News@WinBooks Numéro 18, Juin 2013
LE SAVIEZ-VOUS?
FACILITEZ VOUS LA VIE EN DÉCOUVRANT CERTAINES ASTUCES DE VOTRE LOGICIEL
ACCOUNTING6.0
C’est pour bientôt!
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Inside WinBooks Le saviez-vous? Accounting Une hésitation, une question à poser à votre comptable lors de l’encodage?
Vous hésitez sur le taux de TVA à utiliser, sur un intitulé,... Ne perdez pas de temps, encodez la pièce comptable telle que vous l’imaginez. Attachez-y ensuite un mémo en cliquant sur l’icône «bloc-notes» et donnez-lui un statut urgent en sélectionnant la couleur rouge. Lorsque votre comptable accèdera au dossier, il lui suffira d’imprimer la liste des mémos et de faire les adaptations nécessaires. Fiduciaires, pour obtenir cette liste, rendez vous dans: Dossier/imprimer Signalétique Liste des mémos Sélectionnez les mémos de transactions urgentes
Choisir un compte lors de l’encodage des factures avec le bouton «Imput» Lors de l’encodage des factures et des notes de crédit sur achats ou ventes, le bouton vous permet de consulter l’historique des comptes utilisés pour le tiers en question et de sélectionner un des comptes de la liste. Vous retrouvez donc une liste classée par ordre chronologique inversée des comptes utilisés (une occurrence par compte). Après vous être positionné sur le compte adéquat, cliquez sur , le compte sélectionné est repris dans l’écran d’encodage de la facture.
Utilisez l’icône impression
Lorsque vous consultez les écritures d’un compte client, fournisseur ou général, si vous cliquez sur l’icône «Impression», la fenêtre d’impression de l’historique du compte (avec les paramètres préremplis) est automatiquement proposée.
Utilisez la barre d’espace pour vos recherches
Dans les différents écrans d’encodages, lorsque vous vous trouvez dans la zone «Référence», en tapant sur la barre d’espacement, la recherche d’un client ou d’un fournisseur se base sur le nom, à la place d’une recherche sur la référence. Tapez une seconde fois sur la barre d’espacement pour effectuer une recherche par numéro d’entreprise.
La double utilité de la calculette WinBooks
Lorsque vous faites appel à la calculette de votre logiciel WinBooks, encodez votre opération, la touche «ENTER» vous donne le résultat. Appuyez une seconde fois sur la touche «ENTER» la valeur s’encode automatiquement dans le champ dans lequel vous aviez précédemment placé votre curseur.
« Facilitez vous la vie en découvrant les ficelles de nos gammes » 1
Pensez à paramétrer au maximum vos fiches fournisseurs: si vous paramétrez correctement le compte
d’imputation, le code TVA et le code paiement vous gagnez beaucoup de temps lors de chaque nouvel encodage.
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Effectuez une recherche simplifiée par montant dans le financier
Lors de l’encodage des opération financières, vous pouvez simplifier la recherche avancée par montant, pour autant que cette fonction soit activée dans les préférences utilisateurs. Pour ce faire, rendez vous dans: Fenêtre Préférences utilisateurs Encodage Financier - OD En tapant le signe ‘-’, ‘+’ ou directement un montant dans la zone Type, la fenêtre de recherche avancée s’ouvre immédiatement. Le montant que vous êtes en train de saisir se remplit directement dans la zone adéquate et les autres zones de cet écran de recherche sont automatiquement complétées suivant le paramétrage des préférences utilisateurs.
Utilisez les zones «commentaires» à bon escient Lors de l’encodage des achats, vous disposez de deux zones de commentaires: la première est réservée à votre comptabilité interne et vous permet d’y laisser un commentaire qui vous permettra d’identifier facilement la transaction. L’autre champ vous permet d’encoder la communication propre au virement, soit une communication structurée type VCS soit une communication libre (pour changer la structure du champ, appuyez sur F2). Celle-ci s’encodera automatiquement dans le virement en question.
Dossier Paramétrages Fichiers Fichier clients/fournisseurs Rappel / Virements bloqués Veillez à ne pas toucher aux autres paramètres pendant l’opération.Le nouveau champ est à présent installé dans la fiche client et il ne vous reste plus qu’à le cocher et de le décocher quand il n’a plus d’utilité.
