Pengembangan Fitur Isi Data Pasien Baru Pada Aplikasi Pendaftaran Rawat Jalan Bagi Pasien Baru

LAPORAN AKTUALISASI

”OPTIMALISASI PENGEMBANGAN FITUR ISI DATA PASIEN BARU PADA

APLIKASI PENDAFTARAN RAWAT JALAN BAGI PASIEN BARU

DI RSUP Dr. HASAN SADIKIN BANDUNG ”

Disusun oleh : Nama : Weny Arief Setiowati

NIP : 199105222022032001

NDH : 01

Jabatan : Perekam Medis Terampil

Instansi : RSUP Dr. Hasan Sadikin Bandung

BAPELKES CIKARANG

KEMENTERIAN KESEHATAN RI 2022

KATA PENGANTAR

Puji syukur penulis panjatkan kehadirat ALLAH ىلاعت و هناحبسatas limpahan rahmat dan karunia-Nya, sehingga penulis dapat menyelesaikan Laporan Rancangan Aktualisasi NilaiNilai Dasar ASN ini tepat pada waktunya.

Laporan rancangan aktualisasi ini berisi utaian laporan rencana kegiatan yang mengimplementasikan nilai-nilai dasar ASN yaitu Berorientasi Pelayanan, Akuntabel, Kompeten, Harmonis, Loyal, Adaptif dan Kolaboratif. Nilai-nilai dasar tersebut diimplementasikan di lingkungan RSUP Dr. Hasan Sadikin Bandung pada unit Instalasi Sistem Informasi Rumah Sakit (SIRS).

Penulis menyadari bahwa dalam penyusunan laporan rancangan aktualisasi ini mendapat banyak bantuan, dan bimbingan dari berbagai pihak. Pada kesempatan ini penulis ingin mengucapkan terima kasih kepada :

1. Bapak Asep Supriatna, SST.RMIK., selaku Kepala Instalasi Rekam Medis RSUP Dr. Hasan Sadikin sekaligus mentor yang telah memberikan arahan dan masukan yang berharga dalam penyusunan laporan rancangan aktualisasi ini.

2. Ibu Ade Ana Asmara, SST, MPH., selaku coachdan fasilitator pada agenda 1 & 4 yang telah membimbing, memfasilitasi dan memotivasi penulis.

3. Ibu Saadah Fitriany SST.,M.Keb., selaku faslitator pada agenda 2 yang telah memberikan ilmu dan pengetahuannya selama proses pembelajaran distance learning untuk kami internalisasi danaktualisasikan di Instansi kamimasing-masing

4. Ibu Dr. Rina Rostarina, MAP., selaku faslitator pada agenda 3 yang telah memberikan ilmu dan pengetahuannya selama proses pembelajaran distance learning untuk kami internalisasi danaktualisasikan di Instansi kamimasing-masing

5. Seluruh panitia penyelenggara Pelatihan Dasar CPNS Kementrian Kesehatan Tahun 2022 UPTD Pelatihan Dinas Kesehatan Jawa Barat

6. Seluruh rekan di Instalasi Rekam Medis RSUP Dr. Hasan Sadikin Bandung

7. Seluruh rekan golongan 2 angkatan 1 kelompok 3

8. Seluruh rekan Pelatihan Dasar CPNS Kementrian Kesehatan Tahun 2022

Penulis pun sangat mengharapkan kritik dan saran terkait laporan rancangan aktualisasi ini sehingga penulis dapat terus meningkatkan, memperbaiki rancangan aktualisasi ini yang jauh dari kata sempurna dan dapat dijadikan landasan pelaksanaan dan pelaporan aktualisasi serta habituasi nilai-nilai dasar ASN yang tentunya memberikan dampak positif bagi seluruh pihak.

Bandung, 26 Agustus 2022

Weny Arief Setiowati

BAB I PENDAHULUAN

1.1Latar Belakang

Berdasarkan UU No 05 Tahun 2014, Aparatur Sipil Negara (ASN) adalah profesi bagi

Pegawai Negeri Sipil Dan Pegawai Pemerintah Dengan Perjanjian Kerja yang bekerja pada Instansi Pemerintah. Sedangkan Pegawai ASN adalah Pegawai Negeri Sipil (PNS) dan Pegawai

Pemerintah DenganPerjanjian Kerja (PPPK)yangdiangkat olehPejabatPembina Kepegawaian dan diserahi tugas dalam suatu jabatan pemerintahan atau diserahi tugas negara lainnya dan digaji berdasarkan peraturan perundang-undangan.

Pegawai ASN bertugas melaksanakan kebijakan publik yang dibuat oleh Pejabat Pembina

Kepegawaian sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan, memberikan pelayanan publik yang profesional dan berkualitas dan mempererat persatuan dan kesatuan

Negara Kesatuan Republik Indonesia. Calon Pegawai Negeri Sipil (CPNS) adalah warga negara

Indonesia yang lolos seleksi pengadaan PNS, diangkat dan ditetapkan oleh PPK, serta telah mendapatkan persetujuan teknis dan penetapan nomor induk pegawai. Sesuai PerLAN No. 10

Tahun 2021 CPNS wajib menjalani Masa Prajabatan yang dilaksanakan selama 1 (satu) tahun terhitung sejak tanggal pengangkatan sebagai CPNS. Selama masa prajabatan CPNS wajib mengikuti pelatihan dasar CPNS sebanyak 1 kali. Kompetensi yang dikembangkan dalam

Pelatihan Dasar CPNS merupakan Kompetensi pembentukan karakter PNS yang profesional sesuai bidang tugas. Kompetensi ini diukur berdasarkan kemampuan menunjukkan sikap perilaku bela negara, mengaktualisasi nilai-nilai dasar PNS dalam pelaksanaan tugas jabatan, mengaktualisasi kedudukan dan peran PNS dalam kerangka NKRI, dan menunjukkan penguasaan kompetensi teknis yang dibutuhkan sesuai dengan bidang tugas.

Dalam pelaksanaan pembelajaran, peserta pelatihan dasar difasilitasi untuk melakukan proses aktualisasi substansi mata pelatihan agenda 2 dan agenda 3 di tempat kerja. Sebelum melaksanakan aktualisasi, peserta diwajibkan untuk menyusun rancangan aktualisasi yang digunakan sebagai acuan dalam pelaksanaan aktualisasi nanti. Oleh karena itu, penulis menyusun rancangan aktualisasi ini yang berada di instansi RSUP Dr. Hasan Sadikin Bandung. Penyusunan rancangan aktualisasi mengacu kepada penerapan nilai-nilai dasar PNS yaitu Berorientasi Pelayanan, Akuntabel, Kompeten, Harmonis, Loyal, AdaptifdanKolaboratif. Selain itu rancangan aktualisasi juga berdasarkan kepada kedudukan dan peran PNS dalam NKRI yang berkaitan dengan manajemen ASN dan Smart ASN.

RSUP Dr. Hasan Sadikin sebagai Rumah Sakit Rujukan Kelas A menjadi Rumah Sakit yang menjadi rujukan utama sehingga berpengaruh pada kunjungan pasien rawat jalan khususnya

pasien baru rujukan dari Faskes 2. Sebagai pelayan publik harus memberikan pelayanan prima sesuai dengan indikator pelayanan pendaftaran pasien baru di rawat jalan kurang dari 3 menit, hal ini dapat ditunjang salah satunya dengan optimalisasi pemanfaatan aplikasi reservasi online bagi pasien baru.

1.2Tujuan dan Manfaat

Tujuan dari Rancangan Aktualisasi ini yaitu dapat mengidentifikasi dan menetapkan core issue, melakukan analisis penyebab core issue, dan menentukan gagasan kreatif penyelesaian core issue beserta tahapan kegiatannya untuk mengaktualisasi nilai-nilai dasar ASN serta kedudukan dan peran ASN dalam pelaksanaan tugas dan jabatan.

Manfaat bagi penulis dalam penyusunan rancangan aktualisasi ini adalah penulis menjadi lebih memahami dan menanamkan corevaluesASN dalam diri dan diimplementasikan dalam menjalankan tugas dan fungsi sebagai ASN di lingkungan kerja, serta semakin kritis dalam menilai suatu isudanberpikir inovasi dangagasan kreatif untuk meminimalisir isuyang terjadi.

1.3Ruang Lingkup

Ruang lingkup rancangan aktualisasi ini adalah:

a. InternalisasicorevaluesASNyaituBerAKHLAKdenganakronimBerorientasiPelayanan, Akuntabel, Kompeten, Harmonis, Loyal, Adaptif dan Kolaboratif

b. Waktu pelaksanaan aktualisasi mulai tanggal 6 Juli sd 16 Agustus 2022 di lingkungan Pendaftaran Pasien Baru Rawat Jalan Instalasi Rekam Medis RSUP Dr. Hasan Sadikin Bandung

c. Output yang diharapkan dari rancangan aktualisasi ini adalah penerapan corevalues ASN dalam kegiatan aktualisasi dan habituasi nanti.

