IV.2.2 OD 2.2. : Het professionele toerisme, de organisatie congressen en grote evenementen en het MICE-aanbod verder ontplooien

IV.2.2

OD 2.2. : Het professionele toerisme, de organisatie congressen en grote evenementen en het MICE-aanbod verder ontplooien.

2.2.a Beschrijving van de doelstelling

visit.brussels wil het internationale imago van het Gewest als internationale

hoofdstad van beurzen en congressen versterken en wil de volgende doelgroep bereiken: de internationale verenigingen evenals de beroepsmensen uit de ‘Meetings Industry’, en dan meer bepaald de organisatoren van congressen, beurzen, conferenties en incentives, evenals de verschillende actoren uit die sector.

Daarnaast zal de overheid de ontwikkeling van ambitieuze gewestelijke projecten en sportevenementen op hoog niveau (nationaal en internationaal) ondersteunen. Om dit doel te bereiken stelt visit.brussels voor om een ambitieuze visie te ontwikkelen die het publiek aanmoedigt om deel te nemen aan internationale evenementen. Deze visie gaat uit van een vereenvoudigde organisatie van deze grote evenementen en gecentraliseerde overheidssteun.

We willen het Brussels Hoofdstedelijk Gewest positioneren als een toonaangevende regio op het vlak van professioneel toerisme, het organiseren van congressen en grote evenementen en het MICEaanbod binnen Europa.

2.2.b Gewenste output van de OO Hierbij beogen we de volgende resultaten: • Een positiever imago van Brussel als internationale beurs- en congreshoofdstad; • Meer nieuwe en grote internationale evenementen; • Een positieve economische stimulans en een sterker image dankzij deze evenementen; • De terugkeer van deze professionele toeristen naar Brussel voor privédoeleinden.

2.2.c Belangrijke prestatie-indicatoren Te bereiken doelstellingen en voornaamste prestatie-indicatoren: • Aantal MICE-/vrijetijdsovernachtingen en aankomsten; • Bezettingsgraad; • Tevredenheidsniveau van de bezoekers; • Aantal bezoekers van de musea en trekpleisters; • Impactstudies over de naambekendheid van Brussel: • Spreiding van de evenementen over de 19 gemeenten.

Specifieke prestatie-indicatoren voor verenigingen en beurzen • Aantal ontvangen congresaanvragen; • Aantal goedgekeurde congresverzoeken; • Rang bij de ICCA (International Congress and Convention Association); • Rang bij de UIA (Union of International Associations).

2.2.d. Deadline van de OO 2024

2.2.e. Beschrijving van de acties en projecten De congressen, tentoonstellingen en beurzen die het Brussels Hoofdstedelijk Gewest op zijn grondgebied kan organiseren, identificeren: dat is een van de belangrijkste doelstellingen van het Convention Bureau. Het bureau is actief bezig met prospectie en probeert de organisatoren ervan te overtuigen om hun evenementen in Brussel te laten plaatsvinden. a. Biedproces: biedboeken, inspecties ter plaatse, verdediging van de kandidatuur Het Convention Bureau begeleidt lokale leden van Europese of internationale verenigingen gedurende het hele proces dat de aanvraag van congressen/beurzen & tentoonstellingen omhelst. Het Bureau helpt onder meer bij het opstellen van de aanvraagdossiers, het organiseren van technische bezoeken/inspecties ter plaatse, het indienen en verdedigen van aanvragen in België en in het buitenland. Het nodigt ook prospecten/organisatoren van congressen/ beurzen & tentoonstellingen uit voor technische bezoeken om het aanbod van visit.brussels voor te stellen: hetzij uit het buitenland, hetzij uit België. b. Congresincubator De congresincubator helpt organisatoren van evenementen (congressen, beurzen, tentoonstellingen) om Brussel als bestemming in de wereld te promoten. De volgende diensten worden ter beschikking gesteld: Het maken van gepersonaliseerde promotievideo’s; Het maken van aftermovies om mensen ook nog na het evenement hierover te laten praten bij terugkerende evenementen; De promotie van de bestemming tijdens de edities die aan het evenement in Brussel voorafgaan; De promotie van het evenement in de stad met behulp van banners; De promotie van de bestemming bij de deelnemers aan het congres tijdens rondleidingen; De ondersteuning van organisatoren bij het opstellen van een communicatieplan voor hun evenement op sociale media; Het uitdelen van vervoersbewijzen van de MIVB en de NMBS.

Om recht te hebben op deze steun, moet de organisator aan bepaalde criteria voldoen. Sommige daarvan hebben betrekking op de duurzaamheid van het evenement.

Er wordt financiële steun verleend aan non-profitorganisaties en instellingen die congressen organiseren die voldoen aan de vooraf vastgestelde criteria en die geen winst maken met de georganiseerde evenementen. Deze subsidies kunnen de kosten dekken die worden gemaakt om het congres of de beurs internationaal te promoten, maar ook om een deel van de kosten te dekken die verband houden met het vervoer en de accommodatie van internationale sprekers. Ze kunnen ook worden ingezet om deelnemers een echte Brusselse ervaring te geven door middel van activiteiten zoals chocolade- of bierworkshops en rondleidingen. c. Welcome in Brussels Het doel van dit programma is om deelnemers aan professionele evenementen op een persoonlijke manier te onthalen door verschillende diensten ter beschikking te stellen, waaronder: • Een online aanwezigheid via de Meeting Calendar op de website visit.brussels;

