2.5 GESTIÓN DE LA CALIDAD

2.5.1 Plan de Calidad – AMT

(Numeral 4)

• OBJETO El siguiente Plan de Calidad pretende discriminar las pautas a considerar en el desarrollo del proyecto y las responsabilidades de los participantes en el mismo, es decir los procesos, procedimientos y programas de control con el propósito de cumplir con los requerimientos del cliente teniendo como parámetro la norma NTC – ISO 9000: 2000 Sistemas de Gestión de Calidad.

• ALCANCE Definido para establecer los procedimientos, recursos y actividades que se deben implementar para cumplir con los parámetros de la Norma Técnica ISO 9000: 2000 durante el desarrollo del proyecto: “Alojamiento Modular Transitorio para población víctima de desastres en el territorio colombiano”.

FASE 1 PLANIFICACION DE LA ESTRUCTURA DEL PROYECTO

• COMPROMISO DE LA DIRECCIÓN (Numeral 5.1) La alta dirección debe establecer su compromiso con la implementación y mejora continua del plan de calidad. Para ofrecer una evidencia, la alta dirección no solo debe garantizar que su compromiso es bien conocido en toda la organización, sino que además es capaz de demostrar que tiene el compromiso de cumplirlos. Responsable: Alta Dirección Asegurando la disponibilidad de recursos, dando a conocer la importancia de dar respuesta tanto a los requerimientos de nuestros clientes como de los requisitos legales, reglamentarios y llevando a cabo las revisiones periódicas establecidas. Control: los registros y reportes de las reuniones de la alta dirección constituyen un método que pueden emplearse para proporcionar la evidencia. Documento generado: PLAN DE CALIDAD

• ENFOQUE AL CLIENTE (Numeral 5.2) La Alta Dirección debe asegurar que los requisitos del cliente se determinen y se cumplan. Para crear un vínculo de confianza con el cliente en búsqueda del éxito del proyecto Responsable: Alta Dirección

A través de Estudio de Mercado y clientes, accediendo a reportes de la industria e identificando las oportunidades del nicho de mercado Documento generado: PLAN DE CALIDAD

• POLITICA DE LA CALIDAD (Numeral 5.3) Lograr la competitividad del mercado y el reconocimiento externo de nuestro sistema de Alojamiento Modular Transitorio, para satisfacer totalmente las expectativas de nuestros clientes, ofreciéndolo con características de bajo costo y altos estándares de calidad Responsable: Alta Dirección

• PLANIFICACIÓN (Numeral 5.4)

• OBJETIVOS DE LA CALIDAD (Numeral 5.4.1) Ofrecer un producto con altos estándares de calidad, para atender a la población afectada por los desastres naturales, ajustándolo a las necesidades de respuesta de nuestros clientes. Responsable: Alta Dirección

Planificar el proyecto identificando en cada fase, las actividades de control y seguimiento en la ejecución de las mismas, satisfaciendo las expectativas de nuestros clientes Responsable: Alta Dirección

Implementar cada uno de los procedimientos que genere el plan de calidad, para mitigar y prever cambios que afecten la integridad del proyecto de manera eficaz y en los tiempos establecidos Responsable: Alta Dirección

• PLANIFICACION DEL SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD (Numeral 5.4.2) La Alta Dirección debe asegurarse de que se realice la planificación del Sistema de Gestión de Calidad. Con el fin de identificar los procesos, su secuencia e interacción, determinar criterios para su control, operación, seguimiento medición y análisis, aseguramiento de la mejora continua de estos procesos.

Responsable: Alta Dirección A través de diagramas de flujo, el cual nos permite verificar cada uno de los procesos de la planificación del sistema y ejercer control sobre cualquier cambio para garantizar que siga siendo eficiente durante y después de los cambios Documento generado: MANUAL DE CALIDAD

• RESPONSABILIDAD, AUTORIDAD Y COMUNICACIÓN (Numeral 5.5) • RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD (Numeral 5.5.1) El representante de la Alta Dirección debe tener la responsabilidad y autoridad suficiente para comunicar las responsabilidades dentro de la empresa.

