Diversificare è meglio

DIVERSIFICARE

È MEGLIO

di Serena Roberti

FLAVIO VENTRE, managing director Digivents D alle ultime indagini di Adc Group è emerso che, in tempi di pandemia, i partner ‘non sono stati a guardare’, ma si sono attivati per offrire ad aziende e agenzie servizi sempre più diversificati che rispondessero alle nuove esigenze dettate dal cambio di scenario.

La diversificazione si è rivelata un elemento chiave per sopravvivere all’uragano Covid, così come un approccio sempre più consulenziale nei confronti dei clienti. In che modo i partner degli eventi hanno ampliato la loro offerta e come si sono riorganizzati internamente? Dalle risposte degli intervistati, emergono una grande capacità di adattamento e un’estrema flessibilità per rispondere alle necessità del settore che è stato il primo a fermarsi e l’ultimo a ripartire. Nel mezzo, lo sviluppo esponenziale degli eventi virtuali e ibridi.

REATTIVITÀ, VOTO 10

Rispondere alle necessità del mercato in una situazione d’emergenza che cambia le carte in tavola richiede creatività, flessibilità e capacità di problem solving all’ennesima potenza. I partner degli eventi si sono riorganizzati, ciascuno nel proprio campo, per proporre soluzioni diversificate in tempi record. Come ha fatto Digivents, che dal 2012 gestisce una piattaforma digitale - app, segreteria organizzativa, gamification, matching -

Noleggio Design al Salone Nautico di Genova: la sanificazione degli arredi come priorità

I partner e la nuova normalità INCHIESTA

DIGIVENTS PER LA FINANZA ‘IBRIDA’

Un importante cliente nel settore finanziario ha organizzato la conferenza annuale in modalità ibrida utilizzando la piattaforma di Digivents per gestire gli invitati online e quelli in presenza. Nella fase pre-evento è stata realizzata una landing page per la registrazione che permettesse agli invitati di scegliere se partecipare da remoto oppure in presenza e di selezionare uno slot orario per l’ingresso in location. Ciò ha consentito la semplificazione delle attività di segreteria organizzativa e le relative comunicazioni ai partecipanti, garantendo al contempo la gestione degli accrediti in maniera contingentata e senza file all’ingresso, anche grazie al processo integrato di lettura di Green Pass e QR Code. Mentre i partecipanti collegati da casa hanno seguito la diretta sulla Virtual Room, scegliendo in tempo reale se seguire l’evento in lingua italiana o la traduzione simultanea in inglese, chi era in location ha scaricato l’app nativa sul proprio smartphone. Entrambi gli strumenti erano gestiti dalla stessa piattaforma ed è stato quindi semplice coinvolgere tutti i partecipanti in egual misura: domande ai relatori, quiz, live chat e contest di foto a tema sono stati l’arma vincente per realizzare un evento dinamico e di successo.

per supportare gli organizzatori di eventi. “Con il Covid siamo stati costretti ad accelerare il programma di sviluppo delle funzionalità on-line - spiega Flavio Ventre, managing director Digivents -. La nostra virtual room è stata utilizzata in centinaia di eventi durante e nel post pandemia e, per fortuna, ha potuto beneficiare delle numerose funzionalità già presenti in piattaforma”.

Anche Target Motivation ha accelerato un progetto già in cantiere per eventi da remoto per garantire un’offerta a tutto tondo. “Da sempre, la diversificazione è un elemento chiave per avere riscontri positivi, soprattutto nel nostro mercato dove la competitività è a livelli altissimi - spiega Alessandro Sbrogiò, ceo -. Il Covid ci ha aiutati a pensare a livelli differenti, ci ha costretti a uscire dalla zona confort e a misurarci con necessità mutate e da un punto di vista nuovo. Per i creativi è un contesto molto stimolante, soprattutto perché gli obiettivi delle aziende rimanevano costanti, ma era il servizio che doveva cambiare. Per quanto ci riguarda, non c’è stata una vera riorganizzazione: le nostre business unit sono rimaste solide, ma è stato dato un forte impulso a una business unit che prima del Covid rappresentava solo una piccola parte di Target. Stavamo, infatti, già sviluppando dei software con dei partner per sopperire alle esigenze da remoto e, con il Covid, tutto ha preso un respiro più ampio e concreto. Siamo così stati in grado di offrire un nuovo servizio subito dopo la fine del primo

