2.8 GESTIÓN DE LAS ADQUISICIONES

2.8.1 Planificar las Compras y Adquisiciones. Esta área incluye los procesos requeridos para adquirir bienes y servicios, necesarios para lograr el alcance del proyecto, provenientes de afuera de la organización. Los procesos de la Gestión de la Adquisiciones del proyecto incluyen lo siguiente:

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PLAN DE GESTION DE LAS ADQUISICIONES DESCRIPCION DE LAS ADQUISICIONES CORPOVIDA deberá gestionar los procesos de adquisición, generando criterios y desarrollando habilidades para el diseño de estrategias eficaces en la gestión de compras. CORPOVIDA fijará el plan de operaciones que definirá el cuanto (cantidad), el cómo (método y sistema) y el cuándo (tiempo) vamos a producir y prestar el servicio correspondiente.

Dentro del plan de CORPOVIDA se deberán tener en cuenta los siguientes aspectos: a) Plan de Operación: incluyendo en cada operación: - Definición. - Tiempo - Personas - Materiales - Equipo - Recambios - Cuantificación de resultados - Control b) Recursos Humanos - Número de personas necesarias para cada actividad. - Número de horas necesarias para cada actividad - Costo del personal. c) Materias Primas y Productos Auxiliares: - Provisión de cantidades de cada material por unidad de producto terminado. - Stock mínimo de seguridad y política de almacenamiento. - Costo de la materia prima. - Proveedores con los que se piensa operar y tipo de acuerdo a plantearse. d) El local: - Cálculo de necesidades de espacio físico. - Compra, alquiler o leasing. - Calculo de costos. - Criterios para la localización geográfica. - La distribución en planta. - Sistema de amortización.

DECISION DE FABRICACION PROPIA O COMPRA

CAMBIOS SOLICITADOS e) La maquinaria y el equipo: - Calculo de maquinaria y equipo necesario. - Compra alquiler o leasing. - Nuevas o usadas. - Calculo de costos. - Fijación del sistema de amortización. - Previsión del grado de utilización de la maquinaria y equipo instalado (primeros años). f) Los suministros exteriores (agua, gas, electricidad, teléfono): - Cuadro de consumos de máquinas e instalaciones previstas para los primeros años. - Calculo de los costos de tales consumos (fijos y variables). g) El transporte: - Previsión de necesidades. - Transporte propio, alquilado o contratado. - Calculo de costos de transporte por unidad de producto. h) Gestión de las existencias: - Calculo del stock mínimo de seguridad. - Costo de almacenamiento promedio. - Sistema de valoración de las existencias. CORPOVIDA, definirá una vez fijadas las necesidades de instalación y equipos, si es oportuno plantearse si es preferible comprar o alquilar el suelo, el edificio y las maquinas. Si es o no oportuno acogerse a algún sistema de leasing. Por otra parte, será interesante estudiar, si es preferible comprar maquinaria nueva o usada, teniendo en cuenta las oportunidades del mercado de ocasión y, sobre todo, del tipo de producto o servicio que la empresa prestara. De igual forma deberá tenerse en cuenta el servicio de mantenimiento y reparación de las instalaciones y maquinaria, así como la capacidad de las personas que van a trabajar en la empresa para utilizarlas eficazmente. La fuente de bienes y servicios podrá ser directa de un proveedor por medio de una red electrónica de compras o a través de un distribuidor habilitado en Internet, entre otros posibles modelos.

Esta solución podrá resultar ideal para realizar compras de bienes y servicios no productivos, principalmente lo relacionado con los gastos indirectos (equipos de computación, papelería, muebles, Mantenimiento / Reparación / Operaciones). La empresa generara un gasto importante en bienes y servicios indirectos, aproximadamente de un 30% a un 45% del gasto total. En la prestación de servicios, ese gasto puede llegar al 60%. Normalmente, más de la mitad de estos gastos están asociados con Mantenimiento / Reparación / Operaciones. Estos son gastos en materiales o servicios adquiridos para soportar la actividad asociada a la operación, reparación o mantenimiento de una oficina, un equipo o un activo específico.

