Logistiek
Automatisering zorgt voor tijdsbesparing bij transport naar Verenigd Koninkrijk Freight Line kan door de automatisering van de extra documentenstroom door Cargo Manager als voorheen goederen blijven vervoeren naar het VK
Brexit heeft Freight Line Europe, gericht op gekoeld transport in het Verenigd Koninkrijk, Frankrijk en Benelux, voor uitdagingen gesteld. “De handel moet in hele korte tijd weg zijn,” zegt Bart Bouwman, ICT Manager bij Freight Line. “We werden geconfronteerd met extra handelingen als het verwerken van extra ordergegevens, aanmelding bij Portbase (havensysteem) en douane-afhandelingen.”
B
art geeft aan dat de insteek was om voor deze bijkomende werkzaamheden een zo snel mogelijke oplossing te vinden. De sleutel daarvoor bleek te liggen in automatiseren. “Tot nu hebben we alles geautomatiseerd, wat geautomatiseerd kan worden,” zegt Ernst van Kranen van Cargo Manager, dat voor Freight Line het Transport Management Systeem (TMS) verzorgt. De softwareleverancier heeft de systemen van Portbase en de expediteur gekoppeld aan het TMS van Freight Line. “Alle verschepingen naar het VK moeten bij Portbase worden voorgemeld. Dat proces vindt geautomatiseerd plaats. De order komt binnen via de webportal van Freight Line en vervolgens worden de gegevens automatisch geïmporteerd in het Cargo Manager TMS. Als alle gegevens compleet zijn, gaan de data door naar de expediteur, die op basis van de ordergegevens de benodigde documenten aanmaakt. Deze komen digitaal terug in het systeem en vervol-
60
AGF Primeur 7/8 • 2021
anders blijven de goederen staan,” zegt Ernst. Het koppelen van systemen is maatwerk en samenwerking tussen vervoerder en softwareleverancier is daarbij cruciaal. “We hadden en hebben wekelijks overleg, ook omdat er nog steeds aanpassingen nodig zijn om het soepel te laten verlopen.”
EXTRA DOCUMENTENSTROOM gens worden de benodigde gegevens door- Bart ziet dat door de automatisering het geplaatst naar Portbase, waarna akkoord hele proces onder controle is waardoor verleend wordt en de vrachtauto’s kunnen Freight Line in grote lijnen goederen naar vertrekken,” zegt Ernst. Hij laat weten dat het VK kan blijven vervoeren als voorheen. ook koppelingen zijn gemaakt met de sys- Wel merkt hij dat er meer tijdsdruk is onttemen van Stena Line en DFDS waarmee staan voor alle partijen. “Er zijn veel meer het systeem tot en met het boeken van de stappen en documenten in het proces, die boot is geautomatiseerd. tijd kosten. Niet alleen voor ons, maar ook voor onze klanten. Er is een hele docuVOORBEREIDINGEN mentenstroom bij gekomen, die voorheen Freight Line en Cargo Manager begonnen niet nodig was.” Als voorbeeld noemt hij twee jaar geleden met de voorbereidingen groupage pallets: waar voorheen bijvoorvoor de aanpassingen aan de software om beeld de vermelding vier pallets groenten aan de eisen van Brexit te kunnen voldoen. en fruit voldeed, moet nu ieder product op Bart geeft aan dat het een uitdagende, het pallet worden gespecificeerd inclusief stressvolle en drukke periode is geweest, goederencodes, type verpakking, land van omdat tijdens de onderhandelingen tus- herkomst, gewichten, factuurnummer en sen het VK en de EU over veel zaken pas waarde. op het laatste moment een beslissing werd genomen. “Je wordt best wel verrast OP STAPEL met aanpassingen op korte termijn. Dan Doordat het Verenigd Koninkrijk Brexit moet je schakelen met z’n allen. Wij moe- gefaseerd uitvoert, staan er nog aanpasten flexibel zijn en snel schakelen, want singen op stapel. Zo worden de fytosani-
