CÓMO:
CELEBRAR UNA ASAMBLEA EN TIEMPOS DE COVID POR MARIO E. ARCHILA M.
CÓMO:
CELEBRAR UNA ASAMBLEA EN TIEMPOS DE COVID MARIO E. ARCHILA M.
Derechos Reservados © 2020 por Representaciones Roglar, S.A. y Mario Estuardo Archila M. Primera Edición, al 28 de agosto de 2020 Contacto redes@impuestosychocolate.com y al +502 23788484
Siéntase en la libertad de compartir este documento NUESTRA RESPONSABILIDAD: La presente publicación tiene fines informativos y no puede ser considerada como un consejo legal u opinión legal para que actúe sobre ella. Si desea ayuda y asistencia legal comuníquese con nosotros al correo electrónico redes@impuestosychocolate.com o al teléfono +502 23788484 para que podamos ayudarle como corresponde. En todo texto legal hay siempre distintas opiniones y nosotros hemos trabajado con el equipo de abogados y asistentes legales de la firma Archila y Asociados para llevar esta información de la mejor y más precisa manera según nuestro entendimiento y conocimiento legal respecto a las disposiciones vigentes al 1 de abril de 2020.
Mario E. Archila M.
Socio Director Archila y Asociados, Oficina Jurídica Financiero
Estimados clientes y amigos, En virtud de las nuevas noticias sobre el avance del COVID-19 en nuestro país, es parte de nuestra responsabilidad social acatar, apoyar y fomentar las medidas de distanciamiento social para evitar su propagación. De tal cuenta, gracias a la tecnología instalada en la firma, estaremos priorizando realizar trabajo remoto, lo que incluye evitar al máximo y hasta suprimir las reuniones presenciales. Nuestros abogados estarán sugiriendo el uso de plataformas remotas para reuniones en tiempo real como Skype, Google, Zoom, Facetime, WhatsApp y similares, para adaptarse a lo que usted pueda ya tener disponible y evitar reuniones físicas. Nuestro número telefónico (+502 23788484) sigue funcionando, aún de manera remota. De la misma manera, rogamos cada uno de ustedes tome medidas de aislamiento y distanciamiento social si tiene alguna condición de riesgo, como ser mayor de 60 años, tener enfermedades cardiovasculares o respiratorias o alguna otra condición que comprometa su sistema inmunológico. Igualmente, si en su hogar o lugar de trabajo hay personas con estas características, atienda las recomendaciones de mantenerse aislado y con contacto social mínimo, pues podrá poner en riesgo a esas personas. Atentamente,
Archila y Asociados, Oficina Jurídico Financiera
ÍNDICE Cómo:
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Índice
5
Prólogo
6
PASOS PARA CELEBRAR UNA ASAMBLEA GENERAL ORDINARIA:
7
AVISO DE CONVOCATORIA:
7
AVISO A ACCIONISTAS
8
FORMA DEL EDICTO DE CONVOCATORIA
9
PLAZOS y documentos
10
DOCUMENTOS
10
REUNIÓN
11
CARTA DE PODER
12
ASAMBLEA TOTALITARIA
14
AGENDA
15
DOCUMENTACIÓN
16
Acerca del autor
18
Archila & Asociados, Oficina Jurídico Financiera.
19
PRÓLOGO Varios cuestionamientos han surgido sobre la forma de realizar Asambleas Generales luego que el Presidente autorizara su celebración. En respuesta a ellos, hemos tratado de incorporar los elementos necesarios de la legislación y las disposiciones de higiene y salud que se encuentran vigentes para producir este pequeño manual que permita a las sociedad realizar las asambleas de la mejor manera posible. Hemos tratado de cubrir los pasos a tomar desde la convocatoria hasta la realización del acta de la asamblea y las posibilidades de realizarlo según el espacio físico disponible con que se cuente. La investigación y base del documento fue realizada por Alexander Cerna, a quien le agradecemos haber podido organizar las normas y base para este documento. Estamos confiados que siguiendo estos pasos podrá llevar a cabo esas asambleas necesarias para la operación de su negocios.
Mario E. Archila M.
1.
PASOS PARA CELEBRAR UNA ASAMBLEA GENERAL ORDINARIA: En virtud de la posibilidad actual de realizar asambleas de sociedades al haber permitido el Presidente su celebración, siempre observando protocolos de higiene y salud, hemos elaborado una guía para hacerlo correctamente. PASOS PARA CELEBRAR UNA ASAMBLEA GENERAL ORDINARIA:
AVISO DE CONVOCATORIA:
EL articulo 343 del Código de Comercio, el adelante Co.Co., establece cualquier publicación que dicho código indique deba realizarse en el Diario Oficial, deberá realizarse a través de un medio de comunicación electrónico del Registro Mercantil. Es por ello que ahora los edictos de convocatoria de Asamblea se realizan, todos, en ese medio y no será necesario realizar ninguna publicación en medios escritos. De conformidad con el artículo 138 Co. Co., los avisos deberán contener: 1. El nombre de la sociedad en caracteres tipográficos notorios. 2. El lugar, fecha y hora de reunión 3. La indicación de si se trata de asamblea ordinaria, extraordinaria o especial. 4. Los requisitos que se necesiten para poder participar en ella.
