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Estructura operativa en las organizaciones privadas del departamento del QuindĂ­o ISBN 978-958-46-8185-0 i

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ANA GLADYS TORRES CASTAÑO Magister en Gestión Empresarial, Universidad Libre, Cali Especialista en Gestión Tributaria y Aduanera, Universidad Libre, Pereira Especialista en Docencia Universitaria, Universidad la Gran Colombia Contador Público, Universidad del Quindío, Armenia Docente Programa de Contaduría Pública, Universidad del Quindío, Universidad la Gran Colombia, Corporación Universitaria - CUNDocente Programa Administración, Escuela de Administración – EAM Asesora de Investigaciones de la Facultad de Ciencias Económicas y Administrativas, Universidad del Quindío Líder del Grupo de Investigación la Función Financiera en las Organizaciones del Departamento del Quindío, Universidad del Quindío Asesora y Consultora Empresarial Contable y Tributaria

GLORIA PATRICIA BOTERO GIRALDO Magister en Gestión Empresarial, Universidad Libre, Cali Especialista en Administración Financiera, Convenio Universidad La Gran Colombia Armenia, Universidad EAN, Bogotá Especialista en Docencia Universitaria, Universidad del Quindío Contador Público, Universidad del Quindío, Armenia Docente Programa de Contaduría Pública, Universidad del Quindío, Universidad la Gran Colombia, Docente Virtual SENA, Armenia Integrante del Grupo de Investigación la Función Financiera en las Organizaciones del Departamento del Quindío, Universidad del Quindío Asesora y Consultora Empresarial Contable y Tributaria

OLGA INÉS CEBALLOS RINCÓN

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Magister Educación. Docencia, Universidad Manizales Especialista Biomatemáticas, Universidad del Quindío Especialista en Docencia Universitaria, Universidad la Gran Colombia Licenciada en Matemáticas y Computación Docente Programa de Contaduría Pública, Universidad del Quindío, Universidad la Gran Colombia, Corporación Universitaria - CUNDocente Programa Administración, Escuela de Administración - EAM Integrante del Grupo de Investigación la Función Financiera en las Organizaciones del Departamento del Quindío, Universidad del Quindío Asesora en Estadística

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AGRADECIMIENTOS Queremos dar las gracias a todas aquellas personas que con su apoyo incondicional permitieron la realización y culminación de este proyecto de investigación y a la Universidad del Quindío en especial, a la Vicerrectoría de Investigaciones, a la Decanatura de la Facultad de Ciencias Económicas y Administrativas, a la Dirección del Programa de Contaduría Pública y a todos aquellos empresarios del Departamento del Quindío que nos brindaron toda la información y colaboración necesaria para la ejecución y análisis de estos resultados investigativos.

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Introducción ....................................................................... 1 Capítulo 1. Diseño teórico ............................................. 5 Planteamiento del problema de investigación ..................... 6 Justificación investigativa ................................................... 7 Objetivos ............................................................................ 8 Impacto social y económico ................................................. 9 Capítulo 2. Marco teórico ............................................ 11 Las finanzas (lezama, s.f.) ................................................ 12 La organización empresarial ............................................. 19 Estructura operativa de la organización empresarial ......... 22 Estabilidad financiera ....................................................... 34 Solvencia financiera ......................................................... 35 Estrategia del financiamiento ........................................... 35 Capítulo III. Diseño metodológico ................................ 41 Tipo de investigación ........................................................ 42 Población ......................................................................... 42 La muestra ....................................................................... 43 Técnicas e instrumentos de recolección de datos .............. 44 Operacionalización de variables ........................................ 45 Resultados esperados directos e indirectos ....................... 45 Capítulo IV. Identificación de las empresas privadas en el Dpt. del Quindío ................................................................. 47 Datos generales de las empresas privadas en el departamento del quindío ....................................................................... 54 Capítulo V. Relación de la clase, cantidad y monto de los ingresos, costos y gastos en las empresas del sector privado en el dpto. del quindío ................................................. 65 Control y manejo administrativo en las empresas del sector privado en el departamento del quindío .......................... 101 iv

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Capítulo VI Presupuestos ........................................... 104 Conclusiones ............................................................. 153 Recomendaciones ...................................................... 163 Bibliografía ................................................................ 165

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INTRODUCCIĂ“N 1

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Los cambios tanto sociales como económicos de las últimas décadas han dado lugar a una profunda transformación de las empresas. Estas se han visto en la necesidad de cambiar el panorama empresarial a nivel regional, nacional e internacional ante la disyuntiva que se les ha presentado de desaparecer o fusionar sus actividades. La entrada y permanencia de nuevas empresas a los mercados, está relacionada con las barreras y los factores de competitividad del entorno.

La permanencia empresarial depende del buen manejo de la estructura operativa, administrativa y financiera de las mismas. Ello conduce a una participación activa y continua en el campo del aprendizaje y la innovación, factores que puede ser decisivos al momento de ingresar y sostenerse en el mercado competitivo.

Ante la ausencia a nivel regional de estudios que aborden el problema de la permanencia de las empresas en los mercados, se realizó un análisis descriptivo de la estructura operativa de las empresas privadas en el Departamento del Quindío, con el fin de analizar la composición de cada uno de los factores que intervienen en los procesos productivos y de comercialización de los bienes y servicios ofrecidos por las mismas, con el propósito de identificar cuáles son las problemáticas que presentan.

Para la Universidad del Quindío, el resultado de esta investigación permitirá identificar la estructura operativa que componen las empresas micro, pequeñas y medianas de la región, dando respuesta a los requerimientos del perfil que debe caracterizar al egresado del programa de Contaduría Pública de la Facultad de Ciencias Económicas y Administrativas frente a esta problemática. De igual modo, estos resultados servirán como aporte para proponer cambios a nivel empresarial que les permita ser más eficaces y competitivas retribuyendo al desarrollo económico propio y de la región.

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Por otra parte, es conveniente reconocer algunos de los riesgos que asumen las empresas relacionados de manera directa con los cambios en la economía global. Además, es de gran importancia tener conocimiento de lo que le sucede a las empresas una vez entran al mercado, dado que los efectos de la movilidad empresarial sobre los diferentes sectores no dependen solamente de los procesos de entrada y salida de empresas, sino también de sus procesos de expansión y permanencia en los mercados donde deciden operar.

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CAPÍTULO I

DISEÑO TEÓRICO 5

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PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA DE INVESTIGACIÓN La investigación es una disciplina fundamental en todas las áreas del desarrollo humano y es considerada como una herramienta vital que permite producir conocimiento que conlleve a resolver problemas prácticos. La investigación está definida como un proceso formal, sistemático e intensivo que mediante la aplicación de un método científico, se encamina a producir, verificar, modificar y/o aplicar el conocimiento.

Culmina con una reseña formal de los procedimientos y un informe de los resultados y conclusiones. (Universidad del Quindío, 2011) Las universidades como instituciones formadoras de profesionales comprometidos con el desarrollo humano, científico y tecnológico de las regiones, necesitan de la investigación como herramienta fundamental para ser utilizada en el proceso Enseñanza – Aprendizaje, tanto en los temas propios de la Institución como en los del entorno que cobijen la realidad social que le rodea y en la que debe participar activamente en la búsqueda de solución a los problemas que se presenten.

Es necesario que la universidad a través de la investigación, formule proyectos que se ocupen, entre otros aspectos, de la descripción sistemática de las empresas en las cuales se desempeñarán nuestros futuros profesionales y que con su aporte impulsarán el desarrollo económico y social del entorno.

El programa de Contaduría Pública de la Facultad de Ciencias Económicas y Administrativas de la Universidad del Quindío, maneja dentro de su estructura curricular disciplinas que se relacionan directamente con el deber ser del manejo financiero de las unidades empresariales en sus aspectos de inversión, financiación, operación y generación interna de recursos.

En la actualidad, la Universidad del Quindío presenta un desconocimiento específico de las características particulares de las empresas que conforman la región en cuanto a la actividad que desarrollan, al sector que pertenecen, al ámbito en el cual se desempeñan, a los recursos de que disponen, al marco legal que las cobija, entre otros, limitando así el desempeño de sus 6

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egresados, impidiendo impulsar desarrollos efectivos en las unidades económicas, especialmente en el ámbito regional.

Teniendo en cuenta lo anterior se ha formulado la línea de investigación “La función financiera en las organizaciones del Departamento del Quindío”, siendo este el tercer proyecto presentado en desarrollo de los propósitos generales de esta línea. La Universidad del Quindío ha suscrito un convenio con el Consejo Técnico de la Contaduría para el desarrollo de un programa de investigación de interés nacional denominado “Estructura eficiente de la regulación contable en Colombia”.

Este compromiso debe ser asumido directamente por el programa de Contaduría, encontrándose que los objetivos de la línea de investigación y en particular de este primer proyecto coinciden con elementos planteados en el Subprograma de investigación 1. “Esquemas regulatorios contables para micros, pequeñas y medianas empresas”: Dentro del que se proyecta realizar: Línea número 4. “Caracterización de las necesidades de información contable y financiera de MIPYMES.”, Proyecto d. “Decisiones de Operación” que pretende, entre otros, identificar, caracterizar y documentar los procesos de operación de una empresa.

El resultado de esta investigación permitirá identificar la estructura operativa que componen las empresas micro, pequeñas y medianas de la región. Dando respuesta a los requerimientos del perfil que debe caracterizar al egresado del programa de Contaduría Pública de la Facultad de Ciencias Económicas y Administrativas de la Universidad del Quindío frente a esta problemática.

JUSTIFICACIÓN INVESTIGATIVA La información que se obtenga en desarrollo de este proyecto permite conocer la estructura de operación de nuestras empresas de tal manera que se pueda dar mayor pertinencia a los desarrollos teóricos y prácticos del currículo del programa de Contaduría Pública, en los siguientes factores: • La identificación, clasificación, medición, registro e información de los hechos contables relacionados con la estructura operativa de las empresas.

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• Las estructuras organizacionales para la administración y gestión de los recursos operacionales.

• El marco legal de las decisiones de operación, especialmente los relacionados con aspectos fiscales.

• El riesgo de la estructura operativa y el control de dicho riesgo.

• Las decisiones de la estructura operativa en las etapas de planeación, ejecución, evaluación y control.

• El entorno económico de la estructura operativa, variables microeconómicas y macroeconómicas relacionadas.

La ejecución de este proyecto de investigación permite vincular las prácticas, pasantías y proyectos de grado de los estudiantes, enfocándolas a objetivos puntuales, que permitan impactar de manera sostenida el desarrollo de todos los aspectos mencionados, en las empresas de la región.

El conocimiento de la estructura de operación de estas empresas también permitirá fundamentar nuevos proyectos en la Línea de Investigación “LA FUNCIÓN FINANCIERA EN LAS ORGANIZACIONES DEL DEPARTAMENTO DEL QUINDÍO”, en la medida en que nuevos interrogantes podrán formularse con base en estos primeros hallazgos, que pueden sustentar la formulación de hipótesis para investigaciones de carácter explicativo que a su vez abonarán el camino a la investigación de carácter prescriptivo.

OBJETIVOS Objetivo General

Determinar la estructura de operación en las empresas del sector privado en el departamento del Quindío por sector y por tamaño.

Objetivos Específicos

• Inventariar la clase, cantidad y monto de los ingresos, costos y gastos en las empresas del sector privado en el departamento del Quindío.

• Determinar la composición de los ingresos, costos y gastos y su participación en la estructura del estado de resultado de la empresa.

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• Establecer las políticas de administración financiera de los ingresos, costos y gastos.

• Determinar la relación entre los ingresos, costos y gastos operacionales y no operacionales con la inversión y la financiación.

IMPACTO SOCIAL Y ECONÓMICO La realización de este proyecto permitirá conocer la estructura operativa de las entidades privadas del departamento del Quindió, lo que conllevará a la obtención de datos actualizados, confiables y pertinentes, que servirán de base para medir y conocer las poblaciones empresariales de la región, así como para evaluar la gestión de los gerentes y administradores dentro de las mismas.

La información obtenida brindará herramientas necesarias a los nuevos inversionistas, ya que, podrán establecer sectores que aún no han sido explotados, y encontrando ventajas frente a los existentes. A su vez, apoyaría a las gestiones actuales, detectando problemas que faciliten la aplicación de correctivos necesarios que conlleven a la obtención de resultados económicos favorables.

Además, entidades independientes y gubernamentales, tales como la Cámara de Comercio, Planeación Departamental, la Fundación para el Desarrollo del Quindío, DANE, entre otros, actualizarían sus bases de datos, lo que les proporcionarà una información de las empresas màs acorde con la realidad, beneficiando el desarrollo económico de la región.

Así mismo, la Universidad del Quindío se vería beneficiada, al estudiar y conocer las organizaciones de la región, puesto que permitiriá actualizar la dinámica de los programas pertenecientes a la Facultad de Ciencias Económicas y Administrativas, haciendo màs pertinente los cargos que desempeñarían sus futuros egresados.

Los estudiantes también se beneficiarían, al poder realizar sus prácticas empresariales y sus pasantías, en función de la investigación, también los incentivaría a la generación de empresas.

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Capítulo 2

MARCO TEÓRICO 11

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LAS FINANZAS

(Lezama, s.f.)

La alta complejidad y competitividad de los mercados, producto ello de cambios continuos, profundos y acelerados en un entorno globalizado, requiere de un máximo de eficacia y eficiencia en el manejo de las empresas. Asegurar niveles mínimos de rentabilidad implica hoy día la necesidad de un alto aporte de creatividad destinado a encontrar nuevas formas de garantizar el éxito.

Lo primero que debe comprenderse dentro de este nuevo contexto es la interrelación entre los diversos sectores y procesos de la empresa. Analizar y pensar en función de éstas relaciones es pensar en forma o de manera sistémica. Quedarse sólo con índices financieros sin saber la razón de ser de ellos ya no sirve. Actualmente se requiere de un trabajo en equipo que involucre tanto en la planificación, como en las demás funciones administrativas a todos y cada uno de los sectores o áreas de la corporación.

Así al conformarse un presupuesto financiero el mismo deberá tener claramente en cuenta los diversos sectores, procesos y actividades que inciden y componen el funcionamiento organizacional. Por tal motivo no sólo tendrán que tenerse en consideración los índices financieros, sino también los de carácter operativo, pues éstos últimos son fundamentalmente la razón de ser de los primeros.

Además deberá interrelacionarse el presupuesto financiero con las condiciones tanto previstas como reales, a los efectos de monitorear la evolución de tales indicadores y adoptar las medidas preventivas y reactivas apropiadas, teniendo siempre como base los objetivos financieros, los cuales son cuatro fundamentales de toda organización: La máxima rentabilidad sobre la inversión, el mayor valor agregado por empleado, el mayor nivel de satisfacción para los clientes y consumidores y la mayor participación de mercado.

El área de finanzas es la que se encarga de lograr estos objetivos y del óptimo control, manejo de recursos económicos y financieros de la empresa, esto incluye la obtención de recursos financieros tanto internos como externos, necesarios para alcanzar los objetivos y metas empresariales y al mismo 12

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tiempo velar por que los recursos externos requeridos por la empresa sean adquiridos a plazos e intereses favorables.

Definición

Las finanzas son la parte de la economía que dan énfasis y llevan a la práctica los conocimientos económicos teóricos, ya que la teoría económica abarca conceptos como inflación, devaluación, oferta, demanda, rentabilidad, entre otro, los cuales son traducidos en cifras concretas por medio de las finanzas, por lo que podemos decir que son la parte práctica de la economía, razón por la cual algunos tratadistas la definen como el arte de tomar decisiones irrevocables basadas en informaciones adecuadas.(Córdoba, 2001) Las finanzas constan de 3 áreas interrelacionadas: El mercado de dinero y de capitales: En este se deben conocer las diferentes formas de instrumentos financieros, administración de los negocios, la normatividad a la cual se deben regir las instituciones financieras, etc., Las inversiones: En la cual las tres funciones de su área son: ventas, análisis de valores individuales y determinación de la mezcla óptima de valores para un inversionista.

La administración financiera: La cual se encarga de tomar decisiones con relación a la expansión, deciden los términos de crédito sobre los cuales los clientes podrán hacer sus compras, la cantidad de inventarios que deberán mantener, el efectivo que debe estar disponible, análisis de fusiones, utilidades para reinvertir en lugar de pagarse como dividendos, etc.

Finanzas para la Administración (Gitman, 2007)

Las finanzas para la administración se relacionan con las obligaciones del gerente de finanzas en una empresa. Los gerentes de finanzas administran de manera activa los asuntos financieros de muchas empresas: públicas y privadas, grandes y pequeñas, lucrativas y no lucrativas. En años recientes, los ambientes económico y regulativo han aumentado la importancia y la complejidad de las obligaciones del gerente de finanzas. Como resultado, muchos ejecutivos del nivel superior de la industria y del gobierno proceden del área financiera.

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Relación Finanzas - Economía (Gitman, 2007)

La importancia de la economía en el desarrollo del ambiente financiero y la teoría financiera puede describirse mejor a la luz de dos grandes campos de la ciencia económica: la macroeconomía y la microeconomía.

La teoría macroeconómica se ocupa del ambiente institucional e internacional en que una empresa opera, de los intermediarios financieros, de la estructura del sistema bancario y el tesoro de la nación. Permite establecer el entorno dentro del cual se ejerce la función financiera, porque esta se ocupa de la estructura institucional, del sistema financiero y de la política económica interna y externa. La función financiera debe evaluar las consecuencias de las variaciones en los niveles de actividad económica y de los cambios de la política económica en el campo de sus propias decisiones, teniendo en cuenta además que la teoría y las políticas macroeconómicas no tienen límites geográficos y que hechos económicos presentados al otro lado del globo, pueden afectar las finanzas de la empresa.

La teoría microeconómica se ocupa de determinar las estrategias optimas de operación de empresas e individuos, define principios al nivel de empresa que deben ser tenidos en cuenta para lograr la operación eficiente del negocio y el éxito financiero; estos son: la relación oferta demanda, la alterativa rentabilidad riesgo, estrategias de maximización de la inversión y de las utilidades, el concepto de valor, la elasticidad de los productos, la mezcla de factores productivos, las políticas de fijación de precios, la utilidad marginal, evaluación costo beneficio, etc.

Relación Finanzas - Contabilidad (Córdoba, 2001)

Para muchos la función financiera y contable es virtualmente la misma. Aunque hay una relación estrecha entre estas funciones, la función contable debe considerarse como un insumo necesario de la función financiera. El contador tiene como función principal producir y suministrar información que permita al funcionario financiero evaluar las operaciones y producir información adicional para el análisis y la toma de decisiones.

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En el tratamiento de algunos puntos, la visión contable difiere de la visión financiera para un eficiente manejo de fondos en tesorería debe prepararse un flujo basado en una contabilidad de caja y reconocer los ingresos y los gastos sólo en el momento en que se hagan efectivos. La contabilidad en cumplimiento de la norma de causación los reconoce cuando se genera el derecho (ingreso) o la obligación (gasto).

En el ambiente empresarial, las funciones financieras y contables se entrelazan, sin embargo, la función contable debe considerarse como un insumo indispensable de la función financiera, o sea, como una subfunción de las finanzas. Los informes contables y sus análisis son utilizados por la administración de la empresa para la toma de decisiones financieras.

El Objetivo Financiero (García, 2009)

Podemos definir el objetivo financiero como la maximización de la riqueza de los inversionistas, que dicho en otros términos equivale a maximizar el valor de la empresa o de la inversión (activos) y es diferente de maximizar la utilidad, porque esta última es sólo uno de los elementos del valor de la empresa, siendo posible que decisiones que afectan negativamente las utilidades en el corto plazo den como resultado un mayor valor futuro de la empresa, o por el contrario, decisiones que pretendan incrementar la utilidad en el corto plazo pueden hacer que las acciones pierdan valor en el futuro.

Debemos reconocer que desafortunadamente nuestra cultura empresarial está muy inclinada a establecer como la principal prioridad la reducción de los costos y gastos, cuando existen dos alternativas más trascendentales en el sentido en que pueden tener un efecto más relevante en el alcance del Objetivo Básico Financiero, ellas son: la generación de ingresos y la eficiencia en el manejo de los recursos. Y ello es así porque la reducción de costos tiene un límite mientras que las otras dos alternativas ofrecen al gerente infinidad de opciones.

Apoyados en lo anterior podemos definir el Objetivo Básico Financiero (OBF) como la maximización de la riqueza del propietario o, lo que es lo mismo: la maximización del valor de la empresa.

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La Función Financiera (Serrano & Villarreal, 1993)

La planeación financiera de una empresa comprende una serie de actividades interrelacionadas, cuyo objetivo último constituye la maximización del valor del negocio. Las decisiones que se tomen dentro del ámbito de una empresa deben estar orientadas a agregar la máxima cantidad posible de valor, aun dentro del conjunto de restricciones entre las cuales opera cualquier negocio.

Tradicionalmente se ha contemplado como objetivo principal de la función financiera, la consecución, a un costo mínimo de los recursos financieros (internos y externos) que requieren las diversas actividades de un negocio, de acuerdo con los objetivos que se han fijado dentro de un proceso de planeación. Una visión de esta naturaleza es bastante restringida, ya que la función financiera comprende la toma de una serie de decisiones interrelacionadas con las diferentes áreas de la organización, más allá de la simple obtención de unos recursos; estas decisiones tienen como objetivo último maximizar el valor del negocio.

La función financiera es necesaria para que la empresa pueda operar con eficiencia y eficacia. La gerencia financiera desempeña un papel preponderante en el accionar de las organizaciones modernas, lo que ha permitido destacar la importancia de las finanzas como vitales al establecer estrategias que permitan el cumplimiento de sus objetivos. La función financiera es necesaria para todo tipo de empresa, para proporcionar las técnicas y experiencias necesarias que le permitan alcanzar el éxito (Torres, 2009) Las Decisiones Financieras (Van Horne, 1997)

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La función financiera apoya fundamentalmente tres decisiones que debe tomar el administrador y cuya óptima combinación producirá el máximo valor de la empresa y de la inversión de los accionistas. Estas decisiones son: de inversión, de financiación y de dividendos.

Decisión de inversión. Uno de los aspectos más relevantes de esta decisión tiene que ver con la administración adecuada de los activos existentes, aunque los administradores financieros asuman un grado de mayor responsabilidad en la operación de activos fijos e inventarios.

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Otro aspecto primordial es la inversión de capital que determina el número de activo que la empresa posee, su composición y la naturaleza del riesgo que implican, para lo cual se hace necesario elegir propuestas de asignación de recursos cuyos beneficios se obtendrán en el futuro y no se conocen con certeza, y la reasignación del capital cuando un activo ya no justifica económicamente el dinero invertido en él. Es necesario que las diferentes propuestas se evalúen en relación con el rendimiento y el riesgo esperado, antes de tomar una decisión.

Decisión de financiación. Lo básico en esta función es definir la estructura de financiación, es decir, como se van a obtener los recursos necesarios para realizar la inversión que pueden tener origen interno (patrimonio) o externo (pasivo). Esta decisión tiene efecto directo sobre otros dos puntos de vital importancia para la empresa: el costo del capital y las utilidades.

La estructura financiera se define como la proporción entre pasivos y patrimonio que la empresa utiliza para financiar sus activos.9 La definición de dicha estructura es una decisión trascendental por la relación que tiene con las utilidades y el costo de capital.

La decisión de dividendos. Esta decisión debe considerar además del valor de las utilidades, la forma como estas quedaron invertidas en el período respectivo, y así determinar la disponibilidad real para el pago de dividendos, ya sea disminuyendo un activo u obteniendo una nueva financiación interna o externa.

Debe considerarse que a los accionistas los motiva la liquidez y esperan obtener un dividendo estable; pero si la empresa tiene previstas decisiones de inversión, la utilidad constituye una fuente de financiación que debe ser retenida haciendo que la distribución de participaciones sea menor. Otra opción que debe considerarse es el pago de dividendos en acciones que es una forma de capitalizar la empresa y es a la vez una decisión de financiación.

Funciones Básicas del Área Financiera (Ortiz, 1996)

La actividad financiera comprende tres funciones básicas: a) Preparación y análisis de la información financiera: Esta 17

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función es fundamental para el cumplimiento de las otras dos funciones y comprende la responsabilidad por la producción, manejo y flujo adecuado de la información contable y financiera. De la confiabilidad, oportunidad y correcta presentación de esta información depende en alto grado el logro del objetivo financiero y la toma de decisiones apropiadas. b) Determinación de la estructura de activos: implica la determinación de la clase, cantidad y especificaciones de los activos requeridos por la empresa para el desarrollo de su objeto social. Comprende la administración eficiente del capital de trabajo para lo cual es necesario estimar los niveles adecuados de efectivo, cuentas por cobrar, inventarios, etc.

En este punto la función financiera se hace responsable de la evaluación y selección de los proyectos de inversión, especialmente de los activos fijos necesarios para alcanzar las metas de actividad de la empresa. c) Determinación de la estructura financiera: consiste en especificar las fuentes de financiación que la empresa tiene para respaldar la inversión actual o futura. Esta financiación puede clasificarse en interna y externa y en de corto y de largo plazo, y debe establecerse su correspondiente costo. Es responsabilidad del funcionario financiero conocer el sistema financiero y mantener una estrecha relación con los inversionistas y las entidades de crédito para alcanzar el éxito de la gestión. Desglosando un tanto los conceptos anteriores se puede decir que la función financiera, dentro de la empresa, implica las siguientes responsabilidades primordiales: • Responsabilidad por la producción, manejo y flujo adecuado de la información contable y financiera.

• Responsabilidad por administración eficiente del capital de trabajo • Responsabilidad por la selección y evaluación de inversiones a largo plazo, especialmente en lo que concierne a los activos fijos que se requieren para la marcha normal de la empresa.

• Responsabilidad por la consecución y manejo de fondos requeridos por la compañía.

• Responsabilidad por su participación en el desarrollo de la empresa.

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• Responsabilidad por el manejo administrativo de las áreas de la empresa involucradas en la función financiera.

LA ORGANIZACIÓN EMPRESARIAL En la actualidad debido a la globalización y a los avances tecnológicos el entorno de las empresas ha cambiado considerablemente. Éstas deben adaptarse y asumir nuevos retos para competir y permanecer en el mercado, para lo cual se deben apoyar en herramientas como la administración financiera que es fundamental para el manejo económico y financiero de los recursos de la organización.

Definición

La empresa, de acuerdo con Chiavenato (2001) es todo propósito humano que busca reunir e integrar recursos humanos y no humanos (Recursos Financieros, físicos, tecnológicos, mercadológicos, etc.) Para alcanzar los objetivos de autosostenimiento y de lucro mediante la producción y comercialización de bienes y servicios. El autosostenimiento es un objetivo obvio pues se trata de lograr la continuidad y permanencia de la empresa. El lucro representa la remuneración de la empresa en sí y constituye el estímulo básico capaz de asegurar la libre iniciativa de mantener y consolidar la empresa.

