DOSSIER FORMATIVO INTEGRADOR by Yasneidy Rizo

Yasneidy Rizo PeĂąaranda

DERECHO TRIBUTARIO

JOSÃ&#x2030; ARMANDO MOJICA

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS TRIBUTARIOS

ANGIE MANZANO SANGUINO 221279 YASNEIDY RIZO PEÑARANDA 221292 ILVER JAIMES CARRASCAL 221301 ANDREA FLÓREZ URIBE 221311

UNIVERSIDAD FRANCISCO DE PAULA SANTANDER OCAÑA FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS Y ECONÓMICAS CONTADURÍA PÚBLICA SÉPTIMO SEMESTRE 2017

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS TRIBUTARIOS

ANGIE MANZANO SANGUINO 221279 YASNEIDY RIZO PEÑARANDA 221292 ILVER JAIMES CARRASCAL 221301 ANDREA FLÓREZ URIBE 221311

JOSE ARMANDO MOJICA CHACÓN Docente – Contador Público

UNIVERSIDAD FRANCISCO DE PAULA SANTANDER OCAÑA FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS Y ECONÓMICAS CONTADURÍA PÚBLICA SÉPTIMO SEMESTRE 2017

CONTENIDO 1. JUSTIFICACIÓN ............................................................................................................... 4 2. EL ORIGEN DE LOS IMPUESTOS ................................................................................. 5 3. CLASIFICACIÓN DE LOS IMPUESTOS ........................................................................ 8 3.1 IMPUESTOS: ............................................................................................................... 8 3.2 CONTRIBUCIONES: .................................................................................................. 9 3.3 TASAS: ......................................................................................................................... 9 4. OBLIGACIONES LEGALES Y TRIBUTARIAS DE LA ENTIDAD SURTIHOGAR LTDA NIT 800.659.502-3 ................................................................................................... 10 4.1. REGISTRO EN CÁMARA DE COMERCIO: ......................................................... 10 4.1.1. Obtención del registro de existencia y representación legal: .............................. 12 4.2 INSCRIPCIÓN EN REGISTRO ÚNICO TRIBUTARIO (RUT) Y OBTENCIÓN DE NÚMERO DE IDENTIFICACIÓN TRIBUTARIA: ....................................................... 14 4.2.1 ¿Qué es el registro único tributario, RUT ............................................................ 14 4.2.2 ¿Qué es el NIT? .................................................................................................... 14 4.2.3 ¿Para qué sirve el RUT? ....................................................................................... 14 4.2.4 ¿Qué costo tiene la inscripción en el RUT? ......................................................... 14 4.2.5 ¿En qué momento debo inscribirme en el RUT? ................................................. 14 4.2.6 ¿Qué vigencia tiene la inscripción en el RUT ...................................................... 15 4.2.7 ¿Qué documentos requiere la entidad para la formalización de la inscripción en el registro único tributario? ........................................................................................... 15 4.2.8 ¿Cómo puede la entidad SURTIHOGAR LTDA los trámites de la inscripción, actualización y solicitud de cancelación en el registro único tributario? ...................... 15 4.2.9 Proceso de actualización a través de la página web. ............................................ 16 4.3 INSCRIPCIÓN EN HACIENDA PÚBLICA DEL MUNICIPIO - INDUSTRIA Y COMERCIO: .................................................................................................................... 22 4.4 RÉGIMEN DE IMPUESTO A LAS VENTAS IVA.: ............................................... 23 4.4.1 Hechos Generadores de IVA ................................................................................ 24 4.4.2 Pago del Impuesto a las Ventas IVA. ................................................................... 24 5. OBLIGACIONES TRIBUTARIAS DE LA ENTIDAD SURTIHOGAR LTDA PARA CON LA NACIÓN ............................................................................................................... 25 5.1 DECLARAR Y PAGAR EL IMPUESTO DE RENTA Y COMPLEMENTARIOS: 25

5.2 DECLARAR Y PAGAR EL IMPUESTO AL VALOR AGREGADO SOBRE LAS VENTAS – IVA.: ............................................................................................................. 27 5.3 DECLARAR Y PAGAR IMPUESTO A LA RIQUEZA: .......................................... 29 5.3.1 ¿Quiénes lo pagan?............................................................................................... 29 5.3.2 ¿Cómo diligenciar el formulario? ........................................................................ 29 5.3.3 Plazos para declarar .............................................................................................. 29 5.4 RETENER Y PAGAR LA RETENCIÓN EN LA FUENTE SOBRE RENTA: ........ 31 5.4.1 ¿Qué es la retención en la fuente? ........................................................................ 31 5.4.2 ¿Cómo opera la retención en la fuente? ............................................................... 31 5.4.3 Presentar la declaración (periodo = mensual) ...................................................... 31 5.4.4 ¿Cuándo se aplica la retención en la fuente ......................................................... 32 5.4.5 Declaración de retención en la fuente. ................................................................. 32 5.5 RETENER Y PAGAR LA AUTORRENTENCION EN LA FUENTE POR RENTA: .......................................................................................................................................... 34 5.5.1 Autorretención sobre renta periódica. .................................................................. 34 5.5.2 Liquidación........................................................................................................... 34 5.6 RETENER Y PAGAR LA RETENCIÓN EN LA FUENTE POR IVA (RETEIVA): .......................................................................................................................................... 35 5.6.1 Retención en la fuente por IVA............................................................................ 35 5.6.2 Contabilización de la retención en la fuente por IVA .......................................... 35 5.6.3 Pago del Impuesto Retenido. ................................................................................ 36 6. OBLIGACIONES TRIBUTARIAS DE LA ENTIDAD SURTIHOGAR LTDA PARA CON EL MUNICIPIO .......................................................................................................... 37 6.1 DECLARAR Y PAGAR IMPUESTO DE INDUSTRIA Y COMERCIO: ............... 37 6.2 DECLARAR Y PAGAR IMPUESTO DE AVISOS Y TABLEROS: ....................... 38 6.3 DECLARAR Y PAGAR LA TASA BOMBERIL: .................................................... 40 6.4 RETENER Y PAGAR LA RETENCIÓN EN LA FUENTE POR ICA: ................... 41 6.5 PRESENTAR INFORMACIÓN EXÓGENA: ........................................................... 43 7. AGENTE RETENEDOR DE IMPUESTO SOBRE LA RENTA Y COMPLEMENTARIOS ....................................................................................................... 44 7.1 CAUSALIDAD DE LA RETENCIÓN EN LA FUENTE POR RENTA: ................. 44 7.2 CONCEPTOS, BASES Y PORCENTAJES: ............................................................. 45 7.2.1 Obligaciones de los agentes de retención:............................................................ 45 7.3 PERIODOS DE DECLARACIÓN Y PAGOS: .......................................................... 46 2

8. SANCIONES A LOS AGENTES RETENEDORES POR INCUMPLIMIENTO DE LA NORMA ............................................................................................................................... 47 8.1 SANCIÓN POR NO DECLARAR: ........................................................................... 47 8.2 SANCIÓN POR CORRECCIÓN DE LAS DECLARACIONES: ........................... 48 8.3 SANCIÓN POR NO EXPEDIR CERTIFICADOS: .................................................. 49

1. JUSTIFICACIÓN En un mundo cada vez más competitivo, formalizar una empresa es actuar dentro del marco de las disposiciones legales del país, obteniendo de este modo beneficios y adquiriendo responsabilidades formales. A través de la formalización, el empresario puede acceder a los diferentes servicios que promueven su competitividad, sostenibilidad y rentabilidad, lo que le permite insertarse en nuevos mercados y relacionarse con otras empresas que forman parte de los diferentes eslabones de las cadenas productivas. Formalizar una empresa permite tener acceso a licitaciones públicas, iniciar trabajos de la mano con empresas de mayor tamaño y acceder a créditos bancarios. Los anteriores se resumen en nuevos caminos para que la compañía crezca y se fortalezca; es la manera más efectiva de respaldar un negocio o dar garantías y valor agregado a los proveedores y clientes y por consiguiente evitar sanciones por parte de las entidades encargadas del recaudo de los impuestos. Finalmente, “una empresa legalizada da la identidad y seriedad que se requiere para hacer negocios; refleja cumplimiento de sus obligaciones y confianza hacia todos sus clientes", asegura Mauricio Molina, director de Bogotá Emprende, programa de la Cámara de Comercio de Bogotá. Es por eso que la entidad SURTIHOGAR LTDA, debe cumplir con todas las obligaciones tributarias contempladas en el Estatuto Tributario Nacional, y demás doctrinas relacionadas con el tributo.

2. EL ORIGEN DE LOS IMPUESTOS Los impuestos tienen su origen en el precepto Constitucional según el cual todos los nacionales están en el deber de contribuir al financiamiento de los gastos e inversiones del Estado dentro de los conceptos de justicia y equidad (artículo 95, numeral 9º de la Constitución Política de Colombia). Como el sistema tributario colombiano se ajusta al principio constitucional de legalidad, la facultad impositiva radica en el órgano legislativo del poder público, así lo expresan los numerales 11 y 12 del art. 150 de la carta constitucional, que enuncian la responsabilidad del Congreso de establecer las rentas nacionales, fijar los gastos de la administración, determinar contribuciones fiscales y, excepcionalmente, contribuciones parafiscales, en los casos y condiciones que establezca la ley. El art. 338 de la Constitución Nacional señala: “En tiempos de paz, solamente el Congreso, las asambleas departamentales y los concejos distritales y municipales podrán imponer contribuciones fiscales y parafiscales. Sólo en casos de excepción, como el referido en el art. 215 de la Carta, es decir, cuando sobrevengan estados que perturben o amenacen perturbar en forma grave e inminente el orden económico, social y ecológico del país, o que constituyan grave calamidad pública, podrá el Presidente con la firma de todos los ministros, dictar decretos con fuerza de ley, destinados exclusivamente a conjurar la crisis y a impedir la extensión de sus efectos. En estos casos el gobierno, si a bien lo considera, previa la declaratoria de perturbación podrá mediante decretos legislativos y protempore establecer contribuciones fiscales, siempre que ellas sean necesarias para conjurar la perturbación económica. Las medidas dejarán de regir al término de la siguiente vigencia fiscal, salvo que el Congreso, durante el años siguiente, le otorgue carácter permanente. La iniciativa para la expedición de normas en materia fiscal no es absoluta e ilimitada a favor del Congreso de la república, porque las leyes referidas a exenciones de impuestos, contribuciones y tasas nacionales sólo se pueden decretar por iniciativa del ejecutivo. Es decir, para la creación de impuestos tasas y contribuciones, la iniciativa puede provenir del Congreso o del Gobierno, pero para decretar exenciones sobre las mismas, la iniciativa legislativa es exclusiva del Gobierno. Cabe anotar que la facultad que tienen los municipios, en cabeza de sus alcaldes, de presentar proyectos de acuerdo y el de los gobernadores de presentar proyectos de ordenanzas, para ser aprobados por el concejo municipal y las asambleas departamentales 5

son inconstitucionales si, en dicho acto, se tiene por objeto crear o modificar un impuesto del orden nacional sin ninguna ley que los faculte para ello. El numeral 9 del art. 95 de la Constitución Nacional estipula los deberes y obligaciones de todas las personas y ciudadanos ante la Constitución y la ley concretamente “contribuir al funcionamiento de los gastos e inversión del Estado dentro de los conceptos de justicia y equidad”, es decir, como fuente de la obligación tributaria y, por ende, cuando una persona natural o jurídica presenta una declaración tributaria, está simplemente cumpliendo con lo preceptuado por la Constitución. Los tributos son tan antiguos como el hombre, su origen se remonta a los albores de la humanidad y su aparición obedece a la religión y/o a la guerra y el pillaje. El aspecto religioso, es al parecer, el más remoto de los orígenes de los tributos, sus motivaciones no son otras que la necesidad del hombre paleolítico de atenuar sus temores, calmar a los dioses o manifestarle su agradecimiento mediante ofrendas en especie y sacrificios de seres humanos o animales. En las diferentes organizaciones sociales de la antigüedad surge la clase sacerdotal y cada uno de sus miembros “… no trabajaba como el resto del grupo. Vivía de las ofrendas que el pueblo hacía a sus divinidades”. Al evolucionar la sociedad, dichas ofrendas se tornaron obligatorias y la clase sacerdotal se volvió fuerte y poderosa, llegando a ser la principal latifundista del mundo medieval, ejerciendo gran influencia sobre las monarquías conjuntamente con la clase de los guerreros o militares con la cual en ocasiones se confundía, como el caso de las huestes guerreras promovidas por la iglesia conocidas como las cruzadas a la Orden de los Templarios, organización fundada en 1119 para defensa y protección de los peregrinos que viajaban a Jerusalén, después en Europa llegaron a conformar uno de los poderes económicos más importantes por sus posesiones, convirtiéndose en un centro financiero dedicado al préstamo de capital hasta el año 1311 cuando fue abolida por el concilio de Viene, se condenaron sus dirigentes y empezaron a expropiarse sus bienes por las coronas de Francia y Castilla. En Colombia hacia 1820 bajo el gobierno de Francisco de Paula Santander se toma el modelo inglés y se establece la contribución directa, pero no fue viable en la práctica debido a las continuas guerras civiles y solo hasta 1918 se logra establecer el impuesto a la renta. Hacia 1887 en vigencia de la Constitución anterior a la vigente el presupuesto estimado de los impuestos para el país sumaba 19 millones y medio. Nuestros impuestos han sufrido múltiples reformas a lo largo de los años, antes y después de la recopilación de las normas tributarias contenidas en el Estatuto Tributario o decreto 624 de 1989, al punto 6

de existir periodos presidenciales en los cuales se han dado hasta 4 reformas tributarias. La ultima que tenemos es la ley 863 DE 2003.

3. CLASIFICACIÓN DE LOS IMPUESTOS 3.1 IMPUESTOS: El impuesto es el tributo por excelencia, su pago al estado no genera ninguna contraprestación para el contribuyente, simplemente, hay que pagarlo sin esperar nada a cambio. Son impuestos las prestaciones en dinero o en especie, exigidas por el Estado en virtud del poder de imperio, a quienes se hallen en las situaciones consideradas por la ley como hechos imponibles El impuesto, se fundamenta en la soberanía de la nación, justificado por la necesidad de atender requerimientos de interés social y es, sin duda, el más importante de los tributos que percibe el Estado para el desarrollo de sus fines. 

Impuestos Directos: Son aquellos en los cuales coincide el sujeto jurídico responsable de la obligación y el sujeto económico que soporta el tributo. Ejemplo: El impuesto sobre la Renta y Complementarios. El declarante es el mismo contribuyente que paga el impuesto.



Impuestos Indirectos: Se trata de aquellos donde el sujeto jurídico no es el mismo sujeto económico, quien paga el monto respectivo. Ejemplo: El impuesto sobre las ventas: Quien declara (responsable jurídico) no es el mismo que paga el monto del impuesto (lo hace el comprador).

Para que un impuesto lo sea, debe contener – según mandato constitucional- los siguientes elementos:    

Sujeto Activo: El estado (nación, departamento o municipio) Sujeto Pasivo: El contribuyente. Hecho Generador: La situación de facto que genera el tributo. Base Gravable: La parte de la situación de facto que genera el tributo y a la que se aplica la tarifa. Tarifa: El monto porcentaje que se aplica a la base gravable.

Ejemplos de impuestos son el Impuesto de Renta, el Impuesto a las Ventas – IVA-, el Impuesto de Timbre, el Gravamen a los Movimientos Financieros, el Impuesto de Industria y Comercio y su complementario de Avisos y Tableros, el Impuesto al Patrimonio, el Impuesto de Registro. 8

Los tributos hacen parte de los ingresos corrientes del Estado (existen ingresos no corrientes) y dependiendo de la contraprestación de los contribuyentes por su pago reciben se clasifican en:

3.2 CONTRIBUCIONES: Se define la contribución como, una compensación pagada con carácter obligatoria a un ente público, con ocasión de una obra realizada por él con fines de utilidad pública pero que proporciona ventajas especiales a los particulares propietarios de bienes inmuebles. 

Contribuciones sociales: Son los mismos aportes parafiscales, que son percibidos por las entidades designadas para prestar servicios de seguridad social, fomentar la enseñanza de los trabajadores, fortalecer la familia, etc.



Contribuciones corporativas: Son los aportes pagados a determinadas instituciones, por servicios específicos, que pueden ser gremiales. Algunas son: Pagos a Cámaras de comercio, Superintendencias y Contralorías.



Contribuciones económicas: Son los pagos obligatorios que hacen los contribuyentes y que tienen destinación más o menos específica. Ej: Contribución por Valorización.



Otras contribuciones: A pesar de su denominación, son: Impuestos a la Gasolina y el Impuesto de Boca de Mina de Carbón.

3.3 TASAS: Se refiere a un tributo con menor grado de obligatoriedad, ya que depende del sometimiento voluntario del particular al decidirse a utilizar un servicio del Estado, que se sabe implica una obligación de pagar y la existencia de un ente público que dará una contraprestación directa a quien paga. Es el cobro de un servicio estatal, si no se incurre en él, no se paga, por lo menos, así lo define la Constitución Política colombiana en su artículo 338 Ejemplos de tasas son los peajes (mantenimiento de malla vial), tasa aeroportuaria (mantenimiento de aeropuertos), matrículas universitarias en universidades públicas, valga la redundancia y los portes de correo estatal.

4. OBLIGACIONES LEGALES Y TRIBUTARIAS DE LA ENTIDAD SURTIHOGAR LTDA NIT 800.659.502-3 4.1. REGISTRO EN CÁMARA DE COMERCIO: El artículo 19 del Código de Comercio decreta: “Es obligación del comerciante matricularse en el registro mercantil y realizar su renovación anualmente”. El registro mercantil tendrá por objeto llevar la matrícula de los comerciantes y de los establecimientos de comercio, así como la inscripción de todos los actos, libros y documentos respecto de los cuales la ley exigiere esa formalidad. Deberán inscribirse en el registro mercantil las personas que ejerzan profesionalmente el comercio y sus auxiliares; la entidad por ser una persona jurídica debe inscribirse en la Cámara de Comercio y obtener este registro. Para ello se debe tener en cuenta los siguientes pasos:

1. Realizar la petición de matrícula: La debe realizar el representante legal dentro del mes siguiente a la fecha del documento de constitución (escritura pública o documento privado) o a la del permiso de funcionamiento, si el mismo es requerido, y deberá cancelar los derechos de inscripción que sean del caso. Esta solicitud, se efectúa ante la Cámara de Comercio del domicilio social, presentando los siguientes documentos:  Formulario de Registro Único Empresarial para jurídica.  Formulario de Registro Único Empresarial para establecimientos de comercio.  Formulario adicional de registro con otras entidades (CAE): Con este formulario, la Cámara de Comercio envía la información a la Secretaría de Hacienda Distrital con el propósito de llevar a cabo la inscripción en el Registro de Información Tributaria (RIT), siempre y cuando las actividades que va a realizar se lleven a cabo en Ocaña y estén gravadas con el Impuesto de Industria y Comercio (ICA).  Formulario de Registro Único Tributario (RUT). Este formulario debe ser presentado personalmente por el representante legal o apoderado, si es persona jurídica.  Documento de Constitución: Escritura pública o documento privado, según sea el caso, si se trata de persona jurídica. En el diligenciamiento de los formularios no se deben presentar tachones o enmendaduras. Si se trata de una pequeña empresa, es decir, que cuente con menos de 5000 SMLMV de activos o menos de 50 trabajadores, tendrá derecho a acogerse a los benéficos que le otorga la ley 1429 de 2010 respecto a renta y complementarios. 10

2. Presentar en la ventanilla respectiva de la Cámara de Comercio: Los formularios diligenciados, copia de la escritura pública de constitución de la sociedad y el documento de identidad del representante legal. 3. Solicitar liquidación: Pagar los derechos de existencia y representación legal de la sociedad. La entidad debe cumplir anualmente con renovación que se hará efectiva entre el 1 de Enero y el 31 de Marzo de cada año, y se cancelarán derechos con base en los estados financieros y/o en el plan de ingresos. A su vez, la entidad debe tener físicamente el certificado de existencia y representación legal independientemente de la institución.

4.1.1. Obtención del registro de existencia y representación legal: Es aquel que acredita la inscripción del contrato social, las reformas y los nombramientos de administradores y representantes legales en la cámara de comercio con jurisdicción en el domicilio de la respectiva sociedad. Este tipo de certificación tiene un valor eminentemente probatorio y está encaminado a demostrar la existencia y representación de las personas jurídicas (Artículo 117 del Código de Comercio). De acuerdo con la ley, la entidad deberá obtener un certificado de esta naturaleza donde se incluya:  El número, la fecha y la notaría de la escritura de constitución y de las reformas del contrato.  El nombre de los representantes legales de la sociedad. La entidad deberá adquirir el certificado de existencia de representación legal para así demostrar algunos aspectos relevantes de la misma, tales como la antigüedad y fecha de expiración de la sociedad, su objeto social, su domicilio, número y nombre de los socios, monto del capital, nombre del representante legal, facultades que este tiene para comprometer y obligar a la sociedad, entre otras.

4.2 INSCRIPCIÓN EN REGISTRO ÚNICO TRIBUTARIO (RUT) Y OBTENCIÓN DE NÚMERO DE IDENTIFICACIÓN TRIBUTARIA: 4.2.1 ¿Qué es el registro único tributario, RUT? El Registro Único Tributario, RUT, administrado por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, constituye el mecanismo único para identificar, ubicar y clasificar las personas y entidades que tengan la calidad de contribuyentes declarantes del impuesto sobre la renta y no contribuyentes declarantes de ingresos y patrimonio; los responsables del Régimen Común y los pertenecientes al régimen simplificado; los agentes retenedores; los importadores, exportadores y demás usuarios aduaneros, y los demás sujetos de obligaciones administradas por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, respecto de los cuales esta requiera su inscripción. 4.2.2 ¿Qué es el NIT? El Número de Identificación Tributaria (NIT), es asignado por la U.A.E Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) y permite la individualización inequívoca de los inscritos, para todos los efectos, en materia tributaria, aduanera y de control cambiario y, en especial, para el cumplimiento de las obligaciones de la misma naturaleza. 4.2.3 ¿Para qué sirve el RUT? Contar con el RUT le permite:    

Que terceros con quienes usted sostenga una relación comercial, laboral o económica identifiquen su actividad económica registrada en el RUT. Acreditar e identificar la actividad económica ante terceros con quienes sostenga una relación comercial, laboral o económica en general. Identificar y reconocer sus obligaciones Tributarias Aduaneras y Cambiarias TAC frente al Estado Colombiano. Realizar los trámites relacionados con el cumplimiento de las obligaciones TAC a través de los servicios en línea y presenciales que le ofrece la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales.

