分會會長行動指南

分會會長行動方針 理念 一個人在青商生涯中僅有一次當會長的機會，這是一種榮譽，也是 一種責任。分會會友已經選你出來當會長。而這個職務對你有各種的要 求，必須盡量學習，任何時刻都不能浪費。你已經擁有的部份特徵是領 導力。其他部分的特質，必須靠你通過經驗和學習中獲得。 身為一個良好分會的會長，也許勝任愉快，然而如果你知道一些會 長職務的理念，一定會有更豐碩的體驗。 1. 會長是分會的領導者、公共關係的指標人物、主要的發言人 2. 會長是分會和區會、總會、世界總會、其他社團的聯絡人。

職責 以下列出分會會長的職責，由此可見會長的職責是包羅萬象的。 建立並維持一個穩定的分會經營計畫。 定期反覆檢視分會年度工作計畫之進度。 掌控並監督分會各項事務。 運用部分堅定卻又和善的態度，掌握分會主要計畫的推動。 會務年度初始，即為所有會務執行人員籌備並舉行一次分會會務職能 訓練課程。 6. 時常激勵理事會成員與一般會友，以執行他們的職務和責任。 7. 在會務執行人員執行其任務方面，提供協助。 8. 為會務執行人員建立良好的工作氣氛。 9. 確認分會已加入世界總會活動。 10. 擔任分會理事會主席。 11. 確認分會的計劃能刺激分會有穩定的整體性成長。 12. 如有需要之處，完成前幾年沒有完成的任務。 13. 為你的接班人做準備一份前瞻性的計劃建議書。 14. 確認所有的分會會友在總會和世界總會有會籍並且繳清會費。 15. 檢視所有活動內容，是否與分會、區會、總會、世界總會的宗旨和 目標一致。 16. 檢視所有努力及其影響成果；若有必要，重新改變活動內容。 17. 完全參與分會每天的事務之中。 18. 在分會辦公室保存一份完整的記錄。 19. 依照國家總會的要求行事。 20. 分會年度結束之際，準備一份報告給所有會員。 1.

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建議 1.熟悉會務：閱讀過去一年以來的所有信件、報告、分會活動的任何相 關訊息。與卸任和現任會務執行人員討論會務，若有可能的話，也可 以與總會會務執行人員討論，多花些時間與前會長商談。然後就可以 開始計劃你的會務。 2.政策調整：邀請前會長和去年資深會務執行人員到家中針對自己的計 劃，做一番非正式的商談，並鼓勵他們提供批評和建議。 3.籌備：仔細檢視分會的架構，看看是否能實現分會目前的需要。在與 分會會務執行人員與總會派任的輔導會務執行人員諮商過後，開始準 備計劃。另外還要規劃每位會務執行人員和總幹事的職責和任務。確 認你所做的，均保持在分會章程所要求的範圍裏。 4.計畫的完成：任命成立一個負責計畫的委員會，著手調查分會和社區 的需求以及會友的興趣。這個委員會以分會的工作計劃為基礎，規劃 全年度的計劃。計劃完成後送至理事會審核，然後送交會員大會通過 年度計劃，通過後印製成書面並發給所有會友，而且必須定期檢視， 以確認計劃乃依照時間表在執行，並視需要做調整。 5.目標設定：在青商會的四大機會裏，設定一系列有企圖心的目標來達 成，針對每個設定目標，發展出工作計畫和時間表。 6.財務：分會會長應該仔細監督分會的財務計劃，任命一位符合資格的 財務長以及一個財務委員會。確認財務報表和紀錄均完善保存著。預 算和現金流動必需嚴密地掌控，並定期檢視預算。 7.會議：過多的會議將變成例行公事與無趣。務必仔細規劃每次的會 議，無論是理事會或是月例會。每次會議的舉行，必須有目標，而且 能鼓舞參加者。一旦大多數的說：「我期待下次會議的來臨！」即可 表示分會具備良好的會議。 8.會員：任命一個會員擴展委員會，以分析會友的需要與殷望。並使該

委員會瞭解其職責，包括會員的吸收、降低流失、人數擴展。 9.公共關係：公共關係包含兩部份：形象（我們如何看自己，而且如何 別人如何看我們？）與溝通（我們是否彼此告知目前的狀況；局外人 是否認識我們；我們是否認識局外人；我們是否彼此傾聽？）任命一 個公共關係委員會，請他們負責會訊和會刊的製作，以及與新聞媒體 保持良好關係。我們無法在此把擔任分會會長會發生的問題完全告訴 你，但是你多少會遇到其中一些。我們所能做的，就是提醒您成為 一個民主式領導者；充滿遠見，將所有的心思放在分會計劃中；指導 並監督分會會務執行人員，並表揚他們的成就；密切瞭解會友的殷 望。你一無所知，是因為你就是分會長、、 就從你的領導中學習吧！

結語 你僅有一年的時光擔任會長。如何仔細的分配這段短暫的時光，建立你 的工作小組，規劃並實踐一個裨益於分會、社區、會友的計畫、、、、 那麼在這美好的一年結束之時，你將會獲得深深的滿足感。