• Een ‘Tell your delegate’-receptie op maat van de activi- teiten die in Brussel plaatsvinden tijdens hun congres- sen, beurzen en tentoonstellingen; • Een speciaal onthaal op Brussels Airport door het gebruik van schermen in de bagageruimte en de aan- komsthal; • Toeristische informatie op het congres of de beurs/ tentoonstellingslocatie zelf aanbieden met behulp van onder meer een display met stadsplannen of digitale instrumenten en touchscreen(s) als digitaal alterna- tief voor plannen, brochures en gedrukte thematische brochures met als doel de deelnemers een specifieke selectie te laten maken op basis van hun voorkeuren; • Promotiebanners in de stad; • De mogelijkheid om openbare ruimtes te gebruiken voor een welkomstreceptie/welkomstdrankje, afhan- kelijk van de beschikbaarheid. Deze receptiediensten kunnen op basis van segmentatie worden aangepast aan de behoeften van de klant.

d. Het Champion’s Programme Zoals reeds vermeld, is het een van de taken van visit.brus- sels om kandidaturen te ondersteunen voor grote interna- tionale professionele evenementen (congressen, beurzen & tentoonstellingen). Het doel is om organisatoren ervan te overtuigen om Brussel als bestemming te kiezen. Om dit te kunnen doen, is het essentieel dat we gesteund worden door lokale deskundigen die betrokken zijn bij de thema’s van deze evenementen. Elk jaar worden nieuwe ambassadeurs gekozen, zowel in de academische als in de wetenschappelijke wereld. Elk jaar wordt er in januari een gala-avond georganiseerd. Tijdens dit ambassadeursgala wordt er een prijs uitgereikt om de ambassadeurs te bedanken die het voorbije jaar een congres, beurs of tentoonstelling organiseerden volgens zeer specifieke criteria (internationaal congres, beurs of ten- toonstelling, minimum 450 personen, waarvan 30% interna- tionale bezoekers, 2 dagen en 1 nacht). Ook andere am- bassadeurs zijn op deze avond uitgenodigd: het is dan ook een mooie gelegenheid om het netwerken tussen ambassadeurs en de sector te bevorderen.

Er worden hen culturele en toeristische ontdekkingen voorgesteld. Met dit ontdekkingsprogramma willen we hun kennis van de bestemming vergroten, maar ook de aanwezigen bedanken voor het werk dat ze hebben ge- daan.

Daarnaast willen we de getuigenissen van deze lokale actoren aan onze verschillende communicatiekanalen toevoegen.

Het team organiseert verschillende bijeenkomsten met partners van visit.brussels om het totale aanbod van de bestemming te verbeteren. Dit zal ook de synergie met deze partners verbeteren.

e. Advisory Board Het is erg belangrijk om de verwachtingen en gevoe- lens van onze klanten beter te begrijpen. Daarom heb- ben we een Client Advisory Board opgericht met in- ternationale specialisten uit de congressector (PCO’s, verenigingen, enz.). Tijdens de vergaderingen van deze groep worden er suggesties gedaan om het concurren- tievermogen van Brussel te versterken en het aandeel

in de internationale MICE-markt te vergroten. Bijvoorbeeld: ontwikkeling van de branding van Brussel, belang van internationale verenigingen in Brussel, circulaire en duurzame economie, ontwikkeling van het werk van onze expertisecentra.

f. Fam Trips De vereniging neemt deel aan verschillende educatieve evenementen in de sector met als doel internationale klanten te ontmoeten en de aangeboden diensten te testen en te verfijnen: ICCA-workshops, ICCA-congres, ECM Summer School, PCMA, ASAE, UIA-rondetafelgesprekken ... Tot slot organiseert het Brussels Convention Bureau specifieke verkoopacties zoals verkoopmissies op maat (met of zonder partners) om vooraf gekozen klanten uit onze verschillende prioritaire markten rechtstreeks te ontmoeten.

g. Externe missies met betrekking tot het onthaal op congressen of beurzen Voor alle congressen, beurzen en professionele salons die op de bestemming georganiseerd worden, worden onthaalmedewerkers en/of externe organisaties ingehuurd om de deelnemers beter te onthalen. De volgende diensten worden aangeboden: praktische toeristische informatie verstrekken, deelnemers hun weg helpen vinden, het openbaar vervoer aangeven en deelneHet mers op de luchthaven van Brussel-Nationaal of in het congrescentrum zelf Ambassadeursprogramma verwelkomen. heeft tot doel een netwerk Deze missies worden ook uitgevoerd bij grote beurzen die in Brussel worvan deskundigen samen den gehouden, zoals Bus World of Label Expo. Een stand met personeel en te brengen en hen aan te toeristische informatie verwelkomt de moedigen de kandidatuur bezoekers van deze twee professionele beurzen. van Brussel om deze Er kunnen ook acties met betrekking tot het openbaar vervoer worden gevoerd grote internationale in samenwerking met de zalen. evenementen te h. Mediaplan organiseren te steunen. Om de zichtbaarheid van Brussel te garanderen, worden de media-acties Dit programma belicht met de professionele MICE-pers uitgehet werk van deze voerd. Deze acties zijn gericht op speci fiek cliënteel. deskundigen en de 2.2.f Slaagvoorwaarden expertisecentra van het Gewest. Het versterkt ook De nodige subsidies krijgen. Alle actoren mobiliseren rond een gede internationale reputatie meenschappelijk doel. van onze bestemming. 2.2.g Middelen

Zie de samenvattende tabel.

2.2.h Partners

Partners uit de congres-, sport- en cultuursector, evenals de gewestelijke instanties die betrokken zijn bij de aangetrokken internationale evenementen.