Otro factor a tener en cuenta, es el comportamiento de compras. Aproximadamente un 70% de las compras que se realizan, son compras aprobadas y canalizados por los circuitos normales dentro de una organización. No obstante, el porcentaje restante responde a compras

directas que realizan miembros de la organización, ya sea en con una tarjeta de crédito en forma telefónica o en locales al público. Estas compras fuera de los circuitos de compra, resultan en un costo importante para la organización, la cual no puede tener la ventaja de precios pre-acordados con proveedores conocidos. El costo adicional de las compras no programadas o no supervisadas se encuentra entre un 15% y un 30% con respecto a las compras estándares. Esta solución, además de proponer un cambio en las vías/métodos utilizados para colocar órdenes de compra, propone un cambio de foco en las actividades de compra hacia un modelo de mayor valor agregado y un rol diferentes para los Gerentes de Compras. En los modelos de compra tradicional, el foco se encuentra puesto en la ejecución de órdenes de compra (aproximadamente el 70%), y el tiempo restante, en la administración de proveedores. En el nuevo modelo de adquisiciones electrónicas, la ejecución de órdenes es un proceso automático, permitiendo que el foco este puesto en tareas de mayor valor agregado como la administración de contratos, negociación con proveedores, etc.

2.8.2 Planificar la Contratación

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DOCUMENTO DE LA ADQUISICION DESCRIPCION DE LAS ADQUISICIONES La documentación para el proceso de adquisición deberá tener en cuenta los siguiente: - Fecha y hora de apertura y cierre del proceso de cotización. - Especificaciones técnicas mínimas de los materiales. - Formato propuesta del proveedor. Los criterios de evaluación estarán soportados en:

- Criterio de situación de la empresa. - Criterio de desempeño del producto. - Criterio del desempeño del servicio. - Criterio de costo.

CRITERIOS DE EVALUACION El propósito será buscar el suministro de insumos y servicios apropiados, en forma oportuna, buscando la calidad en las compras. El procedimiento será: - Programa de Evaluación. - Evaluadores. - Recopilación y análisis de información. - Resultados de la evaluación. - Informe semestral del comportamiento de proveedores.

CORPOVIDA deberá tener en cuenta los procesos para escoger a los proveedores y que peso tienen dentro del mercado, se deberá crear un formato de referencia de los principales proveedores que deberá contener: - Nombre del proveedor. - Porcentaje del mercado que controla - Productos que ofrece. - Precios

- Calidades. - Condiciones de pago. - Plazos de entrega. - Garantías.

Para diseñar este formato se deberá realizar una visita a algunos proveedores: visitar sus fábricas, talleres, almacenes, servicios técnicos y de calidad, en caso de realizar l visitas, se deberá conocer: - La capacidad teórica y real de producción. - El valor y edad de la maquinaria. - El valor de los métodos y gamas de fabricación. - La eficacia de los métodos de control durante la fabricación. - El potencial técnico y humano. - La organización y la estructura de la empresa. - La situación financiera. - La posibilidad de evolución de la empresa dentro de una perspectiva favorable a la nuestra.

Finalmente se calificarán a los proveedores en tres aspectos: - Oportunidad en la entrega - Calidad del material. - Atención recibida. Cada uno de estos tres aspectos será calificado bueno (5), regular (3), malo (1), el encargado del área de compras tabulara y promediara los resultados y los enviará a los respectivos proveedores para su conocimiento, y las respectivas mejoras.

2.8.3 Solicitar Respuestas de Vendedores

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LISTA DE VENDEDORES CALIFICADOS DESCRIPCION DE LAS ADQUISICIONES El objetivo principal será conformar la base de datos de proveedores, previa evaluación, actualización, determinación de información de los proveedores que cumplen con los criterios mínimos establecidos. Comenzará con la información e identificación completa de proveedores, por actividades y servicios requeridos, continua con la organización, clasificación y requerimientos, finaliza con una base de datos organizada y actualizada que permite la ubicación de proveedores por insumo o servicio.