Recursos o elementos de la organización empresarial (Chiavenato, 2001)

La empresa, como sistema económico y social para el logro de sus objetivos y metas propuestas, debe contar con una serie de elementos que le permitan desarrollar su actividad. Dichos elementos son el factor humano, que está constituido por todas aquellas personas que aportan a la empresa trabajo o recursos financieros; el capital que es el conjunto de bienes que integran el patrimonio empresarial; la propia organización compuesta por los diferentes factores de la empresa que deben ser adecuadamente organizados, con el fin de garantizar la máxima eficiencia en la consecución de los objetivos empresariales; el mundo exterior que es el ámbito social en el cual desarrolla su actividad empresarial.

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De modo genérico, los recursos o elementos empresariales se clasifican en cinco grupos: Físicos o Materiales. Recursos necesarios para ejecutar las operaciones básicas de la empresa, bien sea para prestar servicios especializados o producir bienes o productos. Los recursos materiales constituyen el espacio físico, los predios, los edificios y los terrenos, el proceso productivo, la tecnología que los orienta y los métodos y procesos de trabajo dirigidos a la producción de bienes y servicios elaborados por la empresa.

Financieros. Se refiere al dinero- en forma de capital, flujo de caja (entradas y salidas), empréstitos, financiación, créditos, etc. de disponibilidad inmediata o mediana para enfrentar los compromisos de la empresa. También influyen los gastos derivados de la operación de la empresa, las inversiones de terceros y toda forma de efectivo que pase por la tesorería o la caja de la empresa.

Humanos. Son las personas que ingresan, permanecen y participan en la empresa, cualquiera que sea su nivel jerárquico o la tarea que desempeñen. Los recursos humanos se distribuyen en el nivel institucional de la empresa (dirección), en el nivel intermedio (gerencia y asesoría) y en el nivel operacional (técnicos, empleados y obreros, además de los supervisores de línea). Constituyen el único recurso vivo y dinámico de las empresas, deciden qué hacer con los demás recursos inertes y estáticos, y los manejan. Las personas aportan a las empresas habilidades, conocimientos, actitudes, comportamientos, percepciones etc.

Mercadológicos. Medios que la empresa utiliza para localizar, entrar en contacto e influir en sus clientes o usuarios; los recursos mercadológicos comprenden todas las actividades de investigación y análisis de mercado (de consumidores y de competidores), la organización de ventas (incluida la previsión de ventas, ejecución control), la promoción la publicidad, la distribución de los diferentes productos a través de canales adecuados, el desarrollo de nuevos productos para satisfacer la demanda del mercado, la definición de precios, la asistencia técnica al consumidor, etc.

Administrativos. Medios empleados en la planeación, organización, dirección y control de las actividades 20

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empresariales. Incluye todos los procesos de toma de decisiones y distribución de información necesaria, además, de los esquemas de coordinación e integración utilizados por la empresa.

Objetivos de la Organización Empresarial

Los objetivos que persiguen las empresas se pueden clasificar teniendo en cuenta dos criterios: • Según su naturaleza: • Objetivos económicos • Maximizar los beneficios.

• Maximizar la rentabilidad • Crecimiento empresarial • Incremento de la productividad • Objetivos financieros • Objetivos sociales • Creación de empleo • Incremento del nivel de industrialización • Aumento de la renta per cápita • Formación de los trabajadores • Cuidar el medio ambiente • Según el horizonte temporal: • Objetivos estratégicos: Son aquellas metas que se plantean para un largo plazo.

• Objetivos tácticos u operativos: Son aquellos que se plantean para un corto plazo.

Clasificación de las Organizaciones Empresariales

Las empresas u organizaciones se pueden clasificar desde diferentes puntos de vista: • Desde el punto de vista de su objetivo las empresas se clasifican en: • Empresas de servicios • Empresas comerciales • Empresas Industriales o Manufactureras • Desde el punto del tamaño: • Pequeñas empresas • Medianas empresas • Grandes empresas

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• Desde el punto de vista legal • Individual: o Empresa Unipersonal • No Comercial: o Sector Cooperativo o Cajas de compensación familiar o Fondos mutuos de inversión o Fondos de empleados o Asociaciones mutuales o Sindicatos o Sociedades civiles o Asociaciones gremiales o Demás entidades sin ánimo de lucro • Sin Personería Jurídica: o Sociedad de Hecho o Cuentas en participación o Patrimonio autónomo o Consorcios o Uniones temporales • Social (Presidencia de la República, 1971) Sociedades Comerciales: Es un contrato a través del cual dos o más personas se comprometen a hacer aportes en dinero, especie o trabajo, con el objeto de destinarlos a formar una persona jurídica, diferente a cada uno de sus integrantes, cuyo fin es repartirse las utilidades obtenidas con la actividad de la empresa. Las sociedades comerciales se clasifican en: • Sociedad anónima • De responsabilidad limitada: • Sociedad Comandita por acciones • Sociedad en Comandita simple • Sociedad colectiva • De economía mixta • Sociedades extranjeras ESTRUCTURA OPERATIVA DE LA ORGANIZACIÓN EMPRESARIAL La productividad es importante en la administración, implica medición de la efectividad de los trabajadores para que la 22

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empresa pueda operar en un ambiente competitivo. La administración de la producción se refiere a aquellas actividades necesarias para fabricar productos; también puede incluir compras, almacenamiento, transportación y otras operaciones, es decir, se refiere a las actividades necesarias para producir y entregar un producto físico.

Para operar las empresas utilizan diversas técnicas y herramientas que hacen más productivas las operaciones para lograrlo tienen que llevar con eficacia las funciones administrativas, integración de personal y dirección. (Eilon, 1980) Planeación de las Operaciones16

Una vez que se haya seleccionado un producto final, se determinan las especificaciones y se estudia la factibilidad tecnológica de producirlo tales como ubicación de las instalaciones, el proceso a utilizar, la cantidad a producir y la calidad del producto.

Componente Administrativo Administración. La tarea de administración consiste en interpretar los objetivos de la empresa y transformarlos en acción empresarial mediante planeación, organización, dirección y control de las actividades realizadas en las diversas áreas y niveles de la empresa para conseguir tales objetivos. Por tanto la administración es el proceso de planear, organizar, dirigir y controlar el empleo de los recursos organizacionales para conseguir determinados objetivos con eficiencia y eficacia.

(Chiavenato, 2001) • Funciones administrativas. El administrador es la persona que ejecuta las funciones administrativas, al hacerlo ejecuta ciertas actividades llamadas “Funciones Administrativas, estas son: (McGraw Hill Consultores, 1986) Planeación: Es una toma de decisiones; incluye la selección de cursos de acción que deben seguir una compañía y cada departamento. Planear es decidir con anticipación, Qué se debe hacer, Cómo hacerlo, Dónde y Quién lo hará. La planeación es el puente que va desde el lugar donde estamos hasta el lugar donde queremos estar en un futuro deseado.

Organización: Es determinar las actividades necesarias para 23

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alcanzar los objetivos. El propósito de la estructura organizacional es ayudar a crear un ambiente para el desempeño humano; es una herramienta de la administración y no un fin en sí mismo. Si bien la estructura debe definir y cubrir las tareas que han de realizarse; las funciones así establecidas deben diseñarse a la luz de las habilidades y motivos de las personas disponibles.

Dirección y Liderazgo: Dirigir es influir en las personas para que trabajen con entusiasmo para el logro de los objetivos de la organización y de grupo, lo que está relacionado con el aspecto predominantemente interpersonal de la administración, los problemas más importantes surgen de las personas, de sus deseos y actitudes, de su comportamiento como individuos y como miembros de un grupo, y de la necesidad de que los administradores efectivos sean también líderes efectivos. Como el liderazgo supone seguimiento y los individuos tienden a seguir a aquellos que pueden satisfacer sus propias necesidades y deseos, es comprensible que la dirección incluya motivación, estilos y enfoques de liderazgo y comunicaciones.

Control: Es la medición y corrección de las actividades de los subordinados para asegurar que los eventos se ajusten a los planes. Por tanto, mide el desempeño en relación con las metas y planes, muestra donde existen desviaciones y al poner en movimiento las acciones para corregirlas, contribuye a asegurar el cumplimiento de los planes. El plan guía al administrador en el empleo oportuno de los recursos para alcanzar metas específicas.

Integración: Es mantener cubiertos los puestos de la estructura organizacional. Este objetivo se cumple al identificar los requerimientos de la fuerza de trabajo. Realizar un inventario del personal disponible y reclutar, seleccionar, contratar, ascender, evaluar, planear carreras, remunerar y capacitar o desarrollar en alguna otra forma tanto a los candidatos como a los titulares de los puestos, para que puedan cumplir con sus tareas de un modo eficaz y eficiente.

Evaluación: La evaluación es necesaria para verificar la posible imperfección o certeza de la decisión original. Los nuevos hechos, las nuevas circunstancias, pueden hacer conveniente 24

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la reconsideración de la decisión inicial, con el fin de introducir los ajustes o cambios necesarios durante el proceso administrativo. La evaluación implica una observación de resultados que da base a la elaboración de juicios de valor.

Función Operativa

Todas las empresas u organizaciones para lograr sus metas en el desarrollo de su objeto social, requieren de la inversión así como el uso de ciertos recursos, los cuales deben ser medidos y cuantificados, para establecer la situación financiera, económica y la utilidad comercial de dicha entidad.

Para establecer la utilidad de una empresa, es necesario, hacerlo en un periodo determinado y mediante la utilización de rubros o conceptos básicos como los ingresos, costos y gastos.

Desde el punto de vista financiero, contable, fiscal y administrativo, los ingresos costos y gastos pueden presentar diversas clasificaciones: Clasificación de ingresos, costos y gastos desde el punto de vista contable Ingreso Cualquier partida u operación que afecte los resultados de una empresa aumentando las utilidades o disminuyendo las pérdidas. No debe utilizarse como sinónimo de entradas en efectivo, ya que éstas se refieren exclusivamente al dinero en efectivo o su equivalente que se recibe en una empresa sin que se afecten sus resultados.

El ingreso corresponde al precio de las mercancías y al de los servicios vendidos durante un periodo determinado. Cuando un negocio presta servicios a sus clientes o les vende mercancías, recibe el pago en efectivo inmediato o adquiere una cuenta por cobrar que se recaudará y por tanto se convertirá en efectivo dentro de un periodo corto. El ingreso de cualquier periodo es igual a la entrada de efectivo y de cuentas por cobrar como resultado de ventas realizadas durante un periodo. Para cualquier transacción específica, el valor del ingreso es una medida de los valores del activo recibido del cliente. (Meigs, Williams, Haka, & Bettner, 2001) 25

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Según el decreto 2649 de diciembre de 1.993, los ingresos se clasifican en: • Ingresos operacionales Comprende los valores recibidos y/o causados como resultado de las actividades desarrolladas en cumplimiento de su objeto social mediante la entrega de bienes o servicios, así como los dividendos, participaciones y demás ingresos por concepto de intermediación financiera, siempre y cuando se identifique con el objeto social principal del ente económico.

De acuerdo con la actividad de la empresa, los ingresos operacionales se dividen en: • Agricultura, ganadería, caza y silvicultura • Pesca • Explotación de minas y canteras • Industrias manufactureras • Suministro de electricidad, gas y agua • Construcción • Comercio al por mayor y al por menor • Hoteles y restaurantes • Transporte, almacenamiento y comunicaciones • Actividad financiera • Actividades inmobiliarias, empresariales y de alquiler • Enseñanza • Servicios sociales y de salud • Otras actividades de servicios comunitarios, sociales y personales • Devoluciones en ventas (db) • Ingresos no operacionales Comprende los ingresos provenientes de transacciones diferentes a los del objeto social o giro normal de los negocios del ente económico e incluye entre otros, los ítem relacionados con operaciones de carácter financiero en moneda nacional o extranjera, arrendamientos, servicios, honorarios, utilidad en venta de propiedades, planta y equipo e inversiones, dividendos y participaciones, indemnizaciones, recuperaciones de deducciones e ingresos de ejercicios anteriores.

Los ingresos no operacionales se pueden clasificar en: • Otras ventas • Financieros 26

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• • • • • • • • • • • • • • •

Dividendos y participaciones Ingresos método de participación Arrendamientos Comisiones Honorarios Servicios Utilidad en venta de inversiones Utilidad en venta de propiedades, planta y equipo Utilidad en venta de otros bienes Recuperaciones Indemnizaciones Participaciones en concesiones Ingresos de ejercicios anteriores Devoluciones en otras ventas (db) Diversos

Costos Los costos representan erogaciones y cargos asociados clara y directamente con la adquisición o la producción de los bienes o la prestación de los servicios, de los cuales un ente económico obtuvo sus ingresos. (Presidencia de la República, 1993) Según el decreto 2649 de diciembre de 1993, los costos se Clasifican en: • Costos de ventas Agrupa las cuentas que representan la acumulación de los costos directos e indirectos necesarios en la elaboración de productos y/o prestación de los servicios vendidos, de acuerdo con la actividad social desarrollada por el ente económico, en un período determinado. Los costos de ventas a su vez se dividen en: • Costo de ventas y de prestación de servicios • Agricultura, ganadería, caza y silvicultura • Costo de ventas y de prestación de servicios • Pesca • Explotación de minas y canteras • Industrias manufactureras • Suministro de electricidad, gas y agua • Construcción • Comercio al por mayor y al por menor 27

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Hoteles y restaurantes Transporte, almacenamiento y comunicaciones Actividad financiera Actividades inmobiliarias, empresariales y de alquiler Enseñanza Servicios sociales y de salud Otras actividades de servicios comunitarios, sociales y personales • Compras • Devoluciones en compras • Costos de producción o de operación Agrupa el conjunto de las cuentas que representan las erogaciones y cargos asociados clara y directamente con la elaboración o la producción de los bienes o la prestación de servicios, de los cuales un ente económico obtiene sus ingresos.

Comprende los siguientes grupos: materia prima, mano de obra directa, costos indirectos y contratos de servicios.

• Costos de producción o de operación • Materia prima • Mano de obra directa • Costos indirectos • Contratos de servicios • • • • • • •

Gastos Los gastos representan flujos de salida de recursos, en forma de disminuciones del activo o incrementos del pasivo o una combinación de ambos, que generan disminuciones del patrimonio, incurridos en las actividades de administración, comercialización, investigación y financiación, realizadas durante un período, que no provienen de los retiros de capital o de utilidades o excedentes. (Presidencia de la República, 1993) Desde el punto de vista contable los gastos se clasifican en operacionales y no operacionales. (Plan único de cuentas para comerciantes (PUC), 2000)

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• Gastos operacionales Registra los gastos ocasionados en el desarrollo del objeto social principal de la empresa, sobre la base de causación, las sumas o valores en que se incurre durante el ejercicio, directamente relacionados con la gestión administrativa y de

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ventas encaminada a la dirección, planeación, organización de las políticas establecidas para el desarrollo de la actividad operativa incluyendo básicamente las incurridas en las áreas ejecutivas, financiera, comercial, legal, administrativa, de distribución, mercadeo, comercialización, promoción, publicidad y ventas.

Los gastos operacionales se dividen en: Operacionales de administración Los gastos operacionales de administración son los ocasionados en el desarrollo del objeto social principal del ente económico y registra, sobre la base de causación, las sumas o valores en que se incurre durante el ejercicio, directamente relacionados con la gestión administrativa encaminada a la dirección, planeación, organización de las políticas establecidas para el desarrollo de la actividad operativa del ente económico incluyendo básicamente las incurridas en las áreas ejecutiva, financiera, comercial, legal y administrativa.

Se clasifican bajo el grupo de gastos operacionales de administración, por conceptos tales como honorarios, impuestos, arrendamientos y alquileres, etc.

Operacionales de ventas Comprende los gastos ocasionados en el desarrollo principal del objeto social del ente económico y se registran, sobre la base de causación, las sumas o valores en que se incurre durante el ejercicio, directamente relacionados con la gestión de ventas encaminada a la dirección, planeación, organización de las políticas establecidas para el desarrollo de la actividad de ventas del ente económico incluyendo básicamente las incurridas en las áreas ejecutiva, de distribución, mercadeo, comercialización, promoción, publicidad y ventas.

Se clasifican bajo los conceptos de gastos de personal, honorarios, impuestos, arrendamientos, contribuciones y afiliaciones, seguros, servicios, provisiones entre otros.

Gastos no operacionales Comprende las sumas pagadas y/o causadas por los gastos no relacionados directamente con la explotación del objeto social de la empresa. Se incorporan conceptos tales como financieros, pérdidas en venta y retiro de bienes, gastos extraordinarios y gastos diversos.

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Clasificación de ingresos, costos y gastos desde el punto de vista tributario o fiscal Ingresos “Los ingresos son todos aquellos bienes, valores o derechos en dinero o en especie, ordinarios y extraordinarios, cualquiera sea su naturaleza y denominación, que se hayan realizado en el periodo gravable y susceptibles de incrementar el patrimonio neto de la entidad.”.” (Presidencia de La República , 2005) Según el decreto 624 del 30 de marzo de 1998, Estatuto Tributario, los ingresos se pueden clasificar en: • Ingresos de fuente nacional • Ingresos de fuente extranjera Costos De acuerdo con el artículo 26 del estatuto tributario los ingresos ordinarios y extraordinarios gravados con el impuesto son aquellos que pueden provocar un incremento en el patrimonio de una forma neta. De la misma manera, el artículo 89 sobre renta bruta determina que cuando la realización de los ingresos implique la existencia de costos, aquélla estará constituida por la suma de todos los ingresos menos los costos imputables a los mismos. Es por esta razón que en el presente capítulo la ley se ocupa de las fórmulas aplicables para la determinación de los costos.

Por “costo” se entiende toda erogación o egreso que pueda imputarse en una forma directa sobre un bien o servicio en particular, que se produce, se adquiere para su futura venta o se presta; de ahí que se entienda que se incurre en un costo hasta el momento en que el bien producido o adquirido para vender está en condiciones de ser utilizado o vendido.

Deducciones o gastos Las deducciones son gastos en que se incurre en toda actividad económica productiva, que cumplen con los requisitos exigidos por la ley tributaria para ser reconocidos. Durante el proceso económico, el contribuyente necesita realizar una serie de gastos generales, de administración o de ventas que reducen la magnitud de la renta, y por ello, como norma general, son deducibles para los efectos fiscales. Las deducciones pueden entonces definirse, como los gastos necesarios para la producción de la renta, como por ejemplo: la compensación por servicios 30

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personales, es decir, salarios, prestaciones sociales, viáticos, gastos de representación, honorarios y comisiones; o compensaciones por el uso de bienes y capitales ajenos, como intereses, arrendamientos y regalías.

Clasificación de ingresos, costos y gastos desde el punto de vista financiero (López, 2014) Ingreso Los ingresos en términos económicos, son todas las entradas financieras que recibe una persona, una familia, una empresa, una organización, un gobierno, etc.

El tipo de ingreso que recibe una persona o una empresa u organización depende del tipo de actividad que realice (un trabajo, un negocio, unas ventas, etc.). El ingreso es una remuneración que se obtiene por realizar dicha actividad.

Cuando una empresa vende su producción o sus servicios a un cliente, el valor de la compra, pagada por el cliente, es el ingreso percibido por la empresa. Estos ingresos pueden ser utilizados por las empresas para pagar los salarios de los trabajadores, pagar los bienes que utilizaron para la producción (insumos), pagar los créditos que hayan obtenido, dar utilidades a los dueños de la empresa, ahorrar, realizar nuevas inversiones, etc.

Cuando el ingreso proviene de actividades productivas, se puede clasificar en varios tipos: • Ingreso marginal: Generado por el aumento de la producción en una unidad.

• Ingreso medio: Ingreso que se obtiene, en promedio, por cada unidad de producto vendida; es decir, es el ingreso total dividido en el total de unidades vendidas.

• Ingreso del producto marginal: Ingreso generado por la utilización de una unidad adicional de algún factor de producción (trabajo, capital), por ejemplo, la utilización de un trabajador más, etc.

Costos Estos se relacionan con la obtención de fondos para la operación de la empresa. Incluyen el costo de los intereses que la compañía debe pagar por los préstamos, así como el costo de otorgar crédito a clientes.

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Clasificación de ingresos, costos y gastos desde el punto de vista técnico26 Ingreso Los ingresos desde el punto de vista de la producción se definen como todos aquellas entradas de dinero a la empresa asociada con la venta de la producción de la organización.

Durante un determinado periodo la empresa se dedica a trasformar mediante procesos la materia prima, con el fin de llegar a un resultado final que es el producto terminado; a dicho producto se le fija un costo de producción, el cual permite establecer un precio de venta. El valor recibido por esta venta es lo que se conoce como ingreso por producción.

Costo El costo se define como el valor sacrificado para adquirir bienes o servicios mediante la reducción de activos o al incurrir en pasivos en el momento en que se obtienen los beneficios, en otras palabras es lo que cuesta realizar un determinado producto y/o la prestación de un servicio.

También podemos definirlos como desembolsos o sacrificios de valores que reportan beneficios futuros; son capitalizables e inventariables y hacen parte del Balance General. Los valores de los materiales, mano de obra y costos indirectos de fabricación y en general todo lo que tenga que ver con producción, es considerado como costo.

Costos de producción Están constituidos por la totalidad de las erogaciones necesarias para producir o fabricar un bien (materia prima, desgaste de la maquinaria o equipo, etc.) Este costo económico se desdobla en costo contable que comprende el valor del gasto en materias primas y auxiliares, desgaste de la maquinaria y equipo, salarios y, la ganancia como renta bruta, que comprende la plusvalía. Por consiguiente, para obtener la ganancia como renta bruta, debe restarse de los ingresos netos (costo económico), el costo contable de producción imputable a tales ingresos. Si el bien no se vende, estas erogaciones quedan incorporadas en el inventario de productos gravados.

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Elementos fundamentales del costo de producción Los elementos fundamentales del costo de un producto o sus componentes son los materiales directos, la mano de obra directa y los costos indirectos de fabricación, esta clasificación suministra la información necesaria para la medición del ingreso y la fijación del precio del producto.

• Materiales: Son los principales recursos que se usan en la producción; estos se transforman en bienes terminados con la ayuda de la mano de obra y los costos indirectos de fabricación. Se clasifican en: • Directos • Indirectos • Mano de obra: Es el esfuerzo físico o mental empleados para la elaboración de un producto. Se clasifica en: • Directa • Indirecta • Costos indirectos de fabricación (cif): Son todos aquellos costos que se acumulan de los materiales y la mano de obra indirectos más todos los incurridos en la producción pero que en el momento de obtener el costo del producto terminado no son fácilmente identificables de forma directa con el mismo.

• Clasificación de los costos de producción Según la capacidad que tenga la gerencia para asociarlo en forma específica a una actividad, departamento o un producto, los costos se clasifican en: • Costos directos Costos indirectos Según su relación con la producción, los costos se pueden dividir en dos categorías: • Costos primos • Costos de conversión Según su relación con el volumen: los costos varían de acuerdo con los cambios en el volumen de producción, este se enmarca en casi todos los aspectos del costeo de un producto, estos se clasifican en: 33

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• Costos variables • Costos fijos • Costos mixtos • Semivariables • Escalonados Según la actividad los costos se dividen en: • Costos de manufactura • Costos de mercadeo • Costos administrativos • Costos financieros Según las categorías con respecto a los periodos que benefician los costos se divide en: • Costos del producto.

• Costos del periodo Gastos Son todos aquellos desembolsos que prestan beneficios para un solo período; no son capitalizables y se muestran en el estado de Pérdidas y Ganancias. En general todos los desembolsos que tengan que ver con la administración y ventas son considerados gastos.

ESTABILIDAD FINANCIERA (Acosta, s.f,) Se le conoce como estructura y como apalancamiento. Los recursos que maneja una empresa pueden provenir de dos fuentes distintas: de los propietarios o de personas ajenas a la empresa misma, por lo tanto es conveniente estudiar y analizar la proporción que guardan entre sí estas dos fuentes de recursos, ya que el equilibrio de la situación financiera de una compañía depende de la proporcionalidad de sus elementos integrantes.

Nos permite conocer con que grado de eficiencia la empresa emplea los recursos que tiene a su disposición. Los factores que influyen en la estabilidad financiera de una compañía son los siguientes: • Tasa de crecimiento de ventas futuras.

• Estabilidad de ventas futuras.

• Estructura competitiva del ramo industrial.

• Estructura del activo de la empresa.

• Posición de control y actitudes de los accionistas y la gerencia 34

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de la empresa hacia el elemento de riesgo.

• Políticas de las instituciones bancarias hacia la empresa.

• Costo de Capital.

SOLVENCIA FINANCIERA Se entiende por solvencia a la capacidad financiera (capacidad de pago) de la empresa para cumplir sus obligaciones de vencimiento a corto plazo y los recursos con que cuenta para hacer frente a tales obligaciones, o sea una relación entre lo que una empresa tiene y lo que debe.

Para que una empresa cuente con solvencia, debe estar capacitada para liquidar los pasivos contraídos, al vencimiento de los mismos y demostrar también mediante el estudio correspondiente que podrá seguir una trayectoria normal que le permita conservar dicha situación en el futuro.

Se debe diferenciar el concepto de solvencia con el de liquidez, debido a que liquidez es tener el efectivo necesario en el momento oportuno que nos permita hacer el pago de los compromisos anteriormente contraídos.

Solvencia es contar con los bienes y recursos suficientes para respaldar los adeudos que se tengan contraídos, aún cuando estos bienes sean diferentes al efectivo.

ESTRATEGIA DEL FINANCIAMIENTO (Ortiz A. , 2005) La determinación de la mezcla óptima de las fuentes de financiamiento con las cuales respaldar las operaciones cotidianas de las organizaciones y apoyar la ejecución de los planes de negocio, representa un campo complejo que debe encarar la dirección. La dificultad en la fijación de dicha mezcla radica en aceptar que cada alternativa tiene implicaciones en los objetivos trazados en materia de costos de capital, liquidez y rentabilidad. Por tales razones, es fundamental que la estrategia contemple el estudio concienzudo de un marco referencial, el análisis objetivo de diversas apreciaciones matemáticas y la evaluación concienzuda de las ventajas y las desventajas asociadas a las diferentes fuentes de financiación.

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El establecimiento de las estrategias de financiamiento se apoya en conceptos y en consideraciones matemáticos que nutren la objetividad y racionalidad de decisiones favorables para la empresa como figura jurídica, para los inversionistas y para las instituciones creadas con el fin de captar y colocar dinero. Los beneficios para los grupos de interés mencionados surgen de aceptar que la mezcla óptima de financiamiento no debe comprometer la estabilidad económica de la compañía.

Algunos de los factores estudiados son: Costos de Capital

Conciernen a los ingresos marginales que cualquier organización debe reconocer a quienes le suministran capitales, por el simple hecho de usufructuar los fondos monetarios puestos al árbitro de la dirección. En el caso de créditos o los empréstitos, los costos de capital corresponden a los intereses deducibles de impuestos reconocidos al sistema financiero como retribución de los créditos y los empréstitos concedidos. La cuantía de dichos intereses permite a las agencias prestamistas absorber los rendimientos financieros pagados a los ahorradores, cubrir los costos propios de su operación y alcanzar excedentes por capitalizar o distribuir. Cuando se trata de los fondos aportados por socios o accionistas, el costo de capital existe y es coherente con la tasa de rentabilidad esperada por el inversionista. Si se recurre al leasing, el costo estará representado por la tasa de interés incorporada en las cuotas de arrendamiento.