4.2.4 ¿Qué costo tiene la inscripción en el RUT? La inscripción en el RUT no tiene ningún costo ante la DIAN, el trámite es completamente gratuito así mismo sus actualizaciones. 4.2.5 ¿En qué momento debo inscribirme en el RUT? La inscripción en el Registro Único Tributario (RUT), deberá efectuarse en forma previa al inicio de la actividad económica, al cumplimiento de obligaciones administradas por la U.A.E. Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), y en general, a la realización de operaciones en calidad de importador, exportador o usuario aduanero.

Las personas naturales que en el correspondiente año gravable adquieran la calidad de declarantes del impuesto sobre la renta y complementarios, acorde con lo establecido en los artículos 592, 593 y 594-1 del Estatuto Tributario, tendrán plazo para inscribirse en el Registro Único Tributario (RUT) hasta la fecha de vencimiento prevista para presentar la respectiva declaración. Lo anterior, sin perjuicio de la obligación de registrarse por una situación diferente. 4.2.6 ¿Qué vigencia tiene la inscripción en el RUT? Sin perjuicio de las actualizaciones a que haya lugar, la inscripción en el Registro Único Tributario (RUT), tendrá vigencia indefinida. 4.2.7 ¿Qué documentos requiere la entidad para la formalización de la inscripción en el registro único tributario? La entidad SURTIHOGAR LTDA identificada con NIT: 800.659.502-3 sólo debe acercarse a la DIAN y llevar los respectivos documentos para su inscripción, como son: 1. Fotocopia del documento mediante el cual se acredite la existencia y representación legal para quienes no se encuentran obligados a registrarse ante Cámara de Comercio, con fecha de expedición no mayor a un (1) mes, expedido por la Autoridad correspondiente, teniendo en cuenta que si en dicho documento se señala un término de vigencia superior a un (1) mes este será válido. 2. Fotocopia del documento de identidad del representante legal, con exhibición del original; cuando el trámite se realice a través de apoderado, fotocopia del documento de identidad del apoderado con exhibición del mismo y fotocopia del documento de identidad del poderdante; original del poder especial o copia simple del poder general, junto con la certificación de vigencia del mismo expedida por el notario, cuando el poder general tenga una vigencia mayor de seis (6) meses. 4.2.8 ¿Cómo puede la entidad SURTIHOGAR LTDA los trámites de la inscripción, actualización y solicitud de cancelación en el registro único tributario? La Dian le asiste durante estos procesos mediante cartillas videos e infografías. En su página web http://www.dian.gov.co/contenidos/otros/conozca_rut.html podrá disponer de estos instrumentos. El trámite de inscripción y solicitud de cancelación en el Registro Único Tributario (RUT), se podrá realizar de forma presencial: a) Directamente por el interesado o por quien ejerza la representación legal, acreditando la calidad correspondiente;

b) A través de apoderado debidamente acreditado, el cual no requiere tener la calidad de abogado.

4.2.9 Proceso de actualización a través de la página web. De forma electrónica a través de la página web la entidad SURTIHOGAR puede actualizar su información en el RUT http://www.dian.gov.co/contenidos/otros/conozca_rut.html de la U.A.E. Dirección de Impuestos Aduanas Nacionales (DIAN) teniendo en cuenta que no actualizar la información implica una sanción la cual equivale a una (1) UVT por cada día de retraso en la actualización de la información, siguiendo con el proceso de actualización: Si la entidad SURTIHOGAR LTDA. No tiene una cuenta aún en la plataforma Muisca debe acceder a Servicios Informáticos Electrónicos y seleccionar Nuevos Usuarios, en el que verá un formulario en el que se debe digitar su número de cédula y fecha de expedición.

Luego de iniciar sesión accederá a un sitio en el que deberá desplegar el menú que aparece al costado izquierdo y seleccionar Registró Único Tributario.

En la nueva página deberá seleccionar en el menú Registro Único Tributario y luego Actualizar RUT.

Una vez se ha accedido a esta zona de actualización del RUT aparecerá en pantalla si hay algún borrador pendiente. Esto significa que si en caso de haber ingresado con anterioridad a esta sección pero sin confirmar el envío de la información actualizada, hay un borrador pendiente desde el que se puede seguir trabajando o en su defecto iniciar desde cero. En cualquier caso presione en el botón continuar. Seleccione la hoja que se quiere actualizar de acuerdo al tipo de interés que tenga con su trámite.

Ahora bien, en cuanto se hayan realizado los cambios que se consideren sean los necesarios, presione en el botón Borrador para almacenar la información registrada y así generar el número del formulario.

Una vez esté seguro de haber actualizar el RUT correctamente con los datos pertinentes para su trámite, presione en el botón Enviar.

Si todo se ha hecho correctamente debe aparecer en pantalla un mensaje de notificación con el número de registro del formulario que se ha generado en la plataforma.

Para formalizar la actualización del RUT por internet presione en el botón Formalizar.

Si la persona que realiza el trámite así lo quiere, puede descargar el documento de actualización del RUT en formato PDF. Para ello tendrá que ingresar su clave nuevamente. (Ver formato en la página siguiente). 19

El documento en PDF tendrá una leyenda en diagonal que debe decir Certificado, lo cual es un indicador de que todo el proceso de actualización del RUT por Internet se ha realizado con éxito. (Ver formato en la página siguiente).

Formulario 001 - Actualizaciรณn del RUT

4.3 INSCRIPCIÓN EN HACIENDA PÚBLICA DEL MUNICIPIO - INDUSTRIA Y COMERCIO: Ley 14 de 1983. Artículo 32º: “El Impuesto de Industria y Comercio recaerá, en cuanto a materia imponible, sobre todas las actividades comerciales, industriales y de servicio que ejerzan o realicen en las respectivas jurisdicciones municipales, directa o indirectamente, por personas naturales, jurídicas o por sociedades de hecho, ya sea que se cumplan en forma permanente u ocasional, en inmuebles determinados, con establecimientos de comercio o sin ellos”. La Entidad SURTIHOGAR LTDA por ser persona jurídica se convierte en contribuyente del impuesto de industria y comercio, impuesto de avisos y tableros, y sobretasa bomberil, en la sección de Comercio , además estarán obligados a registrarse ante la Secretaría de Hacienda Municipal – Jefatura de Rentas, dentro de los treinta (30) días siguientes a la iniciación de las actividades gravadas, suministrando los datos y documentos que exija la Administración Tributaria, de acuerdo con las instrucciones y formularios que para tal efecto expida dicha dependencia. En el momento en que la Entidad SURTIHOGAR LTDA realice su matrícula en el Registro Mercantil, debe diligenciar el formulario, estimando el promedio mensual de ingresos esperado en su empresa y la Cámara de Comercio reportará automáticamente a Industria y Comercio del Municipio de Ocaña su inscripción. Declarar y pagar anualmente el impuesto de Industria y Comercio, durante el período Enero- Abril, presentar ante el Municipio la declaración privada correspondiente a los ingresos brutos del año inmediatamente anterior, en el cual están incluidos los productos exentos, productos excluidos y productos gravados, así mismo se debe descontar de la declaración total los ingresos declarados en otros municipios cuando se tenga oficinas, puntos de ventas, agencias y/o sucursales, es decir del 100% de los ingreso totales se resta o se deduce en la declaración por lo declarado en otros municipios, finalmente el impuesto se liquidara y pagara solo por las ventas o ingresos registrados en el municipio de Ocaña. Esta declaración sirve para que la Subsecretaría de Rentas actualice el impuesto facturado. La inscripción en Industria y Comercio tendrá vigencia indefinida, salvo que se presenten situaciones que exijan su actualización. De acuerdo al estatuto de Rentas Municipales, la actividad que nos fue asignada es la N° 204 que corresponde a la actividad comercial de compra y venta de electrodomésticos, a una tarifa del 5 X mil.

4.4 RÉGIMEN DE IMPUESTO A LAS VENTAS IVA.: La entidad SURTIHOGAR LTDA pertenece al régimen común, ya que cumple con los requisitos para pertenecer a dicho régimen, presentando a continuación: Pertenecer al régimen común en este caso, es una clasificación de las responsabilidades tributarias que nuestra empresa debe cumplir. A este régimen pertenecen personas jurídicas o sociedades de hecho que vendan o presten servicios gravados con IVA, del mismo modo personas naturales con calidad de comerciantes y artesanos mayoristas. Las obligaciones que conlleva pertenecer al régimen común son las siguientes:    



     

Inscribirse en el RUT previamente al inicio de la actividad económica. Solicitar autorización de la numeración de facturación ante la DIAN. Expedir factura o documento equivalente, con todos los requisitos de Ley. Expedir el documento equivalente a la factura cuando el responsable del régimen común adquiera bienes y/o servicios a comerciantes o personas naturales inscritas en el régimen simplificado. Presentar la declaración bimestral del impuesto sobre las ventas, aun cuando no hubiere percibido ingresos gravados en el período, y mientras no informe el cese de actividades. Presentar la declaración de renta y complementarios. Actuar como agente de retención cuando cumpla los requisitos de Ley. Informar el cese de actividades, o en su defecto seguir declarando el IVA bimestralmente. Los comerciantes y demás, deben llevar libros de contabilidad registrados ante la Cámara de Comercio. Llevar un registro auxiliar de ventas y compras; y una cuenta mayor y de balance. Obligación de exigir el RUT. Para contratar cualquier obra, servicio o compra de bienes o servicios, así sea por caja menor, se debe exigir al proveedor que informe por escrito el RUT (Régimen simplificado), o expedir la factura legal (Régimen común).

Para conocer que cuando se genera el impuesto del IVA, de bienes gravados, exentos y excluidos, se tendrá en cuenta: 



Bienes Gravados: Son aquellos sometidos a gravámenes, en cuta importación o comercialización se aplica el impuesto a la tarifa general o las diferentes establecidas en el estatuto tributario. Bienes Excluidos: Son aquellos que por expresa disposición de la Ley no causan el impuesto; por consiguientes quien comercializa con ellos no se convierte en responsable ni tiene obligación alguna en relación con el gravamen establecido. 23



Bienes Exentos: Son aquellos que, atendiendo tanto a la naturaleza como a su destinación, la Ley ha calificado como exentos del impuesto. Estos bienes tienen un tratamiento especial y se encuentran gravados a la tarifa 0%.

4.4.1 Hechos Generadores de IVA. Debido a que nuestra empresa pertenece al régimen común, ya que somos personas jurídicas y somos una empresa comercializadora de electrodomésticos en Ocaña, es decir en materia tributaria bienes gravados, debemos pagar el impuesto sobre las ventas IVA. 

Cuando vendemos bienes gravados, en nuestro caso electrodomésticos, que no sean excluidos del impuesto. Dicho impuesto recibe el nombre de IVA Generado y debe contabilizarse en la cuenta 2408 Impuesto sobre las ventas por pagar.



Cuando exista una devolución de la mercancía vendida. Dicho impuesto, debe registrarse como IVA Generado en la contabilidad para descontarlo.

La empresa es responsable de: 

El valor del impuesto retenido, el cual deben asumir, cuando realicen compras o adquieran bienes o servicios gravados de personas pertenecientes al Régimen Simplificado. (Art. 437, Lit. e) ET)



El impuesto causado en la compra o adquisición de los bienes y servicios gravados relacionados en el artículo 468–1, cuando sean enajenados o prestados por personas naturales no comerciantes que no se hayan inscrito en el régimen común del impuesto sobre las ventas. (Art 437, Lit f) E.T.)

El Impuesto a las ventas IVA, debe causarse al momento en que nace la obligación tributaria, desde el momento en que se expide la factura o se entrega el bien. 4.4.2 Pago del Impuesto a las Ventas IVA. Este Impuesto sobre las ventas IVA, debe ser liquidado y pagado en los periodos correspondientes, que las autoridades a cargo dan a conocer cada año. Para el presente año 2017 se realiza bimestral, cuatrimestral y anual según las clasificaciones establecidas.

5. OBLIGACIONES TRIBUTARIAS DE LA ENTIDAD SURTIHOGAR LTDA PARA CON LA NACIÓN 5.1 DECLARAR Y PAGAR EL IMPUESTO DE RENTA Y COMPLEMENTARIOS: El impuesto sobre la renta y complementarios es un solo gravamen integrado por los impuestos de renta y los complementarios de ganancias ocasionales y de remesas. El impuesto sobre la renta grava todos los ingresos que obtenga un contribuyente en el año, que sean susceptibles de producir incremento neto del patrimonio en el momento de su percepción, siempre que no hayan sido expresamente exceptuados, y considerando los costos y gastos en que se incurre para producirlos. El impuesto sobre la renta es un impuesto de orden nacional, directo y de período. Es de orden nacional, porque tiene cobertura en todo el país y su recaudo está a cargo de la nación (actualmente la función de recaudo se ejerce a través de los bancos y demás entidades financieras autorizadas). Es directo, porque grava los rendimientos a las rentas del sujeto que responde por su pago ante el Estado. Es de período, como quiera que tenga en cuenta los resultados económicos del sujeto durante un período determinado, que inicia el 1 de enero y termina el 31 de diciembre (año fiscal). La entidad SURTIHOGAR LTDA, por estar constituida como persona jurídica y desarrollar una actividad comercial, debe declarar y pagar el impuesto de renta y complementarios anualmente, según lo estipula el estatuto tributario cumpliendo respectivamente con las fechas y bases allí descritas. Formulario: La declaración de Renta Régimen Tributario Especial deberá presentarse en el formulario oficial 110 prescrito por la DIAN. “Declaración de Renta y Complementarios o de Ingresos y Patrimonio para Personas Jurídicas y Asimiladas, Personas Naturales y Asimiladas Obligadas a llevar Contabilidad “. (Ver formulario en la página siguiente).

SURTIHOGAR LTDA

5.2 DECLARAR Y PAGAR EL IMPUESTO AL VALOR AGREGADO SOBRE LAS VENTAS – IVA.: El impuesto sobre las ventas, comúnmente denominado impuesto al valor agregado IVA, es un gravamen que recae sobre el consumo de bienes y servicios. En Colombia se aplica en las diferentes etapas del ciclo económico de la producción, importación y distribución. El hecho generador de la obligación tributaria lo constituye:    

La venta de bienes corporales muebles en el territorio nacional que no hayan sido expresamente excluidas, La prestación de servicios salvo los excluidos, La importación de bienes corporales muebles que no hayan sido excluidos expresamente, y La circulación, venta u operación de juegos de suerte y azar con excepción de las loterías.

La entidad SURTIHOGAR LTDA. identificada con el Nit 800.659.502-3 comercializadora de electrodomésticos, perteneciente al régimen común deberá declarar y pagar el Impuesto al valor agregado sobre las ventas IVA, valor radicado en las facturas emitidas por los productos gravados, el cual finalizando cada periodo contable será tomado de la cuenta 2408( los impuestos descontables y los impuestos generados) y será diligenciado en el formulario prescrito por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Art. 24 Decreto 4583 de 2006), sobre la renta y complementarios y/o impuesto sobre las ventas a que se refieren los artículos 368, 368-1, 368-2, 437-2 y 518 del Estatuto Tributario. La entidad debe tener en cuenta las bases gravables del Impuesto al valor agregado sobre las ventas IVA cada año, fiscal fijadas por el Gobierno Nacional a la hora de descontar el recaudo ya sea en sus ventas, compras o servicios. La entidad deberá presentar y diligenciar el formulario número 300, presentado ante la DIAN los movimientos continuos de la empresa y el cumplimiento de su objeto social. La entidad debe tener en cuenta que el artículo 641 del estatuto tributario, está consagrado lo siguiente: cuando una declaración tributaria se presenta de forma extemporánea, se deberá pagar una sanción por cada mes o fracción de mes de retardo, equivalente al 5% del impuesto a cargo, o de las retenciones objeto de la declaración. De acuerdo al movimiento de la entidad, anualmente debe revisar en cual periodo fue clasificado para el año posterior. (Ver formulario en la página siguiente).

Formulario 300

5.3 DECLARAR Y PAGAR IMPUESTO A LA RIQUEZA: Grava a las personas naturales y jurídicas que posean una riqueza igual o superior a $1.000 de pesos al 1 de enero del año 2015 entendiendo por riqueza el total del patrimonio bruto del contribuyente menos las deudas. Se presenta en el formulario 440 a través de los Servicios en Línea de la DIAN. Para esto los contribuyentes deben tener habilitado el mecanismo de firma digital el día de la presentación de la declaración. Si usted aún no cuenta con él, debe acercarse a los Puntos de Contacto disponibles a nivel nacional. 5.3.1 ¿Quiénes lo pagan? 1. Las sociedades nacionales y entidades extranjeras respecto de su riqueza poseída directamente en el país, salvo las excepciones previstas en los tratados internacionales y en el derecho interno. 2. Las sociedades nacionales y entidades extranjeras respecto de su riqueza poseída indirectamente a través de sucursales o establecimientos permanentes en el país, salvo las excepciones previstas en los tratados internacionales y en el derecho interno. 3. Las sucesiones ilíquidas de causantes sin residencia en el país al momento de su muerte respecto de su riqueza poseída en el país. 5.3.2 ¿Cómo diligenciar el formulario? Los obligados a presentar la declaración de este impuesto deben tener en cuenta los siguientes pasos para realizar su declaración: 1. 2. 3. 4. 5. 6.

Ingresar a www.dian.gov.co, a través del botón Usuarios Registrados Dar clic en la opción diligenciar y presentar Seleccionar y diligenciar el formulario 440 – año 2015 Firmar digitalmente Presentar Liquidar, si registra valor a pagar Si no cuenta con clave, debe ingresar por el botón “Nuevos Usuarios” y registrarse

5.3.3 Plazos para declarar El artículo 23 del Decreto 2243 del 2015 estableció los plazos para declarar y pagar el impuesto a la riqueza, dependiendo del ultimo digito del NIT del contribuyente. (Ver formulario en la página siguiente). 29

5.4 RETENER Y PAGAR LA RETENCIÓN EN LA FUENTE SOBRE RENTA: 5.4.1 ¿Qué es la retención en la fuente? Es un mecanismo por medio del cual la Nación y los municipios con sus sujetos pasivos aseguran el recaudo de la obligación tributaria del contribuyente de manera anticipada. Es recaudado por los delegados del Estado llamados Agentes Retenedores, los cuales son los representantes y responsables ante el fisco por la determinación y consignación de los valores recaudados. (Oficio No. 103139 14-12-07) La retención en la fuente no es un impuesto, sino un mecanismo de recaudo anticipado de un impuesto, la retención en la fuente lo que hace es recaudar un impuesto en el momento en que ocurre el hecho generador del mismo. Mediante la figura de la retención en la fuente, el Estado ya no debe esperar un año para recaudar el impuesto de renta, sino que cada mes lo cobra, de esta forma asegura un flujo constante de recursos. Retenciones en la fuente - Estatuto Tributario - Libro Segundo - Título I • Estatuto Tributario. Artículos 24 y 25 • Disposiciones Generales. Artículos 365 a 374 • Obligaciones del agente retenedor. Artículos 375 a 382 • Conceptos sujetos a retención. Artículos 383 a 404 5.4.2 ¿Cómo opera la retención en la fuente? Para que opere la retención en la fuente a título de impuesto de renta se deben cumplir varias premisas: 1. Debe existir una transacción económica entre dos personas diferentes 2. El retenido debe ser contribuyente del impuesto de renta 3. El retenido debe ser el que vende o presta el servicio, es decir quien recibe el ingreso. 4. El agente retenedor es el que paga, es decir quien compra. 5. Sobre el concepto de la transacción económica, la ley expresamente califica la obligatoriedad de efectuar la retención. 5.4.3 Presentar la declaración (periodo = mensual) 1. Por cada periodo fiscal se debe presentar una sola declaración de retenciones en la fuente. 2. Cuando el agente retenedor tenga sucursales o agencias deberá presentar una sola declaración de retenciones en forma consolidada. 3. Si no se practican retenciones en el periodo, no será necesario presentar la declaración (artículo 20 ley 1430 de 2010). Declaración en físico o vía internet con firma digital. 31

4. Consignar lo retenido: La consignación se debe hacer en los bancos autorizados y dentro de los plazos establecidos por el gobierno nacional. Las declaraciones deben presentarse con pago. 5. Expedir certificados: Por cada año gravable los agentes retenedores deberán expedir a cada contribuyente, un certificado de retenciones en donde consten todas las retenciones que le practicaron en el año gravable. 5.4.4 ¿Cuándo se aplica la retención en la fuente? La norma general tributaria sobre la retención en la fuente, contempla que la retención se debe practicar en el momento en que se haga el pago o el abono en cuenta. En las empresas, las cuales deben llevar la contabilidad por el sistema de causación, siempre ocurrirá primero la causación o abono en cuenta y luego el pago, por tanto la retención en la fuente siempre se aplicará en el momento de la causación. 5.4.5 Declaración de retención en la fuente. La entidad SURTIHOGAR LTDA. Deberá declarar y pagar las retenciones efectuadas en cada mes, en el formulario prescrito por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Art. 24 Decreto 4583 de 2006), sobre la renta y complementarios y/o impuesto sobre las ventas a que se refieren los artículos 368, 368-1, 368-2, 437-2 y 518 del Estatuto Tributario. La entidad SURTIHOGAR LTDA., debe tener en cuenta las bases gravables de retención en la fuente de cada año fiscal fijadas por el Gobierno Nacional a la hora de descontar el recaudo ya sea en sus ventas, compras o servicios. La entidad SURTIHOGAR LTDA., deberá presentar y diligenciar el formulario número 350, mensualmente presentado ante la DIAN los movimientos continuos de la empresa y el cumplimiento de su objeto social. La entidad SURTIHOGAR LTDA., debe tener en cuenta que el artículo 641 del estatuto tributario, está consagrado lo siguiente: cuando una declaración tributaria se presenta de forma extemporánea, se deberá pagar una sanción por cada mes o fracción de mes de retardo, equivalente al 5% del impuesto a cargo, o de las retenciones objeto de la declaración. (Ver formulario en la página siguiente).

Formulario 350 - Retenciรณn en la fuente

5.5 RETENER Y PAGAR LA AUTORRENTENCION EN LA FUENTE POR RENTA: 5.5.1 Autorretención sobre renta periódica. Antes de entrar en vigencia la reforma tributaria (Ley 1819 de 2016) funcionaba el impuesto CREE (impuesto sobre la renta para la equidad) y este fue eliminado en esta reforma, pero en su lugar se creó la Autorretención al impuesto sobre la renta, con el objetivo de contrarrestar la afectación del recaudo por el beneficio que se le otorga a las personas jurídicas de no pagar aportes de salud y aportes parafiscales Sena e ICBF. 5.5.2 Liquidación. Las principales características de la liquidación de la Autorretención de renta son: 

El periodo solo es mensual y se relaciona en el formulario 350 en la casilla 74 “Otros Conceptos” Sección Autorretenciones.



