Büro der Zukunft_Tagi

Eine crossmediale Publikation der Xmedia Solutions AG

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O k t o b e r

2013

Büro der Zukunft Utopie von heute – Wirklichkeit von morgen

Das Büro ist überall |||||||||||||||||||||||||||||||||| Seite 4 Umweltfreundlich einrichten |||||||||||||||||| Seite 6 Technik bringt Nähe trotz Ferne |||||||||| Seite 9 Datenschutz und IT – alles sicher? |||||||| Seite 10

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Eine crossmediale Publikation der Xmedia Solutions AG III Büro der Zukunft

Büro der Zukunft

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s wird immer wieder vom Büro der Zukunft gesprochen. Über die Zukunft entscheidet jedoch das „Hier und Jetzt“, und dies trifft auch auf unsere Büroarbeit zu.

Dabei geht es nicht alleine um die Gestaltung der Büros und den Einsatz technischer Hilfsmittel, sondern auch um die physische und psychische Gesundheit der Mitarbeiter.

Ein zufriedenes Team kann für die Zukunft und Innovationskraft eines Unternehmens von grosser Wichtigkeit sein.

Aber wie erreicht man das?

Zukunftsorientierte Unternehmen haben erkannt, dass sich Mitarbeiter mehr mit dem Unternehmen identifizieren und die Zusammenarbeit im Team besser funktioniert, wenn auch die ergonomischen und gestalterischen Elemente den heutigen Bedürfnissen angepasst werden.

Ausser den Spezialisten für Arbeitspsychologie, Arbeitsforschung und Ergonomie, braucht es auch für solche Konzepte spezialisierte Fachkräfte, Innenarchitekten und Arbeitsplatz-Experten, welche innovative Konzepte wie das sogenannte „Open/Multi Space Concept“ oder „Smart Working Concept“ praxisgerecht umsetzen können.

Dazu gehören Projektzonen genauso wie „Thinktanks“ oder Ruhezonen, „Green Offices“ und gut erreichbare „Service Centers“ oder die Lounge mit Kaffeebar, um konzentriertes aber auch teamorientiertes und wohlfühlendes Arbeiten zu gewährleisten.

So sehen heute viele Bereiche von Büros eher wie Wohnräume aus und werden auch farblich und konzeptionell unterschiedlich so gestaltet, dass sie sich von Büros mit kalter Atmosphäre stark unterscheiden. Flexible Arbeitszeiten, Desk-Sharing mit flächendeckender WLAN und LTE-Netzabdeckung machen das Arbeiten überall möglich und CEO’s und Abteilungsleiter sitzen im gleichen Büro. Damit werden Zusammenarbeit und Information gefördert, Bürofläche eingespart und die Flexibilität bei betrieblichen Veränderungen ist jederzeit möglich. Gute Beispiele sind hier unter anderem die neuen Konzepte von Credit-Suisse, Google oder Kraft Foods in Zürich.

Bei allen neuen Konzepten spielt auch die Akustik eine entscheidende Rolle. Als Lärm bezeichnet man Schall welcher als störend empfunden wird. Deshalb werden auch Tischtelefone durch tragbare Handys ersetzt, um sich bei einem Telefongespräch in eine Ruhezone zurückziehen zu können. Es gibt aber auch viele Möglichkeiten, mit schallabsorbierenden Materialien und Möbelteilen eine optimale Schallabsorption zu erreichen.

Auch gutes Licht wirkt sich auf die Leistungsfähigkeit der Mitarbeiter aus. Das Tageslicht regt verschiedene Hormone und Neurotransmitter an. Dazu gehören auch die „Glückshormone“ Endorphine, durch die wir leichter arbeiten.

Deshalb ist es wichtig, dass so viel Tageslicht wie möglich in die Büros gelangt und auch die Umgebung möglichst hell gestaltet wird. Das Ta-

geslicht muss oft durch künstliches Licht ersetzt werden, deshalb muss die Beleuchtungsstärke den Bedürfnissen angepasst werden. Hierzu sollten Ergonomie-Spezialisten und Lichtplaner miteinbezogen werden, um auch ein ermüdungsfreies Arbeiten am Computer zu gewährleisten.

Sparpotenziale durch das Homeoffice wurden erkannt. Studien haben gezeigt, dass es den Arbeitnehmern besser geht, da sie Privatleben und Arbeit eher unter einen Hut bringen, die Fahrzeiten wegfallen und damit auch der CO2-Ausstoss verringert wird und Bürokosten wegfallen. Jedoch haben grosse Unternehmen wie Yahoo ihre Mitarbeiter wieder zurückbeordert, da nach ihrer Meinung Teamarbeit und informelle Informationen nur im persönlichen Kontakt möglich sei. Vielleicht liegt dies aber auch an mangelndem Vertrauen?

Ich wünsche Ihnen viel Spass beim Lesen der Sonderbeilage und viele interessante Impulse.

Informationen Der Schweizerische Büroeinrichtungsverband veröffentlicht auf der Webseite www.bueroszene.ch Informationen über die Büroeinrichtungsbranche und die Seite www.buerowissen.ch hat alle Themen die Sie zur Gestaltung von Büros benötigen, umfangreich und kompetent mit Texten und Links zu wichtigen Internetseiten zusammen­ gefasst.

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Ihr Albert Denz Zum Autor Albert Denz ist Präsident des Schweizerischen Büroeinrichtungsverbandes seit 2004. Seit dem Verkauf seines Unternehmens Denz AG welches er 1968 gegründet und 2004 an die Lienhard-Office Group verkauft hat, stellt er sein Wissen der Büroeinrichtungsbranche weiter zur Verfügung.

Inhalt

Impressum

Beteiligte Unternehmen

Leita r ti k e l

Projektleitung: Fabian Sanginés, fs@xm-solutions.com Redaktion: Helene Fuchs, Mike Paßmann, Otmar Rheinhold

24thinkpark Adeco AG Akustik & innovation gmbh Bigla Office Brother Büroszene Cloud-ch.ch Ergonomie & technologie / usabilitynet.ch HP Insecor gmbh Lienhard Office Group Sitag AG SwissErgo Witzig

4_ Das Büro ist überall U m w e lt

V.i.s.d.P.: Mike Paßmann

6_ Natürlich arbeiten

Produktion / Layout: Claudia Bachmann, Fotos: Thinkstock / Getty Images Druck: DZZ Druckzentrum Zürich AG

D r u c k en 8_ Drucken werden die Leute immer V ide o ko nfe r enzen 9_ So weit weg und doch ganz nah Daten S i c h e r h eit 10_ Mein Arbeitsplatz ist sicher – oder?

Inhalte von Unternehmensbeiträgen sowie Gastbei­t rägen geben die Meinung der beteiligten Unternehmen wieder. Die Redaktion ist für die Richtigkeit der Beiträge nicht verantwortlich.

Die rechtliche Haft ung liegt bei den jeweiligen Unternehmen.

Für weitere Informationen wenden Sie sich bitte an Oscar Nyberg, on@xm-solutions.com Xmedia Solutions AG, Hirschengraben 33, 6003 Luzern T: 044 998 11 33 Xmedia Solutions hat sich auf crossmediale Publikationen spezialisiert, welche in Tageszeitungen und auf relevanten Online-Portalen veröffentlicht werden.

Mehr Informationen unter: www.xmedia-solutions.com

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Eine crossmediale Publikation der Xmedia Solutions AG III Büro der Zukunft

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Gastbeitrag

Hafen für Wissensarbeiter Eine gestalterische Atmosphäre in Kombination mit Wahlmöglichkeiten ist der Schlüssel für ein zukunftsgerichtetes Büro. Das Büro der Zukunft bietet Struktur, Vielfalt und Identität, ohne die Privatsphäre der Mitarbeiter zu vernachlässigen. Abwechslungsreiche Orte für unterschiedliche Tätigkeiten steigern das Engagement der Mitarbeitenden nachweislich: ein wissenschaftlicher Erfahrungsbericht.

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nicht nur die Verdichtung von Arbeitsplätzen Angestellte arbeiten von zu Hause, unterwegs bedeutet, sondern viel mehr mit der Attrakoder sind in Sitzungen. Erhebungen, Studien und tivität der Angebote zu tun hat. Obwohl ein Analysen belegen, dass zwischen 40 und 60 ProBusiness Club auch als Grossraumbüro betrachzent der Arbeitsplätze nicht belegt sind. Anstatt tet werden kann, ist die Struktur unterschied„leere“ Arbeitsplätze zu heizen, zu reinigen und lich: Ein Business Club fördert die Teamarbeit, zu beleuchten, kann die Ressource Raum effekohne Störungen zu provozieren, verbessert tiver genutzt werden. Ein weiterer Nebeneffekt die Motivation und das sind die Kosten: Wenn Engagement der Mitein Unternehmen den „Anstatt leere Arbeitsplätze festgelegten, persönliarbeitenden und lässt eine flexible Belegung zu heizen, zu reinigen und zu chen Arbeitsplatz verzu. Diese Struktur stärkt lässt, spart beleuchten, kann die Ressource schwinden durch ihre Einzigartiges Geld. Fläche kommt keit auch die Attraktivi- des Raumes effektiver genutzt im Dienstleistungssektät des Arbeitgebers und tor direkt nach den werden“ optimiert die Nutzung Lohnkosten. Für jedes der Fläche. Der Business Unternehmen liegt die Club ist die konsequente Weiterentwicklung des Herausforderung darin, die Flächen effektiv zu Multi-Space-Konzepts hin zu erhöhter Vielfalt nutzen. Eine Verdichtung und Kosteneinsparung und Flächeneffektivität. Die Bezeichnung des gegenüber konventionellen Bürokonzepten wie Bürotyps entsteht dadurch, dass fix zugewiesene dem Grossraumbüro muss aber deshalb noch Arbeitsplätze wegfallen und dafür kollektiv lange nicht auf dem Buckel des Mitarbeitenden genutzte Zonen geschaffen werden. Man tauscht geschehen. den eigenen Arbeitsplatz gegen ein ganzes Büro.

Durch die Reduktion des Standard-ArbeitsMehr Angestellte nutzen dabei weniger Arplätze und der Schaffung von zusätzlichen Zobeitsplätze: Auf 100 Mitarbeitende fallen im nen, die einen künftigen Standard darstellen Durchschnitt 60 bis 75 Arbeitsplätze an. können, entsteht Vielfalt. Mit kommunikativen Was auf den ersten Blick gewöhnungsbedürfZonen oder alternativen Arbeitsplätzen wie etwa tig klingt, ergibt in der Praxis Sinn: Nicht alle einer Lounge (zum informellen Austausch), eines Arbeitsplätze sind den ganzen Tag besetzt. Viele Meeting-Rooms (für Sitzungen), einer Quiet Zone (für konzentrierte Einzelarbeit) oder einer Projektzone (für Brainstorming und Teamarbeit) kommt Vielfalt auf. Mit Dutzenden von Pflanzen ist auch der neuartige Business Garden die eigentliche Oase in den Büroräumen. Der reichhaltige Garten inspiriert für neue Ideen in einer „gesunden“ Atmosphäre ein. Was am Anfang eine schräge Idee war, entwickelt sich zum bevorzugten Arbeitsplatz. Zwischendurch gibt es die Möglichkeit, eine Sitzung in einem der Mindports von Lista Office LO vorzubereiten oder dort auch ein vertrauliches Gespräch abzuhalten. Der Mindport „Meeting Point“ ist dabei beliebt, weil er sich für rasche Stehbesprechungen eignet, aber auch ein gemeinsames Brainstorming mit Notizen direkt an den beschreibbaren Whiteboards zulässt.