Apalancamiento en los Negocios (Pradilla, 1987)

Todo empresario, se encuentra siempre ante dos decisiones primarias: Primero que todo, él debe determinar la cantidad de costos fijos representados en planta y equipo que desea usar en producción. Si se decide instalar equipo automático, los costos de mano de obra directa serán bajos, y al obtener un alto volumen de producción tendrá mayor control sobre sus costos fijos; si obtiene un bajo volumen de producción, tendrá problemas para cubrir los costos fijos.

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El segundo dilema es como financiar el negocio. Si el negocio es exitoso y el empresario cree en financiación con deuda, el negocio generará utilidades para pagar los costos fijos de la deuda. Si el negocio empieza pobre, las obligaciones fijas de la deuda podrán quebrarlo.

En ambas decisiones el empresario o gerente de enfrenta al uso del apalancamiento. Si la empresa usa altos costos fijos usa apalancamiento operativo, y si usa deuda para financiarlo, estará usando apalancamiento financiero Apalancamiento operativo “Es la habilidad del administrador financiero en la utilización de los costos fijos para aprovechar al máximo los resultados de los cambios en las ventas sobre las utilidades de operación” (Córdoba, 2001) El apalancamiento operativo refleja el uso de activos fijos y costos fijos en una empresa. Estos costos fijos pueden ser: arrendamientos, depreciación, salarios de administración, impuestos prediales, seguros, parte de la mano de obra directa, etc.

El cálculo y uso del apalancamiento operativo, se comprende mediante el análisis comparativo de dos empresas: • Una con bajo uso de costos fijos (empresa conservadora) • Otra con alto uso de costos fijos (empresa apalancada) Apalancamiento financiero El apalancamiento financiero refleja la cantidad de deuda usada en la estructura del capital de la empresa; la deuda causa obligaciones fijas (pago de intereses).

En consecuencia con los efectos generados por cada fuente de financiamiento sobre los desembolsos monetarios, es evidente que cada mezcla determina compromisos diferentes reflejados en los flujos de caja y en tasas diferentes de rentabilidad. En este punto la teoría indica que a mayor endeudamiento corresponde una mayor tasa de rentabilidad de los planes de negocio.

El apalancamiento financiero se puede clasificar en: (Córdoba, 2001) • Apalancamiento Financiero Positivo. Cuando la obtención de fondos proveniente de préstamos es productiva, es decir, cuando la tasa de rendimiento que se alcanza sobre los activos 37

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de la empresa, es mayor que la tasa de interés que se paga por los fondos obtenidos en los préstamos.

• Apalancamiento Financiero Negativo. Cuando la obtención de fondos provenientes de préstamos es improductiva, es decir, la tasa de rendimiento que se alcanza sobre los activos de la empresa, es menor a la tasa de interés que se paga por los fondos obtenidos en los préstamos.

• Apalancamiento Financiero Neutro. Cuando la obtención de fondos provenientes de préstamos llega al punto de inferencia, es decir, cuando la tasa de rendimiento que se alcanza sobre los activos de la empresa, es igual a la tasa de interés que se paga por los fondos obtenidos en los préstamos.

Apalancamiento combinado o total Por apalancamiento combinado se entenderá el uso de la mezcla del apalancamiento financiero y operativo. Este apalancamiento utiliza todo el estado de ingresos y muestra el impacto de cómo un cambio porcentual en las ventas se refleja directamente en el ingreso por acción sin mostrar los cambios en la utilidad antes de intereses e impuestos. Es el resultado de los cambios en las ventas sobre las utilidades por acción de la empresa por el producto del apalancamiento de operación y financiero.

Riesgo en el apalancamiento (Córdoba, 2001) En el apalancamiento el administrador incurre en tres tipos de riesgos: el operativo, el financiero y el total.

Riesgo Operativo. Es la posibilidad de no estar en capacidad de cubrir los costos fijos al aumentar el grado de apalancamiento operativo, ya que se debe producir más para llegar al punto de equilibrio; pero cuando las ventas superan el punto de equilibrio, las utilidades operativas son mayores. El riesgo operativo depende de factores como: • Variabilidad de la demanda, si son constantes las ventas el riesgo será más bajo.

• Variabilidad del precio de ventas, mayor riesgo si el mercado es volátil.

• Variabilidad de los precios de los insumos, cuando estos son inciertos.

• Capacidad para ajustarse a los precios de los productos como resultado de los cambios en los precios de los insumos.

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• Grado en el cual los costos son fijos.

• Apalancamiento operativo Riesgo financiero. Es la posibilidad de no estar en capacidad de cubrir los costos financieros, al aumentar estos como consecuencia de la financiación con deudas de unos mayores costos fijos. Las empresas deben aumentar sus utilidades operativas, para poder cubrir los cargos financieros, los cuales a su vez superados producen unos mayores incrementos en las utilidades disponibles para los accionistas comunes.

Riesgo Total. Es el peligro o inseguridad de no estar en condiciones o capacidad de cubrir el costo operativo y financiero.

Es la combinación de los riesgos operativo y financiero. Cuando las empresas utilizan el apalancamiento operativo y financiero, existe la posibilidad de no estar en capacidad de poder cubrir los costos fijos y de financiación.

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CAPÍTULO III

DISEÑO METODOLÓGICO 41

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TIPO DE INVESTIGACIÓN El presente trabajo de investigación es de tipo descriptivo, a través de este estudio, se realizó una caracterización de la estructura de operación en las organizaciones privadas del departamento del Quindío; teniendo en cuenta sector y tamaño.

Se describen las clases, la composición, participación en la estructura del estado de las empresas teniendo en cuenta las cantidades y montos de los ingresos, costos y gastos. Además se establecen las políticas de administración financiera y las relaciones entre ingreso, costo y gastos operacionales y no operacionales con la inversión y la financiación.

La investigación es de corte pedagógico, de orientación práctica, porque tiene la finalidad de resolver un problema concreto, que es el desconocimiento que tiene la Universidad del Quindío de las características particulares de las empresas que conforman la región en cuanto a la actividad que desarrollan, al sector que pertenecen, al ámbito en el cual se desempeñan, o los recursos de que disponen, al marco legal que las cobija, entre otros, limitando así el desempeño de sus egresados, impidiendo impulsar desarrollos efectivos en las unidades económicas, especialmente en el ámbito regional. Se llevó a cabo a través de la utilización de acciones investigativas tomando punto de referencia las empresas privadas del departamento del Quindío.

POBLACIÓN Se consideró como población objetivo, todas las empresas privadas de los 12 municipios del departamento del Quindío, se tuvo en cuenta tamaño y actividad económica. Para lo cual se solicitó a la Cámara de Comercio de Armenia la información que contenga en su base de datos relacionada con las empresas que renovaron su matrícula en el 2007.

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LA MUESTRA Se seleccionó a través de un muestreo estratificado, hay que tener en cuenta que al interior del universo (Departamento del Quindío), existen empresas privadas homogéneas (en cuanto ubicación geográfica) pero cualitativa (actividad) y cuantitativamente (tamaño) diferentes entre sí, y que no se cumple la condición de selección aleatoria pues las empresas privadas mayoritarias tienen una mayor probabilidad de ser seleccionados en la muestra), y es necesario subdividirlas por ubicación geográfica, que en la muestra haya representación de empresas de todos los municipios del departamento del proporcional a la cantidad de empresas por subgrupo (municipios), para la selección de las empresas por municipio se realizó un muestreo aleatorio simple utilizando la opción de Excel (ALEATORIO. ENTRE (inferior, superior)).

Para Calcular el número de empresas que están incluidas en la muestra, la fórmula que se aplicó es: n=

z 2σ 2 N z 2σ 2 + ( N − 1)l 2

Con

Para un nivel de confianza del 95%, luego de seleccionar el tamaño de la muestra de cada: N= Total de empresas en el Departamento y Ni= Total de empresas por Municipio

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TÉCNICAS E INSTRUMENTOS DE RECOLECCIÓN DE DATOS Las técnicas e instrumentos que se tuvieron en cuenta para la recolección de la información se desarrollaron de acuerdo con las características. La información se obtuvo a través de la aplicación de una encuesta, las cuales serán dirigidas a los representantes legales de las Empresas. (Anexo No.1: Encuesta) Para la obtención de la información se estableció contacto con la Cámara de Comercio de Armenia, para que en desarrollo del convenio existente entre la Universidad del Quindío y esta entidad, facilite la obtención de la información solicitando a las empresas seleccionadas el Balance General a Diciembre 31 de 2006 y el Estado de Resultados para el mismo año, de igual manera el diligenciamiento de las encuestas diseñadas.

Para el trabajo de campo se constituyo un equipo de estudiantes auxiliares de investigación bajo la coordinación de los docentes responsables del proyecto.

Para el procesamiento de la información se utilizó el paquete estadistico SPSS, teniéndose en cuenta los estadísticos que permiten analizar variables de manera descriptiva.

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OPERACIONALIZACIÓN DE VARIABLES VARIABLE TEÓRICA

VARIABLE

DIMENSIONES DE LA VARIABLE

TIPO DE VARIABLE

INDICADOR

Cualitativa (ingreso, costo o gasto) Cuantitativa

SI - NO Datos reales en un intervalo

Cuantitativa

Datos reales en un intervalo

Cuantitativa

Datos reales en un intervalo

Cualitativa o medio) Cualitativa Cuantitativa

SI - NO SI - NO Datos reales en un intervalo

Cualitativa

SI-NO

Cuantitativa Cuantitativa Cualitativa

Datos reales en un intervalo Datos reales en un intervalo SI - NO

Contable (operacionales y no operacionales) Tributarios (deducibles y no deducibles) Financieros Técnico (administración y ventas)

Cuantitativa

Datos reales en un intervalo

Cualitativa

SI - NO

Cualitativa

SI - NO

Técnico (Administración y ventas)

Cualitativa Cuantitativa

SI - NO Datos reales en un intervalo

Planeación Organización Dirección y Liderazgo Control Integración Evaluación

Cualitativa Cualitativa Cualitativa Cualitativa Cualitativa Cualitativa

SI - NO SI - NO SI - NO SI - NO SI - NO SI - NO

Inversión

Indicadores financieros

Cuantitativa

Datos reales en un intervalo

Financiación

Indicadores financieros

Cuantitativa

Datos reales en un intervalo

Inventario de la clase, cantidad y monto de los ingresos, costos y gastos en las empresas del sector privado en el Dpto. del Quindío.

Ingresos Costos Gastos

Determinación de la composición de los ingresos, costos y gastos y su participación en la estructura del estado de resultado de la empresa.

Ingresos

Clase Cantidad (monto)

Contable (operacionales y no operacionales) Tributarios (de fuente nacional y extranjero Financieros (marginal Técnico (producción) Contable (de ventas y producción) Tributarios (deducibles y no deducibles) Financieros Técnico (Costos de Producción)

Costos

Gastos

Establecimiento de las políticas de administración financiera de los ingresos, costos y gastos.

Determinación la relación entre los ingresos, costos y gastos operacionales y no operacionales con la inversión y la financiación.

Control Interno

RESULTADOS ESPERADOS DIRECTOS E INDIRECTOS • Directos: • Inventario de la clase, cantidad y monto de los ingresos, costos y gastos en las empresas del sector privado en el departamento del Quindío.

• Determinación de la composición de los ingresos, costos y gastos y su participación en la estructura del estado de resultado de la empresa.

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• Establecimiento de las políticas de administración financiera de los ingresos, costos y gastos.

• Determinación de la relación entre los ingresos, costos y gastos operacionales y no operacionales con la inversión y la financiación.

• Indirectos: • Pertinencia en los desarrollos teóricos y prácticos del currículo del Programa de Contaduría Pública de la Universidad del Quindío.

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CAPÍTULO IV

IDENTIFICACIÓN DE LAS EMPRESAS PRIVADAS EN EL DEPARTAMENTO DEL QUINDÍO 47

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Para el desarrollo de la presente investigación se tuvo como fuente de información primaria las empresas privadas del departamento del Quindío, el cual está ubicado en la parte centro - occidental del país, localizado entre los 04º04’41’’ y 04º43’18’’ de latitud norte y entre los 75º23’41’’ y 75º53’56’’ de longitud oeste. Cuenta con una superficie de 1.845 km2 lo que representa el 0.16% del territorio nacional. Limita por el Norte con los departamentos del Valle del Cauca y Risaralda, por el Este con el departamento del Tolima, por el Sur con los departamentos de Tolima y Valle del Cauca y por el Oeste con el departamento del Valle del Cauca.

El departamento del Quindío está dividido en 12 municipios, los cuales se observan a continuación:

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Su economía está centrada en torno al cultivo y comercialización del café, histórico baluarte de la economía departamental y nacional. La actividad empresarial está representada principalmente por la comercialización de bienes y servicios, seguido de la actividad de hotelería y turismo, como consecuencia del impulso turístico que se le está realizando a la región a nivel nacional y la industria que está desarrollada en el sector alimenticio, las confecciones, productos de aseo y productos de cuero.

La actividad empresarial está representada principalmente por las Microempresas, las cuales juegan un papel fundamental en el desarrollo y sostenimiento de un país, contribuyendo de manera importante a la economía.

Las microempresas han logrado ser la opción para muchos individuos que después de perder su trabajo, se enfrentan a la necesidad de mantener a su familia. No hay diferenciación de clase social o posición laboral, en este grupo de empresarios se encuentra desde directivos desempleados de grandes empresas hasta ayudantes de algún oficial técnico.

Las microempresas son una opción al desempleo. Surgidas en su mayoría sin planeación y sin financiamiento, nacen al quedar el jefe de familia desempleado, o cuando el salario deja de alcanzar para sostener a la familia. Por otro lado, las micro empresas además de contribuir abatiendo el desempleo, lo hacen también generando de nuevas fuentes de trabajo. Una microempresa, debido a la facilidad de arrancarla y la simplicidad de su operación, resulta fácil que alguno de sus empleados se lance a poner su propia empresa.

Se debe tomar en cuenta a las microempresas y desarrollar sistemas administrativos, financieros y de control, entendiendo sus características y motivaciones para lograr implementar modelos de mejora en las mismas.

Para el desarrollo del trabajo de investigación: “Caracterización de la estructura de operación en las organizaciones privadas del departamento del Quindío”, aplicable a todas las empresas privadas de los 12 municipios del departamento del Quindío, se obtuvo la base de datos de la Cámara de Comercio de Armenia con información relacionada de las empresas que renovaron su matrícula en el año 2007.

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Información que previamente se depuró teniendo en cuenta el Clasificación Industrial Internacional Uniforme adaptada para Colombia (CIIU), la ubicación geográfica y tamaño (Anexo en medio magnético: Base de Datos Depurada Cámara de Comercio 2007) La Clasificación Industrial Internacional Uniforme adaptada para Colombia (CIIU) es la siguiente: A: Agricultura, ganadería, caza y silvicultura B: Pesca, producción de peces en criaderos y granjas piscícolas; actividades de servicios relacionadas con la pesca C: Explotación de minas y canteras D: Industrias manufactureras E: Suministro de electricidad, gas y agua F: Construcción G: Comercio al por mayor y al por menor; reparación de vehículos automotores, motocicletas, efectos personales y enseres domésticos H: Hoteles, restaurantes, bares y similares I:Transporte, almacenamiento y comunicaciones J: Intermediación financiera K: Actividades inmobiliarias, empresariales y de alquiler L: Administración pública y defensa; seguridad social de afiliación obligatoria M: Educación N: Servicios sociales y de salud O: Otras actividades de servicios comunitarios, sociales y personales P: Hogares privados con servicio doméstico Z: Organizaciones y órganos extraterritoriales Una vez depurada la base de datos, se observó que en el Departamento del Quindío para el 2007 se encuentran 13.007 empresas con las siguientes características teniendo en cuenta su actividad económica y tamaño: TAMAÑO Microempresa Pequeña Mediana Grande Total

50

TOTAL 12.675 285 39 9 13.007

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El gráfico anterior muestra que el 99.64% de las empresas del Departamento del Quindío pertenecen a las micro y a las pequeñas empresas, de las cuales el 97.45% pertenecen a la primera categoría, lo cual refleja el poco desarrollo a nivel de escala, encontrando que las medianas y grandes empresas son sólo el 0.07% del total sin tener un reconocimiento exitoso a nivel nacional. Se evidencia así, que las empresas del Departamento del Quindío siguen el mismo comportamiento empresarial que el presentado a nivel nacional.

51

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Al realizar la clasificación por actividad económica según el sector al que pertenece la empresa, se puede observar que el 52.88% pertenece al Sector Comercial, el 13.42% al Sector Hotelero y el 9.59% al Sector Industrial, ratificando que no se está generando avance industrial y económico en la región, afectando la capacidad de flujo financiero y desarrollo del Departamento.

Para el desarrollo del presente trabajo, se realizó una Prueba Piloto aplicada a 30 empresas a través de un muestreo estratificado tiendo en cuenta que al interior del universo (Departamento del Quindío existen empresas privadas homogéneas pero cualitativa y cuantitativamente diferentes entre sí, y que no se cumple la condición de selección aleatoria pues las empresas privadas mayoritarias tienen una mayor probabilidad de ser seleccionados en la muestra), y fue necesario subdividirlas por municipios. Por lo anterior, se seleccionó de cada municipio representación proporcional en la Prueba Piloto (al igual que en la muestra final aplicada a la investigación).

Para seleccionar cada empresa dentro de los municipios, se utilizó muestreo aleatorio simple.

Para Calcular el número de empresas que estuvieron incluidas tanto en la Prueba Piloto, como en la muestra final, se tuvo en cuenta la totalidad poblacional empresarial del Departamento del Quindío que es de 13.077 empresas, aplicando la siguiente fórmula: Prueba Piloto: n=

1.962 * 0.25*13007 = 29.57 ≈ 30 empresas 1.962 *.25 + (13007−1)0.182

Para la Prueba Piloto se consideró un error de muestreo del 18% El propósito era evaluar los instrumentos, el plan de análisis y los demás elementos contemplados en el proceso investigativo del proyecto. Se aplicó a 30 empresas, con la información arrojada por la prueba piloto se revisó la metodología, la muestra, la funcionalidad de los instrumentos, el análisis de los datos y la viabilidad del proyecto investigativo.

52

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Para aplicarla, se tuvo en cuenta el tipo de muestreo a utilizar (estratificado), para poder probar la calidad, claridad y funcionalidad de los instrumentos y la especificidad de éstos para obtener la información requerida en cada ítems a analizar en el instrumento y verificar si era posible alcanzar el plan de análisis deseado para obtener los resultados técnicos y científicos que demandan los objetivos contractuales y el marco teórico. Desde el punto de vista administrativo y financiero también se buscó conocer el tiempo y costos de las diferentes actividades involucradas en la toma y procesamiento de la información para precisar la concordancia entre la disponibilidad presupuestal prevista en el proyecto y su posible ejecución.

Muestra Final: n=

1.962 * 0.25*13007 = 99.57 ≈ 100 empresas 1.962 *.25 + (13007−1)0.0982

Para la Muestra Final se consideró un error de muestreo del 9.8%, teniendo en cuenta que el error máximo utilizado dentro de la investigación de la línea financiera es del 10%, seleccionando un total de 100 empresas a encuestar.

Después de tener el tamaño de la muestra, se utilizó un muestreo estratificado para seleccionar la cantidad de empresas de cada municipio del departamento, que hicieron parte en la muestra para la aplicación del instrumento, obteniendo la siguiente representación de empresa por municipio:

Ciudad ARMENIA BUENAVISTA CALARCÁ CIRCASIA CORDOBA FILANDIA GÉNOVA LA TEBAIDA MONTENEGRO PIJAO QUIMBAYA SALENTO SIN CIUDAD Total

Total de empresas base CC

Total de empresas en la muestra

8356 36 1415 421 64 214 97 569 798 92 748 183 14

64 2 15 4 0 1 0 8 3 0 2 1 0

13.007

100

53

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Para el procesamiento de la información se utilizó el paquete estadístico Statistical Package for the Social Sciences (SPSS) y el programa Microsoft Excel, teniéndose en cuenta los estadísticos que permiten analizar variables de manera descriptiva. (Anexo en medio magnético: carpeta SPSS y carpeta Base de datos Excel resultado encuesta).

Para la construcción del instrumento (encuesta), se tuvo en cuenta la Operacionalización de las variables y la teoría indagada para el propósito del presente proyecto. (Anexo No.1 Diseño Encuesta) DATOS GENERALES DE LAS EMPRESAS PRIVADAS EN EL DEPARTAMENTO DEL QUINDÍO Clase de Ente Económico

La primera parte del instrumento correspondió a una clasificación general de las 100 empresas que se tuvieron en cuenta en la muestra, arrojando los siguientes resultados: Clase de ente Frecuencia económico Persona Natural Persona Jurídica Total

90 10 100

Porcentaje 0.90 0.10 100

La siguiente tabla “Clase de Ente Económico”, muestra que el 90% de las empresas del Departamento del Quindío, corresponden a Personas Naturales y el 10% a Personas Jurídicas, demostrando la alta informalidad empresarial que existe en la región.

Clase de Ente Económico

Régimen

Agente_Iva

Común S i m p .

P. Natural P. Jurídica Total

54

13 10 23

77 0 77

Agente_Renta

A g e n t e _ I c aaGran Gran

Contrib.

Autorretenedor

No

Sí

No

Sí

No

Sí

No

Sí

No

Sí

85 3 88

5 7 12

87 5 92

3 5 8

89 3 92

1 7 8

90 6 96

0 4 4

90 9 99

0 1 1

Estructura operativa en las organizaciones privadas del departamento del Quindío

En la Tabla anterior se encuentra que de las Personas Naturales el 85.5% pertenecen al Régimen Simplificado, es decir, son empresas que no están obligadas a cumplir con la gran mayoría de obligaciones fiscales y sólo el 14.5% pertenecen al Régimen Común, de éstas últimas el 5.5% son Agentes de IVA, el 3.3% son Agentes de Renta, el 1.1% son Agentes de ICA y no se encontraron Grandes Contribuyentes ni Autorretenedores.

De las Personas Jurídicas (que son el 10% de las empresas en el Departamento del Quindío), el 100% pertenece al Régimen Común, el 70% son Agentes de IVA, el 50% son Agentes de Renta, el 70% son Agentes de ICA, el 40% son Grandes Contribuyentes y el 10% son Autorretenedores.

Estos datos indican la falta de cultura tributaria empresarial, lo que perjudica el recaudo fiscal que afecta el desarrollo económico,social y el progreso de la región.

Además, al ser empresa Persona Natural se pueden correr algunos riesgos entre los cuales están: • Responsabilidad ilimitada: en caso que los recursos de la empresa sean insuficientes para hacer frente a las deudas, el Propietario debe estar preparado para asumir las deudas de la empresa con todo su patrimonio personal.

• Disponibilidad de un capital limitado: El capital generalmente está limitado a lo que el Propietario pueda invertir. Ésto puede 55

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representar serios problemas al crecimiento futuro de la empresa.

• Una enfermedad o accidente que impida al Propietario participar activamente en el manejo del negocio puede significar una interrupción en las operaciones.

Sin embargo, la empresa Persona Natural puede presentar ventajas como: • Desde el punto de vista legal, este tipo de negocio puede crearse y liquidarse fácilmente.

• El Propietario tiene unidad de mando y acción, porque la propiedad, el control y la administración de la empresa está sólo en una persona.

• Hay flexibilidad para reaccionar rápidamente en caso de que cambios bruscos en el mercado puedan afectar a la empresa.

• Hay un mínimo de regulaciones a las que se debe hacer frente.

Clase de Actividad Económica

Otro análisis general que se pudo obtener a través del instrumento, fue la clasificación de la actividad a la que se dedica la empresa, teniendo en cuenta que se entiende por actividad económica el proceso mediante el cual se crea un bien, presta un servicio o comercializa un producto (bien o servicio), a través de un establecimiento de comercio, agencia, sucursal, sede, consultorio, local o negocio, oficina pública o privada, corporación, administración, seccional, regional, o intendencia.

En el mismo establecimiento, local, oficina, sede o negocio, se pueden desarrollar simultáneamente varias actividades económicas, siendo la Actividad Principal la que genere la mayor cantidad de ingresos. En el Departamento del Quindío, se presenta la siguiente clasificación: Clase de actividad Principal Industrial Comercial Servicios No Tiene Total

56

17 51 32 0 100

Secundaria 0 24 23 53 100

Estructura operativa en las organizaciones privadas del departamento del Quindío

Según esta gráfica, la Actividad Principal es la comercial con un 51%, seguida de la actividad de servicios con un 32%, siendo la industrial sólo el 17%, confirmando el poco desarrollo industrial de la región.

Dentro de las empresas comerciales el 11% tienen como actividad principal la venta en supermercados, tiendas y graneros; el 10% se dedican a la venta de ropa y calzado; el 7% comercializa alimentos; el 6% corresponden a cacharrerías y papelerías, el 3% son droguerías; el 3% vende licores.

La actividad principal de las empresas de servicios corresponde el 7% a cabinas telefónicas e Internet, el 5% a turismo, el 3% a servicios de fotocopias, el 3% a restaurantes y cafeterías, el 2% a salud oral.

Las empresas industriales se dedican el 8% a la elaboración de productos alimenticios, el 4% a la fabricación de artesanías, el 3% a la fabricación de varios en aluminio, el 1% a la fabricación de muebles para el hogar y el 1% fabricación de techos y acrílicos.

A su vez el 53% de las empresas No tienen actividad Secundaria, lo que puede ser una desventaja para afrontar la variabilidad de la economía tanto a nivel nacional como internacional, debido a que al dedicarse a una sola actividad, se pueden correr riesgos al no poder ofrecer servicios o productos a otros segmentos del mercado que pueden ayudar con la viabilidad del negocio y lograr estabilidad financiera del mismo.

Dentro de las empresas que tienen como actividad secundaria el comercio, el 7% se dedica a la comercialización de alimentos, el 7% a misceláneas y el 6% a papelerías. Y las 57

Estructura operativa en las organizaciones privadas del departamento del Quindío

que tienen como actividad secundaria el servicio, el 12% se dedica a la venta de minutos y el 2% a arrendamientos.

Se evidencia la informalidad en el desarrollo de las actividades, al encontrar empresas con actividades secundarias totalmente diferentes a su objeto social.

Actividad Principal Industrial Comercial Servicios Total

Actividad Secundaria Svs No Tiene Comercial 8 8 8 24

0 19 4 23

9 24 20 53

Esta Tabla evidencia que las empresas que tienen como actividad principal el comercio, tienen como actividad secundaria más representativa la prestación de servicios con un 37%. Y las empresas que tienen como actividad principal la industria, tienen como actividad secundaria el comercio en un 47.05%.

La tendencia actual del mercado, no está en centrarse en un solo renglón de la economía, sino en ofrecer diversidad de productos y servicios, permitiendo obtener una estabilidad económica y financiera del negocio. Esta tendencia no se está reflejando en aquellas empresas cuya actividad principal es la prestación del servicio, al encontrarse que el 62.5% de las mismas no tienen actividad secundaria, corriendo el riesgo de llegar al cierre de las mismas 58

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Manejo Contable

La Contabilidad se define como un sistema adaptado para clasificar los hechos económicos que ocurren en un negocio.

De tal manera que, se constituya en el eje central para llevar a cabo los diversos procedimientos que conducirán a la obtención del máximo rendimiento económico que implica el constituir una empresa determinada.