Se deberá contar con proveedores de calidad que permitan a la empresa desarrollar su objeto social de forma eficiente y eficaz. Aspectos que se deberán tener en cuenta: - Solicitar el registro del proveedor. - Clasificar tipo de proveedor. - Evaluar todos los aspectos de la propuesta. - Diligenciar el formato único de crearon de proveedores. - Verificar los documentos de contratación.

PAQUETES DE DOCUMENTOS DE LA ADQUISICION

PROPUESTAS - Analizar las condiciones comerciales y financieras del proveedor. - Inscribir al proveedor en la base de datos de la empresa. - Actualizar periódicamente la información del proveedor.

El departamento encargado de compras para el proceso de cotización los siguientes parámetros: - Lista de materiales y suministros a cotizar - Solicitud de precios unitarios y por paquete. - Discriminar el IVA total. - Discriminar las cantidades, unidades y especificaciones de cada insumo - Solicitud de garantías. - Plazo de entregas. - Formas de pago. Para la presentación de las cotizaciones los proveedores deberán tener en cuenta lo siguiente: - Incluir el valor unitario de cada insumo y el valor del IVA del insumo. - Para el caso de los paquetes, se deberá totalizar el valor de cada uno de ellos y este será el valor de referencia para la cotización. - Al final de la cotización se debe discriminar el IVA total. - Las cantidades, unidades y especificaciones de cada insumo deben ser de estricto cumplimiento y la modificación de alguna de ellas implicara que la cotización de este artículo sea rechazada. En caso de que la modificación se presente en un artículo perteneciente a un paquete se rechazara la totalidad del mismo. - Todos los insumos deberán ajustarse a los estándares mínimos de calidad, para lo cual deberán cumplir todas las especificaciones técnicas requeridas. - Precios. - Garantizar los plazos y formas de entregas. - Calidad de los materiales. - Capacidad de producción. - Plazos de entregas. - Garantías.

2.8.4 Selección de Vendedores

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VENDEDORES SELECCIONADOS DESCRIPCION DE LAS ADQUISICIONES Los proveedores seleccionados deberán cumplir con los siguientes requisitos: - Certificación de existencia y representación legal. - Registro Único Tributario RUT. - Resolución de la DIAN, por medio del cual se les autoriza el consecutivo de la facturación (si pertenece a régimen común). - Resolución de la DIAN que los acredita como grandes contribuyentes (si aplica). - Certificación de inscripción clasificación y calificación en el Registro Único de proponentes de la Cámara de Comercio, donde se indique que este inscrito como proveedor clasificado son una especialidad y grupos acordes con los materiales que pretende ofertar. La capacidad de contratación en la

CONTRATO

PLAN DE GESTION DEL CONTRATO Cámara de Comercio debe ser por lo menos cinco veces superior al total de las ofertas presentadas. - Compromiso de transparencia. - Certificar una facturación de por lo menos cinco veces el valor de la cotización en materiales similares a los ofertados en el último año. CORPOVIDA deberá contratar bajo los parámetros legales de contratos civiles. Teniendo en cuenta que un contrato es un negocio jurídico que crea derechos y obligaciones en el patrimonio de un sujeto, consiste en un pacto o convenio entre una parte que se obliga y otra a la que se genera un derecho sobre materia o cosa determinada.