BAB II

PROFIL INSTANSI DAN PESERTA

2.1 Profil Rumah Sakit Umum Pusat Dr. Hasan Sadikin Bandung

RSUP Dr. Hasan Sadikin Bandung (RSHS) merupakan rumah sakit milik Kementerian Kesehatan, dibangun pada tahun 1920 dan diresmikan pada tanggal 15 Oktober 1923 dengan nama “Het Algemeene Bandoengsche Ziekenhuijs”. Pada tanggal 30 April 1927 namanya diubah menjadi “Het Gemeente Ziekenhuijs Juliana” dengan kapasitas 300 tempat tidur. Selama penjajahan Jepang, rumah sakit ini dijadikan Rumah Sakit Militer. Setelah Indonesia merdeka, pengelolaannya berpindah ke pemerintah daerah yang dikenal oleh masyarakat

Jawa Barat dengan nama “Rumah Sakit Ranca Badak“. Pada tahun 1954 Rumah Sakit Ranca Badak ditetapkan sebagai rumah sakit provinsi dan berada di bawah pengawasan Departemen Kesehatan.

RSUP Dr. Hasan Sadikin Bandung berlokasi di Jl. Pasteur No. 38 Bandung dengan luas tanah 87.2OO m2 yang mudah dijangkau dari berbagai arah. Sejalan dengan perkembangan IPTEKDOK dan tuntutan masyaralat yang semakin meningkat terhadap mutu pelayanan yang lebih baik, RSHStelah memiliki MasterPlanyangdibuat padatahun 1995. MasterPlantersebut memperhitungkan kebutuhan pelayanan medis danpendidikan untuk 25tahun ke depan, yang memuatIntegratedPhysicalBuildingandManagementConceptuntuk Model Rumah Sakit Pendidikan. Pada tahun 1956 dijadikan rumah sakit umum dengan kapasitas 600 tempat tidur bersamaan dengan didirikannya Fakultas Kedokteran Universitas Padjadjaran. Sejak saat itu pula RSHS digunakan sebagai tempat pendidikan oleh Fakultas Kedokteran Universitas Padjadjaran.

Selanjutnya karena kemampuannya dalam memberikan pelayanan spesielistik dan subspesialistik luas, pada taggal 18 Oktober 2004 RSHS ditetapkan oleh Departemen Kesehatan sebagai Rumah Sakit Kelas A. Tahun-tahun berikutnya adalah tahun dimana RSHS semakin berkembang. Ditengah-tengah pertumbuhannya ini RSHS ditetapkan sebagai Rumah Sakit Rujukan Nasional berdasarkan Surat Keputusan Menteri No HK.02.02/MENKES/390/2014

tentang Pedoman Penetapan RS Rujukan Nasional, mengampu tujuh RS Regional di Jawa barat dan ebberapa RS di luar provinsi Jawa Barat. Data terakhir menunjukkan, kini RSHS

memiliki 944 tempat tidur, 3000 karyawan dengan 395 dokter spesialis dan subspesialis dan enam layanan unggulan terdiri atas Pelayanan Jantung Terpadu, Pelayanan Onkologi, Pelayanan Infeksi, Bedah Minimal Invasif, Kedokteran Nuklir dan Transplantasi Ginjal.

a. Visi RSHS Bandung

VISI PEMERINTAH KABINET INDONESIA MAJU 2020 - 2024

Terwujudnya Indonesia Maju Yang Berdaulat, Mandiri, dan Berkepribadian, Berlandaskan Gotong Royong

b. Misi RSHS Bandung

Mewujudkan Kualitas Hidup Manusa Indonesia yang Tinggi, Maju, dan Sejahtera

c. Motto RSHS Bandung

Kesehatan Anda Menjadi Prioritas Kami

d. Tata Nilai RSHS Bandung

“Pamingpin Pituin” : Kepemimpinan, Profesional, Inovatif, Tulus, Unggul, Integritas

• Kepemimpinan: Nilai yang menggambarkan kepeloporan dan menyiapkan talenta-talenta terbaik di bidangnya

• Professional: Nilai yang berorientasi pada pencapaian kinerja melalui penjalinan kemitraan

• Inovatif: Nilai yang menggambarkan keinginan untuk menghasilkan suatu yang baru dan senantiasa melakukan perbaikan secara berkesinambungan

• Tulus: Keinginan untuk memberi tanpa pamrih, proaktif dan responsif

• Unggul: Keinginan untuk menjadi yang terbaik menghasilkan kualitas prima

• Integritas: Nilai yang menggambarkan kejujuran, amanah dan menjunjung etika yang tinggi dalam menjalankan tugas

e. Struktur organisasi Rumah Sakit Umum Pusat Dr. Hasan Sadikin Bandung

Gambar 1.1 Struktur Organisasi RSHS

f. Instalasi Rekam Medis

a. Struktur Organisasi Instalasi Rekam Medis

Gambar 1.2 Struktur Organisasi Instalasi Rekam Medis

g. Visi dan Misi Unit Rekam Medis

a) Visi

Menjadi rekam medis berbasis teknologi di Indonesia.

b) Misi

Menyelenggarakan pengelolaan rekam medis yang bermutu dan berkualitas terintegrasi baik rawat jalan, gawat darurat, maupun rawat inap.

c) Moto

Data tepat informasi cepat, anda meminta kami memberikan.

d) Tujuan

1. Terselenggaranya pelayanan pendaftaran pasien seara cepat dan tepat guna menunjang pelayanan prima.

2. Menunjang kelancaran dalam pelayanan pasien yang dilakukan oleh tenaga kesehatan di RSUP Dr. Hasan Sadikin Bandung.

3. Mengolah data pelayanan rumah sakit menjadi informasi bermakna dan bernilai keilmuan untuk berbagai kepentingan.

4. Terjaganya keamanan dan kerahasiaan data pelayanan pasien dari pihak yang tidak berwenang sesuai dengan ketentuan dan perundang-undangan yang berlaku.

h. Tugas Pokok dan Fungsi Instalansi Rekam Medis di Rumah Sakit

Tugas

Instalansi Rekam Medis mempunyai tugas melaksanakan pengelolaan, evaluasi danpengembanganRekam Medis diRSUP Dr. Hasan Sadikin Bandung sertamelakukan penyiapanbahanpenyusunanrencanakebutuhansumberdayadanpengelolaanrekam medis.

Fungsi

Adapun fungsi Rekam Medis sebagai berikut :

1. Membantu Direktur melalui Kepala Bidang Medik melalui bidang perencanaan, pengaturan, pelaporan dan pengawasan terhadap kelancaran Rekam Medis Rawat Jalan, Rawat Inap dan Gawat Darurat.

2. Mengkoordinir pengumpulan dan pengelolaan data yang berhubungan dengan pelayanan medis dan perawatan yang diberikan rumah sakit.

3. Mengkordinir penyelenggaraan, pengadaan, dan penyimpanan rekam medis rawat jalan, rawat inap, dan darurat. Mengkoordinir penyelenggaraan pembuatan Surat Keterangan Medis Umum, Asuransi dan surat keterangan dokter lainnya.

4. Melakukan koordinasi dengan unit lain di lingkungan rumah sakit dalam bidang pendidikan, penelitian yang berhubungan dengan data rekam medis sesuai dengan kebijakan yang telah ditetapkan oleh Direktur Rumah Sakit.

5. Bertanggung jawab atas terselenggaranya pengadaan, penyediaan, dan ketertiban, serta menjaga keamanan dan kerahasiaan rekam medis.

