IV.6 SD 6: het administratief beheer van de organisatie verzekeren

IV.6

SD 6: het administratief beheer van de organisatie verzekeren

6.a Beschrijving van de doelstelling Het centrum algemene diensten en financiën en de HRdienst verlenen administratieve en financiële diensten aan de volledige organisatie, in het kader van de realisatie van de naam van de vereniging. De actie ervan strekt zich uit tot de volgende gebieden: • Financiën en boekhouding; • Human resources & Facilities; • Algemene diensten, IT, inkoop en beheerscontrole; • Customer sales.

Om haar werking te garanderen, onderneemt de vereniging ook een reeks commerciële acties die haar in staat stellen om haar opdrachten met eigen inkomsten uit te voeren.

Human resources In 2021 zal visit.brussels haar personeel blijven ondersteunen bij de transformatie van het bedrijf. Dit houdt in dat de structuur wordt aangepast zodat de organisatie digitaal is georiënteerd.

Er zullen welzijnsmaatregelen worden genomen op basis van de enquête die in 2020 wordt gerealiseerd.

Het nieuwe salarisbeleid zal ook in werking treden na de indeling van de functies.

Er zal een uitbreiding van het telewerkbeleid worden voorgesteld om zich aan te passen aan de nieuwe werkwijzen en aan de gevolgen van de coronacrisis in 2020.

Facilities In 2021 zal visit.brussels de nodige acties ondernemen om haar opdrachten voort te zetten: • Instaan voor het onderhoud van het gebouw, wat de uitwerking van overheidscontracten en de opvolging van de onderaannemers impliceert; • Toezien op de beveiliging van het terrein en de goederen; • Instaan voor het beheer van de toegang tot de middelen in het gebouw; Instaan voor het beheer van de logistiek; De voorraden beheren.

Financiën en boekhouding Om de haar toevertrouwde opdrachten zo goed mogelijk uit te voeren, zal visit.brussels: • Instaan voor de aanpassing van het boekhoudplan dat een systeem van gestandaardiseerde rekeningen en regels voor de registratie, boeking en evaluatie van de transacties omvat; • De gedetailleerde rapportage analyseren van de geraamde begroting om een begrotingsevenwicht te garanderen; • Het operationele personeel ondersteunen bij de begrotingscontrole van de projecten; • De administratieve en financiële procedures in acht nemen; • Sensibilisatiesworkshops organiseren over financiële thema’s (OOBCC) voor alle afdelingen; • Het proces voor de digitalisering van de documenten voortzetten; • Het begrotingsbeginsel van de «vastgestelde rechten» toepassen en de geraamde begroting opvolgen; • Het dossier voor boekhoudkundige en budgettaire afsluiting opstellen met het oog op de echtverklaring van de boekhouding door de externe accountants; • Het proces voor de goedkeuring van de financiële transacties (vastleggingen, vereffeningen) in het gewestelijke SAP-systeem integreren.

Algemene diensten visit.brussels zal toezien op de naleving van de administratieve en financiële procedures, en op de opvolging van haar aanbevelingen inzake risicobeperking. Zo zal de vereniging in 2021 de in 2020 vastgestelde doelstelling nastreven: de oprichting van een comité voor risicobeheer. Daarnaast zal ze opleidingen organiseren voor haar personeel, door middel van de organisatie van interne workshops.

Customer Sales In overeenstemming met de beheersovereenkomst ontwikkelt visit.brussels een reeks commerciële activiteiten om met deze inkomsten bij te dragen aan het algemene plan voor de promotie van de bestemming. De vereniging staat in contact met alle actoren van de bestemming, om hun de juiste systemen aan te bieden die aan hun eisen voldoen. Ze werkt nauw samen met de onthaalkantoren om betere producten en diensten aan te bieden aan de bezoekers.

6.b Gewenste output

visit.brussels voert haar volledige boekhouding intern, overeenkomstig de wet van 2 mei 2002 betreffende de verenigingen zonder winstoogmerk en de organieke ordonnantie van 23 februari 2006 houdende de bepalingen die van toepassing zijn op de begroting, de boekhouding en de controle (OOBBC). De algemene rekening van visit.brussels bestaat uit de jaarrekeningen (de economische interpretatie van de activiteiten) en de uitvoeringsrekening van de begroting, die informatie geeft over de wijze waarop de begrotingsmachtigingen worden gebruikt. De algemene boekhouding wordt gevoerd volgens de gebruikelijke regels van dubbel boekhouden. Ze strekt zich uit tot alle activa en rechten van de boekhoudkundige entiteit, evenals haar schulden, verplichtingen en verbintenissen van allerlei aard. De analytische boekhouding maakt het mogelijk de verschillende activiteiten van de boekhoudkundige entiteit op te volgen, met name om de subsidies te rechtvaardigen. Tot slot wordt de begrotingsboekhouding gevoerd in samenhang met de algemene boekhouding. Dit maakt een permanente follow-up van de uitvoering van de begroting mogelijk in termen van uitgaven en ontvangsten.