Aplica para todos los contribuyentes que son sociedades nacionales, extranjeras o establecimientos permanentes que están exonerados del pago de Salud, Sena e ICBF sobre los trabajadores que ganan menos de 10 SMMLV.



Quienes están obligados a esta autorretención siguen sujetos a la retención en la fuente a título de renta por conceptos como (compras, honorarios, servicios, etc.)



No se causará sobre los ingresos que no están sujetos renta, sobre todos los demás se deberá efectuar el cálculo.



No existen cuantías mínimas para la autorretención y el mismo se aplicara sobre el total de ingresos del contribuyente.

La entidad SURTIHOGAR LTDA por ser contribuyente del impuesto de renta, debe declarar la autorretención mensualmente, autoliquidándose en base a sus ingresos brutos (operacionales y no operacionales) de acuerdo a las respectivas tarifas; en el Formulario 350, correspondiente a la “Declaración de retención en la fuente”-casilla 74 “otros conceptos” según lo estipulado en el artículo 1.2.6.6 del decreto 1625 de 2016).

5.6 RETENER Y PAGAR LA RETENCIÓN EN LA FUENTE POR IVA (RETEIVA): La retención en la fuente es un mecanismo que busca recaudar un determinado impuesto de forma anticipada. De esta forma cada vez que ocurra un hecho generador de un impuesto, se hace la respectiva retención. Así, el estado no debe esperar a que transcurra el periodo de un impuesto para poderlo recaudar, sino que mediante la retención en la fuente, este recaudo se hace mensualmente, que es el periodo con que se debe declarar y pagar las retenciones que se hayan practicado.

5.6.1 Retención en la fuente por IVA. En este caso efectuaremos la retención en la fuente por el concepto de IVA. Esta figura es conocida como Reteiva. Este impuesto a las ventas IVA, se retiene o se practica a nuestros proveedores cuando nos vendan bienes y/o servicios gravados, es decir, con IVA. Aplicamos el Reteiva, debido a que la empresa es un agente retenedor de este impuesto ya que somos pertenecemos al régimen común, como lo establece el artículo 13 de la ley 1430 de 2010, que adición el numeral 7 al artículo 437-2 del estatuto tributario, agregando los siguientes agentes de retención en la fuente por IVA: Los responsables del Régimen Común proveedores de Sociedades de Comercialización Internacional cuando adquieran bienes corporales muebles o servicios gravados de personas que pertenezcan al Régimen Común, distintos de los agentes de retención mencionados en los numerales 1 y 2, o cuando el pago se realice a través de sistemas de tarjeta débito o crédito, o a través de entidades financieras en los términos del artículo 376-1 de este Estatuto Tributario. La retención en la fuente por IVA se practica siempre y cuando el hecho u operación económica supere la base mínima, establecida por las autoridades a cargo, dadas a conocer cada año y expresadas en UVT.

5.6.2 Contabilización de la retención en la fuente por IVA 

Cuando SURTIHOGAR LTDA., compra bienes o servicios gravados, deberá contabilizar el valor retenido a quien le vende, es decir, su proveedor, como un crédito a la cuenta 2367.01 (Impuesto a las ventas retenidas).



Cuando SURTIHOGAR LTDA., venda bienes gravados, en este caso electrodomésticos, deberá contabilizar esa retención por IVA como un debito a la 35

cuenta 1355 (Anticipo de impuestos y contribuciones o saldos a favor) con la subcuenta 1355.17 (Impuesto a las ventas retenidas).

5.6.3 Pago del Impuesto Retenido. En este caso para el pago de la retención en la fuente por concepto IVA (RETEIVA), se debe liquidar y pagar en los periodos establecidos por las autoridades a cargo, que para el presente año 2017 es mensual, diligenciando el formulario 350 (Declaración Mensual de Retenciones en la Fuente) de la DIAN.

6. OBLIGACIONES TRIBUTARIAS DE LA ENTIDAD SURTIHOGAR LTDA PARA CON EL MUNICIPIO 6.1 DECLARAR Y PAGAR IMPUESTO DE INDUSTRIA Y COMERCIO: Impuesto de industria y comercio artículo 31 del acuerdo 42 del 2009. Autorización legal. El impuesto de industria y comercio y complementarios se encuentran autorizados por la Ley 14 de 1983. La entidad SURTIHOGAR LTDA está en la obligación de anualmente declarar y pagar impuesto de industria y comercio, impuesto de avisos y tableros de un 15 % del impuesto de industria y comercio, tasa bomberil en un 4% del valor liquidado del impuesto predial y el 7% del valor liquidado de impuesto de Industria y Comercio y de avisos y tableros. De acuerdo con los porcentajes estipulados en el estatuto tributario municipal esta declaración se hace y paga anualmente entre el 1 de enero y el 31 de mayo de cada año si ninguna sanción en cada municipio Artículo 69. Obligaciones de los agentes de retención del impuesto de industria y comercio. Los agentes retenedores del impuesto de industria y comercio en el Municipio de Ocaña, deberán: 1. Efectuar la retención. 2. Consignar el valor retenido en los lugares y dentro de los plazos que para tal efecto señale La Secretaría de Hacienda. 3. Certificar al retenido la base de retención y el valor retenido y expedir los correspondientes soportes con la siguiente información: a. Año gravable. b. Apellidos y nombre o razón social y NIT del retenedor. c. Dirección del agente retenedor. d. Apellidos y nombre o razón social y NIT de la persona o entidad a quien se le practicó la retención. e. Monto total y concepto del pago sujeto a retención. f. Concepto y cuantía de la retención efectuada. g. La firma del pagador o agente retenedor. El agente retenedor deberá a solicitud del retenido expedir un certificado anual por las retenciones efectuadas.

6.2 DECLARAR Y PAGAR IMPUESTO DE AVISOS Y TABLEROS: La Entidad SURTIHOGAR LTDA por ser persona jurídica, contribuyentes declarantes del impuesto de industria y comercio y por contar con un aviso visible desde el espacio público, para anunciar su nombre comercial debe declarar y pagar el impuesto de avisos y tableros. Según el artículo 37 de la ley 14 de 1983 se dispuso que el impuesto de avisos y tableros se liquidara y cobrara, en forma complementaria con el impuesto de industria y comercio. Se determinó la responsabilidad en el impuesto de avisos y tableros en la Entidad SURTIHOGAR LTDA, puesto que cumple con las dos condiciones siguientes: 1. Tiene la calidad de sujeto pasivo del impuesto de industria y comercio y 2. Utiliza avisos y tableros colocados en el espacio público o espacios privados visibles desde el espacio público, con el fin de difundir el nombre comercial, se acredite su actividad económica, su establecimiento, sus productos o servicios. Según el Artículo 84 del Acuerdo N° 42 de 2009 la tarifa correspondiente para liquidar y cobrar el impuesto complementario de industria y comercio será de un quince por ciento (15%) sobre el valor de este, fijada por el Concejo Municipal de Ocaña. (Ver formulario en la página siguiente).

6.3 DECLARAR Y PAGAR LA TASA BOMBERIL: De acuerdo al parágrafo del artículo 2 de la Ley 322 de 1996, el Alcalde de Ocaña, Norte de Santander, tiene la facultad para establecer sobretasas para financiar la actividad bomberil. Por lo tanto, la entidad SURTIHOGAR LIMITADA debe pagar este impuesto, pues recae sobre los contribuyentes del impuesto predial unificado tal como lo estipula el artículo 179 del Acuerdo 42 de 2009, por medio del cual, el municipio de Ocaña adopta el Estatuto Tributario La tasa bomberil debe declararse y pagarse junto al impuesto predial unificado, entre el 1 de enero al 31 de mayo del año fiscal en curso y equivale al 4% del impuesto predial.

Modelo recibo de pago de Sobretasa Bomberil Recibo Oficial de Impuesto Predial Unificado ALCALDIA MUNICIPAL DE OCAÑA Ley 44/1990 - DIVISIÓN DE IMPUESTOS MUNICIPALES N.I.T: 890.501.102-2 Fecha emisión Paga Desde:

Fecha Vencimiento Hasta:

IMPRESO POR: SAUDY QUINTERO DUARTE

% Interes: 2,402

Tarifa: 5,4 x Mil

Recibo No.

INFORMACIÓN DEL CONTRIBUYENTE Código Catastral: Tipo de Predio: Dirección: Destino: Propietario: SURTIHOGAR LIMITADA Área Terreno: Htas Mtros Área Construida: Concepto

Vigencia 2017

Intereses 2017

Vigencia 2016

Último Avaluo: Estrato: Identificación No.: 800659502-3 Último pago: 0

Intereses 2016

Otras Vigencias

Int.Otras Vig.

Totales

Impuesto Predial Sobretasa Bomberil

TOTALES… DESCUENTOS PREDIAL VIGENCIA ENERO Y FEBRERO 25% MARZO 15% Y ABRIL 10% PAGUE UNICAMENTE EN BANCO BOGOTÁ, IFINORTE, SUPERSERVICIOS, SERVI CASH

FACTURACIÓN SISTEMATIZADA FECHA LIMITE DE PAGO

DESCUENTO TOTAL:

6.4 RETENER Y PAGAR LA RETENCIÓN EN LA FUENTE POR ICA: La entidad SURTIHOGAR LIMITADA es agente retenedor del impuesto de Industria y Comercio, según lo estipula el artículo 64 del Estatuto Tributario Municipal. Para tal efecto, la entidad debe tener en cuenta los siguientes artículos del Acuerdo 42 de 2009 relacionados con este mecanismo de recaudo en el municipio de Ocaña: Artículo 69. Obligaciones de los agentes de retención del impuesto de industria y comercio. Los agentes retenedores del impuesto de industria y comercio en el Municipio de Ocaña, deberán: 1. Efectuar la retención. 2.

Consignar el valor retenido en los lugares y dentro de los plazos que para tal efecto señale La Secretaría de Hacienda.

Certificar al retenido la base de retención y el valor retenido y expedir los correspondientes soportes con la siguiente información: a) Año gravable. b) Apellidos y nombre o razón social y NIT del retenedor. c) Dirección del agente retenedor. d) Apellidos y nombre o razón social y NIT de la persona o entidad a quien se le practicó la retención. e) Monto total y concepto del pago sujeto a retención. f) Concepto y cuantía de la retención efectuada. g) La firma del pagador o agente retenedor. El agente retenedor deberá a solicitud del retenido expedir un certificado anual por las retenciones efectuadas.

Parágrafo. Las personas o entidades obligadas a practicar la retención deberán consignar el valor retenido en los lugares y dentro de los plazos que para tal efecto señale la Secretaría de Hacienda. Artículo 72. Tarifa de retención. La tarifa de retención del impuesto de industria y comercio será la que corresponda a la respectiva actividad. Artículo 76. Comprobante de la retención a título del impuesto de industria y comercio practicada. La retención a título del impuesto de industria y comercio deberá constar en el comprobante de pago o egreso o certificado de retención, según sea el caso. Artículo 77. Declaración de retenciones. A partir del año gravable 2010 los agentes de retención del Impuesto de Industria y Comercio declararán y pagarán bimestralmente las 41

retenciones practicadas en el formulario que oportunamente prescriba la Secretaria de Hacienda Municipal. Formulario 150 – RETEICA MUNICIPIO DE OCAÑA, NORTE DE SANTANDER SECRETARIA DE HACIENDA

FORMULARIO DECLARACIÓN RETENCIÓN EN LA FUENTE DE INDUSTRIA Y COMERCIO Diligencie este formulario sin enmendaduras ni tachones

150

A. DATOS GENERALES

Señale con " X " el período al cual corresponde esta declaración

1. AÑO

ENE

FEB

M AR

ABR

M AY

JUN

JUL

A GO

SEP

OCT

NOV

DIC

2017 2. RA ZON SOCIA L o A P ELLIDOS Y NOM B RES

SURTIHOGAR LIMITADA

3 NIT o DOCUM ENTO DE IDENTIDA D:

4. DV

800659502

5. P LA CA DE INDUSTRIA Y COM ERCIO

6. DIRECCION DEL ESTA B LECIM IENTO

7. CIUDA D

8. TELEFONO FIJO

9. FA X

11. Co ntribuyente del impuesto de Industria y Co mercio

____

10. CEL.

____

12. Entidad P ública __________

Otro s _____

13. Marque con una X si es correccion y escriba el número de radicación y periodo de la declaración que corrige.

AÑO

ENE

FEB

M AR

ABR

M AY

JUN

JUL

A GO

SEP

OCT

NOV

DIC

B. LIQUIDACION

RECUERDE QUE LAS SANCIONES LIQUIDADAS NO PODRAN SER INFERIORES A LA SANCION MINIMA ESTABLECIDA EN EL VALOR DE DIEZ (10) UNIDAES DE VALOR TRIBUTARIO - UVTS

CONCEPTO DE PAGO Retencion por Servicios

D. FORMA DE PAGO

15 16 18

$ $ $ $

TOTAL BASE GRAVABLE (14+15+16+17+18)

Total pagos retenciones practicadas (renglon 20) Menos: Devoluciones, rescisiones o anulaciones

$ $

Más Sanciones (Si hubiere lugar) Más Intereses por mora

(14+15+16+17+18)

TOTAL PAGOS (renglon 21-22+23+24) Cheque Efectivo TOTAL PAGO (renglon 26+27)

$ $

26 27

$ $

La Declaración mensual de Retencion en la Fuente debe presentarse con pago, sopena de darse por no presentada. No presente este Formulario con tachones, enmendaduras ni borrones No Escriba centavos, Aproxime al multiplo de mil mas cercano

Señor Agente Retenedor:

29. DECLARANTE

E. FIRMAS

VALOR

Retencion por Compras Comerciales Retencion por Compras Industriales Autoretenciones Otras Retenciones

TOTAL RETENCIONES PRACTICADAS C. PAGOS

BASE GRAVABLE

30. CONTADOR o REVISOR FISCAL NOMBRE :

NOMBRE :

CEDULA No.

T.P. No.

FIRMA

31.Espacio Exclusivo para el sello de la entidad recaudado ra

32. Espacio para el adhesivo de la entidad recaudado ra. (No de A dhesivo )

Co lo que el timbre de la maquina registrado ra al do rso de este fo rmulario

33 No. RADICACION - Uso Sec Hda

FECHA DE RECIBO

NOMBRE Y FIRMA DEL FUNCIONARIO QUE RECIBE

6.5 PRESENTAR INFORMACIÓN EXÓGENA: Es la información que tanto personas naturales como jurídicas deben presentar a la DIAN en los periodos establecidos que para el presente año 2017, la DIAN Por medio de las resoluciones 16 y 22 (que modifican la resolución 112 del 2015), y la 24 del 2017 presentó algunos cambios frente a la presentación de la información exógena. El principal cambio corresponde a la modificación de los plazos para el reporte de 2016 en 2017. Esta información exigida por la DIAN se realiza con el fin de cruzar información a final de cada periodo y detectar contribuyentes que no están cumpliendo con su obligación de declarar renta, y saber también si quienes declaran renta, lo están haciendo en debida forma. La Información exógena debe suministrar a la DIAN los siguientes datos: 1) Los ingresos que ha obtenido y de quienes han provenido dichos ingresos. 2) Los gastos que ha efectuado y quienes han sido los beneficiarios de dichos pagos. 3) Los impuestos originados y retenciones efectuadas.

7. AGENTE RETENEDOR DE IMPUESTO SOBRE LA RENTA Y COMPLEMENTARIOS 7.1 CAUSALIDAD DE LA RETENCIÓN EN LA FUENTE POR RENTA: Según el Artículo 365 del Estatuto Tributario, el Gobierno Nacional podrá establecer retenciones en la fuente con el fin de facilitar, acelerar y asegurar el recaudo del impuesto sobre la renta y sus complementarios y determinará los porcentajes tomando en cuenta la cuantía de los pagos o abonos y las tarifas del impuesto vigentes, así como los cambios legislativos que tengan incidencia en dichas tarifas, las cuales serán tenidas como buena cuenta o anticipo. La retención en la fuente tiene por objeto conseguir en forma gradual que el impuesto se recaude en lo posible dentro del mismo ejercicio gravable en que se cause. Son agentes de retención o de percepción, las entidades de derecho público, los fondos de inversión, los fondos de valores, los fondos de pensiones de jubilación e invalidez, los consorcios, las comunidades organizadas, las uniones temporales y las demás persona naturales o jurídicas, sucesiones ilíquidas y sociedades de hecho, que por sus funciones intervengan en actos u operaciones en los cuales deben, por expresa disposición legal, efectuar la retención o percepción del tributo correspondiente. (Artículo 368 del Estatuto Tributario). Como agente de retención, deberá practicar retención en la fuente por concepto de impuesto de renta sobre los valores pagados o abonados en cuenta, susceptibles de constituir ingreso tributario para los beneficiarios de los mismos, a las tarifas que correspondan según la naturaleza de los correspondientes ingresos. La entidad por ser un ente jurídico estará obligada a:  Efectuar la retención: Se deberá retener en los casos que exprese la ley.  Consignar lo retenido: Se deberá consignar el valor retenido en los lugares y dentro de los plazos que para tal efecto señale el Gobierno Nacional.  Expedir certificados: Se deberá expedir anualmente a los asalariados, un certificado de ingresos y retenciones correspondiente al año gravable inmediatamente anterior, según el formato que prescriba la Dirección General de Impuestos Nacionales.  Presentar declaraciones: Se deberá presentar declaración mensual de las retenciones que se debieron efectuar durante el respectivo mes. 44

7.2 CONCEPTOS, BASES Y PORCENTAJES: También llamados agentes retenedores, son las personas y/o entidades obligadas a efectuar la retención en la fuente cuando realicen los pagos o abonos en cuenta señalados en la ley.

7.2.1 Obligaciones de los agentes de retención: 1. Efectuar la retención: siempre que realice un pago o abono en cuenta sujeto a retención. 2. Presentar las declaraciones de retención en la fuente, dentro de los plazos que señale el Gobierno Nacional, haciendo uso de los formularios prescritos oficialmente. 3. Suministrar a la DIAN información relacionada con las retenciones en la fuente practicadas. 4. Consignar las retenciones en la fuente practicadas dentro de los plazos fijados por el gobierno Nacional. 5. Expedir los certificados de retenciones en la fuente por el respectivo impuesto, dentro de los plazos establecidos. 6. Conservar los soportes y pruebas que permitan verificar la exactitud de los valores contenidos en las declaraciones tributarias. De acuerdo al art 368.del estatuto tributario son agentes de retención o de percepción, las entidades de derecho público, los fondos de inversión, los fondos de valores, los fondos de pensiones de jubilación e invalidez, los consorcios, las comunidades organizadas, las uniones temporales y las demás personas naturales o jurídicas, sucesiones ilíquidas y sociedades de hecho, que por sus funciones intervengan en actos u operaciones en los cuales deben, por expresa disposición legal, efectuar la retención o percepción del tributo correspondiente. Parágrafo 1. Radica en el Director de Impuestos y Aduanas Nacionales, la competencia para autorizar o designar a las personas o entidades que deberán actuar como autor retenedores y suspender la autorización cuando a su juicio no se garantice el pago de los valores autor retenido. Parágrafo 2. Además de los agentes de retención enumerados en este artículo, el Gobierno podrá designar como tales a quienes efectúen el pago o abono en cuenta a nombre o por cuenta de un tercero o en su calidad de financiadores de la respectiva operación, aunque no intervengan directamente en la transacción que da lugar al impuesto objeto de la retención.

7.3 PERIODOS DE DECLARACIÓN Y PAGOS: La entidad SURTIHOGAR LTDA., efectuará las retenciones periódicamente, de manera mensual para renta y complementarios, bimensual y cuatrimestral para el Impuesto de Valor Agregado (IVA), la cual se presentará y causará mensualmente a la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales en los formularios 350. Actualmente la entidad deberá presentar por cada mes, una declaración de las retenciones en la fuente sujeta a cambios en reformas tributarias posteriores. Si en algún momento llegare a no presentarse cualquier declaración o a presentarse extemporáneamente, estarán sujetas a sanciones más intereses.

8. SANCIONES A LOS AGENTES RETENEDORES POR INCUMPLIMIENTO DE LA NORMA La entidad SURTIHOGAR LIMITADA como agente retenedor, deberá tener en cuenta las siguientes sanciones en caso de incumplimiento a la norma: 8.1 SANCIÓN POR NO DECLARAR: Los agentes de retención que omitan la presentación de impuestos, se exponen a las sanciones presentadas en el artículo 643 de estatuto tributario (Decreto 624 de 1989), modificado por la ley 1819 de 2016 en el artículo 284. “Los contribuyentes, agentes retenedores o responsables obligados a declarar, que omitan la presentación de las declaraciones tributarias, serán objeto de una sanción equivalente a: 1. En el caso de que la omisión se refiera a la declaración del impuesto sobre la renta y complementarios, al veinte por ciento (20%) del valor de las consignaciones bancarias o ingresos brutos de quien persiste en su incumplimiento, que determine la administración tributaria por el período al cual corresponda la declaración no presentada, o al veinte por ciento (20%) de los ingresos brutos que figuren en la última declaración de renta presentada, el que fuere superior. 2. En el caso de que la omisión se refiera a la declaración del impuesto sobre las ventas, a la declaración del impuesto nacional al consumo, al diez por ciento (10%) de las consignaciones bancarias o ingresos brutos de quien persiste en su incumplimiento, que determine la administración tributaria por el período al cual corresponda la declaración no presentada, o al diez por ciento (10%) de los ingresos brutos que figuren en la última declaración de ventas o declaración del impuesto nacional al consumo, según el caso, el que fuere superior. 3. En el caso de que la omisión se refiera a la declaración de retenciones, al diez por ciento (10%) de los cheques girados u otros medios de pago canalizados a través del sistema financiero, o costos y gastos de quien persiste en su incumplimiento, que determine la administración tributaria por el período al cual corresponda la declaración no presentada, o al ciento por ciento (100%) de las retenciones que figuren en la última declaración de retenciones presentada, el que fuere superior. 4. En el caso de que la omisión se refiera a la declaración del impuesto de timbre, a cinco (5) veces el valor del impuesto que ha debido pagarse.

