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2.10 SEGUIMIENTO Y CONTROL
2.10.1 Proceso de Seguimiento y Control. El seguimiento y control del desarrollo del proyecto es responsabilidad del Comité de Seguimiento, que se encargará de resolver cualquier contingencia que pueda presentarse durante la ejecución del mismo y asegurará la disponibilidad de recursos humanos con los perfiles y su participación en las actividades en donde es necesaria su colaboración.
Se establecerá los siguientes procedimientos para dar aplicación al seguimiento y control del proyecto, Así:
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Proceso de Seguimiento y Control: El proceso de Seguimiento y Control es sistemático y periódico durante la realización del proyecto.
Objetivos generales del Seguimiento y Control · Contribuir a que los proyectos sean exitosos*, maximizando sus impactos científicotecnológicos y económico-sociales.
Objetivos específicos de Seguimiento: · Obtener información relevante de los proyectos en sus distintas etapas o fases. · Producir información elaborada valiosa, basada en el análisis crítico y sistemático de la información recopilada, su evaluación rigurosa y un diagnóstico preventivo y pro activo que incorpore las capacidades en el área de gestión en que se requiera. · Identificar nuevas acciones que colaboren al éxito* del proyecto. · Entregar la información necesaria para los cambios contractuales necesarios para asegurar el éxito de los proyectos. · Entregar información a los diversos usuarios en forma oportuna y veraz.
Objetivos específicos de Control · Controlar el logro de los resultados comprometidos en el proyecto, usando eficientemente los recursos asignados, en los plazos establecidos. · Controlar que la ejecución del proyecto permita el logro de los objetivos planteados en los ámbitos: Científico-Tecnológico, Económico-social e Institucional. * En relación a los objetivos del proyecto "apoyar el aumento de la competitividad de los sectores económico-sociales del país, así como mejorar la calidad de vida de su población, a través del desarrollo y fortalecimiento del sistema nacional de innovación científica y tecnológica." El éxito del proyecto, se materializa en la efectiva aplicación de sus resultados a la producción y a los mercados.
¿QUE ES EL SEGUIMIENTO Y CONTROL DE PROYECTO?
El entorno relevante al proyecto es fundamentalmente dinámico. El ámbito científicotecnológico como también el económico social cambian permanentemente. El concepto de proyecto exitoso por tanto no puede asimilarse a una imagen estática que se asegura sólo mediante una evaluación inicial. El proyecto tiene por supuesto las características necesarias para convertirse en un proyecto exitoso, pero bajo las condiciones y supuestos en que fue evaluado.
Durante su desarrollo el proyecto recibirá la influencia de una realidad que puede ser muy distinta al escenario en que se evaluó. Su éxito en ese momento dependerá de la capacidad del proyecto de modificar sus planes y responder adecuadamente a las oportunidades y amenazas que enfrente.
Desde el punto de vista cuantitativo el éxito del proyecto se expresa en el impacto que se espera de él y refleja la rentabilidad de la inversión. El éxito por tanto también dependerá de la forma como se relacione el monto de inversión con el impacto en un determinado momento, relación que también varía durante el desarrollo del proyecto no tan sólo por el entorno, sino porque parte de la inversión ya se ha realizado, lo que la hace irrelevante para decisiones futuras.
En este contexto, el seguimiento y control puede entenderse como el mecanismo o proceso que permite que las Instituciones y particularmente la dirección del proyecto dispongan de la flexibilidad necesaria para responder a los cambios del medio, dando garantías del uso eficiente de los recursos del estado.
Entendido así, este mecanismo actúa y responde en forma particular a cada proyecto, a su realidad específica y a los cambios de su entorno. Esto evidentemente conlleva a un mecanismo con algún grado de complejidad en lo referente a su operación, pero pertinente, ágil y rápido en su respuesta.
