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FLEET MANAGEMENT Rechtsberatung
Datenschutz
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er Flottenmanager ist mit der Frage konfrontiert, welche Grundlagen erfüllt werden müssen, um die Daten zu erheben. 1. Personendaten Bei Telematiksystemen ist in der Regel bekannt, welche Informationen sich auf welches Fahrzeug beziehen und welcher Arbeitnehmer dieses Fahrzeug nutzt. Die erhobenen Informationen gelten deshalb grundsätzlich als Personendaten, und die Nutzung des Systems unterliegt neben dem Arbeitsrecht auch dem Datenschutzgesetz. 2. Schutz des Arbeitnehmers vor Überwachungs- und Kontrollsystemen Der Arbeitgeber darf nur Daten über den Arbeitnehmer bearbeiten, wenn sie dessen Eignung für das Arbeitsverhältnis betreffen oder zur Durchführung des Arbeitsvertrages erforderlich sind (Art. 328b OR). Dieser Persönlichkeitsschutz wird zusätzlich konkretisiert, indem die Arbeitnehmer gegen die Verhaltensüberwachung mittels Überwachungs- und Kontrollsystemen geschützt werden (Art. 26 ArGV 3). Ein Telematiksystem erfüllt die Voraussetzungen eines solchen Überwachungs- und Kontrollsystems. Solche Systeme sind verboten, wenn sie zum Zweck der Verhaltensüberwachung eingesetzt werden. Hingegen darf ein Telematiksystem eingesetzt werden, wenn es aus Betriebsinteressen des Arbeitgebers verhältnismässig ist. Es ist somit von Bedeutung, für welche Zwecke der Arbeitgeber ein Telematiksystem einsetzen möchte. Ob und inwieweit die mit dem Einsatz eines solchen Systems verbundenen Datenerhebungen und -verarbeitungen zulässig sind, hängt von den jeweiligen Betriebsinteressen ab, was von Fall zu Fall beurteilt werden muss. 3. Zulässige vs. unzulässige Überwachung Als Betriebsinteressen des Arbeitgebers gelten die Sicherheit der Arbeitnehmer oder der Betriebsgüter (wie der Flotte), die Leistungsüberwachung, die Qualitätskontrolle, die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften oder die Planung, Optimierung und Effizienzsteigerung des Betriebsablaufs, wie zum Beispiel Personaleinsatz, Berechnung optimaler Transportrouten oder Angabe von genaueren Ankunftszeiten. Die grösste Schwierigkeit bei der Beurteilung der
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Zulässigkeit besteht darin, dass eine scharfe Abgrenzung zwischen (erlaubter) Leistungsoder Sicherheits- und (unerlaubter) Verhaltensüberwachung nur schwer möglich ist. Zum einen hängen Leistung und Verhalten oft stark voneinander ab. Zum anderen sind Telematiksysteme generell dazu geeignet, das Verhalten oder die Leistung der Arbeitnehmer zu überwachen, selbst wenn es im konkreten Fall dafür gar nicht eingesetzt werden soll. Hinzu kommt, dass eine persönliche Auswertung von verhaltensbezogenen Daten grundsätzlich nur ausnahmsweise zulässig ist, nämlich wenn ein begründeter Verdacht einer Straftat oder einer schwerwiegenden Verletzung von internen Weisungen besteht. 4. So viel wie nötig, so wenig wie möglich Bevor ein Telematiksystem implementiert wird, ist die Verhältnismässigkeit zu prüfen. Die Interessen des Arbeitgebers am Telematiksystem müssen in einem vernünftigen Verhältnis zu den Auswirkungen der Datenerhebung auf die Arbeitnehmer stehen. Je gewichtiger die Interessen des Arbeitgebers für seine Existenz sind, desto mehr ist erlaubt, und umgekehrt. So wird eine geringe Verbesserung bei der Berechnung der Ankunftszeiten in der Regel keine Lokalisierungsmöglichkeit der Fahrzeuge rechtfertigen, eine erhebliche Kostensenkung für die Fahrzeugflotte in der Regel schon. Zu prüfen ist auch immer, ob das Betriebsinteresse nicht auf andere Weise sichergestellt werden könnte. Gestützt auf den Grundsatz der Datenminimierung/-sparsamkeit ist der Arbeitgeber verpflichtet, wenn immer mit vertret barem Aufwand möglich, die Daten in anonymisierter oder aggregierter Form zu erheben. So dürfte das Interesse des Arbeitgebers in vielen Belangen, gerade wenn es um die Effizienzsteigerung und Kosteneinsparung geht, viel mehr auf eine Auswertung des Gesamtverhaltens einer bestimmten Mitarbeiterkategorie gerichtet sein (sog. Reports) als auf eine per sonenbezogene Auswertung jedes einzelnen Arbeitnehmers dieser Kategorie. Ebenfalls zu prüfen ist, ob es überhaupt nötig ist, die Daten zu speichern, und wenn ja, für wie lange die Daten gespeichert werden müssen.