Für diese neuen Arbeitsformen ist aber eine gewisse Flexibilität der Mitarbeitenden notwendig. Dafür kann nun jeder seinen eigenen Locker nutzen. Die Routine des Alltags wird über Bord geworfen, eine neu gewonnene Freiheit macht sich im Arbeitsalltag bemerkbar. Natürlich kann Ästhetik und Wahlmöglichkeit auch mit fixen Arbeitsplätzen erreicht werden. Die Frage stellt Meeting Point, leicht zugänglicher Raum für Besprechungen im Stehen. sich aber mit dem zunehmenden Kostendruck, ob spezifische Zonen in einem Unternehmen nicht sinnvoller sind. Beim Eruieren des optimalen Arbeitsplatzes muss sich ein Unternehmen bewusst werden, welche Tätigkeit die Mitarbeitenden ausführen. Trotz neuer Möglichkeiten ist nicht jede Funktion oder jede Unternehmensphilosophie für eine non-territoriale Beschaffenheit geeignet.

Doch wie soll die Büroinfrastruktur in Zukunft für die Wissensarbeit ausgerichtet sein?

Performance, Zufriedenheit und Gesundheit bilden die Kerninhalte von nachhaltigen Arbeitswelten. Daneben erlauben die aktuellen Informations- und Kommunikationstechnologien ein zeit- und ortsunabhängiges Arbeiten.

In Organisationsformen mit non-territorialen Arbeitsplätzen wie dem Business Club kann dieser Tendenz Rechnung getragen werden.

Damit lassen sich folgende Erkenntnisse aus dem Forschungsprojekt Business Club ableiten: Die ästhetische Erscheinung des Büros, Rückzugsmöglichkeiten und die Wahlfreiheit haben einen direkten Einfluss auf das Engagement Touch Down, für den kurzen Zwischenstopp. der Mitarbeitenden. Durch die Wahlfreiheit ie Wissensarbeiter in der heutigen vernetzten Welt arbeiten flexibel und ortsungebunden. Die Globalisierung und Digitalisierung hat unsere Arbeitsweise grundlegend verändert – und wird sie in Zukunft noch weiter auf den Kopf stellen. Hierarchien lösen sich auf, Arbeitszeiten werden noch fliessender und der Arbeitsort vom Büro entkoppelt. Die Schaffung eines abwechslungsreichen Zusammenspiels aus individuellen Arbeitsprozessen für Kommunikation und Kollaboration sowie Konzentration und Fokussierung ist deshalb unabdingbar.

Die neuen Bürotypen manifestieren sich besonders in offenen Raumstrukturen, unabhängig, ob bei einem multinationalen Konzern oder einem KMU. Ein nachhaltiges und zukunftsgerichtetes Modell ist das Konzept des Business Clubs. Es ist flexibel und modular aufgebaut und erlaubt einen optimierten Umgang mit den Themen Akustik, Ergonomie, Wissensaustausch und Konzentration. Business Club heisst Innovation: aktivitätsorientierte Büroorganisationsformen mit non-territorialen Arbeitsplätzen. Wie wirkt sich dies auf die Arbeits- und Kommunikationsprozesse und das Engagement aus? Das untersuchten die Hochschulen Zürich (ZHAW) und Luzern (HSLU) gemeinsam mit der Lienhard Office Group.

Weitsichtige Unternehmen haben verstanden, dass eine effektive Nutzung von Flächen

Quelle: KTI Forschungsprojekt „Business Clubs“, 2012

wird die Einflussnahme auf die physikalischen Bedingungen (Luft, Licht, Lärm) zudem besser wahrgenommen als bei einer Ausstattung mit fixen Arbeitsplätzen. Die Möglichkeit, dass Mitarbeitende ungestört arbeiten, telefonieren oder Gespräche führen können, wird von den Nutzern besser bewertet als bei einer vergleichbaren Ausstattung zugewiesenen Arbeitsplätzen ohne Variationen. Zudem wird trotz weniger Fläche pro Mitarbeitendem die Grösse des persönlichen Arbeitsplatzes positiv beurteilt. Das bedeutet, der Mitarbeitende erhält ein Gefühl von mehr Platz und Freiheit in seinem Arbeitsalltag.

87 Prozent der befragten Mitarbeitenden sind stolz auf ihr Büro! Die Befragten geben zudem an, über bis zu 20 Prozent mehr Work Engagement zu verfügen. 76 Prozent geben an, zufriedener zu sein. 45 Prozent empfinden ihren Arbeitgeber als attraktiver. Die neue Büroform wird von deutlich über 80 Prozent als unterstützend für die Arbeitsaufgaben und die Zielerreichung, attraktiv im Design und komfortabel erlebt. 62 Prozent haben die Erfahrung gemacht, dass sie spontan leichter die richtigen Kollegen finden. Im Vergleich zu anderen Bürokonzepten wie Gruppen- oder Zellenbüro ist der Anteil an informeller Kommunikation doppelt so hoch. Zudem konnten 70 Prozent der leeren Arbeitsplätze und bis zu 20 Prozent der Fläche pro Mitarbeitenden reduziert werden.

Die Forschungsresultate bekräftigen, dass mit neuen und mutigen Lösungen alle Beteiligten zu Gewinnern werden können. Zugegeben, es benötigt Mut das Büro zu überdenken.

Autor Sergio Renda ist Leiter Brand Management und Innovationsverantwortlicher bei Lista Office LO lista-office.com

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Eine crossmediale Publikation der Xmedia Solutions AG III Büro der Zukunft

Leitartikel

Das Büro ist überall Eins ist klar: Auch in der Zukunft werden Menschen in Büros arbeiten. Wie es dort zugehen wird, das kann keiner genau voraussagen.

Aber es gibt Bereiche, in denen sich zukünftige Entwicklungen schon heute abzeichnen.

IIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIII Von Otmar Rheinhold

S

eit es Büros gibt, war sie Moden und Trends unterworfen – vom Grossraumbüro über die amerikanischen „cubicle farms“ bis zu den modernen Mischformen. Erst spät aufgekommen, aber mittlerweile längst keine Modeerscheinung, ist die ergonomische Gestaltung unseres Arbeitsplatzes. Die Stühle und Tische, an denen wir einen Grossteil unseres Arbeitslebens verbringen, dürfen uns nicht krankmachen. Es geht allerdings um mehr als nur um Vorschriften über Sitzwinkel, Bildschirmabstände und Tischhöhen. Verantwortungsbewusste Arbeitgeber kümmern sich auch ums Drumherum – um ausreichend Pausen, das richtige Licht und eine ordentliche Lüftung etwa. Manch einer setzt sogar auf Feng-Shui.

Was bleibt: der Drucker So weit muss man vielleicht nicht gehen. Verantwortung zeigen Firmen aber auch bei der Auswahl der Möbel in puncto Umweltfreundlichkeit. Tropenhölzer dürften auch in der Vorstandsetage langsam tabu sein. Und „normale“ Mitarbeiter sollten möglichst mit Büromöbeln ausgestattet sein, die umweltschonend hergestellt sind und aus recyclebaren Materialien bestehen. So punktet ein Unternehmen auch bei der Nachhaltigkeitsbilanz.

Und die Technik? War ehedem die Schreibmaschine das Symbol der Büroarbeit, so ist es

Der Trend: schleichende Auflösung der Lebensbereiche Arbeit und Privatleben.

heute der PC – und nach wie vor der Drucker.

Wie Briefe, Bilder und sonstige Informationen aufs Papier kommen, damit könnte man auch eine Geschichte des Büros erzählen. Deshalb ist es spannend, was sich auf diesem Feld tut.

Der Trend weg vom Laserdrucker für das ganze Stockwerk zum Teamdrucker, der mit Tinte arbeitet etwa. Die Treiber der Entwicklung bleiben dabei gleich: kosteneffizient muss es sein, und man will keine Arbeit haben. Nur die Umsetzung ändert.

Und die IT, die ändert sich, behält aber ebenfalls gewisse Grundansprüche. Neben den Kosten und der Verfügbarkeit der wichtigste: die Sicherheit. Eine riesige Herausforderung für IT-Verantwortliche, deren Kollegen plötzlich ihre eigenen Laptops in der Arbeit nutzen möchten, ständig von irgendwoher über das Internet auf

den Server zugreifen und es dabei immer noch fertigbringen, ihr Passwort auf einen gut sichtbar aufgehängten Zettel zu schreiben. Dabei ist die Sicherheit von Daten und Anwendungen heute geschäftsentscheidend – weil die IT geschäftsentscheidend ist. Am Arbeitsplatz Büro geht es schon heute täglich um verantwortungsvolles Handeln in einer digitalisierten Welt – umso mehr wird das für das Büro der Zukunft gelten.

Arbeiten über Kontinente hinweg Apropos digitalisierte Welt: Der ganze Globus hat inzwischen in unsere Arbeits- und Bürowelt Einzug gehalten. Entwickelt, produziert, verhandelt und verkauft wird über Kontinente hinweg – oft innerhalb von Unternehmen, die sich über die ganze Welt verteilen. So viel reisen können die

Kader gar nicht, wie es da zu besprechen gilt.

Nicht von ungefähr dürften deshalb Videokonferenzen an Bedeutung gewinnen. Die Technik wird immer ausgefeilter, und auch die Bandbreite der Datenleitungen ist mittlerweile vorhanden, um Gespräche von Angesicht zu Angesicht so wirklichkeitsnah wie möglich zu simulieren.

Andererseits wird es das klassische Büro vielleicht sowieso gar nicht mehr lange geben.

Vor wenigen Monaten erst rief eine Allianz aus Telekommunikations- und IT-Unternehmen in der Schweiz einmal wieder den Home Office Day aus. Sie wollten damit die Vorteile, aber auch den verantwortungsvollen Umgang mit dem (zeitweisen) Arbeiten von zuhause aus propagieren.

Letztendlich spiegelten sie dabei einen Trend wieder, der schon länger zu beobachten ist. Es handelt sich um die schleichende Auflösung der Lebensbereiche. Arbeit und Privatleben erfährt immer seltener eine klare Trennung. Gearbeitet werden kann ja von überall aus – ob von daheim, im Zug, oder sogar ab und zu im Büro.

Die Entwicklung wirft Fragen auf. Eine lautet: Wie führe ich, wenn die Hälfte meiner Mitarbeiter regelmässig nicht vor Ort ist? Wie schafft ein Unternehmen trotz örtlicher Verstreuung der Angestellten einen gemeinsamen Firmengeist?

Funktioniert Personalentwicklung auch über das Telefon (oder eben über die Videokonferenz)?

Noch gibt es hier kleine klaren Antworten. Klar ist eben nur eins: Auch in der Zukunft werden Menschen in Büros arbeiten. Wo immer die auch sind.

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Interview

Unternehmensbeitrag

Was, wenn sich die Bedürfnisse verändern?

Das einzig Beständige ist der Wandel. Mit der Investition in die Büroeinrichtung fällen Unternehmen aber langfristige Entscheide. Anpassungsfähigkeit und eine effiziente Bewirtschaftung der Möbelsysteme sind deshalb wichtige Entscheidungsfaktoren und beeinflussen die Nachhaltigkeit wesentlich.