Un contrato puede hacerse por escritura pública o documento privado (No necesita autenticación ante notario). Los elementos que deberán estar dentro del contrato son:

Capacidad: Para hacer un contrato, se requiere capacidad de ejercicio de los sujetos, o sea, que las personas puedan contratar. Esta aptitud la tienen todos exceptuando los menores de 18 años y los interdictos (declarados judicialmente). Consentimiento: es necesario el consentimiento de los sujetos expresado libremente sin vicios. Objeto lícito: Es necesario que la cosa de la que trata el contrato deba estar permitida por la ley. Causa lícita: El motivo personal que impulsa a las personas a realizar el contrato no debe ser prohibido por la ley. Cumplimiento de formalidades: en algunos contratos como en el caso de la venta de un inmueble, se hace necesario que se haga a través de una escritura pública. El perfeccionamiento de los contratos será a través del título y el modo: Título: Contrato, documento que crea la obligación de dar, hacer o no hacer. Ejemplo: - En la compraventa de inmuebles, el título es la escritura pública que crea la obligación de transferir el dominio. La persona que compra aún no es el dueño - En el arrendamiento, el título es el contrato, en este caso, un documento privado que crea la obligación de entregar, conservar y garantizar el uso del bien. Modo: Es la forma de cumplir la obligación de dar, hacer o no hacer creada en el título. Ejemplo: - En la compraventa de inmuebles, el modo es el registro que cumple la obligación de transferir el dominio; una vez la escritura pública de compraventa es registrada por el comprador ya se convierte en dueño del inmueble. - En el arrendamiento, el modo es la entrega material del bien por parte del arrendador al arrendatario.

El objetivo deberá ser obtener insumos os servicios de acuerdo con los requerimientos de la empresa. Para el procedimiento se deberán tener en cuenta: - Verificación de la existencia de los elementos en el sistema. - Analizar el movimiento de compra de los elementos.

- Seleccionar proveedores que estén inscritos en el registro de proveedores. - Solicitar cotización de insumos. - Evaluar las diferentes ofertas de los proveedores. - Obtener certificación técnica. - Obtener certificación de disponibilidad presupuestal. - Verificar cumplimiento de requisitos, según monto de la oferta. - Elaborar aceptación de la oferta.

DISPONIBILIDAD DE RECURSOS Se deberá contar con una base de datos confiable, evitando duplicidad de descripciones y de códigos, el procedimiento a seguir será: - Recibir la solicitud de creación de códigos. - Revisar la base de datos del sistema. - Evaluar las variables necesarias que determinen la creación de códigos. - Asignar el código del elemento. - Asignar tarifa de venta. - Ingresar información a la base de datos. El producto deberá estar protegido durante todas las etapas de elaboración y entrega. La preservación incluye: - Identificación - Manipulación - Embalaje - Almacenamiento - Protección. La preservación se realizará a partes constitutivas del producto Medir la recopilación de datos e informes en gastos indirectos, mantenimientos, reparaciones y operaciones. Ajustar los controles sobre compras sin supervisión. Mejorar las negociaciones para reducir gastos de materiales y servicios incrementando el uso de proveedores preferidos. Reducir los costos administrativos en las compras. Reducir el ciclo administrativo de las compras. Reasignar los profesionales del área de compras a tareas más estratégicas como la administración de la cadena de compras.

PLAN DE GESTION DE LAS ADQUISICIONES (ACTUALIZACIONES) Controles generales a tener en cuenta en la compra: • Debe existir un único departamento con la función exclusiva de ordenar las compras. • Cuando existen varios almacenes con potestad de comprar, deben cerciorarse antes de la adquisición, de que en el almacén central no existe o que su traslado no garantiza el tiempo de respuesta necesario. • Debe tenerse un buen conocimiento del proveedor. • La empresa debe tener un directorio de proveedores inscritos donde se conozca: o Productos ofrecidos o Calidades o Precios o Descuentos o Oportunidad en la entrega o Políticas de crédito

CAMBIOS SOLICITADOS CORPOVIDA deberá hacer frente a cambios de la demanda, dentro del plan de operaciones se podrán manejar diversas variables: -El ritmo de producción. - El nivel de existencias. - El volumen de la fuerza de trabajo. - Las horas extras. - Los turnos de trabajo extraordinarios. - La diversidad de productos. - La subcontratación. En función de que se actué sobre estas variables, se deberá tener en cuenta las siguientes estrategias: -Variar el número de trabajadores: contratar o despedir. - Aumentar el volumen de las existencias almacenadas. - Recurrir a las horas extras con los trabajadores de planta. - Añadir turnos de trabajo extraordinarios a los ya existente. - Subcontratar trabajo a otras empresas. - Variar el marketing de la empresa.