8.2 SANCIÓN POR CORRECCIÓN DE LAS DECLARACIONES: Cuando un agente retenedor necesite corregir sus declaraciones, se expondrá a la sanción citada en el artículo 644 de estatuto tributario (Decreto 624 de 1989). “Cuando los contribuyentes, responsables o agentes retenedores, corrijan sus declaraciones tributarias, deberán liquidar y pagar una sanción equivalente a: 1. El diez por ciento (10%) del mayor valor a pagar o del menor saldo a su favor, según el caso, que se genere entre la corrección y la declaración inmediatamente anterior a aquella, cuando la corrección se realice después del vencimiento del plazo para declarar y antes de que se produzca emplazamiento para corregir de que trata el artículo 685, o auto que ordene visita de inspección tributaria. 2. El veinte por ciento (20%) del mayor valor a pagar o del menor saldo a su favor, según el caso, que se genere entre la corrección y la declaración inmediatamente anterior a aquélla, si la corrección se realiza después de notificado el emplazamiento para corregir o auto que ordene visita de inspección tributaria y antes de notificarle el requerimiento especial o pliego de cargos. Parágrafo 1. Cuando la declaración inicial se haya presentado en forma extemporánea, el monto obtenido en cualquiera de los casos previstos en los numerales anteriores, se aumentará en una suma igual al cinco por ciento (5%) del mayor valor a pagar o del menor saldo a su favor, según el caso, por cada mes o fracción de mes calendario transcurrido entre la fecha de presentación de la declaración inicial y la fecha del vencimiento del plazo para declarar por el respectivo período, sin que la sanción total exceda del ciento por ciento (100%) del mayor valor a pagar o del menor saldo a favor. Parágrafo 2. La sanción por corrección a las declaraciones se aplicará sin perjuicio de los intereses de mora, que se generen por los mayores valores determinados. Parágrafo 3. Para efectos del cálculo de la sanción de que trata este artículo, el mayor valor a pagar o menor saldo a favor que se genere en la corrección, no deberá incluir la sanción aquí prevista.

8.3 SANCIÓN POR NO EXPEDIR CERTIFICADOS: El agente retenedor que omita expedir los certificados de las retenciones en la fuente que haya practicado, se le aplicará la sanción que para ello contempla el artículo 667 del estatuto tributario (Decreto 624 de 1989) correspondiente el 5% de los valores no certificados, modificado por la ley 1819 de 2016 en el artículo 292. “Los agentes retenedores que, dentro del plazo establecido por el Gobierno Nacional, no cumplan con la obligación de expedir los certificados de retención en la fuente, incluido el certificado de ingresos y retenciones, incurrirán en una multa equivalente al cinco por ciento (5%) del valor de los pagos o abonos correspondientes a los certificados no expedidos. La misma sanción será aplicable a las entidades que no expidan el certificado de la parte no gravable de los rendimientos financieros pagados a los ahorradores. La sanción a que se refiere este artículo se reducirá al treinta por ciento (30%) de la suma inicialmente propuesta, si la omisión es subsanada antes de que se notifique la resolución sanción; o al setenta por ciento (70%) de tal suma, si la omisión es subsanada dentro de los dos meses siguientes a la fecha en que se notifique la sanción. Para tal efecto, en uno y otro caso, se deberá presentar, ante la oficina que está conociendo de la investigación, un memorial de aceptación de la sanción reducida, en el cual se acredite que la omisión fue subsanada, así como el pago o acuerdo de pago de la misma.”

LABORATORIO CONTABLE Y DE COSTOS

CARMEN AMANDA IBÁÑEZ

DOSSIER FORMATIVO INTEGRADOR

YASNEIDY RIZO PEÑARANDA 221292 ILVER JAIMES CARRASCAL

221301

UNIVERSIDAD FRANCISCO DE PAULA SANTANDER OCAÑA FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS Y ECNONÓMICAS CONTADURÍA PÚLICA SÉPTIMO SEMESTRE 2017

LABORATORIO CONTABLE Y DE COSTOS DOSSIER FORMATIVO INTEGRADOR

La empresa ELECTROLOBO LIMITADA identificada con el NIT No. 908.105.958-9 tiene una producción de 300 escritorios para la venta, para ello cuenta con la siguiente información: 1. La empresa presenta un Inventario inicial de materiales (directos e indirectos) por valor de $ 8.365.000. 2. Compra materiales por valor de $ 42.000.000 al contado. IVA 19%. Retefuente 2.5%. De los materiales comprados el 60% son MPD y el 40% son MPI. CODIGO

CUENTA

PARCIAL

1405 140501

MATERIA PRIMA MPD

25.200.000

140502

MPI

16.800.000

2408 2365 1110

IMPUESTO A LAS VENTAS RETENCION EN LA FUENTE BANCO

DEBE

HABER

42.000.000

7.980.000 1.050.000 48.930.000

3. De los materiales comprados, producción solicita materiales directos por valor de $19.563.000 y materiales indirectos $ 2.789.000. CODIGO 1410 141001 141001 141001 1405 140501 140502

CUENTA INVENTARIO PROD. PROCESO MATERIA PRIMA MPD MPI MATERIA PRIMA MPD MPI

PARCIAL

DEBE 22.352.000

HABER

19.563.000 2.789.000 22.352.000 19.563.000 2.789.000

4. La empresa cancela nómina de fábrica por valor de $9.815.000 con cheque. (Efectuar retenciones de nómina). El 60% para MOD y el 40% para MOI. 

La mano de obra directa usada es de $ 6.515.000 y la Mano de obra indirecta: $3.300.000

LABORATORIO CONTABLE Y DE COSTOS DOSSIER FORMATIVO INTEGRADOR

CONTABILIZACIÓN DE LA NÓMINA CODIGO 7205 720501 720502 2370 237005 2380 238030 1110

CUENTA NOMINA DE FABRICA Sueldos Auxilio de transporte RETENC Y APORTES NOMINA Aportes a EPS ACREEDORES VARIOS Fondos de Cesantías o pensiones BANCOS

PARCIAL

DEBE 9.815.000

HABER

9.563.000 252.000 382.520 382.520 382.520 382.520 9.049.960

DISTRIBUCIÓN DE LA MANO DE OBRA CODIGO 1410 141002 141002 141002 7205 720501 720502

CUENTA INVENTARIO PROD. PROCESO MANO DE OBRA MOD MOI NOMINA DE FABRICA Sueldos Auxilio de transporte

PARCIAL

DEBE 9.815.000

HABER

6.515.000 3.300.000 9.815.000 9.563.000 252.000

5. La empresa contabiliza prestaciones laborales y aportes parafiscales. CODIGO 1410 141002 141002 141002 2370 237005 237006 237010 2380 238030 2610 261005 261010 261015 261020

CUENTA INVENTARIO PROD. PROCESO MANO DE OBRA MOD MOI RETENC Y APORTES NOMINA Aportes a EPS Aportes a ARP Aportes SENA, ICBF, Cajas Comp ACREEDORES VARIOS Fondos de Cesantías o pensiones PARA OBLIGACIONES LABORAL Cesantías Intereses Sobre Cesantías Vacaciones Prima de Servicio

PARCIAL

DEBE 5.090.898

HABER

3.054.539 2.036.359 1.811.232 812.855 137.707 860.670 1.147.560 1.147.560 2.132.106 817.590 98.150 398.777 817.590

LABORATORIO CONTABLE Y DE COSTOS DOSSIER FORMATIVO INTEGRADOR

6. Para la contabilización de los CIF Aplicados la empresa tiene los siguientes CIF presupuestados al mes, tales como: ARRIENDO SERVICIOS PUBLICOS MARQUILLAS EMPAQUES LUBRICANTES MANTENMIENTO MÁQUINAS TOTAL PRESUPUESTO DE CIF

$ 2.800.000 $ 1.100.000 $ 480.000 $ 900.000 $ 230.000 $ 800.000 $ 6.310.000

Las unidades presupuestadas al mes son de 320 unidades y las unidades reales son de 300. T.P = CIF PRESUP/UNIDADES PRESUP T.P = 6.310.000/320 T.P = 19.719 CIF APLICADOS = TP X UNIDADES REALES CIF APLICADOS = 19.719 X 300 CIF APLICADOS= 5.915.700 CODIGO 1410 14100 7315 731501

CUENTA INVENTARIO PROD. PROCESO CIF APLICADOS COSTOS IND. FABRIC APLICADOS CIF APLICADOS

PARCIAL

DEBE 5.915.700

HABER

5.915.700 5.915.700 5.915.700

TERMINACIÓN DE LA PRODUCCIÓN CODIGO CUENTA 1430 INVENTARIO PROD. TERMINADOS 1410 INVENTARIO PROD. PROCESO

PARCIAL

7. Los CIF reales son: ARRIENDO SERVICIOS PUBLICOS MARQUILLAS

$ 2.800.000 $ 1.500.000 $ 480.000

DEBE 43.173.598

HABER 43.173.598

LABORATORIO CONTABLE Y DE COSTOS DOSSIER FORMATIVO INTEGRADOR

EMPAQUES LUBRICANTES MANTENMIENTO MÁQUINAS TOTAL PRESUPUESTO DE CIF

$ 900.000 $ 150.000 $ 600.000 $ 6.430.000

CONTABILIZACIÓN DE LOS CIF REALES CODIGO 7305 730501 730502 730503 730504 730505 730506 1110

CUENTA CIF REALES Arriendo Servicios Públicos Mantenimiento Marquillas Empaques Lubricantes BANCOS

PARCIAL

DEBE 6.430.000

HABER

2.800.000 1.500.000 600.000 480.000 900.000 150.000 6.430.000

CANCELACIÓN DE LOS CIF REALES Y CIF APLICADOS CODIGO CUENTA 7315 COSTOS IND. FABRIC APLICADOS 7305 CIF REALES 7325 VARIACION DE CIF

PARCIAL

DEBE 5.915.700

6.430.000 514.300

ÍTEMS:      

El Inventario final de materiales es de $ 28.013.000 El Inventario inicial de productos en proceso es de $ 2.350.000 El Inventario final de productos en proceso es de $ 1.890.000 El Inventario inicial de productos terminados es de $ 4.800.000 El Inventario final de productos terminados es de $ 3.152.000 La producción se terminó en su totalidad

SE PIDE REALIZAR   

Contabilización de los costos Hoja de costos (se determine el costo total y unitario) Estados de costos de productos vendidos

HABER

LABORATORIO CONTABLE Y DE COSTOS DOSSIER FORMATIVO INTEGRADOR

ELECTROLOBO LIMITADA NIT. 908.105.958-8 HOJA DE COSTOS Cliente bodega Orden de producciรณn No. 0045 Articulo: Escritorios Cantidad: 300 Fecha de inicio: Marzo 02 de 2017 Fecha de termino: Abril 30 de 2017 Costo unitario: $ 143.912 Costo Total: $ 43.173.598 MATERIAS PRIMAS DIRECTAS

MANO DE OBRA DIRECTA

COSTOS INDIRECTOS DE FABRICACION

19.563.000

9.569.539

14.041.059

RESUMEN

COSTO TOTAL

COSTO UNITARIO

materiales directos Mano de obra directa Costos indirectos de fabricaciรณn COSTOS DE FABRICACION

19.563.000 9.569.539 14.041.059 43.173.598

65.210 31.898 46.804 143.912

4.620.000 0 4.620.000 47.793.598

15.400 0 15.400 159.312

14.338.079 62.131.677

47.794 207.106

GASTOS Gastos de administraciรณn y ventas Gastos financieros TOTAL GASTOS TOTAL COSTOS Y GASTOS UTILIDAD APROXIMADA PRECIO DE VENTA ELABORO: Yasneidy Rizo

REVISO: Ilver Jaimes

CONTABILIZO: Yasneidy Rizo

LABORATORIO CONTABLE Y DE COSTOS DOSSIER FORMATIVO INTEGRADOR

ELECTROLOBO LIMITADA NIT. 908.105.958-9 ESTADO DE COSTOS DE PRODUCTOS VENDIDOS DEL 1 DE ENERO AL 30 DE ABRIL DE 2017

MATERIALES DIRECTOS INVENTARIO INICIAL DE MATERIALES + COMPRAS DE MATERIALES IGUAL: MATERIALES DISPONIBLES PARA EL USO - INVENTARIO FINAL DE MATERIALES IGUAL: MATERIALES USADOS - MATERIALES INDIRECTOS USADOS TOTAL DE MATERIALES DIRECTOS

8.365.000 42.000.000 50.365.000 28.013.000 22.352.000 2.789.000 19.563.000

MANO DE OBRA DIRECTA NOMINA DE FÁBRICA - MANO DE OBRA INDIRECTA IGUAL: MANO DE OBRA DIRECTA

14.905.898 5.336.359 9.569.539

COSTOS INDIRECTOS DE FABRICACION MATERIALES INDIRECTOS MANO DE OBRA INDIRECTA CIF APLICADOS TOTAL COSTOS INDIRECTOS DE FABRICACIÓN IGUAL: COSTO DE PRODUCCION + INVENTARIO INICIAL DE PRODUCTOS EN PROCESO IGUAL: PRODUCTOS EN PROCESO - INVENTARIO INICIAL DE PRODUCTOS EN PROCESO IGUAL: PRODUCTOS TERMINADOS + INVENTARIO INICIAL DE PRODUCTOS TERMINADOS IGUAL: PRODUCTOS DISPONIBLES VENTA - INVENTARIO FINAL DE PRODUCTOS TERMINADOS TOTAL COSTO DE PRODUCTOS VENDIDOS

2.789.000 5.336.359 5.915.700 14.041.059 43.173.598 2.350.000 45.523.598 1.890.000 43.633.598 4.800.000 48.433.598 3.152.000 45.281.598

ADMINISTRACIÓN FINANCIERA Y VALORACIÓN DE EMPRESAS

OSCAR EMILIO HERRERA

ADMINISTRACIÓN FINANCIERA Y VALORACIÓN DE EMPRESAS

YASNEIDY RIZO PEÑARANDA 221292 ILVER JAIMES CARRASCAL 221301

UNIVERSIDAD FRANCISCO DE PAULA SANTANDER OCAÑA FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS Y ECONÓMICAS CONTADURÍA PÚBLICA SÉPTIMO SEMESTRE 2017

ADMINISTRACIÓN FINANCIERA Y VALORACIÓN DE EMPRESAS

YASNEIDY RIZO PEÑARANDA 221292 ILVER JAIMES CARRASCAL 221301

OSCAR EMILIO HERRERA ÁLVAREZ Docente - Economista

UNIVERSIDAD FRANCISCO DE PAULA SANTANDER OCAÑA FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS Y ECONÓMICAS CONTADURÍA PÚBLICA SÉPTIMO SEMESTRE 2017

1. Métodos Estáticos de Valoración de Empresas La empresa ELECTROLOBO LIMITADA identificada con NIT: 908.105.958-9, ubicada en el centro de la ciudad de Ocaña, dedicada a la compra y venta de electrodoméstico, debe hacer los ajustes correspondientes a las siguientes cuentas de su balance general:

1. Las cuentas por cobrar se estiman con un riesgo de no recaudo del 15%. 2. Los inventarios presentan un menor valor con respecto a sus precios de mercado en un 10%. 3. Los edificios tienen registrado un mayor valor comercial correspondiente al 5%. 4. La depreciación acumulada se considera con un mayor valor estimado en su registro de un 8%. 5. La empresa considera que sus gastos de liquidación son de un 15% de su patrimonio ajustado.

La empresa desea saber si se valoriza o no durante los años 1 y 2 aplicando para ello los métodos estáticos.

BALANCE GENERAL ELECTROLOBO LIMITADA NIT: 908.105.958-9 (Cifras en Millones de Pesos) CUENTA

AÑO 2015

AÑO 2016

AÑO 2015 AJUSTADO

AÑO 2016 AJUSTADO

$302.165.546 $226.557.326 $69.523.220 $6.085.000 $47.500.000 $15.000.000 $500.000 $32.000.000 $0 $32.306.554 $0 $2.460.000 $21.679.181 $8.167.373 $0 $0 $56.254.900 $15.000.000 $10.000.000 $30.000.000 $1.798.000 $0 -$543.100 $385.000.000 $270.000.000 $25.000.000 $90.000.000 $1.000.000 $1.000.000 $824.227.000

$120.272.868 $0 $114.187.868 $6.085.000 $182.000.000 $0 $0 $32.000.000 $150.000.000 $192.074.497 $2.460.000 $1.036.899 $57.910.223 $130.667.375 $203.383.500 $203.383.500 $91.254.900 $0 $10.000.000 $0 $1.798.000 $80.000.000 -$543.100 $115.000.000 $115.000.000 $0 $0 $0 $0 $903.985.765

$302.165.546 $226.557.326 $69.523.220 $6.085.000 $47.500.000 $15.000.000 $500.000 $32.000.000 $0 $31.937.554 $0 $2.091.000 $21.679.181 $8.167.373 $0 $0 $56.797.652 $15.000.000 $9.500.000 $30.000.000 $1.798.000 $0 $499.652 $385.000.000 $270.000.000 $25.000.000 $90.000.000 $1.000.000 $1.000.000 $824.400.752

$120.272.868 $0 $114.187.868 $6.085.000 $182.000.000 $0 $0 $32.000.000 $150.000.000 $191.918.962 $2.460.000 $881.364 $57.910.223 $130.667.375 $223.721.850 $223.721.850 $91.797.652 $0 $9.500.000 $0 $1.798.000 $80.000.000 $499.652 $115.000.000 $115.000.000 $0 $0 $0 $0 $924.711.332

ACTIVO Disponible Caja Bancos Cuentas de Ahorro Inversiones Acciones Cedula de Capitalización Certificados Cuotas o partes de interés social Deudores Clientes Ingresos por Cobrar Anticipo de Impuesto Deudores Varios Inventario Mercancía no fabricada Propiedad, Planta y Equipo Terrenos Construcciones y Edificaciones Maquinaria y Equipo Equipo de Oficina Flota y equipo de transporte Depreciación Acumulada Otros Activos Propiedad de Inversión Activos Biológicos Construcciones y Edificaciones Valorizaciones De Inversión TOTAL ACTIVO

PASIVO Obligaciones Financieras Pagaré Proveedores Nacionales Cuentas por pagar Servicios Arrendamientos Compras Acreedores varios Impuestos, Gravámenes y tasas De renta y complementarios Impuesto sobre la renta por pagar Pasivos estimados y provisiones Cesantías Intereses sobre Cesantías Vacaciones Prima de servicios TOTAL PASIVO

$8.867.846 $8.867.846 $34.111.290 $34.111.290 $101.016.488 $2.340 $9.800 $3.159.520 $97.844.828 $41.099.591 $3.968.557 $37.131.034 $1.213.073 $469.483 $56.360 $217.747 $469.483 $186.308.288

$0 $0 $69.955.725 $69.955.725 $0 $25.000 $0 -$25.000 $0 $0 $0 $0 $765.060 $294.408 $35.343 $140.901 $294.408 $70.720.785

$8.867.846 $8.867.846 $34.111.290 $34.111.290 $101.016.488 $2.340 $9.800 $3.159.520 $97.844.828 $41.099.591 $3.968.557 $37.131.034 $1.213.073 $469.483 $56.360 $217.747 $469.483 $186.308.288

$0 $0 $69.955.725 $69.955.725 $0 $25.000 $0 -$25.000 $0 $0 $0 $0 $765.060 $294.408 $35.343 $140.901 $294.408 $70.720.785

$500.000.000 $500.000.000 $1.740.355 $1.740.355 $135.178.357 $135.178.357 $1.000.000 $1.000.000 $637.918.712 $824.227.000

$500.000.000 $500.000.000 $1.740.355 $1.740.355 $331.524.625 $331.524.625 $0 $0 $833.264.980 $903.985.765

$500.173.752 $500.173.752 $1.740.355 $1.740.355 $135.178.357 $135.178.357 $1.000.000 $1.000.000 $638.092.464 $824.400.752

$520.725.567 $520.725.567 $1.740.355 $1.740.355 $331.524.625 $331.524.625 $0 $0 $853.990.547 $924.711.332

PATRIMONIO Capital Social Cuotas o Partes de Interés Social Reservas Reserva Legal Resultado del Ejercicio Utilidad del Ejercicio Superávit por valorizaciones Acciones TOTAL PATRIMONIO TOTAL PASIVO Y PATRIMONIO

Empresa ELECTROLOBO LTDA. Métodos Estáticos de Valoración (Millones de pesos)

MÉTODO ESTÁTICO Valor Contable Valor Contable Ajustado Valor de Reposición Bruto Valor de liquidación

AÑO 2015 $637.918.712 $638.092.464 $824.400.752 $542.378.594

AÑO 2016 $833.264.980 $853.990.547 $924.711.332 $725.891.965

VARIACIÓN % +31% +34% +12% +34%

Análisis: La empresa ELECTROLOBO LIMITADA se valoriza entre el año 2015 y el año 2016, de acuerdo a los métodos estáticos de valorización aplicados, pues estos se incrementaron en un mayor valor al Índice de Precios al Consumidor (IPC) del año 2016 equivalente al 5,75%.

2. Métodos Dinámicos de Valoración de Empresas - PER La empresa ELECTROLOBO LIMITADA ha decidido reconocerles una rentabilidad a los accionistas para el año 2015 y 2016 del 5%. Igualmente, ha determinado un reparto de dividendos de un 100% y un 80%. La empresa desea saber cuál sería el valor del PER y el precio de las acciones, analizando si se valoriza o no, y por qué. AÑO 2015 Ke

ROE

5% 21% 5% 21%

Utilidades del Ejercicio

$ 135.178.357 $ 135.178.357

100% 80%

Utilidades del Ejercicio

Dividendos

PER (Veces)

$ 331.524.625 $ 331.524.625

100% 80%

$ 331.524.625 $ 265.219.700

0% 8%

20 -26.66666

Dividendos

$ 135.178.357 0% $ 108.142.686 4.2%

PER (Veces) 20 100

Precio Acciones $ 2.703´567.140 $ 13.517.835.750

AÑO 2016 Ke

ROE

5% 40% 5% 40%

Precio Acciones $ 6.630´492.500 - $ 8.840´656.667

La empresa decide modificar la rentabilidad a los accionistas (Ke) para el año 2016 de un 5% a un 9%.

AÑO 2016 Modificación Ke

ROE

9% 40% 9% 40%

Utilidades del Ejercicio

Dividendos

PER (Veces)

$ 331.524.625 $ 331.524.625

100% 80%

$ 331.524.625 $ 265.219.700

0% 8%

11.11111 80

Precio Acciones $ 3.683´606.944 $ 26.521´970.000

Análisis: La empresa ELECTROLOBO LIMITADA se valoriza, porque el precio de las acciones aumentaron al igual que el número de veces que se incrementaron las utilidades (PER), según el 2° caso donde ROE > Ke; Teniendo en cuenta solo un Pd del 100%, pues con un Pd del 80% se disminuye considerablemente el precio de las acciones, es decir la empresa se desvaloriza.

