos países. Así, la justificación que tendría esta propuesta sería en el sentido de tratar de unificar, tanto la Factura Comercial y el Certificado de Origen en un sólo documento. Esto tomando en cuenta que los diversos mecanismos digitales permiten establecer “huellas digitales” irrepetibles e infalsificables, mismas que se pueden incluir en una factura electrónica, a través de una clave o sello digital, sin necesidad de adoptar dos documentos en papel. Por supuesto, esto estaría en concordancia con lo establecido con la OMA y OMC, que al final, la razón de ser de cada una de éstas, es la facilitación del comercio y reforzar la seguridad en las operaciones, con el objeto de establecer a nivel global un “comercio seguro”. Considero que todo lo anterior es suficiente justificación para llevar a cabo esta propuesta en el ámbito internacional y concientizar a los diferentes gobiernos y a las empresas para que empiecen a adaptar medidas como las que propongo.
Desarrollo
La documentación usada en la importación es un componente muy importante del proceso de la cadena de suministro en el ámbito internacional (Renie Alston, Compliance Importance of Commercial Invoice- Aug. 2009). La Factura Comercial es el núcleo de los documentos necesarios para importación ante las autoridades aduaneras; representa el detalle de la transacción de venta internacional, el envío, las especificaciones y detalles necesarios para la verificación de las regulaciones de varios elementos clave como descripción del artículo, cantidad y valor. Así, la Factura Comercial, preparada por el exportador, el vendedor o fabricante, tradicionalmente se ha considerado como la única fuente de verificación y validación, además de una práctica universal y común en las transacciones comerciales. En los últimos años, se han permitido errores y datos incorrectos ocasionados por las prácticas comerciales como modificaciones de orden de compra, ajustes de
precios, logística, cambios en la ruta y los obstáculos para el cumplimiento. En una reciente encuesta a importadores sobre errores encontrados en las Facturas Comerciales, se encontró que 65% de las faltas estaban relacionadas con las prácticas de negocios individuales.1 Así, los errores en las facturas llevan, a su vez, errores en las declaraciones de importación. Tiene un efecto exponencial sobre la correcta clasificación de las mercancías, las tasas de impuestos y los derechos. Por otro lado, el Certificado de Origen es un documento que se presenta como parte de la declaración de aduanas para comprobar, como su nombre lo dice, el país de origen de las mercancías. Repercute directamente en la tasa impositiva y en los beneficios fiscales de cada país. De este modo, la importancia de los documentos mencionados radica en que, en ambos, tenemos información que repercutiría principalmente en la recaudación de impuestos y en el control y seguridad de las mercancías que ingresan al país. Por eso es menester idear mecanismos que tengan una repercusión directa en la estandarización de los procesos internos de una empresa y los procesos aduaneros y comerciales sean fáciles de realizar, tal y como organismos internacionales como la Organización Mundial de Comercio (WTO), la Organización Mundial de Aduanas (WCO) y la Cámara Internacional de Comercio (ICC), recomiendan.
Antecedentes y marco normativo
El Artículo VII del GATT es uno de los principales antecedentes que hace referencia a la obligación de los países para tratar de reducir las formalidades y los documentos relativos a la importación y exportación de bienes. Su contenido especifica que hay una necesidad de facilitar los requerimientos y la documentación para efectos de comercio exterior. Por otra parte, encontramos antecedentes relativos a la solicitud de información comercial, que se refiere a la Recomendación del 22 de mayo de 1963 (“Recomendación sobre la Cooperación Aduanera sobre el Consejo de Comunicación e información concerniente al estatus de los bienes”) cuyo objetivo es que los miembros deben proporcionar los datos de la situación aduanera de las mercancías exportadas, siempre y cuando esta información se solicite por otro estado miembro.