2.2 Profil Peserta

Peserta merupakan Calon Pegawai Negeri Sipil Golongan II dari Kementerian Kesehatan. Adapun profil lengkap adalah sebagai berikut :

Nama : Weny Arief Setiowati

NIP : 199105222022032001

Pangkat/Gol

Ruang : Pengatur / IIc

Jabatan : Perekam Medis Terampil

Unit Kerja : Instalasi Rekam Medis

Instansi : Rumah Sakit Umum Pusat Dr. Hasan Sadikin Bandung

Dalam pelaksanaan aktualisasi, kegiatan yang dilakukan oleh peserta latsar mengacu pada Sasaran Kinerja Pegawai (SKP), inovasi, perintah dan/ atau tugas dari atasan. SKP peserta latsar dijabarkan sebagai berikut :

• Tercapainya entrydata pasien baru rawat jalan

• Tercapainya entrydata pasien lama rawat jalan

• Tercapainya verifikasi berkas persyaratan pendaftaran rawat jalan

• Tercapainya indeks Dokter berkas rekam medis pasien rawat jalan

• Tercapainya koding berkas rekam medis rawat jalan

• Tercapainya entrydata pasien untuk online APM

2.3 RoleModel

Rafi Ahmad merupakan selebritis, aktor, pembawa acara, penyanyi, pengusaha, youtuber dan produser berkebangsaan Indonesia. Rafi merupakan anak sulung yang memiliki club sepak bola RANS Cilegon FC. Rafi merupakan salah satu aktor Indonesia terkaya yang

sudah meraih berbagai penghargaan sejak tahun 2006. Rafi dikenal sebagai aktor yang

humble dan rendah hati juga ramah kepada siapa saja, dalam bergaul rafi tidak

membedakan pangkat, golongan ataupun status sosial. Seperti diketahui bersama bahwa

sosok rafi ahmad memiliki lingkungan atau koneksi yang sangat luas dari mulai Presiden, Pejabat Negara, Pengusaha, Selebritis sampai masyarakat biasa. Rafi selalu bisa membaca dan memanfaatkan peluang yang ada dengan terus berinovasi dengan memanfaatkan tegnologi dan media sosial sampai perusahaannya RANS dan yotubenya dapat dijadikan ladang usaha.rafi kerap kali membuat konten menarik yang bisa memotivasi para pemuda dan masyarakat untuk bisa beradaptasi dengan zaman digital dan mampu memanfaatkan digital menjadi peluang yang bernilai guna. Sosok Rafi Ahmad menurut saya bisa menjadi panutan dengan semangat jiwa mudanya yang terus berinovasi dan berkontribusi untuk Negara, mendukung dan menjalankan kebijakan yang telah ditetapkan oleh Pemerintahan yang sah.

2.4 Nilai-nilai Dasar ASN BerAKHLAK

a. Berorientasi Pelayanan

Berorientasi pelayanan adalah nilai dasar ASN yang mencerminkan perilaku untuk memberikan pelayanan prima guna mencapai kepuasan masyarakat dengan memahami kebutuhan masyarakat, melayani dengan sikap ramah, cekatan, solutif dan dapat diandalkan serta berinovasi untuk melakukan perbaikan tiada henti. Sesuai dengan fungsi ASN pelayan publik harus bisa memberikan pelayanan maksimal dengan profesional dan prima.

b. Akuntabel

Dalam melaksanakan tugas dan fungsinya sebagai ASN harus dapat mempertanggungjawabkan segala tindakan dan perilaku yang dilakukan, cermat, disiplin, berintegritas tinggi, efektif dan efisien dalam menggunakan barang milik negara serta tidak menyalahgunakan kewenangan jabatan dalam menjalankan tugas. Kemampuan untuk menggunakan kekayaan danbarang milik negara dengan tanggung jawab, efektif dan efisien.

c. Kompeten

Setiap ASN harus profesional dalam menjalankan tugasnya, bekerja sesuai dengan kompetensi dan kewenangannya. Sebagai seorang ASN tidak boleh berpuas diri dengan kompetensi diri sehingga harus selalu berusaha untuk meningkatkan kompetensi diri untuk menjawab tantangan yang selalu berubah, membantu orang lain belajar dan melaksanakan tugas dengan kualitas terbaik yang dapat dilakukan.

d. Harmonis

Negara Indonesia memiliki kekayaan alam, budaya, tradisi yang sangat beragam, sebagai pelayan publik perlu menerapkan nilai harmonis dalam memberikan pelayanan

kepada seluruh masyarakat dengan menghargai apapun latar belakang orang, saling tolong menolong serta mampu membangun lingkungan kerja yang harmonis dengan menghargai setiap perbedaan dan memiliki toleransi tinggi terhadap perbedaan yang ada

e. Loyal

Sebagai ASN perlu memegang teguh ideologi Pancasila, Undang-undang Dasar tahun

1945, setia pada NKRI serta pemerintahan yang sah, menjaga nama baik sesama ASN, menjaga nama baik pimpinan, Instansi dan Negara serta harus menjaga rahasia jabatan dan rahasia negara dalam menjalankan tugas dan tanggung jawab.

f. Adaptif

Di era digitalisasi dengandinamika perubahan dan perkembangan yang terjadi saat ini, sebagai ASN harus memiliki nilai adaptif dengan dapat menyesuaikan diri menghadapi perubahan yang terjadi di lingkungan kerja, memiliki ide/gagasan dan inovasi yang

kreatif untuk kontribusi serta bertindak proaktif guna menyikapi tantangan global yang terjadi

g. Kolaboratif

Untuk menjawab dan menghadapi tantangan global perlu adanya kolaborasi yang melibatkan lintas unit bahkan lintas Instansi guna mewujudkan Indonesia menjadi negara yang SMART Governance. Harus terbuka dalam bekerja sama, memberi kesempatan pada berbagai pihak untuk berkontribusi dan memanfaatkan berbagai sumberdaya untuk tujuan bersama.

BAB III RANCANGAN AKTUALISASI

3.1 Deskripsi Isu

Dalam membuat rancangan aktualisasi,langkahutama yangharus dilakukan adalah menetapkan isu. Chase dan Jones mendeskripsikan isu sebagai sebuah masalah yang belum terpecahkan yang siap diambil keputusannya. Isu yang harus dimunculkan adalah suatu kondisi atau peristiwa didalam organisasi, yang jika dibiarkan akan mempunyai efek yang signifikan pada fungsi atau kinerja organisasi tersebut atau pada target organisasi dimasa yang akan datang. Setelah mengamati dan berdiskusi dengan teman sejawat dan mentor mengenai isu-isu yang dapat diidentifikasi dilingkungan kerja dan isu tersebut disortir maka terpilih 3 (tiga) isu yang dapat diangkat dengan gagasan penyelesaian isu sesuai dengan kewenangan tugas pokok dan fungsi penulis sebagai Perekam Medis di Pendaftaran pasien baru rawat jalan.

3 (tiga) isu yang diangkat oleh Penulis adalah:

Isu 1: Belum Optimalnya Fitur Penarikan Data Pasien Baru Pada Aplikasi

Pendaftaran Rawat Jalan Bagi Pasien Baru yang Sudah Melakukan Reservasi Online Berdasarkan pengamatan langsung ketika sedang bekerja di Pendaftaran pasien baru rawat jalan masih banyak pasien yang sudahmendaftarkan diri sebagai pasien baru melalui web reservasi.rshs.or.id namun terlewat nomor antriannya.

Dampak dari isu tersebut adalah:

1. Waktu pelayanan pendaftaran pasien menjadi lebih lama bila pasien sudah terlewat nomor antriannya karena walaupun sudah mengisi data di web namun bila antrian sudah terlewat belum difasilitasi fiturnya

2. Sedikit banyak berpengaruh pada waktu tunggu pendaftaran pasien rawat jalan dengan indikator dibawah 3 menit.

3. Kelengkapan data kurang maksimal

4. Kepuasan Masyarakat kurang

Isu 2: Petugas pendaftaran harus berbicara dengan suara keras dalam menyampaikan informasi kepada pasien/keluarga.

Setelah mendaftarkan pasien, Petugas harus memberikan informasi alur selanjutnya pasien harus kemana dan apa yang harus dilakukan selanjutnya oleh pasien setelah selesai dari loket pendaftaran. Jarak antara kursi petugas pendaftaran ke kursi pasien atau keluarga yang sedang mendaftar cukup berjarak dan suara di area sekitar loket pendaftaran juga sedikit banyak berpengaruh sehingga perlu pengeras suara (microphone) dua arah antara petugas pendaftaran dan pasien/keluarga. Saat ini microphone yang tersedia kurang berfungsi maksimal sehingga tidak jarang Petugas berbicara dengan suara keras agar terdengar. Dampak dari isu tersebut:

1. Adanya kesan Petugas Pendaftaran bersikap kurang ramah, judes dan marahmarah

2. Bisa terjadi salah pemahaman dari pasien/keluarga terkait informasi yang disampaikan oleh Petugas

3. Kurang optimalnya informasi yang disampaikan

4. Tenggorokan petugas pendaftaran cepat kering dan haus

Isu 3: Terhentinya bridgingantara sistem pendaftaran dengan aplikasi BPJS

Ketika mendaftarkan pasien baru JKN, pasien harus membawa beberapa persyaratan salah satunya rujukan dari Faskes 2 dan rujukan online dari BPJS. Seluruh pasien yang mendaftar dengan JKN harus dibuatkan SEP rawat jalan untuk pelayanan rawat jalan di RSHS. Saat ini ketika akan mencetak SEP, Petugas Pendaftaran harus membuka aplikasi vclaim dari BPJS kemudian memasukan nomor kartu BPJS dan mengisi data lainnya, setelah SEP rawat jalan muncul Petugas pun harus mengopy pastenomor SEP RSHS ke sistem pendaftaran RSHS. Bila sudah bridgingkembali maka waktu pelayanan pendaftaran pasien baru rawat jalan akan lebih efektif dan efisien, serta Petugas akan mengetahui tanggal masa berlaku rujukan agar pasien diingatkan untuk memperpanjang rujukan.