Para que ello ocurra este mecanismo privilegia el flujo de información y concentra la toma de decisiones en un número muy reducido de instancias. Es así como gran parte de ellas podrán ser tomadas por el (la) Director (a) de Proyecto y por el (la) Ejecutivo(a) de proyecto y el Comité de Área. Sólo aquellas decisiones que necesariamente impliquen cambios en la relación contractual serán de ocupación de las autoridades o sus representantes.
La experiencia muestra que gran parte de las decisiones relativas a la operación para el buen desarrollo del proyecto se darán dentro del marco de la relación de la Dirección del proyecto, su ejecutivo(a) y el comité de área que sea pertinente al proyecto.
2.10.2 El Flujo de Información en el Seguimiento y Control. Medición, Observación: Adquisición y registro de información a partir de documentos y/o documentos electrónicos entregados por los propios proyectos. Se privilegia la automatización y el funcionamiento en línea.
Para ello se utilizan las siguientes herramientas:
1.- Reunión(es) de inicio de proyecto. Acuerdo de proyecto a contratar Descripción: Reunión entre la Dirección del proyecto y las entidades estatales de atención de desastres, pudiendo participar otro personal del proyecto que se estime relevante, como también el ejecutivo u otro personal de CORPOVIDA.
La reunión se realizará en fecha posterior a que le hayan sido comunicadas a la dirección del proyecto las condiciones de adjudicación. Como resultado de esta reunión, se deberá generar el documento "Proyecto Reformulado", firmado por la autoridad Institucional y que hará parte del contrato entre CORPOVIDA y la Institución.
Declaración de Información de avance. Descripción: Corresponde a información actualizada por el(la) Director (a) de Proyecto(a) al menos una vez al mes en un documento electrónico vía INTERNET. Dicha planilla contiene fundamentalmente: descripción de resultados obtenidos, resultados no obtenidos, reprogramaciones, etc. y una declaración de los gastos realizados.
Objetivo específico: Recopilar información relevante en forma sintética que permita a CORPOVIDA tomar decisiones para determinar la pertinencia y el monto de giro requerido para el adecuado desarrollo del proyecto y verificar que el proyecto se encuentra dentro de los límites de control.
Visitas a terreno. Descripción: Visitas realizadas por el(la) ejecutivo(a) de proyecto y eventualmente un miembro (o el pleno) del comité técnico de área de CORPOVIDA y/o experto externo a cargo del seguimiento del proyecto si la situación lo requiere tales como Directores o la Dirección Ejecutiva. Deben participar todas las personas relevantes para el éxito del proyecto y por tanto es indispensable al menos la presencia del (de la) Director (a) del proyecto, todo el equipo de trabajo y los representantes de las empresas u otras contrapartes.
El(la) Director (a) de Proyecto debe informar sobre el avance del proyecto, particularmente en lo que se refiere a la obtención de resultados. Hacer un análisis crítico, evaluación de resultados, situación y proyecciones. Deberá además mostrar las instalaciones en que se desarrolla el proyecto.
Estas visitas serán programadas y ejecutadas una vez cada quince días al menos, no obstante, esto puede modificarse de acuerdo a necesidades específicas del proyecto.
Objetivos específicos: Producir una evaluación y valorización del proyecto, su metodología y su gente. Verificar la calidad de la información obtenida por los otros instrumentos. Provocar un diálogo profundo y pro activo entre los actores participantes en pro del éxito del proyecto.
Alcance: Dada la importancia de esta herramienta, el(la) ejecutivo(a) de proyecto debe tener especial preocupación para que en su realización estén dadas todas las condiciones relevantes, como por ejemplo los participantes dispongan de toda la información que requieran para actuar, participen todas las personas importantes para el desarrollo exitoso del proyecto, entre otras.
Indicaciones para la ejecución: La fecha y programa deberán ser acordados con la semana de antelación entre el(la) ejecutivo(a) de proyecto de CORPOVIDA y el (la) Director (a), coordinando las otras acciones de seguimiento (revisión de informes, exposiciones ante comité).