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Otro de los antecedentes que encontré con relación a los esfuerzos por tratar de unificar los criterios de una Factura Comercial, está en la “Recomendación del Consejo de Cooperación Aduanera, concerniente a los requerimientos de las Facturas Comerciales”. Ésta data del 16 de mayo de 1979 y establece: “1. Aceptar las facturas comerciales obtenidas por cualquier proceso,…, en los casos donde se requiera la presentación de la Factura Comercial en relación con el despacho de las mercancías; 2. Abstenerse de exigir una firma, por la aduana, en las facturas comerciales presentadas en apoyo de una declaración de mercancías;” Cabe señalar que en estas fechas se dudaba de la precisión de los datos presentados en la factura, además de que se admiten métodos mecánicos o electrónicos de transferencia de datos, sobre todo en lo que se refiere a documentos firmados de manera manuscrita. Así, la Factura Comercial es el documento más importante en los procesos del comercio exterior debido a que representa el detalle de la transacción de venta internacional, el envío, las especificaciones y detalles necesarios para la verificación de las diversas regulaciones de varios elementos clave, tales como descripción del artículo, cantidad y valor. En el caso de los Estados Unidos, los requisitos que debe contener una factura son muy concretos, por lo tanto podríamos tomarlo como modelo para una estandarización. Un ejemplo de lo que debe de contener una Factura Comercial en general la encontramos en el Título 19, parte 141.86, de la regulación estadounidense CFR: (1) El puerto de entrada; (2) El momento y el lugar, la persona por quien y la persona a quien la mercancía se vende o se accedió a ser vendida, o si se importan de otro modo que en cumplimiento de una compra, el lugar desde el que se incluye, el momento y la persona a la que la persona que lo envía es; (3) Descripción detallada de la mercancía; (4) Las cantidades de los pesos y medidas del país o
lugar de donde se envía la mercancía, o en los pesos y medidas de los Estados Unidos; (5) El precio de compra de cada artículo en la moneda de la compra, si la mercancía se envía en cumplimiento de una compra o un contrato de compra; (6) Si la mercancía se envía de otra manera que en cumplimiento de una compra o un contrato de compra; (7) El tipo de moneda, ya sea oro, plata o papel; (8) Todos los cargos sobre la mercancía con detalle de nombre y la cantidad, incluyendo flete, seguro, comisión, de los casos, los envases, cubiertas, y los gastos de embalaje, y si no está incluido más arriba, todos los gastos, costos y gastos incurridos para traer la mercancía del lado del transportista en el puerto de exportación en el país de exportación y colocarla junto a la compañía en el primer puerto de los Estados Unidos de la entrada. (9) Todos los descuentos, las desventajas y bondades, detallados por separado, permitieron a la exportación de la mercancía; (10) El país de origen de la mercancía, y, (11) (A) Todos los bienes o servicios proporcionados para la producción de la mercancía. (B) de mercancías no compradas enviado por el fabricante. (C) las mercancías vendidas en tránsito… (D) Factura en inglés… (E) La lista de empaque. Cada factura deberá indicar en forma detallada lo que es la mercancía contenida en cada envase individual. (F) Los pesos y medidas… (G) Los descuentos… (H) La numeración de las facturas y las páginas (1) facturas. Cuando más de una factura está incluida en la misma entrada, cada factura con sus anexos se numerarán consecutivamente por el importador en la parte inferior de la cara de cada página, comenzando con el número 1.” 2 (Resaltado añadido) Como podemos observar, ésta podría ser una opción viable para estandarizar las facturas en el mundo y así llevar a cabo buenas prácticas en la autoevaluación y políticas, así como comunicar los errores y establecer
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acciones correctivas, en caso de que las facturas contengan errores que no puedan ser fácilmente corregidos. A lo que se podría preparar una pro-forma de factura, en lugar de una factura con errores, así, se tendría la oportunidad de poder detectarlos y modificarlos, antes de emitir una factura. En lo que respecta al Certificado de Origen, podemos mencionar la recomendación hecha por el Consejo de Cooperación Aduanera, concerniente a la “Adopción de un Formato Estándar de Certificado de Origen”, emitido el 16 de Enero de 1973, cuyo formato de impresión es compatible con otros en el mundo. (Ver ilustración 1)
libres de ellos, los países desarrollados otorgan a determinados productos manufacturados de países menos adelantados, a fin de reforzar sus exportaciones y el crecimiento económico. La mayoría de las importaciones elegibles bajo el programa GSP son libres de impuestos. Y se consideran que son más de 20 los países industrializados que mantienen los programas del SGP y más de 100 países en vías de desarrollo elegibles para dicho programa. Para el efecto, se utiliza comúnmente un formato o Formulario A del SGP3 –un modelo de certificado de origen– bajo el programa de Sistema Generalizado de Preferencias, para las exportaciones a los países donantes, por parte de los países beneficiarios. Algunos de los países donantes que aceptan este Formulario A del SGP son: Alemania, Australia, Austria, Bélgica, Bulgaria, Canadá, Dinamarca, Finlandia, Francia, Grecia, Hungría, Irlanda Italia, Japón, Luxemburgo, Holanda, Nueva Zelanda, Noruega, Polonia, Suecia, Suiza, Reino Unido y Estados Unidos.
