Fachartikel
Standards – oft unterschätzt und zu wenig genutzt Von David Moser, Geschäftsführender Partner der Wertfabrik AG
Standards und Standardarbeit sind im Lean Management enorm wichtige Elemente für die Prozessverbesserung. Erstaunlicherweise werden sie viel zu wenig konsequent angewendet, und deren Wirkung wird oftmals auch unterschätzt.
«Verringerte Variation und mehr Prozessstabilität dank Standards» Ein Standard ist die nach derzeitigem Wissen beste Art und Weise, eine Tätigkeit auszuführen. Standardarbeit definiert die Reihenfolge der Tätigkeiten, die dafür benötigte Zeit, die erforderliche Ware in Arbeit sowie die auszuführenden Prüfungen.
Vorteile von Standards und Standardarbeit Standards und Standardarbeit bieten bestechende Vorteile, auf die wir nicht verzichten wollen. Wer nach Standards arbeitet, erledigt die gleichen Tätigkeiten immer auf die gleiche Art und Weise. Das verringert die Variation, führt zu Prozessstabilität, konstanter Durchlaufzeit und reproduzierbarer Qualität. Die Tätigkeiten können leicht mit einer Checkliste überprüft werden. Wir vermeiden das Risiko von Fehlentscheiden und bekommen Routine und Übung. Neue Mitarbeitende werden schneller trainiert und damit schneller produktiv. Zusätzlich fördern Standards die Arbeitsdisziplin.
Beispiel Standardarbeitsblatt
«Prozessverbesserungen messbar machen»
Standards als Grundlage für Prozessverbesserung Ein Standard ist wie ein Gesetz ausnahmslos und zwingend einzuhalten. Allerdings sollen diese bei neuen Erkenntnissen oder veränderten Rahmenbedingungen verbessert werden können.
Standards einhalten – Standards anheben
Jede Prozessverbesserung muss messbar gemacht werden. Ohne solide Grundlage wird das jedoch schwierig. Wenn unklar ist, wie Prozesse aussehen müssen, kann man nicht bewerten, ob eine Verbesserung stattgefunden hat. Bevor wir Verbesserungen vornehmen, sind demnach folgende vier Fragen zu stellen: 1. Gibt es für diese Tätigkeit einen Standard? Falls nein: Definieren Sie einen Standard. 2. Ist der Standard aktuell? Falls nein: Aktualisieren Sie den Standard. 3. Ist der Standard bei den Mitarbeitenden bekannt? Falls nein: Schulen und trainieren Sie Ihre Mitarbeitenden in Bezug auf den Standard. 4. Wird der Standard gelebt und eingehalten? Falls ja: Wie kann der Standard verbessert werden? Falls nein: Überprüfen Sie den Standard regelmässig und setzen Sie ihn durch. Nur wenn alle vier Fragen mit «ja» beantwortet werden können, besteht eine solide Grundlage, auf der Prozessverbesserungen ansetzen können.
«Keine Ausreden dafür, Standards nicht einzuhalten» Standards und Standardarbeit werden viel zu wenig eingesetzt In der Lean Beratung stellen wir fest, dass Standards in vielen Unternehmen nicht sehr populär sind. Es werden mehrere Argumente gegen sie ins Feld geführt. Darunter beispielsweise, dass nicht Massenanfertigungen, sondern individuelle Produkte hergestellt werden. Allerdings können auch im Projektgeschäft viele Tätigkeiten nach einem Standard ablaufen. So können Standard-Projektpläne, Visualisierungen und Reportings eingeführt werden und auch Detailtätigkeiten wie Montage, Tests oder das Umrüsten einer Maschine können nach Standards verlaufen. Ein weiteres Argument ist, dass selbstdenkende Mitarbeitende beschäftigt werden. Diese Aussage steht jedoch nicht im Kontrast zu Standards. Gute Führungskräfte sind insbesondere interessiert an Ideen von Mitarbeitern, wie ein Ablauf verbessert werden kann. Auch das Argument, dass Standards automatisch höheren Druck für die Mitarbeitenden bedeuten, ist nicht stichhaltig. Die Arbeit kann im Gegenteil leichter werden, weil sie gleichmässiger wird. Die Qualität wird höher und Verbesserungsmöglichkeiten werden besser sichtbar. Nicht zuletzt werden mangelnde Zeit und sich ständig verändernde Produkte als Argument gegen Standards genannt. Dies zeigt jedoch nur, dass Führungskräfte ihre Zeit nicht richtig einsetzen. Weil eben nicht nach Standards gearbeitet wird und somit viel schiefgeht. Ein wahrer Teufelskreis, aus dem es auszubrechen gilt, beispielsweise durch Standard-Führungstätigkeit.