El(la) Director (a) es responsable de cursar las invitaciones a todos los actores relevantes, la confirmación de asistencia, el desarrollo de la visita, elaborar y enviar a CORPOVIDA un documento de trabajo con una semana de anticipación a la visita y elaborar y enviar a CORPOVIDA un acta de los acuerdos obtenidos durante la visita. El(la) ejecutivo(a) de CORPOVIDA por su parte será responsable de la asistencia de las personas necesarias en representación de CORPOVIDA.
Contenidos mínimos de la visita: • Visita a las instalaciones. • Exposición del (de la) director(a) del proyecto de los principales resultados obtenidos a la fecha, dificultades y oportunidades. • Foro, conversación, otro, tendiente a agregar valor al proyecto.
El(la) ejecutivo(a) de proyecto de CORPOVIDA deberá confeccionar un acta de conclusiones, acuerdos, acciones pendientes y plazos, que en lo posible será acordada al final de la visita la que se realizará mediante el llenado de formulario de evaluación o pauta de chequeo. Este documento será firmado por las partes en los 2 días siguientes a la visita. El(la) ejecutivo(a) de proyecto deberá suministrar la información relevante de la visita, en particular si se han generado nuevas solicitudes de información o se programan nuevas acciones. Las que se consideran como otras acciones de seguimiento y control.
Exposiciones ante Comités de Área Descripción: presentaciones del avance del proyecto que realiza el(la) director(a) de proyecto y parte de su equipo, ante el comité de área en pleno, el(la) ejecutivo(a) de proyecto y ejecutivos de las instituciones encargadas de atender los desastres.
Objetivo específico: Validar el avance del proyecto especialmente respecto de los resultados obtenidos, metodología utilizada y vigencia. Ratificar la factibilidad de obtener los resultados planificados en los plazos y con los recursos disponibles o promover los cambios para que ello ocurra. Promover la transferencia tecnológica. Alcance: El comité de seguimiento y control podrá revisar o modificar los contenidos y procedimientos de estas actividades en caso especiales. Para mayor detalle ver Situación del Proyecto
Indicaciones para la ejecución: La fecha y programa deberán ser acordados con, al menos, 1 mes de antelación entre el(la) ejecutivo(a) de CORPOVIDA y el(la) director(a) de proyecto, coordinando las otras acciones de seguimiento (revisión de informe, visita a terreno en el sitio. El(la) director(a) es responsable de cursar las invitaciones a todos los actores relevantes, la confirmación de asistencia y participación en la reunión, especialmente de representantes de las empresas y otras contrapartes del proyecto. El(la) ejecutivo(a) de CORPOVIDA por su parte será responsable de la asistencia de las personas necesarias en representación de la organización.
Exposiciones ante Comités de Área Descripción: presentaciones del avance del proyecto que realiza el(la) director(a) de proyecto y parte de su equipo, ante el comité de área en pleno, el(la) ejecutivo(a) de proyecto y ejecutivos de las instituciones contratantes. Objetivo específico: Validar el avance del proyecto especialmente respecto de los resultados obtenidos, metodología utilizada. Ratificar la factibilidad de obtener los resultados planificados en los plazos y con los recursos disponibles o promover los cambios para que ello ocurra. Promover la transferencia tecnológica. Alcance: El comité de seguimiento y control podrá revisar o modificar los contenidos y procedimientos de estas actividades en caso especiales. Para mayor detalle ver Situación del Proyecto
Indicaciones para la ejecución: La fecha y programa deberán ser acordados con, al menos, al mes de antelación entre el(la) ejecutivo(a) de FONDEF y el(la) directora de proyecto, coordinando las otras acciones de seguimiento (revisión de informe, visita a terreno). El(la) director(a) es responsable de cursar las invitaciones a todos los actores relevantes, la confirmación de asistencia y participación en la reunión, especialmente de representantes de las empresas y otras contrapartes del proyecto.
Paneles de expertos Descripción: El panel de expertos estará constituido por los miembros del comité de área y expertos del área académica y empresarial, vinculados con el tema, del (de los) proyecto(s) para el (los) cual(es) se ha preparado el panel.
