Fachartikel Transparente Auftragsabwicklung mit dem "Just-Do-It-Meeting"

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Transparente Auftragsabwicklung mit dem «Just-Do-It»-Meeting Von Robert Ulrich, Geschäftsführender Partner der Wertfabrik AG

Lange Durchlaufzeiten und keine Übersicht über die im Moment gravierendsten Probleme. Verzögerungen bei den Lieferzeiten. Viele eilige Aufträge und immer wieder der gleiche Ärger und die gleichen Fehler. Jede Abteilung definiert selber, was für sie «Wert» ist und «optimiert» selbst, was sie für eben richtig hält. Und das dicke Ende dann zum Schluss: Kosten, die völlig aus dem Ruder laufen.

So könnte der Entwurf eines kleinen Horrorszenarios bei der Auftragsabwicklung aussehen.

«Shopfloor-Management 2.0» Zugegeben: So schlimm muss es nicht sein. Glücklicherweise haben die wenigsten Unternehmen mit einem derartigen Berg an Problemen zu kämpfen. Viele arbeiten bereits heute mit einem gut funktionierenden Shopfloor-Management (SFM), welches dank tagesaktueller Visualisierung wesentliche Kenngrössen abbildet. Damit hilft es, dass Abweichungen vom Soll-Zustand tagtäglich sofort erkannt und angegangen werden können.

Eine abgewandelte Form dieses bekannten Shopfloor-Managements verkörpert das «Just-Do-It»-Meeting, kurz «JDI»-Meeting genannt. Shopfloor-Management nach der «Just-Do-It»-Methode ist besonders für Unternehmen mit langen AuftragsDurchlaufzeiten (z.B. Maschinen- und Anlagebauer) geeignet und unterstützt sie bei der Auftragsabwicklung, wenn es darum geht, Probleme rasch zu lösen. Firmen, die «JDI»-Meetings bereits mit Erfolg betreiben, sind zum Beispiel die Bühler AG oder auch die Ferrum AG.

Und wie geht das?

«JDI»-Meetings werden täglich abgehalten. An ihnen nehmen sämtliche Funktionsträger eines Prozesses teil, vom Vertrieb bis hin zur Buchhaltung. Jeder einzelne Prozessschritt von der Kundenbestellung bis zur erfolgten Schlusszahlung wird mit einem Auftragsblatt pro Maschine dokumentiert und auf einer «Prozessleine» aufgehängt. Die Soll-Termine werden beim Kick-off-Meeting festgelegt und sind «heilig». Die Auftragsblätter werden über definierte Fix-Punkte gezogen und bei Problemen mit Aktions-Karten versehen.

Anspruch ist, innerhalb von zehn Sekunden Handlungsbedarf für jedermann sichtbar zu machen. Meilensteine müssen präzise formuliert werden. Die entsprechenden Aktionen werden schnell zugeteilt. Spielraum für lange Erklärungen wird nicht gegeben. Die Frage «Wer macht was bis wann?» muss innerhalb von maximal zwei Minuten beantwortet sein.

Viele gute Gründe für «JDI» Die Vorzüge der «Just-Do-It»-Meetings liegen auf der Hand. Zunächst einmal fördert diese Art des Shopfloor-Managements Teamgeist und gegenseitiges Verständnis.

Darüber hinaus besteht eine maximale Transparenz, was den tatsächlichen Handlungsbedarf betrifft. Und es entsteht ein anderer Umgang in der Kommunikation, denn diese findet viel unmittelbarer zwischen allen Beteiligten statt. Das «PingPong-Spielen» und Zuständigkeiten verschieben verschwindet. Der Ehrgeiz jedes einzelnen Teilnehmers nimmt zu. Probleme werden sofort angepackt - und auch gelöst.

Das positive Fazit Der Druck zur Umsetzung vereinbarter Aktionen wird durch die tägliche Verpflichtung vor versammeltem Team erhöht. Die Termine, Kosten und Spezifikationen werden somit eingehalten. Dabei können «JDI»-Meetings übrigens nicht nur alleine für die Abwicklung von Prozessen genutzt werden. Sie sind ebenso hilfreich beim Prozess der Auftragsgewinnung, für den After-Sales-Prozess oder für den Entwicklungsprozess.

Erfolgsfaktoren bei der Einführung • Z eit für Coaching: Um die Teilnehmer für diesen Kultur-Wandel zu begeistern, muss genug Zeit einkalkuliert werden. Der Tipp: Raus aus den Büros, weg von den Bildschirmen und im Team gemeinsam den ganzen Prozess verstehen und stetig verbessern.

• T ransparenz: Prozesse transparent gestalten. «Leichen» dürfen nicht im Keller bleiben, d.h. vergessene Schlusszahlungen, eingelagerte Maschinen usw. dürfen nicht sein.

• Hinschauen: Mit der Zeit realisieren die Teilnehmer, dass alle die gleiche Auftragsübersicht haben und dass bei Abweichungen sofort reagiert wird. Die Prozesse beginnen zu fliessen und der Wille entsteht, die Durchlaufzeiten stetig zu reduzieren.

Wertfabrik steht für umsetzungsstarke Lean-Berater – Macher mit breiter Industrieerfahrung, praxiserprobt, fundiert ausgebildet und methodisch sattelfest. Wir arbeiten mit durchgehender Methodik und breit abgestützten Ressourcen und garantieren Erfolg in allen Wertschöpfungsbereichen. Optimale und schlanke Prozesse sind unsere Kernkompetenz. Wir entwickeln mit Ihnen Strategien, damit Ihr Lean-Projekt zum langanhaltenden Erfolg wird. Weitere Informationen zu Wertfabrik finden Sie unter www.wertfabrik.ch

Kontakt Wertfabrik AG, Birchstrasse 2, 8472 Seuzach, Telefon +41 52 335 55 00 Robert Ulrich, Geschäftsführender Partner, robert.ulrich@wertfabrik.ch