Automatisering zorgt voor tijdsbesparing bij transport naar Verenigd Koninkrijk

Freight Line kan door de automatisering van de extra documentenstroom door Cargo Manager als voorheen goederen blijven vervoeren naar het VK

Brexit heeft Freight Line Europe, gericht op gekoeld transport in het Verenigd Koninkrijk, Frankrijk en Benelux, voor uitdagingen gesteld. “De handel moet in hele korte tijd weg zijn,” zegt Bart Bouwman, ICT Manager bij Freight Line. “We werden geconfronteerd met extra handelingen als het verwerken van extra ordergegevens, aanmelding bij Portbase (havensysteem) en douane-afhandelingen.”

Bart geeft aan dat de insteek was om voor deze bijkomende werkzaamheden een zo snel mogelijke oplossing te vinden. De sleutel daarvoor bleek te liggen in automatiseren. “Tot nu hebben we alles geautomatiseerd, wat geautomatiseerd kan worden,” zegt Ernst van Kranen van Cargo Manager, dat voor Freight Line het Transport Management Systeem (TMS) verzorgt. De softwareleverancier heeft de systemen van Portbase en de expediteur gekoppeld aan het TMS van Freight Line. “Alle verschepingen naar het VK moeten bij Portbase worden voorgemeld. Dat proces vindt geautomatiseerd plaats. De order komt binnen via de webportal van Freight Line en vervolgens worden de gegevens automatisch geïmporteerd in het Cargo Manager TMS. Als alle gegevens compleet zijn, gaan de data door naar de expediteur, die op basis van de ordergegevens de benodigde documenten aanmaakt. Deze komen digitaal terug in het systeem en vervolgens worden de benodigde gegevens doorgeplaatst naar Portbase, waarna akkoord verleend wordt en de vrachtauto’s kunnen vertrekken,” zegt Ernst. Hij laat weten dat ook koppelingen zijn gemaakt met de systemen van Stena Line en DFDS waarmee het systeem tot en met het boeken van de boot is geautomatiseerd.

VOORBEREIDINGEN

Freight Line en Cargo Manager begonnen twee jaar geleden met de voorbereidingen voor de aanpassingen aan de software om aan de eisen van Brexit te kunnen voldoen. Bart geeft aan dat het een uitdagende, stressvolle en drukke periode is geweest, omdat tijdens de onderhandelingen tussen het VK en de EU over veel zaken pas op het laatste moment een beslissing werd genomen. “Je wordt best wel verrast met aanpassingen op korte termijn. Dan moet je schakelen met z’n allen. Wij moeten flexibel zijn en snel schakelen, want anders blijven de goederen staan,” zegt Ernst. Het koppelen van systemen is maatwerk en samenwerking tussen vervoerder en softwareleverancier is daarbij cruciaal. “We hadden en hebben wekelijks overleg, ook omdat er nog steeds aanpassingen nodig zijn om het soepel te laten verlopen.”

EXTRA DOCUMENTENSTROOM

Bart ziet dat door de automatisering het hele proces onder controle is waardoor Freight Line in grote lijnen goederen naar het VK kan blijven vervoeren als voorheen. Wel merkt hij dat er meer tijdsdruk is ontstaan voor alle partijen. “Er zijn veel meer stappen en documenten in het proces, die tijd kosten. Niet alleen voor ons, maar ook voor onze klanten. Er is een hele documentenstroom bij gekomen, die voorheen niet nodig was.” Als voorbeeld noemt hij groupage pallets: waar voorheen bijvoorbeeld de vermelding vier pallets groenten en fruit voldeed, moet nu ieder product op het pallet worden gespecificeerd inclusief goederencodes, type verpakking, land van herkomst, gewichten, factuurnummer en waarde.

OP STAPEL

Doordat het Verenigd Koninkrijk Brexit gefaseerd uitvoert, staan er nog aanpassingen op stapel. Zo worden de fytosani-

taire certificaten pas per 1 januari 2022 verplicht voor export naar het VK van alle groenten en fruit minus producten die het VK heeft uitgezonderd. Ook op dit vlak proberen Freight Line en Cargo Manager zo veel mogelijk voorbereid te zijn en waar mogelijk processen te automatiseren en te koppelen. “Er komt dan weer een extra documentenstroom. Waar nu alleen een nummer voldoet, moet dan de vracht fysiek worden gekeurd,” zegt Bart. “De stand van zaken eind juni is vooralsnog 100 procent controle als er geen nadere afspraken gemaakt worden. Dat zou betekenen dat los van de aanpassingen in de systemen, ook aanpassingen in manier van werken in de loods nodig zijn.” De vervoerder en de softwareleverancier hebben uit capaciteitsoogpunt twijfels of het haalbaar is om alle vracht te controleren. En dan is het ook nog de vraag of de documentenstroom rondom deze keuringen fysiek of (gedeeltelijk) digitaal zal zijn. “Als de Britse douane een fysiek keuringscertificaat vereist, moet het certificaat fysiek gewaarmerkt worden. Daar komen veel meer handelingen en tijd bij kijken dan bij een digitaal proces dat naast papier, ook tijd scheelt.”

LIVE

Op 1 januari van dit jaar is het gekoppelde systeem live gegaan en dat was spannend, laat Bart weten. “Je test in een testomgeving, maar je kunt niet in productie schaduwdraaien. Het was 1 januari knop om en gaan; het moet direct goed zijn.” Opgelucht stellen Ernst en Bart vast dat het systeem doet wat het moet doen: zorgen voor een snelle afwikkeling van alle verplichtingen. De soepele afhandeling heeft zelfs gezorgd voor nieuwe klanten. Bart ziet dat het vervoer op het VK, door de investeringen in softwaresystemen, meer bij de specialisten terecht is gekomen. “Als je maar een paar pallets op het VK rijdt, is het niet rendabel om deze aanpassingen te maken.” Ook ziet hij een voorzichtige verschuiving richting meer volume. “Waar er voorheen bijvoorbeeld één pallet werd vervoerd, wordt er op termijn waarschijnlijk meer gegroepeerd.” (MW) 

Freight Line richt zich onder andere op vervoer naar het VK en zag zich door Brexit voor uitdagingen gesteld

fle-nl.com cargomanager.nl

Wat een boer niet kent, dat past hem toch

Complete verwerkingslijn voor poot- en tafelaardappelen

Improving your agribusiness in an intelligent way

www.tolsmagrisnich.nl