Objetivos específicos: Reflexionar, desde una perspectiva autoevaluativa, sobre los procesos avanzados hasta la fecha por el (los) proyecto(s) en desarrollo presentados. Realizar un diálogo, especialmente con fines de retroalimentación, entre los equipos de los proyectos, los miembros del comité de área de CORPOVIDA y expertos del área académica y empresarial vinculados con el tema. Establecer un espacio conjunto de diálogo y consulta para acompañar el desarrollo técnico de los proyectos, discutiendo las líneas de acción y eventuales modificaciones.
Alcance: Esta herramienta será usada en forma selectiva en el seguimiento y será el comité de seguimiento y control de CORPOVIDA quien decidirá en qué proyectos se utiliza. No obstante, lo anterior, tanto el(la) director(a) de proyecto podrá solicitar la realización de un panel para su proyecto.
Indicaciones para la ejecución: Los objetivos y contenidos de cada uno de los proyectos en análisis serán entregados a los participantes por el (los) director(es) de proyecto(s), en una síntesis escrita, de modo que las exposiciones orales se centren en analizar, desde el punto de vista de la transferencia:
Fortalezas y debilidades. - Riesgos de obsolescencia, surgidos en el desarrollo del proyecto. - Efectos inesperados. - Cumplimiento del cronograma. - Posibilidades de nuevas asociaciones. - Posibilidades de aceleramiento de los procesos. - Nuevas alternativas de soluciones tecnológicas. - Redes y ampliaciones de las redes de vinculación nacional e internacional.
La retroalimentación se orientará a puntos clave tales como mejorar áreas deficitarias, fortalecer los logros alcanzados y eventualmente ampliar los horizontes del proyecto.
A los comités de área y ejecutivos de proyecto les corresponderá: - Identificar, seleccionar y proponer a expertos a invitar al panel. - Identificar a los proyectos a ser considerados en el panel y a los investigadores de estos proyectos que participarán en el panel. - Reunir y proveer en forma sistemática y oportuna la información relevante para el desarrollo del panel.
Un equipo de dos relatores(as), seleccionado y acordado previo a la ejecución, estará a cargo de redactar las conclusiones y someterlas a la aprobación al final el evento. Los acuerdos tomados se incorporarán como nuevos compromisos del proyecto y dependiendo de las características serán incorporados al seguimiento como corresponda.
Presentaciones Oficiales Descripción: Encuentros en que participan personeros relevantes al ámbito en que se desarrolla el proyecto, autoridades de las instituciones participantes y medios de
comunicación. Debe realizarse como lanzamiento oficial del proyecto obligatoriamente y también como evento de cierre, al término de éste. Objetivos específicos: Promover y difundir los proyectos y sus resultados en el sector empresarial y público en general. Indicaciones para la ejecución: Cada institución puede desarrollar la actividad de acuerdo con sus directrices y capacidades comunicacionales. Alcance: Para todos los proyectos de CORPOVIDA.
OTRAS FUENTES DE INFORMACIÓN UTILIZADAS POR EL SEGUIMIENTO Y CONTROL.
Descripción: Corresponde al documento de proyecto incluido en el contrato y todas las modificaciones posteriores autorizadas y vigentes. Es fundamental la calidad de la descripción de los compromisos en este documento, ya que ello facilita y mejora la comparación y por ende la exigencia de los compromisos.
Objetivo específico: Identificar en detalle los compromisos institucionales respecto del desarrollo del proyecto. Este documento entrega los parámetros de control sobre los cuales el sistema contrastará el estado del proyecto en un momento determinado con relación a la factibilidad de obtener lo comprometido en los plazos y con los recursos disponibles. Constituye además las exigencias mínimas para la finalización del proyecto.
Fuentes públicas de información.
Todo documento o conocimiento disponible que entregue información relevante al proyecto en seguimiento será utilizado como fuente de la evaluación realizada por CORPOVIDA. Entre las más frecuentemente utilizadas se encuentran: Bases de datos de patentes nacionales e internacionales, revistas científicas y técnicas, opiniones de expertos, entre otras.
