LA AUDITORÍA LEGAL COMO MEDIO DE PREVENCIÓN DE RIESGOS LEGALES

C O R P O R A T I V O / L E G A L

Si algo sabemos, los lectores de esta revista, es que las autoridades de la Administración Pública Centralizada, (Gobierno Federal) están en continuo acecho de las empresas de México, practicándose visitas domiciliares, sean estas de inspección, verificación y auditoría, de cuyas actas se desprenden presuntos incumplimientos que las conlleva a imponer sanciones, tales como multas, clausuras, decomisos de mercancías y la imputación de delitos.

Bajo estos parámetros, la actividad empresarial se ha vuelto muy riesgosa, y por ello se ha vuelto recomendable que en las empresas se practiquen profundas auditorías legales, que les permitirá detectar posibles incumplimientos legales antes que la autoridad y así poder darles debido cumplimiento.

AUDITAR: Examinar minuciosamente la gestión económica de una empresa, a fin de comprobar si se ajusta a la ley o a la costumbre. Investigación sistemática llevada a cabo por una persona, de los contratos, documentos, trabajos, obras de construcción y en general de los bienes o situaciones que requieren una revisión exhaustiva y minuciosa, como es el caso de donde consten las transacciones de una empresa; revisión de exploración crítica que hace un Contador Público de los resultados económicos de una empresa

Este concepto (auditar) suele estar asociado con la actividad profesional del Contador Público, lo que hoy en día es equivocado, de acuerdo con lo que dejamos asentado en la definición anterior; en efecto, hoy día en que las empresas buscan incrementar la calidad de los bienes y servicios que proveen, someten a diversos profesionales la revisión de ciertas áreas de especialidad. Así encontramos las revisiones de las construcciones, de la resistencia de los materiales incluidos en ellas, etc.

Auditoría legal: La definimos como el método de análisis exhaustivo del cumplimiento por parte de una empresa, de sus obligaciones legales y contractuales dentro del Marco Jurídico, que le es aplicable de acuerdo con la actividad empresarial que desarrolla. El tema, como tal, no ha sido tratado por la Doctrina Jurídica Mexicana, la que solo trata el tema de auditoría de cuentas en materia mercantil, de acuerdo al Código de Comercio.

Una pregunta frecuente para este tema es, ¿a cargo de quién debe encomendarse el trabajo de Auditoria Legal? La respuesta la dividimos en tres rubros:

ABOGADO INTERNO Es evidente que todos los abogados que trabajan internamente para una empresa o grupo de empresas requieren de un conocimiento general de todo el sistema jurídico mexicano, y muy particularmente de aquellas áreas de la empresa que tienen alguna regulación propia dentro de nuestro sistema jurídico, y podemos decir en términos generales que, dependiendo del objeto social de cada una de las empresas a las cuales se les prestan servicios, también dependerá el grado de especialización o conocimiento que tenga un abogado interno en cuanto a la regulación jurídica de esas actividades.

Igualmente, depende del Auditado y de lo que se persigue al hacerla; en efecto, si se trata solo de un ejercicio de rutina (anual, por ejemplo), lo ideal es que se le encargue al Abogado Interno con su equipo legal. Si se trata de un grupo de empresas, con diferentes actividades empresariales, el trabajo debe ser dirigido por el Abogado Interno del grupo y el trabajo de auditoría debe encomendarse a un despacho externo, que tenga en su equipo, especialistas en las diferentes áreas legales que deba de cubrir la Auditoría.

Si se trata de una auditoría de cumplimiento, como las que suelen hacerse en materia de fusiones y/o adquisiciones, financiamientos desde el extranjero, contratos de obra de alta envergadura (Due Diligence), lo ideal es que el trabajo se encomiende a despachos externos que cuenten con especialistas en las diferentes áreas, objeto de la revisión. Como conclusión, en este punto, el abogado interno, es el profesional ideal para este trabajo y solo debe auxiliarse de los externos cuando el volumen de la auditoría requiera especialistas externos.

Objetivo de la auditoría legal Vigilar que la organización esté desarrollando sus operaciones dentro de su marco legal, con el fin de prevenir y evitar riesgos (multas, clausuras, decomiso de mercancías y/o imputación de delitos) que entorpezcan su desarrollo.

Elementos de trabajo en una auditoría legal Leyes, Reglamentos, circulares, criterios, Normas Oficiales, Códigos, etc. Aquí no debemos, ni podemos olvidar que las leyes, básicamente de Derecho Administrativo, han venido a establecer el cumplimiento de un sin número de requisitos y obligaciones a cumplir por las empresas dedicadas a desarrollar diferentes actividades económicas.

Al abordar este punto, la empresa y sus abogados, debieran saber y conocer la regulación jurídica, vigente y aplicable a la actividad empresarial que desarrolla, conforme a su objeto social. No debe ignorarse que el Marco Jurídico de la empresa, que abarca a los Códigos, las Leyes, los Reglamentos, criterios y normatividad interna de las autoridades, Circulares, Reglas Misceláneas, Normas Mexicanas y/o Normas Oficiales preparar una lista del Marco Legal de la empresa auditada, constituye el principal PAPEL DE TRABAJO DE LA AUDITORÍA, pues es la guía básica de trabajo del Auditor.

Si el examen desarrollado se realiza sin tomar en cuenta las últimas reformas de las leyes, que constituirán nuestro marco jurídico de referencia, entonces este examen está incompleto y condenado al fracaso total y absoluto. Pues será un examen llevado a cabo con leyes fuera de vigencia. Y el reporte del trabajo resultará obsoleto.

Metodología de trabajo

Identificar el campo de actividad económica de la empresa y el marco legal que la regula. Evaluación de la forma en que se aplican y emplean, internamente en la Empresa, las normas del marco jurídico que la regula. Aplicar un principio universal de auditoría, conocido como “Relación importancia relativa y riesgo probable" . En Derecho, conocemos la fórmula que establece A TODA INFRACCIÓN, CORRESPONDE UNA SANCIÓN, Y A TODO DELITO, CORRESPONDE UNA PENA. Aquí solo debemos entender que la IMPORTANCIA RELATIVA ES IGUAL A INFRACCIONES, Y RIESGO PROBABLE ES IGUAL A SANCIONES Y PENAS.

A fin de entender cabalmente esta fórmula, la ilustro, con el siguiente ejemplo:

Tanto el Código de Comercio, cuanto el Código Fiscal de la Federación, obligan a las Personas morales que realizan actividades empresariales, a llevar contabilidad y así, la fracción IV del artículo 83 de Código Fiscal, considera conducta infractora REGISTRAR GASTOS INEXISTENTES, CONDUCTA QUE SE SANCIONA CON MULTA DEL 55% A un 75% POR CADA REGISTRO DE GASTO INEXISTENTE, Y SI LLEVAMOS ESTA CONDUCTA TEXTO DEL ARTÍCULO 113 DEL CITADO CÓDIGO, NOS ENCONTRAMOS QUE ESA CONDUCTA ESTÁ TIPIFICADA COMO UN DELITO QUE SE SANCIONA, ADEMÁS DE CON PRISIÓN PREVENTIVA, SE PENALIZA CON PRISIÓN DE 3 A 6 AÑOS. En esto consiste la Identificación de riesgos y cuantificación de los mismos. Sentido de negocios.

S o b r e e l A u t o r : D I O N I S I O J . K A Y E .

Abogado. Premio nacional de impuestos y cultura tributaria 2013. Autor del libro “Nuevos Derecho Procesal Fiscal y Administrativo.

” Coordinador del comité de Ética Tributaria de la Academia Mexicana de Derecho Fiscal.