iAuditor Инструкция по созданию, редактированию чек-листов iAuditor является программой для создания, редактирования и заполнения чек-листов, а также автоматического формирования отчетов по проведенным чек-листам. Программа существует в бесплатной версии (с ограничениями по следующим параметрам: нет возможности поделиться с другим пользователем созданным вами чек-листом, кроме варианта выложить чек-лист в Публичную библиотеку (об этом ниже) и формирования отчета только в формате pdf) и в платной версии. Для создания чек-листа и работы в рамках ресторана вполне достаточно и бесплатной версии, если вы создадите один универсальный аккаунт, по которому менеджеры смогут по очереди заходить в программу с различных устройств. Данная инструкция создана для того, чтобы познакомить вас с основными возможностями программы. Следую данной инструкции вы сможете: 1. 2. 3. 4.
Создавать свои чек-листы (аудиты) Проводить чек-лист Сохранять его в формате pdf Делиться созданным чек-листом в Публичной библиотеке
Для начала найдем необходимую ссылку на главную страницу программы в интернет. Для этого вы можете перейти по ссылке http://www.safetyculture.io/iauditor/ или набрать в поисковой строке Google запрос «iAuditor». Вам необходима первая ссылка:
Перейдя по данной ссылке вы попадете на главную страницу программы. Вам необходимо произвести процедуру регистрации нового пользователя в соответствующем поле в правой части страницы:
Указывайте адрес электронной почты, которым вы пользуетесь. Вам на почту придет письмо со ссылкой подтверждения регистрации. Обязательно перейдите по ней и подтвердите вашу регистрацию. После этого вы сможете зайти в программу с новым созданным логином и паролем. Все! Вы готовы к созданию нового чек-листа, но для начала позвольте познакомить вас с основными элементами того, что вы видите на вашем экране.
2
В левой части страницы есть несколько вкладок. Первая iAuditor. Это основная вкладка, которой вам придется пользоваться чаще всего. Нажав на слово iAuditor вам откроется новое меню.
Templates – это ваши созданные чек-листы (аудиты). Все созданные вами чек-листы вы видите в правой части страницы. Вы можете видеть дату их создания или последнего сохранения после редактирования (да, вы можете редактировать уже созданные чек-листы).
Audits – это заполненные вами и проведенные чек-листы. Все чеклисты, которые вы провели, автоматически сохраняются и хранятся в этом разделе (не имеет значение, где вы заполняли чек-лист – на компьютере или в программе для мобильного телефона / планшета. Сразу после проведения синхронизации (на происходит автоматически при наличии доступа в интернет), чек-листы появятся в этом разделе.
3
С разделом Analytics вы сможете ознакомиться самостоятельно. В нем у вас есть возможность собрать статистику по проведенным чек-листам и построить различные графики и диаграммы. Итак, приступим к созданию нашего Чек-листа. Для этого, находясь во вкладке Templates в правом верхнем углу страницы нажмите кнопку «New template» (создать новый чек-лист).
Вы попадете на страницу создания чек-листа.
4
Сначала вводим данные в разделе «Template information». Начать создание чек-листа необходимо с введение названия вашего чек-листа и с введением описания чек-листа (не обязательно, но желательно). Вы можете защитить ваш чек-лист паролем. Для этого нажмите кнопку Options
Также, необходимо выбрать индустрию, принадлежать ваш чек-лист (обязательно)
к
которой
будет
Все изменения сохраняются автоматически, так что не ищите кнопочку “Сохранить”. Ее нет. Создатели позаботились об этом. Далее, переходим в правый верхний угол этой страницы и нажимаем на кнопку Sections
Из выпадающего списка выбираем с вами раздел Header – это будущая титульная страница нашего отчета по чек-листу. В данном разделе вам необходимо изменить стандартный шаблон. Он по умолчанию содержит в себе поля, которые чаще всего являются излишними. Заодно, мы научимся с вами удалять и добавлять поля для заполнения.
5
По умолчанию данные раздел выглядит следующим образом:
Вы можете удалить любой блок вопросов, нажав на красный крестик и согласившись с удалением (Delete):
6
Вы можете изменить название любого из блоков, просто кликнув на блок с надписью. Появится поле для ввода нового названия:
В зависимости от типа вашего чек-листа оставьте здесь поля, которые вы захотите видеть на первых страницах вашего отчета, например: ФИО проводящего чек-лист, ФИО оцениваемого, название ресторана, дату и пр. После завершения работы, кликните снова на раздел Sections и выберите «Audit»
После этого приступайте к созданию самого чек-листа.
7
Вы находитесь в основном окне создания чек-листа. В левой колонке вы сможете выбрать необходимые вам блоки (типы вопросов) и, удерживая нажатой левую кнопку мыши, перетащите их в правое поле. Отпустите левую кнопку мыши. Блок останется в том положении, куда вы его разместили
Разберем варианты блоков (типов вопросов), которые вы можете использовать для своего чек-листа. Самый распространенный это первый по списку – Question – вопрос, на который можно отвечать «Да / Нет / Не оценивается». Перетащите его в правое поле и, кликнув на блок – измените название, например «Территория вокруг входа без грязи и мусора». Кликнув еще раз на блок, вы увидите, что название его изменилось.
8
Вы можете сами задать варианты ответов. Для этого нажмите кнопку «Select custom response» и создайте свой блок вопросов. Не забудьте его указать как необходимый к использованию.