De vereniging zorgt intern voor het dagelijks beheer en onderhoud van de IT-infrastructuur, om de continuïteit van de IT-dienstverlening aan de medewerkers te garanderen. Wat de beheerscontrole betreft, evalueert de vereniging haar prestaties zelf. Een besluit van de Brusselse Hoofdstedelijke Regering verplicht visit.brussels om de realisatie te meten van haar strategische en operationele doelstellingen die zijn vastgelegd in de oriënteringsnota’s en -brieven, de beheersovereenkomsten, de strategische plannen van de mandatarissen van de overheidsdiensten en de instellingen, en de jaarlijkse operationele plannen van de administratieve eenheden. De vereniging garandeert de naleving van de wetten, voorschriften en instructies, en van de door het Gewest vastgestelde oriëntaties. Tot slot controleert ze de goede werking van haar interne processen en de betrouwbaarheid van de financiële en budgettaire informatie. Bovendien beheert de vereniging al haar aankopen intern, terwijl ze toeziet op de naleving van de wetgeving inzake overheidsopdrachten.

Tot slot biedt visit.brussels adverteerders een reeks producten en evenementen aan. De vereniging zoekt sponsors voor evenementen die intern worden georganiseerd, en onderhoudt de contacten met haar partners. Ze staat in voor de verkoop van de Tram Experience en vergemakkelijkt de reservatie van tickets voor haar evenementen en die van de Brusselse culturele operatoren, waardoor een groot publiek toegang krijgt tot hun evenementen op de websites “visit.brussels”, “agenda.brussels” en “arsene50”. Tot slot is de vereniging verantwoordelijk voor de exploitatie van de vergaderruimten van de BIP.

6.c Kritieke prestatie-indicatoren

Op HR-niveau • Absentiegraad; • Personeelsverloop; • Aantal opleidingsuren; • Opvolging van de diagnose voor burn-outpreventie; • De digitalisering van onze HR-tools staat centraal in onze actie om onze processen te optimaliseren.

Op boekhoudkundig niveau De boekhoudkundige prestaties zullen worden beoordeeld op het vermogen om de algemene rekening vóór 31 mei neer te leggen, en om van de accountants een goedkeurende verklaring zonder voorbehoud van de jaarrekening te verkrijgen.

Op IT-niveau Om de overgang naar Office 365 te onderzoeken, zal een indicator de “user adoption” beoordelen op basis van de topproducten ervan (Exchange, SharePoint, OneDrive, Yammer, Dynamics en Skype).

Wat de interne verkoop betreft Het totale aantal verkopen zal elke maand worden geëvalueerd om aan de behoeften van de vereniging aan eigen inkomsten te voldoen.

6.d Deadline

2024

6.e Omschrijving van de acties en projecten

6.e.1 ALGEMENE KOSTEN

visit.brussels staat in a. Verbruikskosten (water, gas, elektriciteit) voor het technische Sinds 1 januari 2020 zijn de energiekosten voor het hele gebouw voor beheer van het rekening van visit.brussels. Het gebouw van de gaat voornamelijk om water-/gas-/ elektriciteitsverbruikskosten voor BIP. In dat opzicht het Koninklijk Complex, evenals om is de vereniging de energie voor de opslagplaats. verantwoordelijk b. Werkingskosten met betrekking voor het onderhoud, tot onderhoud Het gaat om de kosten van het onde veiligheid en de werken in overleg derhoud van het gebouw en de kantoren, namelijk de schoonmaak, de afvalverwijdering en de sanitaire met de eigenaar. Ze benodigdheden. staat intern in voor c. Personeelsopleidingen alle logistiek en voor Naast de klassieke opleidingen met betrekking tot talen en hulpmiddehet magazijnbeheer. len die door het personeel worden gebruikt, zullen de managers worden opgeleid met betrekking tot hun nieuwe rol. Hetzelfde geldt voor medewerkers die van functie zijn veranderd, en die op die manier hun nieuwe opdracht zullen kunnen vervullen. In dit kader zal de vereniging een specifiek ondersteuningsbeleid voeren voor werknemers ouder dan 45 jaar, in overeenstemming met de geldende wetgeving.

d. Uitgaven voor erelonen, verzekeringen en bankkosten Het gaat vooral om erelonen voor adviesverstrekking en bijstand met het oog op de goede werking van de vereniging, zoals advocaten, accountants, het sociaal secretariaat, vertaling, het extern preventiebureau en de bewaking van het Koninklijk Complex. De verzekeringskosten zijn voornamelijk voor burgerlijke aansprakelijkheid (BA) en arbeidsongevallen (wetsverzekering).