Requisitos para el derecho a preferencias
A fin de cumplir las condiciones generales para tener derecho a preferencias, los productos deben:
Ilustración 1
Cabe señalar que, bajo el SGP (Sistema Generalizado de Preferencias) o el trato arancelario preferencial, el deber de otorgar tarifas de impuestos reducidos o
• Caer dentro de una descripción de los productos elegibles para la preferencia en el país de destino. • Tener una descripción en el formulario lo suficientemente detallada para permitir que los productos cumplan con las reglas del país de destino, al momento que los examine el oficial de aduana. • Ser calificados por separado (de cada lote) en su propio derecho y cumplir con las condiciones de expedición especificadas por el país de destino. • Consignarse directamente desde el país de exportación al país de destino. Aunque la mayoría de los países otorgantes de preferencias aceptan el paso a través de países intermedios sujeto a ciertas condiciones. (Para Australia, la expedición directa no es necesaria).4 Cabe señalar, que en lo que se refiere al Certificado de Origen, un sinnúmero de países tienen formatos
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muy parecidos. Esta situación es positiva, ya que se puede decir que ya hay un criterio unificado para poder “universalizar el Certificado” e incluso tratar de incluir algunos criterios dentro de un sólo documento como “La Factura Electrónica Universal”.
Beneficios de la unificación de criterios
• Dinamizar el comercio internacional. Al tener estandarizados los documentos se hace más fácil el cruce de información en la bases de datos, lo que permite la automatización y estandarización de los procesos de validación. • Evitar la falsificación de documentos. Al unificar los criterios se evitan datos o información que se puedan falsificar. • Abaratar la autenticidad de documentos. Al emitir un documento electrónico estandarizado y electrónicamente firmado, ya no sería necesaria la notarización y apostillamiento ante una autoridad, lo que daría como resultado el abaratamiento y simplificación del proceso. • Estandarizar y unificar la información comercial. Usar métodos estandarizados de información comercial, como un código de barras universal, haría mucho más fácil rastrear la información, conocer el contenido, el fabricante, el país de origen, etcétera. • Agilizar la fiscalización aduanera. Al facilitar el rastreo mediante medios electrónicos y validar inmediatamente los documentos, se acortaría el tiempo de las auditorías y haría más eficiente su comprobación por parte de la autoridad. También será más fácil si sólo se revisa un tipo de documento.
• Permitir el intercambio de información comercial entre aduanas.
Conclusiones
En primer lugar, la estandarización y homogenización de criterios aplicados a dos documentos importantes para llevar a cabo las operaciones de comercio exterior, como la Factura Comercial y el Certificado de Origen, ayudarían de manera importante a facilitar los procesos comerciales. Se establecerían medios de comunicación entre las diversas entidades internacionales para controlar –de acuerdo a los criterios de seguridad de la Organización Mundial del Comercio y de la Organización Mundial de Aduanas, las operaciones de Comercio Exterior– los flujos y la cadena de suministro al interior de las empresas y en todo el mundo. En segundo lugar, dicha estandarización o unificación de documentos lograrían hacer más eficientes los mecanismos de fiscalización y control de las operaciones, evitando la falsificación o la distorsión de los datos en las facturas. Y, finalmente, se lograría agilizar los procesos de comercio exterior y hacer más eficientes la comunicación y el intercambio de información entre las empresas. Alston, Rennie. “Compliance Importance of Commercial Invoice” en http://www.compliancemaven.com. Issue 0105 - Aug. 2009. 2 Texto traducido de: Alston, Rennie. “Compliance Importance of Commercial Invoice”, en http://www.compliancemaven.com. Issue 0105- Aug. 2009 3 http://www.export911.com/e911/export/docFormA. htm#docFormA 4 Ídem 1
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Gerente de Compras Estratégicas de Procter & Gamble Generación 2006 - 2010
Egresado en acción
Entrevista a José Pacheco Barba 1. ¿Por qué estudiaste Negocios Internacionales? El mundo cada vez es más global y la necesidad de aumentar beneficios, tanto para los individuos como para las organizaciones, propicia que los mercados sean más dinámicos y especializados. Esto demanda en el mercado laboral un amplio conocimiento económico, comercial y de negocios, lo que permite a los negociadores internacionales potenciar las aptitudes y conocer las herramientas que facilitan el desarrollo y ejecución de estrategias exitosas.