• REPRESENTANTE DE LA DIRECCION (Numeral 5.5.2) Para asegurar el funcionamiento adecuado del Sistema de Gestión de calidad, con el fin de promover la toma de consciencia de los requisitos del cliente en todos los niveles de la organización. Asegurándose de que se establezcan, se implementen y mantengan los procesos necesarios para el plan de calidad. Haciendo un seguimiento del desempeño del Plan de Gestión de calidad y cualquier mejora que este necesite El representante de la gerencia de proyecto será designado de acuerdo con el proyecto para lo cual tendrá autoridad y las siguientes responsabilidades:

• Asegurar que se establezcan los procesos necesarios para dar cumplimiento con el

Plan de Gestión de Calidad. • Informar a la gerencia del proyecto sobre el comportamiento del plan de calidad y cualquier necesidad de mejora. • Asegurar que se promueva la toma de conciencia de los requisitos del cliente en todos los niveles de la organización.

• COMUNICACIÓN INTERNA (Numeral 5.5.3) La Alta Dirección debe asegurarse de que se establecen los procesos de comunicación apropiados dentro de la organización y de que la comunicación se efectúa considerando la eficacia del Sistema de Gestión de calidad

Para evitar entrar en el síndrome de las malas noticias y exista una buena comunicación esencial a todos los niveles de la organización.

Haciendo uso de documentos que proporcionan información coherente interna y externamente (manuales de la calidad), documentos que describen como se aplica el Sistema de Gestión de Calidad (planes de calidad), documentos que establezcan requisitos (especificaciones), documentos que establezcan recomendaciones o sugerencias (guías), documentos que proporcionan información sobre como efectuar las actividades y procesos de manera coherente, incluyendo procedimientos documentados, instrucciones de trabajo y planos, documentos que proporcionan evidencia objetiva de las actividades realizadas o resultados obtenidos (registros).

Los principales medios de comunicación son: • Manual y curso de inducción. • Boletín del Plan de Calidad. • Manual de procedimientos. • Comunicaciones vía intranet.

• Boletín informativo mensual el cual se debe entregar personalizado llevando un control de constancia de recepción.

• REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN (Numeral 5.6) • GENERALIDADES (Numeral 5.6.1) La Alta Dirección debe a intervalos planificados revisar el Sistema de Gestión de la calidad de la organización, para asegurarse de su conveniencia, adecuación y eficacia continuas.

• INFORMACION PARA LA REVISION (Numeral 5.6.1) Realizando evaluaciones de las oportunidades de mejora y efectuando cambios en el Sistema de Gestión de calidad, incluyendo la política de calidad y los objetivos de esta. Esta información debe suministrarse cada dos meses para llevar un control efectivo en el proyecto.

Este se ejerce suministrando la información de los resultados de las auditorias, retroalimentación del cliente, desempeño de los procesos y conformidad del producto, estado de las acciones correctivas y preventivas, acciones de seguimiento de revisiones por la dirección previas y cambios que podrían afectar al Sistema de Gestión de calidad y recomendaciones para la mejora. El representante de la gerencia de proyecto, debe aportar información de entrada para su revisión por parte de esta gerencia, por lo menos cada dos (02) meses para garantizar el control efectivo, incluyendo:

• Resultado de auditorías. • Retroalimentación del cliente. • Desempeño de los procesos y conformidad del producto. • Estado de las acciones correctivas y preventivas. • Acciones de seguimiento de revisiones por la gerencia del proyecto previas. • Cambios que podrían afectar el Plan de Calidad y recomendaciones para su mejora.

