IV.6 SD 6: het administratief beheer van de organisatie verzekeren
6.a Beschrijving van de doelstelling Het centrum algemene diensten en financiën en de HRdienst verlenen administratieve en financiële diensten aan de volledige organisatie, in het kader van de realisatie van de naam van de vereniging. De actie ervan strekt zich uit tot de volgende gebieden: • Financiën en boekhouding; • Human resources & Facilities; • Algemene diensten, IT, inkoop en beheerscontrole; • Customer sales.
• •
len in het gebouw; Instaan voor het beheer van de logistiek; De voorraden beheren.
Er zal een uitbreiding van het telewerkbeleid worden voorgesteld om zich aan te passen aan de nieuwe werkwijzen en aan de gevolgen van de coronacrisis in 2020.
Financiën en boekhouding Om de haar toevertrouwde opdrachten zo goed mogelijk uit te voeren, zal visit.brussels: • Instaan voor de aanpassing van het boekhoudplan dat een systeem van gestandaardiseerde rekeningen en regels voor de registratie, boeking en evaluatie van de transacties omvat; • De gedetailleerde rapportage analyseren van de geraamde begroting om een begrotingsevenwicht te garanderen; • Het operationele personeel ondersteunen bij de begrotingscontrole van de projecten; • De administratieve en financiële procedures in acht nemen; • Sensibilisatiesworkshops organiseren over financiële thema’s (OOBCC) voor alle afdelingen; • Het proces voor de digitalisering van de documenten voortzetten; • Het begrotingsbeginsel van de «vastgestelde rechten» toepassen en de geraamde begroting opvolgen; • Het dossier voor boekhoudkundige en budgettaire afsluiting opstellen met het oog op de echtverklaring van de boekhouding door de externe accountants; • Het proces voor de goedkeuring van de financiële transacties (vastleggingen, vereffeningen) in het gewestelijke SAP-systeem integreren.
Facilities In 2021 zal visit.brussels de nodige acties ondernemen om haar opdrachten voort te zetten: • Instaan voor het onderhoud van het gebouw, wat de uitwerking van overheidscontracten en de opvolging van de onderaannemers impliceert; • Toezien op de beveiliging van het terrein en de goederen; • Instaan voor het beheer van de toegang tot de midde-
Algemene diensten visit.brussels zal toezien op de naleving van de administratieve en financiële procedures, en op de opvolging van haar aanbevelingen inzake risicobeperking. Zo zal de vereniging in 2021 de in 2020 vastgestelde doelstelling nastreven: de oprichting van een comité voor risicobeheer. Daarnaast zal ze opleidingen organiseren voor haar personeel, door middel van de organisatie van interne workshops.
Om haar werking te garanderen, onderneemt de vereniging ook een reeks commerciële acties die haar in staat stellen om haar opdrachten met eigen inkomsten uit te voeren. Human resources In 2021 zal visit.brussels haar personeel blijven ondersteunen bij de transformatie van het bedrijf. Dit houdt in dat de structuur wordt aangepast zodat de organisatie digitaal is georiënteerd. Er zullen welzijnsmaatregelen worden genomen op basis van de enquête die in 2020 wordt gerealiseerd. Het nieuwe salarisbeleid zal ook in werking treden na de indeling van de functies.
115