CORPOVIDA deberá tener en cuenta el almacenamiento de la materia prima para esto se deben establecer los siguientes controles: - Todos los bienes deben estar debidamente separados. - Todos los bienes de una misma especie deben estar en un mismo sitio. - Cuando se tienen varios almacenes, la información sobre inventarios debe ser muy oportuna para garantizar cualquier consulta. - Los bienes deben almacenarse adecuadamente para evitar desastres. El ambiente de almacenamiento debe prevenir el deterioro. - Deben separarse los bienes que no son propiedad de la empresa. - El inmueble que se utiliza como almacenamiento debe garantizar seguridad física. - Debe diseñarse una buena utilización del espacio - Los bienes deben estar bien asegurados. - No deben entrarse al almacén, bienes que sean difíciles de mover. - Cuando se usan estanterías, los bienes más pesados deben ocupar las posiciones más bajas. - Los bienes de más consumo deben ubicarse cerca del área de despacho. - Cuando se utilizan estanterías los bienes deben referenciarse con códigos nemotécnicos.

• No deben aceptarse productos que no se hayan solicitado o que no cumplan las especificaciones • El recepcionista debe conocer los productos solicitados. • Debe cumplirse con la normatividad en compras. • Debe garantizarse oportunamente el ingreso de los productos a la aplicación de inventarios (Kárdex). • Una buena política de inventarios debe asegurar que no se compra de afán. • Frente a los proveedores y a la compra misma se debe responder: o Se mantienen buenas relaciones? o Se cancelan las facturas puntualmente? o Se logran los descuentos financieros? o Se cumplen los pactos?

2.8.5 Administración del Contrato

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DOCUMENTACION DEL CONTRATO DESCRIPCION DE LAS ADQUISICIONES -CORPOVIDA, se regirá, para efectos de compras de bienes o servicios, por lo establecido en la ley 80 de 1993, norma reguladora de aspectos legales como. Definiciones, fines de la contratación. Derechos y deberes tanto de la administración como de los contratistas, principio de la contratación, responsabilidad contractual, control de la gestión contractual y solución de controversias. - Las compras requeridas que sean inferiores al valor equivalente a 250 SMMLV, se podrán realizar a través de contratación directa. - Las compras superiores s los 250 SMMLV, se realizarán a través de licitación pública, siguiendo los lineamientos establecidos para ello, en la ley 80 de 1993. - Siempre que se inicie un proceso de compra o contratación, se debe contar previamente con el certificado de disponibilidad presupuestal, que garantice el cubrimiento de las obligaciones, así como ser concordante con las políticas de desarrollo y planes de la empresa. - Igualmente al firmar los contratos respectivos, se debe exigir el correspondiente registro presupuestal. - Se requerirán mínimo 2 ofertas y en todo caso deben ser presentadas por escrito. - Como regla general debe pactarse la garantía única en todos los contratos estatales, por cuanto permite avalar las distintas obligaciones y riesgos surgidos en el contrato, esta garantía debe cubrir cualquier hecho constitutivo de incumplimiento de las obligaciones a cargo del contratista. - Las aceptaciones de Oferta o Contratos que se remitan para la firma del Gerente, deberán contar con el visto bueno de los Directores de Área, quienes deben justificar la compra o el servicio requerido. - Es de obligatorio cumplimiento por parte de los contratistas, pagar los derechos de publicación de los contratos que sean iguales o mayores a 50 SMMMLV, y a su vez es obligación de la empresa, exigir el original del recibo de pago de estos derechos para la legalización del contrato. - Para los contratos cuya cuantía sea superior a ($53.000.000 M/CTE), se causará el impuesto de timbre, el cual equivale al 1.5% sobre el valor del contrato, siendo esto una obligación de pago por parte del contratista y de la empresa de retenerlo de la primera factura presentada por parte del contratista.