De bankkosten zijn de kosten van banktransacties bij betalingen via onze software en op onze betaalplatforms, evenals de rentekosten voor het leasen van ons wagenpark.

e. Uitgaven in verband met het wagenpark Het gaat om de lease- en brandstofkosten van ons bedrijfswagenpark.

f. Uitgaven voor telecommunicatie en IT-beheer In 2021 zal visit.brussels het gebruik door alle medewerkers van de oplossingen die binnen het Microsoft Office 365-ecosysteem worden aangeboden, verder stimuleren. Er zal bijzondere aandacht worden besteed aan de applicatie Teams als exclusief communicatiemiddel tussen de personeelsleden.

De vereniging zal er zich op toeleggen om de aanbevelingen van de diepgaande begrotingsanalyse die in 2020 wordt uitgevoerd, in de praktijk te brengen. Ze zal in het bijzonder specifieke acties ondernemen met betrekking tot het gebruik van Microsoft-licenties (Office en Dynamics 365) door alle afdelingen.

Voortbouwend op de hierboven beschreven doelstelling (optimalisatie van het gebruik van Teams), zal de vereniging een budgettaire studie uitvoeren om de budgettaire gevolgen van de invoering van de unified communication (verwijdering van de vaste telefoontoestellen voor de werknemers) te beoordelen.

Om te voldoen aan de verschillende aanbevelingen van de accountants, zal visit.brussels beginnen met het opstellen en uitvoeren van een Disaster Recovery Plan (herstelplan voor rampen). Alvorens dit plan uit te voeren, zal het nodig zijn om beheertools in te voeren op basis van de in 2019 uitgevoerde inventarisatie, die zijn georganiseerd rond de in 2020 en 2021 vastgestelde processen.

Het personeel zal kunnen profiteren van de implementatie van een “self- service”-portaal voor het beheer van IT-incidenten. Dit portaal stelt gebrui- kers in staat om incidenten te melden waar ze mogelijk mee werden gecon- fronteerd, en om er de verschillende oplossingsstappen van te volgen. Op termijn is het de bedoeling om de hui- dige oplossingen te vervangen met het oog op het volledige gebruik van het portaal.

In het jaar 2021 zullen de samenwer- kingsbanden kunnen worden versterkt om: • De aanpassingen voort te zetten die in 2020 zijn ingevoerd ten- einde de juridische procedures te standaardiseren; • Het personeel te blijven onder- steunen bij de uitwerking en het administratieve beheer van be- stekken (controle van de juridi- sche aspecten, de onderhandelin- gen, de algemene best practices); • Een echte aankoopcentrale te cre- ëren voor alle diensten van visit. brussels.

g. Verplaatsings- en representatie- kosten Het gaat om parkeer- en verplaat- singskosten en representatie- en ont- vangstkosten van het personeel.

h. Toebehoren en verbruiksgoederen Het gaat om de kosten van kantoorbe- nodigdheden, IT-verbruiksgoederen en kleine gereedschappen voor het beheer van het magazijn en de ruimten van de BIP.

i. Diverse werkingsuitgaven Het gaat om de kosten van de wettelij- ke publicatie bij het Belgisch Staats- blad, de Nationale Bank van België, de betaling van de presentiegelden voor onze bestuurders, de taxikosten en de verzending van pakjes.

j. Veiligheidspreventie VB Het gaat om de kosten in verband met preventie op het werk en de veiligheid van het personeel.

k. Aankoop van materiaal Deze post omvat alle investeringen in meubilair en IT-apparatuur voor het nieuwe personeel dat wordt aangewor- ven, evenals de aanschaf van nieuwe software en licenties in het kader van het nieuwe IT-ecosysteem. l. Inrichting van gebouwen Dit zijn de kosten voor de inrichting van de kantoren na de reorganisatie van het personeel, en de kosten van de verhuizing van onze 2 magazijnen naar één magazijn.

m. Huurgeld gebouwen Het gaat om het huurgeld voor onze magazijnen.