Bloquer des rappels ou des paiements
Il vous est possible de bloquer les rappels ou les virements pour certains clients ou fournisseurs. Cette fonction est utile par exemple, si un client a des difficultés de paiement et qu’un accord a été pris entre les parties pour un nouveau plan de remboursement ou lorsque vous êtes en désaccord avec un fournisseur. Une fois cette fonction installée, il vous est loisible de bloquer le paiement des factures ouvertes pour ce fournisseur ou les rappels de paiement pour un client ciblé. Pour ce faire, vous devez installer un nouveau champ. Avant cette opération, faites une sauvegarde de vos données WinBooks, ensuite, Rendez vous dans:
MÉMENTO : LES RACCOURCIS Dans la fenêtre des signalétiques clients, fournisseurs, comptes généraux: F2: active la vue LISTE F3: active la vue TOTAUX F4: active la vue ÉCRITURES F5: active la vue FICHE Dans Accounting en général... F6: appelle les clients F7: appelle les fournisseurs F8: appelle le plan comptable + : active une liste déroulante TAB: passe à la zone suivante MAJ+TAB: passe à la zone précédente
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ENTER: active le bouton de commande par défaut ou dans les encodages, passe à la zone suivante F2, la touche de raccourci à ne pas manquer: Quand vous êtes en encodage de journaux, peu importe lequel (journal des achats, des ventes, financier, opération diverse) la touche F2 vous permet de récupérer la valeur de la ligne précédente. Cette touche est très utile, notamment pour les commentaires. Le raccourci F3 vous permet de solder facilement votre OD: Lors de l’encodage d’une OD, dans la colonne débit/ crédit, appuyez sur la touche F3: WinBooks vous propose le montant et le sens de l’imputation permettant de solder automatiquement l’opération diverse.
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COIN SPÉCIAL FIDUCIAIRES Optez pour Winprest et rationnalisez votre travail
WinPrest est un logiciel modulable pour la gestion des prestations, contrats et fichiers clients. Etudié en collaboration étroite avec les professionnels du secteur, il vous permettra de gérer votre entreprise de manière optimale. Notamment, de gérer et de suivre l’ensemble des prestations par clients: encodage simples et rapides de vos prestations, possibilité de chronométrage, tarifications sophistiquées, gestion des forfaits périodiques et des missions, facturation automatique et intégration à la comptabilité, des échéanciers et des agendas partagés. Enfin, un calcul de rentabilité des forfaits, une analyse de productivité et des prévisions horaires.
Proposez gratuitement le WinBooks Dashboard à vos clients Le Dashboard est une application mobile destinée aux entreprises dont la comptabilité est gérée via la solution WinBooks. Cet outil permet de consulter les liquidités, les balances âgées ainsi que les comptes de résultats en utilisant simplement un identifiant envoyé par la fiduciaire à son client.
Proposez le module de facturation gratuite à vos clients
Vos clients peuvent établir leurs factures avec la facturation light gratuite de WinBooks on Web. Vous disposerez alors d’un accès direct aux facturiers de vos clients avec des documents adaptés à votre logiciel WinBooks Accouting et/ou Virtual Invoice.
Virtual Invoice
Attacher un justificatif en an- Archiver des documents Scansend est intégré à VI Si c’est un justificatif attaché à la facture, Depuis la version 3.5.20, il est possible nexe Visualisez le document auquel vous désirez attacher l’annexe et sélectionnez «Document/Attacher une annexe». Alternativement, vous pouvez cliquer dans la liste des documents avec le bouton droit et choisir «Attacher une annexe». Vous avez le choix d’attacher un document existant, scanner une pièce ou coller le contenu du presse-papiers. Un moyen simple pour attacher un justificatif ou une annexe à un document, une fonction utile en cas d’approbation de facture.
considérez le comme une suite de la facture ou comme une annexe: il restera disponible en consultation de cette facture. Si le document ne concerne pas une facture déterminée, vous pouvez également l’archiver dans un dossier, sous une catégorie. Choisissez «Documents/Archiver» dans un répertoire ou la touche F12 quand vous visualisez le document. Ceci permet de classer des déclarations TVA, des contrats d’assurances, des conventions de crédit, les statuts, les bilans et déclarations fiscales, ... Vous pouvez définir vos dossiers comme des classeurs papier, à la volée.
d’envoyer des documents sur le serveur Scansend directement au départ de Virtual Invoice. Idéal pour Fiduciaires et TPE. ScanSend permet très simplement aux clients des fiduciaires de scanner et d’envoyer directement leurs documents sur l’ordinateur de celle-ci. Les fiduciaires recevront les factures scannées et déjà reconnues dans les dossiers de leurs clients.
«Encoder, c’est dépassé!» 3
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Logistics Encodez facilement vos remises sur articles: L’écran d’encodage des articles du POS (Point de
vente) permet d’effectuer une remise globale sur toutes les lignes suivantes : Pour ce, il faut encoder par exemple : 10%% (le pourcentage suivi de deux fois le sigle pourcentage) dans la zone «saisie». A partir de ce moment, la colonne remise apparaît en fond rouge, et dans le titre de la fenêtre apparaît le pourcentage de remise. Pour annuler, on encode 0%%.
format UBL. L’image de la facture est certifiée authentique et inaltérable grâce à une signature électronique. Aucune contestation ultérieure sur l’identité de l’émetteur et sur le contenu de la facture n’est alors possible.
