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Une gestion de contrat en transparence grâce à la réunion «Just-Do-It» Par Robert Ulrich, partenaire gérant de Wertfabrik SA
De longs délais de traitement et aucune vue d‘ensemble des problèmes les plus importants actuellement. Des retards dans les délais de livraison. Beaucoup de commandes urgentes et encore et toujours les mêmes ennuis et les mêmes erreurs. Chaque département définit pour lui ce que signifie la «valeur» et «optimise» ce qui lui paraît judicieux. Et le pire reste à venir : des coûts qui échappent à tout contrôle. C’est à cela que pourrait ressembler le scénario catastrophe du traitement des commandes.
«Le Shopfloor-Management 2.0» Je vous l’accorde : la situation ne doit pas être si dramatique. Heureusement, ce n’est qu’une poignée d’entreprises qui doit faire face à une telle montagne de problèmes. De nombreuses sociétés travaillent déjà avec un Shopfloor-Management (SFM) efficace, qui représente les paramètres essentiels grâce à une visualisation mise à jour quotidiennement. Cela permet de détecter quotidiennement et immédiatement les écarts par rapport à l’état prescrit. La réunion «Just-Do-It», également appelée réunion «JDI», est une forme dérivée de ce Shopfloor-Management bien connu. Le Shopfloor-Management appliquant la méthode «Just-Do-It» est particulièrement adapté pour les entreprises dont le délai de traitement des commandes est long (par ex. constructeurs de machines et d’installations) et les aide à gérer leurs commandes, lorsqu’il s’agit de trouver rapidement une solution à un problème. Par exemple, la société Bühler AG ou la Ferrum AG font partie de celles qui emploient déjà avec succès les réunions «JDI».
Comment cela fonctionne ? Les réunions JDI ont lieu chaque jour. Participent à ces réunions l’ensemble des chargés de fonction d’un processus, de la commercialisation à la comptabilité. Chaque étape d’un processus, de la commande du client jusqu’au dernier paiement, est retranscrite sur un bon de commande par machine et accrochée sur une «corde à linge». Les délais à respecter sont fixés lors d’une réunion de lancement et sont considérés comme «sacrés». Les bons de commande répondent à des étapes définies et on y ajoute des cartes d’action en cas de problèmes. L’objectif est que chacun puisse comprendre en l’espace de 10 secondes ce qui est à faire. Les étapes majeures doivent être formulées de façon précise. Les actions correspondantes sont assignées rapidement. Il n’y a pas de marge de manœuvre pour de longues explications. Deux minutes maximum sont accordées pour trouver la réponse à la question «qui fait quoi et jusqu’à quand ?».
La réunion JDI Début du projet
Vente
(offre, sovabilité, validation)
M01 – M03
Ingénierie
(conception, construction, logiciel)
M04 – M06
Approvisionnement (interne, extern)e
M07 – M08
Fabrication
Installation
(montage, câblage, banc d’essai)
(expédition construction, réception finale)
M09 – M11
M12 – M14
Validation délivrée! Commande Commande Commande
Commande Commande
Commande Commande
Commande
Commande Commande
Premier Auftrag paiement pas arrivé!
Commande
jdi-meeting_F.pptx
Fin du projet
Fin du projet!
Aucun paiement reçu!
Modification de dernière minute du client!
Commande
Dernier
paiement (argent crédite sur le compte)
Echec de l’essai final!
Commande Commande
Commande
Auftrag
Commande
Délais de livraison des pièces ne peuvent pas être tenus! Auftrag Auftrag Auftrag
Commande Commande
© Wertfabrik AG – Prozesse klug getaktet.
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De nombreuses bonnes raisons pour le «JDI» Les avantages qu’offrent les réunions «Just-Do-It» sont évidents. Ce type de Shopfloor-Management promeut tout d’abord l’esprit d’équipe et une compréhension mutuelle. En outre, les interventions requises se font en toute transparence. Elles permettent également de créer une nouvelle approche de communication beaucoup plus directe entre toutes les parties concernées. Le «jeu de ping-pong» et le déplacement des compétences disparaissent. L’ambition de chacun augmente et les problèmes sont immédiatement pris en main et résolus.
Le bilan positif La pression pour mettre en œuvre des actions convenues est augmentée par l‘engagement quotidien de toute l’équipe. Les délais, les coûts et les spécifications sont ainsi respectés. Les réunions JDI ne sont donc pas seulement utiles par la seule gestion des processus, mais aussi pour le processus permettant de remporter des contrats, pour le processus d’après-vente ou pour le processus de développement.
Les facteurs de réussite lors du lancement • D u temps pour l’encadrement : pour déclencher l’engouement des participants pour ce changement culturel, il faut prévoir suffisamment de temps. Le conseil : sortir du bureau, laisser les écrans de côté et comprendre en équipe l‘ensemble du processus et l’améliorer continuellement. • D e la transparence : rendre les processus transparents. Il ne faut pas laisser les «cadavres» dans le placard, les paiements finaux oubliés, les machines stockées ne doivent donc pas exister. • Ê tre attentif : avec le temps, les participants se rendent compte qu’ils ont tous le même aperçu de la commande et qu’il faut réagir immédiatement en cas d’écart. Les processus commencent à se dérouler de façon fluide et les délais de traitement se réduisent continuellement.
Wertfabrik, ce sont des conseillers Lean dotés d’une grande capacité de mise en œuvre et d’une vaste expérience dans l’industrie, qui ont fait leurs preuves sur le terrain, ont suivi une formation poussée et possèdent de solides connaissances méthodologiques. Nous travaillons en nous appuyant sur une méthodologie globale et des ressources largement étayées et garantissons le succès dans tous les secteurs à valeur ajoutée. Des processus optimaux et simplifiés constituent notre cœur de métier. Nous développons avec vous des stratégies pour garantir le succès durable de votre projet Lean. Vous trouverez de plus amples informations sur Wertfabrik à l’adresse www.wertfabrik.ch/fr
Coordonnées Wertfabrik SA, Birchstrasse 2, 8472 Seuzach, téléphone +41 52 335 55 00 Robert Ulrich, partenaire gérant, robert.ulrich@wertfabrik.ch