Fachartikel PDCA-Methode

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PDCA – Die wissenschaftliche Methode zur Problemlösung Von Dr. David Moser, Geschäftsführender Partner, Wertfabrik AG

Die berühmten vier Buchstaben PDCA stehen für Plan – Do – Check – Act. PDCA ist auch als DemingKreislauf bekannt, benannt nach Dr. William Edwards Deming (1900-1993). Die PDCA-Methode wurde ursprünglich von Walter A. Shewhart (Bell Labs) entwickelt. Deming hat sie perfektioniert und bekannt gemacht. Der PDCA-Kreislauf ist die wissenschaftliche Methode, ein Problem in vier Phasen zu lösen und dabei möglichst viel zu lernen. Praktisch alle strukturierten Problemlösungsmethoden wie zum Beispiel der A3-Report oder der 8DReport basieren auf PDCA.

«Der PDCA-Kreislauf ist wissenschaftliche Methode» Plan-Phase Die Plan-Phase ist die mit Abstand wichtigste der vier Phasen. In dieser Phase geht es zuerst darum, das Problem objektiv zu beschreiben (ohne Lösungen vorwegzunehmen) und zu quantifizieren. Das Problem wird von allen Seiten beleuchtet und analysiert. Danach wird (werden) die Grundursache(n) des Problems identifiziert. Die Grundursache ist diejenige Ursache, die – wenn sie behoben wird – verhindert, dass ein Problem wieder auftritt. Ein Problem kann mehrere Ursachen haben. Oft kann zu diesem Zeitpunkt nicht abschliessend entschieden werden, welche möglichen Ursachen Grundursachen sind. Darum entwickelt der Problemlöser (immer noch während der Plan-Phase) mögliche Gegenmassnahmen zu den einzelnen potentiellen Ursachen. Er legt auch fest, wie die Wirksamkeit der Gegenmassnahmen überprüft werden soll und macht eine Voraussage über das zu erwartende Resultat. Danach erfolgt die Planung der Umsetzung der Gegenmassnahmen.

Do-Phase Die Do-Phase besteht darin, die möglichen Gegenmassnahmen rasch hintereinander umzusetzen. Dabei ist es wichtig, nur eine Gegenmassnahme auf einmal anzuwenden. Nur so kann deren expliziter Effekt in der nächsten Phase überprüft werden.

Check-Phase Während der Check-Phase überprüft der Problemlöser die Wirksamkeit der Gegenmassnahmen. Zudem vergleicht er die erhaltenen Resultate mit den in der PlanPhase formulierten Erwartungen und Zielwerten. Gegenmassnahmen, die keinen Effekt haben, schliessen mögliche Grundursachen aus.

Act-Phase Die Act-Phase wird manchmal auch Adjust-Phase genannt. In dieser Phase werden die erfolgreichen Gegenmassnahmen als neuer Standardablauf festgelegt und – falls sinnvoll – in andere Bereiche übertragen oder kommuniziert. War keine Gegenmassnahme erfolgreich, geht es zurück in die Plan-Phase. Dann war keine der möglichen Ursachen wirklich eine Grundursache für das Problem. Der PDCAKreislauf beginnt von vorn.

«Sünden während der Plan-Phase vermeiden» Wissenschaftliche Methode Der PDCA-Kreislauf entspricht der wissenschaftlichen Methode. Ein Forscher stellt in der Plan-Phase eine Hypothese (mögliche Grundursache) über einen Sachverhalt auf und überlegt sich ein oder mehrere Experimente (Gegenmassnahmen), um diese Hypothese zu bestätigen oder zu widerlegen. Die Do-Phase entspricht dem Durchführen der Experimente. Die Check-Phase entspricht dem Messen und Auswerten der Ergebnisse und dem Vergleich mit den Erwartungen. In der Act-Phase werden die Ergebnisse interpretiert und entsprechende Aktionen eingeleitet.

Der Wissenschaftler ist dabei nicht zwingend enttäuscht, wenn Experimente nicht die erwarteten Ergebnisse bringen, denn solange aus einem Experiment etwas gelernt werden kann, war es nützlich, es durchzuführen.

4. Act

1. Plan DemingKreislauf

3. Check

2. Do

Häufigster Fehler In der Lean Beratung stellen wir immer wieder fest, dass bei der Problemlösung vor allem während der Plan-Phase gesündigt wird. Es wird viel zu wenig Zeit investiert, das Problem genau zu beschreiben. Das Problem wird nicht genau verstanden, nicht quantifiziert, oder es werden irgendwelche Annahmen getroffen, die nicht auf verifizierten Fakten basieren. Man «springt» viel zu schnell auf eine vorweggenommene Lösung («Jumping to Solutions»), ohne die Grundursache des Problems wirklich gefunden zu haben. Die Folge ist, dass das Problem höchstens auf der Symptomebene bekämpft wird und immer wieder auftritt. Wer PDCA verstanden hat, wendet mehr als 50% der Zeit für die Plan-Phase auf.

«Wir sollten an den Prozessen selbst, und nicht am Resultat der Prozesse arbeiten.»

Edward W. Deming.

Lean = PDCA In der Lean-Prozessoptimierung wird prinzipiell auch nach PDCA vorgegangen.

Während der Ist-Analyse wird der zu verbessernde Prozess genau analysiert und mit Zahlen, Daten und Fakten charakterisiert. Schwachstellen (Verschwendungen) werden identifiziert und quantifiziert. Im Soll-Prozess wird ein neuer Ablauf entwickelt, der die Verschwendungen eliminiert und den Lean-Merkmalen Störungsfreiheit, Fluss, Takt und Pull-Prinzip entspricht (Plan). Er wird in die Praxis umgesetzt und während einiger Wochen getestet (Do). Während dieser Zeit werden zuvor festgelegte Kennzahlen gemessen. Im anschliessenden Fine-Tuning werden die Ergebnisse mit den Zielwerten verglichen (Check) und wenn nötig Anpassungen vorgenommen. Der neue Ablauf wird standardisiert und die Nachhaltigkeit mittels regelmässiger Prozess-Audits sichergestellt (Act).

Wertfabrik steht für umsetzungsstarke Lean-Berater – Macher mit breiter Industrieerfahrung, praxiserprobt, fundiert ausgebildet und methodisch sattelfest. Wir arbeiten mit durchgehender Methodik und breit abgestützten Ressourcen und garantieren Erfolg in allen Wertschöpfungsbereichen. Optimale und schlanke Prozesse sind unsere Kernkompetenz. Wir entwickeln mit Ihnen Strategien, damit Ihr LeanProjekt zum langanhaltenden Erfolg wird. Weitere Informationen zu Wertfabrik finden Sie unter www.wertfabrik.ch/de

Kontakt Wertfabrik AG, Birchstrasse 2, 8472 Seuzach, Telefon +41 52 335 55 00 Dr. David Moser, Geschäftsführender Partner, david.moser@wertfabrik.ch