guardo un espacio para compartir un café por la mañana con mi equipo de trabajo en el que discutimos ideas y soluciones para el alcance de los objetivos. En Panamá, lugar donde actualmente resido, se acostumbra almorzar a medio día. Al volver a la oficina enfoco mi tiempo en desarrollar trabajo estratégico y de relación con clientes y proveedores. Al salir del trabajo practico algún deporte (futbol, ping pong, gimnasio) y me reúno con mis amigos o familia. Procuro mantener siempre una vida equilibrada.
2. ¿Por qué en la UP? La Universidad Panamericana es una institución de excelente reputación por su nivel académico y reconocimiento internacional. Desarrolla líderes empresarios y directivos con carácter humano. Actualmente los mercados son tan sensibles que una formación con principios éticos minimiza los riesgos en las organizaciones y aumenta el valor de sus egresados en el mercado laboral.
5. De todo lo que aprendiste durante la carrera, ¿qué es lo más útil en tu vida laboral? El enfoque en Dirección Estratégica. Al desarrollar una estrategia de suministro regional se requiere estudiar a la industria (Fuerzas de Porter), posteriormente es indispensable conocer las condiciones tanto internas como externas de la empresa (análisis FODA); para así vincular dichos elementos con la visión de la organización y desarrollar las estrategias y planes de acción que permitan alcanzar los resultados deseados en tiempo y forma.
3. ¿Qué es lo que más disfrutas al ejercer tu carrera? Negociar. Es un proceso apasionante en el que se descargan emociones, se aprende a conocer a la contraparte y el impacto de una estrategia, propuesta o decisión puede cambiar por completo el rumbo de una organización. Para realizar negociaciones exitosas y minimizar los riesgos es importante emplear las herramientas que nos proporcionan en la carrera como análisis competitivos, industriales y económicos. 4. ¿Cómo es un día en tu trabajo? La empresa se enfoca en los resultados (que se proyectan al inicio del año fiscal), lo que permite tener libertad e independencia para definir las acciones a desempeñar a lo largo del día. Cuento con un horario flexible y normalmente llego a las 8:15 a.m. Las primeras horas, que son más productivas, las utilizo para realizar trabajos operativos y de análisis; siempre
6. En tu opinión y experiencia, ¿cuál es el principal reto de los Negocios Internacionales hoy en día? Generar el mayor valor total posible a las organizaciones y al mismo tiempo buscar satisfacer más y de mejor manera las necesidades de los principales interesados. 7. ¿Cuál es el mejor recuerdo que tienes de tu época de estudiante? La feria de emprendedores de la UP. Un evento que exigió un gran esfuerzo por parte de toda la escuela de Empresariales, impulsó la colaboración y trabajo en equipo, y, al mismo tiempo, fomentó la competitividad y la cohesión entre los compañeros. Fue una semana llena de emprendedurismo que despertó en muchos estudiantes el deseo por desarrollar empresas propias y concretar su creatividad e ideas en planes de negocios objetivos y ejecutables.
8. ¿Cuál es la principal enseñanza que te dejó la UP? Ser un individuo integral que siempre antepone los valores y la justicia. 9. ¿Volverías a estudiar Negocios en la UP? Sin duda alguna. La calidad en la enseñanza y sus servicio humano y profesional, además del ambiente estudiantil hizo de mi carrera una “Experiencia de vida”.
10. ¿Qué le recomendarías a los futuros egresados de esta carrera para que sean unos excelentes profesionistas? Que salgan al mundo laboral sin temor al éxito, que estén siempre preparados para adaptarse a nuevos y volátiles entornos, que sean constantes, contundentes y que tengan siempre la mente abierta para reinventarse y entender el cambio como una variable indispensable.