• RESULTADOS DE LA REVISION (Numeral 5.6.3) Los resultados de la revisión por la gerencia del proyecto deben incluir las decisiones y acciones relacionadas con: • La mejora del Plan de Calidad y sus procesos. • La mejora del producto en relación con los requisitos del cliente. • Las necesidades de recursos.

FASE 2

GESTIÓN DE RECURSOS

• PROVISÓN DE RECURSOS (Numeral 6.1) • RECURSOS HUMANOS (Numeral 6.2) La Empresa encargada del manejo del proyecto tiene establecidos perfiles y los procedimientos de selección, inducción, capacitación, seguimiento y evaluación del personal que se requiere para realizar las actividades en las diferentes áreas, procesos y subprocesos. La vinculación del personal se hará soportada en la normatividad legal vigente.

De igual forma programas para el desarrollo del talento humano tales como, actividades deportivas y de recreación, actualización permanente, evaluación de la efectividad que ayudaran a mantener la competencia. Se mantienen los registros actualizados de la formación, educación, habilidades y experiencia del personal que afecta directamente la Calidad del producto

• INFRAESTRUCTURA y AMBIENTES DE TRABAJO (Numeral 6.3) La Empresa tiene su sede en Bogotá, la cual cuenta con:

• La infraestructura adecuada y organizada (espacio de trabajo suficientes y delimitados con condiciones ergonómicas, iluminación, ventilaciones adecuadas y servicios asociados), requeridos para la planeación de las diferentes actividades. • Equipos (tanto hardware como software) y maquinaria en excelentes condiciones de operatividad. • Servicios de apoyo tales como transporte y comunicaciones. • Las condiciones del ambiente de trabajo se garantizan con programas como el de salud ocupacional, coordinado y ejecutado por el servicio prestado por la

Administradora de Riesgos Profesionales ARP.

FASE 3

EJECUCIÓN DEL PROYECTO

• DISEÑO Y DESARROLLO (Numeral 7.3) El representante de la Alta Dirección debe prever componentes de flexibilidad en el diseño para que los ocupantes puedan adecuar los espacios de la vivienda a sus necesidades específicas y generar posibilidades de desarrollo.

Para que los ocupantes puedan adecuar los espacios de la vivienda a sus necesidades específicas y generar posibilidades de desarrollo Responsable: DIRECTOR DE DISEÑO E INGENIEROS CONSULTORES.

Aplicando conceptos de diseño que incluyan aspectos de iluminación y ventilación natural cuidadoso para que sean correspondientes a la orientación solar y la dirección de los vientos del lugar de emplazamiento, las condiciones mínimas optimas de habitabilidad y la adaptación a los factores sociales, culturales y económicos del lugar.

Control: Implementando el desarrollo de planos de taller, anteproyectos, reuniones interdisciplinarias para coordinar proyectos técnicos, actas, formatos de revisión. Cuando se requiera la implementación del diseño del Alojamiento Modular Transitorio en nuevas áreas de desastres.

Documento generado:

• ESTUDIO DE SUELOS. Es una actividad previa a las actividades de obra. Es un estudio necesario para la verificación de las características portantes del terreno, identificación de la estratificación del mismo con el propósito de dimensionar el diseño estructural del proyecto arquitectónico • DISEÑO ARQUITECTONICO. El Proyecto arquitectónico incluye: Planos de localización, plantas, cortes, elevaciones, cubiertas, etc. a escalas adecuadas.

Planos detallados de carpintería, obras metálicas, decorados fijos, escaleras, baños, prefabricados, cortes de fachadas, enchapados, cielos rasos, pisos, etc., sin incluir la elaboración de planos de taller, pero si su oportuna revisión, aprobación y coordinación. Se entiende como planos de taller aquellos que elabora el fabricante para la manufactura del objeto de su contrato. Esquemas de desagües, iluminación, instalaciones técnicas, que requieren la solución arquitectónica, sin incluir calculas y planos de ingeniería de las mismas.