Se deberá tener en cuenta: Estimación de los costos, planificación del proyecto y plan de contratación. Preparación de la información para la solicitud de ofertas. Precalificación de los contratistas. Recepción y apertura de las ofertas. Análisis de las ofertas y recomendación para el otorgamiento de la buena-pro. Elaboración y firma del contrato. Supervisión de la construcción. Control y aseguramiento de la calidad. Pagos al contratista de acuerdo a su avance. Evaluación del desempeño logrado por el contratista: control integrado de los avances físico y financiero del proyecto. Técnica del Valor Ganado para evaluar el

CAMBIOS SOLICITADOS

ACCIONES CORRECTIVAS RECOMENDADAS desempeño y avance de la construcción. Estimaciones para la terminación del contrato. Ajustes de precios por escalación inflacionaria. Para los cambios solicitados se deberán tener en cuenta: Preparación de órdenes de cambio. Administración de los cambios en la construcción. Reclamos del Propietario o del Contratista. Disputas y demandas debidos a reclamos no resueltos. Suspensiones y exclusiones. La integridad de los archivos debe protegerse con técnicas tales como: - Especificar que los cambios deben aprobarse por escrito por ejecutivos o empleados supervisores especificados. - Formas prenumeradas estándar con campos de claves precodificadas para documentar los cambios, controles físicos sobre el acceso a las formas y conciliación de las usadas con una tabulación de los cambios realmente efectuados - Revisión y aprobación de informes de cambios y después de cada actualización a las bases de datos por cambios de nombre y dirección. - Balanceo y conciliación periódicos del número de nombres, en los archivos por una persona que no tenga responsabilidades de iniciar o procesar cambios o por un grupo de control de datos. - Pruebas periódicas de auditoría interna de los archivos. - Revisión periódica de las gráficas de la actividad del acceso en línea como ayuda para determinar la corrección de los cambios a los archivos maestros. - Conciliación de los controles de totales de comprobación sobre los números de los proveedores en archivo maestro. - Limitación del acceso a la base de datos mediante el sistema de administración de base de datos, contraseñas o controles físicos sobre terminales. - Dígitos de verificación sobre los números de proveedores para el mantenimiento del archivo maestro. La empresa deberá diseñar un proceso para el desarrollo aseguramiento de proveedores. Mediante ésta se efectuará un diagnóstico al sistema de trabajo o gestión del proveedor a partir del cual éste debe presentar un plan de acción para mostrar mejoramiento.

La evaluación es un proceso que debe aplicarse sólo a proveedores críticos, debido al tiempo y al costo que representa el proceso y a la importancia que se le debe dar al aspecto que un proveedor tenga un sistema de gestión de calidad montado que esté alineado con los de sus empresas clientes. Este proceso debe ser una herramienta para desarrollo de proveedores, es decir, que es un proceso en el cual la empresa invierte tiempo y dinero para evaluar el estado del sistema de gestión de calidad del proveedor para solicitar luego planes de acción de acuerdo con el resultado encontrado. Es entonces fundamental que se establezcan acuerdos claros frente a las negociaciones con los proveedores antes de iniciar este proceso, pues no tendría sentido desarrollar todo este trabajo para estar cambiando los proveedores en el corto plazo. Sin embargo, debe aclararse que el sistema no se ha diseñado para que se convierta en una barrera que impida el ingreso de nuevos proveedores, pero sí es claro, a la luz de los sistemas de gestión de la calidad, que deben construirse relaciones mutuamente beneficiosas con los proveedores y ésta sería una manera de lograrlo. La empresa deberá hacer un acompañamiento al proveedor y exigirle