Sin embargo, al aumentar el Ke a un 9%, siendo este superior al porcentaje de retención de dividendos (g); el precio de las acciones aumentan significativamente para el año 2016, por lo tanto, es más conveniente para la empresa, pues esta se VALORIZA.

AUDITORIA ADMINISTRATIVA

YESID CASTRO CHINCHILLA

AUDITORÍA ADMINISTRATIVA “A.S.A LTDA.”

ANGIE MANZANO SANGUINO

221279

YASNEIDY RIZO PEÑARANDA

221292

ILVER JAIMES CARRASCAL

221301

ANDREA FLÓREZ URIBE

221311

UNIVERSIDAD FRANCISCO DE PAULA SANTANDER OCAÑA FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS Y ECONÓMICAS CONTADURÍA PÚBLICA SÉPTIMO SEMESTRE 2017

AUDITORÍA ADMINISTRATIVA “A.S.A LTDA.”

ANGIE MANZANO SANGUINO

221279

YASNEIDY RIZO PEÑARANDA

221292

ILVER JAIMES CARRASCAL

221301

ANDREA FLÓREZ URIBE

221311

YESID CASTRO CHINCHILLA Docente – Contador Público

UNIVERSIDAD FRANCISCO DE PAULA SANTANDER OCAÑA FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS Y ECONÓMICAS CONTADURÍA PÚBLICA SÉPTIMO SEMESTRE 2017

Ocaña, N. de S., 25 de Febrero de 2017

Señores: AUDITORÍA SUPERIOR ADMINISTRATIVO “ASA” Carrera 6 N° 2 – 15 Centro Ocaña, Norte de Santander.

Asunto: Solicitud de Auditoria Administrativa

La presente es para solicitar sus servicios profesionales de auditoría administrativa para aplicar a la sociedad Electrolobo Limitada, con el fin de conocer el desempeño de los procesos administrativos, conocemos que cuentan con la capacidad profesional, por tanto deseamos conocer el portafolio de servicios que su empresa nos puede suministrar, le agradecemos nos remitan el catálogo donde aparezcan descritas las características y los precios de los servicios que ustedes ofrecen.

Esperamos recibir la información solicitada, en la forma más completa posible.

Atentamente,

_________________________________ ANDREA ROSARIO FLÓREZ URIBE C.C. 1.064.839.690 Directora Comercial

Ocaña, N. de S., 28 de febrero de 2017.

Señores: ELECTROLOBO LIMITADA Calle 11 N° 2 – 24 Centro Ocaña, Norte de Santander.

Asunto: Portafolio de Servicios Por medio de la presente, nos permitimos darle a conocer la propuesta de nuestro Portafolio de Servicios, para participar en la contratación de la Auditoria Administrativa que fue solicitada. Como muestra de nuestros servicios, se adjunta información del servicio prestado e igualmente ratificamos que contamos con profesionales especializados en el área requerida, los cuales están dispuestos para comenzar en el momento preciso.

Cordialmente,

____________________________ ILVER JAIMES CARRASCAL C.C. 1.091.676.764 Representante Legal

MISIÓN Somos una firma de auditores administrativos, que busca ofrecer servicios con la más alta calidad, con el fin de contribuir a la generación de los valores agregados que nuestros clientes necesitan; aplicando las más modernas técnicas de trabajo con metodologías creativas que nos permitan contribuir al crecimiento de nuestros clientes en general y el de nuestros colaboradores, procurando ofrecer una rentabilidad a sus socios. VISIÓN En el 2022 seremos una firma nacional líder en servicios de auditoria administrativa, asesoría contable y administrativa, revisoría fiscal, auditoria externa, asesoría legal, consultas y demás convirtiéndonos en el soporte principal de las decisiones empresariales de nuestros clientes, a fin de contribuir con los logros de sus objetivos y de esta forma contribuir al desarrollo económico y humano de las empresas. OBJETIVOS EMPRESARIALES  Fortalecer los procesos de calidad aplicados a los productos y servicios de nuestros clientes.  Brindarle a sus procesos una plena confianza de control y supervisión que conlleve a la eficacia y calidad del producto o servicio ofrecido por tal entidad.  Garantizar a nuestros clientes un servicio de calidad superior que permita que sus empresas crezcan continuamente.  Construir relaciones duraderas con nuestros clientes a través de la prestación de servicios que generen valor agregado. VALORES CORPORATIVOS  Confianza.  Honestidad.  Objetividad.  Integridad.  Confidencialidad.  Cumplimiento de compromiso con nuestros clientes.  Ética profesional y corporativa.

“AUDITORÍA SUPERIOR ADMINISTRATIVO LTDA”. Es una firma conformada por Contadores Públicos Especializados, Abogados, Administradores, Comunicadores, Ingeniero de Sistemas; con amplia experiencia en el sector público como en el privado, quienes actúan de manera armónica, coordinada y haciendo uso de herramientas técnicas y administrativas actualizadas con el propósito de prestar a nuestros clientes un amplia gama de servicios especificados en nuestro portafolio, encaminándolos a la optimización de su gestión empresarial lo que les dará mejores resultados. A continuación relacionamos las diferentes actividades que nuestra sociedad está en capacidad de ofrecer: ASESORÍA CONTABLE Y ADMINISTRATIVA. -

Evaluación, implementación y actualización de sistemas contables o administrativos. Evaluación de la eficiencia en la actualización de software y hardware asociados a los sistemas contables o administrativos Asesoría para la optimización de sistemas contables o administrativos. Asesoría para la presentación, análisis e Interpretación de la información financiera. ASESORIA Y CONSULTORIA EN IMPUESTOS.

Asesoría en la liquidación y presentación del Impuesto de Renta y Complementarios. Asesoría en la liquidación y presentación del Impuesto a las Ventas Asesoría en la liquidación y presentación de la Retención en la Fuente. Asesoría en la liquidación y presentación del Impuesto de Industria y Comercio. Capacitación en Actualización Tributaria. Capacitación (talleres de aplicación) REVISORIA FISCAL.

Ejercicio de la Revisoría Fiscal con sentido crítico pero constructivo, observando los parámetros de ley relacionados con la permanencia en el suministro de información, tanto del Código de Comercio como la Ley 43 de 1990, además de la aplicación de un enfoque integral contemplado en la Disposición Profesional 07 emitido por el Consejo Técnico de la Contaduría Pública. AUDITORIA EXTERNA.

Auditoría Administrativa Auditoria de Sistemas Contables Auditoria de Control Interno Auditoria de Cumplimiento o Normatividad.

Auditoría Integral. Otras modalidades de auditoria. IMPLANTACIÓN Y EVALUACION DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO.

Asesoría en el diseño e implementación del sistema de control interno. Acompañamiento en la implementación y desarrollo del control interno. Evaluación técnica del sistema de control interno, de conformidad con los parámetros establecidos por el COSO (Comitte of Sponsorring of the Treadway Comisión). Capacitación de personal directivo, ejecutivo y operativo en aspectos propios del control interno. ANÁLISIS SITUACIONAL, LOGÍSTICO, Y MARKETING.

Asesoría o Consultoría en el diseño de modelos de masificación y maximización de estrategias tanto internas como externas que conlleven a un mejor posicionamiento y desarrollo de la empresa. Flujo de comunicación en la empresa Redes de comunicación Misión, visión y principios empresariales Imagen corporativa y posicionamiento CONSULTORÍAS.

Consultoría empresarial, financiera, tributaria, salud ocupacional. ASESORÍA LEGAL.

Elaboración de contratos Liquidación de contratos laborales Estructuración de contratos Constitución y transformación de sociedades Medios Magnéticos y Supersociedades

Preparado por la Dirección de Auditoria de “Auditoría Superior Administrativo ASA LTDA”

FEBRERO DE 2017

Ocaña, N. de S., 01 de marzo de 2017. Señores: ELECTROLOBO LIMITADA Calle 11 N° 2 - 24 Ocaña, Norte de Santander. Apreciados señores: Con la presente, confirmamos nuestro acuerdo sobre lo convenido para llevar a cabo el examen de Auditoría Administrativa a la entidad Electrolobo Limitada, con el fin de expresar nuestra opinión profesional sobre si los procesos administrativos se realizan de acuerdo a la normatividad establecida y de manera eficaz y eficiente. Nuestra opinión se basará en el examen que realizaremos de los documentos que sirvan de respaldo a los procesos realizados en la operación normal de la entidad, inspección de ciertos departamentos, correspondencia con diversas personas y compañías con las que mantienen negocios y declaraciones de los empleados y funcionarios. Haremos pruebas selectivas, y el alcance de dichas pruebas dependerá en gran parte de la evaluación que hagamos del Sistema de Control Interno. Este examen se llevará a cabo de acuerdo con las Normas Internacionales de Auditoría – NIA. La responsabilidad primaria por mantener registros en documentos y un sistema efectivo de control interno, recae sobre los funcionarios de la compañía. El propósito de este trabajo es profundizar en las operaciones para emitir una opinión sobre la manera de llevar a cabo los distintos procesos administrativos. Realizaremos trabajos en las oficinas durante los meses de marzo, abril y mayo de 2017. Nos comprometemos a entregar nuestra opinión sobre el desempeño de los procesos administrativos el día 31 del mes de mayo de 2017. Cordialmente,

____________________________ ILVER JAIMES CARRASCAL C.C. 1.091.676.764 Representante Legal

CONTRATO DE AUDITORÍA No. 2017-0012 SUSCRITO ENTRE ELECTROLOBO LTDA. Y AUDITORÍA SUPERIOR ADMINISTRATIVO – ASA LTDA. “AUDITORÍA ADMINISTRATIVA EXTERNA”

Entre los suscritos a saber YURAINI LOBO IBÁÑEZ, mayor de edad, identificado con la cédula de ciudadanía No. 1.091.677.781 expedida en la ciudad de Ocaña, en su calidad de Representante Legal de la compañía ELECTROLOBO LIMITADA con domicilio principal en el municipio de Ocaña del departamento de Norte de Santander y NIT 908.105.958-9, legalmente constituida mediante Escritura Pública No. 356 del 12 de febrero del 2014, de la Notaría segunda de la ciudad de Ocaña, por una parte quien en adelante se denominará EL CONTRATANTE; y por la otra parte ILVER JAIMES CARRASCAL, igualmente mayor de edad, identificado con la cédula de ciudadanía No. 1.091.676.764 en su calidad de Representante Legal de la compañía AUDITORÍA SUPERIOR ADMINISTRATIVO LIMITADA, con domicilio principal en la ciudad de Ocaña y NIT 800.000.000-9, legalmente constituida mediante Escritura Pública No. 4545 del 04 de enero del 2017, de la Notaría primera de la ciudad de Ocaña, quien en adelante se denominará EL CONTRATISTA; hemos celebrado el contrato de prestación de servicios profesionales de Auditoría Administrativa Externa que se regirá por las siguientes cláusulas: PRIMERA OBJETO: El Contratista se obliga a cumplir la labor de Auditoría Administrativa Externa en la compañía ELECTROLOBO LTDA., por el año calendario de 2017, de acuerdo con lo establecido por la ley y de conformidad con la propuesta que presentó al Contratante de fecha 25 de febrero del 2017, la que para el efecto de descripción de funciones se considera incorporada al presente contrato. SEGUNDA - DURACIÓN: El presente contrato tendrá una vigencia de 3 meses, comprendido entre el 01 de marzo del 2017 y el 31 de mayo del 2017, entendiéndose que el período sobre el cual se ejercerá el trabajo es el año calendario comprendido entre el 01 de enero de 2017 y el 31 de diciembre del 2017, el cual fue elegido por el órgano directivo según consta en el Acta No. 0012 correspondiente a la reunión celebrada el 28 de febrero del 2017. TERCERA. - VALOR Y FORMA DE PAGO: El Contratante reconocerá al Contratista, como precio de este contrato y por la sola prestación de los servicios descritos en la propuesta de que trata la Cláusula Primera de este documento, honorarios por la suma de NUEVE MILLONES DE PESOS MCTE (9´000.000.oo) incluido el impuesto al Valor Agregado (IVA), los que pagará en 3 cuotas iguales cada una por la suma de TRES MILLONES DE PESOS MCTE (3´000.000.oo) en los meses de marzo, abril y mayo del año 2017. PARÁGRAFO: Los anteriores pagos los efectuará el Contratante directamente al Contratista, en las oficinas de aquel dentro de los 05 días siguientes a la presentación de las correspondientes facturas. PARÁGRAFO 2: El retardo en el pago de las cuotas pactadas dará derecho al Contratista para exigir intereses moratorios del 5 por ciento mensuales sobre los saldos no pagados, sin que esto implique prórroga del plazo y sin perjuicio del derecho del Contratista para exigir, por la vía judicial, el incumplimiento de la obligación total. CUARTA. - DESIGNACIONES: Para el correcto cumplimiento de sus funciones, el Contratista designará las personas que habrán de cumplir con las obligaciones

CONTRATO DE AUDITORÍA No. 2017-0012 SUSCRITO ENTRE ELECTROLOBO LTDA. Y AUDITORÍA SUPERIOR ADMINISTRATIVO – ASA LTDA. “AUDITORÍA ADMINISTRATIVA EXTERNA”

que por este contrato asume, las cuales deben llenar los requisitos que para este tipo de funcionarios exige la ley. Entre estas personas y el contratante no existirá ninguna relación de carácter laboral, y por ende, el pago de sus salarios y demás prestaciones sociales es responsabilidad exclusiva del Contratista. PARÁGRAFO: Además del citado personal, el Contratante designará de su nómina los funcionarios que se requieran para que presten su colaboración a la Auditoría Administrativa Externa. Estos empleados trabajarán de tiempo completo con el Contratista, pero sin que exista ninguna relación laboral con éste y, por ende, el pago de sus salarios, prestaciones e indemnizaciones será responsabilidad exclusiva del Contratante. QUINTA. - OBLIGACIONES DEL CONTRATANTE: Además de las obligaciones generales derivadas del presente Contrato, el Contratante se compromete a: a) Prestarle toda la colaboración que solicite el Contratista, facilitándole todos los documentos o informes que éste requiera para el correcto cumplimiento de sus funciones; b) Asumir todos los gastos que se ocasionen con motivo del desarrollo de este contrato, tales como fotocopias, gastos de viaje fuera de la ciudad donde fue contratado el servicio, llamadas telefónicas locales y de larga distancia, servicio de fax, etc.; c) En caso de documentos que deban ser revisados y/o certificados por el Contratista para su posterior presentación a entidades oficiales o particulares, el Contratante se obliga a entregar dichos documentos al Contratista con no menos de 15 días hábiles de anticipación a la fecha de vencimiento para su presentación. PARÁGRAFO: En caso de incumplimiento de cualquiera de estas obligaciones por parte del Contratante, en especial la contenida en el literal c) de esta cláusula, el Contratista no será responsable por demoras en la presentación de los documentos a las autoridades que lo requieran, quedando absolutamente libre de responsabilidad por errores u omisiones en que haya incurrido el Contratante al diligenciar los documentos respectivos. SEXTA. - OBLIGACIONES DEL CONTRATISTA: El Contratista se obliga única y exclusivamente a la realización de las labores descritas en la propuesta presentada al Contratante el día 28 del mes de febrero del año 2017y que son las que corresponden a la Auditoría Administrativa Externa, de acuerdo con las normas legales vigentes en Colombia. SÉPTIMA. - LUGAR DE PRESTACIÓN DEL SERVICIO: El servicio contratado por el contratante se prestará en la ciudad de Ocaña y se extenderá a otros lugares cuando por razón del servicio contratado se presenten circunstancias que lo requieran. OCTAVA. DOMICILIO CONTRACTUAL: Para todos los efectos las partes acuerdan como domicilio contractual el municipio de Ocaña ubicado en el departamento de Norte de Santander. NOVENA. - TERMINACIÓN DEL CONTRATO: Sin perjuicio de lo dispuesto en la cláusula segunda de este documento, el Contratante podrá dar por terminado este contrato en forma unilateral sujetándose a las siguientes previsiones: a) Antes del cumplimiento del plazo inicial pactado, en cualquier momento, pagando al Contratista el precio total acordado en la cláusula tercera de este documento; b) El aviso de terminación

CONTRATO DE AUDITORÍA No. 2017-0012 SUSCRITO ENTRE ELECTROLOBO LTDA. Y AUDITORÍA SUPERIOR ADMINISTRATIVO – ASA LTDA. “AUDITORÍA ADMINISTRATIVA EXTERNA”

del contrato debe ser dado al Contratista con no menos de 15 días calendario de anticipación a la fecha efectiva de dicha terminación. DECIMA. - DOTACIONES Y RECURSOS: El Contratante facilitará al Contratista el espacio físico, así como los elementos necesarios requeridos para el desempeño de su labor, tales como equipo de cálculo, mesas, sillas, etc. DECIMOPRIMERA. - AUTONOMÍA DEL CONTRATISTA: En desarrollo del presente contrato de Prestación de Servicios Profesionales de Auditoría Administrativa Externa, el Contratista actúa como tal, realizando la labor encomendada con libertad y autonomía técnica y directiva. DECIMOSEGUNDA. - GASTOS: Los gastos en que se incurra como consecuencia de la celebración del presente contrato, serán sufragados por el Contratante. DECIMOTERCERA. - CLAUSULA COMPROMISORIA: Las diferencias que surjan entre las partes con ocasión del desarrollo o terminación de este contrato serán dirimidas por tres (3) árbitros, quienes seguirán el procedimiento fijado por la Ley 1563 de 2012 y cuyo fallo será en derecho. En este evento, las notificaciones se recibirán en las siguientes direcciones: El Contratante, en el domicilio ubicado en la calle 11 No. 2-24 del municipio de Ocaña en el departamento de Norte de Santander y el Contratista, en el domicilio ubicado en la Carrera 12 No. 8-50, del municipio de Ocaña en el departamento de Norte de Santander. Para constancia se firma en la ciudad de Ocaña a los 01 días del mes de marzo del año 2017.

EL CONTRATANTE

EL CONTRATISTA

_______________________________________

______________________________

YURAINI LOBO IBÁÑEZ C.C. 1.091.677.781 Representante Legal ELECTROLOBO LTDA.

ILVER JAIMES CARRASCAL C.C. 1.091.676.764 Representante Legal ASA LTDA.

PROPUESTA DE UN MODELO DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA PARA EVALUAR LAS OPERACIONES DE LA EMPRESA ELECTROLOBO LTDA.

1. GENERALIDADES ELECTROLOBO LTDA, es una empresa que se dedica a la comercialización de electrodomésticos en la ciudad de Ocaña, la cual desea realizar una auditoria administrativa con el fin de evaluar los procesos administrativos. Por lo tanto, se presenta un modelo que permita realizar una evaluación integral de las operaciones en base a un análisis funcional de todas las áreas. 2. OBJETIVOS 2.1 OBJETIVO GENERAL Proponer un modelo de auditoria administrativa que evalué el proceso administrativo de la empresa, con el fin de reforzar sus operaciones para que esta logre una ventaja competitiva. 2.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS  Determinar la importancia, justificación y alcance del modelo de auditoria administrativa para evaluar la administración de la empresa.  Diseñar un esquema de modelo auditoria administrativa, con procedimientos técnicos que permitan alcanzar los objetivos.  Dar consultoría para crear competitividad incrementando el valor de la empresa.  Evaluar la eficiencia y eficacia de la organización. 3. ALCANCE El modelo de auditoria administrativa es un instrumento para ser aplicado en las áreas administrativas de la empresa; la utilidad del modelo radica en agilizar el desarrollo de la evaluación del área administrativa. A medida que avance el programa de trabajo, el alcance puede variar, de acuerdo a la cantidad y tipo de evidencias que se necesitan obtener para llegar a emitir opiniones debidamente fundadas. 4. DESARROLLO DEL MODELO 4.1 METODOLOGÍA Establece los pasos a seguir y determina la programación de cada uno de ellos. Lo que se debe contemplar para unificar criterios y delimitar la profundidad con que se revisará y 1

aplicará el análisis administrativo para garantizar el manejo oportuno y objetivo de los resultados, las etapas que integran la metodología son:   

Planeación Ejecución Informe

Planeación

Informe de Auditoría Administrativa

Metodología de la Auditoria Administrativa

Ejecución

Obtención de Información

Análisis y evaluación de la Información

4.2 ETAPAS DEL MODELO

1. DEFINIR EL ALCANCE

2. IDENTIFICAR LAS ÁREAS A REVISAR

6. INFORME SOBRE AUDITORÍA ADMINISTRATIVA

MODELO DE AUDITORÍA ADMINISTRATIVA 5. EFECTUAR LA AUDITORÍA ADMINISTRATIVA A FONDO

3. ELABORAR EL CRONOGRAMA DE TRABAJO

4. ANALIZAR LAS FUNCIONES DE PRODUCCIÓN, DISTRIBUCIÓN Y PERSONAL

4.2.1 ETAPA 1: PLANEACIÓN 4.2.1.1 Definir el Alcance: El objetivo de la auditoría administrativa es evaluar la eficiencia y eficacia de la organización. Esta debe desarrollarse a través de una serie de pasos generales, el primero de ellos, es definir el alcance del proyecto, es por esto que indicaremos qué abarcará la auditoría y especificaremos qué actividades concretas de la empresa serán auditadas. El alcance puede definirse por áreas de trabajo, procesos, actividades, requisitos del sistema, entre otros. 4.2.1.2 Identificar las Áreas a Revisar: La Auditoría Administrativa descubre las deficiencias o áreas de mejora que pudieran existir en alguna de las partes de la empresa y realiza las recomendaciones que permitan superar esas deficiencias. Por lo tanto, identificaremos las posibles áreas que deben revisarse y los factores precisos que deberán ser estudiados, como:  



   

 

Los planes y objetivos: Deberán revisarse y discutirse con la gerencia las condiciones actuales de los planes y objetivos. La estructura organizacional: Deberá estudiarse para asegurarse de que cumpla con los principios de la buena organización, funcionalidad y adecuada departamentalización. Las políticas y prácticas: Se hará un estudio para averiguar qué acción debe emprenderse, si es necesario, para mejorar la efectividad de las políticas y las prácticas. Los reglamentos: Se estudiarán para determinar si la empresa cumple cabalmente con las leyes locales, estatales y federales. Los sistemas y procedimientos: Se estudiarán en busca de posibles defectos o irregularidades en sus elementos, e identificar métodos para su mejoramiento. Los métodos de control: Se determinarán si los métodos de control son adecuados y efectivos. Las mechas de operación: Se evaluarán las operaciones, para precisar qué se necesita para contar con controles más precisos, una mejor comunicación y coordinación, y resultados más satisfactorios. El recurso humano: Se estudiará las demandas generales del personal, y su aplicación en el trabajo del área estudiada. Las instalaciones y equipo: Se determinará si pueden hacerse mejoras en las instalaciones y un mayor o mejor uso de equipo moderno.