Especificaciones detalladas que complementan los planos arquitectónicos descritos e indiquen los materiales que deben usarse y su forma de aplicación. Coordinación de planos técnicos entre sí, y de estos con los arquitectónicos, para lograr una total correspondencia de todos los estudios. La labor del arquitecto en este campo es solamente de coordinación. • DISEÑO ESTRUCTURAL. Corresponde a los diseños técnicos de soporte al proyecto arquitectónico. Se incluyen memorias de cálculo, detalles constructivos en ferro - concreto en donde sea necesario, diseño de pavimentos, etc. Incluyen plantas, cortes, despieces de hierro, cantidades de concreto, • DISEÑO HIDRO-SANITARIO. Es un proyecto técnico complementario para el diseño de redes de canalización de aguas servidas y aguas lluvias, Incluye el diseño de redes sanitarias, aguas lluvias, manejo y control de desechos contaminantes sólidos, líquidos, diseños de trampas de grasas, desalinizadoras, etc. • PROYECTO ELECTRICO. Hace parte de los proyectos técnicos complementarios.

Se requieren para establecer cargas, consumos, diagramas de cargas, memorias de cálculo. Incluye diseño de líneas reguladas, comunicaciones y data. Se elaborarán planos de detalles y diagramas en plantas y alzados en las escalas necesarias. Se establecerá cantidades de insumos, diseño de redes primarias y de baja tensión.

Recursos requeridos:

Equipo de Penetración dinámica (cono dinámico) para la determinación de la (CBR) Relación de Soporte California de subrasantes, Tamiz 200 para control y clasificación de materiales finos menores que 0,074mm, Horno con control de temperaturas, Equipo Casuela Casagrande para determinación de los índices de Plasticidad (Límite líquido y plástico). Operarios de Campo, INGENIERO CIVIL. Software de diseño, HARDWARE, Arquitecto especialista DISEÑO VIVIENDA.

Software de diseño, HARDWARE, Ingeniero CIVIL especialista ESTRUCTURA FERROCONCRETO y METALICAS.

• COMPRAS (Numeral 7.4) • REQUISICIÓN Y ORDEN DE PEDIDO (Numeral 7.4.1) El gerente de proyecto debe asegurarse de que el producto adquirido cumple con los requisitos especificados. El tipo y alcance del control aplicado al proveedor y producto adquirido debe depender del impacto en la posterior realización del producto o sobre el producto final. Por medio de procedimientos de compra, procesos, requisitos para la calificación del personal y requisitos del Sistema de Gestión de calidad. Control: Se debe implementar un método de revisión documentado y formal, manteniendo los registros de evaluación de los proveedores y un listado formal de aquellos que satisfacen este proceso documentado. La evaluación deberá especificar la calidad de los materiales que se reciben. Recursos requeridos: Software de COMPRA, MANEJO DE INVENTARIOS, HARDWARE.

• VERIFICACIÓN DE PRODUCTOS COMPRADOS (Numeral 7.4.3) El gerente de proyecto debe asegurarse de que los productos comprados cumplen con los requisitos solicitados.

Por medio de actividades de inspección que sean apropiadas. Estas actividades deberán ser más rigurosas cuanta mayor repercusión tenga el producto comprado para la calidad y depender también de la competencia demostrada por el proveedor.

Inspecciones administrativas, esto se hace comprobando que la organización ha realizado la compra que se dispone a recepcionar, verificando que la documentación que porta la carga es conforme, que dicen que nos han traído lo que hemos pedido y que nos han traído lo que dicen que nos traen. Inspección técnica, en esta etapa se comprueban las variables técnicas, funcionales, de aspecto u otras del producto a través de verificaciones dimensionales, tomar muestras para analizar, efectuar verificación visual de aspecto. Responsable: ADMINISTRADOR Control: A través de actividades de evaluación continua (evaluación inicial y reevaluaciones) con los proveedores. Documento generado: Registros de entrada de material (remisiones) donde se apunta la información básica para conocer qué productos han llegado y si ha habido algún problema,

formato de pauta de inspección en donde se especifican los controles de calidad a realizar sobre los productos procedente de los proveedores. Recursos requeridos: Software de compra, manejo de inventarios, Hardware.

