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Lean Office Par David Moser, partenaire gérant de Wertfabrik SA
Qu’entend-t-on par administration simplifiée ? Y at-il un lien avec l’ordre et la propreté ? Certainement. Mais le concept Lean ne se résume pas à un simple nettoyage. L’administration accorde souvent trop d’importance aux 5S – méthode d’organisation du travail orientée sur les processus selon le modèle japonais. Cette méthode est bien pensée et suscite uniquement le mécontentement des collaborateurs si l’on ne procède pas comme il faut, notamment lorsque l’on parle longuement de choses futiles. On parle de « muda » ou gaspillage inutile quand on réfléchit à l’endroit exact où un employé garde son stylo à bille et au nombre de stylos que chaque employé a dans son tiroir.
« Une administration plus efficace » Mais, la méthode 5S est judicieuse dans un bureau, notamment pour éviter des recherches. Des processus et des fonctions optimisés comme le classement structuré des documents (dossiers de projet normalisés) ou l’enregistrement de documents électroniques sur le serveur de fichiers produisent de grands effets.
Lean Office – Représentation de la chaîne de valeur
Éliminer les pertes de rendement L’optimisation des processus passe par l’élimination d’une grande partie des interfaces. Chaque interface implique généralement une perte de rendement (perte de temps) due à l’arrêt temporaire du travail. On détermine les pertes de rendement à l’aide d’une cartographie de la chaîne de valeur. On enregistre les processus existants et on identifie les potentiels d’amélioration. Une « représentation par couloir » permet de visualiser les étapes de travail des unités organisationnelles. Dans l’architecture de la chaîne de valeur, le processus traité est ensuite comprimé horizontalement (raccourcissement du délai d’exécution) et verticalement (réduction du nombre d’interfaces) avant d’être mis en pratique.
Lean Office – Minimiser les gaspillages
Lors de l’optimisation des fonctions, il importe que les différents responsables consacrent leur temps à des tâches essentielles et non à des tâches secondaires ou même inutiles. Les tâches essentielles sont celles qui doivent être impérativement effectuées par la personne concernée. Les tâches secondaires doivent certes être réalisées, mais devraient être déléguées et ne sont pas obligatoirement exécutées par le responsable en chef.
Un exemple L’entretien de vente avec le client et la configuration commune du véhicule comptent parmi les tâches essentielles d’un vendeur de concession automobile. Le traitement de la commande du client et les formalités concernant l’assurance et la plaque d’immatriculation constituent des tâches secondaires. Celles-ci peuvent être effectuées sans problème par le back-office. L’expérience montre que les responsables consacrent souvent plus de temps que nécessaire à certaines tâches parce qu’ils aiment les faire, même si elles ne font pas partie de leurs tâches essentielles. Ils doivent faire preuve de détermination et d’autodiscipline pour déléguer ces tâches et ne plus les réaliser eux-mêmes. Pour le vendeur automobile, cela signifie : ne pas remettre soi-même le véhicule mais charger le service client de cette mission. Celui-ci sera d’ailleurs le futur interlocuteur.
Wertfabrik, ce sont des conseillers Lean dotés d’une grande capacité de mise en œuvre et d’une vaste expérience dans l’industrie, qui ont fait leurs preuves sur le terrain, ont suivi une formation poussée et possèdent de solides connaissances méthodologiques. Nous travaillons en nous appuyant sur une méthodologie globale et des ressources largement étayées et garantissons le succès dans tous les secteurs à valeur ajoutée. Des processus optimaux et simplifiés constituent notre cœur de métier. Nous développons avec vous des stratégies pour garantir le succès durable de votre projet Lean. Vous trouverez de plus amples informations sur Wertfabrik à l’adresse www.wertfabrik.ch/fr
Coordonnées Wertfabrik SA, Birchstrasse 2, 8472 Seuzach, téléphone +41 52 335 55 00 David Moser, partenaire gérant, david.moser@wertfabrik.ch