La norme SEPA pour vos domiciliations bancaires: Le module des domiciliations permet à préChanger la langue de l’utilisateur en un seul clic: Une nouveauté dans la prochaine version 5.5.4 de Logistics permet de changer directement la langue de l’utilisateur courant via le menu Dossier > Langue. La langue définie pour chaque utilisateur peut être modifiée via le menu Dossier > Utilisateurs.
sent de générer un fichier de domiciliation bancaire répondant à la norme européenne SEPA (en plus de la norme belge DOM80). Rendez vous dans: Paramètres généraux, activez la gestion des domiciliations via le menu Dossier > Paramétrage > Paramètres généraux, dans l’onglet Client/fourn., cochez l’option Gestion des domiciliations. Cliquez ensuite pour accéder aux paramétrages de la domiciliation. Grâce à la case à cocher Utilisation des domiciliations SEPA, choisissez la norme DOM80 ou la norme SEPA
Masquer des agents dans l’interface POS Lors de l’encodage d’une vente, il est possible, dans l’écran de sélection des agents, de ne plus afficher certains profils. Si un agent quitte la société ou le magasin, il ne doit plus apparaître dans cet écran. Pour ne plus afficher un agent, son nom doit être remplacé par OLD via la table des agents (accessible via le menu Fichier > Tables > Tiers > Agents).
Un accès direct au menu contextuel: Le bouton donne accès aux fonctions du menu contextuel qu’on obtient également via un clic droit dans les lignes d’un document.
Liaison possible entre Logistics et l’e-commerce PrestaShop
Génération de vos factures au format UBL Une option UBL permet de générer des documents au format UBL, la nouvelle norme standard pour l’envoi de factures au format électronique. Pour cela, il suffit d’indiquer le format désiré au sein de la fiche client. Un fichier contenant les mentions et une image pdf de la facture sont alors envoyés au
Le module E-Commerce PrestaShop permet d’exporter certaines informations de Logistics vers un site web PrestaShop. Les informations exportées concernent par exemple les articles, les prix spécifiques par clients, les analytiques des articles, ... L’exportation d’informations vers PrestaShop se fait simplement via un bouton dans la fiche article ou via le menu opération qui permet de tout envoyer en une seule fois. Il est également possible de récupérer directement dans Logistics les commandes passées sur le site web PrestaShop ainsi que les changements de statut des commandes. L’importation des commandes web dans Logistics se fait simplement via le menu opération.
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WinBooks on Web Comment connaître et/ ou modifier vos touches de raccourcis ? Afin de connaître les touches de raccourcis paramétrées pour votre session active WinBooks on Web, vous pouvez simplement cliquer sur « Raccourcis » dans le haut de votre fenêtre. Sachez que ces touches sont sauvegardées par utilisateur et par browser. Si vous souhaitez les modifier: Rendez vous dans le panneau de configuration Préférences utilisateurs Touches de raccourcis. Ici, vous allez pouvoir facilement personnaliser ces différentes touches. Lors de l’enregistrement de nouveaux raccourcis, le programme vérifie qu’il n’y ait pas de conflit entre les touches.
Comment puis-je gérer plusieurs contacts ou plusieurs adresses pour un même tiers ? Lors de la dernière étape de création de votre dossier, vous pouvez choisir d’activer le multi contact et les multi adresses. Cependant, si votre dossier a été créé sans activer cette option, vous la retrouverez dans: Panneau de configuration Options du dossier Gestion des tiers
Comment gérer les clients qui sont aussi fournisseurs ? Dans WinBooks on Web, il est très simple de créer un fournisseur depuis une fiche client et inversément. Rendez vous sur la fiche du client concerné Cliquez sur l’icône fournisseur dans sa fiche
Ainsi, les informations de l’entité tiers seront récupérées dans la fiche fournisseur (Nom, civilité, compte bancaire, numéro d’entreprise, adresse, contacts,…). Toute modification sur l’une ou l’autre fiche sera automatiquement répercutée.
Comment modifier le nombre de positions des comptes généraux afin d’avoir plus de détails? Rendez-vous dans le panneau de configuration Paramètres du dossier Format Onglet «Comptes généraux», Nombre de caractères Cliquez sur «Modifier» Vous pouvez ainsi facilement augmenter le nombre de positions que vous souhaitez pour la longueur de vos comptes généraux.