Das Büro lebt! Die mittelfristige Entwicklung eines Unternehmens und damit die effektiv benötigte Anzahl Quadratmeter Bürofläche sowie die geeignete Arbeitsplatzkonfiguration sind schwer voraussehbar. Entscheidenden Faktoren bei der Wahl des Büromöbelsystems sind deshalb Anpassungsfähigkeit und eine effiziente Bewirtschaftung.

Stauraumsystem D1 von Denz: Flexibel dank modularem Aufbau Als Pionier der Modularität designorientierter Büromöbel hat sich der Schweizer Hersteller Denz auch bei der Entwicklung ihres neuen Stauraumsystems D1 etwas Besonderes einfallen lassen: Was auf den ersten Blick ein normaler Schrank ist, entpuppt sich als Baukasten, mit

welchem ohne Werkzeug die unterschiedlichsten Konfigurationen und Anwendungen kombiniert werden können. Aus dem gleichen Fundus an Elementen kann ein Standardarbeitsplatz oder eine Lounge eingerichtet werden. Auf, ab- und umbauen werden somit dem Facility Management leicht gemacht. Für Lagerung, Reparatur und Unterhalt können die Elemente in ihre Einzelteile zerlegt werden. Damit sparen Unternehmen finanzielle und zeitliche Ressourcen bei der Bewirtschaftung ihrer Einrichtung.

Auf ein ausgewogenes Preis-/Leistungsverhältnis wurde bereits bei der Entwicklung Wert gelegt. Damit ist es Denz gelungen, trotz konkurrenzfähiger Preisstruktur ihren hohen Ansprüchen an ein modernes Design gerecht zu werden.

Bei Denz geht Nachhaltigkeit weit über ökologische Materialien und Umweltzertifizierung ISO 14001 hinaus. Entscheidend sind auch ein langlebiges Design, die Einfachheit in der Anpassung sowie ein kostengünstiger Unterhalt.

Autor Thomas Juen ist Leiter Brand Management und Innovationsverantwortlicher bei Denz (denz.ch)

Führen im Büro der Zukunft Ein Gespräch mit Lukas Windlinger, Professor an der Zürcher Hochschule für Angewandte Wissenschaften, und Oliver Hauri, Innovationsverantwortlicher der Lienhard Office Group, über die Zukunft des Büros.

Wie sieht das Büro der Zukunft aus?

Lukas Windlinger: Es wird in Richtung non-territoriales Büro gehen: Darin gibt es nur noch individuell zugeordnete Arbeitsplätze für spezifische Funktionen. Ich muss nicht mehr alle Arbeit im Büro erledigen. E-Mails beantworten kann ich im Café oder zu Hause. Ich gehe ins Büro, um mich mit meinem Team auszutauschen oder Verhandlungen zu führen. Dafür brauche ich keinen festen Platz, der die meiste Zeit leer ist und trotzdem rund um die Uhr bereitsteht.

Oliver Hauri: Es geht um Wahlmöglichkeiten. Das Büro der Zukunft ist ein Ort mit Begegnungsqualität.

Kann man wirklich ohne festen Platz arbeiten?

Windlinger: Es geht hier stark um Gewohnheiten. Ich glaube, dass nicht alle Menschen so viel Eigenverantwortung haben, dass sie sich ihren Tag frei einteilen können. Es ist die Aufgabe der Führung, die Leute darin zu bestärken und zu befähigen.

Hauri: Die heutigen Möglichkeiten erlauben uns ungebunden von Zeit und Ort zu arbeiten.

Der feste Arbeitsplatz hat also weniger mit der technischen Infrastruktur zu tun, sondern vielmehr mit der Vielfalt der Tätigkeiten und damit verbunden mit den dafür massgeschneiderten Arbeitsplätzen. Es kann also durchaus Sinn machen meinen persönlichen Arbeitsplatz gegen ein vielfältiges Angebot eines gesamten Büros einzutauschen.

Was bedeutet es, im Büro der Zukunft zu führen?

Hauri: Wenn alles nur noch virtuell stattfindet, wird es schwer, die Werte und Ausstrahlung eines Unternehmens zu verstehen. Was, wenn man nicht mehr auf Sicht führen kann, weil die Mitarbeitenden ihren Arbeitstag frei einteilen?

Unternehmen und Führungskräfte werden sich in Zukunft stärker um Identität und Vertrauen bemühen müssen. Vorgesetzte sehen sich zudem mit der Herausforderung konfrontiert, ergebnisorientiert zu führen.

Lukas Windlinger und Oliver Hauri

Eine crossmediale Publikation der Xmedia Solutions AG III Büro der Zukunft IIIIIIII

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Unternehmensbeitrag

Kompetent, innovativ und designorientiert Wichtige Säulen des unternehmerischen Erfolgs.

Als Hersteller hochwertiger Büroeinrichtungen im Möbel- und Bürostuhlbereich verfolgt Sitag schon seit Jahren eine eindeutige Unternehmensausrichtung zum Design. Die klare Designorientierung unterstreicht das unternehmerische Profil und schafft eine Abgrenzung zum Wettbewerb im Markt. Gutes Design soll eigenständig und langlebig sein, lautet die Devise des Unternehmens.

Vielseitige Insellösungen zur Kommunikation in kleinen Gruppen, entspanntem Arbeiten oder als kreativer Rückzugsraum interpretieren als zukunftsweisendes Thema das Büro der Zukunft neu. Sitagilounge, das modular-aufgebaute Möbel-Programm von Sitag entspricht den speziellen Bedürfnissen und Anforderungen moderner Arbeitsweisen im Büro – es ist seit kurzem im Markt.

Mit dem wandlungsfähigen Lounge-System bietet der Schweizer Bürostuhl- und Möbelhersteller Sitag vielseitigen Gestaltungsspielraum und Flexibilität in der Möblierung wohnlicher Lounge-Szenarien. Abgestimmt auf nahezu jede Raumsituation vom Grossraumbüro bis zu Wartezonen im Empfangs- und Foyerbereich lassen

sich mit dem innovativen Programm individuelle Gestaltungskonzepte in unterschiedlichsten Konfigurationen realisieren.

Die Entwicklung und Vermarktung zukunftsorientierter Designlösungen für das moderne Büro stehen bei dem Ostschweizer Unternehmen eindeutig im Vordergrund. Internationale Designauszeichnungen sind zudem eine begehrte, wichtige Bestätigung für die Innovationskraft und Designkompetenz.

Die Marke des ambitionierten Büroeinrichtungsherstellers aus Sennwald definiert Lifestyle, handwerkliche Perfektion mit Schweizer Präzision. Mit dem Claim Swiss Style at Work sollen die eigene Marke und die Unternehmensziele durch Leitmotive wie hohe Produktqualität, Langlebigkeit und Nachhaltigkeit positioniert werden.

Neue Wege entdecken Linoleum hat eine lange Tradition – allerdings als Fussbodenbelag. Sitag entdeckte das Material vor einiger Zeit neu. Als interessante Alterna-

tive mit vielen guten Eigenschaften erweitert Linoleum jetzt das Oberflächen-Angebot im Möbelprogramm des Büromöbel-Herstellers. Das natürliche, umweltfreundliche Material Furniture Linoleum der Marke Desk Top® von Forbo besitzt eine leichte Elastizität und vermittelt eine angenehme Haptik.

Charakteristisch für die modern interpretierte Linoleum-Variante ist das dezent matte Erscheinungsbild der Oberfläche, das durch intensive Leuchtkraft der Farben eine ganz besondere Note erhält.

Auch unter dem Aspekt der Nachhaltigkeit ist Linoleum vorbildlich. Die Basis besteht aus nachwachsenden Rohstoffen, dazu gehören Leinöl, Harz, Holzmehl, Kalksteinfeinmehl und naturidentische Pigmente. Mit besten technischen Verarbeitungsmöglichkeiten durch den Einsatz der PP-Kante in Verbindung mit modernster Lasertechnologie erreicht Sitag in der Verarbeitung von Furniture Linoleum einen präzisen Übergang von der Oberfläche zur Kante.

Furniture Linoleum wird bei den Tisch- und Stauraummöbeln wie MCS Schrank- und Tischsystem, Sitagactive und ausgewählten Schrankprogrammen eingesetzt. Die Farbskala in der Standard-Kollektion umfasst vier Farben.

Stickerei auf Echtholzfurnieren Gemeinsam mit der IGS Innovationsgesellschaft der Sticker und der Hochschule Luzern entwickelte Sitag ein Verfahren, um auf den grossen Stickmaschinen auch Echtholzfurniere zu besticken und diese Stickereien dann auf Holzwerkstoffplatten kaschieren zu können. Das Projekt „Interior-Stickerei“ leitete Isabel Rosa Müggler.

Ziel des Forschungsprojektes war es, zu prüfen, ob sich die traditionelle Stickerei auf klassischen Materialien wie Stoff, Leder und Papier auch auf das Möbel- und Objektdesign übertragen lassen.

Die Ergebnisse des gemeinsamen Projektes überzeugten und sind ein Erfolg für alle Beteiligten, so das Resume von Isabel Rosa Müggler.

Sie eröffnen Sitag heute einzigartige, neue Möglichkeiten zur exklusiven, individuellen Gestaltung von Möbeloberflächen durch die bestickten Furniere.

Kontakt SITAG AG info@sitag.ch www.sitag.ch

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Unternehmensbeitrag

Arbeitsalltag zwischen Kommunikation und Konzentration Oder wie das Büro der Zukunft den informellen Austausch fördern kann.

Welche Anforderungen erfüllt aus Ihrer Sicht ein modernes Büro?

Unser aller Arbeitsalltag verändert sich rasend schnell. Damit einhergehend verändern sich auch die Ansprüche der Mitarbeitenden, die sich wünschen, in einem flexiblen und entspannten Umfeld zu arbeiten, in welchem sie sich wohl fühlen und produktiv sein können.

Moderne Arbeitsplatzkonzepte – auch Smartworking genannt – bieten deshalb für jede Tätigkeit und jeden Arbeitsstil den richtigen Raumtypus. Smartworking ist im Endeffekt eine Denkhaltung, die sich auf die Gestaltung von Lounges, Conferencing oder Social Areas für kooperative und kommunikative Arbeit konzentriert.

Wie sieht demnach ein Smartworking-Arbeitsplatzkonzept konkret aus?

Das Angebot reicht von freistehenden Rückzugszellen für kurze Besprechungen über abgetrennte Zonen für konzentriertes Arbeiten bis hin zu Team- und Projektarbeitsplätzen. Ergänzt wird dieses Angebot idealerweise mit Raum-inRaum-Lösungen oder Telefonkapseln für ungestörte Gespräche sowie sogenannten Social Areas wie Lounges, Meetingräume, Teeküchen oder andere Rückzugsorte. Die eher unbeliebten Mittelzonen werden im Zuge dessen aufgewertet und gelten als kommunikative Treffpunkte. Die Arbeitsumgebung wird also wohnlicher und gleichzeitig dezentraler. Insbesondere jüngeren Mitarbeitenden kommt diese Art des Arbeitens entgegen, denn sie lösen Probleme bevorzugt im Team – und hier wiederum sind sie auf eine

Umgebung angewiesen, welche die Kommu­ nikation und den Gedankenaustausch fördert.

