УП
АВЛЕНИЕ
Александр Мусатов
тренер-консультант, автор учебников для сотрудников ресторанов, совладелец Hendrick’s bar и True Burger Bar
Аудит в ресторане своими руками КАК ЧАСТО МЫ ПОГРУЖАЕМСЯ В ЕЖЕДНЕВНУЮ РУТИНУ И ПЕРЕСТАЕМ ЗАМЕЧАТЬ ВАЖНЫЕ ВЕЩИ В НАШЕЙ РАБОТЕ. ЧУТЬ УХУДШИЛСЯ СЕРВИС, НЕМНОГО УПАЛИ ПРОДАЖИ, НЕЗНАЧИТЕЛЬНО ПОВЫСИЛОСЬ СПИСАНИЕ, АДМИНИСТРАТОРЫ СТАЛИ ХУЖЕ ВЫПОЛНЯТЬ СВОИ ОБЯЗАННОСТИ. ОПАСНОСТЬ ПОСТЕПЕННОГО И НЕЗНАЧИТЕЛЬНОГО УХУДШЕНИЯ СИТУАЦИИ В ТОМ, ЧТО МЫ ЗАЧАСТУЮ НЕ ПРИДАЕМ ЭТОМУ ЗНАЧЕНИЯ. ИЗМЕНЕНИЯ ПРОИСХОДЯТ НЕЗАМЕТНО. НО ПРОХОДИТ ВРЕМЯ, И ВОТ МЫ УЖЕ ТЕРЯЕМ ПРИБЫЛЬ, ПОВЫШАЕТСЯ ТЕКУЧЕСТЬ КАДРОВ, АДМИНИСТРАТОРЫ УЖЕ НЕ ВЫПОЛНЯЮТ ВЕСЬ ОБЪЕМ СВОЕЙ РАБОТЫ.
В
этот момент очень важно остановиться и ответить себе на вопрос: что я делаю не так? Ответить на него и, что более важно, составить план изменений поможет проведение внутреннего аудита в ресторане. В этой статье я постараюсь дать вам понять, что для этого нет необходимости обращаться за помощью дорогостоящих консультантов. Большой объем работы вы можете выполнить самостоятельно.
Что даст вам аудит? Во-первых, вы произведете срез вашей ситуации с точки зрения операционного управления. Проанализируете менеджерские функции, составите фотографию рабочего дня руководителей, сможете понять, все ли обязанности по управлению закрыты вашей командой.
36
Мужик пилит дерево, к нему подходит другой и спрашивает: — Мужик, давно пилишь? — 3 дня. — А может тебе пилу заточить? — Некогда мне, пилить нужно.
Во-вторых, вы получите объективную оценку состояния дел на производстве, кухне, баре, зале. Сможете оценить обслуживание гостей в различных точках впечатлений в ресторане. И, в-третьих, проведя аудит и составив план изменений, после его реализации вы получите новый стимул для развития и сможете более грамотно управлять вашими заведениями. Выявите упущенные возможности по зарабатыванию денег, оптимизации процессов на кухне и в баре, улучшите качество сервиса. Прежде чем провести аудит, давайте отдавать себе отчет, что в вашем ресторане (в компании) должны быть прописаны процедуры, внедрены стандарты. Ваши менеджеры должны владеть инструментами контроля исполнения сотрудниками этих стандартов и правил. Должна быть выстроена система отчетности о выполненной работе, не говоря уже о финансовых отчетах. Немаловажным является наличие действующей и прозрачной системы коммуникации в ресторане, как вертикальной, так и горизонтальной. Наличие барьеров общения в компании не даст вам возможность грамотно управлять, ставить цели и задачи и корректировать функциональные обязанности сотрудников.
# 5 (143)/2017
Итак, что аудировать? РАБОТУ ДЕПАРТАМЕНТОВ: зал, бар, кухня
СЕРВИС
ОПЕРАЦИОННОЕ УПРАВЛЕНИЕ
СИСТЕМУ РАБОТЫ С ПЕРСОНАЛОМ
Начать я рекомендую с проведения опроса менеджерского состава ресторана с целью сбора информации о выполняемых обязанностях руководителей. Если вы сами являетесь менеджером, вы можете заполнить этот опросник самостоятельно, в качестве самопроверки.