Dampak dari isu tersebut:

1. Waktu pelayanan pendaftaran pasien rawat jalan menjadi lebih lama

2. Adanya risiko kesalahan dalam melakukan copypastenomor SEP

3. Adanya risiko lupa untuk mengopy paste nomor SEP ke sistem pendaftran

Dari ketiga isu diatas kemudian dipilih menggunakan metode tapisan Urgency, Seriousness,Growth(USG) dengan definisi sebagai berikut:

1) Urgency(U): seberapa mendesak isu dikaitkan dengan waktu yang tersedia

2) Seriousness(S): apabila masalah ini tidak ditangani maka akan muncul masalah yang lain

3) Growth(G): apabila masalah ini tidak dipecahkan akan berkembang menjadi lebih buruk

Setiap aspek kemudian diberikan skala Likertantara 1 sampai dengan 5 dengan nilai 1 bermaknasangat kecil, 2 kecil, 3 sedang, 4besar, 5 sangat besar. Isudengan total nilai tertinggi akan diangkat sebagai isu terpilih dan dibuat gagasan penyelesaian isu.

3.2 Penetapan Core Isu

Tiga isu yang telah teridentifikasi dianalisa menggunakan tapisan metoda USG sebagaimana dijabarkan dalam tabel.

Tabel 3.2.1. Penetapan Isu dengan Metode Penapisan Isu USG

Ket. 1 : Sangat Kecil, 2: Kecil, 3:Sedang, 4: Besar, 5 : Sangat Besar

Berdasarkan penapisan identifikasi isu menggunakan metode USG, Belum Optimalnya

Fitur Penarikan Data Pasien Baru Pada Aplikasi Pendaftaran Rawat Jalan Bagi Pasien

Baru yang Sudah Melakukan Reservasi Online yang diangkat untuk dibuat gagasan

kegiatan untuk pemecahan isu tersebut. Dari sisi urgency isu ini mendesak untuk diselesaikan karena sedikit banyak mempengaruhi waktu tunggu pelayanan pendaftaran pasien baru rawat jalan. Dari sisi seriousnessbila isu ini tidak diselesaikan

berpotensi mempengaruhi antrian yang lebih panjang di loket pendaftaran pasien baru rawat jalan lantai 1. Dari sisi growthbila optimalisasi ini tidak dilakukan maka dapat berpotensi semakin banyak pasien baru yang sebetulnya sudah daftar melalui web reservasi online harus mengambil lagi antrian manual untuk daftar.

3.3 Deskripsi Isu Terpilih

Pelayanan pendaftaran pasien rawat jalan dibagi menjadi pendaftaran pasien rawat jalan baru dan pendaftaran pasien rawat jalan lama yang akan kontrol ke poliklinik. Di RSUP Dr. Hasan Sadikin Bandung, pendaftaran pasien baru dilayani di lantai 1 sedangkan untuk pasien lama mendaftar di masing-masing lantai poliklinik yang dituju danharusmelakukanreservasiterlebihdahulu,karenasaatiniuntukpasienlamasudah disediakan APM (Anjungan Pendaftaran Mandiri) disetiap lantai dengan Perekam Medis yang ditempatkan dimasing-masing lorong poliklinik untuk membantu proses pendaftaran pasien lama. RSUP Dr. Hasan Sadikin Bandung memfasilitasi pendaftaran pasien secara online yaitu 1. Pasien lama bisa dibantu oleh Petugas di APM melakukan reservasi untuk kunjungan berikutnya sesuai dengan arahan dari Dokter setelah selesai

menerima pelayanan dari Dokter, 2. Melalui reservasi.rshs.or.id, pada awalnya web tersebut hanya untuk pasien lama yang akan melakukan reservasi karena harus memasukan nomor rekam medis pasien namun dalam perjalanannya mengamati dan mengidentifikasi kebutuhan masyarakat sehingga dilakukan pengembangan oleh tim SIRS RSHS yang berkolaborasi dengan Instalasi Rekam Medis dan Instalasi Rawat Jalan. Pengembangan dilakukan untuk memfasilitasi reservasi bagi pasien yang baru pertama kali berkunjung ke RSHS, sehingga pasien yang baru akan pertama kali berkunjung dapat melakukan reservasi secara online dengan memasukan data-data yang disesuaikan dengan kebutuhan inputan di aplikasi pendaftaran. Aplikasi reservasi online pasien baru sudah link/bridgingdengan aplikasi yang ada di loket pendaftaran sehingga bila kita memanggil nomor antrian yang sudah melakukan reservasi, Petugas dapat memanfaatkan fitur “Isi Data Pasien Baru” untuk mengisi data-data pasien dan melengkapi dengan menanyakan langsung pada pasien/keluarga bila ada data yang terlewat belum terisi. Menurut penulis hal tersebut memiliki kontribusi dalam efisiensi waktu pelayanan pendaftaran pasien baru agar lebih cepat. Namun dalam pelaksanaanya setiap harinya selalu ada saja banyak pasien yang dipanggil nomor antriannya namun tidak ada kemudian tiba-tiba saat Petugas sedang mendaftarkan pasien lain, pasien yang sudah melakukan reservasi tersebut datang ke loket pendaftaran dan menyampaikan bahwa yang bersangkutan sudah melakukan reservasi

melalui web reservasi RSHS namun nomor antriannya sudah terlewat. Saat ini pasien yang terlewatnomorantriannya akandiarahkanuntuk mengambilantrianbaru dimesin antrian manual sehingga pasien harus menunggu lagi sampai antriannya dipanggil, ketika pasien tersebut dipanggil antriannya dan datang ke loket pendaftaran Petugas tidak bisa menarik data yang sudah diinput oleh pasien pada sistem reservasi online pasien baru. Hal ini dapat mempengaruhi pada waktu tunggu pelayanan pendaftaran pasien baru rawat jalan, karena yang seharusnya data dapat ditarik namun saat ini masih harus tetap input data dari awal oleh Petugas Pendaftaran.

3.4 Analisis Faktor Penyebab Core Isu

Analisis faktor-faktor yang berkontribusi menyebabkan isu tersebut adalah sebagai berikut

Pasien yang sudah reservasi online dan sudah terlewat harus ambil antrian manual

Fitur aplikasi belum tersedia

Pasien datang tidak disiplin Pengisian data pasien baru banyak

Belum Optimalnya Fitur Penarikan Data Pasien Baru Pada Aplikasi Pendaftaran Rawat Jalan Bagi Pasien Baru yang Sudah Melakukan Reservasi Online

3.5 Gagasan Kreatif Penyelesaian CoreIsue

Rancangan kegiatan pemecahan masalah yang dibuat oleh Penulis untuk mengatasi masalah tersebut adalah optimalisasi pengembangan fitur isi data pasien baru untuk pasien yang sudah melakukan reservasi online .

Diagram Fishbone

3.6 Matrix Rancangan Aktualisasi CoreValuesASN

3.7 Rencana Jadwal Kegiatan Aktualisasi

BAB IV

PELAKSANAAN AKTUALISASI

4.1. Rekapitulasi Pelaksanaan Kegiatan Aktualisasi

Kegiatan aktualisasi pelatihan dasar CPNS dilaksanakan mengacu pada rancangan aktualisasi yang sebelumnya telah dipresentasikan dan disetujui untuk diaktualisasikan, hal ini sebagai upaya memecahkan isu yang telah dianalisa menggunakan metode USG (urgency, seriousness,growth) pada pembahasan sebelumnya. Pelaksanaan kegiatan aktualisasi yang dilakukan mengandung nilai-nilai BerAKHLAK, kontribusi terhadap Visi dan Misi bagi Instansi dan penguatan nilai-nilai dasar organisasi dan SMARTASN.