5. En caso de que la escritura social autorizara la celebración de asambleas de segunda convocatoria, deberá también señalarse la fecha, hora y lugar en que éstas se reunirán.
AVISO A ACCIONISTAS
Al tenerse acciones nominativas, la sociedad deberá enviarse a los tenedores de las acciones, a la dirección que tengan registrada, un aviso escrito, que contenga los detalles antes indicados, el que deberá remitirse por correo certificado con la anticipación señalada en el primer párrafo. Si la asamblea a celebrarse tiene el carácter de totalitaria, no es necesaria la convocatoria previa.
2.
FORMA DEL EDICTO DE CONVOCATORIA El edicto de convocatoria podrá ser redactado de la siguiente forma: “EL CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN DE _________ CONVOCA A ASAMBLEA GENERAL ORDINARIA ANUAL DE ACCIONISTAS A CELEBRARSE EN SU SEDE SOCIAL UBICADA EN _______________, PODRÁN ASISTIR A LA ASAMBLEA GENERAL ORDINARIA ANUAL LOS TITULARES DE ACCIONES QUE SE ENCUENTREN INSCRITOS EN EL LIBRO DE REGISTROS DE ACCIONES CINCO DÍAS ANTES DE LA CELEBRACIÓN DE LA ASAMBLEA. DE NO REUNIRSE EL QUORUM NECESARIO DE LAS ACCIONES CON DERECHO A VOTO LA ASAMBLEA QUEDARÁ LEGÍTIMAMENTE REUNIDA CON LOS PRESENTES UNA HORA MÁS TARDE, EN EL MISMO LUGAR Y FECHA. GUATEMALA, ______ DE _____ DE ______. ULTIMA LÍNEA.” En virtud que es el Órgano de Administración quien debe convocar, cuando es un Consejo de Administración, éste deberá realizar una sesión y decidirlo, asentando él acta respectiva. En el caso de Administrador Único, éste deberá asentar en acta la decisión de realizarlo.
3.
PLAZOS Y DOCUMENTOS La Asamblea general deberá convocarse mediante avisos publicados y enviados a sus accionistas, con no menos de quince días de anticipación a la fecha de su celebración. Debe tomarse en cuenta que el Registro Mercantil requiere se solicite la publicación del edicto con 5 días hábiles de antelación a la fecha que deberá publicarse.
DOCUMENTOS
De acuerdo con el artículo 145 Co. Co., durante los quince días anteriores a la asamblea ordinaria anual, estarán a disposición de los accionistas, en las oficinas de la sociedad y durante las horas laborales de los días hábiles: 1° El balance general del ejercicio social y su correspondiente estado de pérdidas y ganancias. 2° El proyecto de distribución de utilidades. 3° El informe detallado sobre las remuneraciones y otros beneficios de cualquier orden que hayan recibido los administradores. 4° La memoria razonada de labores de los administradores sobre el estado de los negocios y actividades de la sociedad durante el período precedente. 5° El libro de actas de las asambleas generales. 6° Los libros que se refieren a la emisión y registros de acciones o de obligaciones. 7° El informe del órgano de fiscalización, si lo hubiere. 8° Cualquier otro documento o dato necesario para la debida comprensión e inteligencia de cualquier asunto incluido en la agenda.
4.