HACIA LA TOMA DE DECISIONES · Análisis, Evaluación, Diagnóstico: Interpretación de información para determinar qué hacer y cómo hacerlo · Acción: Aplicación de las medidas o toma de decisiones para provocar cambios.
Retroalimentación positiva Toda la información relativa al seguimiento y control del proyecto estará siempre disponible para el proyecto. Esta información tendrá por objetivo fundamental:
· Agregar valor a los resultados. · Mejorar la gestión del proyecto. · Promover ahorros en el proyecto. · Reducir plazos de obtención de resultados. · Perfeccionar el plan de transferencia tecnológica. · Mejorar los impactos esperados del proyecto.
· Superar conflictos de programación y volver el proyecto a estar dentro de los parámetros de control. · Identificar los nuevos parámetros y solicitar su formalización por parte de la institución.
La evaluación que realiza CORPOVIDA, permite clasificar la situación de los proyectos en al menos tres estados: NORMAL, EN ALERTA Y SUSPENDIDO.
Dentro de esta clasificación general se distinguen tipos de situaciones que las causan y diversos cursos de acción que tanto la institución como CORPOVIDA pueden tomar.
Se considera un estado excepcional de TERMINO ANTICIPADO, que se refiere a una paralización definitiva del proyecto.
Proyectos en estado normal: Es el estado natural con el cual comienza el proyecto. Este estado podría ser permanente durante la ejecución, de no presentarse problemas. Corresponde también al caso en que las reprogramaciones habituales consideradas por CORPOVIDA como parte del desarrollo del proyecto mantienen vigente la posibilidad de obtención de los resultados y su impacto potencial, como también el aprovechamiento de las oportunidades que se descubran o generen producto de cambios en los entornos del proyecto.
Tanto el proyecto como CORPOVIDA mantienen sus acciones de vigilancia tecnológica habituales.
Proyectos en estado de alerta: La alerta puede deberse a situaciones de tipo administrativa, técnica o contractual. Las alertas administrativas se producen cuando no se actualiza en el sistema de seguimiento y control en Internet la información de logro de resultados o hitos, estando estos cumplidos. También se refiere a la falta de actualización de acciones, estando estas cumplidas, al retraso en el envío de informes de avance o de actas de reuniones de directorio vía el sistema de seguimiento y control en Internet. Las alertas técnicas se producen cuando la información de logro de resultados o hitos programados no se ha puesto al día en el sistema de seguimiento y control en Internet, debido a que no se han cumplido, lo mismo aplica a acciones. También puede ocurrir cuando el(la) ejecutivo(a) de proyecto o el comité de área detecta problemas técnicos o estos son informados por el(la) director(a) de proyecto. Adicionalmente, pasan a estado de alerta los proyectos respecto de los cuales se dispone de antecedentes (aún no comprobados por una evaluación específica) que amenacen la vigencia del contrato o en los cuales no se están aprovechando oportunidades ya detectadas. Finalmente están las alertas contractuales, las que se producen por el retraso en el envío de convenios firmados entre la institución y empresas u otras contrapartes en las fechas establecidas por CORPOVIDA, detección del no cumplimiento de alguna de las cláusulas del contrato o demora en el cumplimiento de la entrega de aportes comprometidos al proyecto por parte de las empresas y otras contrapartes.
Análisis, evaluación y diagnóstico que realiza la entidad de atención de desastres: · Evaluación específica de los antecedentes existentes.
Toma de decisiones de acciones de cambio del proyecto para mantener vigente las posibilidades de éxito.
· Presentación de la evaluación realizada y una propuesta escrita de reformulación del proyecto que entregue una solución a la problemática existente, si la evaluación ratifica la existencia de alguna amenaza.
· Aceptación o rechazo de los cursos de acción que determine CORPOVIDA. Esta decisión puede llevar al proceso de finiquito del contrato o a un nuevo proceso de evaluación sobre la base de nuevas propuestas presentadas por la Institución.