4.2.1.3 Elaborar el Cronograma de Trabajo: El siguiente paso que llevaremos a cabo para la eficiente auditoría administrativa es el de planear, preparar y organizar mediante un programa de trabajo, las actividades y los tiempos que se van a emplear en ellas.

4.2.2 ETAPA 2: EJECUCIÓN 4.2.2.1 Analizar las Funciones de Producción, Distribución y Personal: La Auditoría Administrativa consiste en el análisis de la organización y de la efectividad con que se trabajan cada una de las áreas. Es por ello, que analizaremos las funciones de producción en aspectos como: Compras, planeación, procedimientos de trabajo, almacenaje, inspección, transportación interna y externa, construcciones e instalaciones. En la función de distribución, se estudiarán aspectos como: Registro de las ventas, políticas de venta, servicios al cliente, publicidad y control de ventas. En la función de personal y relaciones industriales, se revisarán los procedimientos de: Contratación de personal, capacitación de los empleados, terminación de la relación laboral, prestaciones legales y de empresa y el ambiente de trabajo. 4.2.2.2 Efectuar la Auditoría Administrativa a Fondo: Se efectuará una auditoría administrativa a fondo donde los problemas importantes que se observen durante el estudio administrativo se investiguen a detalle y resuelvan. 4.2.3 ETAPA 3: INFORME 4.2.3.1 Informe Sobre Auditoría Administrativa: El informe sobre Auditoría Administrativa estará dividido en dos fases: 

Informe sobre el estudio administrativo: Esto se hará con base en informes preforma, donde se señalarán las categorías que corresponden más a la realidad percibida.



Informe sobre los resultados de la Auditoría Administrativa: Estos generalmente serán muy descriptivos, refiriendo aspectos positivos y negativos e intentarán dar una impresión general de la situación.

5. INFORMACIÓN PRELIMINAR

MISIÓN

VISIÓN

COMPOSICIÓN DE INGRESOS SEDE ADMINISTRATIVA

Somos una empresa que comercializa electrodomésticos a la comunidad en general a nivel regional; garantizando la calidad en la prestación de nuestros servicios. De esta manera logramos la satisfacción de nuestros clientes y generamos bienestar social y económico. Para el año 2019 seremos reconocidos como la principal empresa en la comercialización de electrodomésticos, ampliando la cobertura en todo el territorio nacional, mediante el uso permanente de nuevas tecnologías. Venta de electrodomésticos Carrera 12 No. 2 – 24 Centro

La demás información se encuentra contemplada en el ANEXO 11.5 Manual de Inducción

6. CRONOGRAMA DE AUDITORIA

AUDITORIA SUPERIOR ADMINISTRATIVO "ASA" LTDA. AUDITORIA ADMINISTRATIVA CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES ELECTROLOBO LTDA. Ítem

1 1 2 2.1 2.2 2.3 2.4 3 4 5 2 1 1.1 1.2 1.3 2 3 4 3 1 2 3 4 5 6

AÑO 2017 Abril

TIEMPO

AUDITOR RESPONSABLE

ACTIVIDAD

Marzo

FASE DE PLANEACIÓN Conocer y analizar la Asignación de Trabajo – AT, P objetivo general y objetivos Específicos E P Conocer la Entidad a Examinar E Conocimiento en detalle del Ente objeto o asunto a P auditar E Identificar personal clave del ente objeto de control P fiscal o asunto a auditar E P Conocer la función de auditoría interna E P Evaluar controles E P Realizar pruebas de recorrido E P Definir estrategia de auditoría E P Elaborar el Plan de Trabajo y Programas de Auditoría E FASE DE EJECUCIÓN Ejecutar procedimientos y estructurar hallazgos de P Auditoria E P Diseñar procedimientos de Auditoria E P Ejecutar y concluir procedimientos de Auditoria E P Estructurar observaciones o hallazgos de Auditoria E P Comunicar Hallazgos E P Evaluar la efectividad de los controles Internos E P Evaluar la Gestión y Resultados E FASE DE INFORME P Estructuración del informe de auditoría E P Revisión y Validación del Informe o Reporte E P Aprobación del Informe E P Firma y Liberación del Informe E P Envío del Informe Final E P Cierre de auditoría y publicación de resultados E

Mayo 2

7. TIEMPO DE DURACIÓN DEL PROYECTO El tiempo estimado del proyecto teniendo en cuenta las características de Electrolobo Limitada es de tres (3) meses, contados a partir de la primera sesión formal de la etapa 1, que se convenga llevar a cabo. Se estiman ciento ochenta (180) horas de consultoría presencial y una cantidad equivalente en trabajo de seguimiento y control. Se adjunta un cronograma general para dicha duración. El cumplimiento de los planes, dependerá completamente del apoyo e involucramiento de la gerencia y del compromiso e involucramiento de todo el personal de Electrolobo Limitada, para la ejecución de las labores y actividades que el proyecto demanda, así como la disponibilidad de instalaciones, elementos y equipos que el personal y la auditoría requieren para el desarrollo de su labor. 8. INVOLUCRAMIENTO, RECURSOS Y PRODUCTOS A continuación, los requerimientos a la organización para el éxito de la auditoría: 

Están involucrados en el presente proyecto, todo el personal de Electrolobo Limitada. Su participación se irá estableciendo a partir de la etapa 2.



La asignación oportuna y pertinente, entre otros de los siguientes recursos por partes de Electrolobo Limitada, condición fundamental para el éxito de la auditoría: 1. Personas:  Representante Gerencial  Comités requeridos por la organización  Auditores Internos  En general, todo el personal en las secuencias que el proyecto demande. 2. Equipos Físicos:  Sala de reuniones apropiada para proceso de capacitación y asistencia al personal.  Tablero, papelógrafo y marcadores.  Computador, software y video beam para presentaciones en Power Point y  En general, todos los equipos físicos requeridos para el éxito de la auditoría.



Recursos y productos de la firma auditora.

La firma aportará su Know How, para ello asignará un auditor al proyecto así: 8

 Un (1) auditor, para la gestión de las distintas actividades del proyecto responsable de la dirección y la coordinación general del proyecto.  Una copia de la metodología, que podrá ser copiada únicamente para uso interno y solo con fines relacionados al proyecto, observando las leyes sobre derecho de autor.  Los procedimientos obligatorios, en prosa y flujograma, de fácil adecuación a la organización.

9. VALOR DEL SERVICIO Los honorarios que se facturarán a medida que avance el trabajo se estimarán en un monto de nueve millones de pesos M/C ($9'000'000), basados en el tiempo requerido por las personas asignadas al trabajo más gastos directos. 

El valor de la presente propuesta no incluye para los auditores, gastos de transporte, hospedaje, alimentación, demás gastos conexos, si se requiere visitar lugares localizados por fuera del área de Ocaña, para ello el cliente podrá hacer el suministro directamente.



El servicio no incluye gastos y costos en los que incurra Electrolobo Limitada relacionados con la certificación y adicionales no previstos en ésta propuesta.



El pago del valor del servicio de auditoría se hará bajo la siguiente modalidad:  Una cuota inicial de seis millones de pesos M/C ($6’000.000) inicia a la firma del contrato de auditoría y  Tres (3) cuotas mensuales iguales de un millón de pesos M/C ($1’000.000) inicia a pagar dentro de los primeros cinco (5) días de cada mes.

10. REPORTES Cada quince días se entregará al representante de dirección, un reporte del estado de desarrollo del proyecto.

11. ANEXOS

11.1 PROGRAMAS DE AUDITORÍA

PROGRAMA DE AUDITORÍA ADMINISTRATIVA OBJETIVO DE LA AUDITORÍA   

Obtener información preliminar de la empresa Auditada. Elaborar la Planificación de la Auditoria. Facultar al auditor para la emisión de una opinión profesional en relación a las actividades administrativas que se realizan dentro de la organización. PROGRAMA DE AUDITORÍA PARA EL ÁREA ADMNISTRATIVA Y DE FINANZAS

OBJETIVOS: 1. Realizar un estudio y evaluación del control interno. 2. Conocer en forma preliminar los procesos administrativos y financieros. 3. Evaluar el desempeño y los procedimientos del Departamento administrativo y de finanzas. EMPRESA: ELECTROLOBO LTDA. ÁREA: ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA

PROCEDIMIENTOS 1. Evaluar el nivel de control interno.

REVISADO POR: FECHA:

TÉCNICAS

HECHO POR

FECHA

Documentos de control interno realizados.

2. Inspeccionar los informes Entrevista a responsables administrativos de la empresa. del área y reportes realizados. 3. Analizar el archivo de los contratos de los empleados de la empresa.

Inspección física.

4. Supervisar las funciones de contabilidad.

Entrevista a responsables del área.

5. Verificar las políticas de los proveedores

Políticas y Manual de los Proveedores.

6. Analizar los Informes presentados al Contador Público de las anomalías que se presentan a diario.

Entrevista a responsables del área y reportes realizados.

7. Supervisar lo referente a la nómina Inspección física y de de empleados de la empresa, procesos. 8. Elaborar las hojas de hallazgos de las Hojas de Hallazgos. áreas críticas detectadas. 9. Preparar y enviar un informe de las Informe del área. deficiencias encontradas y hacer las recomendaciones pertinentes.

INDICADORES PARA EVALUAR EL ÁREA ADMINISTRATIVO Y DE FINANZAS NOMBRE DE LA EMPRESA: ELECTROLOBO LTDA. FECHA: CRITERIO

Eficiencia

Economía

Eficacia

INDICADORES

CUMPLIMIENTO SI NO

Se cumplen las proyecciones establecidas para el área. Los procesos adminstrativos se realizan acorde a los objetivos preestablecidos. Los recursos del programa permiten cubrir las diferentes operaciones. Los gastos del programa son acordes a su nivel de ingresos. Se formulan mensualmente los informes de desempeños del área. Se llevan a cabo evaluciones del programa.

ELABORADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR: 11

PROGRAMA DE AUDITORÍA PARA EL ÁREA COMERCIAL

OBJETIVOS: 1. Realizar un estudio y evaluación del control interno. 2. Verificar la existencia de Manuales y procedimientos de la Unidad Comercial, y si estos están alineados a la política de la empresa y han sido comunicados oportunamente a toda la unidad. 3. Confirmar que el periodo de cobranza sea eficiente, eficaz y económico. 4. Analizar si se realizan Reportes de Ventas a la alta gerencia. 5. Conocer en forma preliminar las instalaciones y los procesos utilizados. EMPRESA: ELECTROLOBO LTDA. ÁREA: COMERCIAL

PROCEDIMIENTOS 1. Evaluar el nivel de control interno.

REVISADO POR: FECHA:

TÉCNICAS

HECHO POR

FECHA

Documentos de control interno realizados.

2. Verificar si existen políticas del área Políticas y Manual de comercial y manual de procedimientos procedimientos. del área. 3. Analizar con qué frecuencia se Entrevista a responsables proporcionan reportes de ventas a la del área y reportes Gerencia. realizados. 4. Supervisar que existe una efectiva Entrevista a responsables comunicación entre la gerencia del área. comercial y los vendedores. 5. Evaluar la calidad del servicio brindado y percibido por los clientes externos.

Encuestas de satisfacción al cliente

Inspección de física y de 6. Determinar las áreas críticas del procesos. proceso de Ventas. Políticas de cobranza y 7. Determinar la eficiencia y eficacia de análisis de cartera. 12

los métodos de cobranza. Indicadores de gestión 8. Analizar los índices de gestión del del área comercial. área de ventas. Hojas de Hallazgos. 9. Elaborar las hojas de hallazgos de las áreas críticas detectadas. Informe del área. 10. Preparar y enviar un informe de las deficiencias encontradas y hacer las recomendaciones pertinentes.

INDICADORES PARA EVALUAR EL ÁREA COMERCIAL NOMBRE DE LA EMPRESA: ELECTROLOBO LTDA. FECHA: CRITERIO Eficiencia Economía

Eficacia

INDICADORES

CUMPLIMIENTO SI NO

Se tiene control sobre el proceso de compras. Las compras se realizan de acuerdo a los manuales de procedimientos. Las compras se realizan al más bajo costo. Se obtienen descuentos por compras frecuentes. Las necesidades de compra se revisan constantemente. Los pagos a proveedores se realizan de acuerdo a las políticas del programa.

ELABORADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR:

11.2 CUESTIONARIOS EMPRESA ELECTROLOBO LTDA PERÍODO DE EVALUACIÓN: 01 DE ENERO AL 30 DE ABRIL DE 2017 AUDITORÍA ADMINISTRATIVA EN EL ÁREA DE ADMINISTRACIÓN HECHO POR: ANGIE MANZANO

N° 1

ENTREVISTADO: Gerente REFERENCIA: CU-T001 FECHA: 2017

PREGUNTAS

SI NO Calf

OBSERVACIONES

¿Tiene la empresa un organigrama o esquema de organización? ¿Las funciones del personal directivo y funcionarios principales de la administración están delimitadas por los estatutos? ¿Tiene la empresa manual de funciones y de procedimientos? ¿Tiene la empresa un departamento de auditoria interna que opere de forma autónoma? ¿La estructura permite cumplir con el atribuciones de la organización?

objeto

¿Las funciones asignadas a cada área de la organización son las adecuadas para el cumplimiento de tal misión? ¿Las actividades de cada puesto están claramente identificadas y relacionadas?

EMPRESA ELECTROLOBO LIMITADA PERÍODO DE EVALUACIÓN: 01 DE ENERO AL 30 DE ABRIL DE 2017 AUDITORÍA ADMINISTRATIVA EN EL ÁREA DE ADMINISTRACIÓN HECHO POR: YASNEIDY RIZO

N° 1

2 3

6 7

ENTREVISTADO: Administrador REFERENCIA: CA-001 FECHA: 2017

PREGUNTAS

SI NO Calf

OBSERVACIONES

¿Muestra la Administración interés por la integridad y los valores éticos de los colaboradores? ¿Es apropiado el estilo administrativo desarrollado? ¿La Administración procura el mantenimiento de un clima organizacional adecuado? ¿La Administración exige información por excepción para efectuar controles y tomar las acciones correctivas que resulten pertinentes? ¿Se analizan los conocimientos y las habilidades requeridos para realizar los trabajos adecuadamente? ¿Existen políticas claras para la administración de personal? ¿Existen mecanismos para que los niveles inferiores puedan presentar propuestas o sugerencias? ¿Existen actividades de control suficientes para la verificación del cumplimiento de los cronogramas?

EMPRESA ELECTROLOBO LIMITADA PERÍODO DE EVALUACIÓN: 01 DE ENERO AL 30 DE ABRIL DE 2017 AUDITORÍA ADMINISTRATIVA EN EL ÁREA DE ADMINISTRACIÓN HECHO POR: ILVER JAIMES

N° 1

6 7

ENTREVISTADO: Contador Público REFERENCIA: CC-002 FECHA: 2017

PREGUNTAS

SI NO Calf

OBSERVACIONES

¿Se observa del Contador Público una adecuada disposición para garantizar la sostenibilidad del sistema de contabilidad? ¿Incluye un compromiso de mejora continua y de cumplir con los requisitos? ¿Existe un documento o código de ética que contenga los acuerdos, compromisos o protocolos éticos que involucre al área contable? ¿Se realizan reuniones periódicas de evacuación de las actividades del proceso contable? ¿Se analizan los conocimientos y las habilidades requeridos para realizar los trabajos adecuadamente? ¿Se encuentra establecidas y delimitadas por escrito, las responsabilidades del Contador Público? ¿Existe una metodología documentada y adecuada para la revisión y actualización de documentos? ¿Están establecidas las líneas de autoridad y responsabilidad dentro del área?

EMPRESA ELECTROLOBO LTDA PERÍODO DE EVALUACIÓN: 01 DE ENERO AL 30 DE ABRIL DE 2017 AUDITORÍA ADMINISTRATIVA EN EL ÁREA COMERCIAL HECHO POR: ANDREA FLÓREZ

N° 1

ENTREVISTADO: Jefe de Compras REFERENCIA: CU-T002 FECHA: 2017

PREGUNTAS

SI NO Calf

OBSERVACIONES

¿Existe un departamento o una sola unidad orgánica encargada de las compras? ¿Están definidas las funciones del departamento de compras? ¿Además del departamento de compras, existen otras áreas o personas que efectúan compras? ¿Cuentan con suficiente información para hacer una aprobación adecuada de las personas encargadas de autorizar las solicitudes de compra? ¿Se informa a compras sobre cambios de material que se hagan para evitar que se compre en exceso o para reducir al mínimo lo caduco del inventario? ¿Hay coordinación entre compras y control de inventarios, y planeación de producción para establecer nuevos pedidos, tiempos, inventarios, etcétera? ¿Se lleva a cabo una verificación de solicitudes de compra? ¿Se consiguen cotizaciones y se efectúa un análisis, no sólo de precios, sino de condiciones de crédito, tiempo, entrega, etcétera?

11.3 ENTREVISTA

ENTREVISTAS A CLIENTES DE ELECTROLOBO LIMITADA TEMA: ATENCIÓN AL CLIENTE OBJETIVO: Determinar la calidad de servicio al cliente impartido por parte del vendedor. 1. La atención ofrecida por parte de los vendedores es: Muy Buena _______ Buena _______ Regular _______ Mala _______

2. ¿El vendedor ofrece todos los productos que tiene la empresa? Si _______ No _______

3. ¿El vendedor perchea los productos? Si _______ No _______ 4. ¿El producto llega en buenas condiciones y a tiempo? Si _______ No _______

5. ¿El vendedor ofrece todos los productos que tiene la empresa con promociones? Si _______ No _______

6. ¿Las promociones son entregadas efectivamente con el producto comprado? Si _______ No _______

11.4 HOJAS DE VIDA HOJA DE VIDA

DATOS PERSONALES Nombre: Angie Manzano Sanguino Número de cédula: 1.064.839.690 Fecha de nacimiento: 05/10/1985 Profesión: Contador Publico Teléfono móvil: 3162449000 Dirección: KDK I-20-2 Ciudad: Ocaña Estado civil: Soltera E-mail: MCARDENAS@hotmail.com

FORMACIÓN ACADÉMICA

ESTUDIOS SECUNDARIOS Titulación: Especialidad: Institución: ESTUDIOS UNIVERSITARIOS Titulación: Año graduación: Institución:

Bachiller Técnico Comercial y Financiera Instituto Técnico Alfonso López

Contador Público 2001 Universidad Francisco de Paula Santander Ocaña

ESTUDIOS DE POSTGRADO Titulación: Año graduación: Institución:

Auditor Administrativo 2003 Universidad Santo Tomas

TALLERES, SEMINARIOS Y OTROS Evento: Fecha:

Auditoria Para Microempresas 12/04/2009

EXPERIENCIA LABORAL

HOSPITAL EMIRO QUINTERO CAÑIZARES Cargo: Contadora Pública Fecha: 2003 – 2006 Teléfono: 5622155 ESPO S.A Cargo: Auditor Interno Fecha: 2007– 2011 Teléfono: 5892456 COOPERATIVA COOMULTRASAN Cargo: Auditor Administrativo Fecha: 2011– 2012 Teléfono: 5892456 AUDITORIA SUPERIOR ADMINISTRATIVO LTDA Cargo: Auditor Administrativo Fecha: Actualmente Teléfono: 5258741

_________________________________________ Angie Manzano Sanguino C.C. 1.064.839.690

HOJA DE VIDA DATOS PERSONALES Nombre: Ilver Jaimes Carrascal Número de cédula: 37.852.652 Fecha de nacimiento: 10/02/1980 Profesión: Administrador de Empresas. Teléfono móvil: 3168741524 Dirección: KDK 2-85 centro Ciudad: Ocaña Estado civil: Casado E-mail: carandres@hotmail.com

FORMACIÓN ACADÉMICA ESTUDIOS SECUNDARIOS Titulación: Especialidad: Institución: ESTUDIOS UNIVERSITARIOS Titulación: Año graduación: Institución: ESTUDIOS DE POSTGRADO Titulación: Año graduación: Institución:

TALLERES, SEMINARIOS Y OTROS Evento:

Fecha:

Bachiller Técnico Ninguna Colegio Académico Ebenezer

Administrador de Empresas 1999 Universidad Francisco de Paula Santander Cúcuta Especialista en auditoría y control 2002 Universidad Central

Formación de Auditores Internos del Sistema de Gestión de la Calidad ISO 9001:2015/2008 12/04/2003

Evento: Fecha:

Seminario de Auditoria Forense 12/04/2010

EXPERIENCIA LABORAL CERAMICA ITALIA S.A Cargo: Administrador Fecha: 2004 – 2009 Teléfono: 5672415 ARROCERA GELVEZ S.A Cargo: Auditor interno Fecha: 2011– 2012 Teléfono: 5892456 BANCOLOMBIA Cargo: Auditor interno Fecha: 2013-2016 Teléfono: 5892456 AUDITORIA SUPERIOR ADMINISTRATIVO LTDA Cargo: Auditor Administrativo-Financiero Fecha: Actualmente Teléfono: 5258741

_________________________________________ Ilver Jaimes Carrascal C.C. 37.852.652

HOJA DE VIDA

DATOS PERSONALES Nombre: Yasneidy Rizo Peñaranda Número de cédula: 37.852.142 Fecha de nacimiento: 11/12/1982 Profesión: Abogada. Teléfono móvil: 3154218741 Dirección: KDK 85-852 Ciudad: Ocaña Estado civil: Casado E-mail: julicastros@hotmail.es

Bachiller Académico Ninguna Colegio La Presentación

Abogado 2001 Universidad Francisco de Paula Santander Ocaña Especialista en derecho administrativo 2005 Universidad Autónoma del Caribe

TALLERES, SEMINARIOS Y OTROS Evento:

Seminario en derecho administrativo y 23

Fecha:

tributario 25/04/2007

Evento: Fecha:

Taller Derecho administrativo 19/04/2012

EXPERIENCIA LABORAL BANCO DE BOGOTA Cargo: Asesor Jurídico Fecha: 2006– 2011 Teléfono: 5672415 ARROCERA GELVEZ S.A Cargo: Abogado comercial y administrativo Fecha: 2012– 2014 Teléfono: 5892456 AUDITORIA SUPERIOR ADMINISTRATIVO LTDA Cargo: Asesor contable y administrativo Fecha: Actualmente Teléfono: 5258741

_________________________________________ Yasneidy Rizo Peñaranda C.C. 88.852.142 24

11.5 MANUAL DE INDUCCIÃ&#x201C;N

ELECTROLOBO LIMITADA

CONTENIDO BIENVENIDA ............................................................................................................... 27 ANTECEDENTES DE LA EMPRESA ............................................................................... 28 DESCRIPCIÓN DE LA EMPRESA .................................................................................. 29 VISIÓN, MISIÓN Y VALORES ....................................................................................... 30 Visión ...................................................................................................................... 30 Misión ..................................................................................................................... 30 Valores Corporativos .............................................................................................. 30 ORGANIGRAMA ......................................................................................................... 31 DERECHOS Y OBLIGACIONES ..................................................................................... 32 Derechos................................................................................................................. 32 Obligaciones ........................................................................................................... 32 REGLAMENTO INTERNO DE TRABAJO ....................................................................... 33

BIENVENIDA La entidad Electrolobo Limitada te da la más cordial bienvenida a ti que a partir de hoy te incorporas a nuestro grupo de trabajo. Hemos elaborado el presente Manual de Inducción, con la finalidad de darte a conocer aspectos relevantes de la empresa. Te inspiramos a sumarte a las acciones con mucha responsabilidad, disciplina, esmero y dedicación. Una vez más Bienvenido a nuestro equipo. Ahora eres parte de una entidad líder, conocida por sus productos de gran calidad que satisfacen a todos y cada uno de nuestros clientes.

