Cartilla PGC 03

Cartilla para Proyectos Guiados por la Comunidad - P.G.C.

Los Convenios y Contratos del Proyecto

Nuevo FISE Expresi贸n del Poder Ciudadano

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INDICE ¡Ya estamos listos!........................................................................................................................

1

¿Cómo vamos a trabajar?.............................................................................................................

2

Convenio entre el Nuevo FISE y la Alcaldía...................................................................................

3

Convenio de ejecución de la Alcaldía y la Comunidad....................................................................

5

Compromiso del Nuevo FISE........................................................................................................

6

Obligaciones de la Alcaldía...........................................................................................................

7

Responsabilidades de la Comunidad............................................................................................

8

¿Qué es un contrato? Deberes y obligaciones que adquieren los firmantes...................................

9

Tipos de Contratos........................................................................................................................

10

Partes de un contrato y sus condiciones........................................................................................

11

Contrataciones que realiza la comunidad....................................................................................

12

¿Quién es el Facilitador Social, el Residente Comunitario y el Auxiliar de Contabilidad?................

13

Funciones del Facilitador Social....................................................................................................

14

Funciones del Residente Comunitario..........................................................................................

15

Funciones del Auxiliar de contabilidad..........................................................................................

16

Proceso para Contratos de servicios.............................................................................................

17

Contratación de Servicios especiales...........................................................................................

18

Contratos para compras de materiales o herramientas.................................................................

20

Y ahora ¿Que sigue?....................................................................................................................

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Nuevo FISE: Expresión del Poder Ciudadano

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¡YA ESTAMOS LISTOS! Hemos demostrado capacidad de organizarnos y de tomar nuestras propias decisiones para beneficio de la comunidad.

¡Chentilla! ya estamos listos para negociar.

¡Qué bien!, ahora sabremos manejar mejor los convenios y contratos.

¿Cómo demostrar que estamos listos para iniciar la ejecución de la obra?

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¿CÓMO VAMOS A TRABAJAR? En los proyectos guiados por la comunidad, ésta es la responsable de administrar los fondos y ejecutar el proyecto; esto significa que la comunidad dirige, dispone y maneja los fondos del proyecto.

Para esto necesita de asistencia técnica en la construcción de la obra y en la capacitación para el buen manejo de los aspectos organizativos y administrativos del proyecto.

Vamos a contratar un residente y a una persona que capacite

Pero antes de eso, debemos firmar el convenio con la alcaldía.

A esta forma de trabajar los proyectos con la comunidad se llama Administración Comunitaria Asistida.

El Nuevo FISE firmará un convenio de administración de los PGC con la Alcaldía y ésta a su vez efectuará un convenio de ejecución con la comunidad para el traslado de los fondos, los que serán administrados y ejecutados por la comunidad.

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CONVENIO ENTRE EL NUEVO FISE Y LA ALCALDร A. Con las instancias organizativas constituidas, el auto-diagnรณstico elaborado por la comunidad o comunidades beneficiadas y el informe de prefactibilidad revisado, se procede a la firma de convenio de administraciรณn (CAD-FM) y del convenio de ejecuciรณn entre la municipalidad y la comunidad beneficiada.

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En caso que el proyecto beneficie a varias comunidades, el convenio de ejecución se firma entre la municipalidad y la comunidad líder.

Vengo en representación de tres comunidades

Con el convenio se precisan las responsabilidades de todas las partes, como los aportes, el cofinanciamiento del proyecto y la responsabilidad de crear un fondo de mantenimiento para que asegure la operación y la vida útil de la obra.

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CONVENIO DE EJECUCIÓN DE LA ALCALDÍA Y LA COMUNIDAD. Después que la Alcaldía firmó con el Nuevo FISE el CAD-FM, la municipalidad procede a convocar al Comité de Administración y al facilitador, con el fin de revisar y firmar el convenio de ejecución del Proyecto. Este convenio lo firma el coordinador del comite de administración y el facilitador social lo asiste en la lectura e interpretación del mismo.