6.e.2 Actiekosten

a. Werkingskosten Om de goede werking van de vereni- ging te garanderen en haar vertegen- woordiging op nationaal en internatio- naal niveau te waarborgen, wordt een reeks acties ondernomen die niet altijd kunnen worden opgenomen in de be- groting van de in dit actieplan vastge- stelde acties. Dankzij de actiekosten wordt de levensvatbaarheid van deze acties gegarandeerd.

b. Inkomsten Bar- ters Brussels Air- lines v i s i t . b r u s s e l s onderhoudt nau- we banden met Brussels Airli- nes. In ruil voor zichtbaarheid en deelname aan onze commerciële acties stelt Brus- sels Airlines visit. brussels een bud- get ter beschik- king voor haar vliegtickets in het kader van de promotieacties.

c. Regering Omdat de vereniging het gebouw van de BIP beheert, blijft ze de wekelijkse vergadering van de Brusselse Hoofd- stedelijke Regering organiseren door een kwaliteitsdienstverlening op maat aan te bieden.

d. Lidmaatschap Om haar opdrachten naar behoren uit te voeren, is visit.brussels aangesloten bij verschillende vakverenigingen, zo- wel op nationaal als op internationaal niveau. Dankzij deze lidmaatschappen blijven de medewerkers op de hoogte van de evoluties van de trends op an- dere bestemmingen op de verschillen- de werkterreinen van de vereniging.

e. Partnerschappen en sponsors De vereniging breidt haar sponsoring uit. In dit kader zullen in 2021 verschillende acties worden ondernomen: • De bestaande sponsorcontracten versterken; • Doorgaan met de langdurige sponsoring van topevenementen van visit.brussels (Tram Experience, EAS,

Stripfeest, eat! BRUSSELS drink! BORDEAUX, enz.).

f. Event BIP De vereniging organiseert een reeks evenementen voor het grote publiek, om het BIP-gebouw in de kijker te zetten. Deze activiteiten vinden vaak plaats in samenwerking met de tentoonstelling.

g. Verhuur van de BIP De vereniging zal verschillende acties ondernemen, om de opdracht met betrekking tot de promotie van de ruimten van de BIP voort te zetten: • De naamsbekendheid van de Lokettenzaal verbeteren als tentoonstellingsruimte of opnamelocatie in rustige periodes; • De gevolgen van de tariefverhoging voor 2020 analyseren; • Doorgaan met het prospectiewerk om de omzet te verhogen; • Blijven zoeken naar partnerleveranciers in samenwerking met de afdeling sponsoring; • Netwerk- en prospectieactiviteiten ondernemen in samenwerking met de afdeling Association & Convention; • Doorgaan met het organiseren van evenementen voor het grote puvisit.brussels • bliek; Het BIP-gebouw nog meer in de coördineert, kijker zetten (in samenwerking met de tentoonstelling). verkoopt en promoot h. Tram Experience rondleidingen in visit.brussels zal instaan voor de marketing van de Tram Experience: het stadhuis van • De doelstelling nastreven om een jaarlijkse begroting in evenwicht te Brussel. Verschillende • hebben; Blijven streven naar een bezetandere projecten • tingsgraad van 100% voor elke rit; De bestaande partnerschappen op dit gebied zijn in versterken (promotie en zichtbaarheid); voorbereiding. • Nieuwe partnerschappen aangaan (met name financiële partnerschappen); • Uitbreiding van het corporate aanbod voor privatiseringen (prospectie en gerichte campagnes).

i. Verkoop van mediaruimte De vereniging breidt de verkoop van mediaruimte uit. In dit kader zullen in 2021 verschillende acties worden ondernomen: • De brochure Let’s Meet aanpassen aan de uitbreiding van het digitale aanbod, door met name nieuwe pakket

ten aan te bieden (lagere prijzen, maar meer adverteerders); Het bestaande partnerschap met het Europees Parlement versterken.

j. Rondleidingen De vereniging organiseert de verkoop van individuele rondleidingen op de markt. Ze biedt ook groepsbezoeken of bezoeken in het kader van een teambuilding aan. De vereniging organiseert de ticketing van bepaalde partnerevenementen, zoals het BANAD Festival.

1.1.f Voorwaarde voor succes

Nauw samenwerken met alle diensten van visit.brussels en de diensten van het Gewest.

1.1.g Middelen

Zie samenvattende tabel.

1.1.h Partners

De diensten van visit.brussels. De diensten van de gewestelijke overheid.