• PRODUCCIÓN DEL SERVICIO (Numeral 7.5)

• ENSAMBLE (Numeral 7.5.2) El gerente de proyecto debe validar aquellos procesos de producción donde el producto resultante no pueda verificarse mediante actividades de seguimiento o medición posteriores. Para demostrar la capacidad de estos procesos para alcanzar los resultados planificados. Responsable: GERENTE DE PRODUCCION, SUPERVISORES DE LINEA DE PRODUCCION. Estableciendo las disposiciones para estos procesos incluyendo: criterios definidos para la revisión y aprobación de estos procesos, aprobación de equipos y calificación de personal, uso de métodos y procedimientos específicos, establecer y mantener los registros para proporcionar evidencia de la conformidad de los requisitos de la operación del sistema de calidad. Estos deben permanecer legibles, fácilmente identificables y recuperables. Control: En cada una de las etapas del ensamble (estructura metálica de ensamble, losa prefabricada de concreto, estructura metálica de cubierta, panel de drywall, instalaciones hidráulicas, eléctricas, sanitarias, carpintería en aluminio, almacenaje y distribución). Inspecciones técnicas en donde se comprueban las variables técnicas, funcionales de aspecto u otras del producto en cada una de las etapas del ensamble (estructura metálica de ensamble, losa prefabricada de concreto, estructura metálica de cubierta, panel de drywall, instalaciones hidráulicas, eléctricas, sanitarias, carpintería en aluminio, almacenaje y distribución). Documento generado: Planos de ensamble, manuales y fichas técnicas, formatos de verificación de pruebas. Recursos requeridos: Planos de ensamble, manuales y fichas técnicas, formatos de verificación de pruebas.

• ALMACENAJE (Numeral 7.5.5) Preservar la conformidad del producto durante el proceso interno y la entrega al destino previsto. Para asegurar la calidad del producto de acuerdo a las características técnicas y los requerimientos de los clientes.

Responsable: ALMACENISTA Por medio de la identificación, manipulación, embalaje, almacenamiento y protección. La preservación debe aplicarse a las partes constitutivas del producto. Control: Previo al proceso de distribución a las áreas de desastre

Se determina los dispositivos de control por medio del manual de disposición, ubicación, almacenaje, en donde se indica la posición de bodegaje de los paneles, y componentes del

AMT, cantidad máxima en posición horizontal y vertical, procedimientos de empaque, marcado, conservación y separación del producto.

Documento generado: Kardex, control de inventario, remisiones. Recursos requeridos: Software de compra, manejo de inventarios, Hardware.

• DISTRIBUCIÓN (Numeral 7.5.5) Disponer de zonas y locales adecuados, así como de métodos apropiados de admisión y salida de productos con una evaluación periódica. Para proteger la calidad y protección del producto hasta la entrega en destino.

Responsable: DEPARTAMENTO DE LOGISTICA Y TRANSPORTE. Haciendo uso de camiones tipo camas bajas, grúas telescópicas y monta cargas.

Control: En el momento de responder a una situación de desastre, por medio de planillas de viaje.

Documento generado: Kardex, control de inventario, remisiones. Recursos requeridos: Software de manejo de inventarios, Hardware, camiones, monta cargas, grúas telescópicas.