Alcaldía

dor

ilita

Fac

Para firmar este convenio la comunidad debe contar previamente con el acta de garantía de honor comunitaria, donde se compromete a tomar decisiones en Asamblea General, trabajar unidos, cuidar los recursos y contribuir por la conservación del proyecto.

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COMPROMISO DEL NUEVO FISE. 1.

Gestiona los fondos con diferentes fuentes para el financiamiento de los proyectos solicitados por las comunidades y municipalidades para ser ejecutados bajo esta modalidad.

2.

Define y mejora las normas y procedimientos que regulan esta modalidad de inversión social local.

FISE

3.

Brinda la asistencia técnica necesaria a las municipalidades a través de los asesores municipales (AMU) y delegaciones departamentales.

4.

Realiza la evaluación del proyecto, para determinar la viabilidad del mismo en coordinación con la municipalidad.

5.

Monitorea y da seguimiento a la modalidad PGC. 6.

En proyecto de Agua y Saneamiento financiado por el Banco Mundial, contrata y da seguimiento a las firmas sociales y técnicas encargadas de desarrollar los procesos sociales y las formulaciones de los proyectos, respectivamente.

FISE

7.

Contrata y da seguimiento al Supervisor Externo en los proyectos cofinanciados por PRASNICA.

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OBLIGACIONES DE LA ALCALDÍA.

En la ejecución de un proyecto, nosotros como Alcaldía Municipal tenemos las siguientes obligaciones.

1.

Facilitar la participación y la organización de la comunidad para una ejecución eficiente del proyecto de inversión social.

2.

Brindar asistencia técnica y acompañamiento sistemático a la comunidad en los aspectos técnicos, administrativos financieros y socioorganizativos.

3.

Construir el expediente del proyecto y supervisar la ejecución del mismo, asegurando que cumpla con las especificaciones técnicas y la sana práctica de la ingeniería.

4.

Gestionar los fondos y transferirlos a las comunidades.

5.

Asegurar el monitoreo y seguimiento de la administración de los fondos por las comunidades.

6.

Garantizar la auditoría social y la rendición de cuentas de las instancias comunitarias a la comunidad y a la Alcaldía.

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RESPONSABILIDADES DE LA COMUNIDAD.

Nosotros, como miembros de la Comunidad, tenemos la responsabilidad de:

1.

Gestionar la ejecución los PGC con las instancias.

2.

Organizar las instancias comunitarias: Comité de Administración (CA-PGC) y Junta de Vigilancia (JV-PGC) en Asamblea Comunitaria.

3.

Asegurar la ejecución eficiente del proyecto.

4.

Administrar eficientemente los recursos financieros y materiales del proyecto

5.

Asegurar la operación y mantenimiento de la infraestructura.

6.

Capacitar y desarrollar su capital social para el mejoramiento de sus condiciones de vida y reducir los niveles de pobreza.

7.

Garantizar la auditoría interna, control social y supervisión de nuestros proyectos a través de las instancias organizativas y de todos los vecinos.

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¿QUÉ ES UN CONTRATO? DEBERES Y OBLIGACIONES QUE ADQUIEREN LOS FIRMANTES

Chayo vos sabes ¿qué es un contrato?

Pues fíjate que no Carlos, ¿Qué es un contrato?

Es un documento legal que se utiliza, como constancia de los compromisos de las personas que lo firman. ¡¿Y nosotros, vamos a ocupar eso pues?!

C.A. Facilitador

¡Pues claro! Como CA (Comité de Administración), lo utilizaremos para hacer constar de los compromisos de los proveedores de bienes y servicios.

¡Perfecto! porque la Comunidad esto lo utiliza antes y durante la ejecución del proyecto.

Además, nos sirve de respaldo de los pagos al momento que rendimos cuentas a la Comunidad.