9
Впишите в поля открывшегося окна ваши варианты ответов (см. рисунок выше). Выберите цвет, соответствующий каждому из вариантов. Нажмите кнопку «Done». Не забудьте выбрать именно ваш вариант ответов, который вы только что создали.
Переходите к следующему вопросу. Вы можете из левой части перетащить новый такойже блок, а можете выбрать один из нескольких предложенных вам:
10
Посмотрите, какие вопросы и для чего используются:
Не бойтесь экспериментировать, но и не нагружайте свой чек-лист количеством лишних элементов. Закончив создание вашего чек-листа, просто нажмите на надпись Templates (в левой части страницы) и вы увидите ваш готовый чек-лист в списке всех ваших чек-листов, доступных для заполнения.
Вы можете нажать кнопку Start Audit и начать заполнять чек-лист прямо на компьютере А можете открыть его на своем мобильном устройстве и заполнить его прямо в телефоне.
11
Инструкция по заполнению чек-листа с мобильного устройства (на примере iPhone) Внешний вид приложения для iOS и для Android практически полностью идентичны, так что вы без труда разберетесь как пользоваться программой на мобильном устройстве. Для начала бесплатно скачайте и установите себе на телефон программу iAuditor. После установки ее на мобильный телефон и запуска, программа предложит вам пройти мини обучение по ее использованию. Пройдите это обучение, иначе программа не даст вам возможности работать. После этого обязательно зайдите в программу под своим логином и паролем, под которым вы заходили, работая в программе через интернет на компьютере. Программа свяжется с сервером (синхронизируется) и через некоторое время, чек-листы, которые вы создавали на компьютере появятся в вашем телефоне в разделе Templates
12
Нажмите на название чек-листа и программа предложит вам начать аудит
Заполняйте поля, которые вы же сами и создали. После ответа на все вопросы, нажмите Mark As Complete (Отметить как завершенный) в правом нижнем углу и Save (Сохранить) в левом верхнем углу окна программы
Обратите внимание на некоторые типы вопросов и возможные варианты работы с ними, во время проведения чек-листа.
13
Вы можете поставить свою подпись в чек-листе. Для этого нажмите зеленый значок с ручкой и в выпавшем окне прямо в телефоне пальцем или стилусом подпишитесь своей подписью. Нажмите Done
При ответе на вопрос (типа Question) если вы ответили «Нет», программа автоматически предложит вам написать свой комментарий в выпавшем поле и сделать / прикрепить фотографию. Для этого нажмите соответствующий значок и сделайте фотографию. Нажмите Use photo. Фотография автоматически добавится в чек-лист
14
После того, как вы закончили и сохранили ваш чек-лист, он автоматически появляется в меню Audits. Для того, чтобы просмотреть его и отправить (например по эл.почте или сохранить на Dropbox) выйдите в главное меню нажмите в левом углу кнопку из «трех полосочек» нажмите Audits
Все ваши заполненные чек-листы будут хранится здесь, в этом разделе. Чтобы просмотреть ваш заполненный чек-лист в виде отчета, нажмите на нужный вам чек-лист и появится следующее окно Вы можете нажать Export audit и нажав Send в новом окне отослать его по электронной почте. Письмо сформируется автоматически. Отчет будет прикреплен в приложении (в бесплатной версии только в формате pdf) Вы можете нажать на три точки в левом нижнем углу и выбрать один из вариантов: Preview report – просмотреть отчет Send report – выслать отчет Dublicate – сделать копию отчета
15
Если вы выберете вариант Preview report (просмотреть отчет), то вы сможете сразу увидеть ваш отчет по чек-листу:
Просмотр заполненного чек-листа на компьютере Вы можете просмотреть ваш заполненный чек-лист на компьютере. Для этого откройте главную страницу программы в интернете, зайдите в раздел Audits и вы увидите ваш заполненный чек-лист (при наличии доступа в интернет у мобильного устройства и компьютера).
Чтобы посмотреть отчет по данному чек-листу нажмите на название вашего чек-листа. В выпавшем окне выберите Export Audit, выберите формат PDF (в бесплатной версии). Автоматически начнется закачка отчета на ваш компьютер.
16
Пример отчета, скаченного из программы:
17
Вопросы Как перейти на платную версию программы? Вы сможете это сделать на сайте программы iAuditor, нажав на кнопку Upgrade и выбрав интересующий вас тарифный план
Как найти чужие чек-листы в Публичной библиотеке? Зайдите в раздел Public Library и введите в строке поиска интересующий вас аудит (вам нужно знать название аудита)
Нажмите кнопку «скачать» и после закачки данный аудит появится у вас в разделе Templates
18
Бонус В Публичной библиотеке доступны чек-листы, созданные мной (введите названия, выделенные жирным шрифтом в поисковой строке в Публичной библиотеке): •
Аудит ресторана – чек-лист операционного аудита ресторана
•
КЛН официанта – контрольный лист наблюдения за работой официанта
•
Лист первого дня - чек-лист менеджера по работе со стажером в первый день
•
Пре-скрин официанта – бланк предварительного собеседования кандидата на работу
Если у вас появятся вопросы или вы захотите поделиться своими чек-листами, пишите, я с радостью обсужу с вами эти вопросы!
Александр Мусатов Тренер-консультант RESTTEAM amusatov@restteam.ru www.facebook.com/alexmusatov
19