• MONTAJE (Numeral 7.5.5) Organizar y realizar con medios específicos para cada proceso, los trabajos de montaje en condiciones de seguridad y calidad establecidas por las necesidades del cliente. Para ofrecer una solución de vivienda con calidad de vida a la población afectada por desastres. Responsable: ARQUITECTO LOGISTICO. Desarrollando un Alojamiento Modular Transitorio con elementos prefabricados y pre ensamblados. Control: En el momento de responder a una situación de desastre. Inspecciones técnicas en donde se comprueban las variables técnicas, funcionales de aspecto u otras del producto en cada una de las etapas del ensamble (estructura metálica de ensamble, losa prefabricada de concreto, estructura metálica de cubierta, panel de drywall, instalaciones hidráulicas, eléctricas, sanitarias, carpintería en aluminio, almacenaje y distribución). Documento generado: Planos de ensamble, manuales y fichas técnicas, formatos de verificación de pruebas. Recursos requeridos: Software de diseño, Hardware, camiones, monta cargas, grúas telescópicas, vibro compactadores, herramienta menor.

FASE 4

DOCUMENTACIÓN DEL PROYECTO

• REQUISITOS DE LA DOCUMENTACION (Numeral 4.1) Asegurar que los documentos y registros del proyecto, sean los correctos, aprobados y aplicables para el proceso que se está realizando. De tal forma que el personal cuente con la información para la actividad de la cual es responsable. Responsable: OFICINA DE ARCHIVO Cada procedimiento debe indicar: ¿Quién hace que, donde, cuando, por qué y cómo? Debe ser claro y reflejar con precisión lo que realmente sucede. Adicionalmente a esto debe establecerse el procedimiento documentado necesario para la identificación, almacenamiento, protección, recuperación, tiempo de retención y la disposición de los registros. Control: Desde el inicio del proyecto hasta su cierre. Los documentos y registros son administrados por la oficina de archivo la cual mantiene actualizados el listado maestro de registros y documentos de la central de archivo. Documentos generados: 1. Archivo de diseño, cálculos. 2. Órdenes de compra del cliente, revisiones de contrato. 3. Notas de reuniones. 4. Reportes de auditoría interna. 5. Registros de no conformidad. 6. Registros de acciones correctivas. 7. Registros de proveedores. 8. Registros de control de procesos. 9. Reportes de inspección y ensayo. 10. Registros de formación. 11. Registros de bienes recibidos y entregados.

Recursos requeridos: Profesionales idóneos para realizar cada proceso, equipos, software, espacio de trabajo y servicios de apoyo (como suministro y comunicaciones)

FASE 5

MEDICION, ANÁLISIS Y MEJORA DEL PROYECTO

• GENERALIDADES (Numeral 8.1) Planificar e implementar periódicamente los procesos de seguimiento, medición, análisis y mejora necesarios. Demostrar la conformidad el producto, asegurarse de la conformidad del Sistema de la Gestión de la calidad, y mejorar continuamente su eficacia

Responsables: GERENTE DEL PROYECTO - COORDINADORES DE AREA COORDINADOR DE CALIDADOFICINA DE ARCHIVO A partir del seguimiento y/o medición a las siguientes actividades: satisfacción del cliente, desempeño del sistema, conformidad del proceso y conformidad del producto. Control: La auditoría se realiza cada tres meses. La estrategia es realizar llamadas telefónicas periódicamente, cuestionarios y encuestas, contratar una empresa de investigación y mercado y organizar grupos de enfoque de clientes. Adicionalmente a esto se realizarán auditorias con el fin de confirmar que las cosas se están llevando a cabo adecuadamente. Documentos generados: 1. Informes de auditorías internas. 2. Actas de compromiso. 3. Indicadores del Sistema de Gestión de Calidad. 4. Investigaciones de mercados. 5. Registro de satisfacción del cliente y registro de no conformidades de los clientes. 6. Estados de las acciones y oportunidades de mejoramiento (acciones correctivas y preventivas) Recursos requeridos: Profesionales idóneos para realizar la actividad, equipos, software, espacio de trabajo y servicios de apoyo (como suministro, transporte y comunicaciones)

2.5.2 Mapa de Procesos en la Empresa.

Figura38. Mapa de procesos de la empresa.