· Fija plazos para la presentación institucional.
· El comité de área evalúa la propuesta Institucional.
· La Dirección Ejecutiva, de acuerdo a lo propuesto por el comité de área informa al(a la) director(a) de proyecto, con copia al (a la) representante institucional sus conclusiones y posición respecto de la propuesta institucional.
· La no-presentación de los antecedentes por parte de la institución implicará automáticamente el cambio de situación de proyecto a CRITICO.
Medidas que debiera tomar la entidad de atención de desastres: · Restringir los gastos del proyecto sólo a los compromisos establecidos previamente (ej.: personal contratado, pago de órdenes de compra, etc.) hasta tener un acuerdo con CORPOVIDA respecto de la situación del proyecto.
· CORPOVIDA girará fondos durante el proceso de análisis, evaluación y diagnóstico, sobre la base de propuestas específicas y acotadas a gastos que la institución declare haber comprometido previamente a la clasificación EN ALERTA.
Proyectos en suspensión. Se considerará que un proyecto se encuentra en estado suspendido cuando la evaluación realizada por CORPOVIDA indica que en las condiciones que se desarrolla no hay seguridad para la obtención de un proyecto exitoso o que el proyecto no está aprovechando adecuadamente oportunidades que generan las nuevas condiciones. Dicha evaluación puede
haber surgido en la evaluación de proyectos EN ALERTA o desde cualquier acción de Seguimiento y control tales como: informes técnicos, visitas a terreno, exposiciones ante Comités de área y paneles. Con base en los antecedentes recopilados por el(la) ejecutivo(a) de proyecto y el comité de área, el comité de seguimiento y control decidirá si el proyecto se encuentra en tal estado, para ello el Subdirector de Seguimiento y Control realizará una presentación en la reunión semanal del proyecto siempre y cuando se encuentre en alguna de las siguientes situaciones: · Oportunidades por cambios positivos de los supuestos de evaluación de impacto. · Que no están siendo aprovechadas en el marco del plan vigente. · Pérdida de vigencia de los (algunos) resultados del proyecto debido a la variación desfavorable de algún supuesto de evaluación de impacto. · Pérdida de vigencia de los resultados del proyecto por disponibilidad del conocimiento por otras fuentes o imposibilidad técnica de obtención de resultados. · Otras que el Comité de seguimiento y control defina. Con base en dicha presentación el comité de seguimiento y control podrá modificar la clasificación de estado de situación del proyecto. El Subdirector de Seguimiento y Control, informará al proyecto el tipo de análisis, plazos y la información específica que se solicitará requiere por parte de CORPOVIDA. Toda vez que el comité determine que un proyecto se encuentre en estado suspendido, se procederá como sigue:
Análisis, evaluación y diagnóstico que realiza la entidad de atención de desastres: · La institución por medio del (de la) director(a) de proyecto presentará a CORPOVIDA una propuesta de acciones correctivas. Sobre la base de los análisis y antecedentes requeridos por el Comité de Seguimiento y control.
· Aceptación o rechazo de los cursos de acción que determine CORPOVIDA. Esta decisión puede llevar al proceso de finiquito del contrato (término anticipado del proyecto) o a un nuevo proceso de evaluación sobre la base de nuevas propuestas presentadas por la institución.
Medidas que debiera tomar la entidad de atención de desastres: · El proyecto que permanezca en este estado no podrá solicitar giros ni realizar gastos hasta que el proyecto cambie de estado o hasta tener un acuerdo con CORPOVIDA respecto de la situación del proyecto. · Evaluar la necesidad de incorporar asesores expertos en el área en evaluación.
Análisis, evaluación y diagnóstico que realiza CORPOVIDA · El(la) ejecutivo(a) de proyecto analizará la propuesta del proyecto, con consulta al comité de área.
· Una vez evaluada la propuesta, lo que supone consultas a la dirección del proyecto. El(la) ejecutivo(a) de proyecto deberá presentar su propuesta al comité de seguimiento y control, la que deberá ser informada al (a la) director(a) de proyecto.