Tabel Rekapitulasi Pelaksanaan Kegiatan Aktualisasi

1 Mengajukan usul kepada atasan

tentang gagasan

untuk mengembangkan

fitur isi data

pasien baru

1. Membuat janji bertemu dengan Kepala Instalasi

Rekam Medis sebagai mentor

2. Menghadap Ka Instalasi

Rekam Medis dan membicarakan tentang isu serta gagasan rancangan aktualisasi

3. Meminta izin Ka Instalasi Rekam Medis untuk

mengangkat isu serta gagasan yang akan diaktualisasikan

4. Menghadap Ka Sub Instalasi

Rekam Medis Rawat Jalan sebagai atasan langsung

untuk berkoordinasi tentang

rancangan aktualisasi

6 Juli sd 15 Juli 2022 Terlaksana

2

1. Meminta Izin Kepala Instalasi SIRS untuk dilakukan pengembangan aplikasi pendaftaran pasien baru rawat jalan (mundur)

2. Membuat rancangan tentang gagasan pengembangan fitur dalam aplikasi pendaftaran baru rawat jalan

3. Koordinasi dan diskusi dengan Programmer Instalasi SIRS tentang rancangan pengembangan fitur pada aplikasi pendaftaran

1. Menyampaikan rancangan ke Kepala Instalasi Rekam Medis selaku Mentor

2. MenemuiProgrammeruntuk menyerahkan hasil rancangan sesuai hasil diskusi

1. Meminta izin Ka Instalasi SIRS untuk pendampingan pengembangan aplikasi

2. Mendampingi Programmer dalam mengembangkan aplikasi

3. Uji coba fitur baru pada aplikasi pendaftaran

18 Juli sd 25

Juli 2022

Terlaksana

26 Juli sd 12

Agustus 2022

Terlaksana

26 Juli sd 12

Agustus 2022

Terlaksana

Membuat Rancangan

3 Menyampaikan rancangan gagasan

4 Secara berkala mendampingi proses pengembangan aplikasi oleh Programmer

5 Implementasi dan Evaluasi

1. Menyampaikan fitur yang sudah dibangun kepada rekan sejawat di loket pendaftaran pasien baru rawat jalan

2. Laporan evaluasi hasil implementasi

12 Agustus sd 19 Agustus 2022

Terlaksana

4.2. Matrix Kegiatan Aktualisasi Nilai-Nilai Dasar ASN

Unit Kerja : Pendaftaran Pasien Baru Rawat Jalan (Instalasi Rekam Medis)

Identifikasi Isu :

1. Belum Optimalnya Fitur Penarikan Data Pasien Baru Pada Aplikasi Pendaftaran Rawat Jalan Bagi Pasien Baru yang

Sudah Melakukan Reservasi Online yang antriannya sudah terlewat

2. Petugas pendaftaran harus berbicara dengan suara keras dalam menyampaikan informasi kepada pasien/keluarga

3. Terhentinya bridging antara sistem pendaftaran dengan aplikasi BPJS

Isu yang Diangkat : Belum Optimalnya Pemanfaatan Aplikasi Reservasi Online Bagi Pendaftaran Pasien Baru Rawat Jalan

Gagasan Pemecahan Isu : OPTIMALISASI PENGEMBANGAN FITUR ISI DATA PASIEN BARU PADA APLIKASI PENDAFTARAN RAWAT

JALAN BAGI PASIEN BARU DI RSUP Dr. HASAN SADIKIN BANDUNG

No Kegiatan Tahapan Kegiatan Output Keterkaitan Substansi

Mata Pelatihan Kontribusi

Terhadap Visi Misi

Organisasi

Penguatan Nilai

Organisasi

1 Mengajukan usul

kepada atasan

tentang gagasan

untuk

mengembangkan

fitur isi data pasien

baru

Bertemu dengan Kepala

Instalasi Rekam Medis

sebagai mentor

dokumentasi

Akuntabel: adanya

bahan dan ide gagasan

yang disampaikan ke

Mentor

Terwujudnya

Indonesia Maju yang

Berdaulat, Mandiri

dan Berkepribadian

Kegiatan ini

berkaitan dengan

Nilai organisasi

yaitu profesional

Menghadap Ka Instalasi

Rekam Medis dan

membicarakan tentang

isu serta gagasan

rancangan aktualisasi

Hasil diskusi

tentang rancangan

aktualisasi

Berorientasi

Pelayanan: bersikap

ramah dan santun ketika

berdiskusi

berlandaskan Gotong

Royong

dan Inovatif dalam

mencari gagasan

dan ide untuk

mengatasi isu

Meminta persetujuan Ka

Instalasi Rekam Medis

untuk mengangkat isu

tersebut serta gagasan

yang akan

diaktualisasikan

Dokumen persetujuan

Kompeten dan Adaptif:

Terbuka menerima

masukan dan saran ketika

berdiskusi tentang

gagasan yang disampaikan

menyesuaikan dengan

kebutuhan dan kontribusi

Menghadap KaSub

Instalasi Rekam Medis

Rawat Jalan sebagai

atasan langsung untuk

berkoordinasi tentang

rancangan aktualisasi

Bertemu Kepala Instalasi

SIRS untuk dilakukan

pengembangan aplikasi

pendaftaran pasien baru

rawat jalan

Membuat rancangan Membuat rancangan

tentang gagasan

pengembangan fitur

dalam aplikasi

notulen Berorientasi

Pelayanan, Harmonis, Loyal, Kolaboratif:

terjalin hubungan baik

antara atasan dan staf

dalam berinovasi guna

dokumentasi

memberikan pelayanan

prima bagi masyarakat

Usulan fitur

Akuntabel, Kompeten, Loyal, Adaptif: membuat

rancangan untuk

pengembangan aplikasi

Berkontribusi untuk

mendorong masyarakat

mendaftar secara

Sesuai dengannilai

RSHS yaitu inovatif

yaitu keinginan untuk

pendaftaran pasien baru

rawat jalan

dengan sungguh-sungguh

sesuai kebutuhan, berusaha terus

meningkatkan kompetensi

untuk membuat rancangan

yang akan disampaikan ke

programer selaku

pengembang. Dalam

merancang gagasan tanpa

paksaan dan tanpa

mengharapkan pamrih

online sesuai dengan

visi Instalasi Rekam

Medis yaitu Menjadi

rekam medis

berbasis teknologi di Indonesia

menghasilkan

suatu yang baru dan senantiasa

melakukan perbaikan secara

berkesinambungan

Koordinasi dan diskusi

dengan programer

Instalasi SIRS tentang

rencana konsep

pengembangan fitur

pada aplikasi pendaftaran

Kesepakatan

penambahan fitur

Berorientasi

Pelayanan, Adaptif, kolaboratif, harmonis:

berkomunikasi dengan

baik, ramah, sopan dan

santun untuk koordinasi

guna mewujudkan satu

tujuan bersama serta

terbuka dan mau

menerima masukan dari

orang lain guna memenuhi

3 Menyampaikan

rancangan gagasan Menyampaikan

rancangan ke Kepala

Instalasi Rekam Medis

selaku mentor

kebutuhan masyarakat

dan tetap sesuai aturan

Menemui programer

untuk menyerahkan hasil

rancangan sesuai hasil

diskusi

Persetujuan fitur

baru Berorientasi

Pelayanan, Kompeten,

Adaptif, Kolaboratif:

memberikan rancangan

gagasan yang berorientasi

pada kepuasan

masyarakat dengan

menyesuaikan rancangan

sesuai arahan hasil diskusi,

adanya kolaborasi yang

baik antara staf dan

pimpinan

Tambahan fitur disetujui Akuntabel, Kompeten, Loyal, Harmonis,

Kolaboratif: adanya

penyampaian rancangan i

sesuai arahan dan hasil

diskusi berbagai pihak

terkait serta meminta

persetujuan atasan

Berkontribusi untuk

menunjang

tercapainya

kepuasan

masyarakat dan

tercapainya

indokator waktu

tunggu pendaftaran

pasien rawat jalan

dibawah 3 menit

Sejalan dengan

salah satu tujuan

dari Instalasi

Rekam Medis yaitu

terselenggaranya

pelayanan

pendaftaran

pasien secara

cepat dan tepat

guna menunjang

pelayanan prima

terlebih dahulu sebelum

aplikasi dikembangkan

dengan menjelaskan

secara detail mengenai

rancangan dan

manfaatnya

mendampingi proses

4 C Secara berkala

pengembangan

aplikasi oleh

programer

Meminta izin Ka Instalasi

SIRS untuk pendampingan

pengembangan aplikasi

Izin pendampingan

Berorientasi

Pelayanan, Kompeten,

Kolaboratif, Akuntabel:

Menghadap Ka Instalasi

SIRS untuk meminta izin

melakukan pendampingan

dengan sikap sopan dan

ramah serta menjelaskan

dengan penuh tanggung

jawab mengapa harus

dilakukan pendampingan

Terwujudnya

Indonesia Maju yang

Berdaulat, Mandiri

dan Berkepribadian

berlandaskan Gotong

Royong, sosialisasi

dengan kerja sama

kemitraan

salah satu tata nilai

RSHS PAMINGPIN

PITUIN, yaitu

Profesional dimana nilai ini berorientasi pada

pencapaian kinerja

melalui penjalinan

kemitraan

Mendampingi programer

dalam mengembangkan

aplikasi

Tersedianya fitur

baru

Berorientasi

Pelayanan, Adaptif,

Loyal, Kolaboratif:

bersikap ramah, santun

dan berkomunikasi dengan

baik guna menciptakan

suasana kerja yang

kondusif. Pendampingan

dilakukan setelah selesai

jam pelayanan

pendaftaran di rawat jalan

(diluar jam kerja atau

mengambil waktu

istirahat) Memanfaatkan teknologi dan peluang untuk

mengembangkan aplikasi

yang memiliki nilai

merupakan penerapan dari

SMARTASN

aplikasi pendaftaran Fitur dapat berfungsi Akuntabel, Harmonis, Kompeten, Loyal,

Uji Coba fitur baru pada

Kolaboratif:Melakukan

uji coba fitur yang telah

dikembangkan bersama

dengan programer untuk

5 Implementasi dan

Evaluasi

Menyampaikan fitur yang

sudah dibangun kepada

rekan sejawat di loket

pendaftaran pasien baru

rawat jalan

Rekan sejawat

mampu

menggunakan fitur

melihat apakan fitur dapat

berfungsi dengan baik dan

pemanfaatan fitur tersebut

harus userfriendly

Kompeten, Loyal, Harmonis, Adaptif,

Kolaboratif:

menyampaikan kepada

rekan sejawat dengan

penguasaan penggunaan

fitur aplikasi secara

sukarela agar penyesuaian

seluruh petugas mampu

menyesuaikan dengan

perubahan yang ada pada

aplikasi pendafataran

salah satu tata nilai

RSHS PAMINGPIN

PITUIN, yaitu

Integritas, nilai ini

menggambarkan

kejujuran, amanah

dan menjunjung

etika yang tinggi

dalam

menjalankan tugas

Laporan Evaluasi hasil

implementasi

Laporan tersedia Berorientasi

Pelayanan, Akuntabel,

Kompeten, Harmonis,

Adaptif, Kolaboratif:

menghadap atasan

dengan sopan, ramah dan

santun untuk

menyampaikan hasil

implementasi dan melakukan review

bersama terhadap laporan

yang telah disusun guna

meninjau kesesuaian

laporan, lalu melakukan

perbaikan bila ada koreksi

untuk selanjutnya dapat

diimplementasikan dan habituasi di loket

pendaftaran pasien baru

rawat jalan

Matrix Rekapitulasi Pelaksanaan Aktualisasi CoreValueASN (BerAKHLAK)

4.3. Deskripsi Capaian Aktualisasi

Kegiatan aktualisasi penerapan nilai-nilai dasar ASN di RSUP Dr. Hasan Sadikin Bandung dilaksanakan pada tanggal 6 Juli 2022 sampai dengan 19 Agustus 2022. Kegiatan aktualisasi ini terdiri dari 5 kegiatan yang dilaksanakan berdasarkan rancangan aktualisasi yang telah dipresentasikan dan disetujui sesuai arahan Penguji, Mentor dan coach.5 (lima) kegiatan tersebut dapat terlaksana sesuai dengan jadwal yang telah ditentukan. Berikut pemaparan rinci mengenai kegiatan yang telah dilaksanakan:

4.3.1. Mengajukan Usul Kepada Atasan Tentang Gagasan Untuk Mengembangkan

Fitur Isi Data Pasien Baru

Kegiatan ini dilaksanakan pada tanggal 6 Juli sampai dengan 15 Juli 2022. Pada kegiatan ini, Penulis menyiapkan materi tentang isu dan gagasan yang akan diangkat oleh Penulis sebagai bahan yang akan diusulkan dan didiskusikan kepada Pimpinan yang merupakan Mentor. Pertama kali bertemu dengan Mentor ketika selesai pertemuan koordinasi dengan Tim Pengembangan Rekam Medis Elektronik, secara singkat dan sekilas menyampaikan tentang isu dan gambaran inti tentang gagasan yang akan diangkat kepada Mentor dan salah satu sejawat di Pendaftaran pasien baru rawat jalan.

setelah itu pada hari berikutnya menyampaikan gagasan kepada Ka Sub Instalasi

Rekam Medis Rawat Jalan melalui pesan whatsapp dan menemui langsung untuk menjelaskanlebih detail untuk meminta izin danmasukan. Dari pertemuan ini ada

masukan yang disampaikan oleh Ka Sub Instalasi Rekam Medis sebagaimana terlampir.

Gambar 1. Pengajuan usul gagasan

Membuat janji Kembali dengan Mentor sebagai Kepala Instalasi Rekam Medis untuk menyampaikan gagasan secara detail

setelah mendapatkan waktu untuk bertemu, lalu Penulis menghadap Mentor sesuai janji dengan membawa materi yang akan didiskusikan serta meminta persetujuan dan izin untuk mengaktualisasikan rancangan.

Gambar 2. Penyampaian gagasan

Gambar 3

Gambar 4

Dokumen Konsultasi

Gambar 5

4.3.2. Membuat Rancangan Kegiatan pembuatan rancangan fitur baru ini dilaksanakan pada tanggal 18 Juli 2022 sampai dengan 25 Juli 2022, Adapun tahapan kegiatan yang pertama dilakukan adalah menghadap Kepala Instalasi SIRS untuk dilakukan pengembangan pada aplikasi pendaftaran pasien baru rawat jalan

Gambar 6. Notulensi Hasil Konsultasi

Gambar 7

Setelah menghadap Kepala Instalasi SIRS, lalu membuat rancangan tentang gagasan penambahan fitur baru pada aplikasi pendaftaran pasien baru rawat jalan

Setelah design rancangan selesai dibuat, Penulis lalu berkoordinasi dengan Programmer tentang rancangan pengembangan fitur baru pada aplikasi pendaftaran. Penyampaian rancangan diawali dengan menyampaikan konsep melalui pesan whatsapp

Gambar 8

Gambar 9. Koordinasi denganProgrammer

4.3.3. Menyampaikan Rancangan Gagasan

Setelah design rancangan fitur disampaikan kepada Programmer dan berdisuksi sehingga didapatkan kesepakatan tampilan dan cara mengoperasikan fitur tersebut. Kegiatan ini dilaksanakan mulai tanggal 26 Juli 2022 sampai dengan 12 Agustus 2022 dengan tahap awal yang dilaksanakan yaitu menyampaikan rancangan yang sudah disesuaikan berdasarkan hasil kesepakatan kepada Kepala Instalasi Rekam Medis selaku Mentor dan meminta persetujuanProgrammer

Gambar 10

Gambar 11

Pada tahap keempat dalam aktualisasi ini yaitu mulai pada pengembangan aplikasi oleh Programmer, tahap ini dilaksanakan mulai tanggal 26 Juli sampai dengan 12 Agustus 2022 seiring dengan tahap kegiatan ketiga, diawali dengan permintaan izin kepada Kepala Instalasi SIRS untuk mulai dilakukan pengembangan aplikasi dan izin mendampingi Programmer

Gambar 12. Koordinasi denganProgrammer

4.3.4. MendampingiProgrammerDalam Pengembangan Aplikasi

Gambar 13. Menghadap Kepala Instalasi SIRS

Gambar 14. Izin Pendampingan

Setelah mendapatkan izin dari Kepala Instalasi SIRS untuk dilakukan pengembangan, lalu berkoordinasi dengan Programmer untuk dilakukan pengembangan fitur baru pada aplikasi pendaftaran, koordinasi dilakukan

melaluiwhatsapphalinidikarenakanwaktupelayananpendaftaransampaisore sehingga koordinasi melalui whatsapp agar proses pengembangan dapat dimulai sesuai jadwal aktualisasi

Gambar 15

Pengembangan aplikasi dengan penambahan fitur baru mulai dilakukan sehingga tersedia fitur baru sesuai konsep untuk diuji coba

Gambar 17. Uji Coba

Penjelasan tentang penambahan fitur baru pada aplikasi pendaftaran pasien baru rawat jalan:

- DTPSBRX merupakan singkatan dari Data Pasien Baru Terlewat, kolom tersebut digunakan untuk memasukan nomor antrian reservasi online yang sudah didapatkan oleh pasien Ketika melakukan reservasi online. Bila ada pasien baru akan daftar rawat jalan yang datang ke loket pendaftaran dan menyampaikan bahwa yang bersangkutan sudah melakukan reservasi

Gambar 16. Fitur tersedia

online namun nomor antriannya sudah terlewat karena berbagai factor missal macet, maka Petugas Pendaftaran akan melakukan verifikasi terlebih dahulu dengan menanyakan kepada pasien/keluarga bukti reservasi onlinennya. Bila pasien dapat menunjukan bukti reservasi online, Petugas akan memasukan nomor antriannya ke kolom DTPSBRX kemudian mengklik IsiDataPasBarX maka data-data yang sudah diisi oleh pasien akan muncul secara otomatis. Petugas pendaftaran hanya perlu mengisi

• Poliklinik tujuan

• Jenis kunjungan

• Cara kunjungan

• Penjamin

• Cara Bayar

• Membuat SEP

• Cetak SEP, SBPK, Karcis dan Label Identitas

- Fitur tersebut diharapkan dapat mempercepat pelayanan pendaftaran pasien baru rawat jalan di RSHS dan juga memberikan pelayanan prima bagi pasien agar yang sudah melakukan reservasi online namun antriannya terlewat tidak perlu lagi mengambil nomor antrian manual dan menunggu lagi antrian, juga pelayanan pendaftaran pasien baru yang sudah melakukan reservasi jauh lebih cepat dibandingkan dengan pasien yang dating onsitekarena pasien harus menginput data pasien dari awal.