La contabilidad es de gran importancia porque todas las empresas tienen la necesidad de llevar un control de sus negociaciones mercantiles y financieras. Así obtendrá mayor productividad y aprovechamiento de su patrimonio. Por otra parte, los servicios aportados por la contabilidad son imprescindibles para obtener información de carácter legal.

Es claro que la obligación de llevar contabilidad no va a depender de ser un responsable del IVA (sea régimen simplificado o Régimen Común), o de no ser responsable del IVA (porque únicamente venda bienes excluidos del IVA), debido a que la contabilidad como el sistema organizado de la información de una empresa es obligatoria para todo el que sea considerado comerciante, como lo dispone el Código de Comercio en sus art.10 y 19 y en consecuencia, todo aquel que se convierta en Comerciante debe cumplir las siguientes responsabilidades: • Matricularse en el Registro Mercantil • Inscribir en el Registro mercantil todos los actos, libros y documentos respecto de los cuales la ley exija esa formalidad • Llevar contabilidad regular de sus negocios conforme a las prescripciones legales…

La contabilidad registra en forma histórica, exacta y fiel, todas las operaciones que realiza el comerciante, clasificándolas correctamente y registrándolas en forma metódica y justificada en unos libros especiales llamados de contabilidad y de acuerdo con las leyes comerciales, permitiendo a su vez obtener resúmenes de cifras a través del cual, una vez analizados, permitan apreciar los resultados de la empresa a través de los “Estados Financieros” o “Estados Contables”. Una Contabilidad bien organizada y al día, constituye la brújula que guía a la empresa, camino al éxito.

En el departamento del Quindío según resultados de la aplicación, se evidencia el desconocimiento por parte de los 59

Estructura operativa en las organizaciones privadas del departamento del Quindío

empresarios de cuáles son sus obligaciones de tipo legales y la importancia que representa para la organización el manejo adecuado de un buen sistema de información contable, lo que se ve reflejado en la siguiente tabla y gráfica.

Tipo de contabilidad Manual Sistematizada No Maneja Otras Total

21 29 20 30 100

Al hacer el análisis de la Tabla No.6 “Tipo de Contabilidad”, se demuestra nuevamente la informalidad de las empresas en el Departamento del Quindío en el manejo de su obligación contable, sólo el 50% de las empresas manejan registros contables, dentro de las cuales el 58% lo hace en forma sistematizada.

Otro tipo de contabilidad Libro Fiscal Cuaderno Papeles Total

60

23 5 2 30

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Del otro 50%, el 40% no lleva contabilidad y el restante maneja sólo el llamado “Libro Fiscal” de operaciones diarias (documento propio de las exigencias fiscales y no contables), que no permite tener la información necesaria y adecuada, que permita una real toma de decisiones tanto administrativas como financieras de la organización empresarial.

Por otro lado, se encuentran los contadores de los entes públicos quienes representan el insumo fundamental de la Contaduría, pues son los encargados de procesar los hechos financieros, económicos, sociales y ambientales que ocurren en la organización. Además el contador da garantía de transparencia, generando confianza en cada uno de los procesos que involucran a la empresa ante terceros, siendo los encargados de apoyar a las directivas de la organización en el proceso de toma de decisiones.

La forma de vinculación del Contador Público en las empresas privadas en el Departamento del Quindío se puede observar en la tabla y gráfico que sigue.

Tipo de vinculación del contador Independiente (Honorarios) Dependiente (Planta) No Tiene Contador Total

33 7 60 100

61

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Debido al incumplimiento por parte de los empresarios con la obligación de llevar contabilidad como lo dispone el Código de Comercio, se ve reflejada la poca contratación de los servicios profesionales de los Contadores Públicos en las empresas. La Tabla No.8 “Tipo de vinculación del Contador” muestra que sólo el 7% de las empresas tienen contador dependiente y el 60% de las empresas no tienen contador.

62

Estructura operativa en las organizaciones privadas del departamento del QuindĂ­o

63

Estructura operativa en las organizaciones privadas del departamento del QuindĂ­o

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Estructura operativa en las organizaciones privadas del departamento del Quindío

CAPÍTULO V

RELACIÓN DE LA CLASE, CANTIDAD Y MONTO DE LOS INGRESOS, COSTOS Y GASTOS EN LAS EMPRESAS DEL SECTOR PRIVADO EN EL DPTO. DEL QUINDÍO 65

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Para dar cumplimiento a los objetivos planteados en la investigación, una vez aplicada, recolectada, organizada y resumida la información en tablas y gráficos se hace el siguiente análisis: Ingresos Los ingresos son el motor de la economía. Dentro de las organizaciones, el ingreso corresponde al precio de venta de las mercancías y al de los servicios vendidos durante un periodo determinado. Cuando un negocio presta servicios a sus clientes o les vende mercancías, recibe el pago en efectivo inmediato o adquiere una cuenta por cobrar que se recaudará y por tanto se convertirá en efectivo dentro de un periodo corto. Es indispensable tener un pleno conocimiento sobre las diferentes fuentes de ingresos nacionales y extranjeros que permitan un adecuado manejo financiero y contable de los mismos.

Fenómenos como la globalización, los cambios en las condiciones en las que se desarrolla la competencia, la progresiva reducción del margen de intermediación, la innovación tecnológica y otros, obligan a que las Empresas tomen conciencia de realizar actividades rentables que les permitan cubrir sus gastos, manteniendo un equilibrio con los cambios constantes del mercado y la economía, generando beneficios económicos a sus propietarios dada la correlación directa entre la estructura de los ingresos y la rentabilidad, a su vez favorece el mejoramiento tanto de la Empresa como de la sociedad de la que hace parte.

Todos estos cambios han afectado a la estructura de ingresos de las empresas y hacen más compleja la evaluación de la intensificación de la competencia. Es así como se pone de manifiesto la relación de la rentabilidad de las empresas con las características propias del mercado en que compite (concentración y cuota de mercado) así como con factores relacionados con la misma (especialización, eficiencia en la gestión, riesgo asumido, etc.). Las empresas más eficientes consiguen ganar cuota de mercado, por lo que la concentración del sector no es indicativa de poder de mercado ni explicativa de la rentabilidad.

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La baja de las ventas, el no contar con personal idóneo, el alza de los impuestos, el ingreso de nuevos competidores, la salida de proveedores importantes, el cambio de la tecnología, el cambio en las preferencias del consumidor, hasta el nivel de exigencia del cliente, entre otros, son factores que pueden perjudicar directamente en los resultados empresariales.

La función de beneficios de una empresa es función de los precios (P), de las cantidades (Q) y de los costes de producción (C). Es importante tener presente que existen distintos tipos de ingresos: actividad principal y secundaria, ingresos nacionales y extranjeros, ingresos operacionales y no operacionales. El beneficio de cada una depende de la elasticidad de la demanda de cada producto, de las estrategias de los competidores, de factores distintos del precio que afectan a la cantidad demandada, del precio de los factores, del grado de eficiencia relativa de la empresa, de sus costes fijos y del nivel de riesgo asumido por la misma.

Según el tipo de ingreso nacional y extranjero, las empresas privadas del Departamento del Quindío se muestran en la siguiente Tabla y Gráfico.

67

Estructura operativa en las organizaciones privadas del departamento del Quindío

ipo Tipo de Ingreso Nacionales Extranjeros

Porcentaje Recibido 20% 80% 100% 0 1

1 0

99 0

La mayoría de las empresas del Departamento del Quindío obtienen sus ingresos de fuente nacional. Según el gráfico Número 9, el 99% de éstas adquieren sus ingresos de fuentes nacionales y sólo el 1% de fuentes extranjeras, reflejando la poca participación de las empresas en las exportaciones y demás negocios internacionales, limitando su campo de acción y baja competitividad frente al mercado globalizado.

La mayor fuente de ingresos percibidos por las organizaciones, debe corresponder a los obtenidos por su actividad principal. Lo anterior se refleja en la siguiente tabla y gráfico.

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Ingreso por Actividad Principal Menor del 50% Entre 50% y 80% Entre 80% y 100% 100% Total

Frecuencia

Porcentaje

Porcentaje Acumulado

51 25 19 5 100

51 25 19 5 100

51 76 95 100 100

De acuerdo con esta Tabla y Gráfico, para el 51% de las empresas del Departamento del Quindío el porcentaje de ingresos por su actividad principal es menor del 50% del total de sus ingresos y el 24% de las empresas dependen económicamente en casi un 100% de una sola actividad. Esta situación pone en evidencia el gran riesgo que asumen las organizaciones al depender económicamente de una sola actividad dada las condiciones cambiantes del mercado, la competencia y la globalización.

La globalización ha supuesto la creación de un único mercado mundial, trayendo consigo nuevas amenazas para las empresas, las cuales al tener sus ingresos dependiendo de una sola actividad, disminuyen la posibilidad de acceder al mercado natural incrementando la competencia y colocando en riesgo su permanencia.

La internacionalización debe abordarse como una actividad estratégica dentro de las empresas, proceso que se hace indispensable ante la necesidad de buscar nuevos mercados como respuesta a la fuerte competencia dentro de nuestro mercado natural.

Las empresas al depender económicamente casi en un 100% de una sola actividad podrían incurrir en: 69

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• Vender menores volúmenes desaprovechando la capacidad productiva de la empresa.

• No habría economía de escala.

• Desaprovechar ventajas comparativas y las oportunidades de mercados ampliados a través de acuerdos preferenciales.

• Perder la oportunidad de involucrarse en el mercado mundial por la globalización de la economía.

• Tener menor rentabilidad en los mercados internacionales y no asegurar la existencia de la empresa a largo plazo.

• No diversificar productos y mercados para afrontar la competencia internacional y la situación de la economía nacional.

• Perder competitividad ante la falta de adquisición de tecnología, know how y capacidad gerencial.

• Desaprovechar alianzas estratégicas con empresas extranjeras para reducir costos, mejorar la eficiencia y diversificar productos.

• Aumentar el riesgo de estar en un solo mercado.

Las empresas no solo obtienen sus ingresos por las actividades económicas que desarrollan, también son producto de operaciones diferentes a las relacionadas con el objeto social de las mismas, es decir, son ingresos no propios del giro ordinario y por lo general son ocasionales, entre ellos se encuentran diversos conceptos como arrendamientos, intereses, venta de activos fijos, comisiones, aprovechamientos.

Los ingresos no operacionales obtenidos por las empresas del Departamento del Quindío están representados así.

Ingresos por otros Conceptos Financieros Arrendamientos Venta de Activos Otros No Recibe

70

Empresas 4 4 0 4 92

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Según la tabla, sólo el 8% de las empresas del Departamento del Quindío reciben ingresos no operacionales producto de arrendamientos (4% de las empresas), financieros (4% de las empresas) y otros representados en: salarios (1% de las empresas), pensiones (1% de las empresas), comisiones seguros (1% de las empresas) y participaciones (1% de las empresas). El 92% restante no recibe ingresos por otros conceptos diferentes de sus actividades.

Los ingresos no operacionales aunque por lo general son ocasionales, son importantes al generar otros recursos para el mantenimiento de las mismas, esto refleja que las empresas no están haciendo ningún tipo de inversiones, ahorros, captaciones entre otros, dependiendo sólo de la gestión propia para la obtención de los recursos. El volumen de ingresos mensuales obtenidos por las empresas, sirven para medir la gestión operativa, el crecimiento y la sostenibilidad en el mercado de las mismas. En la Tabla y el Gráfica siguientes se resumen el total de ingresos mensuales obtenidos por las empresas privadas en el Departamento del Quindío.

Total de ingresos mensuales (millones de pesos) Entre 1 y 10 Entre 10 y 20 Entre 20 y 30 Entre 30 y 40 Superior a 40 Total

Frecuencia

Porcentaje

81 10 3 1 5 100

81 10 3 1 5 100

Porcentaje acumulado 81 91 94 95 10

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La tabla y el gráfico anterior indican que el 81% de las empresas privadas en el Departamento del Quindío obtienen ingresos mensuales promedio entre uno y diez millones de pesos y tan sólo el 5% de las mismas superan el valor de 40 millones.

Estos datos reflejan que la mayoría de las empresas privadas del Departamento del Quindío corresponde a pequeñas empresas que no disponen de los recursos económicos necesarios que les permitan crecimiento y reconocimiento a nivel nacional e internacional, presentando amenazas frente a los grandes cambios económicos como la globalización, cambios financieros, inestabilidad económica, nivel de competencia, acuerdos entre países, apertura económica, llegando incluso al cierre o quiebra de las mismas.

Ante esta situación, el desafío de los empresarios es lograr con un capital moderado, combinar el capital intelectual, social y financiero de tal forma que les permita enfrentarse al entorno económico en el que se desenvuelven; también las empresas pueden utilizar modos operativos diferentes como exportar, importar, buscar alianzas estratégicas, fuentes de financiación, entre otras.

La mayor parte de los ingresos obtenidos por las empresas debe corresponder al resultado de las actividades desarrolladas en cumplimiento de su objeto social, es decir, producto de su actividad principal.

Para identificar la actividad económica principal que desarrolla una empresa en un local, se deben tener en cuenta determinados criterios: 72

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• Es aquella que proporciona a la empresa, el mayor ingreso.

• Es aquella que ocupa la mayor cantidad de personal.

• Es aquella a la que se le dedica más tiempo.

Una buena descripción de la actividad económica principal responde, frecuentemente, a cuatro preguntas clave: • ¿Qué hace?

• ¿Cuál es el producto?

• ¿Con qué lo hacen?

• ¿Cuál es el destino?

En la Tabla y el Gráfico siguientes se puede observar el total de ingresos mensuales obtenidos por la actividad principal: Total de ingresos mensuales (millones de pesos) Entre 1 y 5 Entre 5 y 10 Entre 10 y 15 Entre 15 y 20 Entre 20 y 25 Entre 25 y 30 Superior a 30 Total

Frecuencia

Porcentaje

74 11 4 3 1 2 5 100

74 11 4 3 1 2 5 100

Porcentaje acumulado 74 85 89 92 93 95 100

73

Estructura operativa en las organizaciones privadas del departamento del Quindío

Lo anterior evidencia que el 74% de las empresas privadas del Departamento del Quindío, obtienen ingresos mensuales por su actividad principal entre uno y cinco millones de pesos y el 5% obtienen valores superiores a 30 millones de pesos.

Haciendo comparación con los resultados obtenidos en la Tabla de la página 56, donde se evidencia que el 53% de las empresas sólo desarrollan una actividad y al comparar los valores presentados en la próxima Tabla, donde la mayoría de las empresas reciben por la misma entre uno y cinco millones, refleja como resultado la falta de gestión operativa y administrativa de las mismas.

Una vez determinada la actividad económica principal que desarrolla una empresa en un local, si se realizaran otras actividades deberá registrarse como actividad secundaria la más importante, de acuerdo con los criterios antes mencionados.

Cuando una empresa se analiza desde el punto de vista competitivo, más que desde el punto de vista funcional, se analiza a través de la cantidad de actividades que desarrolla.

La tabla y el Gráfico que siguen presentan el total de los ingresos mensuales por actividad secundaria: Total de ingresos mensuales (millones de pesos) Entre 1 y 3 Entre 3 y 6 Entre 6 y 9 Superior a 9 No Aplica Total

74

Frecuencia

Porcentaje

42 3 2 1 52 100

42 3 2 1 52 100

Porcentaje acumulado 42 45 47 48 100

Estructura operativa en las organizaciones privadas del departamento del Quindío

En el Departamento del Quindío, según lo anterior, el 42% de las empresas privadas, obtienen ingresos mensuales por su actividad secundaria entre uno y tres millones de pesos, indicando que estos ingresos no son representativos con respecto al total.

La no existencia de actividades secundarias en las empresas del Departamento del Quindío pone de manifiesto la escasa estructura empresarial y el liderazgo, la baja vinculación con los procesos de investigación, desarrollo y administración de recursos humanos y materiales. Es necesario destacar la importancia que deben dar los gerentes u órganos administrativos al desarrollo de varias actividades, que les permita el crecimiento, supervivencia y desarrollo de la empresa.

Otra fuente de recursos para las empresas son aquellos ingresos que no corresponden a las actividades fundamentales de la entidad, entre ellos arrendamientos, servicios, honorarios, dividendos, indemnizaciones, recuperaciones, ingresos financieros, recuperaciones, aprovechamientos, venta de activos fijos, laborales.

La Tabla y el Gráfico siguientes sintetizan el total de ingresos mensuales por otros conceptos: Total de ingresos mensuales (millones de pesos) Entre 0 y 1 Entre 1 y 2 Entre 2 y 3 Superior a 3 No Aplica Total

Frecuencia

Porcentaje

28 1 0 2 69 100

28 1 0 2 69 100

Porcentaje acumulado 28 29 29 31 100

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El 69% de las empresas privadas en el Departamento del Quindío no cuentan con otros ingresos como fuente de recursos operativos, dependiendo sólo de sus actividades. Estos datos llevan a cuestionar la escasa previsión financiera o la falta de excedentes de las empresas que les podrían generar recursos adicionales tales como interés por cuentas de ahorro, CDT, títulos de inversión entre otros. A su vez ponen en entredicho la gestión administrativa al no generar otras fuentes de ingresos como el manejo de los aprovechamientos.

Las empresas deben estar en capacidad de generar recursos que les permitan no sólo mantener su nivel de actividad actual sino generar un excedente, para que no se reduzca la rentabilidad frente a recursos propios y, en consecuencia, se mantenga la creación de valor. Por lo tanto, la empresa deberá crecer. Es importante que el crecimiento sea positivo a través del tiempo, lo que conlleva a obtener beneficios tales como: • La empresa es capaz de generar valor para el accionista. Esta situación se producirá cuando la rentabilidad de los recursos de los accionistas comprometidos en la empresa sea superior a la que obtendrían aplicándolo a otra inversión con el mismo nivel de riesgo.

• Afrontar nuevos retos empresariales que estimulen el desarrollo de la organización y el crecimiento económico de la región.

• Capacidad de atraer capital de inversores externos que les permitan afrontar proyectos de mayor envergadura.

• La mejora de la posición de la empresa en los mercados de capitales.

• Adquirir una posición competitiva más sólida.

• Acceder a escalas de mercado que mejoren la competitividad de la empresa.

• Mantener la cuota de mercado en el caso de que el mercado en que se opera esté en crecimiento.

La Tabla y el Gráfico que se muestran a continuación presentan la variación de los ingresos por Actividad Principal.

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VARIACIÓN INGRESOS ACTIVIDAD PRINCIP AL PRINCIPAL Incremento Disminución Constante Total

EMPRESAS 22 59 19 100

El 81% de las empresas privadas en el Departamento del Quindío presentaron variación de sus ingresos por actividad principal, de éstas el 59% tiene una variación negativa y tan sólo el 22% una variación positiva, lo que indica que la mayoría de las empresas muestran dificultades en su crecimiento debido principalmente al entorno económico en que desarrollan sus actividades.

La Tabla y el Gráfico que se muestran enseguida evidencia el porcentaje de incremento de los ingresos por Actividad Porcentaje Principal: de incremento por actividad principal (%)

Empresas

5 8 10 12 15 20 30 40 50 70 Total

1 1 2 1 3 4 6 1 2 1 22

77

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De las 22 empresas que obtuvieron incremento de ingresos por actividad principal, 10 de ellas aumentaron sus ingresos entre un 20% y un 30%; lo que indica que no hay un incremento relevante en los ingresos por actividad principal en las empresas del Departamento del Quindío, esto puede ser consecuencia entre otras de: • Invertir en sectores en los que el éxito competitivo depende de la posesión de recursos, capacidades y conocimientos de los que la empresa no dispone.

• Alcanzar una dimensión empresarial superior a lo que la empresa es capaz de gestionar.

• Poca capacidad para afrontar nuevos retos empresariales que estimulen el desarrollo de la organización y el crecimiento económico de la región.

• Imposibilidad de atraer capital de inversores externos que les permitan afrontar proyectos de mayor envergadura.

• Dificultad para acceder a escalas de mercado que mejoren la competitividad de la empresa.

La desaceleración del crecimiento económico, la disminución de la inversión y la contracción del empleo son una consecuencia más del descenso de la producción y la demanda. Cuando las empresas se contraen y no logran su objetivo, los empleos se pierden, no pueden sostener el gasto y sobrevivir. La disminución de los ingresos empresariales y 78

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familiares reduce la capacidad de ahorro e inversión, además, una menor productividad laboral y unos mayores gastos de producción.

La Tabla y el Gráfico siguentes expresan el porcentaje de disminución de los ingresos por Actividad Principal: Porcentaje de incremento por actividad principal (%)

Empresas

5 8 10 12 20 25 30 40 50 60 80 100 Total

1 1 5 1 12 1 12 11 6 6 1 2 59

De las 59 empresas que presentaron disminución de sus ingresos por actividad principal, 36 de ellas disminuyeron sus ingresos entre un 20% y un 40%; y 15 de ellas en más de un 50%, lo que indica que hay un disminución significativa en los ingresos por actividad principal en las empresas del Departamento del Quindío, reflejando la incertidumbre a la que 79

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se someten las empresas en el desarrollo de su actividad dentro de su entorno económico.

La variación de los ingresos por actividad principal se ven reflejadas en la Tabla y el Gráfico siguientes.

Concepto variación de ingresos por actividad principal

Empresas

Actividad Precio de Venta Inflación Otros

11 14 13 62

La variación de los ingresos por actividad principal se debe principalmente a los siguientes factores: el 37% de las empresas variaron sus ingresos producto del desarrollo de su actividad, precio de venta, inflación y el 62% de las empresas variaron sus ingresos por factores como la competencia, el clima, la crisis económica, calidad del producto, tecnología, entre otros.

Una vez que se agota la capacidad de crecimiento de la empresa, la estrategia a seguir para continuar con el crecimiento consiste en entrar en nuevos negocios a través de la diversificación, estrategias de desarrollo de mercados, ofreciendo los mismos productos y/o servicios en nuevos mercados, en este caso, se presentan dos opciones: la expansión de la base geográfica donde opera la empresa y el acercamiento a nuevos segmentos de mercado o perfiles de clientes. También utilizando estrategias de desarrollo de productos a través de la ampliación de la línea actual, lo que se puede alcanzar con la adición de 80

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nuevas características que permitan una mayor diferenciación o el desarrollo de productos de nueva generación mediante la aplicación de nuevas tecnologías.

La estructura de la actividad productiva en una empresa está compuesta por una parte operativa conformada por los costos y por una parte administrativa conformada por los gastos, a lo que se le suma el beneficio esperado para generar el precio de venta, lo que se refleja en el siguiente esquema:

Costos Los desarrollos que van surgiendo en el ámbito empresarial presionan cada vez más a los entes económicos para que tomen decisiones que afectan su posición competitiva y su rentabilidad lo que exige que adecuen sus sistemas de administración y control en aras de asegurar su supervivencia exitosa en el mercado, dando satisfacción a un abanico de objetivos sociales, lo que demanda una gestión rigurosa de los recursos.

La mayoría de los empresarios, principalmente de pequeñas empresas definen sus precios de venta a partir de los precios de sus competidores, sin saber si ellos alcanzan a cubrir los costos de sus empresas. La consecuencia inmediata derivada de ésta situación es que los negocios no prosperan. Conocer los costos de la empresa es un elemento clave de la correcta gestión empresarial, para que el esfuerzo y la energía que se invierte en la empresa den los frutos esperados.

Por otra parte, no existen decisiones empresariales que de alguna forma no influyan en los costos de una empresa. Es por eso imperativo que las decisiones a tomarse tengan la suficiente calidad, para garantizar el buen desenvolvimiento de las mismas.

Para evitar que la eficacia de estas decisiones no dependa únicamente de la buena suerte, sino más bien, sea el resultado 81

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de un análisis de las posibles consecuencias, cada decisión debe ser respaldada por tres importantes aspectos: 1. Conocer cuáles son las consecuencias técnicas de la decisión.

2. Evaluar las incidencias en los costos de la empresa.

3. Calcular el impacto en el mercado que atiende la empresa.

El cálculo de costo es uno de los instrumentos más importantes para la toma de decisiones y se puede decir que no basta con tener conocimientos técnicos adecuados, sino que es necesario considerar la incidencia de cualquier decisión en este sentido y las posibles o eventuales consecuencias que pueda generar.

La planificación estratégica requiere información de costos que la respalde, no solo con relación a hechos cumplidos sino con prospectivas, de cara a las futuras actividades que podría acometer la organización. En condiciones como las actuales, demandantes de efectividad en costos y a la vez, mejoramiento de la calidad de productos y servicios, se necesitan sistemas de costos que acogiendo los avances tecnológicos tengan un mayor carácter estratégico.

Las empresas del sector comercial son aquellas que se dedican a comprar mercancías para venderlas sin efectuar ningún cambio en ellas. En contraste, las empresas productoras (o de fabricación) transforman materias primas en productos terminados o semielaborados, incurriendo en costos de mano de obra y costos generales, durante el proceso de elaboración del producto. Las empresas del sector de servicios tienen como objetivo la satisfacción de necesidades a los clientes, vendiéndoles servicios y en el desarrollo de la actividad consumen recursos de diferente índole como suministros, mano de obra calificada, insumos, entre otros. Todas las empresas (entes contables) incurren en una serie de consumos de recursos, indispensables para el desarrollo de su objeto social, (procesos productivos, administrativos etc.).

Entre las funciones que cumplen los sistemas de costos, se encuentran la identificación, medición, valoración de los hechos económicos, su racionalización y control, para proveer a la organización, información relevante para la toma de decisiones administrativas. Es una herramiento de gestión que permite hacer proyecciones de tipo financiero.

82

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Los sistemas de costos, en atención a su principal objetivo de comunicar información financiera y no financiera a la administración con el propósito de que esta planee, controle y evalúe los recursos humanos, financieros, físicos y tecnológicos, se ha ido centrando en el costeo para la toma de decisiones, (decisiones económicas: si debe agregarse una nueva línea de productos o servicios, una nueva ruta de transporte, establecer el precio de venta, elaborar o comprar insumos, etc.), más que en valuación de inventarios para propósitos de información financiera únicamente. En ese sentido, la contabilidad de costos genera información con la cual las decisiones tomadas por la administración de las organizaciones tienen respaldo y soporte sólidos, razonables y demostrables.

En la medida en la que se optimicen los recursos humanos, físicos, financieros y tecnológicos mediante la aplicación de un sistema de costos adecuado, estas empresas están en capacidad de prestar más y mejores servicios con la firme convicción de contribuir al desarrollo económico y social del país.

El manejo de sistemas de costos en las empresas privadas del Departamento del Quindío se muestra en la Tabla y el Gráfico que siguen.

Manejo de sistemas de costos

Empresa

Sí No

15 85

83

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El 85% de las empresas privadas en el Departamento del Quindío no manejan un sistema de costos, lo cual puede ocasionar sobrecostos en el pago de mano de obra, servicios públicos, materias primas, suministros, mantenimientos, reparaciones, entre otros, debido al inadecuado control de cada una de las partidas que intervienen en la elaboración del producto o prestación del servicio. La no implementación de un adecuado sistema de costos, hace que no se determine el costo individual en la fabricación de un producto o prestación de un servicio, ni se establezca la rentabilidad, se imposibilite el control y análisis de actividades y no se logre los objetivos estratégicos económicos planteados por la empresa con respecto a rentabilidad y ventajas competitivas. De otro lado el apunte de la fuerza de ventas del producto no está definida hacia los artículos más rentables que permitan fortalecer la empresa posicionarla y mantenerla en el tiempo.