ALESSANDRO SBROGIÒ, ceo Target Motivation

TARGET MOTIVATION, ‘DIFFICULT SITUATION’ PARTNER

Il Simposio Internazionale sul tema ‘Pain Management in a difficult situation’ si è tenuto a Lima nei giorni 1-2 ottobre e ha coinvolto più di 100 partecipanti in presenza nel rispetto delle normative anti-Covid e quasi 1.000 connessi da remoto da tutto il mondo. Il programma ha coinvolto una Faculty di 30 relatori di caratura internazionale, integrando relazioni e discussioni tra i professori presenti in loco e altri connessi virtualmente, permettendo un’ottima riuscita dell’evento nonostante la situazione mondiale. Target Motivation ha svolto attività di segreteria organizzativa e scientifica, dal contatto e coordinamento dei relatori internazionali alla predisposizione dei servizi logistici dell’evento come la definizione dei viaggi, i transfer, i pernottamenti, le cene esterne, i contatti con le Ambasciate per gli ingressi nel Paese e le vaccinazioni, l’organizzazione dei tamponi, la realizzazione dell’evento, la produzione delle grafiche e la gestione on site con lo staff del partner locale della Net Tam.

IEG per il ‘Web Marketing Festival’ di Search on Media Group, andato in scena al Palacongressi di Rimini in integrazione con lo streaming

SONIA BENKUNSKAITE, marketing & event manager Museo Ferruccio Lamborghini lockdown, ma solo perché il progetto era già in lavorazione. In tutto ciò, la business unit della logistica lavorava a supporto degli eventi online trovando soluzioni per ingaggiare gli ospiti e per dare al virtuale le note di autenticità e di empatia che si percepiscono in presenza. Poi, con la ripartenza, la divisione logistica si è adoperata per garantire la sicurezza in loco durante gli eventi rivedendo i servizi di f&b, i tour e i trasporti. Il risultato ora è un’offerta sempre a 360°, ma più ricca”.

L’integrazione dell’offerta con tutte le componenti virtuali si è rivelata fondamentale anche per le location. “Il mondo degli eventi è stato tra i primi a fermarsi e l’ultimo a ripartire - ricorda Sonia Benkunskaite, marketing & event manager Museo Ferruccio Lamborghini -. Fare rete si è rivelato essenziale nel periodo attraversato dalla pandemia. La collaborazione tra realtà del settore, la creazione di nuovi modelli, lo sviluppo di idee, assieme alla condivisione di progetti, ci hanno permesso di trovarci pronti quando è arrivato il momento della ripartenza. Il Museo Ferruccio Lamborghini è un complesso di 9.000 mq, modulabile e suddivisibile a seconda delle esigenze. Un luogo per organizzare eventi di ogni genere grazie alla versatilità della struttura. L’ampia disponibilità di sale e di spazi ci permette di garantire distanze sociali e sicurezza per qualsiasi tipo di evento. Le aziende stanno tornando alla formula live e, per chi vuole organizzare un evento dal vivo, offriamo l’integrazione di tutte le possibilità date dai servizi digitali, tra cui dirette streaming interattive, set virtuali in 3d, augmented reality. Il concetto di ‘Sala Plenaria’ può essere sostituito da quello di ‘studio principale’ o ‘studio televisivo’ da cui è possibile far partire collegamenti via streaming e via satellite e con diversi pubblici”.

Flessibilità, unita a nuovi servizi che si adattano a nuove esigenze di mercato. “In questo ultimo anno abbiamo trasformato Spazio Gessi in uno studio per eventi streaming e ibridi - racconta Valentina Brambilla, location manager Spazio Gessi -. La trasformazione in Gessi Studio ci ha permesso di ampliare il business per soddisfare una nuova parte di mercato. Il tutto è stato possibile grazie all’inventiva, l’iniziativa e la collaborazione con nuovi partner che hanno permesso la creazione di un nuovo set, portando tecnologie d’avanguardia all’interno dello spazio”.

C’è chi invece ha puntato sulla possibilità per il cliente di decidere la propria formula anche all’ulti-