Обслуживание Административно-техническая оценка Персонал Функционал
Обязанности менеджеров
Открытие Ресторана
Закрытие ресторана
Управление продажами
Собрания в ресторане
Управление расходами
Товарооборот
RESTORATOR.UA
АУДИТ РЕСТОРАНА
Управляющий Шеф-повар Су-шеф Администратор Бухгалтер
Оргструктура
Чек-лист Лайн-чек
Проверка ресторана к открытию Контроль выхода сотрудников на работу
Фото рабочего дня Карта учета рабочего времени
Чек-лист Лайн-чек
Проверка ресторана к закрытию Контроль ухода сотрудников с работы
Фото рабочего дня Карта учета рабочего времени
Отчеты по продажам Стимуляция продаж
Play List Исполнение целей по продажам
Планирование продаж Цели по продажам
Собрания менеджеров Формирование повестки
Собрания департаментов
Собрания смены
Расчет количества заказываемого товара Расчет количества заказываемых заготовок
Лист заготовки
Недельный и месячный учет ФОТ Графики работы сотрудников
Заказ товара Списание товара Заведение новой карточки блюда
Прием товара Инвентаризация Перемещение товара
Хранение товара Проработка Маркировка продукции
37
УП
АВЛЕНИЕ
БЛАНК ПРОВЕДЕНИЯ ОПРОСА МЕНЕДЖЕРСКОГО СОСТАВА РЕСТОРАНА Дата Ресторан Опрос проводил
ОБЯЗАННОСТИ МЕНЕДЖЕРОВ
1
Должностные инструкции менеджеров прописаны
0
2
Фотография рабочего дня менеджера прописана
0
3
Утверждена организационная структура компании
0
4
Собрания менеджеров проводятся 1 раз в неделю
1
5
Менеджеры планируют свою деятельность (оставляют action play)
1
6
Управляющий ставит менеджерам цели 1 раз в месяц
1
1
Расчитывается план по продажам на месяц
1
2
Расчитывается план по продажам на неделю
0
Итого баллов
ПРОДАЖИ
4
3
Расчитывается план по продажам на день
1
4
Расчитывается план по продажам на смену
0
5
Расчитывается план по продажам на сотрудника
1
6
Официанты владеют методами продаж (оцениваемый знает не менее 5)
1
7
Ставится цель по среднему чеку
1
8
Формируется плей-лист
0
9
Используются методы стимуляции продаж для официантов
1
Вы можете использовать данный оценочный лист во время проведения анализа работы кухни, ставя отметки «1», если пункт выполняется в полном объеме, и «0» — в любом другом случае. Вы можете выбрать фильтром только пункты с оценкой «0» и перенести их в отдельный список «Анализ», где напротив каждого пункта сразу определите шаги по изменению ситуации.
АНАЛИЗ РЕЗУЛЬТАТОВ АУДИТА Ресторан «Озорной» Дата
25 января
ОБЯЗАННОСТИ УПРАВЛЯЮЩЕГО
ЧТО ДЕЛАТЬ
Формируется плей-лист
Научить
По каждому расходу определен метод контроля
Контролировать
Подробно описаны процедуры Заказ товара
Научить
Подробно описаны процедуры Прием товара
Контролировать
Подробно описаны процедуры Хранение товара
Прописать
Подробно описаны процедуры Списание товара
Контролировать
Подробно описаны процедуры Инвентаризация
Научить
Все расхождения инвентаризации объяснены и расхождения не составляют более определенного процента
Научить
Установлены нормы заказа продукции
Научить
На кухне присутствуют рецептурные книги на каждой станции
Контролировать
Бланки списания распечатаны и хранятся в доступном месте на кухне в необходимом количестве
Прописать
Уровни заработных плат мониторятся по рынку
Прописать
Лайн-чеки по каждому цеху кухни созданы
Прописать
В таблице по ссылке есть оценочные листы по обязанностям управляющего, шеф-повара и менеджера. Проведите опрос этих руководителей и выделите пункты с оценкой «0», сразу составьте себе план изменений по этим формам. Продолжение материала читайте в следующем выпуске журнала, также подписчики получат материал в е-mail рассылке.
38
# 5 (143)/2017