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Le cloud au service de votre comptabilité Comment définir une (ou plusieurs) langue(s) complémentaire(s) pour l’établissement des documents à l’égard des tiers (rappels, factures,…) ? Rendez vous dans le panneau de configuration Paramètres du dossier Options du dossier Onglet langue Cochez ‘Gestion des langues’ Si vous souhaitez travailler avec plus d’une seule langue (vis-à-vis des utilisateurs qui se connectent dans le dossier et vis-à-vis des tiers), vous pouvez, par exemple, gérer deux langues dans le dossier, avec localisation des comptes généraux, codes TVA, noms des journaux,… Et quatre langues au niveau des documents pour les tiers (rappels, factures,…). Une fois les paramètres de langues déterminés, vous pourrez définir des layouts différents pour chacune des langues activées.
Si, par exemple, vous ne remplissez jamais la date d’échéance dans vos documents comptables d’achats, vous pouvez facilement désactiver l’arrêt sur cette zone. Ainsi, lors de l’utilisation des touches ‘TAB’ lors du passage d’une zone à une autre, le curseur passera au-dessus de ces zones sans s’y arrêter. Notez que cette zone peut tout de même être remplie. Pour cela, il vous suffit de cliquer sur celle-ci et de compléter la valeur souhaitée. Rendez vous dans le panneau de configuration Préférences utilisateur Encodages Définissez les zones d’arrêt obligatoires
WinBooks on Web
Comment éviter de passer sur certaines zones dans les encodages achats / ventes ?
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ACCOUNTING 6.0 C’est pour bientôt! Découvrez déjà trois de ses nouvelles fonctionnalités... La version 6.0 du logiciel phare de la gamme WinBooks, Accounting, est prévue pour ce mois d’octobre. En primeur, News@WinBooks vous présente trois de ses nouvelles fonctionnalités. D’ores et déjà, la nouvelle version d’Accounting comprendra des adaptations permettant de répondre aux futurs changements législatifs en matière de TVA, ainsi qu’aux nouvelles règles relatives à la facturation... En fonction, bien entendu, des dernières évolutions et rebondissements qui pourraient survenir d’ici là. Mais, les développeurs WinBooks n’en sont pas restés là, Accounting 6.0 proposera également de nouvelles fonctionnalités. En avant-goût, en voici trois d’entre-elles... Le matching dès l’encodage de la facture / note de crédit Le matching (aussi connu sous le nom de lettrage) est reconnu particulièrement souple et efficace dans la comptabilité WinBooks. Accessible en encodage des financiers ou à posteriori via les historiques, ce procédé sera dorénavant également disponible à l’encodage de vos facturiers. Cette nouvelle fonctionnalité vous facilitera encore la tâche, notamment, en cas d’imputation d’une facture liée à un acompte déjà payé, d’une note de crédit,...
Le matching dés l’encodage de la facture et de la note de crédit
D’Excel à WinBooks en un clic... En option, Accounting permettra d’alimenter votre dossier comptable à partir de données externes sous format Excel. Ainsi, l’import des signalétiques vous autorisera, aussi bien d’importer des fiches clients ou fournisseurs, que des comptes généraux et des fiches d’immobilisés provenant d’Excel dans votre logiciel WinBooks. Pour ce faire, rien de plus facile, rendez vous dans: - Dossier - Import Excel - Choisissez le fichier Excel, ainsi que le type de données
Ici, il ne vous reste qu’à établir la correspondance entre les colonnes Excel et les champs WinBooks via une interface particulièrement conviviale. Une fois cette opération effectuée, votre logiciel procède à un test de cohérence avant d’importer définitivement vos données.
L’import Excel: Une interface particulièrement conviviale
L’import des signalétiques n’est pas la seule possibilité. Il vous sera également permis d’importer des Opérations Diverses, comme une O.D de salaire, une balance d’ouverture,... L’injection simultanée de vos fichiers CODA Le module de liaison bancaire d’Accounting 6.0 permettra l’injection d’un lot de fichiers CODA. Pour rappel, un fichier CODA est un fichier codé reprenant tous les mouvements d’un jour déterminé sur un compte bancaire. Il contient donc les mêmes informations que l’extrait de compte papier. Depuis longtemps déjà, WinBooks vous permet d’injecter un à un les fichiers d’extraits de comptes envoyés par votre banque, ISABEL ou CODABOX, dans les journaux financiers correspondants. Après la décodification du fichier sélectionné et la procédure de lettrage particulièrement performante, votre logiciel génère automatiquement toutes les écritures du journal financier. Le gain de temps est considérable ! Avec la version 6.00, la procédure sera encore largement facilitée puisque dorénavant il vous sera possible d’injecter en une seule fois un lot de fichiers CODA. Il suffira de sélectionner tous les fichiers CODA en attente et WinBooks procèdera ensuite en une seule étape à l’injection automatique de l’ensemble des extraits dans votre dossier comptable, et ce même pour plusieurs comptes bancaires distincts.
Vous serez bien entendu prévenus personnellement par votre revendeur, de la sortie officielle d’ Accounting 6.0
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