Parallel dazu arbeiten immer mehr Mitarbeitende regelmässig von zuhause aus und kommen nur situativ, beispielsweise für Meetings, ins Büro.

Dieses wird damit auch zum sozialen und wichtigen Treff- beziehungsweise Bezugspunkt.

Wie wird Bigla office diesen Ansprüchen gerecht?

Bei Bigla office haben wir den Trend zum Smartworking frühzeitig erkannt und sind deshalb heute in der Lage, dieser Entwicklung Rechnung zu tragen. Dies geschieht, indem wir innovative, flexible und zeitgemässe Lösungen anbieten, welche diesen Ansprüchen gerecht werden. Unsere Produkte machen Unternehmen agiler, sodass sie Ihr Umfeld jederzeit flexibel anpassen und verändern können – unabhängig davon, ob es sich um einen Mitarbeiterwechsel, ein neues Team oder andere Anforderungen an den Raum handelt. Bestandteil ganzheitlicher Lösungen, wie wir sie anbieten, sind also einerseits die richtigen Produkte und andererseits eine sorgfältige Planung, die mit einer bezüglich unterschiedlicher Kriterien durchgeführten Bedarfsanalyse beginnt.

Wie gestaltet sich das Bigla-Sortiment in Bezug auf Smartworking?

Wir entwickeln und vertreiben Ausstattungen für den modernen Arbeitsplatz, der eine agilere, anpassungsfähigere und kooperativere Arbeitsweise ermöglicht. Dazu gehören unsere in der Schweiz entwickelten und produzierten

Bigla cove by Orangebox – flexibles Raumgestaltungssystem

Tisch- und Organisationssysteme genauso wie die Produkte des Unternehmens Orangebox, welche wir im Rahmen einer engen Partnerschaft exklusiv in der Schweiz vertreiben.

Welche Rolle spielen die Möbel von Orangebox bei Bigla-Konzepten?

Mit den Möbeln von Orangebox strukturieren wir die unterschiedlichen Bereiche. So schirmt die Sofa- und Sessel-Familie „cwtch“ (ausgesprochen: „kutsch“) beispielsweise mit ihrer hohen Rückenlehne Personen von der Umgebung ab und ermöglicht Gespräche in ruhiger Atmosphäre. Stehtische und Sitzwürfel laden genauso wie die Teeküchen zum kurzen, informellen Gespräch ein. Technikinseln mit Kopierboxen sind für alle frei zugänglich und werden – um Störgeräusche zu vermeiden – mit akustisch wirksamen Stellwänden ergänzt.

Mit der Produktlinie „cove“ wiederum entsteht durch die Kombination von unterschiedlichen Raumtypen wie Arbeitsräume, Räume mit Privatsphäre und Umgebungsräume mit Aufenthaltsqualität ein Wechsel von Austausch, Anregung und Kommunikation.

Zum Abschluss die Frage: Welche Bigla-Werte erachten Sie als besonders wichtig?

Flexibilität und nachhaltige Werte sind in einer sich schnell verändernden Geschäftswelt entscheidend. Organisationen sind sehr wertbewusst – sei es hinsichtlich Immobilien, Möbel oder verschiedener Arbeitsweisen. Deshalb ist es entscheidend, dass unsere Kunden bei uns alles aus einer Hand erhalten: ausgezeichnete Büroeinrichtungen, die den höchsten Ansprüchen genügen, genauso wie Gesamtlösungen für ganzheitliche Raumkonzepte.

Im Interview Isidoro Celentano, Geschäftsführer von Bigla office Bigla AG office Bahnhofstrasse 4 CH-3507 Biglen T +41 31 700 91 11 F +41 31 700 92 33 www.bigla-office.ch

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Eine crossmediale Publikation der Xmedia Solutions AG III Büro der Zukunft

artikel

Natürlich arbeiten Die Büroeinrichtung der Zukunft lässt sich problemlos an die sich ändernden Arbeitsabläufe anpassen.

Das passende Mobiliar ist dabei „grün“. bei den Leimen gilt es auf umweltfreundliche, formaldehydarme Produkte zu achten.

IIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIII VON Helene Fuchs

D

as Thema Nachhaltigkeit ist in aller Munde und hält auch bei Büroräumen unter dem Begriff „Green Office“ Einzug. Zu einer konsequenten Umsetzung gehören auch nachhaltig produzierte und entsorgbare Büromöbel.

Einst schmückten Unternehmen ihre Büros mit aufwendigem, modisch inszeniertem Mobiliar. Durch den Einsatz von unterschiedlichsten Materialen wie Kunst- und Schaumstoffe, Hartplastik oder Kunstleder eröffnete sich in Sachen Büroeinrichtung eine grosse Formenund Farbenvielfalt. So schnelllebig die Mode war, so schnell wurden die Möbel jedoch auch wieder ausgetauscht und landeten auf dem Müll.

Heutzutage liegt eine umweltgerechte und somit zeitgemässe Möbelherstellung im Trend. Hersteller von Büromöbeln, die auf der Nachhaltigkeitswelle mitschwimmen, organisieren Produktion, Transport, Design, Einsatz von Material sowie dessen Entsorgung ökologisch sinnvoll. „Green Interior“, also die umweltgerechte Innenausstattung und Möblierung, ist im Kommen. Nicht ohne Grund. Schliesslich können „grüne“ Tische, Stühle oder Regalsysteme dazu beitragen, die CO2-Bilanz zu reduzieren. Bei den Mitarbeitern sorgt das nachhaltige Mobiliar ganz nebenbei für ein gesünderes Arbeitsumfeld. Eine Portion „gutes Gewissen“ gibt es also obendrauf.

Holz ist nicht gleich Holz Für nachhaltiges Mobiliar werden vorrangig solche Rohstoffe und Materialien eingesetzt,

Nachhaltige Möbel leben lange

die in ausreichendem Masse vorhanden oder regenerativ sind, und die mit möglichst geringen Umweltbelastungen gewonnen, hergestellt oder verarbeitet werden können. Dabei spielt auch das umweltfreundliche Recycling eine Rolle. Doch welche Materialen kommen infrage? Nur, weil ein Tisch aus dem natürlichen Rohstoff Holz und nicht aus Plastik besteht, bekommt er nicht automatisch das Prädikat „ökologisch sinnvoll“.

Bekannt ist, dass die Vernichtung von Wäldern weltweit eines der grössten Umweltprobleme ist. Nachhaltige Büromöbel aus Holz bedingen eine Entscheidung für Holz aus nachhaltiger Produktion. Zu erkennen sind Holzprodukte aus nachhaltiger Forstwirtschaft am Forest Stewardship Council (FSC)-Siegel. Ob Tische oder Aktenschränke, viele Büromöbel bestehen bei genauerem Hinsehen aus beschichteten

Streng genommen fängt Nachhaltigkeit bereits beim Design an. Möbelhersteller, die nachhaltige Bürokonzepte bieten, achten darauf, dass ihre Produkte langlebig sind. Für nachwachsende Rohstoffe muss die Nutzungsdauer länger sein als die Regenerationsphase der Rohstoffe. Und: Nur Möbel, die eine hohe Qualität aufweisen, Umweltfreundliches Material, Lang­ landen nicht gleich wieder im Müllcontainer. lebigkeit und Recycelbarkeit sind wichtige Nachhaltige Büromöbel sind daher stabil geKriterien nachhaltiger Büromöbel. baut. Und, sollte doch mal etwas kaputt gehen, reparaturfreundlich durch langfristig verfügbare Ersatzteile. „Grüne“ Möbel sind zudem nicht so Holzwerkstoffen wie Span- oder Faserplatten. stark Einrichtungstrends unterworfen. Hersteller Für diese Holzwerkstoffe werden hauptsächlich setzen auf zeitloses, einheitliches Design, das Rest- und Althölzer verwendet, die ansonsnach Bedarf ohne Probleme ergänzt werden ten entsorgt werden müssen. Sofern der Rest kann. Bei den meisten Billigprodukten bestimmt des benötigten Materials etwa aus Hölzern aus allein die preisgünstigste Fertigung die Konseinheimischen Wäldern stammt, gibt es hier truktion und folglich erhält zum Beispiel jeder ökologisch gesehen keine Einwände. Allerdings Büroschranktyp ein anderes Design. Auch eine können die Beschichtungen eine Schadstoff„grüne“ Büroeinrichtung der Zukunft muss sich quelle darstellen. Daher sollten Möbel, an denen jederzeit und problemlos an die sich ändernden Mitarbeiter schliesslich einen Grossteil ihres Arbeitsabläufe anpassen lassen. Eine hohe MoTages verbringen, nicht nur mit Ästhetik und dularität leistet dabei einen wichtigen Beitrag für Funktionalität punkten, sondern auch gesundeine lange Lebensdauer. Ökologisches Denken heitsverträglich sein. Stichwort emissionsfreie und nachhaltige Produktion liegt auch in der Nutzung: Die Oberflächen von nachhaltigen Büromöbelbranche im Trend. Zwar muss in der Büromöbeln werden daher möglichst wenig Regel für „grüne“ Möbel tiefer in die Tasche oder gar nicht mit Zusatzstoffen behandelt. Bei gegriffen werden, doch ist es eine Investition, beschichteten Oberflächen verwenden viele die sich – vor allem der Umwelt zuliebe – mehr Hersteller daher wasserlösliche Lacke. „Büro Auch der als Zukunft“ lohnt.

Tagesanzeiger, sonderausgabe

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Eine crossmediale Publikation der Xmedia Solutions AG III Büro der Zukunft IIIIIIII

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Unternehmensbeitrag

Motivierendes akustisches Ambiente in offenen Bürostrukturen Immer mehr Menschen arbeiten heute in offenen Bürostrukturen. Die Vorteile mit Blick auf Arbeitsabläufe, Teamkommunikation und Flächenoptimierung sind offensichtlich. Die Herausforderung liegt darin, konzentrierte Einzelarbeit und kommunikative Teamarbeit unter ein Dach zu bringen. Der Schallpegel soll die Leistungsfähigkeit nicht beeinträchtigen, sondern Tätigkeiten und Produktivität unterstützen. Das gelingt dank ausgeklügelter Absorbtionstechnik, Reduktion der Sprachverständlichkeit und mit der gezielten Schaffung von Rückzugsmöglichkeiten.

Im Geschäftsalltag wechselt die fokussierte Arbeit des Einzelnen ständig mit der kollaborativen Arbeit in Teams. Wer das Arbeiten in offenen Bürostrukturen kennt, hat die Erfahrung schon selbst gemacht: Das Dreiergespräch am Tisch nebenan kann ebenso von der eigenen Tätigkeit ablenken wie das Telefonat eines Kollegen in unmittelbarer Nähe oder das Rattern eines Kopiergeräts um die Ecke. Die Kommunikationsgesellschaft, welche im Dienstleistungsbereich eine signifikante Produktivitätssteigerung ermöglicht, kann in einer offenen Bürolandschaft gleichzeitig zu Beeinträchtigungen führen. Die 2009 von der Hochschule Luzern und Lienhard Office Group erstellte Studie „Human Building“ zeigt dies deutlich. 70 Prozent der 1‘400 befragten Büronutzer in der Schweiz gaben an, dass sie oft bis immer durch Gespräche und Geräusche abgelenkt sind. In jüngster Vergangenheit ist es gelungen, auch in offenen Bürostrukturen akustisches Wohlbefinden zu erreichen, wie Lösungen von Akuwa und Preform zur kombinierten Schallbedämpfung und Schallschirmung sowie zur Reduktion der Sprachverständlichkeit zeigen.