REUNIÓN De llevarse a cabo la asamblea de forma presencial, debe cumplirse con lo dispuesto en la sección Quinta de las DISPOSICIONES PRESIDENCIALES EN CASO DE CALAMIDAD PUBLICA Y ORDENES PARA EL ESTRICTO CUMPLIMIENTO publicadas el 26 de julio de 2020 y el D e c r e t o g u b e r n a t i v o 1 8 7 - 2 0 2 0, S e c c i ó n Q u i n t a , CUMPLIMIENTO OBLIGATORIO DE LAS NORMAS SANITARIAS DE SALUD PÚBLICA, HIGIENE Y SEGURIDAD OCUPACIONAL, las que establecen que todos los habitantes y personas jurídica privadas y públicas, así como cualquier clase de organización nacional o internacional de cualquier naturaleza, deberán sujetarse y cumplir lo siguiente: 1. USO DE MASCARILLA: Es obligatorio, sin ninguna distinción, el uso de mascarillas con los niveles de protección necesarios en todo espacio o lugar público, establecimiento Estatales o públicos, espacio o lugar privado abierto al público, lugares privados de servicios de acceso restringido y en cualquier clase de transporte o tránsito (…) 2. DISTANCIAMIENTO SOCIAL O FÍSICO: Los habitantes de la República deben cumplir con mantener una distancia entre sí de por lo menos un metro y cincuenta centímetros. (distancia aproximada de dos brazos extendidos), evitando el contacto físico innecesario. 3. HIGIENE DE MANOS: Limpieza y desinfección frecuenta y apropiada de manos, con gel de alcohol mayo al setenta por ciento (60%) o jabón antibacterial. 4. Dar seguimiento y cumplimiento al Plan para la Prevención, contención y respuesta a casos de
Coronavirus (COVID-19) en Guatemala y el Protocolo para la Atención y Respuesta Frente al nuevo virus (…), emitidos por el Ministerio de Salud Publica y Asistencia Social, el cual se encuentra en las plataformas de comunicación virtual y portales electrónicos del gobierno (…).
CARTA DE PODER
No obstante, la asamblea podrá celebrarse también mediante representación del 100% de las acciones con derecho a voto a través de representantes debidamente acreditados con carta de poder. Si tienen el 100% de las acciones presentes o representadas, la Asamblea no requiere el proceso de convocatoria. Con este mecanismo también podrá realizarse una asamblea sin exceder el cupo máximo permitido en las disposiciones gubernamentales. Recordemos que la distancia mínima entre personas debe ser de 1.5 metros a la redonda de cada uno y el aforo máximo del lugar podrá no permitir que todos estén presente. Por medio de cartas poder, sin embargo, podría realizarse con muy pocas personas. Así, por ejemplo, un máximo de 2 individuos que sean personas de planta en la sociedad (Gerente General, presidente del consejo y algún otro gerente o secretaria). Las cartas poder no requieren que se legalice la firma de los accionistas, aunque es un requisito de seguridad para la propia compañía. Es importante tener presente que en el caso de sociedades que sean accionistas, deberá acompañarse también una copia legalizada del nombramiento de quien ejerce la representación de dicha sociedad y firma la carta. Para la celebración de la asamblea sugerimos el siguiente texto en la carta de poder: “Yo, ________________, por este acto otorgo carta poder a favor de ______ para que me represente en la Asamblea General Ordinaria de Accionistas, con carácter Totalitaria, de la entidad ____________________, con el
objeto de aprobar los estados de resultados y balance general del año ___, el informe de la administración del año ____, el informe del órgano de fiscalización del año ____ y resolver la repartición de dividendos. Se ha girado instrucciones para que el voto sea ________ (a favor o en contra) y declaro que el Órgano de Administración ya me ha traslado para mi estudio estos documentos. Lugar: _________. Fecha: ________de agosto de 2020. Firma: __________.”
5.
ASAMBLEA TOTALITARIA En algunos casos es posible celebrar una asamblea con carácter totalitaria, para lo que debe cumplirse con los tres requisitos que la ley señala para ello: 1. Deben estar presentes o representadas la totalidad de las acciones con derecho a voto; 2. Ningún accionista se debe oponer a su celebración; y 3. La agenda debe ser aprobada por unanimidad. (Artículo 156 Co.Co.) CONTENIDO DE LA ASAMBLEA: Según el artículo 134 Co. Co., la asamblea ordinaria anual deberá ocuparse además de los asuntos incluidos en la agenda de los siguientes: 1° Discutir, aprobar o improbar el estado de pérdidas y ganancias, el balance general y el informe de la administración, y en su caso, del órgano de fiscalización, si lo hubiere, y tomar las medidas que juzgue oportunas. 2°. Nombrar y remover a los administradores, al órgano de fiscalización, si lo hubiere, y determinar sus respectivos emolumentos. 3° Conocer y resolver acerca del proyecto de distribución de utilidades que los administradores deben someter a su consideración. 4° Conocer y resolver de los asuntos que concretamente le señale la escritura social.
6.
AGENDA La agenda se podrá dar a conocer al momento de la celebración de la asamblea, deberá contener la relación de los asuntos que serán sometidos a la discusión y aprobación de la asamblea general y será formulada por quien convoque dicha asamblea; en primer lugar, la agenda contendrá los asuntos señalados en el artículo 134 Co.Co., segundo, lo que indique la escritura social y, tercero, lo que estipule quien haga la convocatoria, siempre y cuando se encuentre entre los asuntos que son competencia de la asamblea general ordinaria.
7.
