News @ WinBooks 24 NL by WinBooks

ia n ec ave e Sp g em t ui rn e nd

nr. MAART 2015

JONGE ONDERNEMING

BOEKHOUDING

CLOUD COMPUTING

DIGITALISERING

WINBOOKS CONNECT

AMID FALJAOUI

Ontsnappen aan het doolhof van papierwerk

Duidelijke voordelen

Onmisbare tools

Fiduciaires - Klanten, de nieuwe uitdaging

De voordelen van een boekhouding via internet

Iedereen is bang om «ver-Uberd» te worden

UITZONDERLIJKE PROMOTIES OP DE WINBOOKS MODULES

GET A LIFE. GET WINBOOKS.

NEWS@WINBOOKS

ONTSNAP AAN HET DOOLHOF VAN PAPIERWERK Een bedrijfsleider krijgt voortdurend te maken met een berg documenten van of voor zijn partners: klanten, leveranciers, banken en zijn fiduciaire. Hij riskeert al snel om te verdrinken in al dat papierwerk, en heeft daardoor niet meer de kans om zich op de essentie te richten: zijn hoofdactiviteiten. Er bestaan oplossingen. Die kunnen gradueel worden geïnstalleerd, in functie van de mate van automatisering die de ondernemer zelf wil. Er moet software worden geïnstalleerd om de documentenstroom optimaal te beheren en te beschikken over efficiënte beheertools.

WE MOETEN ONS VANDAAG RICHTEN OP MAXIMALE DIGITALISERING !

JONGE ONDERNEMING EN

BOEKHOUDING ... VOORWOORD DE 5 VRAGEN DIE U ZICH MOET STELLEN Pierre Borremans, CEO van WinBooks nv In het kader van onze aanwezigheid op de beurs Ondernemen 2015 is News@WinBooks nr. 24 volledig gewijd aan de tools die de boekhouding gemakkelijker maken. Een boekhouding bijhouden is niet alleen wettelijk verplicht, het biedt ook hét middel om het overzicht te behouden over de gezondheid van uw onderneming. Voordat u een nieuwe activiteit ontplooit, is het dus cruciaal om de beschikbare middelen te vinden voor een optimaal beheer. Een boekhouder én een softwareprogramma? De boekhouder speelt een centrale rol voor zelfstandigen en bedrijven: hij is de bevoorrechte tussenpersoon tussen u en de overheid, en speelt de rol van raadgever. Dat botst niet met het feit dat ondernemers meer en meer de neiging hebben om zich uit te rusten met een boekhoudsysteem – integendeel. De beheerders investeren in hun boekhouding om een zo goed mogelijk overzicht over hun activiteiten te behouden, en om betalingen efficiënt te beheren en zorgvuldig op te volgen. Zowel die ván klanten als die vóór leveranciers. Maar wélke boekhoudsoftware? Een boekhoudsysteem moet in de eerste plaats gebruiksvriendelijk zijn, en voldoende wijdverspreid om er zeker van te zijn dat er verbeteringen blijven gebeuren en dat het programma blijft bestaan. Het moet ook gemakkelijk aanpasbaar zijn, om in te spelen op de veranderende behoeften van uw onderneming. Kiest u in het begin voor een basisversie? Dan is er veel kans dat u in de maanden of jaren die komen toch nood zal hebben aan extra modules voor

voorraadbeheer en bestellingen, een rapporteringsfunctie, … Lokaal of online toegankelijk (via de cloud)? Bij WinBooks zijn beide oplossingen beschikbaar. Maar een boekhouding in de cloud biedt heel wat troeven. In de eerste plaats ongetwijfeld voor de toegankelijkheid: op elk moment en van op elke plaats hebt u toegang tot uw data. Het wordt ook gemakkelijker voor u om uw dossier met uw fiduciaire te delen, die toegang heeft via hetzelfde programma. De samenwerking tussen bedrijf en fiduciaire verloopt dus eenvoudiger en sneller. En ondanks de perceptie is de beveiliging van de data heel streng. Bestaan er tools die de boekhouding en het beheer van jonge ondernemingen gemakkelijker maken? Ja! Om te factureren, bijvoorbeeld: hét basisprincipe voor alle economische activiteiten. Bij WinBooks geven we u gratis toegang voor een eenvoudige facturatie, alleen via internet. Een professionele tool, op maat van starters en kleine zelfstandigen. Evolueren uw noden? Dan volstaat het om over te stappen naar een bredere oplossing uit het Logistics-gamma van WinBooks. Hoe communiceert u beter met uw boekhouder? Het is belangrijk om al van bij het begin goede afspraken te maken met uw boekhouder. Bespreek wie welke taken uitvoert en welke vervaldagen moeten worden gerespecteerd, maar bepaal vooral de manier van communiceren. Dat is met zekerheid één van de sterke punten van onze oplossingen. Het WinBooks-gamma laat de samenwerking tussen fiduciaire en klant zo vlot mogelijk verlopen. WinBooks vernieuwt dit jaar trouwens opnieuw en lanceert binnenkort CONNECT, een echt samenwerkingsplatform dat de toegang en de uitwisseling van documenten gemakkelijker maakt.

