Crisis post-COVID 19, ¿qué hacer?

Crisis post-COVID 19,

¿qué hacer? Autor: Horacio López Muñoz

Estoy seguro de que, para estas alturas, usted, propietario de una micro o pequeña empresa, ha escuchado casi hasta el cansancio que la crisis económica que viene es una —si no la peor— de las más fuertes que hemos atravesado hasta la fecha. Los analistas financieros nos dan escenarios muy duros y a veces los indicadores financieros de los que nos hablan suelen ser, en primera, difíciles de entender y, en segunda, desesperanzadores, según nos cuentan los que saben.

Sin embargo, no todo está perdido, querido lector. No soy de los que gustan usar frases inspiracionales ni de empuje porque, como lo he explicado en otros artículos, a veces ofrecen esperanzas falsas y promueven la frustración. Así que mejor me permito hacer una reflexión sobre qué acciones podemos efectuar, no sólo para salvar nuestro negocio, sino para salir adelante de esta debacle. Quiero aclararle que este pequeño artículo está dedicado a las microempresas, porque las más grandes usualmente tienen un equipo de apoyo en estas situaciones.

Lo primero es lo primero. Identifique su situación con un examen rápido de conciencia. Algunos sectores no se vieron tan afectados durante la pandemia, de manera que la recuperación no tomará mucho tiempo, y da la casualidad de que la mayoría de los microempresarios están aquí: alimentos, transporte público urbano, educación y salud. Otros, como los manufactureros, comercio minorista, servicios profesionales y de esparcimiento serán los que tardarán un poco más en recuperarse. La construcción en general y el turismo son los más afectados. Pero eso no significa que no sucederá la recuperación. Sólo necesita saber en dónde se encuentra usted para hacerle frente.

Si usted utiliza los servicios contables de un profesional, acérquese a ella o él. La mayoría de las veces comentemos el error de pensar que el contador sólo es una persona que le ayuda a determinar y pagar sus impuestos, así que los contratamos para tal fin. Pero eso es un error.

Un contador no sólo sabe de materia fiscal, sino también de asuntos financieros, como el que estamos tratando, porque estudió finanzas corporativas. Ellos pueden ayudarle a comprender la situación de su empresa y a decidir el rumbo de acción que debe tomar. Por lo tanto, si le es posible, ármese con su información financiera. Si no la tiene, pídala a su contador. Lo ideal es, por supuesto, tener sus estados financieros, pero si no es posible, busque información conforme a los apartados que le describiré más adelante. No espere a que el problema le estalle en la cara para consultarlo. Tomando esto en cuenta, permítame contarle algunas cosas generales que puede comenzar a implementar independientemente del tipo de empresa que posee.

El flujo de efectivo es el rey

Así como suena. En los negocios, es imperativo mantener una buena circulación del dinero. Si usted quiere invertir, por ejemplo, lo más seguro es que querrá que sus ganancias lleguen más rápido y con ella su inversión. Lo mismo sucede en el negocio en marcha. Necesita mover ese dinero, pero debe hacerlo de forma inteligente. No significa de ninguna manera que pida prestado al banco o comprando mercancías o materia prima a crédito y estirando los plazos de pago lo más posible para tener dinero en la caja. Eso sólo detendrá a la larga su flujo. No. Comience por analizar sus cuentas por cobrar y sus cuentas por pagar.

Revise quién le debe y analice cómo se

rán objetivamente los cobros. No adelante efectivo que no tendrá esperando que se cumplirán plazos que en circunstancias normales sí pasarían porque entonces haría planes con un efectivo que quizá no llegue en el momento adecuado. Sea objetivo y razonable. Es un buen momento para analizar sus contratos y las condiciones de venta que otorga.