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TIPOS DE CONTRATOS. 1.

Para compras de materiales.

2.

Para contratar servicios.

3.

Para contratar mano de obra.

En los PGC realizamos varios tipos de contratos.

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PARTES DE UN CONTRATO Y SUS CONDICIONES. Un contrato está compuesto por condiciones, a las que se les llama cláusulas, las cuales deben ser cumplidas por los firmantes.

Partes

Condiciones

1.

El objeto del contrato (o sea lo que se quiere contratar).

1.

Cancelación, suspensión o anulación del Contrato.

2.

El tiempo, esto se refiere a la duración del contrato, que pueden ser días, semanas o meses.

3.

Monto y forma de pago, aquí se especifica cuánto se pagará por el bien o servicio demandado.

4.

Obligaciones, se refiere a las responsabilidades que las partes firmantes del contrato tienen que cumplir, lo cual está relacionado con la calidad del servicio.

Se refiere a que cualquiera de las partes, en común acuerdo y por escrito pueden, dar por terminado el contrato, alegando y probando causas justificadas, siempre y cuando lo comuniquen en un tiempo no menor de quince días antes del vencimiento del contrato.

2.

Modificar, cambiar o corregir el contrato.

Se refiere a que cualquiera de las partes, en común acuerdo y por escrito, hacen cambios a las condiciones y compromisos acordados en el contrato, en un tiempo no menor a 15 días de la entrada en vigencia de dicho contrato.

5.

Fechas y Firmas de las personas que acuerdan hacer el contrato.

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CONTRATACIONES QUE REALIZAN LA COMUNIDAD.

¿A quién vamos a contratar?

Bueno nosotros contratamos al facilitador social, residente comunitario y auxiliar de contabilidad.

Pero también contratamos servicios de: 1. Albañilería.

2. Electricidad.

3. Carpintería.

4. Fontanería 5. Soldadura 6. Transportistas.

Para proyectos con fuente de financiamiento Banco Mundial, sólo se realizan las contrataciones de: 1.

2.

Residente comunitario.

Auxiliar de contabilidad.

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¿QUIÉN ES EL FACILITADOR SOCIAL, EL RESIDENTE COMUNITARIO Y EL AUXILIAR DE CONTABILIDAD?

Facilitador Social.

Es una persona que puede ser maestro, técnico o promotor social que tenga capacidad de trabajar con la comunidad y que por medio de técnicas sencillas pueda, promover la participación en actividades educativas. En temas de gestión, administración, ejecución y mantenimiento de obras. Además, logra mantener la participación activa de todos en el ciclo del proyecto.

El residente comunitario.

Es una persona que posea las siguientes profesiones u oficios: Ingeniería, Arquitectura o maestro de obras y que posee la experiencia en trabajos similares para que pueda ayudar a la comunidad.

El auxiliar de contabilidad.

Es una persona que maneja la contabilidad, con experiencia práctica en control contable de bodega y cuentas bancarias, con la capacidad de asistir a la comunidad para dotarla de mecanismos sencillos en que el comité pueda apropiarse de todo el proceso (control de cuentas, bodega, informes financieros, entre otros).

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FUNCIONES DEL FACILITADOR SOCIAL.

Como facilitador social, mis funciones son las siguientes:

1.

Asistir y acompañar a la comunidad en todo lo relacionado con la construcción de la obra.

2.

Ejecutar los talleres de capacitación utilizando los materiales del Nuevo FISE.

3.

Apoyar al residente, supervisor y a la comunidad en las contrataciones que se realicen.

4.

Evaluar la capacitación con la participación de los miembros de la comunidad.

5.

Capacitar a la comunidad en el buen uso, manejo y mantenimiento de la obra.

6.

Asistir activamente a las capacitaciones que realiza el Nuevo FISE

7.

Asistir a la comunidad en los aspectos administrativos y financieros, tales como solicitudes de desembolsos y registros financieros.