GET A LIFE. GET WINBOOKS.

BOEKHOUDING, ONMISBARE

TOOLS

SOFTWARE OM UW BOEKHOUDING ZONDER STRESS TE LATEN VERLOPEN Een goed boekhoudsysteem biedt u: Snelle, dynamische en eenvoudige coderingsschermen: wat u invoert, zit onmiddellijk in de historiek van uw leveranciers, klanten, 窶ｦ En maakt u een fout? Dan komt u terug op uw codering zonder dat u verschillende ingewikkelde handelingen moet doorlopen. Een geruststelling voor de ondernemer, en een gemak voor de fiduciaire ! Precieze opvolging van uw schuldvorderingen: een ad hoc boekhoudsysteem geeft u meteen alle tools om uw schuldvorderingen van nabij op te volgen, tot en met het volledige beheer van de betalingsaanmaningen. Toegang tot al uw wettelijke en beheerlijsten: al uw lijsten voor intern gebruik of voor de Administratie zijn onmiddellijk toegankelijk. Balansen, dagboeken, btw-aangiftes, intracommunautaire opgaven, jaarlistings, btw-overeenstemming, 窶ｦ

EEN FACTURATIEMODULE

FACTUREREN, HET BASISPRINCIPE VAN EEN ONDERNEMING Schaft u zich een facturatiemodule aan? Dan codeert u eenvoudig en snel al uw offertes en facturen. Die worden automatisch opgenomen in de boekhouding. Naargelang uw behoeften evolueren, activeert u extra mogelijkheden of bijkomende modules: tarifering, opvolging van bestellingen, voorraadbeheer, 窶ｦ

AUTOMATISCH BEHEER VAN OVERSCHRIJVINGEN

VOOR EEN STIPTE OPVOLGING VAN UW BETALINGEN Al uw aankoopfacturen geregistreerd in uw boekhouding? Met de SEPA-overschrijvingsmodule wordt het beheer en de opvolging van uw betalingen gemakkelijk: een overzicht van uw overschrijvingen vertrekt automatisch naar de bank op basis van een voorstel van betaling van de leveranciers.

RECUPEREER UW CODA-BESTANDEN

WEG MET HET CODEREN VAN UW FINANCIﾃ記E VERRICHTINGEN Uw software leest automatisch de afschriften in die uw bank u bezorgt via CODA-bestanden. U wint tijd en vermindert het risico op fouten!

ZIJN BOEKHOUDING

IN DE CLOUD VOEREN ? Interview fiduciaire

DE VOORDELEN

VAN DE CLOUD

KMO & BEHEER PME & GESTION Interview KMO Cloudboekhouding !

TOEGANKELIJKHEID

Lasco – Expert-boekhouder en Fiscaal adviseur, fiduciaire uit WaalsBrabant, bestaat reeds 18 jaar. Het bedrijf bestaat uit een team van 4 medewerkers. Een ervaren, maar vooral een avant-gardistisch boekhoudkantoor… Inderdaad, Marc De Jonghe, oprichter van het bedrijf heeft geopteerd voor de weboplossing van WinBooks vanaf het begin. Veranderen van boekhoudsoftware is steeds een gok, vooral in 2011 wanneer de webtoepassing van WinBooks nog in zijn kinderschoenen stond, maar, in mijn ogen, is de toekomst van de boekhouding beslist in de cloud. Wij zijn er om de gegevens te behandelen en om van de toepassing gebruik te maken, niet om ons bezig te houden met bijkomende technische zorgen. Onze vorige softwareleverancier heeft niet voor de cloud gekozen en ik vind dit een beetje een verouderde beslissing. Vandaag hebben wij efficiënte oplossingen nodig, vanuit dezelfde hoek als de technologische ontwikkelingen van deze tijd. Een toepassing in de cloud beroept zich op deze nieuwe vereisten : een gedecentraliseerd systeem, het afschaffen van hardware en het onderhoud ervan en een niet te evenaren toegankelijkheid. Natuurlijk raden wij het programma ook aan onze klanten aan. Dit bevordert de uitwisseling van gegevens enorm en zij zijn behoorlijk tevreden ! Dhr. Marc De Jonghe, oprichter van Lasco bvba

Een boekhouding in de cloud biedt de mogelijkheid om gegevens te delen en permanent toegankelijk te maken voor zowel de fiduciaire als haar klant. Een webtoepassing is overal en altijd beschikbaar. De samenwerking tussen de betrokkenen wordt dus veel eenvoudiger en sneller.