La mejora en la productividad de cada empresa es consecuencia del estudio y mejoramiento de la productividad de cada actividad individual que en ella se desarrollan. Cada actividad, es un proceso productivo que tiene como fin agregar valor y para ello consume insumos. La cantidad de actores consumidos para obtener un producto determinado, es el costo físico de éste y la relación entre resultados conseguidos e insumos consumidos, es la medida de la productividad conseguida en ese proceso. De donde resulta que toda mejora en la productividad, conduce a una disminución de los costos físicos y por lo tanto posibilita la competitividad.

Por lo tanto, es evidente que es fundamental contar con sistemas de información de costos adecuados para el control de la gestión operativa y el desarrollo de programas de reducción de costos (costos estándar), que redundan en el aumento de la productividad de la empresa y de la sociedad.

Existen empresas que han obtenido beneficios importantes derivados de una adecuada implantación de un sistema de costo; también existen otras que debido a una mala administración del proyecto no han logrado reducir sus costos, incrementar sus utilidades, mejorar su desempeño o realizar cambio alguno, en ellas la planificación del costo ha desempeñado un papel pasivo al no movilizar las reservas productivas existentes. El 84

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resultado de no tener un sistema de costos puede permitir tomar una decisión equivocada a la administración, en el manejo de sus precios de ventas, estrategia comercial y reflejar una rentabilidad irreal por no conocer al detalle los costos de los productos o servicios.

Los costos mensuales por actividad productiva en las empresas privadas del Departamento del Quindío se especifican en la Tabla y el Gráfico que se muestran a continuación: Costos mensuales por actividad productiva (millones de pesos)

Empresa

Entre 1 y 5 Entre 5 y 10 Entre 10 y 15 Entre 15 y 20 Superiores a 20 No aplica Total

13 2 0 2 0 83 100

El 13% de las empresas privadas en el Departamento del Quindío que se dedican a la actividad productiva tienen costos mensuales entre uno y cinco millones de pesos, valor significativo al compararlo con la tabla y el Gráfico No.12 donde el 83% de las empresas tienen ingresos totales mensuales entre uno y diez millones de pesos. Es decir, los costos representan casi la mitad del valor obtenido por ingresos, dejando un margen pequeño para cubrir gastos y generar rentabilidad a sus propietarios.

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Las empresas están expuestas a la competencia externa, además de la interna, y por lo tanto su desempeño exitoso depende, cada vez más, de los niveles de calidad, variedad y originalidad alcanzada por sus productos que, colocados en el mercado a precios atractivos, puedan satisfacer al cliente, lo que se puede lograr mediante el alcance de los niveles óptimos de rendimiento de todos los factores, cuya consecuencia inmediata será el incremento de la productividad y por ende la racionalización de los costos.

Las ventajas de que una empresa cuente con una buena herramienta de costos, puede administrar eficientemente los recursos dando como resultado costos bajos, lo que permite cobrar precios bajos, mejorando el nivel de competencia y logrando un posicionamiento en el mercado.

Se debe recordar que las empresas industriales del Departamento del Quindío se dedican el 8% a la elaboración de productos alimenticios, el 4% a la fabricación de artesanías, el 3% a la fabricación de varios en aluminio, el 1% a la fabricación de muebles para el hogar y el 1% fabricación de techos y acrílicos.

Por lo tanto, la suma obtenida por costos mensuales entre uno y cinco millones de pesos, no es tan baja dada los productos que elaboran dichas empresas, pero se debe tener en cuenta que estos costos mensuales corresponden a los valores por concepto de materias primas, mano de obra y costos indirectos de fabricación, lo que refleja que dichas empresas son pequeñas y que poco pueden competir frente a los grupos empresariales que comercializan sus productos en la región.

Las empresas privadas productivas en el Departamento del Quindío, presentan deficiencias para alcanzar la optimización de los niveles de productividad de los factores, debido a los escasos recursos con los que cuentan, los cuales son poco representativos para poder lograr la satisfacción del cliente, es decir, productos de calidad justa acordes con las especificaciones técnicas solicitadas.

Para alcanzar niveles de productividad óptimos se debe tener un control en los costos de producción, los cuales están conformados por la materia prima directa, la mano de obra directa y los costos indirectos de fabricación, estos últimos son aquella parte del costo total de producción que no es 86

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directamente identificable con productos o trabajos específicos y se componen de: material indirecto, mano de obra indirecta y todos los demás costos necesarios para la producción.

El conocimiento del comportamiento del costo resulta esencial en la planificación y el control del mismo, es por lo tanto indispensable conocer en una empresa la conformación de aquellos costos que no se perciben directamente en el producto como son los costos indirectos y en qué porcentaje influyen en el costo total.

La conformación de los costos indirectos de fabricación utilizados por las empresas privadas del Departamento del Quindío se enumeran a continuación en la Tabla y el Gráfico siguientes.

Costos indirectos de fabricación utilizados

Empresas

Materia Prima Indirecta Mano de Obra Indirecta Arrendamientos Servicios Públicos Depreciación Seguros Mantenimiento Publicidad

10 13 15 17 5 5 7 2

87

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Diez de las 17 empresas industriales del Departamento del Quindío, dentro de sus costos indirectos de fabricación manejan materia prima indirecta, mano de obra indirecta que es utilizada por 13 empresas. Dentro de los costos generales de producción se encuentran arrendamientos (15 empresas), servicios públicos (17 empresas), depreciaciones (5 empresas), seguros (5 empresas), mantenimiento (7 empresas) y publicidad (2 empresas).

Con los resultados obtenidos se evidencia que muchos costos generales de producción no están siendo utilizados o no son tenidos en cuenta dentro del proceso productivo, entre los cuales están suministros, impuestos, reparaciones, aseo y vigilancia, fletes y desperdicios. Valores que podrían estar siendo asumidos como gastos y no como costos problema que se presenta al no manejar un sistema de costos adecuado y que afecta en el control de los mismos.

Otro problema que se refleja es que la gran mayoría de las empresas no están cumpliendo con los mínimos requisitos contables como el de depreciar sus activos fijos, provisión obligatoria para la preservación de los mismos y requisito de ley fiscal afectando la información presentada ante terceros, a su vez no refleja la realidad del costo del producto para tomar decisiones en cuanto al precio de venta.

Solamente el 29% de las empresas industriales tienen asegurados sus bienes productivos, situación que refleja el grado de riesgo que están asumiendo ante posibles factores como catástrofes naturales y hechos de fuerza mayor que pueden dejar a la empresa imposibilitada para continuar con sus operaciones o incluso el cierre de la misma.

Por otra parte, sólo el 41% de las empresas industriales realizan mantenimiento a su maquinaria, hecho que muestra la poca previsión de las empresas para el cuidado y buen funcionamiento de su parte operativa, situación que un futuro puede generar un incremento en los costos al presentarse avería en la maquinaria, ocasionando pérdidas por fallas en el proceso productivo, presentando retrasos e incumplimiento en las entregas, en la calidad y sobrecostos al asumir tiempo inactivo.

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La Tabla y el Gráfico que siguen muestran el porcentaje promedio de los costos indirectos de fabricación de las empresas industriales en el Departamento del Quindío: Costos indirectos de fabricación utilizados

Porcentaje promedio

Materia Prima Indirecta Mano de Obra Indirecta Arrendamientos Servicios Públicos Depreciación Seguros Mantenimiento Publicidad

42,6 29,1 24,4 25,2 5,6 13,2 14,0 20,0

Dentro de la composición de los CIF se refleja que los mayores porcentajes corresponden a la materia prima indirecta (43%) y la mano de obra indirecta (29%) valores que reafirman la importancia de los mismos en el proceso productivo. Dentro de los costos generales de producción los que más consumo representa son los servicios públicos con un 25% y arrendamientos con un 24%, lo que significa que las empresas no cuentan con planta física propia y la tendencia al uso de los diferentes tipos de leasing que además son buenas opciones en materia tributaria.

La clasificación de los costos de producción según los niveles de actividad es importante para la realización de estudios de 89

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planificación y control de operaciones. Otra forma de clasificación de los costos es compararlos con su variabilidad de acuerdo al volumen de producción presentándose costos fijos, variables y mixtos.

Los mandos altos, la gerencia y el departamento administrativo se enfrentan constantemente con diferentes situaciones que afectan directamente el funcionamiento de la empresa, entre los cuales se encuentran los períodos improductivos, lo que requiere que la información que obtengan acerca de los costos y los gastos en que incurre la organización para realizar su actividad y que rige su comportamiento, sea de vital importancia para la toma de decisiones de una manera rápida y eficaz.

Los costos de cualquier empresa están determinados por el precio de los insumos utilizados y por la eficiencia en la asignación de dichos insumos en el proceso productivo, por ello la función de costo total está determinada por la sumatoria de la cantidad de todos los insumos de costo fijo y la cantidad de insumos de costo variable. Esta clasificación es la más utilizada actualmente por las Pymes, por su facilitad para ser identificados en las operaciones diarias y por los deficientes conocimientos que presenta el personal administrativo en cuanto a herramientas de la Gerencia Estratégica de Costos.

Las empresas pequeñas, con aspiraciones de ser medianas o grandes, diversifican su producción para elevar o captar mayor participación en el mercado de consumidores de los productos o servicios que ofrecen. Estas empresas requieren de procesos más flexibles, automatizados y sofisticados al aumentar la complejidad de las líneas de productos con ciclos de vida cortos, lo cual aumenta indudablemente sus costos de producción y operación.

La Tabla y el Gráfico a continuación muestran la clasificación de los costos de producción de las empresas industriales en el Departamento del Quindío en cuanto al volumen de producción: Clasificación costos de producción E m p r e s a s Costos variables Costos fijos Costos mixtos

90

17 16 4

Porcentaje promedio 54,6 43,2 45.0

Estructura operativa en las organizaciones privadas del departamento del Quindío

El 100% de las empresas industriales del departamento del Quindío, aplica costos variables y solo un 23% de estas manejan costos mixtos; lo que indica que las empresas no identifican de manera adecuada la clasificación de los costos, reflejándose la deficiente aplicación de sistemas de costos por parte de las mismas.

Aunque no se realice ningún proceso de producción, todas las empresas tienen costos. El costo de una empresa comercial es lo que le cuestan los productos que compra y para una empresa de servicios, los costos están dados por el servicio que prestan. Las empresas comerciales son aquellas que compran artículos terminados que no requieren ningún procesamiento de fábrica, para destinarlos a la venta. Las mercancías en existencia al final de un periodo contable se describen como inventario de productos terminados o inventario de mercancía.

La determinación de los costos en las empresas de servicios es más compleja y diversa, ya que los procedimientos de cálculo dependen del tipo de actividad de la empresa. Así, por ejemplo, el proceso de determinación de los costos en una empresa de seguros es diferente al de una empresa de transporte o un banco.

A la hora de determinar los costos, deben tomarse en cuenta en consideración las características propias de cada empresa, 91

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aunque en términos generales, las empresas de servicios se caracterizan por lo siguiente: • Los servicios producidos no pueden ser inventariados para venderlos en el futuro, de manera que los sistemas de Contabilidad de Gestión de la mayoría de las organizaciones de servicios no tiene que preocuparse de elaborar periódicamente informes de valoración de inventarios, como lo hacen las empresas manufactureras.

• Las normas tradicionales de elaboración de informes financieros limitan, de alguna manera, la estructura de los informes de costos en las organizaciones de servicios, por lo que éstas deben establecer sus propios modelos de informes.

• La producción es difícil de medir ya que las unidades de medidas de los servicios son menos obvias que las empresas de fabricación, debiendo valerse de unidades mixtas, tales como metros cúbicos, kilómetros cuadrados/pacientes, días.

• Los costos indirectos de fabricación de las empresas que fabrican productos equivalen a los costos indirectos de producir servicios, en las empresas de servicios.

La Tabla y el Gráfico que siguen muestran los costos mensuales en millones de pesos en las empresas comerciales y de servicios en el Departamento del Quindío:

92

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Costos mensuales por actividad comercial o de servicios (millones de pesos)

Empresa

Entre 1 y 5 Entre 5 y 10 Entre 10 y 15 Entre 15 y 20 Superiores a 20 No aplica Total

70 6 2 1 4 17 100

El 70% de las empresas privadas en el Departamento del Quindío que se dedican a la actividad comercial o de servicios tienen costos mensuales entre uno y cinco millones de pesos, valor significativo al compararlo con la tabla y el Gráfico No.12 donde el 83% de las empresas tienen ingresos totales mensuales entre uno y diez millones de pesos. Es decir, los costos representan casi la mitad del valor obtenido por ingresos, dejando un margen pequeño para cubrir gastos y generar rentabilidad a sus propietarios.

Dentro de las actividades comerciales de las empresas del Departamento del Quindío, resumidas en la tabla y el gráfico No.4 están supermercados, tiendas y graneros, la venta de ropa y calzado; comercialización de alimentos; cacharrerías y papelerías; y las actividades de las empresas de servicios corresponden a cabinas telefónicas e internet, turismo, servicios de fotocopias, restaurantes y cafeterías, y a salud oral. Teniendo en cuenta estas actividades y que la mayoría de las empresas corresponden a micro empresas, los costos por su actividad son proporcionales con los ingresos obtenidos. Sin embargo son empresas que no reflejan una perspectiva de crecimiento y desarrollo que les permita competir a nivel local, regional o 93

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nacional; además no cuentan con las condiciones generales para innovar, desarrollar la creatividad y emprender.

Muchas de estas empresas pueden ser consideradas como de subsistencia, ya que han nacido como consecuencia de la necesidad de generar ingresos y autoempleo, no conocen bien el giro del negocio, carecen de estructura organizativa y de tecnologías adecuadas, además la inversión que realizan sus propietarios es baja por temor a las inestabilidades económicas, lo que influye a no contar con recursos para adquisición de materiales, bienes o servicios de fuente nacional o extranjera como se evidencia en la Tabla siguiente, donde el 100% de las empresas del Departamento no realizan importaciones.

Importa Materiales, Productos o Servicios

Empresa

Sí No TOTAL

0 100 100

Gastos Las empresas para funcionar normalmente les resulta ineludible adquirir ciertos bienes y servicios que no están relacionados directamente con la actividad que desarrollan como son: mano de obra, energía eléctrica, teléfono, etc. Deben mirar la planificación y el control de gastos como acciones necesarias para mantener niveles razonables de gastos, en apoyo a los objetivos y los programas planificados de la empresa. La planificación de los gastos no debe enfocarse a la disminución de los mismos, sino más bien a un mejor aprovechamiento de los recursos limitados. Vistos bajo esta perspectiva, la planificación y el control de los gastos pueden resultar bien sea en mayores o en menores desembolsos. La planificación y el control de gastos deben concentrarse sobre la relación entre los desembolsos y los beneficios derivados de esos desembolsos.

Los beneficios deseados deben verse como metas y por consiguiente, deben planificarse suficientes recursos para apoyar las actividades operacionales que sean esenciales para su logro.

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Las empresas al no contar con un sistema de costos adecuado, no realizan una correcta independización de sus costos y gastos, teniendo en cuenta que los primeros están involucrados en la actividad productiva y los segundos son indispensables para el manejo administrativo y de ventas; es importante identificar algunas de las diferencias entre costos y gastos como se observa en el siguiente esquema:

Las empresas deben estar en capacidad de cubrir sus gastos con sus ingresos, adquiriendo un margen de utilidad, siendo el análisis del costo un elemento indispensable para lograr este fin. Este permite medir el comportamiento de los gastos de una producción o realización de un servicio determinado, y poder analizar el comportamiento de la efectividad económica de la empresa, facilitando la toma de decisiones encaminadas a obtener mejores resultados, con el mínimo de gastos. Además 95

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muestra cuánto cuesta producir y vender las producciones, logrando el aumento de la ganancia y la rentabilidad.

La planificación de gastos debe involucrar a todos los niveles de la administración, desde el gerente de la organización y hacia abajo a todos y cada uno de los empleados, cualquiera sea el puesto o lugar que ocupe en la misma. La participación es esencial en el desarrollo de presupuestos realistas de gastos.

Una cultura de control de gastos, consiste en el cuestionamiento de todos y cada uno de los gastos que se realizan y, principalmente, de los gastos que, proporcionalmente, son mayores o más recurrentes.

Toda empresa tiene que cumplir su ciclo económico, conformado por ingresos, costos y gastos:

La Tabla y el Gráfico que se muestran a continuación evidencian los gastos mensuales en millones de pesos en las empresas privadas del Departamento del Quindío.

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Total Gastos Mensuales (millones de Pesos)

Frecuencia

Entre 1 y 10 Entre 10 y 20 Entre 20 y 30 Entre 30 y 40 Superior a 40 Total

93 1 3 0 3 100

El 93% de las empresas privadas en el Departamento del Quindío tienen gastos mensuales entre uno y diez millones de pesos. Al realizar la comparación con el promedio de ingresos y costos mensuales, refleja que las empresas están asumiendo unos rubros muy elevados con lo referente a gastos, no dejando márgenes de rentabilidad para la subsistencia de las mismas y para la distribución de excedentes a los propietarios.

Sin embargo, algunas compañías recortan los gastos sin considerar los efectos sobre los beneficios. Otras no comprometen suficientes recursos en el mantenimiento de activos tales como el equipo y los edificios. Inevitablemente, tales decisiones de corto alcance, si bien reducen en forma temporal los gastos, pronto originan mayores costos debido a las descomposturas, máquinas ineficientes, empleados 97

Estructura operativa en las organizaciones privadas del departamento del Quindío

frustrados, tolerancias de máquinas defectuosas, elevados costos de reparaciones y cortas vidas de los activos.

Contablemente los gastos se clasifican en gastos operacionales y no operacionales. Los gastos operacionales son todos aquellos en los que necesariamente tiene que incurrir la empresa para el desarrollo de su actividad y que no están incluidos en el costo de ventas. Se clasifican en: gastos administrativos, hacen referencia a los egresos directamente relacionados con el manejo de la empresa, como los sueldos de otros empleados (administrador, secretarias, abogados, etc), otros gastos de personal, honorarios, arrendamientos, papelería, etc, y gastos de ventas, se refieren a los egresos relacionados directamente con la actividad comercial, como son los sueldos de vendedores, comisiones de ventas, seguros, publicidad, etc.

Los gastos no operacionales, son aquellos cuyo origen no está directamente relacionado a la actividad de la empresa, entre ellos se encuentran los intereses pagados como consecuencia de financiación o un sobregiro bancario, pérdida en venta de activos.

La Tabla y el Gráfico siguientes muestran la clasificación de los gastos mensuales y su porcentaje en relación a los mismos en las empresas privadas del Departamento del Quindío.

98

Clasificación de gastos

Empresas

porcentaje promedio%

Gastos de Administración Gastos de Ventas Otros Egresos

85 100 37

38,5 57,3 25.0

Estructura operativa en las organizaciones privadas del departamento del Quindío

El 85% de las empresas privadas en el Departamento del Quindío tiene gastos administrativos y el porcentaje promedio de éstos con respecto al total de gastos mensuales es del 39%; ese resultado deja entrever que no todas las empresas clasifican adecuadamente sus gastos, debido a que toda organización debe presentar gastos administrativos como los salarios del personal relacionado con esta área, los servicios públicos, arrendamientos, seguros, papelería, depreciaciones, entre otros.

El 100% de las empresas tienen gastos de ventas con un porcentaje promedio del total del 57%, lo cual refleja que muchas de ellas tienen todos sus gastos clasificados como gastos de ventas sin independizar la parte administrativa necesaria para el buen funcionamiento de la empresa.

El 37% de las empresas presenta gastos no operacionales con un porcentaje promedio del total del 25%, principalmente producto de gastos financieros por intereses, valor muy representativo en el total de gastos que puede llegar a desestabilizar y ocasionar una disminución significativa de la liquidez de la empresa.

Dentro de los gastos que deben asumir las empresas se encuentran los impuestos, entre ellos el impuesto de renta, dentro del cual se presenta la sección de gastos los cuales pueden ser deducibles o no deducibles dependiendo de su relación de causalidad con la renta. Los gastos deducibles son aquellos relacionados con la generación de ingresos y los gastos no deducibles son los que no están relacionados con la actividad productiva y por lo cual no generan renta.

Esta clasificación en las empresas privadas del Departamento del Quindío y el porcentaje promedio se resume en las siguientes Tabla y Gráfico.

Impuesto de renta

empresas

Gastos Deducibles Gastos No Deducibles No Declara

28 26 72

porcentaje promedio 52,0 18,2

99

Estructura operativa en las organizaciones privadas del departamento del Quindío

El 72% de las empresas privadas en el Departamento del Quindío no presentan declaración de renta, según este dato estas empresas pertenecen a personas naturales con ingresos brutos anuales inferiores a treinta millones de pesos, es decir, ingresos brutos mensuales inferiores a dos millones quinientos mil pesos, con estas condiciones es muy difícil que en el Departamento del Quindío exista la verdadera empresa que contribuya con el desarrollo de la región y del país.

Del 28% de las empresas que están obligadas a declarar impuesto de renta tienen un porcentaje promedio de gastos deducibles del 52% y 26 de éstas tienen gastos no deducibles correspondientes al 18% porcentaje muy significativo al realizar el pago del impuesto, ya que hay muchos gastos que la administración de impuestos no permite deducir de la base gravable incrementando así el valor a cancelar, lo cual afecta el porcentaje de participación de la utilidad de los propietarios.

La actividad económica de una empresa no termina cuando se realiza la planeación de todas las actividades productivas, sino que además son de suma importancia, las actividades que coadyuvan en la consecución de estas metas como lo son la planeación y el control que deben tener como máxima prioridad el seguimiento del producto hasta su destino final.

100

Estructura operativa en las organizaciones privadas del departamento del Quindío

CAPÍTULO VI

CONTROL Y MANEJO ADMINISTRATIVO EN LAS EMPRESAS DEL SECTOR PRIVADO EN EL DEPARTAMENTO DEL QUINDÍO 101

Estructura operativa en las organizaciones privadas del departamento del Quindío

En el Departamento del Quindío sólo el 46% de las empresas privadas elaboran presupuestos y el 25% de ellas con una periodicidad mensual, esto implica que las empresas no ejercen un verdadero control administrativo que les permitan evaluar, prever y tomar los correctivos y decisiones necesarios para mejorar los resultados en la organización permitiendo alcanzar los objetivos y metas propuestas.

La elaboración del presupuesto depende de la estructura de la empresa, puede ser el dueño de la empresa el que haga todo, pero como el presupuesto mide el desempeño de todas las áreas (administrativa, comercial, producción), es importante que en el presupuesto haya todo un engranaje de la compañía.

En principio, cada departamento se debe encargar de la planeación de su actividad para el año, pero es necesario que el responsable financiero supervise todo el proceso.

En la Tabla y el Gráfico siguientes describen el responsable de elaborar los presupuestos en las empresas privadas del Departamento del Quindío.

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Periodicidad de elaboración de presupuestos

Empresas

Mensual Semestral Anual Otros No Elabora TOTAL

25 10 8 3 54 100

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Los desarrollos que van surgiendo en el ámbito empresarial presionan cada vez más a los entes económicos para que tomen decisiones que afectan su posición competitiva y su rentabilidad lo que exige que adecuen sus sistemas de administración y control en aras de asegurar su supervivencia exitosa en el mercado, dando satisfacción a un abanico de objetivos sociales, lo que demanda una gestión rigurosa de los recursos.

La administración es una actividad de máxima importancia dentro del quehacer de cualquier empresa, ya que se refiere al establecimiento, búsqueda y logro de objetivos, tareas retadoras y productivas para cualquier tamaño de empresa. La administración posee cuatros funciones específicas que son: la planificación, la organización, la dirección y el control; estas en conjuntos se conocen como proceso administrativo y se puede definir como las diversas funciones que se deben realizar para que se logren los objetivos con la optima utilización de los recursos.

El control es la función administrativa por medio de la cual se evalúa el rendimiento; incluye todas las actividades que se emprenden para garantizar que las operaciones reales coincidan con las operaciones planificadas. Todas las empresas tienen la obligación de controlar y tomar las medidas necesarias para minimizar las ineficiencias. El control administrativo tiene como función central medir los resultados logrados en la etapa de ejecución, comparar estos resultados con los estándares derivados de los objetivos definidos en la función de planeación y evaluar para tomar medidas correctivas, si es necesario.

El control se ejerce continuamente. Por lo tanto, hay procesos de control que deben siempre estar funcionando en una empresa; se ejerce a través de la evaluación personal, los informes periódicos de desempeño (o de resultados reales, como también se les denomina) e informes especiales. Debe necesariamente apoyarse en el concepto de la retroalimentación, el cual exige mediciones del desempeño y dispara la acción correctiva prevista para asegurar el logro de los objetivos. Cuando los planes se hacen operacionales, debe ejercerse el control para medir el avance. En algunos casos, el control tiene también como resultado la modificación de los planes y metas anteriores o la formulación de nuevos planes, cambios en la operación y 103

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reasignación de la gente. Deben desarrollarse métodos de control para las características particulares de la operación y la estructura de organización.

Presupuestos Uno de los controles administrativos relevantes es la elaboración de los presupuestos, que son planes de acción dirigidos a cumplir una meta prevista, expresados en valores y términos financieros que deben cumplirse en determinado tiempo y bajo ciertas condiciones previstas.

La principal función de los presupuestos se relaciona con el control financiero de la organización; el control presupuestario es el proceso de descubrir qué es lo que se está haciendo, comparando los resultados con sus datos presupuestados correspondientes para verificar los logros o remediar las diferencias; pueden desempeñar tanto roles preventivos como correctivos dentro de la organización.

Los presupuestos son importantes porque ayudan a minimizar el riesgo en las operaciones de la organización, mantienen el plan de operaciones de la empresa en unos límites razonables, sirven como mecanismo para la revisión de políticas y estrategias de la empresa y direccionarlas hacia lo que verdaderamente se busca, los procedimientos inducen a los especialistas de asesoría a pensar en las necesidades totales de las compañías, y a dedicarse a planear de modo que puedan asignarse a los varios componentes y alternativas la importancia necesaria.

La Tabla y el Gráfico que se muestran a continuación evidencian el número de empresas privadas del Departamento del Quindío que elaboran presupuestos y la periodicidad del mismo:

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Responsable de elaborar el presupuesto

Empresas

Contador Administrador Propietario Director Financiero Gerente TOTAL

12 16 15 2 1 46

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En el Departamento del Quindío del 46% de las empresas privadas que elaboran presupuestos los responsables son el contador, administrador y el propietario en un 96%, lo que significa que la elaboración de los presupuestos está a cargo de personas idóneas para desempeñar esta función.

Manuales Otro de los controles administrativos son los manuales los cuales son documentos escritos que concentran en forma sistemática una serie de elementos administrativos con el fin de informar y orientar la conducta de los integrantes de la empresa, unificando los criterios de desempeño y cursos de acción que deberán seguirse para cumplir con los objetivos trazados. Incluyen las normas legales, reglamentarias y administrativas que se han ido estableciendo en el transcurso del tiempo y su relación con las funciones procedimientos y la forma en la que la empresa se encuentra organizada.