Als obere Limite gibt die SUVA einen Schallpegel von 55 Dezibel (Radio oder TV in Zimmerlautstärke) an. Sie verweisen gleichzeitig darauf, dass dies an sich ungenügend ist. Als sehr gut erachten Angestellte 40 Dezibel. Völlige Ruhe ist für das ‚Fluchttier‘ Mensch üb-

Quiet Area, Rückzugsmöglichkeit in offenen Raumstrukturen für die konzentrierte Einzelarbeit.

Raum-in-Raum Module zur akustischen Abschirmung.

rigens auf Dauer auch nicht angenehm. Das kleinste Geräusch schreckt einen auf. Man benötigt mehrere Sekunden, bis das Gehirn sich von einer vermeintlichen Gefahrensituation wieder auf Normalbetrieb einstellt. Als soziale Wesen brauchen wir akustisch Tuchfühlung zur Umgebung. In Räumen, in denen es zu still ist oder informationshaltige Geräusche überdeckt werden sollen, setzt man gezielt ein so genanntes Sound Masking zur Reduktion der Sprachverständlichkeit ein, das heute bereits in die Einrichtung integriert werden kann.

Gesamtheitlicher Ansatz als Innovation Zugleich Möglichkeiten zur Kommunikation zu schaffen und Störquellen zu minimieren, ist eine grosse Herausforderung. Gute Beispiele der modernen, gesamtheitlichen Büroplanung beweisen, dass dies keine Quadratur des Kreises ist. Sie bieten Raum für stilles Arbeiten, kommunikationsintensives Brainstorming mit lebhaften Debatten oder den verdienten Kaffee bei angeregter Diskussion in einer Lounge Area.

Mit Blick auf eine vorteilhafte akustische Umgebung stehen dem Planer unterschiedliche und kombinierbare Bausteine zur Verfügung: Hochleistungsabsorber, Schallschirme, Raumsysteme, Sound Masking und Raummöbel wie die Mindport Serie vom Schweizer Büromöbelhersteller Lista Office LO mit spezifischen Angeboten zur individuellen Einzelarbeit im Think Tank oder kollaborativen Teamarbeit unter anderem in der Work Lounge.

Das aktuelle Forschungsprojekt „Business Clubs“, das vom Schweizerischen Bundesamt für Innovation gefördert wurde und die Lienhard Office Group gemeinsam mit den Hochschulen Zürich und Luzern durchführte, bringt es auf den Punkt: Das optimale Büro muss genügend Rückzugsmöglichkeiten aufweisen, ästhetisch überzeugen und Wahlmöglichkeiten verschiedener Arbeitsplatzszenarien bieten. Nicht nur die physikalischen Messungen, sondern auch Mitarbeiterumfragen zeigen, dass man sich in akustisch massgesschneidert konditionierten, auf das ganze Tätigkeitspektrum ausgerichteten Büros leistungsfähig und motiviert fühlt.

Autor Oliver Hauri ist CMO Marketing & Entwicklung bei der Lienhard Office Group (lienhard-office.com)

Gastbeitrag

Mit der geballten Denkkraft von 100 Menschen in die Zukunft 24 Stunden lang tauschten sich die Teilnehmer des ersten 24thinkpark zum Thema „Arbeitswelt der Zukunft“ aus.

Bereits nach kurzer Zeit kristallisierten sich einige Themen raus, die einen Grossteil der Teilnehmer zu beschäftigen schien. und deshalb aus den unterschiedlichsten Blickwinkel beleuchtet wurden. Dazu gehörten Themen wie „Die Führung der Zukunft vor dem Hintergrund der künftigen Herausforderungen“, „Arbeitsmodelle der Zukunft“ und „Die Rolle des Einzelnen im Unternehmen“.

Fragezeichen beim Abschluss wesend waren viele aus der HR-Branche, aber auch Studenten, Professoren, Mikrobrauer, CEOs und Gleichberechtigungsbeauftragte der Kantone.

IIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIII VON Basil Dubach

A

n einem Samstag um 9:30 Uhr endete nach 24 Stunden der erste 24thinkpark zum Thema „Arbeitswelt der Zukunft“. Anwesend waren knapp hundert Teilnehmer aus allen möglichen Bereichen: Professoren, Studentinnen, CEOs und Mikrobrauer. Fern ab von Hierarchien fand ein interaktiver und interdisziplinärer Austausch statt. Dabei überwanden sie Vorurteile, definierten Probleme und schufen mögliche Alternativen dazu.

Der erste Versuch Freitag, 09:30 Uhr im Papiersaal in Zürich. Auf den eben selber zusammen gebauten Papphockern sitzt eine Vielzahl von Menschen, die unterschiedlicher nicht hätten sein können.

Männer und Frauen, Junge und Alte, Anzugträger genau wie solche mit bequemer Kleidung.

Alle waren sie anwesend und gespannt, was sie denn nun erwartete. Umgeben waren sie von leeren, weissen Stellwänden. Vorne projiziert ein Beamer Zitate der Teilnehmenden an die Wand: „Einfachheit ist die Effizienz und Effektivität von morgen.“ Doch ganz einfach sollte der Anlass auch für die routinierten KonferenzTeilnehmenden nicht werden Ziel der Open-Space Veranstaltung war es, die Probleme der Arbeitswelt der Zukunft zu erkennen und mögliche Lösungen zu erarbeiten.

Schwierigkeiten und Segen der fehlenden Schranken

24 Stunden lang diskutierten im Papiersaal im Sihlcity Zürich Unternehmer, HR-Verantwortliche, Studenten, Experten aus der Inneneinrichtungsbranche und Dozenten über die Arbeitswelt der Zukunft.

Dabei wurde auf Referenten verzichtet. Die interaktive Zusammenarbeit sollte zum Ziel führen. Die Organisatoren wollten so sicherstellen, dass vom ganzen anwesenden Know-how profitiert werden kann. „Die Zukunft birgt viele Probleme“, ist sich der Veranstalter Christoph Jordi von DoDifferent sicher, „doch manche der Probleme sind so komplex, dass einer alleine sie nicht lösen kann.

Deshalb müssen wir beginnen, zusammen zu arbeiten und unser Wissen zu teilen.“ Eingeladen waren alle, die sich mit der Zukunft der Arbeitswelt auseinandersetzen wollten. An-

Durch ein Zusammenspiel von neuartigen technischen Hilfsmittel und bekannten analogen Utensilien wollte man ein Zukunftsbild gestallten und den Teilnehmern ein anregendes Umfeld zur Verfügung stellen. Jeder konnte über sein iPad eine Gesprächsrunde zu einem Thema starten. Wem es gefiel, konnte teilnehmen. So entstanden 20er-Gruppen aber auch 3er- oder 4er-Gruppern, die einem spezifischen Problem auf den Grund gehen wollten. Nach der kurzen Einführung in das Konzept und die Idee hinter dem Anlass, brach dann auch ein kleines Chaos aus. Die einen waren von der Technik ein Wenig überfordert. Andere wussten nicht genau wie sie sich in diesem strukturlosen Ambiente bewegen sollten. Doch je länger die Konferenz dauerte, desto besser funktionierte das ganze Konzept. Auch entwickelten sich bereits nach zwei Stunden erste Freundschaften. „Es war wirklich spannend zu sehen, wie sich während dem Mittagessen in einem Zweiergespräch eine Idee entwickelte. Sofort wurden Stifte geholt und die Idee auf die Stellwände gekritzelt. Es war ein ungemein anregendes Klima“, findet Mitveranstalter Adriano Ettlin.

Alle Beteiligten waren begeistert von dem Anlass. Dies zeigte sich darin, dass Diskussionsrunden beinahe rund um die Uhr stattfanden. Zum andern manifestierte sich der Erfolg auch in den Rückmeldungen während der Abschlussrunde. „Ich habe sehr viel Inspiration erhalten, die ich in meinen Alltag einfliesen lassen möchte“, meinte eine Teilnehmerin. Eine andere lobte den erwachsenen Umgang mit den Mitmenschen und den verschiedenen Ideen. Hier habe es Platz gehabt auch einmal anders zu denken und doch auf Toleranz zu stossen.

Einige hinterfragten den Output. Was wurde denn genau erarbeitet? Dazu meinen die Veranstalter: „Der 24thinkpark liefert nicht die Lösung. Er ist mehr als Anstoss gedacht. Es liegt nun in der Eigenverantwortung der Teilnehmer, die angeschnitten Gedanken weiter zu Verfolgen und umzusetzen. Wir bieten lediglich die Kommunikationsmittel an. Der Rest liegt bei jedem Einzelnen.“ Nelly Riggensbacher von Universum fasste den Anlass perfekt zusammen: „ Wenn das eine Firma wäre, ich würde Aktien kaufen.

So eine innovative Gruppe mit so vielen super Ideen ist einfach toll. Aus einem Haufen Fremder ist über Nacht eine verschworene Truppe entstanden.“ Welche Ideen weitergesponnen werden, wird sich in der nahen Zukunft zeigen.

Christoph Jordi ist jedenfalls schon auf der Suche des Themas für den nächsten 24thinkpark in einem Jahr.

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Eine crossmediale Publikation der Xmedia Solutions AG III Büro der Zukunft

artikel

Drucken werden die Leute immer Auch in Zukunft sind Drucker aus dem Büro nicht wegzudenken. Doch die Technik ändert sich – und Dank Internet ist der Drucker virtuell immer dabei.

Doch wie sieht die Entwicklung aus? Die Grundanforderungen an Bürodrucker bleiben über die Zeit ziemlich gleich. Die Geräte sollen haltbar sein, die Kosten pro Seite niedrig, die Qualität den Anforderungen entsprechen und zudem soll die Technik im Alltag keine Mühe machen. Natürlich werden das moderne Drucker auch in Zukunft können. Allerdings ist eine eindeutige Verschiebung zu beobachten: Weg vom Laser, hin zum Tintenstrahldrucker.

ten pro Minuten. Weiterer Vorteil: Tintenstrahldrucker haben kaum Anlaufzeit. Die ein, zwei Seiten, die im Büro meist aufs Mal anfallen, sind längst fertig, wenn der Laserdruck gerade mal aufgeheizt hat. Und noch ein Argument gibt es.

Laserdrucker ziehen im Hochbetrieb bis zu dreistellige Wattbeträge aus der Steckdose. Energiesparend und damit umweltfreundlich ist das nicht.

er sich auch um die Verbrauchsmaterialien wie Tinte oder Toner, nur das Papier besorgt sich das Büro selbst. Bei nötigen Reparaturen am Gerät kommt ein Techniker von alleine – moderne Drucker melden Schäden selbstständig über das Internet an den Dienstleister.