EENVOUD

Er wordt geen enkel programma geïnstalleerd op uw computer. U krijgt toegang via internet met een eenvoudige browser. U hebt geen enkele technische kennis nodig. U hoeft zich geen zorgen meer te maken over de installatie, back-ups, updates of pannes. Dat is allemaal de zorg van professionals.

VEILIGHEID

Uw gegevens en uw software worden op afstand bewaard op streng beveiligde servers. Zodat uw gegevens in de cloud net zo beschermd zijn als met een privé-infrastructuur. Uw gegevens worden bewaard en gedupliceerd in verschillende datacentra, onder strenge bewaking.

VOORDELIG

U hoeft niet meer te investeren in servers, software en hun installatie om uw onderneming te besturen: u huurt enkel deze diensten via internet.

Online-oplossingen worden steeds aantrekkelijker.Waarom? Indeeerste plaats door hun mogelijkheden op het vlak van mobiliteit en interconnectiviteit. Maar ook door de soepele gegevensuitwisseling. Antoine Lemmens, directeur van digitaal ontwerpbureau IDgency, koos ervoor: “Mijn boekhouder adviseerde me WinBooks on Web, de software die hij ook zelf gebruikt. Dat maakt de gegevensuitwisseling opvallend gemakkelijker. Mijn team is vaak onderweg voor opdrachten en deze keuze biedt ons de mogelijkheid om aan de slag te gaan waar en wanneer het ons het beste uitkomt. Mijn medewerkers en ik wisselen telewerken af met tijd op kantoor en bij klanten. Daarvoor hebben we een superflexibele oplossing nodig. En dan kies je voor de cloud! Bovendien levert WinBooks een gratis mobiele app voor smartphone en tablet, WinBooks Dashboard: zo kunnen we onze boekhouding gemakkelijk opvolgen via grafieken, ratio’s en indicatoren. Met WinBooks beschikken we overal en altijd over een synthese van de financiële toestand van ons bedrijf. Dit is een grote meerwaarde.’’ www.winbooks.be Publireportage

DIGITALISERING EEN KANTOOR ZONDER PAPIER ?

HET IS DUIDELIJK DAT DIGITALE HULPMIDDELEN UW BOEKHOUDKUNDIGE PAPIERBERG SERIEUS DOEN SLINKEN. DE VOORDELEN ZIJN ONMISKENBAAR. HOU DAAR REKENING MEE WANNEER U UW INFORMATICAOPLOSSING KOOPT EN ONTDEK ONZE BETAALBARE OPLOSSINGEN ZONDER PAPIER.

PAPIER

Ik klasseer al mijn papieren rekeningafschriften en ik codeer die telkens in mijn boekhoudsoftware.

Ik codeer elke betaling via mijn onlinebanksysteem. De betaalde facturen blijven openstaan in mijn boekhouding tot mijn afschriften zijn gecodeerd.

Ik print mijn betalingsaanmaningen, steek alles in omslagen, plak er een postzegel op en doe ze op de post.

REKENINGAFSCHRIFTEN

LES EXTRAITS

BETALING

BETALINGSAANMANINGEN

Ik print elke factuur in twee exemplaren: één om in een omslag te steken en op de post te doen, één om te archiveren.

VERKOOPFACTUUR

Ik klasseer mijn papieren facturen en codeer ze één voor één in mijn boekhoudsoftware.

AANKOOPFACTUUR

€

Ik klasseer mijn andere bewijsstukken: kasstroomoverzichten, statuten, …

Mijn boekhouder moet toegang hebben tot al mijn financiële documenten en al mijn andere bewijsstukken. Ofwel dient één van ons zich te verplaatsen, ofwel geeft ik hem vanop afstand toegang tot mijn informaticasysteem.