Los Manuales Administrativos representan una guía práctica que se utiliza como herramienta de soporte para la organización y comunicación, que contiene información ordenada y sistemática, en la cual se establecen claramente los objetivos, normas, políticas y procedimientos de la empresa, lo que hace que sean de mucha utilidad para lograr una eficiente administración. Son considerados uno de los elementos más eficaces para la toma de decisiones en la administración, ya que facilitan el aprendizaje y proporcionan la orientación precisa que requiere la acción humana en cada una de las unidades administrativas que conforman a la empresa, fundamentalmente a nivel operativo o de ejecución, pues son una fuente de 105

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información que trata de orientar y mejorar los esfuerzos de sus integrantes para lograr la adecuada realización de las actividades que se le han encomendado.

Su elaboración depende de la información y las necesidades de cada empresa, para determinar con qué tipos de manuales se debe contar, cuando se elaboran adecuadamente pueden llegar a abarcar todos y cada uno de los aspectos de cualquier área componente de la organización, su alcance se ve limitado únicamente por las exigencias de la administración.

Son documentos eminentemente dinámicos que deben estar sujetos a revisiones periódicas, para adaptarse y ajustarse a las necesidades cambiantes de toda empresa moderna, no deben ser inflexibles e inhibir la capacidad creativa de los integrantes de la organización, sino que deben reformarse constantemente conforme surjan nuevas ideas que ayuden a mejorar la eficiencia de la empresa. Tienden a uniformar los criterios y conocimiento dentro de las diferentes áreas de la organización, en concordancia con la misión, visión y objetivos de la dirección de la misma.

La clasificación de los manuales puede resumirse en generales y específicos, siendo los generales aquellos que contienen información de aplicación universal para todos los integrantes de la organización y específicos los que su contenido está dirigido directamente hacía un área, proceso o función particular dentro de la misma.

Sin restar importancia a la diversidad de manuales administrativos que existen dentro de las empresas, para efectos de este análisis se hace énfasis en dos tipos de manuales: de funciones y procedimientos.

El manual de procedimientos describe las tareas rutinarias de trabajo, a través de la descripción de los procedimientos que se utilizan dentro de la organización y la secuencia lógica de cada una de sus actividades, para unificar y controlar de las rutinas de trabajo y evitar su alteración arbitraria. Ayudan a facilitar la supervisión del trabajo mediante la normalización de las actividades, evitando la duplicidad de funciones y los pasos innecesarios dentro de los procesos, facilitan la labor de la auditoría administrativa, la evaluación del control interno y su vigilancia.

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El manual de funciones contiene las responsabilidades y obligaciones específicas de los diferentes puestos que integran la estructura organizacional, a través de la descripción de las funciones rutinarias de trabajo para cada uno de ellos. Se utiliza generalmente en aquellas empresas estructuradas de manera funcional, es decir que están divididas en sectores en donde se agrupan los especialistas que tienen entrenamiento e intereses similares, definiendo las características de cada puesto de trabajo, delimitando las áreas de autoridad y responsabilidad, esquematizando las relaciones entre cada función de la organización. Describe el nivel jerárquico de cada puesto dentro de la organización, así como su relación de dependencia, lo cual quiere decir el lugar que ocupa el puesto dentro de la estructura organizacional, a qué posiciones está subordinado directa e indirectamente y cuál es su relación con otros puestos de trabajo.

En la Tabla y el Gráfico siguientes se especifica la existencia de manuales de funciones y procedimientos en las empresas privadas del Departamento del Quindío: Existencia de de de manuales f u n c i o n e s procedimientos Sí No TOTAL

19 81 100

16 84 100

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En promedio en el Departamento del Quindío el 82% de las empresas privadas no tienen manuales de funciones y procedimientos, lo que conlleva a que las empresas no puedan fijar las políticas y establecer los sistemas administrativos de la organización, no puedan definir las funciones y responsabilidades de cada unidad administrativa, no logren la uniformidad en los procedimientos de trabajo y la eficiencia y calidad esperada en los servicios, no permite el ahorro de tiempos y esfuerzos de los funcionarios, aumentando funciones de control y supervisión innecesarias y se puedan presentar desperdicios de recursos humanos y materiales incrementando los costos.

Sin embargo se puede explicar la inexistencia de estos manuales debido a que su diseño y actualización tiene un alto costo en términos de tiempo y dinero, ejercen un efecto limitante de la iniciativa del personal debido a que en algunas ocasiones son excesivamente rígidos y formales, además pueden causar confusión por ser muy amplios en su contenido siendo algunos de ellos difíciles de interpretar y comprender, lo cual puede causar confusiones dentro del personal al momento de realizar sus funciones.

En la Tabla y el Gráfico siguientes se detallan la periodicidad de evaluación de los manuales de funciones y procedimientos en las empresas privadas del Departamento del Quindío.

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Periodicidad de evaluación de los manuales

Empresas

Diario Quincenal Mensual Semestral Trimestral Anual No Elabora TOTAL

1 4 1 2 1 9 82 100

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Del 18% de las empresas privadas que tienen manuales de funciones y procedimientos, sólo el 50% los evalúa con una periodicidad anual, lo que significa que no están siendo utilizados con el propósito administrativo de control que pueda evitar costos innecesarios.

Con el resultado obtenido se evidencia que las pocas empresas que tienen manuales de funciones y procedimientos en el departamento del Quindío no le dan la importancia necesaria que les permita ajustar sus planes estratégicos para alcanzar sus objetivos, tampoco contarían con las herramientas que ayuden a realizar los correctivos pertinentes para la toma de decisiones.

Contratación Dentro de los recursos intangibles de la empresa, el capital humano constituye el recurso más estratégico y también el más complejo de gestionar. El capital humano es el conjunto de habilidades, conocimientos y competencias de las personas que trabajan en la empresa, es una fuente incuestionable de ventajas competitivas a largo plazo.

La gestión de los recursos humanos se ha convertido en pilar estratégico de la gestión empresarial moderna. Cada día las personas constituyen una ventaja competitiva para la organización, y es por ello que la inversión en procesos de selección, formación, compensación, evaluación ha crecido en los últimos años.

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La gestión de talento humano es el conjunto de procesos necesarios para dirigir a las personas o recursos humanos dentro de la empresa, partiendo del reclutamiento, selección, capacitación, recompensas, evaluación del desempeño, salud ocupacional y bienestar, entre otros, que conduzcan a la obtención de valor agregado para la empresa, los empleados y el entorno.

La selección y la contratación del personal es otro de los controles administrativos que constituye parte del éxito de una empresa, cuando se contrata a personas que no cumplen con los estándares o están por debajo de ellos, se crean muchos problemas a la hora del desempeño y se pierde muchísimo tiempo tratando de sacar a las empresas de esos problemas, tiempo que puede dedicarse a innovar, a encontrar áreas de oportunidad, crear nuevos productos, organizar, etc., además el tiempo de las demás personas que sí son los mejores, será absorbido ya que se les involucrará en los conflictos que causan los demás.

Se debe identificar entonces la necesidad de implementar esquemas eficientes para el manejo de la información y aplicarla para el reclutamiento, selección, evaluación y contratación de su personal y así encontrar a la persona ideal para el puesto ideal, utilizando evaluaciones para analizar el potencial y las aptitudes que poseen las personas para desempeñarse en un determinado puesto, pruebas que permitan evaluar sus aspectos intelectuales, personales, físicos, así como sus destrezas y habilidades.

Uno de los temas que más le preocupa a los directivos y a la alta gerencia es la consecución de personal idóneo y capaz de manejar sus empresas, encontrar personas confiables y que tengan un buen manejo de las estructuras administrativas es bastante complicado.

Con frecuencia se atribuye a la pequeña y mediana empresa una cierta actitud de rechazo hacia nuevas metodologías y sistemas de gestión de recursos humanos; instrumentos que han mostrado ser eficientes en las grandes organizaciones como respuesta a las actuales exigencias del entorno sociocultural, tecnológico y económico.

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Dentro de las empresas se pueden presentar dos tipos de contratación: la directa que es realizada por personal directivo de la empresa en la cual se asumen todos los costos y gastos relacionados con su labor; y la indirecta que se hace a través de agencias de empleo las cuales pueden incluir en sus servicios el asumir los costos y gastos generados por los trabajadores, sistema que ha venido tomando importancia en los últimos años.

Para la contratación de los empleados, se debe tener en cuenta el tamaño y la actividad de la empresa. Es importante que las empresas pequeñas realicen la contratación directa de sus empleados ya que permite un conocimiento más específico de los mismos, estableciendo un mayor compromiso de ellos con la empresa y viceversa, pero como desventaja se presenta el que se debe asumir con todos los aportes patronales y parafiscales. Para las empresas grandes el contar con una agencia de empleos puede ser ventajoso al economizar recursos que serían utilizados en el proceso de selección y contratación, pero puede tener como desventaja el poco compromiso y personal no idóneo para el desempeño de las funciones.

La Tabla y el Gráfico siguientes puntualizan la forma de contratación que realizan las empresas privadas del Departamento del Quindío: Contratación

Empresas

Directa Agencia de empleos No Contrata TOTAL

98 1 1 100

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El 98% de las empresas privadas del Departamento del Quindío realizan la contratación de sus empleados de forma directa. Se debe tener en cuenta que la mayoría de estas empresas son pequeñas con un número de personal reducido, lo que implica una ventaja para el manejo y consecución de los mismos.

Muchas empresas ante la imposibilidad operativa y financiera de contar con un departamento de recursos humanos dejan en segundo plano esta función, lo cual representa una desventaja ante la competitividad que se vive día a día entre las empresas lo cual puede significar una disminución en las utilidades por tener problemas durante la productividad lo que le costaría que no sería una empresa líder en el mercado.

El área de recursos humanos es la más descuidada en las pequeñas empresas. Normalmente, las contrataciones se llevan a cabo a través de amigos, competencia, recomendados, entre otros, sin observar ningún proceso previo que asegure el éxito de la contratación. La selección se realiza a través de una simple e informal entrevista que hace el propietario o algún personal de confianza de la empresa. Las pruebas para conocer si califican para el trabajo se hacen sobre la marcha. Un gran problema es la falta de personal calificado; normalmente se contrata gente sin experiencia que aprende su labor una vez comienza a trabajar. La capacitación se hace cuando ya la persona se ha ubicado en el puesto de trabajo. La supervisión y revisión de los logros del personal se da a través de observación directa del dueño principalmente, de manera informal.

La Tabla y el Gráfico que aparecen a continuación detallan la persona encargada de realizar la contratación en las empresas privadas del Departamento del Quindío:

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Encargado selección del personal

empresas

Administrador Agencia de Empleo Recursos Humanos Contador Propietario No Contratan TOTAL

18 1 5 2 66 8 100

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En el 66% de las empresas privadas del Departamento del Quindío el encargado de realizar la contratación de sus empleados es el propietario reafirmando la teoría de que en las pequeñas empresas este procedimiento no se le da una importancia significativa, ya que las vacantes deben ser cubiertas en el menor tiempo posible y manejan una concepción práctica de la selección que consiste en elegir a una persona que conoce el oficio. El no contar con un departamento de recurso humano que realice adecuadamente la contratación y selección de personal conlleva a desventajas tales como baja calidad del recurso humano, dificulta encontrar en los niveles operativo, técnico, administrativo, profesional, gerencial y ejecutivo personal competente; la falta de compromiso del recurso humano con la empresa, costos de la mano de obra calificada y la baja calificación del recurso humano.

Con base en el anterior resultado no se puede seguir pensando que sólo las grandes empresas están en capacidad para desarrollar áreas de gestión humana avanzada, mientras que las pequeñas empresas se limitan a ocuparse de actividades que tienen que ver con la administración de la nómina, seguridad social y conflictos laborales.

En relación a la forma de contratación, se debe tener en cuenta que de acuerdo con la ley laboral colombiana, un contrato 113

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es un acuerdo entre una persona natural que se obliga a prestar un servicio a otra (natural o jurídica) bajo continua supervisión, cumpliendo órdenes e instrucciones y recibiendo por su labor, una remuneración.

Existen dos modalidades de contrato según la forma: • El contrato verbal, es un acuerdo de palabra entre el empleador y el trabajador donde acuerdan qué labor se va a desarrollar, el lugar y la remuneración por el trabajo realizado. Éste tipo de contrato, por no ser escrito, se asume como indefinido.

• El contrato escrito, para este tipo de contrato, se requiere un documento donde se especifique toda la relación laboral entre empleador y trabajador siendo puntuales en la labor a desarrollar, duración, remuneración y demás requisitos.

Esta Tabla especifica la forma de contratación utilizada por las empresas privadas del Departamento del Quindío: Formato de Contratación

Empresas

Contrato Verbal Contrato Escrito TOTAL

80 20 100

La modalidad de contratación utilizada por el 80% de las empresas privadas del Departamento del Quindío es el contrato verbal, situación que conlleva a que se corran riesgos tanto por parte del trabajador como del empleador.

El riesgo que corren los empleados es no contar con reivindicaciones laborales básicas, como el cumplimiento de una jornada de trabajo y un máximo de horas, el pago de horas extras, los aportes en la seguridad social, el seguro por enfermedad, accidente de trabajo, garantía de un periodo de vacaciones, baja por maternidad, seguro de desempleo, entre otros, es común que estos derechos (tiempo de trabajo, vacaciones, sueldo, etc.) se pacten de palabra entre las partes, pero no están garantizados de manera segura en ausencia de contrato de trabajo.

No obstante, con la figura del contrato laboral verbal, ha habido casos en los que se ha reconocido la relación de trabajo en ausencia de contrato en juicios laborales. De esta manera 114

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es importante saber que, si se accede a trabajar de esta forma de manera circunstancial, o bajo promesa de formalizar la relación en un futuro, y se extiende el tiempo sin que esto ocurra, se puede realizar una demanda presentando testigos y pruebas que confirmen la relación. De esta manera, con un proceso judicial de por medio, se puede conseguir el pago de salarios adeudados, indemnizaciones y aportes a la seguridad social, riesgo asumido por la empresa.

En cuanto a la duración del contrato, se presentan tres modalidades: • Contrato a término fijo: Este tipo de contrato contempla una duración entre mínimo un día y máximo tres años, según acuerden las partes.

• Contrato a término indefinido: La característica principal de éste contrato es que no tiene fecha de terminación. Las partes pueden darlo por terminado cuando lo decidan ya sea de manera unilateral, o por falta grave al reglamento o normas internas de la Empresa, que amerite su cancelación.

• Contrato ocasional: Este contrato no debe ser superior a 30 días y debe ser por una labor específica diferente a las actividades comunes de la Compañía. El trabajador recibe la remuneración acordada y al terminar no tiene derecho a ningún tipo de prestación, salvo en caso de un accidente, la empresa está en la obligación de prestarle los servicios de salud que requiera. De la misma manera puede ser renovable sin exceder los treinta días (30) días del contrato inicial.

La Tabla y el Gráfico siguientes detallan las clases de contrato de acuerdo a su duración utilizados por las empresas privadas del Departamento del Quindío: Clases de contratos

Empresas

A Término Indefinido A Término Fijo Otros TOTAL

36 21 43 100

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El 43% de las empresas privadas del Departamento del Quindío elaboran contratos ocasionales, siendo el más común el contrato por prestación de servicios, situación que no garantiza la estabilidad laboral de los empleados, la cual debería ser una responsabilidad social de las empresas teniendo en cuenta el trabajo como fuente de ingresos y garante de la economía familiar e individual, retribuyendo a su vez a la economía regional y nacional.

La estabilidad laboral depende de manera exclusiva de la responsabilidad que tienen los empresarios de asegurarse que los despidos habrán de hacerse únicamente en circunstancias justificadas o de la tenencia o no del empleo por parte de los trabajadores; esto ocurre, sencillamente porque ninguno de los dos elementos anteriores ofrece una verdadera garantía de estabilidad.

Algunas veces los empresarios toman la decisión de contratar en forma ocasional o a término fijo, debido a que en muchos casos con el contrato a término indefinido, el empleado se siente seguro en su puesto de trabajo deja de preocuparse por ofrecer un adicional a su desempeño y se limita sólo a lo que cree que es su área de competencia, lo cual resulta poco atractivo e incluso menos rentable que aquella conducta emprendedora e innovadora que usualmente se presta al inicio de toda relación laboral. La permanencia en una misma empresa 116

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por un tiempo muy prolongado podría afectar la formación integral y holística que ofrecen las múltiples experiencias y el intercambio con el mercado e incluso mermar la iniciativa y la capacidad de innovar.

Se debe resaltar que en el entorno competitivo en que se mueven actualmente las empresas, es difícil que éstas puedan ofrecer estabilidad a sus empleados cuando ellas mismas carecen de estabilidad, pues hoy pueden ser organizaciones con éxito y mañana sucederles lo contrario. Ante esa incertidumbre la estabilidad laboral pasa de ser un concepto absoluto para convertirse en uno más abierto y relativo donde tanto las empresas (entendidas estas como los entes que invierten su capital en el negocio), como los empleados tendrán igual responsabilidad para garantizar su presencia.

Otro de los aspectos a tener en cuenta es la remuneración que perciben los empleados dentro de las empresas, la cual debe garantizar la estabilidad tanto de la empresa como del trabajador. La remuneración de los trabajadores depende en gran medida de la capacidad que tiene la empresa para generar recursos que permitan asumir estos costos y gastos.

Esta Tabla y Gráfico resumen el número de trabajadores de acuerdo al ingreso en las empresas privadas del Departamento del Quindío: Número de trabajadores de acuerdo con el ingreso

1 smmlv

2 smmlv

3 smmlv

Más de 3smmlv

No tiene 1–5 6 – 10 MÁS DE 10 Total

6 84 5 5 100

77 21 2 0 100

90 6 4 0 100

95 3 0 2 100

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El 84% de las empresas privadas del Departamento del Quindío tienen menos de cinco empleados remunerados con un salario mínimo mensual legal vigente. El salario es la principal fuente de ingresos de los trabajadores, el cual se convierte cada vez más en un determinante de la clave de la riqueza y de la pobreza. La globalización de la economía hace que las empresas para mantener su competitividad en el mercado, reduzcan la remuneración salarial de sus trabajadores antes de considerar el disminuir otros gastos administrativos, sin tener en cuenta que afecta a muchas familias dejándolas sin ingresos.

La compensación está conformada por elementos fijos sueldo, prestaciones o beneficios y variables incentivos o remuneraciones por rendimiento. Esta última es vista por algunas empresas como factor motivante, ya que maximiza los esfuerzos del personal y eleva el resultado productivo estimado.

Los programas de compensación benefician la base económica del empleado y su familia, le da la posibilidad de ganancias más elevadas, lo que puede motivar al empleado, debido a que eleva su autoestima y su productividad. Es vital mantener programas de salarios que no sólo hagan posible la maximización de la eficiencia de las ventas sino también proporcionen a los accionistas un retorno adecuado de las inversiones, estimulando así el ingreso y la permanencia de los buenos empleados.

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El bienestar general de un país depende de una mano de obra bien pagada, el salario juega un papel central en los procesos de integración y desintegración social. Es difícil poner en duda la influencia desvertebradora del desempleo, el empleo precario, y, específicamente del denominado ‘empleo con bajo salario’. Los efectos nocivos de la precariedad laboral, y la crisis del trabajo, ponen en juego la propia ‘sostenibilidad social’ de nuestra economía.

El trabajador que vive con un salario mínimo, viene acumulando un notable descenso en su calidad de vida, con un importante impacto negativo en lo económico y en lo social. Su salario no alcanza para sostener una familia, darle educación, salud, alimento, vestimenta, techo, y otros gastos eventuales.

Con este salario la gente lleva una vida miserable, en la pareja los dos deben trabajar para tratar de subsistir. El salario mínimo no está acorde al costo de vida. Las familias no pueden desarrollarse, se encuentran en una situación de vulnerabilidad social, ya que con el salario que reciben no pueden salir de un entorno cercano o inmerso en la pobreza. En un contexto en el que el desempleo es el fenómeno a combatir, sin embargo se ofertan empleos con los cuales no es posible integrarse socialmente y acceder a un nivel digno de vida.

Otra consecuencia de los bajos salarios es el poco compromiso del trabajador con la empresa al no contar con motivaciones que le estimulen a realizar sus actividades en forma óptima, lo cual afecta la productividad de la empresa, en su calidad y cantidad.

Sin embargo, es indiscutible el importante papel que cumplen en el desarrollo de algunas economías del mundo, y en particular en la nuestra, las pequeñas y medianas empresas, éstas aparecen como motor de crecimiento y fuente de empleo.

En Colombia, según datos suministrados por el DANE las pequeñas y medianas empresas representan al menos el 90% del parque empresarial nacional, generan el 73% del empleo y aportan el 53% de la producción bruta de los sectores industrial, comercial y de servicios. Este panorama las lleva a convertirse en actores fundamentales en el contexto económico nacional por la generación de empleo, mejor distribución del ingreso, su participación en el conjunto de la industria manufacturera y 119

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de servicios, por la flexibilidad laboral y capacidad de adaptación y aprendizaje, lo cual demuestra su importancia y su gran potencial de crecimiento.

La Tabla y el Gráfico siguientes especifican el número de trabajadores en las empresas privadas del Departamento del Quindío: Número de trabajadores

Empresas

1– 5 6 – 10 11 – 15 16 – 20 Más de 20 Total

81 11 2 2 4 100

El 81% de las empresas privadas del Departamento del Quindío tienen menos de cinco empleados y sólo el 4% de las empresas ocupa más de 20 empleados, reafirmando que la gran mayoría de ellas son pequeñas y medianas empresas que no tienen la capacidad económica para generar grandes volúmenes de personal empleado. Sin embargo no se puede desconocer que estas empresas son las que generan el mayor número de empleo en la región.

La distribución de los trabajadores dentro de las empresas depende de la actividad de las mismas, la Tabla y el Gráfico siguientes describen el número de trabajadores en cada una de las áreas de las empresas privadas del Departamento del Quindío.

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Número de trabajadores por área

Administrativa

Ventas

Producción

1a5 6 a 10 11 a 15 16 a 20 más de 20 No hay empleados Total

78 2 1 0 0 19 100

61 7 1 0 1 30 100

12 2 2 0 1 83 100

El resultado obtenido en esta tabla y gráfico muestra que la mayoría de los trabajadores están concentrados en las áreas administrativas y de ventas, debido a las pocas empresas industriales en la región y al número de los trabajadores en las mismas.

Para que haya una buena relación del trabajador con la empresa deben desarrollarse estímulos para el trabajador. Una buena administración del capital humano impulsa el rendimiento operativo generando valor en toda la empresa y la ayuda a: • Hacer más eficientes los sistemas y procesos de recursos humanos para reducir costos.

• Mejorar la productividad.

• Alinear al personal con metas y objetivos para impulsar el rendimiento del negocio.

• Asegurar la posición de la empresa dentro del mercado.

Las empresas que no prestan la suficiente atención a su capital humano pueden tener muchas desventajas por no 121

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capacitarlos antes de realizar sus actividades lo cual representaría disminuciones en la calidad del producto por no hacer las cosas bien desde el principio y corregirlos posteriormente significaría costos extras para la empresa al igual con los descuentos por la calidad inferior, desperdicios y el pago a los clientes por la mala calidad.

La Tabla y el Gráfico a continuación describen el número de trabajadores en cada una de las áreas de las empresas privadas del Departamento del Quindío:

Incentivos a empleados

Sí

No

Capacitaciones Reconocimientos Conferencias motivacionales Beneficios a la familia Otros No tiene incentivos

19 15 11 13 8 31

81 85 89 87 92 69

El resultado obtenido indica que el 69% de las empresas privadas en el Departamento del Quindío no tienen incentivos a sus empleados, condiciones que no ayudan a retener y fidelizar a sus empleados más valiosos. Los complementos al salario (tickets de comida, seguros médicos, etc.) para incentivar a los empleados se dan con más frecuencia en las organizaciones grandes que en las pequeñas, ya que éstas últimas suelen 122

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premiar al trabajador con otro tipo de privilegios que van más enfocados a la conciliación de la vida familiar con la laboral, como conceder días libres por motivos personales, flexibilizar el horario de entrada, etc.

En el Departamento del Quindío sólo el 19% de las empresas invierte recursos en capacitación a sus empleados, factor que es indispensable, debido a que mediante las jornadas de capacitación se pueden actualizar conocimientos y perfeccionar las habilidades adquiridas. El desarrollo de habilidades para ejecutar las tareas debe complementarse con los conocimientos, actitudes y comportamientos que sirvan tanto al empleado como a la empresa para enfrentar las futuras demandas, propósitos de la capacitación.

Las fases de capacitación incluyen la detección de necesidades, identificación de los recursos adecuados para desempeñar el cargo, el diseño del plan de trabajo, ejecución del programa de entrenamiento requerido para ocupar el cargo, su evaluación, control y el seguimiento al desempeño del cargo.

Los objetivos de la capacitación apuntan a que la empresa obtenga mayor rentabilidad y a que los empleados tengan una actitud más positiva, mejorar el conocimiento del puesto a todos los niveles, ayudar al personal a identificarse con los objetivos de la empresa, obtener una mejor imagen, fomentar la apertura y la confianza, mejorar la relación jefe-subalterno, agilizar la toma de decisiones, contribuir a la formación de líderes, incrementar la productividad, calidad del trabajo y reducir la tensión.

Los procesos de capacitación permiten establecer y reconocer requerimientos futuros, el suministro de empleados calificados y asegurar el desarrollo de los recursos humanos disponibles. La capacitación está dirigida al perfeccionamiento técnico del trabajador para que éste se desempeñe eficientemente en las funciones que se le asignan, producir resultados de calidad, dar excelentes servicios a sus clientes, prevenir y solucionar anticipadamente problemas potenciales dentro de la organización. A través de la capacitación se busca que el perfil del trabajador se adecue al perfil de conocimientos, habilidades y actitudes requerido en un puesto de trabajo.

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Dentro de las ventajas y desventajas que se tienen en cuanto a ofrecer capacitación a los empleados, se encuentran: Ventajas: • Hacer más eficientes los sistemas y procesos de recursos.

• Reducir costos.

• Mejorar la productividad.

• Alinear al personal con metas y objetivos para impulsar el rendimiento del negocio.

• Asegurar la posición de la empresa dentro del mercado.

Desventajas: • Desventajas de la empresa ante la competitividad que se vive día con día entre las empresas.

• Costos extras.

• Desperdicios.

• Disminución de la calidad • No ser una empresa líder en el mercado Disminución de las utilidades Manejo Administrativo de Ingresos, Costos y Gastos Todos las empresas, sin importar su tipo, requieren de un manejo administrativo adecuado si se quiere contar con información que apoye la toma de decisiones acertadas; el éxito o fracaso de una empresa cualquiera, está estrechamente relacionado con una buena o mala administración, un buen administrador debe proporcionarles a los accionistas de la empresa una seguridad plena del conocimiento organizacional y de cómo desarrollar la gestión financiera encaminada a la toma de decisiones que conlleve la óptima generación de riqueza de la empresa.