Atentamente;

Ilver Jaimes Carrascal Subgerente

ANTECEDENTES DE LA EMPRESA ELECTROLOBO LIMITADA tiene sus orígenes hace más de 3 años, cuando un par de jóvenes empresarios en el año de 2014 se dieron a la tarea de formar una compañía que se dedicara a la comercialización de electrodomésticos, con el fin de satisfacer a la ciudadanía ocañera ofreciendo productos de excelente calidad. Sus fundadores fueron YURAINI LOBO IBAÑEZ, YASNEIDY RIZO PEÑARANDA E ILVER JAIMES CARRASCAL, ocañeros emprendedores, empezaron en un pequeño local, donde ofrecían pequeños productos como lavadoras, licuadoras, televisores, equipos de sonido. Hoy día cuenta con una gran variedad de productos y unas instalaciones más adecuadas para ofrecer un mejor servicio al momento de vender los bienes. Con todo esto, la empresa se ha convertido en una de las comercializadoras de electrodomésticos más reconocidas a nivel local, por lo que ha tenido una gran aceptación en el mercado.

DESCRIPCIÓN DE LA EMPRESA ELECTROLOBO LIMITADA es una empresa dedicada a la comercialización de electrodomésticos. Cuenta con un local comercial en la calle 11 No. 24- 27 centro, en la ciudad de Ocaña, departamento de Norte de Santander, por lo que se encuentra ubicada en un punto estratégico del municipio, lo que permite que la empresa tenga una excelente demanda de sus productos. Cuenta con un personal eficiente que está capacitado para prestar un buen servicio en pro de la entidad, para que de esta manera puede satisfacer los gustos, preferencias y necesidades de los clientes.

VISIÓN, MISIÓN Y VALORES Visión Para el año 2019 seremos reconocidos como la principal empresa en la comercialización de electrodomésticos, ampliando la cobertura en todo el territorio nacional, mediante el uso permanente de nuevas tecnologías.

Misión Somos una empresa que comercializa electrodomésticos a la comunidad en general a nivel regional; garantizando la calidad en la prestación de nuestros servicios. De esta manera logramos la satisfacción de nuestros clientes y generamos bienestar social y económico.

Valores Corporativos Comprometidos con el medio ambiente. Cuidamos y preservamos el medio ambiente. Respetamos a las personas. Escuchamos a todos con atención y valoramos sus aportes. Tenemos compromiso organizacional. Demostrando en las actividades diarias eficiencia y óptimo cumplimiento en el desarrollo de las funciones, cuidando las herramientas de trabajo y potenciando los esfuerzos de todos en el cumplimiento de los objetivos. Trabajamos con transparencia y honestidad. Hacemos uso adecuado y óptimo de los recursos. Comunicamos de forma veraz y completa las actuaciones de la empresa. Construimos confianza a través de relaciones claras y abiertas. Trabajamos en equipo. Con el aporte de todos los que intervienen en los diferentes procesos, buscamos el logro de los objetivos organizacionales.

ORGANIGRAMA

DERECHOS Y OBLIGACIONES Derechos 1. Todos los empleados tienen derecho a participar en los cursos, incentivos y demás actividades, con el fin de desarrollar sus habilidades y capacidades. Para tener derecho a incentivos, todos los empleados deberán cumplir con sus obligaciones. 2. El empleado tiene derecho a recibir un salario de acuerdo a su jornada laboral. 3. Así mismo, los empleados tienen derecho a disfrutar de las prestaciones establecidas en la Ley del Trabajo.

Obligaciones 1. Desempeñar con agrado, seriedad y respeto tu trabajo. 2. Recuerda que mantener un buen trato con tus compañeros es fundamental, así como apoyar en todo momento a las acciones y actividades que se realizan. Con tu participación directa y constante aseguras tu fuente de trabajo, tu desarrollo personal, laboral y económico. 3. Conocer, respetar y llevar a cabo las normas y políticas internas de la empresa. 4. Asistir a la inducción, así como a todos los cursos impartidos por la empresa. Recuerda que esto ayudará a desarrollar tus habilidades y capacidades.

REGLAMENTO INTERNO DE TRABAJO Dentro del Reglamento Interno de Trabajo encontrarás todas aquellas políticas y normas que deberás seguir dentro de tu estancia en la empresa, las cuales te serán entregadas al momento de tu contratación. Estas políticas te ayudarán a mantener una buena relación con tus compañeros de trabajo, así como con tus supervisores. Las sanciones a conductas inapropiadas serán de acuerdo a la magnitud de la acción, y estas serán determinadas por tu Gerente de la empresa. Desde de tu primer día de trabajo en ELECTROLOBO vas a hacer una pieza fundamental para el desarrollo de la empresa por lo que tienes que desempeñar bien tu trabajo y si tienes alguna duda o sugerencia no dudes en decirnos. Nos da mucho gusto tenerte en la empresa.

Bienvenido al equipo.

PAPELES DE TRABAJO Entidad Auditada: Electrolobo Limitada NIT: 908.105.958-9

PROGRAMA DE AUDITORÍA ADMINISTRATIVA OBJETIVO DE LA AUDITORÍA   

EMPRESA: ELECTROLOBO LTDA. ÁREA: ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA

PROCEDIMIENTOS

REVISADO POR: ILVER JAIMES CARRASCAL FECHA: 08 DE ABRIL DE 2017

TÉCNICAS

HECHO POR

FECHA

Documentos de control Angie Manzano interno realizados.

02/04/2017

2. Inspeccionar los informes Entrevista a responsables Angie Manzano administrativos de la empresa. del área y reportes realizados.

02/04/2017

Angie Manzano

02/04/2017

1. Evaluar el nivel de control interno.

3. Analizar el archivo de los contratos de los empleados de la empresa.

Inspección física.

4. Supervisar las funciones de contabilidad.

Entrevista a responsables del área.

Angie Manzano

02/04/2017

5. Verificar las políticas de los proveedores

Políticas y Manual de los Angie Manzano Proveedores.

03/04/2017

6. Analizar los Informes presentados al Contador Público de las anomalías que se presentan a diario.

Entrevista a responsables Angie Manzano del área y reportes realizados.

03/04/2017

Inspección física y de Angie Manzano 7. Supervisar lo referente a la nómina de procesos. empleados de la empresa, Hojas de Hallazgos. Angie Manzano 8. Elaborar las hojas de hallazgos de las áreas críticas detectadas.

03/04/2017

9. Preparar y enviar un informe de las Informe del área. deficiencias encontradas y hacer las recomendaciones pertinentes.

Angie Manzano

03/04/2017

INDICADORES PARA EVALUAR EL ÁREA ADMINISTRATIVO Y DE FINANZAS NOMBRE DE LA EMPRESA: ELECTROLOBO LTDA. FECHA: 10 DE ABRIL DE 2017 CUMPLIMIENTO CRITERIO

INDICADORES Se cumplen las proyecciones establecidas para el área.

Eficiencia Los procesos administrativos se realizan acorde a los objetivos preestablecidos.

Los recursos del programa permiten cubrir las diferentes operaciones.

Los gastos del programa son acordes a su nivel de ingresos.

Se formulan mensualmente los informes de desempeños del área.

Economía

Eficacia

Se llevan a cabo evaluaciones del programa.

ELABORADO POR: ANGIE MANZANO SANGUINO REVISADO POR: ILVER JAIMES CARRASCAL APROBADO POR: ILVER JAIMES CARRASCAL

HOJA DE HALLAZGOS ÁREA ADMINISTRATIVA Y DE FINANZAS

Empresa Auditada ELECTROLOBO LIMITADA Empresa Auditora “A.S.A LTDA.” Período de análisis: 1ro. De Enero al 30 de Abril del 2017 Criterio: Los procesos administrativos y contables no se cumplen de acuerdo a los objetivos programados. No se realiza un control interno apropiado, por lo tanto no se realizan informes de desempeño. Efecto: El incumplimiento de las políticas y objetivos no permite tener un buen manejo de la administración. Además, no se tienen en cuenta los manuales de funciones, lo cual conlleva a una desorganización contable. Causa: La falta de control por parte de los supervisores se ha reflejado en el incumplimiento de objetivos, además los procesos contables y administrativos no se realizan con eficiencia, eficacia y economía. Conclusión: El incumplimiento de las políticas y la falta de control interno, se ve reflejado en las malas proyecciones y en un decrecimiento de la empresa constante. Así mismo, los procesos del área no son efectivos en el cumplimiento de los objetivos. Recomendación: 

Al Administrador Realizará proyecciones a corto y largo plazo que lleven a la entidad a crecer significativamente. Actualizará los diferentes manuales que regulan las funciones del personal y tomará medidas preventivas para disminuir los riesgos.



Al Contador Público Trabajará con responsabilidad y ética profesional, brindando un servicio de calidad que permita dar sugerencias óptimas para la toma de decisiones a la gerencia que lleve a la entidad a mejorar sus procesos administrativos y económicos.

PROGRAMA DE AUDITORÍA PARA EL ÁREA COMERCIAL OBJETIVOS: 1. Realizar un estudio y evaluación del control interno. 2. Verificar la existencia de Manuales y procedimientos de la Unidad Comercial, y si estos están alineados a la política de la empresa y han sido comunicados oportunamente a toda la unidad. 3. Confirmar que el periodo de cobranza sea eficiente, eficaz y económico. 4. Analizar si se realizan Reportes de Ventas a la alta gerencia. 5. Conocer en forma preliminar las instalaciones y los procesos utilizados. EMPRESA: ELECTROLOBO LTDA. ÁREA: COMERCIAL PROCEDIMIENTOS

REVISADO POR: ILVER JAIMES CARRASCAL FECHA: 12 DE ABRIL DE 2017 TÉCNICAS

HECHO POR

FECHA

Documentos de control Yasneidy Rizo interno realizados.

10/04/2017

2. Verificar si existen políticas del área Políticas y Manual de Yasneidy Rizo comercial y manual de procedimientos procedimientos. del área.

10/04/2017

3. Analizar con qué frecuencia se Entrevista a responsables Yasneidy Rizo proporcionan reportes de ventas a la del área y reportes realizados. Gerencia. Yasneidy Rizo 4. Supervisar que existe una efectiva Entrevista a responsables comunicación entre la gerencia del área. comercial y los vendedores. Yasneidy Rizo Encuestas de satisfacción 5. Evaluar la calidad del servicio al cliente brindado y percibido por los clientes externos. Inspección de física y de 6. Determinar las áreas críticas del Yasneidy Rizo procesos. proceso de Ventas. Políticas de cobranza y 7. Determinar la eficiencia y eficacia de análisis de cartera. Yasneidy Rizo los métodos de cobranza.

10/04/2017

1. Evaluar el nivel de control interno.

10/04/2017

11/04/2017

8. Analizar los índices de gestión del área Indicadores de gestión del Yasneidy Rizo de ventas. área comercial.

11/04/2017

9. Elaborar las hojas de hallazgos de las Hojas de Hallazgos. áreas críticas detectadas.

Yasneidy Rizo

11/04/2017

10. Preparar y enviar un informe de las deficiencias encontradas y hacer las Informe del área. recomendaciones pertinentes.

Yasneidy Rizo

11/04/2017

INDICADORES PARA EVALUAR EL ÁREA COMERCIAL NOMBRE DE LA EMPRESA: ELECTROLOBO LTDA. FECHA: 14 DE ABRIL DE 2017 CUMPLIMIENTO CRITERIO

INDICADORES

Se tiene control sobre el proceso de compras. Eficiencia

Las compras se realizan de acuerdo a los manuales de procedimientos.

Las compras se realizan al más bajo costo.

Economía Se obtienen descuentos por compras frecuentes. Las necesidades constantemente.

compra

revisan

Eficacia Los pagos a proveedores se realizan de acuerdo a las políticas del programa.

ELABORADO POR: YASNEIDY RIZO PEÑARANDA REVISADO POR: ILVER JAIMES CARRASCAL APROBADO POR: ILVER JAIMES CARRASCAL

HOJA DE HALLAZGOS ÁREA COMERCIAL

Empresa Auditada ELECTROLOBO LIMITADA Empresa Auditora “A.S.A LTDA.” Período de análisis: 1ro. De Enero al 30 de Abril del 2017 Criterio: Dentro de los objetivos del área de comercial, los manuales de procedimientos no se aplican debidamente en los procesos de compras de mercancías y no hay un control en las mismas. Efecto: El incumplimiento de los objetivos preestablecidos no permite tener un desarrollo positivo del área, en relación a las compras y ventas, lo cual no produce tener un equilibrio económico. Causa: La falta de control por parte de los supervisores se ha reflejado en el incumplimiento de objetivos, así como también la rotación de personal lo cual no permite que el vendedor maneje bien el sistema de ventas y compras. A su vez, la falta de comunicación de objetivos no permite tener un conocimiento amplio y exacto de estos. Conclusión: El incumplimiento de objetivos se ve reflejado en los ingresos de la empresa, siendo fundamental en el crecimiento comercial. Recomendación: 

Al Jefe de Compras Cumplirá con los objetivos de la empresa que es el eje principal para seguir creciendo.



Al vendedor Trabajará con responsabilidad, de modo que se cumpla con lo presupuestado lo que incrementara ingresos para la compañía.

EMPRESA ELECTROLOBO LTDA PERÍODO DE EVALUACIÓN: 01 DE ENERO AL 30 DE ABRIL DE 2017 AUDITORÍA ADMINISTRATIVA EN EL ÁREA DE ADMINISTRACIÓN HECHO POR: ANGIE MANZANO

N° 1

ENTREVISTADO: Gerente REFERENCIA: CU-T001 FECHA: 2017

PREGUNTAS

SI NO Calf

OBSERVACIONES

¿Tiene la empresa un organigrama o esquema de X organización?

La empresa cuenta con un organigrama donde se 8 especifica las líneas de mando.

¿Las funciones del personal directivo y funcionarios principales de la administración están delimitadas por X los estatutos?

La empresa tiene manuales para los trabajadores de 9 cada área, donde están delimitadas las funciones.

¿Tiene la empresa manual de funciones y de X procedimientos?

La empresa tiene manuales para los trabajadores, sin 10 embargo se deben actualizar.

¿Tiene la empresa un departamento de auditoria interna que opere de forma autónoma?

¿La estructura permite cumplir con el objeto o X atribuciones de la organización?

¿Las funciones asignadas a cada área de la organización son las adecuadas para el cumplimiento X de tal misión?

¿Las actividades de cada puesto están claramente X identificadas y relacionadas?

La empresa debe contar con un departamento de 1 auditoría interna que le permita evaluar y controlar sus procesos. Existe un control eficiente que vigila el total 7 cumplimiento de los objetivos de la empresa. La organización cuenta con manuales donde se indican las funciones correctas a 8 realizar para el cumplimiento de los objetivos. La organización cuenta con manuales donde se indican 8 y especifican las actividades y los procedimientos.

RESULTADOS DE LA EVALUACIÓN AL GERENTE Calificación del riesgo: CR = (CP x 100)/PT CR = Calificación del riesgo CP = Calificación personal PT= Puntaje total

CR = (51 x 100)/70 CR = 72,85 % NIVEL DE RIESGO Y DE CONFIANZA RIESGO

PORCENTAJE

CONFIANZA

Riesgo Alto

15% - 50%

Riesgo Bajo

Moderado Alto

51% - 59%

Moderado Bajo

Moderado

60% - 66%

Moderado

Moderado Bajo

67% - 75%

Moderado Alto

Bajo

76% - 95%

Alto

En base a una aplicación de cuestionario al gerente se determinó que el nivel de riesgo es de 72,85% que representa un riesgo moderado bajo, por ende la confianza representa un nivel moderado alto.

EMPRESA ELECTROLOBO LIMITADA PERÍODO DE EVALUACIÓN: 01 DE ENERO AL 30 DE ABRIL DE 2017 AUDITORÍA ADMINISTRATIVA EN EL ÁREA DE ADMINISTRACIÓN HECHO POR: YASNEIDY RIZO

N° 1

2 3

ENTREVISTADO: Administrador REFERENCIA: CA-001 FECHA: 2017

PREGUNTAS

SI NO Calf

¿Muestra la Administración interés por la integridad y los valores éticos de los colaboradores? ¿Es apropiado el estilo administrativo desarrollado?

¿La Administración procura el mantenimiento de un clima organizacional adecuado?

¿La Administración exige información por excepción para efectuar controles y tomar las acciones X correctivas que resulten pertinentes? ¿Se analizan los conocimientos y las habilidades requeridos para realizar los trabajos adecuadamente? ¿Existen políticas claras para la administración de personal?

¿Existen mecanismos para que los niveles inferiores puedan presentar propuestas o sugerencias? ¿Existen actividades de control suficientes para la X verificación del cumplimiento de los cronogramas?

OBSERVACIONES

El administrador debe tener una mejor relación con los empleados.

El administrador debe ser más cordial y equitativo.

Debe tener un mejor sentido de pertenencia y respeto por los colaboradores.

El administrador constantemente exige información sujeta a análisis.

No se cuenta con un área de recursos humanos que haga una buena selección del personal.

No se cuenta con un manual de políticas que defina la administración del personal.

No se cuenta con un buzón de sugerencias y reclamos. La empresa cuenta con un cronograma de actividades desactualizado.

RESULTADOS DE LA EVALUACIÓN AL ADMINISTRADOR Calificación del riesgo: CR = (CP x 100)/PT CR = Calificación del riesgo CP = Calificación personal PT= Puntaje total

CR = (34 x 100)/80 CR = 42,5 % NIVEL DE RIESGO Y DE CONFIANZA RIESGO

PORCENTAJE

CONFIANZA

Riesgo Alto

15% - 50%

Riesgo Bajo

Moderado Alto

51% - 59%

Moderado Bajo

Moderado

60% - 66%

Moderado

Moderado Bajo

67% - 75%

Moderado Alto

Bajo

76% - 95%

Alto

En base a una aplicación de cuestionario al administrador se determinó que el nivel de riesgo es de 42,5% que representa un riesgo alto, por ende la confianza representa un riesgo bajo.

EMPRESA ELECTROLOBO LIMITADA PERÍODO DE EVALUACIÓN: 01 DE ENERO AL 30 DE ABRIL DE 2017 AUDITORÍA ADMINISTRATIVA EN EL ÁREA DE ADMINISTRACIÓN HECHO POR: YASNEIDY RIZO

N° 1

ENTREVISTADO: Contador Público REFERENCIA: CC-002 FECHA: 2017

PREGUNTAS

SI NO Calf

¿Se observa del Contador Público una adecuada disposición para garantizar la sostenibilidad del X sistema de contabilidad? ¿Incluye un compromiso de mejora continua y de X cumplir con los requisitos? ¿Existe un documento o código de ética que contenga los acuerdos, compromisos o protocolos éticos que involucre al área contable?

¿Se realizan reuniones periódicas de evacuación de X las actividades del proceso contable?

¿Se analizan los conocimientos y las habilidades requeridos para realizar los trabajos adecuadamente?

El contador tiene disciplina y constancia en su trabajo, además del orden y buen manejo del área contable.

El contador muestra un sentido de pertenencia para con la empresa.

No se cuenta con un código de ética que controle e indique el comportamiento del contador.

Se realizan reuniones no tan constantemente, donde se evalúan las deficiencias del área contable.

El jefe inmediato no supervisa las labores realizadas por los colaboradores.

La organización cuenta con manuales donde se indican y especifican las responsabilidades de cada área.

Existe un modelo de planeación a seguir para el manejo de la información.

Sin embargo el jefe inmediato no evalúa ni controla a sus subordinados.

¿Se encuentra establecidas y delimitadas por escrito, las responsabilidades del Contador Público? X

¿Existe una metodología documentada y adecuada X para la revisión y actualización de documentos? ¿Están establecidas las líneas de autoridad y X responsabilidad dentro del área?

OBSERVACIONES

RESULTADOS DE LA EVALUACIÓN AL CONTADOR PÚBLICO Calificación del riesgo: CR = (CP x 100)/PT CR = Calificación del riesgo CP = Calificación personal PT= Puntaje total

CR = (51 x 100)/80 CR = 63,75 % NIVEL DE RIESGO Y DE CONFIANZA RIESGO

PORCENTAJE

CONFIANZA

Riesgo Alto

15% - 50%

Riesgo Bajo

Moderado Alto

51% - 59%

Moderado Bajo

Moderado

60% - 66%

Moderado

Moderado Bajo

67% - 75%

Moderado Alto

Bajo

76% - 95%

Alto

En base a una aplicación de cuestionario al contador público se determinó que el nivel de riesgo es de 63,75% que representa un riesgo moderado, por ende la confianza representa al mismo tiempo un nivel moderado.

EMPRESA ELECTROLOBO LTDA PERÍODO DE EVALUACIÓN: 01 DE ENERO AL 30 DE ABRIL DE 2017 AUDITORÍA ADMINISTRATIVA EN EL ÁREA COMERCIAL HECHO POR: ANGIE MANZANO

N° 1

ENTREVISTADO: Jefe de Compras REFERENCIA: CU-T002 FECHA: 2017

PREGUNTAS

SI NO Calf

OBSERVACIONES

¿Existe un departamento o una sola unidad orgánica X encargada de las compras?