Fíjese en sus políticas de cobro. Sabe que es probable que no le paguen en estos momentos a tiempo, pero analice si eso sucede por el problema financiero de sus clientes o porque se está descuidando ese aspecto. ¿Ya evaluó las condiciones de crédito que otorga? Quizá sea hora de hacerlo. Note que lo que le deben sus clientes es lo más cercano al efectivo que tiene, así que cuídelo. Es probable que deba ser un poco más flexible en el plazo de cobro, pero más rígido en sus condiciones para otorgar créditos. Fíjese quiénes son sus clientes, porque de su naturaleza dependerá el tiempo de cobro. No es lo mismo que le venda a quien consumirá su producto que a quien lo va a revender o transformar. Y ni hablar si es el gobierno que, aunque su cobro es prácticamente seguro, es altamente probable que se atrase en pagar.

A continuación, analice sus deudas y priorice, no detenga los pagos porque su deuda crecerá y probablemente después deba más de intereses que de deuda misma. La mayoría de las empresas están en una situación similar: no tienen liquidez, así que no dude y piense que lo mejor que puede hacer es comenzar a analizar su capacidad de pago conforme a los resultados que espera obtener en sus ventas y cobros, como lo mencionamos anteriormente. Si usted cree que su capacidad de venta caerá un determinado porcentaje, entonces haga un flujo de efectivo —en otras palabras, calcule cuánto va a cobrar y cuánto va a pagar— y hable con sus proveedores y acreedores. Reestructure su deuda si le es posible para pagar de acuerdo con las posibilidades que tiene, o bien haga lo que le pediré más adelante en el tema de sus inventarios.

Eso sí, siempre tenga para su nómina. No se apriete tanto como para no pagar los salarios y tampoco a usted mismo. No servirá de nada que detenga los pagos a sus trabajadores o que usted pase hambre. Más bien, al contrario. Sea mesurado, pero no exagere porque sus empleados también le generan además de ganancias, flujos de dinero. Por supuesto, puede endeudarse, pero hágalo pensando únicamente en el bache que estamos atravesando. No pida algo que no necesitará. Y si con todo y todo no puede mantener su nómina, no pasa nada si tiene que suspender unos días o reducir los salarios temporalmente siempre y cuando sea claro con todos.

Otra forma de vigilar su efectivo: analice sus gastos fijos. Sí, esos donde venda

o no venda siempre están ahí. Es probable que pueda prescindir de algunos de ellos sin afectar a su empresa. Pero, y es un gran pero, no se meta con la calidad de su producto o servicio. No la baje con tal de sacar más dinero. Si baja la calidad, sus clientes lo notarán y, muy probablemente, se irán. De hecho, si le es posible, mejore su producto.

Esta depresión económica va a pasar y es mejor que cuando suceda, su producto sea el mejor posible. Por ejemplo: a mí me gusta comer pollo asado al carbón en un lugar especializado en ese producto desde hace años. Pero ahora, el sabor delata que lo hierven y sólo lo calientan a las brasas. Y, a unas cuantas cuadras, hay un local nuevo donde venden el mismo pollo realmente asado, prácticamente al mismo precio (digamos, unos cinco o diez pesos más) pero con un toque especial. ¿A dónde cree que voy a comenzar a ir ahora y dejaré de asistir?

Si le es posible, trabaje en un análisis de mercado. Incluso es probable que quiera cambiar de giro y más aún que su análisis le indique que deba hacerlo. El sector turístico está tan golpeado que necesita apoyo. No se lo quite pensando que nadie notará el cambio en su servicio. Recuerde: quiere dinero, no dejar de tenerlo.

Eche un ojo a su inventario

Sí, parece que todos pen

samos que un negocio que se vea con mucho inventario es un buen negocio. Pero piense que, en estos momentos, necesita liquidez. Y el inventario debe primero venderse para convertirse en dinero. ¿Ya se fijó cuáles artículos están atascados en el almacén desde hace meses con escasas posibilidades de venderse? ¡Exacto! Ese mismo inventario es dinero que podría ser muy útil en estos momentos, pero no puede usarlo porque no se vende. No compre inventario en algo que se tarda mucho tiempo en salir sin hacer un análisis histórico para que sepa qué comprar y en qué cantidad. Debe saber exactamente qué comprar ya sea para producir, como para vender.

