Article spécialisé: Les normes

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Les normes – souvent sous-estimées et trop peu utilisées De David Moser, gérant associé de Wertfabrik SA

Dans le cadre du Lean Management, les normes et le travail de normalisation représentent des éléments essentiels au processus d‘amélioration. Étonnamment, ils sont appliqués avec trop peu de conséquence et leur effet est bien souvent sous-estimé.

«Des variations réduites et une stabilité de processus accrue grâce aux normes»

D’après les connaissances actuelles, les normes représentent la meilleure manière d’exécuter une tâche. Le travail de normalisation définit l’ordre des activités, le temps nécessaire à leur exécution, les marchandises nécessaires au travail ainsi que les examens à effectuer.

Avantages des normes et du travail de normalisation.

Les normes et le travail de normalisation offrent des avantages attractifs que nous ne voulons pas négliger. Travailler d‘après des normes implique d’exécuter une même tâche toujours de la même manière. Cela permet de réduire les variations, d’améliorer la stabilité de processus et de garantir des délais d’exécution constants et une qualité reproductible. Les activités peuvent facilement être contrôlées à l’aide d’une check-liste. Nous évitons le risque de prendre de mauvaises décisions et acquérons une routine et de l’expérience. Les nouveaux collaborateurs sont formés plus rapidement et deviennent donc productifs plus vite. De plus, les normes favorisent la discipline de travail.

feuille de travail standardisée

«Rendre les améliorations de processus mesurables» Les normes, fondements de l’amélioration des processus Telle une loi, un norme doit impérativement être respectée, sans exception. Cependant, les normes doivent pouvoir être améliorées lorsqu’on acquiert de nouvelles connaissances ou que les conditions cadres évoluent.

Amélioration passant par le relèvement des normes et la résolution des problèmes.

Norme suivante Relèvement

Renfort des normes futures

Norme actuelle Relèvement

Renfort des normes actuelles

Norme d’origine Durée

Respecter les normes – placer la barre plus haut

Chaque amélioration de processus doit être mesurable. En l’absence de solides fondements, c’est toutefois difficile. SI on ne sait pas vraiment à quoi les processus doivent ressembler, on ne peut pas déterminer si une amélioration a eu lieu. Avant de procéder à des améliorations, il faut se poser les quatre questions suivantes: 1. Existe-t-il une norme pour cette tâche? Si non: Définissez une norme.

2. La norme est-elle à jour? Si non: Actualisez la norme.

3. La norme est-elle connue des collaborateurs? Si non: Formez vos collaborateurs à la norme en question.

4. La norme est-elle estimée et respectée? Si oui: Comment la norme peut-elle être améliorée? Si non: Contrôlez régulièrement la norme et appliquez-la.

Ce n’est qu’une fois que vous pouvez répondre «oui» à chacune des questions que les fondements sont suffisamment solides pour mettre en place des améliorations de processus.

«Aucune excuse ne justifie le non-respect d’une norme»

Les normes et le travail de normalisation sont trop peu mis en œuvre Dans le cadre du conseil Lean, nous constatons que dans de nombreuses entreprises, les normes sont loin d’être populaires. Les arguments en leur défaveur ne manquent pas. On leur oppose par exemple que l’entreprise propose des produits personnalisés et refuse la production de masse. Pourtant, même en matière de gestion de projets, de nombreuses tâches peuvent être normalisées. Ainsi, il est possible de mettre en place des planifications de projets, visualisations et reportings standardisés, et d’exécuter également les tâches individuelles telles que les montages, tests et changements d‘équipements d’une machine d’après des normes. Un autre argument est que l’entreprise emploie des collaborateurs capables de penser par euxmêmes. Cependant, cette affirmation ne va pas à l’encontre de la normalisation. Une direction compétente est toujours intéressée par les idées des collaborateurs quant aux potentiels d‘amélioration des déroulements. L’argument selon lequel les normes exercent forcément une pression plus élevée sur les collaborateurs n’est lui non plus pas recevable. Au contraire, s’il gagne en constance, le travail peut être facilité. La qualité est meilleure et les potentiels d‘amélioration sont plus facilement identifiables. On considère également que le manque de temps et l’évolution constante des produits s’oppose à la normalisation des processus. Cela révèle uniquement que la direction ne met pas son temps à profit comme il se doit. Justement parce que l’entreprise ne fonctionne pas d‘après des normes définies et que les problèmes sont fréquents. Un véritable cercle vicieux dont il convient de sortir, grâce au travail de normalisation par exemple.

Établissement de normes Il ne fait aucun doute que l‘élaboration, la consignation, la formation à et l’examen des normes représentent un travail de fond. Seuls ceux qui ont compris les avantages des normes consentiront aux efforts nécessaires. Et la charge de travail en vaut la peine. Dans ce contexte, il convient de respecter les règles suivantes: 1. Les normes doivent être claires, compréhensibles, consignées et mesurables. Les normes peu claires créent de l’incertitude.