La eficiente dirección de la empresa depende de las habilidades que tengan las personas que están a su cargo, ello conlleva a una escogencia de un excelente administrador en la organización, pues de él depende el manejo de todos los recursos empresariales y en corto plazo el que brindará las herramientas para la toma de decisiones de la gerencia. Es de suma importancia que los directivos busquen incrementar la capacitación y actualización en los temas administrativos, con 124

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el fin de lograr una mejora en la visión corporativa y administrativa de sus empresas.

Frente a la administración financiera y su gestión el responsable debe proveer todas las herramientas para realizar las operaciones fundamentales de la empresa frente al control, en las inversiones, en la efectividad en el manejo de recursos, en la consecución de nuevas fuentes de financiación, en mantener la efectividad y eficiencia operacional y administrativa, en la confiabilidad de la información financiera, en el cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicables, pero sobretodo en la toma de decisiones.

Para realizar un eficiente proceso administrativo, es necesario tener en cuenta los siguientes elementos básicos en la administración: el propósito u objetivo que se desea alcanzar, el método o sistema que se seguirá para lograr el objetivo, y el control y supervisión necesarios en la utilización de los recursos humanos, materiales y financieros.

El manejo administrativo de los ingresos en las empresas privadas del Departamento del Quindío se muestra en la Tabla y el Gráfico siguientes Manejo administrativo de los ingresos

Sí

No

Reinversión Retiro socios Otras Inversiones

99 66 6

1 34 94

125

Estructura operativa en las organizaciones privadas del departamento del Quindío

El 99% de las empresas privadas en el Departamento del Quindío reinvierte más del 40% de sus ingresos en la misma, el 66% de las empresas realizan retiros de socios en un porcentaje del 20% y el 96% de ellas no realiza inversiones externas ni otras inversiones.

Las utilidades generadas por la administración le dan a la organización una gran estabilidad financiera garantizando su larga permanencia en el medio en que se desenvuelve. Son las que genera la compañía como resultado de su operación normal, éstas son la fuente de recursos más importante con la que cuenta una empresa, pues su nivel de generación tiene relación directa con la eficiencia de operación y calidad de su administración, así como el reflejo de la salud financiera presente y futura de la organización.

Las utilidades retenidas son la base de financiamiento, la fuente de recursos más importante con la que cuenta una compañía. Esta fuente es muy común, sobre todo en las empresas de nueva creación, y en la cual, los socios deciden que en los primeros años, no repartirán dividendos, sino que éstos son invertidos en la organización mediante la programación predeterminada de adquisiciones o construcciones (compras calendarizadas de mobiliario y equipo, según necesidades ya conocidas).

Cada año los directivos o propietarios deben decidir qué hacer con las ganancias de la empresa, si se reinvierten o por lo menos un pedazo de ellas, o se reparten entre los socios, si la empresa fuera a distribuir las utilidades o una parte ese pago en efectivo se llama participaciones o dividendos. Pero si la empresa toma estas utilidades para reinvertirlas en incremento del tamaño de la misma, contratación de personal, aumentar las producciones y que esta inversión le genere a los socios una mayor rentabilidad en los próximos años, este proceso se llama financiamiento interno.

Debido a que la mayoría de las empresas privadas del Departamento del Quindío, tienen un solo propietario, los activos de la empresa pertenecen al mismo, por tanto, el propietario puede transferir activos hacia el exterior o hacia el interior de la empresa según su voluntad. La empresa no paga salario al propietario, es decir, éste no está trabajando por un 126

Estructura operativa en las organizaciones privadas del departamento del Quindío

salario. La compensación del propietario consiste en la utilidad neta o la pérdida neta de la empresa. Cualquier retiro de dinero de la empresa por parte de su propietario se debe registrar debitando la cuenta corriente del propietario y no se reconoce como gasto de salario.

De otro lado es indudable que la presión para controlar y reducir los costos es uno de los retos más importantes que afrontan las empresas. Conocer y controlar los costos y gastos operativos es un primer paso importante para desarrollar o conservar la ventaja competitiva. La creciente competencia, la inminente crisis económica, los canales de distribución más reducidos y el surgimiento de la apertura económica como opción de producción de bajo costo, contribuyen constantemente a erosionar los márgenes. Para mantener o incrementar los márgenes en el futuro, las empresas deben empezar a adoptar de inmediato un enfoque más proactivo para manejar e identificar bien los costos y gastos.

Cuando se adopta un programa de reducción de costos y gastos es muy difícil tomar en cuenta todos los factores. La reducción de costos y gastos en la empresa es el producto de diversas actividades que lleva a cabo la gerencia.

Lamentablemente en muchas empresas tratan de reducir los costos sólo mediante el recorte de gastos; encontrándose entre las acciones típicas el despido de personal, la reestructuración y la disminución de proveedores. Este tipo de actitudes provoca la interrupción del proceso de calidad y da como resultado el deterioro de ésta.

La mejor manera de reducir los costos y gastos en la empresa es mediante la detección, prevención y eliminación sistemática del uso excesivo de recursos.

Para reducir los costos y gastos deben ejecutarse actividades como: • Mejoramiento de la calidad.

• Mejoramiento de la productividad.

• Reducción de inventarios.

• Acortamiento de las líneas de producción.

• Reducción del tiempo ocioso de las máquinas y equipos.

• Reducción del espacio utilizado.

• Reducción del tiempo total del ciclo.

127

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El manejo administrativo de los principales costos y gastos que manejan las empresas privadas del Departamento del Quindío se resumen a continuación.

Manejo administrativo de costos y gastos

Anticipado

Vencido

No aplica

Servicios Públicos Seguros Servicios Generales Mantenimiento y Reparaciones Impuestos Costos y Gastos Financieros Materias Primas Mano de Obra Costos Indirectos de Fabricación

7 16 12 5 2 13 6 3 0 0

93 11 46 27 79 79 17 13 25 7

0 73 42 68 19 8 77 84 75 93

En las empresas privadas en el Departamento del Quindío el manejo administrativo para la cancelación de sus costos y gastos es vencido, teniendo como dato relevante que el 16% de las empresas cancelan los seguros en forma anticipada, sin embargo es significativo que el 73% de las empresas no tienen seguros, el 42% no tienen servicios generales, el 68% no hace ni mantenimiento ni reparaciones a sus activos productivos, gastos necesarios dentro de las organizaciones para su funcionamiento y prevención de riesgos.

Las empresas tienen la responsabilidad de mantener en buenas condiciones la maquinaria y la herramienta, equipo de trabajo, lo cual garantiza un mejor desenvolvimiento y seguridad evitando riesgos en el área laboral. No realizar mantenimiento 128

Estructura operativa en las organizaciones privadas del departamento del Quindío

ni reparaciones preventivas a los activos productivos dentro de la empresa puede ocasionar consecuencias como accidentes y lesiones en el trabajador, aumento en los costos de producción, detrimento de la calidad del producto o servicio, incumplimiento en los plazos de entrega, entre otros.

El cuidado periódico conlleva un estudio óptimo de conservación con la que es indispensable una aplicación eficaz para contribuir a un correcto sistema de calidad y a una mejora continua.

Por otro lado es importante que las empresas tomen medidas preventivas en conservación de sus bienes ante riesgos imprevistos para lo cual es indispensable que adquieran seguros que los protejan o incluso los sustituyan al momento de presentarse el siniestro. Existen innumerables casos de empresarios que han perdido su patrimonio de la noche a la mañana por causa de un incendio o de un fenómeno natural.

Confiar en las bajas probabilidades de sufrir un evento catastrófico es arriesgar todo a un juego de azar; las primas de seguros no son baratas, pero deben considerarse como uno de los tantos costos de hacer negocios, además que dan tranquilidad a la empresa. Para una empresa pequeña, de las que a duras penas obtienen dinero para pagar los sueldos, los daños emergentes, los daños a terceros, o los robos de los bienes pueden ser causa de quiebra de la misma.

Otro aspecto importante en el manejo administrativo de los costos y gastos es la periodicidad de la cancelación de los mismos, el cual se puede observar en la siguiente Tabla y Gráfico.

Manejo administrativo de costos y gastos Servicios Públicos Seguros Servicios Generales Mantenimiento y Reparaciones Impuestos Costos y Gastos Financieros Materias Primas Mano de Obra Costos Indirectos de Fábr.

Quincenal Mensual Semestral 0 0 5 3 0 34 0 9 6 1

69 8 34 10 22 52 5 6 3 5

0 0 0 8 1 1 0 0 0 0

Anual

No contestó

0 19 1 10 29 2 13 0 0 0

31 73 60 69 48 11 82 85 91 94

129

Estructura operativa en las organizaciones privadas del departamento del Quindío

En las empresas privadas del Departamento del Quindío la periodicidad en la cancelación de sus costos y gastos es mensual en la mayoría de ellos, con excepción de los impuestos y seguros que son cancelados anualmente.

Uno de los costos o gastos que debe tener gran importancia dentro del manejo administrativo es el degaste de los activos fijos originado como consecuencia de su uso o de su vida útil.

Con el paso del tiempo la cantidad de activos fijos que puede adquirir una empresa puede llegar a ser significativa. Por tal motivo, es conveniente que desde el mismo comienzo de operaciones, los responsables establezcan procedimientos para lograr un adecuado control de los mismos, como métodos adecuados de depreciación, amortizaciones y agotamiento; que pueden reconocerse como un gasto y en materia fiscal como una deducción autorizada (deducción de inversión).

La depreciación es la reducción del valor histórico de las propiedades, planta y equipo por su uso o caída en desuso. La contribución de estos activos a la generación de ingresos del ente económico debe reconocerse periódicamente a través de la depreciación, amortización o agotamiento, para el cálculo de éstos, se pueden utilizar diferentes métodos como la línea recta, la reducción de saldos, la suma de los dígitos y método de 130

Estructura operativa en las organizaciones privadas del departamento del Quindío

unidades de producción entre otros. El método de la línea recta es el método más sencillo y más utilizado por las empresas, y consiste en dividir el valor del activo entre la vida útil del mismo.

La depreciación de un año varía de acuerdo con el método seleccionado pero la depreciación total a lo largo de la vida útil del activo no puede ir más allá del valor de recuperación. Algunos métodos de depreciación dan como resultado un gasto mayor en los primeros años de vida del activo, lo cual repercute en las utilidades netas del periodo. Por tanto, el propietario debe estar en la capacidad de evaluar con cuidado todos los factores, antes de seleccionar un método para depreciar los activos fijos.

Los métodos de depreciación, amortización y agotamiento utilizados por las empresas privadas del Departamento del Quindío se expresan en la siguente Tabla y Gráfico.

Métodos de depreciación, amortización y agotamiento Depreciación Amortización Agotamiento

Línea No Recta Responde 27 12 1

73 88 99

131

Estructura operativa en las organizaciones privadas del departamento del Quindío

En la tabla y el gráfico No.45 se refleja que en el 60% de las empresas privadas del Departamento del Quindío sus administradores no protegen el valor histórico de sus activos con métodos contables tales como la depreciación, amortización o el agotamiento.

El método utilizado por las empresas para amortizar y depreciar es el de línea recta, en el cual el importe de la depreciación y amortización es el mismo para cada periodo fiscal.

Sin embargo se encuentran otros métodos que pueden generar ventajas adicionales para la empresa en materia tributaria como el de la reducción de saldos o depreciación acelerada.

También es importante conocer la periodicidad con que realizan dichos procedimientos contables, los cuales se presentan para las empresas privadas del Departamento del Quindío en la Tabla y el Gráfico que se muestran a continuación.

132

Periodicidad depreciación, amortización y agotamiento

Mensual

Semestral

Anual

No contestó

Depreciación Amortización Agotamiento

21 11 1

1 0 0

5 1 0

73 88 99

Estructura operativa en las organizaciones privadas del departamento del Quindío

El 32% de las empresas privadas del Departamento del Quindío que deprecian o amortizan sus activos, lo realizan mensualmente, procedimiento adecuado en el manejo contable, ya que permitiría obtener datos actualizados en los estados financieros periódicos para la toma de decisiones.

Otro de los factores en el manejo administrativo de las empresas consiste en los criterios de selección de sus costos y gastos, la situación que vive el mundo moderno exige a las empresas ser cada vez más competitivas, lo que significa que sus propietarios deben tomar decisiones en cuanto a la obtención de bienes y servicios necesarios para su funcionamiento, a fin de disponer de ellos en la cantidad correcta, en el tiempo oportuno y con el menor costo posible.

Se deberá prestar atención a todos los costos involucrados en el proceso de adquisición y de gestión de la relación con el proveedor por parte de la empresa. Se debe considerar desde la búsqueda inicial y comparación entre proveedores hasta la gestión del día a día de sistemas de información y logística, como por ejemplo controlar al proveedor, costos de garantías y contratos, costos asociados a cooperar con el proveedor para la mejora del producto o servicio. El costo se compone del precio del producto o servicio más todos los costos de transacción que se generan antes durante y después de la adquisición. También dependerá de la confiabilidad de los proveedores y la posibilidad de gobernar eficientemente la relación proveedor-cliente.

El precio de un producto o servicio es un determinante principal de la demanda de mercado para ese artículo. El precio afecta la posición competitiva de la empresa y su participación en el mercado. Como resultado, tiene que ver con el precio de compra del mismo, el cual afecta el ingreso global y la utilidad neta de una empresa, las cuales pueden accionar sus precios con miras a facilitar la introducción en nuevos mercados o segmentos de mercado, haciendo más atractivos los productos para la porción de los compradores que se ve estimulada por menores precios para productos poco diferenciados similares.

Los criterios de selección del costo de ventas en las empresas privadas del Departamento del Quindío se enumeran en la Tabla y el Gráfico siguientes.

133

Estructura operativa en las organizaciones privadas del departamento del Quindío

Criterios de selección Costo de ventas

Empresas

Costo del Producto Costo del Servicio Porcentaje Estudio de Mercado No Aplica

71 15 2 2 10

El 86% de las empresas privadas del Departamento del Quindío tienen como criterio de selección en su costo de ventas el costo de producto o servicio que ofrecen; sin tener en cuenta otros factores como la calidad del producto, el marketing, innovación del producto, las características del mismo, las necesidades del consumidor entre otros.

Esta asociación entre precio y calidad desempeña un papel importante fundamentalmente cuando el precio es la única información disponible, los consumidores no poseen experiencia con relación al producto, se perciben grandes diferencias de calidad entre las marcas de una categoría de productos, se asocia la baja calidad con un riesgo de grandes pérdidas o cuando el precio por sí mismo es un atributo muy relevante.

Muchas empresas para sobrevivir en el mercado altamente competitivo de la actualidad, necesitan objetivos de precios específicos, alcanzables y mesurables. Las metas realistas de precios requieren una vigilancia periódica para determinar la efectividad de la estrategia de la compañía. El precio de un 134

Estructura operativa en las organizaciones privadas del departamento del Quindío

producto constituye un determinante esencial de la demanda del mercado, afectando la posición competitiva de la empresa y su participación en el mercado. De ahí la influencia tan importante que ejerce sobre sus ingresos y utilidades netas.

En las empresas de productivas, es preciso tener en cuenta que el costo de producción es uno de los indicadores más importantes a considerar; por lo tanto, mientras más eficiente sea la labor de éstas, menos recursos se invertirán en su producción y, por consiguiente, menor será la cuantía de los gastos. El costo de producción debe erigirse en un medidor fiel del aprovechamiento de los recursos materiales, laborales y financieros en el proceso de producción, porque, además, conjuntamente con los indicadores del volumen de realización, determina el nivel de ganancia que obtiene la organización.

El costo constituye, además, la base para la formación de los precios de los productos y servicios elaborados. Por ello es tan importante la obtención del máximo de producción, con el mínimo indispensable de gastos, para garantizar así el gradual incremento de las ganancias o utilidades. La planificación del costo sirve como instrumento de control a la dirección de las empresas, debido a que les permite conocer, sistemáticamente y de manera ágil, cualquier desviación que ocurra en la ejecución real de la producción con respecto al plan trazado, en cada una de las áreas y en la entidad en su conjunto.

Todo lo anterior explica la importancia vital que reviste la planificación acertada del costo de producción para el desempeño de la labor económica de las organizaciones, pues así se conocen los gastos en los cuales la empresa debe incurrir para elaborar su producción y lograr un mejor control de lo que realmente está ocurriendo y así poder delimitar quién responde por las desviaciones detectadas.

Los criterios de selección de los costos de producción en las empresas privadas del Departamento del Quindío se presentan en esta Tabla y Gráfico.

Criterios de selección Costo de producción

Empresas

Materia Prima Mano de Obra CIF Todos No Aplica

5 3 1 8 83

135

Estructura operativa en las organizaciones privadas del departamento del Quindío

El 47% de las empresas industriales del Departamento del Quindío tienen como criterio de selección en sus costos de producción todos los factores que intervienen en el mismo como son la materia prima, la mano de obra y los costos indirectos de fabricación, circunstancia que muestra un manejo adecuado de los mismos, debido a que cada uno de los factores es indispensable en la obtención del producto final.

Los gastos que exigen dirección, el control y la administración de una empresa comprenden entre otros, la remuneración de sus directores, gerentes, ejecutivos y personal de oficina, el alquiler, los servicios públicos, honorarios, entre otros. Frente a negocios que exigen una rentabilidad sostenida, las empresas deben volver su atención al manejo de sus costos y gastos buscando las ventajas económicas de administrar el dinero. Si se pueden reducir los costos de los bienes y gastos de los servicios adquiridos, se puede incrementar la rentabilidad sin por ello tener que aumentar las ventas ni sacrificar la calidad.

Son gastos de administración todos los gastos que no sean de producción ni de distribución, y los mismos se incurren en los centros de responsabilidad que proveen supervisión y servicio a todas las funciones de la empresa, más que ejecutar ninguna función en particular. En virtud de que una gran parte de los gastos de administración son más bien de carácter fijo que variable, persiste la idea de que no pueden controlarse. Es común encontrar gastos de administración cuyos “montos exagerados” quedan justificados cuando miden por el volumen de negocios realizados. Los gastos generales y administrativos 136

Estructura operativa en las organizaciones privadas del departamento del Quindío

se encuentran más bien cercanos a la alta gerencia y por lo tanto, existe una firme tendencia a evitar su verdadera magnitud y sus efectos sobre las utilidades.

Aunque una empresa siempre debe ajustarse el cinturón y controlar sus gastos, es cierto que en épocas de bonanza económica los responsables de los departamentos financieros son más indolentes y permiten realizar gastos de los que se puede prescindir en tiempos de crisis, como este en el que nos encontramos. Identificar cuáles gastos pueden ser reducidos para incrementar el beneficio es indispensable en la administración de una empresa, como se evidencia en el siguiente esquema.

Los criterios de selección de los gastos de administración en las empresas privadas del Departamento del Quindío se muestran en la siguiente Tabla y Gráfico.

137

Estructura operativa en las organizaciones privadas del departamento del Quindío

138

Criterios de selección Costo de administración

Empresas

Administrador Actividad Nómina Servicios Públicos Arrendamientos Mantenimiento Presupuesto No Aplica

27 34 9 7 3 3 2 16

El 27% de las empresas privadas del Departamento del Quindío consideran dentro de los gastos de administración el más relevante el pago al administrador y el 34% consideran la actividad como el principal factor dentro de este grupo. Sin embargo, es de resaltar que el 16% de dichas empresas expresan no tener gastos administrativos, afirmación que indica que los administradores o propietarios de las mismas, no cuentan con un conocimiento claro sobre la clasificación de los gastos.

Una de las claves para conducir con éxito una pequeña empresa es aprender a conocer y controlar los gastos; aun los gastos más pequeños pueden acumularse rápidamente, y corroer las utilidades y la salud económica de la empresa, impidiendo así su progreso. Muchos propietarios de pequeñas empresas saben bien por dónde entra el dinero, pero no tienen tan claro por dónde sale, lo cual puede tener un impacto muy

Estructura operativa en las organizaciones privadas del departamento del Quindío

significativo sobre el flujo de caja de su empresa. Es importante revisar los gastos regularmente, todos los trimestres si es posible, a fin de mantener un manejo preciso de las erogaciones y buscar formas de ahorrar dinero.

Es recomendable basar los gastos de administración en planes y programas específicos. Resulta útil la experiencia pasada, ajustada según los cambios que se contemplan en la política de la administración y en las condiciones económicas generales. Dado que la mayoría de los gastos de administración son fijos, un análisis de los registros históricos con frecuencia proporciona una base sólida para su adecuado manejo y control.

La función del departamento de ventas es planear, ejecutar y controlar las actividades en ese renglón. Debido a que durante la instrumentación de los planes de venta ocurren muchas sorpresas, el departamento de ventas debe dar seguimiento y control continuo a las actividades de ventas. A pesar de esta necesidad, muchas compañías tienen procedimientos de control inadecuados.

Los gastos de distribución o ventas comprende todos los costos relacionados con la actividad de vender, la distribución y la entrega de los productos a los clientes. En muchas compañías, este costo representa un importante porcentaje de los gastos totales. La cuidadosa planificación de dichos gastos afecta favorablemente al potencial de utilidades de la empresa.

Las empresas necesitan llevar a cabo una revisión de sus objetivos y por ende como se cumplen éstos a través de sus ventas y su participación de mercado. Las ventas constituyen un área en la que la rápida obsolescencia de los objetivos, políticas, estrategias y programas es una posibilidad constante.

Cada empresa compañía debe evaluar con regularidad su enfoque estratégico hacia el mercado. Muchas empresas no consiguen comparar sus precios con los de la competencia, analizar sus costos de bodega y de distribución, analizar las causas de la mercancía devuelta, realizar evaluaciones formales de efectividad publicitaria, y revisar los reportes de su fuerza de ventas.

Los criterios de selección de los gastos de ventas en las empresas privadas del Departamento del Quindío se muestran en la Tabla y el Gráfico que se muestran a continuación.

139

Estructura operativa en las organizaciones privadas del departamento del Quindío

Criterios de selección Gastos en ventas

Empresas

Arrendamiento Empaque Mantenimiento Nómina Publicidad Servicios Públicos Otros Gastos de Ventas No Aplica

6 5 1 11 22 31 19 5

El 31% de las empresas privadas del Departamento del Quindío consideran dentro de los gastos de ventas el más relevante el relacionado con el pago de servicios públicos y el 22% consideran la publicidad como el principal factor dentro de este grupo, situación normal debido a que en un mercado competitivo las empresas se ven obligadas a realizar fuertes gastos en publicidad, de otro modo pueden ser desplazadas por los competidores que estén dispuestos, de todos modos, a hacer tales gastos. No obstante, existe un límite a los gastos en publicidad, ya que éstos son en definitiva costos que hay que añadir a los costos totales de cada producto, y como sus efectos también se van reduciendo proporcionalmente luego de un cierto punto, las empresas tienen que detener sus gastos en publicidad allí donde sus costos marginales se igualen con los beneficios marginales que reciben por ella.

La publicidad, por ello, aumenta la demanda, pero sólo en la medida en que muestra a los consumidores usos potenciales 140

Estructura operativa en las organizaciones privadas del departamento del Quindío

para sus ingresos que éstos no habían percibido o los informa del modo en que pueden satisfacer ciertas necesidades que hasta ese momento no podían satisfacer. De otro lado los servicios públicos son también un gasto importante y necesario para la distribución o venta del producto o servicio que se ofrece.

Dentro de las empresas no solamente existen costos y gastos directamente relacionados con la producción y venta de los productos o servicios que se ofrecen, también se presentan gastos adicionales que deben ser asumidos con el propósito de dar cumplimiento a ciertas obligaciones de carácter legal o financiero. Dos renglones no operacionales significativos son el gasto de intereses proviene de la manera en la cual los activos son financiados y el gasto de impuesto a la renta el cual no está incluido en los gastos de operación porque el pago de estos impuestos no ayuda a producir ingresos.

Los criterios de selección de los gastos no operacionales en las empresas privadas del Departamento del Quindío se exponen en esta Tabla y el Gráfico Criterios de selección Gastos no operacionales

Empresas

Gastos Extras Financieros Impuestos No Aplica

21 7 1 71

141

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El 71% de las empresas privadas del Departamento del Quindío no manejan gastos no operacionales y el 21% considera como criterio de selección en este grupo los gastos extras, entre los que se mencionan los auxilios extemporáneos, imprevistos, gastos personales de los propietarios. Sin embargo es significativo que sólo el 1% de las empresas consideran los impuestos dentro de este grupo de gastos, porcentaje muy bajo debido a que este gasto se debe asumir en todas las organizaciones, como el impuesto predial, vehículos, impuesto de renta.

La obtención de recursos es una necesidad no sólo cuando se empieza la actividad, sino que suele ser una necesidad continua. Se debe distinguir entre la financiación por deuda, en la que el empresario se compromete a devolver la cantidad adeudada más los intereses estipulados, y la financiación por recursos propios, en la que se reciben aportaciones de fondos, cediéndose una parte del accionariado de la compañía, con la posible pérdida de control que ello puede suponer.

La principal fuente de financiamiento de las empresas proviene del sistema financiero, que incluye el crédito tradicional y tarjetas de crédito, los recursos propios son la segunda fuente de financiación, siguen en importancia la financiación a través de los proveedores y el mercado extrabancario en donde las empresas se exponen a tasas muy superiores a las que ofrece el sector financiero.

Los socios o propietarios reciben una remuneración en la empresa que puede consistir en ingresos por reparto de beneficios, plusvalías materializadas mediante la venta de sus acciones o participaciones a otros socios, o las plusvalías de la venta de la empresa. Los inversores o socios constituyen la fuente de financiación más importante para poner en marcha una empresa.

La inversión que realiza el propietario o socio en una empresa, se realiza mediante la compra, de acciones, bonos y títulos y participaciones que otorga parte de la propiedad de la empresa con el derecho de obtener ganancias. La relación que hay entre la empresa y el socio o propietario es grande ya que gracias a las aportaciones de ellos se tienen empresas, para satisfacer necesidades de la población ya sea un bien o un servicio.

142

Estructura operativa en las organizaciones privadas del departamento del Quindío

La inversión puede ser externa o interna si la ayuda es externa lo hacen por medio de la inversión bancaria y si al contrario esta ayuda es interna lo hacen los socios o propietarios ligados y dentro de la misma empresa. Otra de las relaciones que existe es que si una persona invierte capital a la empresa lo hace con el objetivo de que su dinero crezca un poco más.

La inversión se hace con el fin de crear nuevas empresas o simplemente para incrementar el medio de producción por medio de la inversión de mano de obra.

Así mismo la inversión que se hace por medio de mano de obra es para que la propia empresa cree más producción de la que estaba creando y esto hace que incremente un poco su capital.

Una empresa que tiene déficit de recursos y por tanto su operatividad se ve comprometida, puede recurrir a una capitalización o utilizar financiación del sector bancario. La empresa para financiar su capital de trabajo puede optar por buscar recursos con terceros (adquisición de pasivos) o con sus socios o nuevos socios (capitalización), o puede también buscar recursos en la misma empresa.