DIGITAAL

Ik krijg een CODA-bestand waarin al mijn bankverrichtingen staan: ik lees ze automatisch in mijn boekhoudsoftware in. Het coderen en het matchen met de facturen wordt automatisch verricht. Ik kan de afschriften in pdf-formaat bewaren. Zo blijven ze voor altijd beschikbaar. Ik aanvaard een betalingsvoorstel van mijn leveranciers en creëer een overschrijvingsbestand, dat via internet bij mijn bank terechtkomt, volgens het gekozen banksysteem. Een diverse post bewaart de uitgevoerde overschrijving(en) voor elke leverancier. Met één klik worden alle betalingsaanmaningen die mijn boekhoudsoftware me voorstelt, verstuurd via mail – de aanmaningen worden gearchiveerd. Met één klik worden mijn facturen per mail naar de klant verstuurd, in pdf-formaat en elektronisch. De factuur wordt gekoppeld aan de betrokken boeking. Ik scan mijn facturen en stuur ze naar het herkenningssysteem van WinBooks. De alzo herkende velden worden automatisch in de boekhouding gecodeerd. Het gescande document wordt gekoppeld aan de boeking. De aankoopfacturen die we digitaal ontvangen, volgen dezelfde unieke weg.

ANDERE

Ik scan en archiveer andere bewijsstukken naar een uniek platform dat ik met mijn fiduciaire deel.

LINK KLANT FIDUCIAIRE

Ik verbind me met WinBooks CONNECT, waar mijn dossier integraal is gecentraliseerd, toegankelijk voor mijn boekhouder en mijzelf – van om het even waar en op elk moment.

WinBooks CONNECT

EEN CONTINUE INFORMATIESTROOM WinBooks Connect is een echte draad van Ariadne in de boekhouding, de link tussen de fiduciaire en haar klant en alle boekhoud- en wettelijke documenten van een onderneming. Inderdaad, dit WinBooks portaal laat zowel de uitwisseling en het bewaren van documenten toe, als een doelgerichte en continue communicatie van de klant met zijn boekhouder. Deze toepassing werd ontwikkeld met een maximum aan eenvoud.

Ik verstuur al mijn aankoopfacturen naar In het WinBooks-dossier van mijn klant krijg ik automatisch een melding zodra er nieuwe aankoop het portaal via e-mail of upload : mijn facturen klaarstaan. Als ik de herkenning van Virtual boekhouder kan deze dezelfde dag nog Invoice met WinBooks gebruik, dan worden de behandelen. coderingen automatisch voorgesteld. Ik kan ook bij Ik krijg toegang tot een gratis facturatiemoalle extra informatie die mijn dule : mijn aangemaakte facturen worden klant heeft ingevoerd. rechtstreeks naar mijn fiduciaire verzonden. De toegang die mijn klant heeft tot de gratis Ik krijg een bericht over de vervaldag voor de facturatiemodule, betaling van mijn btw en kan in detail de gegeleidt naadloos tot een automatische doorvoer in vens van mijn btw-aangifte zien. In de kalender zijn WinBooks-boekhouddossier. en het takenbeheer vind ik al mijn afspraken en Ik ÂŤ push Âť zijn btw-aangifte en alle bijbehorende opdrachten terug, maar ook de boekhoudkundige rapporten zoals balans, aflossingstabel, saldi, vervaldata. ... naar het portaal. Hij Ik heb overal en op elk moment toegang tot alle heeft er rechtstreeks toegang toe. stukken uit mijn boekhouddossier, dankzij het Via het takenbeheer vraag ik mijn klant om archiveringssysteem. Ik beheer mijn betalingen en mij verzend ze naar de bank. bepaalde bewijsstukken te bezorgen. Ik Ik overleg voortdurend en constructief met mijn krijg een bericht zodra deze documenten fiduciaire. klaarstaan.

DE KRONIEK

IEDEREEN IS BANG OM «VER-UBERD» TE WORDEN Bent u kredietbeoordelaar? Juridisch medewerker? Beurshandelaar? Journalist? Immobiliën- of verzekeringsmakelaar? De lijst is niet volledig, maar al die beroepen hebben iets gemeenschappelijk: ze lopen het risico om te eindigen zoals de dinosaurussen: uitgestorven. Waarom? Zoals de mondialisering jobs van arbeiders heeft afgeschaft of in moeilijkheden heeft gebracht, zo zal de digitale revolutie hetzelfde doen met bedienden. Het ordewoord voor al die beroepen en de betrokken bedrijven is eenvoudig: laat u niet ver-Uberen. Dat is toch hoe Maurice Lévy, CEO van Publicis, het uitschreeuwt in de Financial Times: “Vandaag de dag is iedereen bang om zich te laten veruberen. Anders gezegd: iedereen vreest dat een bedrijf uit de digitale wereld onze plaats inneemt, zoals Uber probeert te doen in de taxisector.”