La entidad cuenta con un departamento de 10 solo compras.

¿Están definidas las funciones del departamento de X compras?

La organización cuenta con manuales donde se indican y especifican las funciones.

No existen otras personas que realicen compras, pues de esta función está encargado el departamento de compras.

Se tiene un control de las personas encargadas del departamento donde confían en sus habilidades.

Existe una comunicación buena, sin embargo en ocasiones se compra más de lo necesario.

Se debe tener más control y comunicación entre las áreas. Sin embargo, se cuenta con un diseño de planeación de inventarios.

El departamento de compras mantiene un seguimiento constante de estas solicitudes.

Se tiene un manual de funciones donde se indica que se debe hacer para cada actividad.

¿Además del departamento de compras, existen otras áreas o personas que efectúan compras?

¿Cuentan con suficiente información para hacer una aprobación adecuada de las personas encargadas de X autorizar las solicitudes de compra? ¿Se informa a compras sobre cambios de material que se hagan para evitar que se compre en exceso o para X reducir al mínimo lo caduco del inventario? ¿Hay coordinación entre compras y control de inventarios, y planeación de producción para X establecer nuevos pedidos, tiempos, inventarios, etcétera? ¿Se lleva a cabo una verificación de solicitudes de X compra?

¿Se consiguen cotizaciones y se efectúa un análisis, no sólo de precios, sino de condiciones de crédito, X tiempo, entrega, etcétera?

RESULTADOS DE LA EVALUACIÓN AL JEFE DE COMPRAS Calificación del riesgo: CR = (CP x 100)/PT CR = Calificación del riesgo CP = Calificación personal PT= Puntaje total

CR = (56 x 100)/80 CR = 70% NIVEL DE RIESGO Y DE CONFIANZA RIESGO

PORCENTAJE

CONFIANZA

Riesgo Alto

15% - 50%

Riesgo Bajo

Moderado Alto

51% - 59%

Moderado Bajo

Moderado

60% - 66%

Moderado

Moderado Bajo

67% - 75%

Moderado Alto

Bajo

76% - 95%

Alto

En base a una aplicación de cuestionario al jefe de compras se determinó que el nivel de riesgo es de 70% que representa un riesgo moderado bajo, por ende la confianza representa un nivel moderado alto.

ESTIMACIÓN DE RIESGOS Empresa Auditora “ASA LIMITADA” Período de análisis: 1ro. De Enero al 30 de Abril del 2017

ELECTROLOBO LIMITADA ESTIMACIÓN DE RIESGOS DE AUDITORÍA ADMINISTRATIVA Componente de las áreas

Estimación de Riesgo

Factores de Riesgo

Control

Inherente

Detección

1. Falta de políticas claras para la administración del personal

Departamento administrativo y 3. Algunas funciones no están definidas y estructuradas de finanzas 4. Falta de comunicación con los subordinados 1. Falta de comunicación entre las áreas Departamento 2. Falta de control físico comercial 3. Falta de delegación de funciones

MEDIO

ALTO

MEDIO

BAJO

Procedimiento de Auditoría en Áreas de Riesgo Observación de las relaciones entre empleado y empleador, inspección de las políticas y los diversos manuales. Inspección física del inventario y de los manuales existentes, evaluación del organigrama y observación de las relaciones laborales.

2. ¿El vendedor ofrece todos los productos que tiene la empresa? Si _______ No _______

3. ¿El vendedor perchea los productos? Si _______ No _______

4. ¿El producto llega en buenas condiciones y a tiempo? Si _______ No _______

5. ¿El vendedor ofrece todos los productos que tiene la empresa con promociones? Si _______ No _______

6. ¿Las promociones son entregadas efectivamente con el producto comprado? Si _______ No _______

CÉDULA NARRATIVA Empresa Auditora “ASA LIMITADA” PROCESOS DE VENTAS DE ELECTROLOBO LIMITADA Período de análisis: 1ro. De Enero al 30 de Abril del 2017

Atención al Cliente: A través de una muestra de clientes y al aplicar una entrevista a los mismos, se determinó que los vendedores no son corteses y atentos con los clientes, llegan a la empresa con ropa inadecuada y por ende presentan una mala imagen a la compañía. Existen también vendedores que demuestran lo contrario, son respetuosos y muy cordiales al momento de realizar la venta a los clientes de manera que ellos quedan conformes con la atención. Es decir del total de vendedores, la mitad, representa una mala imagen a la empresa, ya que el cliente no se siente a gusto con la atención recibida.

ELABORADO POR: YASNEIDY RIZO PEÑARANDA APROBADO POR: ILVER JAIMES CARRASCAL

CÉDULA NARRATIVA Empresa Auditora “ASA LIMITADA” PROCESOS DE VENTAS DE ELECTROLOBO LIMITADA Período de análisis: 1ro. De Enero al 30 de Abril del 2017

Oferta de Productos: Mediante una encuesta realizada a los clientes se pudo determinar que los vendedores no ofertan de forma adecuada todos los productos de Electrolobo Limitada, por lo que el cliente no conoce de ofertas, promociones, y en sí, no sabe cuándo existen lanzamientos de un nuevo producto. La mayoría de los clientes entrevistados mencionaron que los vendedores no ofrecen los nuevos productos, solo llegan a ofertar los mismos electrodomésticos, lo que hace que no exista una venta eficiente, por ende en muchas ocasiones los clientes no tienen conocimiento de la variedad de productos.

ELABORADO POR: YASNEIDY RIZO PEÑARANDA APROBADO POR: ILVER JAIMES CARRASCAL

CÉDULA NARRATIVA Empresa Auditora “ASA LIMITADA” PROCESOS DE VENTAS DE ELECTROLOBO LIMITADA Período de análisis: 1ro. De Enero al 30 de Abril del 2017

Percheo de Productos: En la entrevista aplicada a los clientes se determinó que el vendedor no perchea el producto, existiendo dos razones:

 El cliente o detallista no desea  El vendedor no lo hace

El vendedor está obligado a arreglar el producto, pero no lo hace, una cantidad significativa de los clientes manifestaron que no perchean el producto, además no saben que significa la palabra perchear (Acomodar el producto para que sea visible al público). Una pequeña parte de los clientes entrevistados manifestaron que ellos arreglan el producto, pues no desean que el vendedor lo haga.

ELABORADO POR: ANGIE MANZANO SANGUINO APROBADO POR: ILVER JAIMES CARRASCAL

CÉDULA NARRATIVA Empresa Auditora “ASA LIMITADA” PROCESOS DE VENTAS DE ELECTROLOBO LIMITADA Período de análisis: 1ro. De Enero al 30 de Abril del 2017

Llegada del producto: A través de una entrevista aplicada a los clientes se determinó que el producto sí llega en buenas condiciones y a su vez llega en la fecha determinada, sin embargo, en ocasiones existe una toma de mal pedido por parte de vendedor, lo que significa que el producto que llega al cliente no sea el correcto.

ELABORADO POR: ANGIE MANZANO SANGUINO APROBADO POR: ILVER JAIMES CARRASCAL

CÉDULA NARRATIVA Empresa Auditora “ASA LIMITADA” PROCESOS DE VENTAS DE ELECTROLOBO LIMITADA Período de análisis: 1ro. De Enero al 30 de Abril del 2017

Promociones: En la encuesta realizada a los clientes se verificó que el vendedor muestra preferencia por los productos con promociones, incitando al cliente a la compra del mismo. También, se observó que todos los obsequios, promociones y descuentos son entregados a los detallistas en pre-venta.

ELABORADO POR: YASNEIDY RIZO PEÑARANDA APROBADO POR: ILVER JAIMES CARRASCAL

NOTAS DE AUDITORÍA ADMINISTRATIVA Empresa Auditora “ASA LIMITADA” Período de análisis: 1ro. De Enero al 30 de Abril del 2017 PLANEACIÓN

MISIÓN En la evaluación respectiva a la misión se puede identificar que la entidad tiene una entidad muy reducida en cuanto a la comercialización de los electrodomésticos. Se recomienda:  Actualizar la misión para que la entidad tenga más claro lo que desea lograr.  Ubicar la misión en la empresa, para que los empleados realicen sus tareas con la mejor calidad posible, y se brinden servicios que realmente satisfagan al cliente;  Así mismo, esto ayudará a que el personal se sienta parte de la organización. ELABORADO POR: ANGIE MANZANO SANGUINO REVISADO POR: ILVER JAIMES CARRASCAL

VISIÓN Al evaluar la visión encontramos que para que la empresa logre ser reconocida a nivel nacional debe optimizar sus procesos internos. Se recomienda:  Realizar estrategias de mercado que permitan ser reconocidas a nivel regional y nacional, y ampliar el mercado de electrodomésticos, incrementar sus ventas y de esta manera ser más competitivos. ELABORADO POR: ANGIE MANZANO SANGUINO REVISADO POR: ILVER JAIMES CARRASCAL

OBJETIVOS Los objetivos fueron formulados generalmente, por lo que es necesario plantear otros enfocados al resto de las áreas, para garantizar un mejor desarrollo. Se recomienda:  Se deben formular nuevos objetivos enfocados al incremento en ventas y utilidades; al  

incremento en la rentabilidad y liquidez de la empresa. Se deben realizar nuevos objetivos enfocados a la mejora de los procesos y calidad de los servicios. Deben revisarse los objetivos existentes, para saber si aún son aplicables a la situación actual de la empresa.

ELABORADO POR: ANGIE MANZANO SANGUINO REVISADO POR: ILVER JAIMES CARRASCAL

ESTRATEGIAS Al evaluar las estrategias se puede mostrar que están establecidas de manera formal y muy bien definidas. Se recomienda:  Sería útil revisarlas y actualizarlas si es que lo necesitan, con el objetivo de que sean las adecuadas a la situación actual de la empresa. ELABORADO POR: ANGIE MANZANO SANGUINO REVISADO POR: ILVER JAIMES CARRASCAL

POLÍTICAS Las políticas de cada área y procedimiento se encuentran ubicadas en el manual de procedimientos, y en otros documentos que así lo requieren. Se recomienda:  Revisar la vigencia y grado de aplicación de las políticas existentes.  Revisar el vocabulario que se utiliza en éstas, para saber si es el adecuado para que todo el personal de la empresa las entienda, comprenda y las lleve a cabo.  ELABORADO POR: ANGIE MANZANO SANGUINO REVISADO POR: ILVER JAIMES CARRASCAL

ORGANIZACIÓN

ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL Al momento de evaluar el organigrama de ELECTROLOBO LTDA. Detectamos que tiene muchas falencias, pues no se tuvo un amplio conocimiento en la distribución de las diferentes áreas. Esto hace que haya una desorganización interna al momento de realizar las operaciones pues existen áreas fusionadas como son el administrativo y el de finanzas y el de compras y el de ventas. Se recomienda:  Independizar las áreas anteriormente mencionadas para que haya un mejor control en cada una de ellas.  Cambiar el control de inventarios al área comercial  Incorporar más departamentos de acuerdo a los requerimientos de la entidad. ELABORADO POR: ANGIE MANZANO SANGUINO REVISADO POR: ILVER JAIMES CARRASCAL

CULTURA ORGANIZACIONAL La cultura que prevalece en la empresa, es de respeto y cordialidad; Así mismo, está basada en el trabajo en equipo y una alta calidad en los productos y servicios que se ofrecen. Se recomienda:  En términos generales, prevalece una cultura organizacional adecuada, sólo sería necesario implementar una base más, que es la mejora continua en los procesos. ELABORADO POR: ANGIE MANZANO SANGUINO REVISADO POR: ILVER JAIMES CARRASCAL

REGLAMENTO INTERNO DE TRABAJO Al hacer una evaluación del Reglamento Interno de Trabajo, se puede evidenciar que muchos de los trabajadores no tienen conocimiento del mismo, lo que hace que se vea un incumplimiento de dicha norma de la organización. Se recomienda:  Actualizar el Reglamento Interno Trabajo, publicarlo en un lugar visible y una vez se incorpore personal nuevo a la empresa darlo a conocer, con el fin de poder disfrutar de una excelente convivencia de trabajo y por ende generar un clima organizacional agradable al personal y a los clientes de la organización. ELABORADO POR: YASNEIDY RIZO PEÑARANDA REVISADO POR: ILVER JAIMES CARRASCAL

MANUAL DE FUNCIONES Y DE PROCEDIMIENTOS Al conocer el Manual de Funciones y de Procedimientos de la organización, se encontraron falencias que de una u otra forma afectan directamente a la misma, puesto que hay empleados que no cumplen lo que está estipulado en dichos manuales, ocasionando un descontrol, desorden y atraso en las actividades que se deben desempeñar en cada cargo de la organización. Se recomienda:  Actualizar los manuales que regulan las funciones que deben desempeñar los colaboradores, utilizar mecanismos que permitan hacerlos llegar a todos los empleados y realizar una supervisión frecuente para determinar que estos se cumplan a cabalidad. ELABORADO POR: YASNEIDY RIZO PEÑARANDA REVISADO POR: ILVER JAIMES CARRASCAL

DIRECCIÓN LIDERAZGO Se reconoce y acepta el estilo directivo de manera óptima, aunque no hay una verdadera función liderazgo, en todo caso sería una función gerencial. Se recomienda:  El único aspecto que podría ser mejorado en el liderazgo de la empresa es que se fomente el estilo de manera más arraigada y que los empleados lo ejerzan en cada una de sus áreas y no se realice de manera lineal y jerárquica. ELABORADO POR: YASNEIDY RIZO PEÑARANDA REVISADO POR: ILVER JAIMES CARRASCAL

COMUNICACIÓN La comunicación formal se realiza a través de reportes, e-mail, memorándums, y de manera personal. La comunicación informal se da de manera inherente pues la empresa es pequeña y todos los empleados se encuentran en constante interacción. Se recomienda:  Se podrían establecer ciertos controles en cuanto al manejo y entendimiento de la información, para cerciorarse que los empleados la reciban y comprendan satisfactoriamente. ELABORADO POR: YASNEIDY RIZO PEÑARANDA REVISADO POR: ILVER JAIMES CARRASCAL .

MOTIVACIÓN Se otorgan algunos incentivos económicos y también verbales, como reconocimiento a los mejores empleados, pero no existe un sistema que apoye esto y se da de manera informal. Se recomienda: 

Sería recomendable que se consideren más incentivos en todos los niveles, aunque no es un aspecto esencial para el funcionamiento de la organización, si se realiza de manera formal puede reforzar la cultura organizacional.

ELABORADO POR: YASNEIDY RIZO PEÑARANDA REVISADO POR: ILVER JAIMES CARRASCAL

AUDITORIA SUPERIOR ADMINISTRATIVO "ASA" LTDA. AUDITORIA ADMINISTRATIVA CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES ELECTROLOBO LTDA. Ítem

1 1 2 2.1 2.2 2.3 2.4 3 4 5 2 1 1.1 1.2 1.3 2 3 4 3 1 2 3 4 5 6

AÑO 2017 Abril

TIEMPO ACTIVIDAD

Marzo

AUDITOR RESPONSABLE

Mayo 4

Auditor Jefe Auditor Jefe Auditor Jefe Auditor Jefe Auditor Jefe Auditor Jefe Auditor Jefe y Asistentes Auditor Jefe Auditor Jefe 1

Auditor Jefe y Asistentes Auditor Jefe y Asistentes Auditor Jefe y Asistentes Auditor Jefe y Asistentes Auditor Jefe Auditor Jefe Auditor Jefe y Asistentes 1

Auditor Jefe y Asistentes Auditor Jefe Auditor Jefe Auditor Jefe Auditor Jefe Auditor Jefe

INFORME DE AUDITORÍA ADMINISTRATIVA

ENTREGA INFORME:

30 de mayo de 2017

EQUIPO DE AUDITORES:

“ASA LTDA”. Angie Manzano, Yasneidy Rizo, Ilver Jaimes

PERSONAS AUDITADAS:

“ELECTROLOBO LIMITADA”

OBJETIVO DE LA AUDITORÍA Evaluar y analizar el proceso administrativo de “ELECTROLOBO LIMITADA”, con el fin de reforzar sus operaciones, por medio de las diferentes áreas funcionales de la empresa para realizar un diagnóstico general y establecer el nivel de mejora en cada una de las etapas del proceso para que esta logre una ventaja competitiva. Además, facultar al auditor para la emisión de una opinión profesional en relación a las actividades administrativas que se realizan dentro de la organización.

ALCANCE DE LA AUDITORÍA La presente Auditoría Administrativa comprende la revisión de cada una de las áreas que conforman la empresa, teniendo en cuenta los procesos que se desarrollan en cada una de ellas.

FORTALEZAS 1. La empresa tiene bien definida su misión y visión. 2. La contabilidad se encuentra sistematizada, actualizada y organizada. Además, cumple con todos los requisitos legales vigentes. 3. La entidad cuenta con políticas y objetivos precisos para cada área (Administrativa y Finanzas, Comercial) 4. Las decisiones gerenciales son tomadas basándose en los Estados Financieros. 5. Cada área cuenta con un profesional capacitado para controlar y evaluar las actividades que se desarrollan. 6. La empresa cuenta con una ubicación estratégica, lo que permite que tenga un reconocimiento a nivel local y sea competitiva. 7. Cuenta con estrategias de mercado que permiten atraer clientes, como son medios publicitarios, ofertas y promociones y demás. 8. Los colaboradores mantienen una buena presentación personal. 9. El gerente muestra una adecuada disposición para garantizar la sostenibilidad de la empresa. 10. Cuenta con sistemas contables actualizados y adecuados de acuerdo a las necesidades de la organización.

DEBILIDADES 1. La empresa posee una estructura orgánica desactualizada, esto produce una desorganización laboral y gerencial. 2. Los diferentes tipos de manuales que regulen las operaciones internas, tales como: Manual de funciones, procedimientos, inducción, reglamento interno; se encuentran desactualizados conforme a las políticas y procedimientos que se han establecido recientemente y los empleados los desconocen. 3. No existen técnicas de selección de personal, pues no cuenta con un área de recursos humanos que se encargue de hacer pruebas de trabajo y de aptitudes en la selección, promoción y asignación de puestos. 4. No se realizan rotaciones de personal periódicamente, ni se realizan pausas activas que lleven al colaborador a mejorar su rendimiento laboral. 5. Un 50% de los colaboradores no tienen una buena atención al cliente. 6. Las políticas organizacionales no se tiene en cuenta por parte de los colaboradores, por lo tanto, los procesos contables, administrativos y comerciales no se realizan con eficiencia, eficacia y economía. 7. No se llevan informes de desempeño en cada área. 8. En el área comercial no se controla eficientemente los procesos de compra y entrega de productos, lo que conlleva a pérdida de clientes. 9. Existe una mala comunicación entre los colaboradores y sus respectivos jefes inmediatos, lo que produce un clima organizacional débil, un mal funcionamiento en los procesos. 10. No existe un código de ética que contenga los acuerdos, compromisos o protocolos que involucre a las áreas de la organización.

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES La auditoría aplicada a la empresa ELECTROLOBO, ayudó a precisar el nivel de desempeño y presentar oportunidades de mejora. Con la aplicación de la auditoria, se pudo identificar las áreas críticas y las diferentes falencias con las que cuenta la organización. Es por ello que se establecen las siguientes conclusiones en términos de Planeación, Organización y Dirección: a) La empresa cuenta con una misión y visión establecida por la Gerencia claramente definida y difundida en toda la organización. b) Partiendo del diagnóstico se procedió a realizar un direccionamiento estratégico de la empresa el cual permitió establecer que la mitad de los objetivos establecidos se han cumplido. c) Hay muy pocos procesos de control para poder cubrir con todas las normas de calidad en cada una de las áreas, son muy bajos los indicadores de eficiencia, eficacia y economía. d) No se han aplicado todas las políticas preestablecidas. e) De las estrategias establecidas solo unas cuantas se han cumplido. f) La empresa tiene bien establecidas todas las líneas de autoridad y responsabilidad. g) Cuenta con una cultura organizacional con falencias lo que no favorece a los empleados en sus labores diarias. h) En la organización se percibe un liderazgo democrático pues el Gerente permite la participación de los empleados, y ellos siempre respetando las decisiones del mismo. i) La comunicación no es muy clara, pues los colaboradores no reciben las suficientes indicaciones de sus superiores. j) Falta de incentivos a los miembros de la organización. k) Las reclamaciones de clientes son numerosas y sin embargo, no se han estudiado para prevenir su repetición.

Teniendo en cuenta las conclusiones, se dan las siguientes recomendaciones que permitirán a la entidad mejorar su desempeño: a) Dar a conocer la misión y visión durante la inducción de los empleados a la organización; pues es de suma importancia, porque es la forma en que el personal sabrá a donde se dirigen sus esfuerzos y cuál es la posición que se quiere tener en un futuro. b) Hacer una revisión de los objetivos faltantes e identificar las causas por la que no se han llevado a cabo. Establecer un plan de acción para que se pretenda dar a la organización una orientación que la encamine al logro de sus objetivos. c) Implementar más procesos de control e indicadores que le permitan a la empresa evaluar el grado de consecución de los objetivos estratégicos y asegurar que estos sean más efectivos y económicos. d) Capacitar a todos los empleados para que cumplan con las políticas de la empresa, así mismo exigir el cumplimiento de las mismas; para que permitan crear una buena imagen de la organización, con la cual se podrá conocer los valores y la forma de actuar de la entidad. e) Modificar las estrategias y crear un plan de acción que facilite su cumplimiento, para que beneficie el buen direccionamiento de la empresa. f) Mantener la línea de autoridad para que en su crecimiento se mantenga bien estructurada, y así mismo conllevar al logro de los objetivos preestablecidos. g) Reforzar la cultura organizacional por medio de un equipo integrado, de manera que el personal se involucre profundamente con su trabajo y con la empresa, como un socio operativo de la misma, más no como un recurso. h) Integrar más al equipo de la organización, tomando en cuenta sus opiniones para la toma de decisiones, pues pueden aportar grandes ideas para el crecimiento de la entidad. Así mismo se recomienda su constante capacitación. i) Mejorar los canales de comunicación establecidos para se solucionen los diferentes inconvenientes dentro de la organización y así facilitar el logro de los objetivos y metas establecidas. j) Proporcionar más incentivos a todos los miembros de la Organización para que trabajen más productivamente. Además, incluir mejoras en el ambiente laboral, y áreas de oportunidad detectadas, lo cual hace que sus colaboradores laboren completamente satisfechos. k) Tener en cuenta la opinión de los clientes para realizar mejoras en el servicio y mantenerlos satisfechos. Además, capacitar a los vendedores para que sean cordiales y atentos a las necesidades del cliente.

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