· El Comité de seguimiento y control deberá analizar y resolver la conveniencia de continuar con el financiamiento de las acciones contratadas y/o analizar las bondades de las alternativas propuestas por la institución relativa a acciones futuras en el marco del desarrollo del proyecto.
· La Dirección Ejecutiva informará la resolución al representante institucional y a la dirección del proyecto.
· CORPOVIDA podrá girar fondos durante el proceso de análisis, evaluación y diagnóstico, sobre la base de propuestas específicas y acotadas a gastos que la Institución declare haber comprometido previamente a que el proyecto fuera clasificado como SUSPENDIDO.
· Poner a disposición del proyecto todas las capacidades de CORPOVIDA para lograr buscar las alternativas más convenientes para el éxito del proyecto, particularmente en lo que se refiere a transferencia tecnológica.
· CORPOVIDA podrá suspender temporalmente el desarrollo del proyecto. Esta suspensión implica que CORPOVIDA no reconocerá gastos realizados durante dicho período. Supone además que la reformulación que el proyecto requerirá será profunda.
Proyectos con término anticipado. Los proyectos que pasan a este estado son terminados por el comité directivo de CORPOVIDA. El proyecto que pase a este estado deberá realizar todas las actividades relacionadas con el término del proyecto, para poder cerrar contractualmente el vínculo con CORPOVIDA.
2.10.3 Reprogramación. Los procesos anteriores entregan un nuevo acuerdo entre la institución involucrada con el proyecto y CORPOVIDA el que se formalizará en un nuevo plan de trabajo del mismo, en particular se identificarán los nuevos compromisos con relación a los resultados a obtener, recursos y plazos necesarios para su obtención. Se produce así un nuevo marco contractual para el desarrollo del proyecto.
Marco contractual Una vez que el proyecto ha sido seleccionado para su financiamiento iniciará la etapa de contratación. En ella se elabora un contrato que refleja el acuerdo logrado entre las partes para el desarrollo del proyecto y que se basa en las condiciones establecidas en la adjudicación.
Este contrato genera un marco contractual por el cual deberá necesariamente ceñirse el desarrollo del proyecto. Para más detalles ver sección CONTRATACION.
Flexibilidad Dicho convenio inicial, permite no obstante incorporar las modificaciones necesarias para que el proyecto sea exitoso la sola condición es que se respete el marco contractual global, esto es las bases del concurso, la manutención de los objetivos generales del proyecto y las prácticas de funcionamiento de fondos del Estado.
El escenario descrito permite con una adecuada gestión de proyectos por parte de las instituciones, que las acciones correctivas necesarias para garantizar el éxito del proyecto, acordadas entre las partes, puedan ser incorporadas al contrato, permitiendo así continuar su desarrollo.
Durante el desarrollo del proyecto, por tanto, todo proyecto debe disponer de un contrato vigente, esto es el convenio inicial más las modificaciones posteriores acordadas.
Control CORPOVIDA ha centrado sus controles a un número reducido de parámetros: los límites presupuestarios de financiamiento tanto de los aportes de CORPOVIDA como los de contrapartes, los plazos de ejecución, la Dirección del proyecto, los resultados comprometidos y la pertinencia de los gastos con relación a los resultados obtenidos.
2.10.4 Financiamiento Ajustado a Requerimientos. El adecuado desarrollo del proyecto requiere un flujo de recursos de acuerdo a presupuesto, esto es en los montos estipulados en la fecha correspondiente. CORPOVIDA remesará en términos generales fondos en períodos mensuales, no obstante, el seguimiento determinará para cada proyecto la conveniencia de utilizar otros periodos.
CORPOVIDA proveerá de financiamiento fundamentalmente sobre la base de la obtención de los resultados y la pertinencia de los gastos declarados para su obtención. Manteniendo el control del presupuesto total de gastos limitado por el marco contractual.