Cuesta dinero mantener ese inventario almacenado y no sólo por los recursos que consume mientras está guardado, sino porque, además, impacta directamente en la utilidad que podríamos darle al dinero que se atrapa con él. Ese costo de oportunidad suele ser alto. Por lo tanto, intente disminuir sus compras y no acumule. Y trate de vender primero lo que tiene atorado antes de volver a comprar.

Si tiene un inventario viejo, es mejor que platique con su asesor financiero sobre la posibilidad de destruirlo o donarlo, para dejar de mantenerlo. Es cierto, quizá tenga un inventario que no caduca y que eventualmente alguien en el futuro se lo podría comprar a un precio muy alto. Pero el dinero no vale igual hoy que dentro de unos meses

o años. Perderá dinero si lo mantiene con la esperanza de venderlo a precio de oro en el futuro a tomar otras decisiones, como rematarlo o donarlo. Más adelante le diré por qué.

No comprar inventario innecesario también significa no deber más dinero o no pedir prestado o, mejor aún, no invertirlo en algo que tardará mucho tiempo en regresar con una utilidad disminuida por el paso del tiempo.

Espere ayuda del gobierno si es que lo da. Pero use lo que ya está

Estas acciones a continuación no impactarán el día de hoy, pero me lo agradecerá en su declaración anual de impuestos.

Si ya analizó sus cuentas por cobrar y descubrió que hay posibilidades muy serias de no recuperar dinero, hable con su contador e infórmese sobre lo que debe hacer para declarar esas cuentas como incobrables y, por tanto, disminuirlas en el cálculo de su impuesto anual. La ley permite hacerlo con ciertos requisitos y si toma acciones ahora mismo, podrá aprovecharlas. Si lo hace, podrá tener algunos escenarios, en los que el peor es recuperar vía disminución de impuestos, el 30% del valor de sus deudas. En el mejor, podría recuperar esa deuda: querrá avisarle a su cliente que deducirá su deuda y, por tanto, ellos deberán pagar impuestos por no pagarle. Lo mismo puede hacer con sus inventarios que se deterioran o que simplemente ya no podrá vender. Puede incluso destruirlos o donarlos (lo cual le recomiendo) para poder deducirlos y ahorrar dinero en

sus impuestos anuales. Su asesor fiscal podrá detallarle requisitos y ayudarle a elegir la mejor opción. Recuerde: mantener algo que no nos dará flujos de efectivos futuros superiores a lo que invertimos no valen el costo de su mantenimiento.

Finalmente, analice su situación fiscal con su contador. ¿Puede aprovechar alguna facilidad administrativa? ¿Hay algo que hacer para optimizar sus impuestos? Recuerde que optimizar impuestos no es dejar de pagar o mentir para no pagar como ingresar gastos falsos. No querrá cometer un delito. Me refiero a que se informe sobre lo que le hace falta por hacer para evitar pagar algo que no debería pagar: control interno. Mejórelo. El control de sus operaciones no sólo le redituará en un mejor negocio, sino en ahorros y maximización de sus recursos.

Antes de irnos

Infórmese. La información es poder. Sé que conoce su negocio, pero debe saber administrativamente cómo llevarlo de la mejor manera. La mayoría de las acciones que puede tomar para salir adelante son administrativas. Use a su asesor contable. Busque información en la red o en libros. Huya de los de autoayuda como lo hace el aceite del agua. Mejor busque textos y consejos de personas que se dedican a la asesoría y con experiencia trabajando en empresas, no gurús que viven de la imagen.

Hay mucho por hacer y el camino es arduo y complicado. Pero podemos caminarlo siguiendo el rumbo o cambiándolo. Camínelo.