resultados en un periodo, como condición para continuar con los contratos; esto obliga al proveedor a mejorar si quiere continuar en el negocio, y esto implica desarrollo. La clasificación propuesta es la siguiente: • Proveedores Clase A: Son proveedores confiables que tienen un sistema de calidad reconocido, que pueden desarrollar productos o servicios u ofrecer otra clase de servicios sin ninguna restricción. •Proveedores Clase B: Es un proveedor apto, pero con un plan de mejoramiento a verificar en un periodo determinado (máximo un año). • Proveedores Clase C: Es un proveedor con un sistema de calidad en proceso de desarrollo, donde el plan de mejoramiento debe cumplirse en un corto plazo (máximo seis meses). • Proveedores Clase D: Es un proveedor en situación crítica, donde su plan de mejoramiento es URGENTE, con necesidad de ayuda y apoyo fuerte. La etapa siguiente del modelo propuesto consiste en los seguimientos a los planes de acción, derivados de las evaluaciones de desempeño y del sistema de gestión de calidad.

Seguimiento a planes de acción En el caso de la evaluación del sistema de gestión, el proveedor deberá presentar un plan de acción basado en las no conformidades encontradas en la auditoría hecha por la empresa cliente; este plan de acción debe contener la acción a implementar por cada no conformidad encontrada, la fecha de implementación de la acción y el responsable. La empresa cliente debe hacer seguimiento al cumplimiento de las acciones en las fechas estipuladas al proveedor y al final de la ejecución del plan de acción hacer una nueva auditoría para clasificar al proveedor. Para la evaluación de desempeño la idea, como ya se explicó antes, es que los proveedores cuyo desempeño sea riesgoso o crítico presenten un plan de acción enfocado a mejorar la calificación baja de los criterios cuya contribución a la calificación final es alta; el seguimiento a la implementación del mismo se haría observando la mejoría en los mismos, en el siguiente periodo de evaluación. Esta información de seguimiento a los planes de acción debe ingresarse a la base de datos de proveedores, los cuales deben consultarse periódicamente para hacer revisión al cumplimiento de las acciones propuestas; los resultados de las revisiones también deben ingresarse en la base de datos. Llegando a esta etapa, toda la información arrojada por el programa estaría incluida en una base de datos. Después que el proveedor ha comenzado a hacer parte del programa y se ha evaluado por un periodo, se hace necesario tomar decisiones a partir de los resultados. En el siguiente punto se propone el tipo de acciones a tomar según los resultados obtenidos de las evaluaciones.

Para la prevención, manejo y divulgación de conflicto de intereses entre proveedores y clientes se deberá tener en cuenta los siguiente: Toda persona o entidad que esté sujeta a este Código, debe abstenerse de participar, por sí o por interpuesta persona, en interés personal o de terceros, en actividades que impliquen competencia con la sociedad o en actos respecto de los cuales exista conflicto de intereses, salvo autorización expresa de la Corporación.

ACTIVOS DE LOS PROCESOS DE LA ORGANIZACION Las gerencias de Auditoría y de Gestión Humana deben velar por el fiel cumplimiento de los valores corporativos y los principios éticos. Para garantizar una administración transparente y cumplir con el enunciado anterior, la empresa fundamenta las actividades y actuaciones de sus funcionarios, en la normatividad vigente y en los principios éticos que se describen.