Service rund ums Drucken

Einen weiteren grossen Trend sehen viele Marktbeobachter im mobilen Drucken. Kern der Idee ist, von überall aus auf einen Drucker zugreifen zu können. Verbunden werden Drucker und Geräte – vom PC bis zum Smartphone – über das Internet, gesteuert wird das Ganze von einem Druckerserver. Der steht entweder im Unternehmen oder wird von einem Drittanbieter betrieben. Nicht umsonst erlebt das Konzept unter dem Begriff Cloud Printing gerade auch im Consumerbereich an Bekanntheit. Mobiles Drucken ermöglicht es zum Beispiel, vom Büro aus Dokumente auf den heimischen Drucker zu schicken. Mitarbeiter von Firmen mit mehreren Niederlassungen schicken ihre Druckaufträge an den Standort, an dem sie Unterlagen benö­tigen – dort angekommen, identifizieren sie sich mit einer Karte oder einem Code und der Drucker spuckt ihren Auftrag aus. Das spart nicht nur Reisegepäck, sondern sorgt auch für mehr Sicherheit, wenn sensible Daten nicht für alle lesbar am Drucker herumliegen. Vor allem aber macht es eins deutlich: Zwar werden immer mehr Daten virtuell durch die Welt geschickt – am Ende des Tages wollen wir jedoch etwas Gedrucktes in der Hand halten.

Tinte schlägt Laser

IIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIII VON Otmar Rheinhold

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s gibt Versprechen in der Bürowelt, die sind über die Jahre wahr geworden. Einfach zu bedienende Büro-Software, platzsparende Bildschirme, deren Bild nicht flackert. Nicht im Ansatz bewahrheitet hat sich der Traum vom papierlosen Büro. Je nach Branche, so schätzen Experten, fallen bis zu drei Prozent der Unternehmensausgaben aufs Drucken, für Geräte, Papier, Tinte, Toner und Wartung. Es sieht auch nicht so aus, als würde sich das in absehbarer Zeit ändern. Druckertechnik wird auch in Zukunft den Büroalltag bestimmen.

Drucken im Büro der Zukunft – geht es also nur noch um den Wettlauf zwischen zwei DruckLange galten Tintenstrahldrucker als ungeeignet techniken? Natürlich nicht. Entscheidend sind für die Anforderungen des Büroalltages. Zu langEntwicklungen, die sich schon seit Jahren absam, die Qualität zu schlecht, die Farbpatronen zeichnen. Es geht um Services und Anwendunim Vergleicht zu teuer, gen rund ums Drucken. die Geräte zu billig verImmer noch viel Potenarbeitet. Tatsächlich „Moderne Tintenstrahler für zial haben sogenannte treffen diese Nachteile Print Servidas Büro können sich mittler- Managed auch heute noch auf ces (MPS). Im Kern geht viele Tintenstrahldru- weile mit Laserdruckern messen es darum, alles rund cker zu. Allerdings nur ums Drucken an einen und übertreffen sie sogar“ auf jene extrem günstiDienstleister auszulagen Geräte für den Congern. Das spart Zeit, sumermarkt. Moderne Tintenstrahler für das Ärger und damit Kosten. Im Idealfall analysiert Büro können sich mittlerweile mit Laserdruckern der Dienstleister gemeinsam mit dem Kunden messen und übertreffen sie sogar teilweise. zunächst den Bedarf an Druckerleistung im Die Druckqualität kommt inzwischen der Unternehmen: Wer druckt wie viel, wann muss von Lasern praktisch gleich. Insgesamt ist die es Farbe sein, wann reicht schwarz-weiss? Der Technik günstiger – sowohl in der Anschaffung Dienstleister verleast dann die nötigen Geräte, als auch im Unterhalt. Auch in puncto Geschwinsorgt für Einheitlichkeit und Vernetzung, und digkeit – immer ein Hauptargument für Laservor allem rechnet er anhand des ermittelten drucker – ziehen Tintenstrahldrucker gleich.

Druckaufkommens über eine Art Monats-FlatManche moderne Geräte schaffen bis zu 40 Seirate pro gedruckter Seite ab. Dafür kümmert

Den Drucker immer dabei

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Unternehmensbeitrag

Schneller, günstiger, Tinte Jahrelang galten Laserdrucker als einzig valable Lösung für das Drucken im Büro. Heute spricht vieles für den Tintenstrahldruck: Ob Seitenpreis, Geschwindigkeit oder Umweltfreundlichkeit, die neuen Tintenstrahldrucker der HP Officejet Pro X Serie übertreffen ihre vergleichbaren Laserkollegen in allen Kategorien und werden somit zur ersten Wahl fürs Büro.

HP Officejet Pro X fürs Büro: Schneller, günstiger und umweltschonender drucken mit Tinte.

Trotz der zunehmenden Digitalisierung der Kommunikation spielen gedruckte Dokumente in den meisten Unternehmen immer noch eine Schlüsselrolle. Alle Prophezeiungen bezüglich des „papierlosen Büros“ haben sich nicht bewahrheitet. Im Gegenteil: Der Druck-Output hat zugenommen und wächst weiter. Zudem tendieren gemäss dem Marktforschungs- und Beratungsunternehmen IDC gerade kleinere Unternehmen weniger dazu, ihre Workflows zu digitalisieren: Nur eine von fünf kleineren Firmen im Vergleich zu jedem zweiten grossen Unternehmen zieht dies in Betracht. Härtere Marktbedingungen und steigender Konkurrenzdruck zwingen aber gerade auch kleine Firmen dazu, ihre Arbeitsabläufe möglichst einfach und kosteneffizient zu gestalten. Ein neuer Drucker kann dazu massgeblich beitragen.

Renaissance des Tintenstrahldrucks HP besinnt sich zurück auf die Wurzeln des Bürodrucks. Die Tintenstrahltechnologie hat das Drucken im Büro zu Beginn der 1980er Jahre erst möglich gemacht, wurde dann aber bald von Lasergeräten abgelöst. Laser fürs Büro, Tinte für zu Hause – so lautete die Faustregel der letzten drei Jahrzehnte. Doch das war einmal.

Immer mehr Unternehmen greifen heute für die Ausstattung kleinerer Arbeitsgruppen auf den HP Officejet Pro X zurück. Denn gerade kleinere Unternehmen sind auf flexible, effiziente, einfach zu verwaltende und kostengünstige Drucklösungen angewiesen, die ihnen helfen, wertvolle Zeit und Ressourcen einzusparen, damit sie sich auf ihre Kernkompetenzen konzentrieren können.

Drucken in Rekordgeschwindigkeit Die neuen Drucker und Multifunktionsgeräte der HP Officejet Pro X Serie machen dies möglich.

Sie lassen sich genauso einfach ins Unternehmensnetzwerk einbinden und verwalten wie Laserdrucker und punkten zudem mit Geschwindigkeit, Emissionsfreiheit, Dokumentenechtheit und Kosteneffizienz. Mit Tinte drucken Unternehmen in Rekordgeschwindigkeit, was die Zeit beim Warten auf den Ausdruck massiv reduziert und die Produktivität steigert. Mit einer Druckgeschwindigkeit von 70 Seiten pro Minute haben es die Geräte der HP Officejet Pro X Serie als schnellste Desktop Farbdrucker der Welt ins Guinnessbuch der Rekorde geschafft. Die HP Page Wide Technology, eine bei HP bereits bewährte Technik, die bisher vor allem im Grossformatdruck genutzt wurde, macht es möglich.

Der Druckkopf bewegt sich in diesen Druckern nicht mehr hin und her, sondern ist über die ganze Seitenbreite hinweg fix installiert. Nur das Papier bewegt sich. Die hoch innovative und komplexe Tintenzusammensetzung sorgt dann dafür, dass die Tinte schnell trocknet und auch bei dieser Geschwindigkeit nichts verschmiert – auch nicht, wenn das Blatt nass wird. Das macht die Drucke haltbar und dokumentenecht.

Geld sparen und die Umwelt schonen Die Drucker und Multifunktionsgeräte der HP Officejet Pro X-Serie verbrauchen auch massiv weniger Energie, weil sie die Tinte präzise aufs Papier spritzen und nicht wie Laserdrucker den

Toner mit dem energieintensiven Verfahren auf das Papier schmelzen. Tintenstrahldrucker sind zudem emissionsfrei, was die Umwelt und die nahe am Drucker situierten Mitarbeitenden freut. Die verschiedenen, mobilen Druckfunktionalitäten wie HP ePrint stellen zudem sicher, dass E-Mails, Präsentationen oder andere Dokumente schnell und bequem direkt vom Smartphone oder Tablet ausgedruckt werden können.

Das alles zu einem Seitenpreis, der sich sehen lässt: Im Vergleich zu Lasergeräten der gleichen Klasse spart ein Unternehmen mit dem HP Officejet Pro X bis zu 50 Prozent des Seitenpreises ein.

Dieselbe Qualität in rasender Geschwindigkeit und das für halb so viel Geld – preis- und qualitätsbewusste Unternehmen setzen deshalb auf die HP Officejet Pro X Tintenstrahldrucker.

Autor Adrian Müller ist Country General Manager Printing and Personal Systems bei HPSchweiz.

Weitere Informationen Hewlett-Packard (Schweiz) GmbH Ueberlandstrasse 1 CH-8600 Dübendorf +41 58 444 55 55 hp.com/ch twitter.com/HPSchweiz www.facebook.com/HPSchweiz

Eine crossmediale Publikation der Xmedia Solutions AG III Büro der Zukunft

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So weit weg und doch ganz nah Videokonferenzen erfreuen sich Dank guter Breitbandverbindungen wachsender Beliebtheit. Sie sparen Reisekosten – und binden Mitarbeiter ans Büro.

IIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIII VON Otmar Rheinhold

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ie Märkte sind global, Kunden, Geschäftspartner und Filialen sitzen überall, und doch treibt es den Menschen, Dinge zu besprechen statt nur E-Mails auszutauschen. Doch Reisen sind teuer und zeitaufwändig, für jedes Thema eine Konferenz vor Ort zu organisieren schlicht nicht machbar. Und auch das Telefon ist nicht immer die beste Lösung, egal, ob sich nur zwei Leute oder ganze Arbeitsgruppen zur Besprechung zusammenschliessen. Viele Nuancen der Kommunikation gehen verloren, wenn man sich nicht sieht. Als Augenwesen wollen wir den

Gesprächspartner sehen. Was liegt also näher streng genommen handelt es sich bei Videokonals die Kommunikation per Ton und Bild? ferenzen um mehr als um Bildtelefonie zwischen Videokonferenzen als Kommunikationszwei Teilnehmern, also eher um eine aktive möglichkeit in Büroalltag und Geschäftsleben Kommunikationssituation inklusive Blickkonsind keine neue Erfindung. Doch über viele takt, die lediglich in eine Art virtuellen Raum Jahre waren die Netze nicht für die grossen verlegt wurde.