Die Firma XY möchte für Dienstfahrzeuge ein Telematik system einführen. Neben den Fahrzeugdaten sollen auch Standorte erhoben werden. Die Mitarbeitenden können ihr Dienstfahrzeug auch privat nutzen. Was muss das Unternehmen respektive der Flottenverantwortliche bei der Einführung eines solchen Systems beachten, sofern dieses überhaupt erlaubt ist? So wären beispielsweise für einen Notfalleinsatz, bei dem das Aufrufen der geografischen Lage nur im aktuellen Moment von Bedeutung ist, Speicherfristen von kurzer Dauer gerechtfertigt (wenn eine Speicherung überhaupt nötig ist), während in anderen Fällen, wo es bspw. um gesetzliche Dokumentationspflichten geht, längere Speicherfristen vorzusehen wären. 5. Unzulässige Datenerhebung bei der privaten Nutzung In jedem Fall unzulässig wäre eine Datenerhebung bei der privaten Nutzung des Fahrzeugs, wie dies auch aus einem jüngeren Entscheid des Arbeitsgerichts Zürich vom 20. August 2019 hervorgeht. Dem könnte begegnet werden – so auch das Arbeitsgericht Zürich – indem bspw. das Telematiksystem so konzipiert wäre, dass ein Ein -und Ausschalten des Telematiksystems durch den Arbeitnehmer möglich wäre oder die GPS-Überwachung automatisch zu gewissen Zeiten ausgeschaltet würde. 6. Beurteilung im Einzelfall erforderlich Die Zulässigkeit der geplanten Datenbearbeitung hängt wesentlich vom Einzelfall ab und muss von Fall zu Fall beurteilt werden. Problematisch wäre es, wenn alle technischen Fahrzeugdaten wie auch die geografischen Navigationsdaten mit Bezug auf diejenigen einzelnen Arbeitnehmer live mitverfolgt oder im Nachhinein ausgewertet würden, die für einen wesentlichen Teil ihrer Tätigkeit auf das Dienstfahrzeug angewiesen sind, deren ständige Überwachung jedoch nicht aus Sicherheitsgründen (wie z. B. bei einem Geldtransport) oder zur Notfallplanung (bei einer Ambulanz) erforderlich ist. Ebenfalls problematisch und unverhältnismässig wäre eine Aufzeichnung/Speicherung auch der Echtzeitdaten von Arbeitnehmern, bei denen die Planungseinsätze ohnehin im Voraus klar festgelegt sind. Diese Methoden kämen einer Dauerüberwachung und Datensammlung auf Vorrat gleich, was zu einem permanenten Kontrolldruck führen würde und unzulässig wäre. Ebenfalls als unzulässig zu werten wäre eine ständige Auswertung der gefahrenen Kilometer zwecks Durchführung von Service arbeiten. Es würde genügen, wenn eine Auswertung erst nach Erreichen einer bestimmten