Erstellen von Standards Es besteht kein Zweifel, dass das Erarbeiten, Dokumentieren, Trainieren und Überprüfen von Standards harte Knochenarbeit ist. Nur wer die Vorteile von Standards erkannt hat, wird sich die entsprechende Mühe machen. Der Aufwand lohnt sich auf jeden Fall. Folgende Regeln sind zu beachten: 1. Standards müssen klar, verständlich, dokumentiert und messbar sein. Unklare Standards führen zu Unsicherheit. 2. Standards müssen relevant sein. Standards sind mit Kosten verbunden, d. h. den Standard einzuhalten muss einen Vorteil bringen. 3. Standards sind zu kommunizieren und zu trainieren. Niemand darf überrascht sein, wenn Bezug auf einen Standard genommen wird. 4. Standards sind durchzusetzen. Es muss allen klar sein, was passiert, wenn ein Standard nicht eingehalten wird.
«Standards auch auf Führungsebene sinnvoll» Standards etablieren und durchsetzen – zentrale Aufgabe der Teamleiter Wenn dokumentierte Abläufe in einem ISO-Handbuch verzeichnet, aber in der Praxis nicht eingehalten werden, nehmen Führungskräfte eindeutig ihre Aufgabe nicht wahr. Gerade Teamleitende werden primär dafür bezahlt, dass ihre Mitarbeitenden nach Standards arbeiten und zusätzlich Verbesserungsideen einbringen. Sie etablieren Standards, trainieren diese und überprüfen regelmässig deren Einhaltung und unterstützen die Mitarbeitenden dabei, wieder auf Kurs zu kommen. Kontrollieren und korrigieren ist nicht immer angenehm, sondern braucht Überwindung. Daran scheitern in der Praxis viele, und die Standards versanden.
Standards sind in allen Bereichen des Unternehmens sinnvoll Grundsätzlich können und sollen für alle wichtigen Tätigkeiten Standards bzw. Standardarbeit definiert werden. Das gilt auch für Unternehmen, die im Projektgeschäft tätig sind. Nicht nur in der Produktion, sondern auch in der Administration (StandardOfferte) oder der Entwicklung (Standard-Projektplan). Standards sind auch auf der Führungsebene sinnvoll. Die Zeit jeder Führungskraft ist knapp, deswegen muss sie sinnvoll genutzt werden. Beispielsweise mit einem Wochenplan zu wichtigen Aktivitäten. Dabei sollten Eckpunkte, die zwingend notwendig sind, erfasst werden. Dazu gehören folgende Tätigkeiten: • Shopfloor Besprechungen (Werkstatt- oder Fertigungsbesprechungen vor Ort) • Go & See vor Ort (Präsenz der Führungskraft direkt vor Ort) • Zeit für Prozessverbesserungen • Zeit, um Mitarbeitende auszubilden und weiterzuentwickeln • Prozess-Audits zur Überprüfung von Standards • 1:1-Gespräche mit Mitarbeitenden und Vorgesetztem Es ist empfehlenswert, den Wochenplan öffentlich auszuhängen und jeweils abzuhaken. Das erzeugt Druck, ihn auch einzuhalten. Anstelle von einem Wochenplan kann auch mit T-Cards gearbeitet werden. Ist eine Tätigkeit erledigt, wird die entsprechende Karte von Rot auf Grün umgedreht.
«Standards sind unverzichtbar»
Beispiel Wochenplan für Abteilungsleiter
Fazit Standards und Standardarbeit sind im Lean Management mächtige Elemente, auf die nicht verzichtet werden darf. Sie führen zu reproduzierbarer Effizienz und Qualität und bilden die Basis für Prozessverbesserungen.
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Kontakt Wertfabrik AG, Birchstrasse 2, 8472 Seuzach, Telefon +41 52 335 55 00 David Moser, Geschäftsführender Partner, david.moser@wertfabrik.ch