Datenmengen ausgelegt, die für die Übertragung Noch im Entstehen ist der Einsatz von von bewegten Bildern nötig sind. Dieses Pro­ Videokonferenzen im Zusammenhang mit blem gehört durch den weltweiten Ausbau von Homeoffice-Arbeitsplätzen. Über eines klagen Breitbandverbindungen moderne Heimarbeizunehmend der Verganter regelmässig: Ihnen genheit an, zumal in der „Viele Nuancen der Kommuni­ fehlt der menschliche Schweiz, die sich eines Mit den kation gehen verloren, wenn Austausch. der besten und schnellsKollegen regelmässig ten Datennetze der Welt per Videokonferenz zu man sich nicht sieht“ rühmen kann. Dutzende kommunizieren, bindet Firmen bieten schweizMitarbeiter im Homeofweit Lösungen für Videokonferenzsysteme an fice nicht nur in die Arbeit ein, es sorgt auch für – in der Regel Systemhäuser und Telekommueine grössere innere Bindung an die Arbeit. Wer nikationsdienstleister. sich nicht einsam und ausgeschlossen fühlt, arbeitet auch besser. Immerhin: Laut einer aktuelBreite Anwendungsmöglichkeiten len Studie der Fachhochschule Nordwestschweiz nutzen rund acht Prozent aller Angestellten, die Die Anwendungsgebiete werden ebenfalls immer zumindest teilweise von daheim aus arbeiten, mehr. Da ist zum einen das klassische Bedürfnis, regelmässig die Möglichkeit der Video- und Konferenzen von Angesicht zu Angesicht zu Webkonferenz. führen, ohne dafür das eigene Büro verlassen zu müssen. Zunehmender Beliebtheit erfreut Umsetzung nach Bedarf sich die Übertragung von Bild und Ton auch bei Produktpräsentationen, Beratungen oder Und die Technik? Voice over IP (kurz: VoIP)im Kundendienst. Die Grenzen zu sogenannProgramme, die Telefonie über das Internet ten Webcasts oder Webkonferenzen sind hier erlauben, übertragen in der Regel auch Bildfliessend. Gerade bei letzteren haben zumindest daten. Es besteht die Möglichkeit, mehrere zeitweise nicht alle Teilnehmer die Möglichkeit, Teilnehmer zusammenzuschalten. Zudem haben sich aktiv ins Geschehen einzuschalten. Denn die Teilnehmer weiterhin Zugriff auf Daten und

Anwendungen auf ihrem Computer. Solche Weblösungen eigenen sich besonders für unterwegs, weisen allerdings oft keine besonders gute Bild- und Sprachqualität auf.

Besser sind Systeme, die zwar ebenfalls die vorhandenen Datennetze nutzen, aber Übertragungsprotokolle einsetzen, die Bild und Ton in besserer Qualität übermitteln – sogar bereits in HD-Qualität. Je nach Einsatz gibt es verschiedene Umsetzungen. Bei Desktopsystemen etwa finden sich alle Hard- und Softwarekomponenten im jeweiligen Rechner der Teilnehmer. Diese können zudem nicht nur ganz normal auf ihre Rechner zugreifen, sondern in der Regel auch andere Daten wie Präsentationen oder Dateien austauschen, ihren Rechner für den Fernzugriff freigeben oder gemeinsam an Projekten arbeiten.

Eine weitere Möglichkeit sind Settop-Boxen – kleine Geräte, die nur noch einen Monitor und einen Netzanschluss benötigen. Sie sind relativ klein und leicht und können deshalb auch mobil eingesetzt werden.

Raumsysteme hingegen entsprechen den Vorstellungen, die mancher Laie von der Sache hat. Sie ermöglichen eine Vielzahl unterschiedlichster Konstellationen. Statt vor Computerbildschirmen sitzen die Teilnehmer dann zum Beispiel an einem grossen Konferenztisch gegenüber einer Reihe von Monitoren, die jeweils einen Gesprächspartner an einem anderen Ort zeigen. Leistungsstarke Kameras, hochwertige Mikrofone und Audioanlagen tragen dazu bei, die Atmosphäre eines echten Treffens so genau wie möglich zu simulieren. Und das ist schliesslich das Ziel.

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Unternehmensbeitrag

Brother bringt die Welt zusammen: die Webkonferenz-Software OmniJoin ermöglicht Meetings jederzeit und weltweit!

Mit der Einführung von Brother OmniJoin bietet sich eine attraktive Alternative zu kostenintensiven Geschäftsreisen. Die professionelle Webkonferenz-Lösung ermöglicht Unternehmen den direkten Austausch von Informationen und Dokumenten mit Geschäftspartnern und Kollegen weltweit.

Dank Webkonferenz-Lösungen können Unternehmen jeder Grösse standortunabhängig Präsentationen und Meetings mit Kunden oder Mitarbeitern abhalten ohne hohe Kosten zu verursachen. Dabei ist es jedoch gerade für Unternehmen wichtig, eine sichere und zuverlässige Software zu verwenden.

Genau hier setzt Brother mit seiner neuen Webkonferenz-Software an. OmniJoin bietet professionelle Webkonferenzen in HD-Bildqualität, bester Audioqualität, sicherer SSL-Verschlüsselung und höchster Verbindungsstabilität dank Cloud-Technik. Mit bis zu 50 Teilnehmern können Dokumente oder PowerPoint-Folien, Filme oder Anwendungen in Echtzeit geteilt und gemeinsam genutzt werden. Dabei sind keine hohen Investitionen in teure Hardware nötig PC, Mac oder Laptop mit Internet-Anbindung und Webcam genügen.

Brother geht jedoch noch einen Schritt weiter: Über die Multi-Screen Funktion werden bei Bedarf die Gesprächspartner auf verschiedene Displays geschaltet und so die Situation eines realen Meetings geschaffen.

OmniJoin bietet nahezu unbegrenzte Anwendungsmöglichkeiten. Egal ob Meetings mit Kunden, Schulungen von Mitarbeitern, virtuelle Teamarbeit oder Integration von freien Mitarbeitern, mit der Webkonferenz-Lösung von Brother erzielen Unternehmen einen weltweiten Workflow mit niedrigen Kosten und wenig Aufwand.

Ein weiterer grosser Vorteil von OmniJoin: mit nur einer einzigen erworbenen Lizenz können bis zu 50 Teilnehmer per Mail zu einer Webkonferenz eingeladen werden - diese benötigen weder die Software noch eine Anmeldung.

OmniJoin ist online unter www.brother.ch oder im Handel erhältlich und wird in 4 verschiedenen Lizenzmodellen angeboten.

Kontakt Brother (Schweiz) AG Täfernstrasse 30 Postfach 5108 CH-5405 Baden 5 Dättwil

Tel. +41 844 484 111 Fax +41 844 484 222 E-Mail: info@brother.ch www.brother.ch

Eine 30-tägige Testversion von OmniJoin steht unter www.brother.ch/omnijoin zur Verfügung.

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Eine crossmediale Publikation der Xmedia Solutions AG III Büro der Zukunft

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Mein Arbeitsplatz ist sicher – oder?

Im Büroalltag erweist sich, ob Unternehmen Datenschutz und IT-Sicherheit ernst nehmen – und wie gut die Mitarbeiter geschult sind.

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hne sichere IT kann kein Unternehmen am Markt bestehen. Wer Prozesse und Daten nicht im Griff hat, setzt sich Angriffen von aussen aus, verliert Kunden – und verstösst im Zweifelsfall gegen die Gesetze. Gerade im Büroalltag lauern Gefahren, die oft übersehen werden.

Grundsätzlich gilt: Wer seine IT auslagert, lagert auch einen Teil seiner IT-Sicherheit aus.

Dafür gibt es Normen, allen voran die ISO 27001.

Ein seriöser Dienstleister wird alles tun, um seinen Kunden zu beweisen, dass Daten und Anwendungen bei ihm in sicheren Händen sind.

Nur ein Beispiel: Nicht erst sei dem Skandal um die NSA sollte niemand Unternehmensdaten – schon gar nicht Kundendaten – ausserhalb Europas speichern oder verarbeiten lassen.

Dieselben Standards gelten natürlich auch, wenn Unternehmen ihre Daten inhouse verarbeiten. Doch was passiert in den Stockwerken über dem – natürlich hochgesicherten – Serverraum? Ein wenig vereinfacht gesagt, kommt hier der Faktor Mensch zum Tragen. Die grossartigsten Sicherheitskonzepte nutzen nichts, wenn die Menschen nicht mitmachen.

Büros, die von privaten Geräten nur so wimmeln, lassen jedem IT-Administrator graue Haare wachsen.

Ersteinmal ein Konzept Was nichts an der Tatsache ändert, dass an allem Anfang ein Konzept zum Datenschutz und zur Datensicherheit stehen muss. Bei der Erstellung helfen die Richtlinien des (deutschen) Bundesamtes für Sicherheit in der Informa-

und sicherheitsrelevanten Anwendungen es im Unternehmen überhaupt gibt. Wer hat Zugriff worauf? Nach welchen Kriterien werden Daten freigeben, wie oft wechseln Passwörter? Welche gesetzlichen Vorschriften müssen erfüllt werden? Wo lagern Daten, mit welchen Geräten wird auf sie zugegriffen?

Ein Beispiel, das mitten in den Büroalltag hineinführt: Der Trend, der unter dem Namen Bring Your Own Device (BYOD) bekannt ist.

Immer mehr Mitarbeiter möchten im Berufsalltag nicht auf ihren persönlichen Laptop, ihr Smartphone oder ihren Tablet-PC verzichten.

Warum auch, wenn die Unterschiede zwischen Arbeit und Privatem gerade in der IT-Anwendung immer mehr verwischen. Büros, die von privaten Geräten nur so wimmeln, lassen aber jedem IT-Administrator graue Haare wachsen.

Die Vielzahl an unterschiedlichen Plattformen verlangt eine ebenso grosse Zahl an Sicherheitsmassnahmen. Nicht jedes Gerät etwa bietet dieselben Verschlüsselungsmöglichkeiten. Wer garantiert, dass auf dem im Urlaub gestohlenen Smartphone nicht geheime Firmendaten lagen?

Was, wenn sich auf den privat genutzten TabletPC Spionageprogramme schleichen, die im Büro Daten ausspähen?

Der Faktor Mensch entscheidet tionstechnik (BSI). Dessen „Katalog zum ITGrundschutz“ haben inzwischen internationalen Vorbildcharakter und sind auch in die ISO 27001 eingeflossen. Unter anderem stellt ein Sicherheitskonzept zunächst einmal klar, welche Daten

Grundsätzliche Lösungen gibt es hier nicht. Im Einzelfall müssen Unternehmen für die richtige Balance zwischen privater Nutzung und Kontrolle durch die IT-Administration sorgen. Das kann den Ausschluss bestimmter Gerätetypen

bedeuten, aber auch die Möglichkeit, etwa ein beruflich wie privat genutztes Smartphone per Fernzugriff vorsorglich komplett zu löschen.

Mittlerweile ist sogenannte Middleware Standard, um den Zugriff vieler unterschiedlicher Geräte etwa auf einen zentralen Firmenserver zu regulieren. Solche Programme agieren als schützende Vermittler zwischen Geräten und Server, die auf diese Weise nicht direkt miteinander in Verbindung kommen. Eine weitere Möglichkeit sind sichere Firmennetze, in denen die Mitarbeiter nur über eine zentrale, durch eine Firewall geschützte Verbindung überhaupt ins Internet können, oder verschlüsselte „Netze im Netz“, also virtual private networks (VPN).

Investitionen in solche Massnahmen lohnen sich auf lange Sicht immer.

Und schliesslich betonen viele Experten immer wieder die Bedeutung von Mitarbeiterschulungen, am besten mehrmals im Jahr. Auch hier ist das Geld gut angelegt. Sie dienen nicht zuletzt als Auffrischung vorhandenen Wissens, wie: Keine fremden Datensticks unüberprüft benutzen – wer weiss, was sie enthalten? Virenprogramme nie ausschalten. Updates und Datensicherung, wenn sie schon nicht automatisch erfolgen, regelmässig durchführen. Niemandem, auch nicht engen Vertrauten, Zugangscodes verraten. Keine lustigen Apps ohne Erlaubnis installieren, unbekannte E-Mail-Anhänge nicht öffnen – und bitte niemals ein Post It mit dem Passwort an den Monitor kleben … Denn alle Technik nutzt nichts, wenn die Mitarbeiter nicht wissen, wie sie sich im Büroalltag zu verhalten haben.