MUSEO FERRUCCIO LAMBORGHINI, EVENTI E TEAM BUILDING ROMBANTI

La ripartenza è stata segnata da un evento organizzato in collaborazione con l’Unione Reno Galliera. Al Museo Ferruccio Lamborghini lo scorso giugno è avvenuto il taglio del nastro della linea 6 della Bicipolitana Bolognese, alla presenza di numerosi ospiti tra cui il vicepresidente del Museo, Ferruccio Lamborghini, del presidente dell’Unione Reno Galliera Claudio Pezzoli, del consigliere metropolitano Marco Monesi, dell’assessore regionale Irene Priolo, degli otto sindaci dell’unione e del recente vincitore di tappa al Giro d’Italia Lorenzo Fortunato. Un altro evento rappresentativo è la cena di gala ‘Top Players’ Strategie per il Successo, organizzata grazie alla collaborazione con lo Studio Rubbi, Tarlazzi & Associati e con tanti ospiti speciali. L’evento si è svolto nella suggestiva cornice della Sala Elicottero che si trova all’interno dell’area museale. Ancora, la prima edizione del ‘Rex Day’ della Mectron, con una giornata intera di congresso, pranzo e visita guidata della collezione museale, ha rappresentato un piacevole momento di confronto e di aggiornamento. C’è stato poi anche un team building aziendale con la collaborazione di Start Hub Consulting, del famoso marchio di abbigliamento Imperial Fashion, durante il quale i partecipanti erano suddivisi in squadre utilizzando l’area esterna del nostro luogo per la creazione di kart con il materiale messo a disposizione dall’azienda.

I partner e la nuova normalità INCHIESTA

Spazio Gessi punta su un ambiente-studio reso sempre più immersivo e adatto a qualsiasi tipologia di evento

mo a quotazioni accessibili, un plus determinante. “Questa flessibilità last minute è il vero valore aggiunto che offriamo con le nostri sedi di Rimini - Palacongressi e Fiera - e di Vicenza al ViCC-Vicenza Convention Center - commenta Fabio De Santis, direttore divisione events & conference IEG -. Agli organizzatori ci proponiamo come solution provider di qualità in grado di offrire integrazione tra tutti i servizi necessari allo svolgimento degli eventi nelle diverse modalità. Come divisione ci siamo attrezzati direttamente o tramite i partner per offrire la possibilità di realizzare gli eventi in forma ibrida o full digital, fermo restando che finalmente si sta tornando a puntare sugli eventi in presenza”.

RIORGANIZZAZIONE, VOTO 10

La diversificazione dell’offerta spesso si accompagna alla necessità di una ristrutturazione interna delle società per poter rispondere alle esigenze dei clienti. Molti si sono adattati in ‘real time’. “Ci siamo subito riorganizzati internamente per realizzare tutti quei dispositivi necessari alle nuove regole di distanziamento richieste dai vari Dpcm - sottolinea Edoardo Barberis, ceo Noleggio Design -. In mancanza degli eventi, ci siamo subito messi a disposizione, durante l’emergenza sanitaria, supportando la filiera locale per l’erogazione dei tamponi e delle campagne vaccinali con la fornitura dei dispositivi e delle strutture necessarie. Grazie a queste attività, siamo riusciti a far lavorare una buona parte dei nostri dipendenti evitando di dover fare continuo ricorso alla cassa integrazione”.

La questione della sicurezza e dei nuovi protocolli è diventata parte integrante della nuova offerta. “Ci siamo attrezzati per raggiungere l’obiettivo di garantire una location dove è possibile svolgere eventi in sicurezza, mettendo a punto un protocollo anti-Covid 19 ad hoc per la nostra struttura - racconta Benkunskaite (Museo Ferruccio Lamborghini) -. Stiamo sfruttando l’ampia capienza del Museo come punto di forza per permettere l’organizzazione di eventi speciali e anche per matrimoni in una location unica nel suo genere”.

Non solo una riorganizzazione dei protocolli, ma anche un upgrade di tecnologie sempre in evoluzione. “L’area tecnica è costantemente aggiornata alle ultime disposizioni in tema di sicurezza e formata rispetto alle tecnologie in grado di rispondere alle nuove necessità - spiega De Santis (IEG) -. Il valore che offriamo al cliente è quello di mantenerci sempre informati, in modo da anticipare le esigenze e rassicurare sulla qualità delle procedure. In definitiva, ci proponiamo come provider complessivo per i servizi richiesti. L’esigenza di forte personalizzazione dei servizi da offrire i clienti ha indotto l’area commerciale a specializzarsi in maniera sempre più verticale sui segmenti produttivi e commerciali degli eventi, oltre che su concorsi ed eventi politici e sindacali che tornano a manifestare il bisogno concreto di incontri in presenza”.

Il virtuale è entrato quindi di prepotenza nelle competence dei partner e ormai ne è diventato un punto di forza. “Abbiamo ampliato la struttura: all’interno, ora, ci sono delle figure specializzate nel broadcasting virtuale, nei software e, soprattutto, abbiamo sistemi certificati per la gestione della sicurezza del trattamento dati e della privacy - commenta Sbrogiò (Target Motivation) -”. Sottolinea Ventre (Digivents): “Più che una modifica sostanziale del business, abbiamo integrato - in parte in azienda, in parte acquisendole dall’esterno - delle competenze relative allo streaming ed alla produzione video. Restiamo comunque una software house e non siamo in competizione con le agenzie di eventi e i service”.