La importancia de los libros sociales en las empresas de tipo mercantil y sus efectos fiscales

acuerdo con lo establecido por el código de Comercio, sin embargo, el principal objetivo es dejar constancia de la historia de la empresa y las decisiones tomadas por los socios en sus asambleas.

Por esta razón y para que puedan tener efectos ante terceros debemos de inscribirlos ante el registro público (RPP); para eso deben ser:

Cuando constituimos una sociedad mercantil los socios debemos de velar por qué se cumplan las disposiciones marcadas por la Ley General de Sociedades Mercantiles (LGSM) y en caso de ser sociedad civil cumplir con lo marcado por el Código Civil Federal (CCF) así como con el Código de Comercio (CC).

Estos ordenamientos marcan varías obligaciones que debemos cumplir dónde destacan:

La inscripción en el Registro Público de Comercio (RPP), de los documentos cuyo tenor y autenticidad deben hacerse notorios; Llevar y mantener un sistema de contabilidad y un libro mayor como lo establezcan las leyes fiscales. Conservar la documentación que tenga relación con la actividad del comerciante

Celebrar actas de asamblea ordinarias dentro de los cuatro meses siguientes al término del ejercicio y Llevar un libro de actas Identificar al beneficiario controlador en términos del Código Fiscal de la Federación.

En este artículo hablaremos de las actas de asamblea y su importancia para fines fiscales, para lo cual comenzaremos por conocer cuántos tipos de libros sociales pueden llevar las personas morales siendo los siguientes:

Libro registro de acciones.

Libro de actas de asamblea

Libro de registro de variaciones en el capital. Libro de sesiones del consejo de administración.

Cada uno tiene un fin específico y deben cumplir con formalidades de

I.- Instrumentos públicos otorgados ante notario o corredor público;

II.- Resoluciones y providencias judiciales o administrativas certificadas;

III.- Documentos privados ratificados ante notario o corredor público, o autoridad judicial competente, según corresponda. Es importante comentar que estos efectos jurídicos comenzarán a partir de la fecha y hora en que sean inscritos.

Para poder cumplir con esto la secretaría de Economía ha puesto a disposición de los empresarios un sistema de registro electrónico llamado PSM (sistema de publicación de sociedades mercantiles el cual está regulado por los artículos 16, 20 y 50Bis del Código de Comercio, 73 y 129 de la Ley General de Sociedades Mercantiles y sus disposiciones de operación publicadas en el Diario Oficial de la Federación del día 14 de septiembre de 2016.

El objetivo es dar publicidad a las convocatorias, actas, estados financieros y demás acuerdos que se quieran hacer saber a los socios de una empresa.

Ahora hablemos de que debe contener cada uno de los libros sociales que antes listamos.

Libro de registro de acciones

Este libro se debe llevar de acuerdo con lo marcado por los artículos 73 y 128 de la LGSM y estará al cuidado de los administradores; en él debemos asentar los siguientes datos:

Nombre, la nacionalidad y el domicilio del accionista y la indicación de las acciones que le pertenezcan, expresándose los números, series, clases y demás particularidades

Indicación de las exhibiciones que se efectúen, y Transmisiones que se realicen

La importancia de este libro es porque en él se actualiza la entrada o salida de socios y la modificación de su participación en la sociedad, por lo cual, si no se hace la inscripción en este libro, entonces no surtirá efectos respecto de terceros.

De la inscripción a que se refiere el párrafo anterior deberá publicarse un aviso en el sistema PSM para hacer su publicidad.

Libro de actas de asamblea

Debemos de iniciar por mencionar que la asamblea de los socios es el órgano supremo de la sociedad por lo cual sus resoluciones se tomarán por mayoría de votos de los socios que representen, por lo menos, la mitad del capital social.

Esto podría ser distinto siempre y cuando el contrato social exija una mayoría más elevada.

Salvo estipulación en contrario, si esta cifra no se obtiene en la primera reunión, los socios serán convocados por segunda vez, tomándose las decisiones por mayoría de votos, cualquiera que sea la porción del capital representado.

La asamblea tiene la facultad de tomar decisiones sobre:

I.- Discutir, aprobar, modificar o reprobar el balance general correspondiente al ejercicio social clausurado y de tomar con estos motivos, las medidas que juzguen oportunas.

II.- Proceder al reparto de utilidades

IlI.- Nombrar y remover a los gerentes

IV.- Designar, en su caso, el Consejo de Vigilancia.

V.- Resolver sobre la división y amortización de las partes sociales.

VI.- Exigir, en su caso, las aportaciones suplementarias y las prestaciones accesorias

VII.- Intentar contra los órganos sociales o contra los socios, las acciones que correspondan para exigirles daños y perjuicios

VIII.- Modificar el contrato social

IX.- Consentir en las cesiones de partes sociales y en la admisión de nuevos socios.