Gastbeitrag

Digitale Arbeitswelten: Innovation vs. Sicherheit?

T

echnologische Trends wie soziale Netzwerke, mobile Anwendungen oder Cloud Computing haben längst ihren Weg in den Büroalltag gefunden. Begleitet werden sie von aktuellen Themen wie Big Data, Wirtschaftsspionage oder Cyberkriminalität. Mit den entsprechenden Konsequenzen für Unternehmen und ihre Mitarbeitenden.

Geschäftsverantwortliche stehen bereits heute vor bedeutenden und vielschichtigen Aufgaben: es gilt unterschiedlichste gesetz­ liche Grundlagen zu beachten, im nationalen wie internationalen Wettbewerb zu bestehen und attraktive wie flexible Arbeitsplätze zu bieten.

Die Informationssicherheit bildet einen Teil dieser Herausforderungen. Ihre Wirkungsweise ist jedoch nur so gut, wie sie angewendet wird. Wohl hält die Informationssicherheit für Unternehmen wie Verwaltungen ein umfassendes und praxiserprobtes Spektrum an Standards und Lösungen bereit; man denke zum Beispiel an etablierte Standards der ISO-27000-Reihe oder marktführende Sicherheitslösungen zum Schutze der Unternehmenswerte. Jedoch benötigt deren Umsetzung in einem spezifischen Umfeld entsprechendes interdisziplinäres

Fachwissen und soziale Fähigkeiten. So bringt beispielsweise die Konzentration auf die Beschaffung neuster technologischer Trends wenig, wenn diese nicht auf ein bestimmtes Unternehmensprojekt zugeschnitten sind oder die Mitarbeitenden davon ausgehende mögliche Bedrohungen nicht (er-)kennen.

Auf den ersten Blick mag zum Beispiel eine Cloud Lösung als die vorteilhaftere und günstigere Variante erscheinen.

Ohne vorgängige sorgfältige Abwägung rechtlicher Aspekte und unternehmensspezifischer Prozessabläufe könnte diese

Innovation rasch zu einem technologischen, rechtlichen und letztendlich wirtschaftlichen Stolperstein für ein Unternehmen werden.

Fazit: Technologische Innovation und Informationssicherheit schliessen sich nicht gegenseitig aus, erfordern aber ein ausgewogenes Zusammenspiel von Mensch, Recht und Technik.

Die Autoren Liliane Mollet, Juristin und Beraterin für Informationssicherheit, insecor gmbh Jens Klopp, Berater für Informationssicherheit, insecor gmbh

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Eine crossmediale Publikation der Xmedia Solutions AG III Büro der Zukunft

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Interview

„Mitarbeitern muss gezeigt werden, wie neue Prozesse funktionieren“ Was genau wird eigentlich unter Ergonomie verstanden?

Viele Menschen denken bei diesem Thema vor allem an Alltags- und Büroprodukte, die für eine bessere Handhabung in Form und Aussehen optimiert wurden. Doch die Reduktion auf Tische, Stühle und Lampen wird dem weiten Arbeitsfeld der Ergonomen nicht gerecht, es ist nur ein Teil unserer Arbeit. Genau genommen betrachten wir vor allem den Bereich Arbeit so, dass er menschenfreundlicher wird. Wir schauen uns Arbeitsumgebung, -plätze, -mittel und -abläufe an und analysieren zusätzlich, wie die Menschen beziehungsweise Systeme leistungsfähiger werden. Wir analysieren die Systeme, optimieren sie gestalterisch und helfen, sie zu verändern.

Eine der Kernfragen ist, wie sich die Produktivität weiter steigern lässt. Heute hat man innerhalb weniger Mausklicks so viel Arbeit gemacht, wie früher in einer Woche. Der technische Fortschritt bringt aber auch Herausforderungen mit sich: Die meisten Arbeitsmethoden berücksichtigen noch keine akzeptable Lösung, wie sich zum Beispiel 50 E-Mails am Tag ohne deutlichen Mehraufwand abarbeiten lassen oder wie Büroarbeiter tatsächlich bis zur Rente durcharbeiten können, ohne Rückenprobleme zu bekommen.

Wann sollten Unternehmen Ergonomieaspekte in ihren Prozessen berücksichtigen?

Möglichst bereits schon zu Beginn von Innovations- und Entwicklungsprozessen und nicht erst als Reaktion auf ein Problem, wie zum Beispiel sich beklagende Mitarbeiter. Die (Neu-) Gestaltung von Prozessen, Produkten und Arbeitsplätzen ist dabei die eine Sache, eine andere, dass die Mitarbeiter auch in die Entwicklungen mit einbezogen werden. Erst

wenn alle Benutzer- und Entscheidungsgruppen mit einbezogen werden, entstehen innovative und nachhaltige Lösungen.

Nennen Sie uns bitte ein Beispiel.

In Unternehmen gibt es viele gesundheitsfördernde Aspekte, die unter ergonomischen Gesichtspunkten eingekauft wurden. Der Ansatz ist positiv, häufig werden jedoch nur die Symptome bekämpft. So sind Rücken- und Nackenprobleme bei Büroarbeitern eher die Regel als eine Ausnahme. Eine Masseurin, die in den Betrieb kommt, löst vielleicht kurzfristig Verspannungen, langfristig wird sich der Gesundheitszustand des Mitarbeiters jedoch dadurch eher nicht verbessern – was voraussichtlich für Ausfälle im Betrieb sorgt. Mitarbeitenden sollten beispielsweise Methoden vorgestellt werden, die Rücken und Nacken entlasten, sowie Schreibtische und Stühle entsprechend individuell angepasst werden. Allerdings wird sich am persönlichen Befinden des Mitarbeiters nur etwas ändern, wenn die neuen Methoden und Möglichkeiten auch genutzt werden. Unterstützend gibt es zum Beispiel Software, die über eine Computer-Kamera überwacht, wie jemand sitzt und bei Fehlhaltungen eine entsprechende Information anzeigt. Diese Software ist allerdings nur dann sinnvoll, wenn man sich ein paar Tage mit deren Funktion beschäftigt hat.

Wie genau bezieht man die Mitarbeiter am besten ein?

Man darf die Menschen nicht einfach in neue Situation reinwerfen. Das trifft auf Gesundheitsmassnahmen ebenso zu wie auf weitereichende organisatorische Änderungen im Betrieb. Es ist eine Sache, den Menschen die Verhältnisse zur Verfügung zu stellen, also zum Beispiel neue

Ergonomen schauen Arbeitsumgebung, -plätze, -mittel und -abläufe an und analysieren, wie die Menschen beziehungsweise Systeme leistungs­fähiger werden.

Möbel, Soft- oder Hardware. Die andere Sache ist, dass sie sich auch ergonomisch verhalten müssen. Wirklich wichtig ist das persönliche Changemanagement. Mitarbeitern muss gezeigt werden, wie neue Prozesse funktionieren, man muss ihnen Zeit geben, sich einzuarbeiten, sich mit dem Neuen „anzufreunden“.

Ein Beispiel: Bei umfangreichen Änderungen im Betrieb muss den Menschen Wertschätzung entgegengebracht werden. So wird ein Mitarbeiter, der 30 Jahre im Betrieb arbeitet und davon viele Jahre in einem Einzelbüro gesessen hat, nicht ohne Gegenwehr in ein Grossraumbüro ziehen. Vielleicht hat er sich das Privileg des Einzelbüros vor Jahrzehnten erarbeitet. Ihn zu überrumpeln ist kontraproduktiv, vielmehr sollte er in die Prozesse, die zu diesem Schritt führen könnten, mit einbezogen werden. Dazu gehören dann auch die Berücksichtigung altersgerechter Büromöbel, denn die Bedürfnisse sind bei einem 60-jährigen anders, als bei einem 20-jährigen.

Auch neue Software kann ein Unternehmen komplett auf den Kopf stellen. Sämtliche Prozesse und Auswirkungen neuer Software sollten vor deren Einführung durchgespielt werden – schliesslich haben bestimmte Programme Einfluss auf nahezu alle Abteilungen eines Unternehmens. Auch hier müssen die Mitarbeiter von Anfang an mit einbezogen und vorab geschult werden, damit der Betrieb nicht über Tage oder gar Wochen stillsteht.

Im Interview Dr. Thomas Stüdeli, Europa-Ergonom (Eur.Erg.) Präsident von SwissErgo

Gastbeitrag

Bedürfnisse als Motor für neue Lösungen V

om Badespass aus mit dem Kundenteam via Smartwatch die nächsten Schritte besprechen und anschliessend auf dem NetBook das Ergebnisprotokoll erstellen: So könnte die Zukunft aussehen. Der Arbeitsplatz wird nicht mehr nur im Büro sein, es wird von überall gearbeitet: Die Cloud ermöglicht es, ständig Zugriff auf seine Daten zu haben, die Arbeitszeiten sind damit flexibler. Meist arbeiten mehrere Personen gleichzeitig an einem Dokument. Der arbeitende Mensch muss für diese Arbeitsweise optimal unterstützt und durch positives Erleben der Arbeit motiviert werden.

Smartphones und Tablets sind durch den „Spass-Faktor“ erfolgreich geworden – spieAnzeige

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lerisch, einfach und intuitiv kommt man zu den gewünschten Inhalten oder Anwendungen. Dies wird auch von Arbeitsinstrumenten erwartet – Business und Freizeit wachsen zusammen, das Benutzungserlebnis soll ähnlich positiv sein.

Damit Homeoffice, Arbeiten an beliebigen Orten oder kollaboratives Arbeiten wirklich zufriedenstellend funktionieren, müssen Arbeitsinstrumente vom morgen auf die neuen Erwartungen hin optimiert werden. Es ist nötig, die Benutzer konkret in die Entwicklung neuer Lösungen zu involvieren. Es ist aber falsch, sie zu befragen, wie sie es gerne haben möchten: Nutzen und Schwierigkeiten, die sich aus den 2

27.05.13

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Arbeitsmitteln ergeben, können die Befragten kaum abschätzen. Diese werden erst bei der Anwendung sichtbar. Die Benutzer müssen gezielt in den ganzen Entwicklungsprozess einbezogen werden. Um dies zu erreichen, sind Vorgehensweisen wie „User Centred Design“, die den Benutzer ins Zentrum stellen, anzuwenden. Die Bedürfnisse der Benutzer werden am Arbeitsort durch Beobachtung erfasst, mit einfachen Prototypen wird Feedback von den Benutzern eingeholt, um so schrittweise zu guten, nützlichen und brauchbaren Lösungen zu kommen. Dieses Vorgehen stellt sicher, dass die Produkte der Zukunft eine Erleichterung im Arbeitsalltag bieten.

ZUM Autor Dr. Daniel Felix ergonomie & technologie | e&t GmbH Nordstrasse 114 CH-8037 Zürich Switzerland Telefon +41 44 446 50 50 Fax +41 44 446 50 56 Mobile +41 79 276 54 81 making it … www.easy-to-use.ch

Kontakt Die Fachgruppe Software Ergonomics (www.usabilitynet.ch) der Schweizer Informa­ tik Gesellschaft (SI) setzt sich aktiv für diese Vorgehensweise ein und führt dazu regelmässig Veranstaltungen durch.

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