Para muchas empresas, la solución más inmediata a su escasez de capital de trabajo es el endeudamiento, que bien puede ser con entidades financieras o con sus proveedores. El endeudamiento, naturalmente implica costos financieros, que en algunos casos resultan elevados y erosionan la rentabilidad de la empresa. Otra forma de conseguir recursos es mediante nuevos aportes de los socios o incorporando a nuevos socios. La capitalización es una fuente de recursos económica aunque no gratis, puesto que los socios invierten siempre y cuando vean una oportunidad de rentabilizar esa inversión. Ésta no siempre es posible en vista que cuando la situación financiera de la empresa no es la mejor, no habrá muchas personas interesadas en invertir en ella. Otra forma de obtener recursos, es la capitalización de utilidades, es decir, no distribuir utilidades, lo que bien puede ser una solución pero que también puede desmotivar a los inversionistas, por lo que se debe ser cuidadoso al adoptar esa estrategia.

La Tabla y el Gráfico siguientes reflejan la forma de obtención de recursos de las empresas privadas del Departamento del Quindío:

143

Estructura operativa en las organizaciones privadas del departamento del Quindío

Obtención de recursos E m p r e s a s Socios Créditos Bancarios Utilidades

144

86 30 11

No aplica 14 70 89

El 86% de las empresas privadas del Departamento del Quindío obtienen su financiación por aporte de los socios o propietarios de las mismas y el 30% de las empresas tienen como fuente de financiación. Las empresas para poder operar o expandirse requieren de recursos, los que deben conseguir de alguna forma, y entre más económicos los pueda conseguir el resultado será mejor; esto no quiere decir que si un recurso externo es costoso se debe renunciar a esa opción, al contrario, en muchos casos, la mejor opción es precisamente el endeudamiento aunque este resulte un tanto costoso.

La capitalización es más viable en la medida en que la empresa garantice una rentabilidad mínima para el inversionista. Inclusive algunos socios pueden ser reacios a realizar nuevos aportes. Dependiendo del tipo de empresa, la capitalización puede ser una opción o no. Por ejemplo, en el caso de las empresas de familia, que por lo general son limitadas, no están dispuestos a aceptar inversionistas extraños, por lo que en algunas empresas es una opción que ni si quiera se puede considerar.

Estructura operativa en las organizaciones privadas del departamento del Quindío

A la hora de decidir si se recurre a endeudamiento, se debe considerar también el efecto que este tenga, no solo en la rentabilidad de la empresa sino en la estructura financiera de la misma, puesto que si la adquisición de nuevos pasivos implica que estos no tengan suficiente respaldo, por muy baratos que sean esos pasivos, puede resultar riesgoso adquirirlos.

Esta Tabla y el Gráfico siguientes reflejan las dificultades para la cancelación de obligaciones en las empresas privadas del Departamento del Quindío.

Dificultad cancelación obligaciones Obligaciones CP Obligaciones LP

Sí

No

16 8

84 92

En promedio, el 88% de las empresas privadas del Departamento del Quindío no tienen dificultades para cancelar sus obligaciones financieras de corto o largo plazo, sin embargo se debe tener en cuenta que las empresas no tienen créditos debido a que como son en su mayoría pequeñas empresas, 145

Estructura operativa en las organizaciones privadas del departamento del Quindío

presentan dificultades para acceder al crédito principalmente por los siguientes motivos: el alto grado de informalidad en la empresa, demasiada tramitología, falta de activos fijos que respalden la deuda, los altos costos de intereses de los créditos financieros, temor a la ejecución judicial por incumplimientos en los pagos e incluso para acceder a estos créditos muchas veces deben ser respaldados por los activos propios de los propietarios o socios.

La autofinanciación permite a la empresa disfrutar de una mayor autonomía y libertad de acción. Las reservas constituyen para la sociedad una fuente de recursos financieros que no es necesario remunerar explícitamente, aunque tienen asociado un coste de oportunidad. Para las pequeñas empresas constituyen prácticamente la única forma de obtener recursos financieros a largo plazo.

La constitución de reservas está asociada a la aplicación del principio de conservadurismo, no solo por parte del administrador sino también del propietario o socio. No todas las empresas optarán por distribuir sus utilidades en su totalidad. Se llama reserva porque es una provisión realizada por la empresa para hacer frente a imprevistos, dentro de las diferentes reservas que pueden hacer las empresas encontramos la reserva legal, estatutaria, para readquisición de acciones propias, imprevistos, impuestos, voluntarias, especiales, para adquisición de activos, entre otras.

Esta Tabla y Gráfico especifican las diferentes reservas realizadas por las empresas privadas del Departamento del Quindío:

146

Reservas

Empresas

Legales Readquisición Acciones Estatutarias Imprevistos Impuestos No Aplica

21 1 3 6 1 68

Estructura operativa en las organizaciones privadas del departamento del Quindío

El 68% de las empresas privadas del Departamento del Quindío no realizan reservas y el 21% realiza reserva legal, las consecuencias de no realizar las reservas pueden conllevar a la descapitalización de la empresa, al dejar todas las utilidades como distribuibles para los socios o propietarios.

En Colombia las sociedades están obligadas por ley, a crear una reserva para proteger el patrimonio de éstas en caso de pérdidas, dicha reserva es conocida como la reserva legal, la cual al ser una partida creada y exigida por la ley, no está sometidas a la voluntad del empresario, éste no puede disponer de ella para un fin diferente al de enjugar pérdidas que es el que le ha definido la ley, de modo tal que no se pueden distribuir ni capitalizar.

El resultado de este trabajo muestra que la mayoría de las empresas privadas en el Departamento del Quindío por ser persona natural, no están obligadas a realizar la reserva legal, además no realizan ningún otro tipo de reserva que les permita proteger su patrimonio.

La estructura financiera de la empresa es algo inherente al concepto mismo de ella, no solo es impensable una empresa sin función comercial, sino también lo es sin el manejo de sus finanzas. La estructura financiera es la forma en que se financian los activos de una empresa.

147

Estructura operativa en las organizaciones privadas del departamento del Quindío

La liquidez a corto plazo de una empresa viene dada por la medida en la que ésta puede hacer frente a sus obligaciones, implica capacidad de conversión del activo en efectivo o de obtención de fondos. Por corto plazo se entiende generalmente a un período de tiempo hasta de un año, aunque a veces suele también definirse como el ciclo normal de explotación de una empresa.

La importancia de la liquidez a corto plazo queda de manifiesto si se examina los efectos que pueden derivarse de la limitación o incapacidad de hacer frente a las obligaciones a corto plazo. La liquidez es cuestión esencial, su falta puede significar la imposibilidad de aprovechar las ventajas derivadas de los descuentos por pronto pago o las posibles oportunidades comerciales. En este sentido, la falta de liquidez implica falta de libertad de elección, así como una limitación a la libertad de movimientos, por parte de la administración.

Una herramienta utilizada comúnmente en la evaluación de la liquidez de una empresa es la razón corriente (Activo Corriente / Pasivo Corriente). Mientras más alta sea la razón, mejor es el resultado de la evaluación. Nada más alejado de la realidad, puesto que mientras más efectivo tenga inmovilizada la empresa en cuentas por cobrar e inventarios, menos liquidez contará para el pago de sus obligaciones corrientes. Peor aún en la actual coyuntura de contracción económica, donde las cobranzas son lentas, los inventarios demoran en venderse, el crédito de proveedores es mínimo y los préstamos bancarios para capital de trabajo son inaccesibles, por el sin número de requisitos que ahora se exigen.

La siguiente Tabla y Gráfico especifican la liquidez a diciembre 31 de los años 2006 y 2007 en las empresas privadas del Departamento del Quindío.

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Liquidez

Dic. 2006

Dic. 2007

0 - 1,20 1,21 - 2,40 2,41 - 3,60 más de 3,60 TOTAL

34 45 10 11 100

34 39 12 15 100

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El mayor número de empresas privadas del Departamento del Quindío presentan una liquidez entre $1.21 y $2.40 tanto para el año 2006 como para el 2007, lo cual significa que la mayoría de las empresas evidencian una buena capacidad financiera para cancelar sus obligaciones a corto plazo con sus activos de corto plazo, esto se puede explicar en la medida de que la mayoría de las empresas son pequeñas, las cuales no pueden financiar la compra de sus inventarios con sus proveedores, teniendo que cancelar en efectivo.

La falta de liquidez, a veces supone también incapacidad de la empresa para hacer frente al pago de sus deudas y obligaciones vencidas, lo que es más grave y puede conducir a la venta forzosa de las inversiones y del activo a largo plazo, en el peor de los casos a la insolvencia y la quiebra.

Para los propietarios de la empresa, la falta de liquidez puede significar una reducción de la rentabilidad y de las oportunidades, o bien la pérdida del control o la pérdida parcial o total de las inversiones de capital. En el caso de los propietarios con responsabilidad ilimitada, la pérdida puede rebasar el límite de la inversión original. Para los acreedores de la empresa, la falta de liquidez significa a veces el retraso en el cobro de los intereses y de capital vencido o incluso la pérdida parcial o 149

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total de tales cantidades. Los clientes y proveedores de bienes y servicios, también puede verse afectados por la situación financiera a corto plazo de la empresa, estos efectos pueden ser la incapacidad de cumplir sus obligaciones contractuales y la pérdida de relación con sus proveedores.

Por otro lado, la solvencia mide la participación de los propietarios y terceros en la financiación de la inversión total de la empresa. Permite así evaluar la estructura de capital, poniendo de relieve el grado de dependencia a la financiación externa y el aporte de los propietarios para cubrir el riesgo empresarial.

Se entiende por solvencia a la capacidad financiera (capacidad de pago) de la empresa para cumplir sus obligaciones y los recursos con que cuenta para hacer frente a tales obligaciones, o sea una relación entre lo que una empresa tiene y lo que debe. Para que una empresa cuente con solvencia, debe estar capacitada para liquidar los pasivos contraídos, al vencimiento de los mismos y demostrar también mediante el estudio correspondiente que podrá seguir una trayectoria normal que le permita conservar dicha situación en el futuro.

Se debe diferenciar el concepto de solvencia con el de liquidez, debido a que liquidez es tener el efectivo necesario en el momento oportuno que nos permita hacer el pago de los compromisos anteriormente contraídos. Solvencia es contar con los bienes y recursos suficientes para respaldar los adeudos que se tengan contraídos, aún cuando estos bienes sean diferentes al efectivo.

La Tabla y el Gráfico que siguen especifican la solvencia a diciembre 31 de los años 2006 y 2007 en las empresas privadas del Departamento del Quindío

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Solvencia

Dic. 2006

Dic. 2007

0 - 1,20 1,21 - 2,40 2,41 - 3,60 más de 3,60 TOTAL

67 23 3 7 100

66 19 10 5 100

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El mayor número de empresas privadas del Departamento del Quindío presentan una solvencia entre $0.00 y $1.20 tanto para el año 2006 como para el 2007, lo cual significa que la mayoría de las empresas evidencian una baja capacidad financiera para cancelar sus obligaciones acudiendo a la venta de sus activos, debido a que la mayoría de ellas no cuenta con propiedad, planta y equipo que pueda garantizar el pago de las obligaciones cuando se presente un incumplimiento por iliquidez, situación que de llegarse a presentar, podría llevar a la quiebra de las mismas.

El fracaso de una empresa es una circunstancia desafortunada ante la cual puede encontrarse una empresa, se puede considerar de varias maneras y puede ser el resultado de una o más causas. Las empresas pueden fracasar de varias maneras; si sus rendimientos son demasiados bajos, si llegan a la insolvencia técnica o si quiebran.

La insolvencia técnica se presenta cuando una empresa no puede pagar sus obligaciones a medida que vencen. Cuando una empresa sea técnicamente insolvente sus activos son aún más grandes que sus obligaciones, pero se encuentra ante una crisis de liquidez. Si parte de sus activos se pueden convertir en efectivo dentro de un periodo razonable, la empresa puede 151

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estar en condiciones de evitar la quiebra. Sin embargo, una empresa tĂŠcnicamente insolvente no tiene liquidez y no puede continuar en el manejo del negocio sin ciertos cambios.

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CONCLUSIONES 153

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• La globalización de la economía y la constante evolución del entorno obligan a las empresas a una redefinición permanente y dinámica de las actuaciones empresariales. Ello conduce a una participación activa y continua en el campo del aprendizaje y la innovación. Sin embargo, la realidad que registran las empresas del estudio es diferente, por cuanto reflejan una serie de debilidades que las hace poco competitivas frente al entorno en aspectos relacionados con la infraestructura, tecnología de punta, gestión administrativa, recurso humano, producción y control de calidad.

• La economía de las empresas privadas en el Departamento del Quindío está centrada en torno al cultivo y comercialización del café, histórico baluarte de la economía departamental y nacional. La actividad empresarial está representada principalmente por la comercialización de bienes y servicios, seguido de la actividad de hotelería y turismo, como consecuencia del impulso turístico que se le está realizando a la región a nivel nacional y la industria que está desarrollada en el sector alimenticio, las confecciones, productos de aseo y productos de cuero.

• Las empresas privadas en el Departamento del Quindío están representadas principalmente por las Microempresas con un 99.64%, las cuales juegan un papel fundamental en el desarrollo y sostenimiento de la región y del país, contribuyendo de manera importante a la economía Sin embargo, es necesario destacar que un gran porcentaje de micro y pequeñas empresas no están realmente preparadas para asumir los retos de la apertura económica y la competitividad internacional, debido a las múltiples debilidades que tienen no sólo en su estructura interna (tecnología, producción, calidad, satisfacción del cliente, recursos, gestión) sino también en cuanto a su capacidad de negociación, dado que las condiciones realmente no van a ser balanceadas y equitativas para los actores que intervienen en esta relación de intercambio.

• El 90% de las empresas del Departamento del Quindío, corresponden a Personas Naturales y el 10% a Personas Jurídicas, demostrando la alta informalidad empresarial que existe en la región, lo que conlleva a favorecer la creación de 154

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pequeños negocios, pero que a su vez puede afectar el desarrollo social y económico de la región ante la informalidad de los mismos, limitando su control y perjudicando la obtención de recursos fiscales.

Dentro de las empresas privadas en el Departamento del Quindío, la actividad principal es el comercio, seguida por la de servicios y por último la industrial. Dentro de las actividades comerciales las principalmente desarrolladas son supermercados, tiendas y graneros; ropa y calzado; comercialización de alimentos; cacharrerías y papelerías, droguerías; y venta de licores. La actividad principal de las empresas de servicios corresponde a cabinas telefónicas e internet, turismo, servicios de fotocopias, restaurantes y cafeterías y salud oral. Las empresas industriales se dedican a la elaboración de productos alimenticios, fabricación de artesanías, fabricación de varios en aluminio, fabricación de muebles para el hogar y fabricación de techos y acrílicos.

Se evidencia que en el Departamento del Quindío no existe una cultura para la creación de empresas industriales que permitan un desarrollo en la región, que se pone de manifiesto en la reducida participación relativa en la producción y el empleo regional. La creación de industrias favorece el flujo de capitales, la generación de empleo, la producción a escala, la tecnificación en la producción, posicionamiento en el mercado, entre otros.

En las empresas privadas del Departamento del Quindío no se le da la importancia requerida al manejo contable, encontrándose que la mayoría de ellas no tiene un sistema contable solo llevan el Libro Fiscal de operaciones diarias o una libreta de tres columnas, perdiendo así el objetivo de la información contable necesario para la toma de decisiones. A su vez las empresas no contratan los servicios del Contador Público, quienes son los encargados de procesar los hechos financieros, económicos, sociales y ambientales que ocurren en la organización. Además las empresas que contratan dichos servicios lo hacen principalmente por honorarios, trayendo como efecto el poco compromiso de los mismos con la empresa reflejado en los resultados de la información contable.

La mayoría de las empresas del Departamento del Quindío 155

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obtienen sus ingresos de fuente nacional, provenientes de su actividad principal, reflejando la poca participación de las mismas en las exportaciones y demás negocios internacionales, limitando su campo de acción y baja competitividad frente al mercado globalizado.

• En general las empresas privadas en el Departamento del Quindío obtienen ingresos mensuales promedio entre uno y diez millones de pesos, mostrando que corresponden a pequeñas empresas que no disponen de los recursos económicos necesarios que les permitan crecimiento y reconocimiento a nivel nacional e internacional, presentando amenazas frente a los grandes cambios económicos como la globalización, cambios financieros, inestabilidad económica, nivel de competencia, acuerdos entre países, apertura económica, llegando incluso al cierre o quiebra de las mismas.

• La poca existencia de actividades secundarias en las empresas del Departamento del Quindío pone de manifiesto la escasa estructura empresarial y el liderazgo, la baja vinculación con los procesos de investigación, desarrollo y administración de recursos humanos y materiales. Es necesario destacar la importancia que deben dar los gerentes u órganos administrativos al desarrollo de varias actividades, que les permita el crecimiento, supervivencia y desarrollo de la empresa. Además la mayoría de ellas, no cuentan con otros ingresos como fuente de recursos operativos, dependiendo sólo de sus actividades. Estos datos llevan a cuestionar la escasa previsión financiera o la falta de excedentes de las empresas que les podrían generar recursos adicionales tales como interés por cuentas de ahorro, CDT, títulos de inversión entre otros.

• En términos generales, las empresas privadas en el Departamento del Quindío no manejan un sistema de costos, lo que conlleva a que no se determine el costo individual en la fabricación de un producto o prestación de un servicio, ni se establezca la rentabilidad, se imposibilite el control y análisis de actividades y no se logre los objetivos estratégicos económicos planteados por la empresa con respecto a rentabilidad y ventajas competitivas. De otro lado el apunte de la fuerza de ventas del producto no está definida hacia los artículos más 156

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rentables que permitan fortalecer la empresa, posicionarla y mantenerla en el tiempo.

Los sistemas de costos no pueden implementarse exitosamente sin apoyo total de los contadores y un buen sistema contable que tiene los antecedentes adecuados para enfocar dicho sistema desde sus comienzos. Su visión contribuye a la identificación de las unidades de análisis apropiadas y las probables causas de falla del sistema de costos.

De las empresas privadas en el Departamento del Quindío que se dedican a la actividad productiva tienen costos mensuales entre uno y cinco millones de pesos, representando casi la mitad del valor obtenido por ingresos, dejando un margen pequeño para cubrir gastos y generar rentabilidad a sus propietarios.

Otro problema que se refleja es que la gran mayoría de las empresas no están cumpliendo con el requisito contable de depreciar sus activos fijos, provisión obligatoria para la preservación de los mismos y requisito de ley fiscal; no están asegurando sus bienes productivos, situación que refleja el grado de riesgo que están asumiendo ante posibles eventualidades; a su vez no realizan mantenimiento a sus activos fijos, hecho que muestra la poca previsión de las empresas para el cuidado y buen funcionamiento de su parte operativa, situaciones que pueden generar en un futuro un incremento en los costos y gastos afectando la rentabilidad de la empresa.

El mayor número de las empresas privadas en el Departamento del Quindío tienen gastos mensuales entre uno y diez millones de pesos. Al realizar la comparación con el promedio de ingresos y costos mensuales, refleja que las empresas están asumiendo unos rubros muy elevados con lo referente a gastos, no dejando márgenes de rentabilidad para la subsistencia de las mismas y para la distribución de excedentes a los propietarios.

En su mayoría las empresas privadas en el Departamento del Quindío no presentan declaración de renta, según este dato estas empresas pertenecen a personas naturales con ingresos brutos anuales inferiores a treinta millones de pesos, es decir, 157

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ingresos brutos mensuales inferiores a dos millones quinientos mil pesos, con estas condiciones es muy difícil que en el Departamento del Quindío exista la verdadera empresa que contribuya con el desarrollo de la región y del país.

Las empresas privadas en el Departamento del Quindío corresponden a estructuras organizacionales pequeñas, simples y verticales, determinadas por la gerencia general y las áreas básicas del negocio, como son la administrativa, ventas y producción. Se encontró que en la mayoría de los casos los dueños asumen todos los roles organizacionales y las funciones, lo que ocasiona inoperancia y retraso en la toma de decisiones.

En el Departamento del Quindío menos de la mitad de las empresas privadas elaboran presupuestos con una periodicidad mensual, esto implica que las empresas no ejercen un verdadero control administrativo que les permitan evaluar, prever y tomar los correctivos y decisiones necesarios para mejorar los resultados en la organización permitiendo alcanzar los objetivos y metas propuestas.

En promedio en el Departamento del Quindío más del 80% de las empresas privadas no tienen manuales de funciones y procedimientos, lo que deja entrever que las funciones se realizan como respuesta a las necesidades cotidianas y no con base en esquemas de planeación que garanticen el real cumplimiento de las funciones y objetivos planteados. Las empresas que tienen manuales de funciones y procedimientos, los evalúan con una periodicidad anual, lo que significa que no están siendo utilizados con el propósito administrativo de control que pueda evitar costos innecesarios.

El tamaño y la condición financiera de las empresas objeto de estudio son aspectos importantes, que pueden incidir en la presencia o ausencia de las áreas de recursos humanos dentro de su estructura; las empresas que por lo general no sobrepasan los 50 empleados, no poseen dicha área y las funciones derivadas de la gestión de las personas es asumida por los dueños, gerentes u otro tipo de cargos de la empresa.

Se evidenció que sólo las empresas medianas, donde el número de empleados supera los cincuenta, registran personas encargadas de gestionar el talento humano.

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• Un hallazgo importante de esta investigación fue el hecho de encontrar un número considerable de empresas que desconocen la información relacionada con el factor humano, especialmente teniendo en cuenta que estos datos permiten direccionar programas de bienestar o mejoramiento de la calidad de vida de los trabajadores, contar con una base de datos del personal para proyección de necesidades, entre otros.

• El carácter familiar que tiene este tipo de empresas hace que el reclutamiento y la selección se lleven a cabo de manera informal, por cuanto se basan en personas recomendadas por los mismos empleados para iniciar procesos de selección, y sólo realizan entrevistas y pruebas básicas de conocimiento del oficio para la contratación.

• Casi el 50% de las empresas privadas del Departamento del Quindío elaboran contratos ocasionales, siendo el más común el contrato por prestación de servicios, situación que no garantiza la estabilidad laboral de los empleados, la cual debería ser una responsabilidad social de las empresas teniendo en cuenta el trabajo como fuente de ingresos y garante de la economía familiar e individual, retribuyendo a su vez a la economía regional y nacional.

• La mayoría de las empresas privadas del Departamento del Quindío, tienen menos de cinco empleados remunerados con un salario mínimo mensual legal vigente. El salario es la principal fuente de ingresos de los trabajadores, el cual se convierte cada vez más en un determinante de la clave de la riqueza y de la pobreza. La globalización de la economía hace que las empresas para mantener su competitividad en el mercado, reduzcan la remuneración salarial de sus trabajadores antes de considerar el disminuir otros gastos administrativos, sin tener en cuenta que afecta a muchas familias dejándolas sin ingresos.

• Muchas de las empresas privadas en el Departamento del Quindío, no ofrecen incentivos a sus empleados, condiciones que no ayudan a retener y fidelizar a sus empleados más valiosos. Los complementos al salario para incentivar a los empleados se dan con más frecuencia en las organizaciones grandes que en las pequeñas, ya que éstas últimas suelen premiar al trabajador con otro tipo de privilegios que van más 159

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enfocados a la conciliación de la vida familiar con la laboral, como conceder días libres por motivos personales, flexibilizar el horario de entrada, etc.

En la era de la información, donde el conocimiento, la tecnología, la innovación y la creatividad son condición fundamental de competitividad empresarial, es preocupante encontrar que la capacitación es uno de los procesos de gestión humana más descuidados, ya que las empresas no cuentan con un diagnóstico de necesidades, no tienen un plan establecido y previamente elaborado y no tienen presupuesto para desarrollar los programas.

Las empresas privadas en el Departamento del Quindío reinvierte más del 40% de sus ingresos en la misma, dándole a la administración de la organización una estabilidad financiera garantizando su larga permanencia en el medio en que se desenvuelve. Sin embargo, con el resultado de la investigación se evidencia que este dato no está acorde al relacionarlo con el manejo administrativo que es dado a los ingresos, costos y gastos.

Casi todas las empresas privadas del Departamento del Quindío tienen como criterio de selección de sus costos y gastos el costo de producto o servicio que ofrecen; sin tener en cuenta otros factores como la calidad del producto, el marketing, innovación del producto, las características del mismo, las necesidades del consumidor entre otros.

En general las empresas privadas del Departamento del Quindío obtienen su financiación por aporte de los socios o propietarios de las mismas y muy pocas tienen como fuente la financiación. Las empresas para poder operar o expandirse requieren de recursos, los que deben conseguir de alguna forma, y entre más económicos los pueda conseguir el resultado será mejor; esto no quiere decir que si un recurso externo es costoso se debe renunciar a esa opción, al contrario, en muchos casos, la mejor opción es precisamente el endeudamiento aunque este resulte un tanto costoso.

La mayoría de las empresas privadas del Departamento del Quindío no tienen dificultades para cancelar sus obligaciones financieras de corto o largo plazo, se debe tener en cuenta que las empresas no tienen créditos debido a que como son

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en su mayoría pequeñas empresas, presentan dificultades para acceder al crédito principalmente por los siguientes motivos: el alto grado de informalidad en la empresa, demasiada tramitología, falta de activos fijos que respalden la deuda, los altos costos de intereses de los créditos financieros, temor a la ejecución judicial por incumplimientos en los pagos e incluso para acceder a estos créditos muchas veces deben ser respaldados por los activos propios de los propietarios o socios.

• Si una empresa no puede hacer frente a sus obligaciones pendientes a su vencimiento, su futura existencia está en peligro, lo que relega a las demás medidas de rendimiento a un lugar secundario o irrelevante. La evaluación de la liquidez a corto plazo está relacionada con la evaluación del riesgo financiero de la empresa. Aunque todas las decisiones contables se hacen suponiendo la continuidad indefinida de la empresa, el Analista Financiero siempre debe someter tal presunción a la prueba de liquidez y solvencia de la empresa.

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RECOMENDACIONES 163

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• Se requiere mayor concientización por parte del sector empresarial del Departamento del Quindío de la importancia del desarrollo de estas investigaciones, colaborando con entrega de información confiable para obtener resultados reales que beneficien a todos sus usuarios.

• Es necesario que la Universidad del Quindío proponga estrategias a la Cámara de Comercio de Armenia sobre manejo y calidad de la información actualizada de las empresas, ya que la información no cubre todos los aspectos que influyen en la actividad empresarial y no se puede hacer un análisis con un rigor más profundo del comportamiento real del panorama empresarial.

• La Universidad del Quindío debe realizar foros, talleres, seminarios, actualizaciones y encuentros empresariales, donde se analice los resultados obtenidos, variables de crecimiento y éxito empresarial.

• Es necesario destacar el convencimiento sobre la necesidad de elaboración de estrategias de apoyo a la creación y mantenimiento de empresas, educando al empresario con una visión más de éxito que de sostenibilidad como se observó en el estudio y partiendo de la base de la realidad socioeconómica de la región.

• Las empresas requieren de empresarios visionarios, con sólidos conocimientos administrativos, capaces de interpretar la realidad de los actuales escenarios, especialmente el nacional, que es muy riesgoso, turbulento, lleno de incertidumbres, pero que también presenta oportunidades.

• Ante la ausencia de trabajos de este tipo a nivel nacional, es conveniente profundizar más en estos estudios. De igual modo este trabajo deja planteada la necesidad de examinar otros factores que inciden en la supervivencia de las empresas tales como la dimensión de las empresas en términos institucionales, el ciclo económico y las variables financieras, entre otras.

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BIBLIOGRAFĂ?A 165

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