X.- Decidir sobre los aumentos y reducciones del capital social.

XI.- Decidir sobre la disolución de la sociedad, y

XII.- Las demás que les correspondan conforme a la Ley o al contrato social.

Los acuerdos de la asamblea (actas), se tienen que asentar en el libro respectivo y firmarse por el presidente y secretario de la asamblea, así como por el comisario que estuviera presente, anexando los documentos que justifiquen que se llevarán a cabo las convocatorias, esto conforme al precepto 194 de la LGSM.

Libro de variaciones de capital

Según el numeral 219 de la LGSM, todo aumento o disminución de capital debe escribirse en un libro de registro

A pesar de que la ley es omisa en señalar los datos que deben asentarse, se recomienda, indicar con precisión la fecha en que se hace la variación, el monto de la misma y el importe del capital social resultante de la operación.

Libro de sesiones del consejo de administración

Algunas empresas acostumbran a llevar una bitácora de las reuniones de los administradores para que quede asiento de sus decisiones; como lo apuntamos en el punto anterior el artículo 194 indica que se pueden hacer actas con las decisiones de la administración.

¿Cómo conservar los libros?

En términos del artículo 34 del Código de omercio, las sociedades podrán optar a conservar sus libros en formato impreso, o en medios electrónicos, siempre y cuando se apeguen a los requisitos siguientes: libro impreso: deberán estar encuadernados, empastados y foliados La encuadernación puede hacerse a posteriori, dentro de los tres meses siguientes al cierre del ejercicio, y libro electrónico: deberá observar lo establecido en la NOM-151

Por último, todos los registros deben llevarse en castellano, aunque la entidad sea extranjera.

Obligación fiscal

De acuerdo con los artículos 28 y 30 del Código Fiscal de la Federación (CFF) los contribuyentes personas morales deben llevar los libros sociales que las leyes particulares marcan.

Estos libros se consideran parte integrante de la contabilidad, y por lo que en deben existir actas de asamblea como parte de la documentación comprobatoria del contribuyente por las siguientes acciones:

Constitución de sociedades. Entrada o salida de socios y accionistas. Aumentos de capital.

Capitalización de pasivos. Reducciones de capital.

Decretos de dividendos.

Cambio de consejo de administración. Designación de administradores únicos o de gerentes generales.

El artículo 30 del código nos indica que cuando se trate de actas constitutivas de las personas morales, de los contratos de asociación en participación, de las actas en las que se haga constar el aumento o la disminución del capital social, la fusión o la escisión de sociedades, dicha documentación deberá conservarse por todo el tiempo en el que subsista la sociedad o contrato.

En el caso de actas de asamblea en las que se haga constar el aumento de capital social, además debemos conservar los estados de cuenta bancarios donde se vea el depósito del dinero con el que se exhibió el capital aportado.

Si el capital fue exhibido en bienes debemos contar con los avalúos correspondientes o con motivo de un superávit derivado de revaluación de bienes de activo fijo.

Tratándose de aumentos por capitalización de reservas o de dividendos, adicionalmente se deberán conservar las actas de asamblea en las que consten dichos actos, así como los registros contables correspondientes.

Si los aumentos son por capitalización de pasivos, adicionalmente se deberán conservar las actas de asamblea en las que consten dichos actos, así como el documento en el que se certifique la existencia contable del pasivo y el valor correspondiente del mismo Es importante comentar que la Resolución miscelánea fiscal 2023 en su regla 2.8.1.19 indica que esta certificación debe ser emitida por un contador público inscrito ante la AGAFF.

Cuando se haga constar la disminución de capital social mediante reembolso a los socios, además se deberán conservar los estados de cuenta bancarios donde conste el pago del reembolso.

Tratándose de las actas en las que se haga constar la disminución de capital social mediante liberación concedida a los socios, se deberán conservar las actas de suscripción, de liberación y de cancelación de las acciones, según corresponda. En las actas de fusión o escisión de sociedades, además se deberán conservar los estados de situación financiera, estados de variaciones en el capital contable y los papeles de trabajo de la determinación de la cuenta de utilidad fiscal neta (CUFIN) y de la cuenta de aportación de capital (CUCA), correspondientes al ejercicio inmediato anterior y posterior a aquél en que se haya realizado la fusión o la escisión.

Por último, al momento de la celebración de las asambleas se sugiere agregar como un punto a discutir la integración de los expedientes de beneficiario controlador que solicitan los articulo 32-B Ter, 32-BQuarter del Código fiscal, los cuales se consideran que también son integrantes de la contabilidad del contribuyente, por lo cual podrían ser solicitados en cualquier momento para su revisión.

Saludos.