2. Les normes doivent être pertinentes. Les normes impliquent des coûts, c.-à-d. que le respect de normes doit présenter des avantages.

3. Les normes doivent faire l’objet de communiqués et de formations. Personne ne doit être surpris lorsqu’on fait référence à une norme.

4. Les normes doivent être mises en œuvre. Les conséquences du non-respect d’une norme doivent être claires pour tous.

«Les normes sont pertinentes, même au niveau de la direction» L’établissement et la mise en œuvre de normes – des tâches centrales des chefs d‘équipes Lorsque les processus consignés sont répertoriés dans un manuel ISO mais ne sont pas mis en œuvre en pratique, il est clair que les dirigeants ne prennent pas leur travail au sérieux. En effet, les chefs d’équipe sont payés pour que leurs collaborateurs travaillent d‘après les normes définies et apportent des suggestions d‘améliorations.

Ils définissent les normes, forment les collaborateurs à celles-ci, contrôlent régulièrement leur respect et aident les collaborateurs à revenir sur le droit chemin. Ces contrôles et corrections ne sont pas toujours agréables et requièrent de lourds efforts. Nombreux sont ceux qui échouent dans la pratique et les normes s’ensablent.

Les normes sont pertinentes à tous les niveaux de l’entreprise En principe, des normes peuvent et doivent être définies pour toutes les tâches importantes de l’entreprise. Cela vaut également pour les entreprises menant une activité de gestion de projets. Pas seulement dans le cadre de la production, mais aussi de l’administration (offres standardisées) ou du développement (planification de projets standardisée).

Les normes sont pertinentes au niveau de la direction également. Le temps dont dispose chaque cadre est compté, c’est pourquoi il doit être utilisé de manière rationnelle. Avec un planning hebdomadaire des tâches principales par exemple. Dans ce contexte, il convient de déterminer les points clés impératifs. Cela comprend les tâches suivantes: • Entretiens relatifs à la gestion d’atelier (entretiens relatifs aux ateliers ou à la production sur place) • Go & See sur place (présence du cadre directement sur place) • Temps consacré aux améliorations de processus • Temps consacré à la formation et au perfectionnement des collaborateurs • Réalisation d’audits de processus pour contrôler les normes • Entretiens 1:1 avec les collaborateurs et supérieurs Il est recommandé que le planning hebdomadaire soit affiché aux yeux de tous pour que tout le monde y coche les tâches effectuées. Cela pousse à respecter le planning.

En lieu et place d’un planning hebdomadaire, il est également possible de travailler avec des fiches T. Lorsqu’une tâche a été exécutée, la fiche correspondante est retournée et passe de rouge à verte.

«Les normes sont indispensables»

lundi

mardi

mercredi

jeudi

vendredi

SFM Niveau 2

SFM Niveau 2

SFM Niveau 2

SFM Niveau 2

SFM Niveau 2

Go & See

Go & See

Go & See

Go & See

Go & See

SFM Niveau 3

SFM Niveau 3

SFM Niveau 3

SFM Niveau 3

SFM Niveau 3

06:00 - 06:30 06:30 - 07:00 07:00 - 07:30 07:30 - 08:00 08:00 - 08:30 08:30 - 09:00 09:00 - 09:30 09:30 - 10:00 10:00 - 10:30 10:30 - 11:00 11:00 - 11:30

Audit de processus

11:30 - 12:00

Audit 5S

Qualité

1:1

12:00 - 12:30 12:30 - 13:00 13:00 - 13:30 13:30 - 14:00 14:00 - 14:30

Formation

Coaching

14:30 - 15:00

Optimisation de processus

15:00 - 15:30 15:30 - 16:00

Audit de processus

16:00 - 16:30 16:30 - 17:00 17:00 - 17:30

Exemple de planning hebdomadaire pour un chef de service 17:30 - 18:00

Conclusion Dans le cadre du Lean Management, les normes et le travail de normalisation sont des éléments essentiels que l‘on ne peut pas négliger. Ils garantissent une efficacité et une qualité reproductibles et créent les fondements nécessaires à l’amélioration des processus.

Le conseil en gestion d’entreprise Wertfabrik est votre partenaire en matière de gestion des processus. Avec la méthodologie Lean, nous simplifions vos processus dans l’ensemble des domaines de l’entreprise. Transformez votre entreprise avec nous en une entreprise Lean. Avec nous, vous améliorez durablement votre efficacité et la livraison dans les délais et réduisez vos coûts et votre temps de livraison. Vous profitez de notre approche systématique et de notre longue expérience dans la gestion Lean. Tous nos conseillers disposent d’une expérience de la direction dans des entreprises performantes. Vous trouverez de plus amples informations sur Wertfabrik à l’adresse : www.wertfabrik.ch ; www.wertblog.ch

Coordonnées Wertfabrik SA, Birchstrasse 2, 8472 Seuzach, téléphone +41 52 335 55 00 David Moser, partenaire gérant, david.moser@wertfabrik.ch