. Código del Presupuesto: Estimación original de la obra dividida en las diferentes cuentas que se controlan para ser comparadas con los gastos reales, mano de obra, materiales y sub contratos. Nos permite saber en todo momento como marcha la obra comparada con nuestra estimación original. · Contratos: Nos permite manejar la información referente a cada uno de los contratos que se realice para la ejecución del proyecto: monto, plazo de entrega, especificaciones, etc. · Facturas de Contratos: Permite archivar cada una de las facturas que los diferentes sub contratistas nos tramiten como parte de pago de su contrato. · Facturas Generales: Permite archivar cada una de las facturas de gasto en que se incurre en el proyecto. · Órdenes de Cambio Potenciales: Permite tener control de los cambios del proyecto desde el momento en que aparecen. · Órdenes de Cambio del Contrato Principal: Permite controlar como un cambio en el proyecto afecta el contrato principal (contrato con el Propietario). · Órdenes de Cambio de los Subcontratos: Nos permite controlar como un cambio en el proyecto afecta determinado contrato con un sub contratista de la obra. · Órdenes de Compra: Nos permite tener control de las compras del proyecto. · Listas de actividades por hacer: Permite responsabilizar, fechar y controlar las actividades más importantes por realizar en determinado momento del proyecto. · Minutas de Reunión: Archivamos la información generada de las reuniones con el propietario o con el equipo de inspección. · Solicitudes de información a consultores: Archivamos la información requerida de los consultores. · Grupos de decisión: Archivamos las decisiones sobre muestras o materiales que se deben tomar en el transcurso del desarrollo del proyecto.

· Trabajo Diario: Describimos el ambiente de trabajo diario, temperatura, lluvia, etc., para poder relacionarlo con los rendimientos de la mano de obra. · Mano de obra/Equipo/Trabajo Diario: Bajo este rubro llevamos el control de las horas trabajadas en cada actividad del proceso en ejecución. El programa nos permite asociar estas horas contra el presupuesto original. · Eventos: Archivamos el detalle de eventos específicos ocurridos durante el proceso constructivo. · Directrices de campo: Nos permite dar seguimiento a órdenes dadas en el campo para la ejecución específica de cualquier actividad.

PLAN DE GESTION DEL PROYECTO (ACTUALIZACIONES) · Quejas: Damos seguimiento a las anomalías en los subcontratos por medio de esta sección. · Listas finales: Una vez entregada la obra, realizamos un recorrido con el Propietario para que nos indique qué aspectos de su proyecto debemos mejorar. Esta lista nos permite asignar el área de la construcción donde se generó ese detalle, el responsable de su ejecución y la asignación del día para el cual debe estar listo el detalle. · Seguridad: Nos permite documentar las faltas a nuestro programa de seguridad de obra y cuál fue el motivo de esa falta. Requisición: este documento es enviado por la dependencia que solicita el material al almacén general, especificando el código del material y la cantidad solicitada. Orden de Compra: Cuando el Almacén General no cuenta con existencia del material o se ha llegado al nivel de inventario en el cual debe generarse un nuevo pedido se procede a realizar una orden de compra, la cual se entrega al proveedor elegido especificando los plazos de entrega, las condiciones de pago y las características del material solicitado: Informe de Recepción: Cuando el Proveedor entrega la mercancía se genera un Informe de Recepción, por parte de la dependencia encargada de recibir el material, en este informe se especifica la cantidad de material recibido, sus características, el valor unitario, y las condiciones de pago, para que coincidan con lo acordado en la orden de compra.

2.8.6 Cierre del Contrato

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CONTRATOS CERRADOS

ACTIVOS DE LOS PROCESOS DE LA ORGANIZACION DESCRIPCION DE LAS ADQUISICIONES Las actividades de cierre contendrán: Terminación sustancial de la construcción, recepción provisional y garantías. Pago final del contrato o cierre administrativo. Recepción definitiva de la construcción y liberación de fianzas o retenciones. Cierre contractual. Evaluación del Contratista - Informe de resultados de evaluaciones. - Registro actualizado de la base de datos de proveedores. - Estandarización de contenidos. - Aceptación de ofertas. - Contratos. - Manual de Políticas y/o Procedimientos de Compras con normas claramente definidas. Ej.: Sólo se aprobarán los proveedores que ofrezcan descuentos por volumen Bases de datos. Lista de proveedores aprobados o archivo maestro de proveedores. Procedimientos establecidos para añadir, cambiar o eliminar de las bases de datos. Estos procedimientos deben incluir: Una descripción de los documentos que han de obtenerse o de crearse con respecto a, un proveedor potencial, y Las pruebas o verificaciones que han de hacerse de los documentos e información