Neem nu de NMBS. Eén van hun grootste toekomstige concurrenten is BlaBlaCar, kampioen van het carpoolen. En dus is de boodschap voor 2015: word wakker en zet vaart achter uw digitale omwenteling. Waarbij ‘digitale omwenteling’ meer is dan een fraaie Facebook-pagina of een knappe website. Dat zal helaas niet volstaan, omdat de digitale wereld alle sectoren en alle productiemethodes omverblaast. Media, muziek, video’s, kleinhandel, banken, noem maar op. De huidige bedrijven – en zeker de jobs voor minder hoog opgeleiden – kunnen niet meer om de digitalisering heen. Secretaresses, bijvoorbeeld: in Frankrijk zijn er tussen 2001 en 2010 meer dan een miljoen vervangen door een onlineservice. Dat is ook logisch: de kaderleden van vandaag doen zelf het werk dat hun secretaresses vroeger deden. Ze beantwoorden zelf hun e-mails met hun smartphone, ze beheren zelf hun agenda op hun tablet of smartphone,

ze reserveren hun zakenreizen via Booking.com, … Kortom: zonder het te weten, hebben ze een groot deel van het werk van hun vroegere secretaresses afgepakt. Maar het is niet alleen het beroep van secretaresse dat dreigt te verdwijnen. Hónderden jobs van hoogopgeleiden worden eveneens bedreigd. Dat van tandtechnicus, bijvoorbeeld, door 3D-printers die de protheses maken. Dat van kredietbeoordelaar, bedreigd door algoritmes. En zelfs dat van journalist, die voor routinetaken nu al vervangen wordt door algoritmes. De ING Bank heeft onlangs berekend dat met de bestaande technologie al 49 % van de beroepen in België op termijn kan worden gerobotiseerd. Daarom moet dit uw goede voornemen voor 2015 zijn: surf mee op de digitale golf. En leer de digi-taal spreken. Het doel? Vermijden dat u zelf wordt ver-uberd.

Amid Faljaoui Directeur bij Trends Magazine Directeur Money Talk

GENIET VAN ONZE UITZONDERLIJKE

KORTINGEN

OM ONZE VOORWAARDEN TE KENNEN, GA NAAR

WWW.WINBOOKS.BE

ER P SU MO O R P WinBooks n.v. BE 0455 575 742

AANKOOPBON 50 €

geldig tot en met

0 3

20 15

KORTING OP DE MODULE INLEZEN VAN CODA BESTANDEN VAN WINBOOKS ACCOUNTING *

€

Namens

vijftig MEMO

50,00

EURO

Korting

UW SPECIALIST IN BOEKHOUD- EN BEHEERSOFTWARE

GET A LIFE. GET WINBOOKS

Handtekening

WinBooks.

* Promotie geldig voor elke bestelling tussen 15 en 31 maart 2015 Van toepassing op de aankoop- of huurformules met een verbintenis van ten minste één jaar Alle voorwaarden zijn terug te vinden op www.winbooks.be

WinBooks n.v. BE 0455 575 742

AANKOOPBON 100 €

geldig tot en met

0 3

KORTING OP DE MODULE FACTURATIE VAN WINBOOKS ACCOUNTING *

€

Namens

honderd MEMO

100,00

EURO

Korting

UW SPECIALIST IN BOEKHOUD- EN BEHEERSOFTWARE

GET A LIFE. GET WINBOOKS

Handtekening

WinBooks.

20 15

WinBooks n.v. BE 0455 575 742

AANKOOPBON 50 €

geldig tot en met

0 3

20 15

KORTING OP DE MODULE INLEZEN VAN CODA BESTANDEN VAN WINBOOKS ACCOUNTING *

€

Namens

vijftig MEMO

50,00

EURO

Korting

UW SPECIALIST IN BOEKHOUD- EN BEHEERSOFTWARE

GET A LIFE. GET WINBOOKS

Handtekening

WinBooks.

WinBooks n.v. BE 0455 575 742

AANKOOPBON 70 €

geldig tot en met

0 3

20 15

KORTING OP DE MODULE ANALYTISCHE BOEKHOUDING VAN WINBOOKS ACCOUNTING *

€

Namens

zeventig MEMO

70,00

EURO

Korting

UW SPECIALIST IN BOEKHOUD- EN BEHEERSOFTWARE

GET A LIFE. GET WINBOOKS

Handtekening

WinBooks.

WinBooks n.v. BE 0455 575 742

AANKOOPBON 100 €

geldig tot en met

0 3

KORTING OP DE MODULE VASTE ACTIVA VAN WINBOOKS ACCOUNTING *

€

Namens

honderd MEMO

100,00

EURO

Korting

UW SPECIALIST IN BOEKHOUD- EN BEHEERSOFTWARE

GET A LIFE. GET WINBOOKS

Handtekening

WinBooks.

20 15