4.3.5. Implementasi dan Evaluasi

Setelah proses pembangunan fitur baru dan dilakukan uji coba Langkah

selanjutnya adalah implementasi dan evaluasi yang dilaksanakan mulai tanggal 12 Agustus 2022 sampai dengan 19 Agustus 2022 di Bagian Pendaftaran Rawat

Jalan Pasien Baru tepatnya di Gedung Anggrek Lantai 1. Aplikasi yang sudah ditambahkan fitur baru diinstal di komputer Pendaftaran Loket 1 (tempat Penulis melaksanakan tugas sebagai Petugas Pendaftaran) untuk digunakan. Penulis menggunakan fitur baru untuk pasien baru yang sudah melakukan reservasi online dan terlewat nomor antriannya. Sebelum mengimplementasikan fitur baru, Penulis meminta izin dan menyampaikan kepada Ka Sub Instalasi Rekam Medis

Rawat Jalan bahwa pengembangan aplikasi pendaftaran dengan penambahan fitur baru sudah tersedia dan sudah diuji coba berfungsi dengan baik

Setelah menyampaikan dan meminta izin kepada Ka Sub Instalasi Rawat Jalan

selaku atasan langsung, Penulis menyampaikan tentang gagasan yang

diaktualisasikan kepada rekan sejawat dan melakukan pendampingan satu

persatu kepada teman sejawat yang bertugas mendaftarkan pasien baru rawat

jalan tentang cara menggunakan fitur baru tersebut sampai semua mampu

mengoperasionalkan fitur baru yang dikembangkan

Gambar 18. Menghadap Ka Sub Instalasi Rekam Medis Rawat Jalan

Gambar 19

Gambar 20. Penyampaian dan pendampingan rekan sejawat

Gambar 21. Penyampaian dan pendampingan rekan sejawat

Gambar 22. Penyampaian dan pendampingan rekan sejawat

Gambar 23. Penyampaian dan pendampingan rekan sejawat

Gambar 24. Penyampaian dan pendampingan rekan sejawat

Gambar 25. Penyampaian dan pendampingan rekan sejawat

Gambar 26. Penyampaian dan pendampingan rekan sejawat

Gambar

pendampingan rekan sejawat Penyampaian fitur baru kepada rekan sejawat kemudian Penulis membuat ceklis sosialisasi penggunaan fitur baru sebagai identifikasi kemampuan Petugas menggunakan fitur baru

27. Penyampaian dan

Gambar 28. Daftar Hadir dan Ceklist

Setelah dilakukan penyampaian dan pendampingan kepada rekan sejawat dalam menggunakan fitur baru sampai rekan sejawat mampu mengoperasionalkan fitur tersebut. Dalam tahap ini tidak ada kendala dan berjalan lancer karena sesuai harapan Penulis bahwa seluruh Petugas mampu menggunakan fitur baru yang merupakan gagasan yang dikembangkan. Kemudian masuk dalam tahap implementasi penggunaan fitur baru bagi pasien-pasien yang sudah melakukan reservasi namun antriannya sudah terlewat, dengan beberapa contoh sebagai berikut

Gambar 29. Implementasi

Gambar 30. Implementasi

Gambar 31. Implementasi

Gambar 32. Implementasi

Selama tahap kegiatan implementasi berjalan dengan lancar dan fitur baru berfungsi dengan baik, selanjutnya masuk ke tahap evaluasi dimana Penulis

melakukan evaluasi dengan du acara, yaitu:

- Membuat kuisioner dan membagikannya kepada pasien yang sudah

melakukan reservasi pasien baru sebagai bahan masukan evaluasi bagi

Penulis

- Membuat google form kemudian link dibagikan kepada rekan sejawat

Petugas Pendaftaran Pasien Baru

Gambar 33. Kuisioner Pasien

Gambar 34. Kuisioner Pasien

Gambar 35. Contoh Pasien Sedang Mengisi Kuisioner

Gambar 36. Googleform

Berdasarkan hasil evaluasi yang Penulis lakukan dengan mendapatkan masukan dari dua pihak yaitu Pasien/keluarga dan Rekan Sejawat (Petugas Pendaftaran) didapatkanhasil bahwafitur tambahan tersebut berfungsi dengan baik dan membantu proses pelayanan pendaftaran pasien baru rawat jalan di RSUP Dr. Hasan

Gambar 37. Jawaban dari GF yang diisi oleh Rekan Sejawat

Gambar 38. Jawaban dari GF yang diisi oleh Rekan Sejawat

Sadikin Bandung.

4.4.Analisis Kemanfaatan Aktualisasi

Pada aktualisasi ini adapun manfaat yang diperoleh diantaranya:

1. Bagi Penulis

Manfaat yang sangat terasa bagi penulis adalah penerapan nilai-nilai dasar ASN yang sangat bermanfaat dalam membentuk karakter dan perilaku yang baik bagi Penulis karena dalam melakukan aktualisasi ini Penulis menerapkan nilai-nilai dasar ASN yang menjadi penting bagi ASN dalam penghayatan dan pelaksanaan menjalankan tugas dan kegiatan sehari-hari. Dengan menerapkan nilai-nilai dasar ASN Penulis dapat berkontribusi secara aktif di unit kerja tempat bertugas dengan menganalisis tugas pekerjaan serta mencari gagasan berupa inovasi – inovasi dalam pemecahan isu yang terjadi di lingkungan pekerjaan guna mencapai visi unit kerja maupun Instansi.

2. Bagi Unit Kerja dan Instansi

Manfaat yang diperoleh Instansi dengan adanya aktualisasi yang dilakukan oleh Penulis adalah memecahkanmasalah yangterjadidi loket pendaftaranpasien baru rawat jalan yang sudah melakukan reservasi, Petugas Pendaftaran dapat dengan mudah menarik data pasien yang sudah melakukan reservasi pada sistem pendaftaran. Data ditarik dengan bridging antara aplikasi pendaftaran dengan sistem reservasi online pasien baru sehingga dapat menunjang tercapainya maklumat pelayanan pendaftaran pasien rawat jalan kurang dari 3 (tiga) menit juga meningkatkan kepuasan masyarakat.

3. Bagi Masyarakat

Manfaat yang dapat dirasakanoleh pasien yaitu,pasien baru saat ini dapatterlebih dahulu melakukan reservasi secara mandiri sebelum kedatangan ke RSHS, sehingga pasien mendapatkan antrian dengan nomor kecil dan ketika nomor antrian pasien dipanggil waktu pelayanan pendaftaran tidak lama. Untuk yang antriannya sudah terlewat, pasien tidak perlu lagi mengambil nomor antrian manual, cukup dengan menunjukan bukti reservasi maka pelayanan tidak lama

4.5.Rencana Tindak Lanjut

Rencana tindak lanjut dari aktualisasi yang telah dilakukan oleh Penulis di bagian Pendaftaran pasien baru rawat jalan adalah kedepan harapannya dapat dilakukan pengembangan aplikasi untuk SEP (Surat Elegibilitas Pelayanan) dan SBPK (Surat Bukti Pelayanan Kesehatan) elektronik.

BAB IV

KESIMPULAN DAN SARAN

4.1. KESIMPULAN

Dalam pelaksanaan aktualisasi OPTIMALISASI PENGEMBANGAN FITUR ISI

DATA PASIEN BARU PADA APLIKASI PENDAFTARAN RAWAT JALAN BAGI

PASIEN BARU DI RSUP Dr. HASAN SADIKIN BANDUNG, Adapun kesimpulan yang didapat antara lain:

1. Penambahan fitur baru pada aplikasi pendaftaran pasien baru rawat jalan membantu proses pendaftaran pasien baru dengan penarikan data yang sudah diisi oleh pasien

2. Implementasi nilai-nilai dasar ASN BerAKHLAK diterapkan dalam melaksanakan setiap tahapan aktualisasi ini

3. Dalam melaksanakan tahapan kegiatan aktualisasi tidak ditemukan hambatan maupun kendala yang berarti, hanya ada kegiatan yang dilakukan dengan komunikasi melalui pesan karena kesibukan waktu pelayanan pendaftaran

4. Guna menunjang optimalisasi pemanfaatan fitur baru serta waktu pelayanan pendaftaran pasien rawat jalan lebih cepat, maka perlu koordinasi untuk mendorong masyarakat mendaftar online terlebih dahulu.

4.2. SARAN

Laporan aktualisasi ini masih diperlukan masukan, saran dan rekomendasi juga tindak lanjut inovasi lainnya guna meningkatkan waktu tunggu pelayanan pendaftaran pasien rawat jalan baru dan meningkatkan kepuasan masyarakat.