8.

Apoyar a la comunidad en la organización del trabajo de promotoría social.

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FUNCIONES DEL RESIDENTE COMUNITARIO Como residente comunitario me corresponde:

Asistir a la comunidad en todo lo referido a la construcción de la obra física: 1.

En la elaboración y cumplimiento del plan de ejecución de la obra.

2.

En la selección y contratación del personal, y la organización de la mano de obra para la construcción.

3.

En la selección, compra de materiales y equipos.

4.

En el cumplimiento de normas ambientales y de construcción, así como en las medidas de seguridad.

5.

En los aspectos de rendición de informe sobre los avances físicos del proyecto.

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FUNCIONES DEL AUXILIAR DE CONTABILIDAD.

¡Yo soy el auxiliar de contabilidad! y desempeño las siguientes funciones:

1.

Asistir en todas los aspectos relacionados al manejo contable y financiero del proyecto.

2.

Monitorear sistemáticamente los ingresos, gastos, así como también organizar los documentos soportes del comportamiento de caja chica.

3.

Apoyar en la elaboración de la solicitud de desembolso, sus requisitos y los informes financieros.

4.

Apoyar la elaboración del informe de cierre financiero y el registro de los aportes comunitario.

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PROCESO PARA CONTRATOS DE SERVICIOS. En los P.G.C. que la comunidad, por medio de su comité de administración, realiza diferentes contrataciones que aseguran la buena ejecución de la obra.

CONTRATACIÓN DEL RESIDENTE, AUXILIAR DE CONTABILIDAD Y FACILITADOR SOCIAL.

Lo primero que contrata la comunidad es el facilitador social.

Después se contrata al residente y al auxiliar de contabilidad.

En este momento el CA (Comité de Administración) inicia la práctica de la regla de 3*3*3, en la cual para poder contratar a estas personas, el comité requiere de por lo menos tres (3) propuestas de candidatos para cada puesto de trabajo. Estos candidatos deben de tener, como mínimo, experiencia en tres (3) trabajos similares con la aprobación de, por lo menos, tres (3) miembros del comité.

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CONTRATACIÓN DE SERVICIOS ESPECIALES. Esta contratación se realiza cuando se requiere de servicios o compras que no se encuentran en la comunidad y que requieren de garantías y procedimientos asistidos por el Asesor Municipal.

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Contratación de Mano de Obra Posterior a esa contratación y en el transcurso de la ejecución, el comité de administración contrata los servicios de toda la mano de obra requerida en la ejecución de la obra: como albañiles, electricistas, carpinteros, soldadores, transportistas, entre otros.

Para realizar estas contrataciones el comité deberá estar claro de lo que necesita y elaborar un contrato que defina claramente el producto, monto, plazo, calidad, deberes y obligaciones de ambas partes para que sea una contratación justa.

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CONTRATOS PARA COMPRAS DE MATERIALES O HERRAMIENTAS. Para compras mayores a trescientos dólares (U$300) la comunidad, por medio de su Comité de Adjudicación, debe realizar el método 3*3*3, que en este caso sería tres ofertas que cumplan CON TODAS LAS NORMAS Y EXIGENCIAS SOLICITADAS y que, por lo menos, tres miembros del comité de adjudicación lo aprueben y que, por lo menos, 1 de ellos no sea del Comite de Administración.

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Y AHORA ¿QUE SIGUE?

Con la Firma de los convenios entre el Nuevo FISE, la Alcaldía y la comunidad, estamos listos para preparar el plan de ejecución de nuestra obra física.

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Nuevo FISE Coordinación

: Ing. Ana Lilia Reyes.

Elaboración y diseño : Lic. Cynthia Fajardo Carrazco.

Edición e ilustración : Arq. Claudia Fajardo Pineda.

Revisión

: Lic. Sara Ramírez Caballero.

Lic. Fabiola Téllez.

Impresión

: Bolonia Printing