DOCUMENTACIÓN La documentación de la asamblea deberá realizarse en el propio libro de actas de la sociedad. En las asambleas, salvo que la escritura indique otra cosa, actuará como Presidente el Administrador Único o el Presidente del Consejo y como secretario de la asamblea, el del Consejo de Administración o un Notario. Pero en cualquiera de los casos las actas que se asienten en los libros, deberán contener, además, los siguientes requisitos señalados en el artículo 53 del Co.Co. 1. Número de junta o asamblea. 2. Lugar, fecha y hora de inicio de la reunión. 3. Forma y constancia de la convocatoria. 4. Verificación del quórum. 5. Indicación de quiénes fungirán como presidente y secretario de la sesión correspondiente. 6. Agenda. 7. Decisiones adoptadas y el número de votos emitidos a favor o en contra. 8. La fecha, lugar y hora de su terminación. 9. La firma del presidente y secretario designados. Cuando por cualquier circunstancia no pudiere asentarse un acta en el libro respectivo, se asentará ante Notario, quien actuará como tal, debiéndose cumplir, en lo aplicable, con las formalidades contempladas en el artículo anterior. La misma deberá incorporarse al libro de actas correspondiente como anexo, en un plazo no mayor de quince días hábiles contados a partir de la fecha en que se autorice el acta, bajo responsabilidad de la administración, haciendo constar dicha
anexiรณn, en razรณn que se coloque siguiendo el orden de los folios del libro respectivo.
ACERCA DEL AUTOR Mario Estuardo Archila Maldonado; Socio Director. Abogado y Notario, egresado de la facultad de Derecho de la Universidad Francisco Marroquín (2000). Maestría en Derecho (Ll.M.) de Negocios Internacionales y de Comercio Internacional, Universidad Erasmus, Rotterdam (2002); Maestría en Educación de Valores, Universidad del Istmo (2009). Profesor de derecho Tributario en varias maestrías en universidades guatemaltecas. Ejercicio profesional desde 2000, con experiencia en área tributaria, franquicias y negocios internacionales, constitucional y mercantil. Idiomas: Español, Alemán, Inglés y holandés básico. mario.archila@impuestosychocolate.com
ARCHILA & ASOCIADOS, OFICINA JURÍDICO FINANCIERA.
H
istoria:
Fundada en 1964 la firma ha prestado servicios en las áreas jurídico y financiera, alcanzando reconocimiento en las materias de su especialización. Actualmente es una firma altamente reconocida para defensa tributaria y consulta de legislación tributaria y, con estadísticas casi perfectas en sus litigios contra las autoridades tributarias y 2 generaciones de abogados de impuestos como socios. Perfil: El foco principal de la práctica es la asesoría y defensa fiscal. Para ello, podemos colaborar con nuestros clientes en la estructuración de negocios, asistencia en las tomas de decisiones fiscales, defensa de ajustes y planificación fiscal en general. También la visión de negocio es considerada de manera importante, con experiencia de sus socios en consejos de administración –como presidente- y asesoría a altos ejecutivos. La firma presta también servicios en el área bancaria, mercantil, notarial, contratos civiles y asesoría y litigio laboral, litigio civil, mercantil y penal -por medio de profesionales externos- inscripciones de marcas y asistencia en cuidado de propiedad intelectual, con una red de contactos sustancial a nivel mundial.
Nuestro Compromiso: La firma califica como una firma boutique y busca el detalle en la calidad de servicios legales que puede ofrecer. El cliente es tratado de manera personalizada y especializada, con la preocupación de lograr entender las necesidades reales que las relaciones legales del cliente puedan requerir. Nuestro principal compromiso con nuestros clientes es proveerle certeza en nuestros consejos legales, buscando un vínculo de confianza y relación personal con cada uno de ellos. Lograr esa certeza en nuestro actuar legal y la confianza de nuestros clientes implica que nunca sacrificamos calidad ni corremos riesgos frente a casos que requieren asistencia especializada, por lo que contamos con una red de profesionales de la más alta calidad que nos asisten (off counsel) para aquellos asuntos que deben ser tratados por expertos, con el ánimo de no comprometer los resultados. Esto nos permite la prestación de servicios de alta calidad a precios razonables. El cliente no es una relación de un solo caso para la firma, sino una relación a largo plazo basada en confianza, calidad en nuestro servicio, profesionalismo y resultados. Código de Ética: La ética y normas morales son vitales en la prestación de nuestros servicios, ocupando un lugar primordial en la forma y contenido de los consejos y opiniones que podamos emitir. Con esa preocupación primordial, todas nuestras acciones son sometidas al test ético Rotario: De lo que se piensa, se dice o se hace: 1º ¿Es la verdad? 2º ¿Es equitativo para todos los interesados? 3º ¿Creará buena voluntad y mejores amistades? 4º ¿Será beneficioso para todos los interesados?