REFERENSI

Lembaga Administrasi Negara Republik Indonesia. 2021. Modul Berorientasi Pelayanan.

Jakarta: Lembaga Administrasi Negara Republik Indonesia.

Lembaga Administrasi Negara Republik Indonesia. 2021. Modul Akuntabel. Jakarta: Lembaga

Administrasi Negara Republik Indonesia.

Lembaga Administrasi Negara Republik Indonesia. 2021. Modul Kompeten. Jakarta: Lembaga

Administrasi Negara Republik Indonesia.

Lembaga Administrasi Negara Republik Indonesia. 2021. Modul Harmonis. Jakarta: Lembaga

Administrasi Negara Republik Indonesia.

Lembaga Administrasi Negara Republik Indonesia. 2021. Modul Loyal. Jakarta: Lembaga

Administrasi Negara Republik Indonesia.

Lembaga Administrasi Negara Republik Indonesia. 2021. Modul Adaptif. Jakarta: Lembaga Administrasi Negara Republik Indonesia.

Lembaga Administrasi Negara Republik Indonesia. 2021. Modul Kolaboratif. Jakarta: Lembaga

Administrasi Negara Republik Indonesia.

LembagaAdministrasiNegaraRepublikIndonesia.2021.ModulSMARTASN.Jakarta:Lembaga Administrasi Negara Republik Indonesia.

https://id.wikipedia.org/wiki/Raffi_Ahmad

LAPORAN AKTUALISASI

”Optimalisasi Pengembangan Fitur Isi Data Pasien Baru Pada

Aplikasi Pendaftaran Rawat Jalan Bagi Pasien Baru di

RSUP Dr. Hasan Sadikin Bandung ”

Weny Arief Setiowati-Perekam Medis Terampil

Golongan II Angkatan I Kelompok C

Latsar Upelkes Jawa Barat

Kementerian Kesehatan

2022

Identifikasi Isu

Tabel USG

1. Belum optimalnya fitur

2. Terhentinya bridging antara aplikasi pendaftaran dan sistem BPJS

3. Petugas pendaftaran harus berbicara dengan suara

DAMPAK dan GAGASAN

Dampak

1. Waktu Pelayanan

2. Antrian

3. Kualitas Kelengkapan Data

4. Kepuasan Masyarakat

Gagasan

Pengembangan aplikasi pendaftaran dengan

penambahan fitur baru untuk penarikan data pasien

baru yang sudah diisi oleh pasien/keluarga pada web

reservasi online RSHS baik yang sesuai panggilan

nomor antrian maupun yang antriannya sudah terlewat

sebagai cerminan SMART ASN

Fakta

1. Antrian pasien di lantai 1 menumpuk

2. Waktu pelayanan pendaftaran pasien

baru agak lama karena butuh input data dari awal

3. Petugas perlu menanyakan data yang

tidak ada di kartu identitas

4. Bila ada pasien yang sudah reservasi

online namun antriannya terlewat 20

nomor, harus mengambil antrian manual

2. Membuat

rancangan

3. Menyampaikan

rancangan gagasan

4. Mengimplementasikan

pembuatan fitur baru

1. Mengajukan usul kepada

atasan tentang gagasan

untuk mengembangkan

fitur isi data pasien baru

KEGIATAN

MatrixRancanganAKtualisasi

5. Sosialisasi dan Evaluasi

TAHAPAN KEGIATAN

1. Mengajukan usul kepada atasan tentang gagasan untuk mengembangkan

fitur isi data pasien baru (6 Juli sd 15 Juli 2022)

1 dan 2 Bertemu dengan

Kepala Instalasi Rekam Medis

sebagai mentor

3. Meminta persetujuan Ka

Instalasi Rekam Medis untuk mengangkat isu

serta gagasan yang akan

diaktualisasikan

4. Menghadap Ka Sub

Instalasi Rekam Medis

Rawat Jalan sebagai

atasan langsung untuk berkoordinasi tentang rancangan aktualisasi

TAHAPAN KEGIATAN

2. Membuat Rancangan (18 Juli sd 25 Juli 2022)

2. Membuat rancangan

SIRS untuk dilakukan

pengembangan aplikasi

pendaftaran pasien baru

rawat jalan (mundur)

tentang gagasan pengembangan fitur dalam

aplikasi pendaftaran baru

rawat jalan

3. Koordinasi dan diskusi dengan Programmer Instalasi SIRS tentang

konsep pengembangan

fitur pada aplikasi

pendaftaran (melalui whatsapp)

1. Bertemu Kepala Instalasi

TAHAPAN KEGIATAN

3. Menyampaikan Rancangan Gagasan (26 Juli sd 12 Agustus 2022)

4. Secara berkala mendampingi proses pengembangan aplikasi oleh Programmer(26 Juli sd 12 Agustus 2022)

1. Menyampaikan rancangan

ke Kepala Instalasi Rekam

Medis selaku Mentor

2. Menemui Programmer

untuk menyerahkan hasil

rancangan sesuai hasil diskusi

1. Meminta izin Ka Instalasi

SIRS untuk pendampingan

pengembangan aplikasi

2. Mendampingi Programmer

dalam mengembangkan aplikasi

3. Uji coba fitur baru pada aplikasi pendaftaran

TAHAPAN KEGIATAN

5. Implementasi dan Evaluasi

1. Menyampaikan fitur yang sudah dibangun kepada rekan sejawat di loket pendaftaran pasien baru rawat jalan

2. Laporan evaluasi hasil implementasi

TAHAPAN KEGIATAN

5. Implementasi dan Evaluasi (Lanjutan)

Mekanismenya dengan cara

meminta bantuan

1. Menyampaikan fitur yang

sudah dibangun kepada

rekan sejawat di loket

pendaftaran pasien baru

rawat jalan

2. Laporan evaluasi hasil implementasi

pasien/keluarga untuk mengisi

form kuisioner Ketika sedang

menunggu kelengkapan

administrasi dicetak kepada 20

pasien dengan hasil 20 pasien

smerasa waktu pelayanan

pendaftaran pasien baru yang

sudah melakukan reservasi

onlinelebih cepat

TAHAPAN KEGIATAN

5. Implementasi dan Evaluasi (Lanjutan)

1. Menyampaikan fitur yang

sudah dibangun kepada

rekan sejawat di loket

pendaftaran pasien baru

rawat jalan

2. Laporan evaluasi hasil implementasi Hasil survey kemanfaatan fitur baru dari rekan sejawat adalah 100% merasa fitur tersebut

bermanfaat dan

membantu kinerja

CAPAIAN PENYELESAIAN ISU

MANFAAT (SEBELUM DAN SESUDAH)

MATRIX REKAPITULASI MP II

KESIMPULAN DAN SARAN

1. Penambahan fitur baru pada aplikasi pendaftaran pasien baru rawat jalan

membantu proses pendaftaran pasien baru dengan penarikan data yang sudah

diisi oleh pasien

2. Implementasi nilai-nilai dasar ASN BerAKHLAK diterapkan dalam melaksanakan

setiap tahapan aktualisasi ini

3. Dalam melaksanakan tahapan kegiatan aktualisasi tidak ditemukan hambatan

maupun kendala yang berarti, hanya ada kegiatan yang dilakukan dengan

komunikasi melalui pesan karena kesibukan waktu pelayanan pendaftaran

4. Guna menunjang optimalisasi pemanfaatan fitur baru serta waktu pelayanan

pendaftaran pasien rawat jalan lebih cepat, maka perlu koordinasi untuk

mendorong masyarakat mendaftar online terlebih dahulu.

SARAN:

Laporan aktualisasi ini masih diperlukan masukan, saran dan rekomendasi juga tindak

lanjut inovasi lainnya guna meningkatkan waktu tunggu pelayanan pendaftaran pasien

rawat jalan baru dan meningkatkan kepuasan masyarakat.

RENCANA TINDAK LANJUT

Rencana tindak lanjut dari aktualisasi yang telah dilakukan

oleh Penulis di bagian Pendaftaran pasien baru rawat jalan

adalah kedepan harapannya dapat dilakukan pengembangan

aplikasi untuk SEP (Surat Elegibilitas Pelayanan) dan SBPK

(Surat Bukti Pelayanan Kesehatan) elektronik.

TERIMA KASIH

Tugas Pokok –

Perekam Medis Terampil

1. Tercapainya entry data pasien baru rawat jalan

2. Tercapainya entry data pasien lama rawat jalan

3. Tercapainya verifikasi berkas persyaratan

pendaftaran rawat jalan

4. Tercapainya indeks Dokter berkas rekam medis pasien rawat jalan

5. Tercapainya koding berkas rekam medis rawat jalan

6. Tercapainya entry data pasien untuk online APM

PENETAPAN COREISSUE

Belum optimalnya fitur penarikan data pasien baru pada

aplikasi pendaftaran rawat jalan bagi pasien baru