Una vez contratada la ejecución del proyecto, CORPOVIDA girará al proyecto para cada institución beneficiaria (si hubiera más de una) el monto correspondiente al presupuesto del proyecto para el primer mes declarado en el documento de proyecto contratado. Transcurrido ese período el(la) director(a) de proyecto deberá realizar la primera actualización de información en el sitio, la revisión de dicha información y toda vez que el proyecto permanezca en estado NORMAL de funcionamiento permitirá las remesas necesarias para el nuevo período establecido y por defecto para el cuatrimestre siguiente.
Conceptos utilizados Parámetros de Control Valores máximos o mínimos que pueden tomar algunas de las variables relevantes para la ejecución del proyecto. Para los proyectos CORPOVIDA se ha seleccionado un número limitado de parámetros que se consideran relevantes. Parámetros considerados: costo total máximo del proyecto, costo máximo CORPOVIDA, tiempo máximo de duración, resultados comprometidos, a los que se incorpora atributos y valores (o rangos de valores) y parámetros económicos. Otros parámetros que se controlan son: Porcentajes o montos máximos de costos de los ítems incentivos, gastos generales y overhead, mínimos en el ítem propiedad intelectual y montos exactos en el ítem gastos comunes.
Oportunidad de control Período que determina cuando la información externa e interna del proyecto será obtenida para propósitos de control. Puede ser variable y diferente para distintas variables del proyecto. Períodos breves: mayor costo de control. Períodos largos: Riesgo que el proyecto no esté bajo control. La programación de recepción de información para el control estará fundamentalmente delimitada por la ocurrencia de eventos (hitos o resultados), la que en ningún caso excederá a un año.
Proyecto Bajo Control Proyecto en seguimiento y control cuyas variables relevantes toman valores dentro de los parámetros de control. Si el proyecto no está bajo control, entonces se debe reprogramar.
Reprogramación Proceso de análisis y toma de decisiones para el control: generación, evaluación y selección de cursos de acción que hacen que el proyecto vuelva a estar bajo control. Esto implicará cambios de los parámetros originales de control. Con el acuerdo de las partes participantes en el contrato se podrá por lo tanto incorporar nuevos parámetros de control para desarrollo futuro del proyecto.
En síntesis, la gestión de control y monitoreo pretende garantizar la seguridad del producto, aspecto básico para brindar un producto de calidad a través de:
Identificación de peligros potenciales de evaluación de riesgos: se evalúan lo peligros asociados con las materias primas del proceso de almacenamiento, distribución y ensamble. La evaluación incluye los peligros de tipo físico, químico, biológico, técnico que pueden ocurrir durante todas las etapas del proceso de manufactura, desde las materias primas hasta su ensamble.
Determinación de los puntos críticos de control: Se establecen los puntos de procedimientos donde el control se puede aplicar y donde la ausencia de este puede representar un riesgo. Este control permite prevenir o eliminar el riesgo o lo que se puede reducir a un nivel aceptable.
Establecimiento de límites para el control: un límite de control se define como los valores máximos y/o mínimo de un parámetro que ha sido seleccionado como punto crítico de control, lo cual garantiza que el control es efectivo.
Establecimiento del sistema para el control y el monitoreo: una vez determinados los límites se establecen el procedimiento para el control y monitoreo, se lleva a cabo la secuencia ordenada y planificada de observaciones y medidas de los valores de los puntos críticos de control. Los resultados del monitoreo se deben registrar.
Establecimiento de las acciones correctivas: Con base en el control y monitoreo se toman las acciones necesarias para eliminar el peligro real o potencial que pueden generar las desviaciones a los límites del control.
Procedimientos de verificación y operación: estos procedimientos se desarrollan para mantener el sistema y asegurar su aplicación efectiva.
Documentación y registro: Cubre procedimientos, métodos y ensayos para verificar que el sistema se está llevando a cabo según el plan establecido. Adicionalmente los registros brindan evidencia de que el sistema está trabajando y que se toman las acciones correctivas del caso, lo cual garantiza que el proyecto será exitoso.
