Fachartikel
Lean Office Mehr Effizienz in der Administration
Ein schlankes Office – was bedeutet das? Etwa Ordnung und Sauberkeit? Sicherlich gehören diese dazu. Aber «clean» allein ist noch lange nicht «lean». Oft wird im Office übermässiges Gewicht auf 5S, einer prozessorientierten Arbeitsgestaltung nach japanischem Vorbild, gelegt. Das ist gut gemeint, verärgert jedoch bei falschem Vorgehen nur die Mitarbeiter. Dann nämlich, wenn in langen Diskussionen Belangloses abgehandelt wird: Überlegungen, wo ein Mitarbeiter genau seinen Kugelschreiber aufbewahrt und wieviele davon jeder in seiner Schublade hat, ist «Muda», also sinnlose Verschwendung!
«Optimierte Prozesse für grosse Effekte» Sinnvoll ist 5S im Office aber, um etwa Suchen zu vermeiden. Optimierte Prozesse und Funktionen wie eine strukturierte Ablage von Papieren (standardisierte Projektordner) oder elektronische Dokumente auf dem File Server erzielen grosse Effekte.
Lean Office – Wertstromdarstellung
Reibungsverluste eliminieren Bei der Prozessoptimierung geht es zudem darum, Schnittstellen in den Abläufen weitgehend zu eliminieren. Jede Schnittstelle bedeutet in der Regel einen «Reibungsverlust» (Zeitverlust), da an ihr die Arbeit zunächst einmal stillsteht. Reibungsverluste ermittelt man mittels Wertstromanalyse. Hierbei zeichnet man bestehende Prozesse auf und identifiziert Verbesserungspotenziale. Anhand einer sogenannten «Schwimmbahndarstellung» lassen sich Arbeitsschritte von Organisationseinheiten visualisieren. Der behandelte Prozess wird im Wertstromdesign anschliessend horizontal (Durchlaufzeitverkürzung) und vertikal (Schnittstellenreduktion) komprimiert und in die Praxis umgesetzt.
Lean Office – Verschwendung minimieren
Bei der Optimierung von Funktionen geht es darum, dass die jeweiligen Verantwortlichen ihre Zeit für Kerntätigkeiten nutzen und nicht für Nebentätigkeiten oder sogar Verschwendung. Kerntätigkeiten sind Aktivitäten, die zwingend von der betreffenden Person erledigt werden müssen. Nebentätigkeiten müssen zwar gemacht werden, sollten aber delegiert und nicht zwingend vom Hauptverantwortlichen bearbeitet werden.
Ein Beispiel Zu den Kerntätigkeiten eines Verkäufers im Autohaus gehören zum Beispiel das Verkaufsgespräch mit dem Kunden und die gemeinsame Konfiguration des Fahrzeugs. Nebentätigkeiten sind die Aufbereitung der Kundenbestellung und die Organisation von Versicherung und Nummernschild. Diese können problemlos vom Back-Office erledigt werden. Die Erfahrung zeigt: Oft erledigen Verantwortliche gewisse Tätigkeiten und verwenden sogar überdurchschnittlich viel Zeit darauf, weil sie diese Tätigkeiten gerne tun, obwohl diese nicht zu ihren Kerntätigkeiten zählen. Konsequenz und Selbstdisziplin sind gefragt, um diese Tätigkeiten zu delegieren und nicht mehr selber zu realisieren. Für den Autoverkäufer etwa heisst das: Die Fahrzeugübergabe nicht selbst erledigen, sondern den Kundenservice dazu einspannen. Denn dieser wird auch der zukünftige Ansprechpartner sein.
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