LAPORAN AKTUALISASI PELATIHAN DASAR CPNS GOLONGAN III ANGKATAN 2
DIGITALISASI ARSIP IN AKTIF BAGIAN KEPEGAWAIAN DI DIREKTORAT POLTEKKES KEMENKES BANDUNG TAHUN 2021
DISUSUN OLEH : DEWI ROHAETI, S.I.PUST. NIP. 199008242020122007
BAPELKES CIKARANG KEMENTERIAN KESEHATAN RI 2021
i
LEMBAR PENGESAHAN LAPORAN AKTUALISASI DIGITALISASI ARSIP IN AKTIF BAGIAN KEPEGAWAIAN DI DIREKTORAT POLTEKKES KEMENKES BANDUNG TAHUN 2021
Telah di seminarkan Tanggal 09 Juli 2021, di Bapelkes Cikarang
Coach
Mentor
Erlinawati Pane,SKM.,MKM
Nenny Tahraeni Tanira, S.Sos. 196410051986032003
197202201994022001
Penguji
Siti Hayati, SKM.M.Kes. NIP. 196207141982032002 Siti Hayati, SKM., M.Kes. NIP. 196207141982032002
ii
KATA PENGANTAR Puji
dan syukur penulis panjatkan kepada Allah SWT, karena atas berkat
rahmat dan hidayah-Nya penulis dapat menyelesaikan laporan aktualisasi yang berjudul “Digitalisasi Arsip In Aktif Bagian Kepegawaian Di Direktorat Poltekkes Kemenkes Bandung Tahun 2021” Selama melaksanakan pembuatan laporan aktualisasi ini, penulis telah banyak mendapat bantuan dari berbagai pihak, oleh karena itu penulis ingin mengucapkan terima kasih kepada : 1. Bapak Dr. Ir. H. R. Osman Syarief, M.KM selaku Direktur Poltekkes Kemenkes Bandung 2. Ibu Nenny Tahraeni Tanira,S.Sos. selaku Kepala Bagian Administrasi Akademik dan Umum Poltekkes Kemenkes Bandung 3. Ibu Erlinawati Pane, SKM.,MKM. selaku Coach yang telah membimbing dalam penyusunan laporan 4. Ibu Siti Hayati, SKM.M.Kes. sebagai narasumber sekaligus penguji yang telah memberikan masukan dan saran pada saat seminar Laporan Aktualisasi 5. Bapak dan Ibu Widyaiswarayang telah memberikan ilmu mengenai nilai-nilai dasar PNS (ANEKA) beserta cara implementasinya serta ilmu mengenai peran dan kedudukan ASN dalam NKRI 6. Seluruh Panitia penyelenggara Pelatihan Dasar CPNS Golongan III Balai Pelatihan Kesehatan Cikarang 7. Kepada suami dan anak tercinta yang menjadi penyemangat penulis untuk menyelesaikan penyusunan laporan. 8. Kepada orang tua dan keluarga tercinta yang selalu mendoakan penulis. 9. Kepada teman-teman latsar yang saling memberi semangat. Penulis menyadari bahwa laporan aktualisasi ini masih banyak kekurangan Oleh karena itu , penulis mengaharapkan masukan dan saran untuk perbaikan aktualisasi ini. Semoga laporan aktualisasi ini dapat dilaksanakan dengan sebaikbaiknya dan memberikan manfaat bagi seluruh pihak yang membutuhkan. Bandung, 24 Mei 2021
Dewi Rohaeti, S.I.Pust iii
DAFTAR ISI
HALAMAN JUDUL ……………………………………………………………………..………………………i LEMBAR PENGESAHAN ......................................................................................... ii KATA PENGANTAR .............................................................................................. iii DAFTAR ISI ........................................................................................................ iv BAB I PENDAHULUAN........................................................................................... 1 2.1 Latar Belakang ........................................................................................... 1 2.2 Tujuan Aktualisasi ....................................................................................... 3 BAB II GAMBARAN ORGANISASI DAN PROFIL PESERTA ......................................... 5 2.1.
Gambaran Organisasi ............................................................................... 5
2.2
Profil Peserta ........................................................................................... 9
BAB III RANCANGAN AKTUALISAS ...................................................................... 11 3.1.
Identifikasi Isu ....................................................................................... 11
3.2.
Analisis Isu ............................................................................................ 14
3.3
Latar Belakang Pemilihan Isu Yang Diangkat............................................ 15
3.4
Penyebab isu tersebut adalah sebagai berikut .......................................... 16
3.5
Dampak yang terjadi bila isu tersebut tidak dapat dicegah ........................ 16
3.6
Gagasan yang akan dilakukan untuk mengatasi isu .................................. 17
3.7
MATRIKS RANCANGAN AKTUALISASI ...................................................... 18
3.8
Rencana Jadwal kegiatan Aktualisasi ....................................................... 23
BAB IV PELAKSANAAN AKTUALISASI ................................................................... 24 4.1
Deskripsi Pelaksanaan Aktualisasi ............................................................ 24
4.2
Dampak yang terjadi jika Nilai-Nilai ASN tidak diterapkan ......................... 35
4.3
Capaian Penyelesaian isu ........................................................................ 35
4.4
Rencana Tindak lanjut ........................................................................... 35
BAB V................................................................................................................ 37 PENUTUP .......................................................................................................... 37 5.1
KESIMPULAN ........................................................................................ 37
5.2
SARAN ................................................................................................. 37
DAFTAR PUSTAKA .............................................................................................. 38
iv
DAFTAR TABEL
Tabel 2.1. Jurusan, Program Studi dan Lokasi Poltekkes Kemenkes Bandung …………….6 Tabel 3.1 Rumusan Isu ..........................................................................................13 Tabel 3.2 APKL …………………………………………………………………………………………………..15
Tabel 3.3 Rancangan Aktualisasi ………………………………………………………………………19 Tabel 3.4 Rencana Jadwal Kegiatan Aktualisasi ……………………………………………………..23 Tabel. 4.1 Jadwal Realisasi Kegiatan Aktualisasi …………………………………………………….24
Tabel 4.2 Rencana Tindak Lanjut ………………………………………………………………35
v
DAFTAR GAMBAR Gambar. 2.1 Struktur Organisasi Poltekkes Kemenkes Bandung ……………………………….9 Gambar 3.1 fish bone diagram …………………………………………………………………………….16 Gambar 4.1 Dokumentasi penyampaian konsep …………………………………………………….26 Gambar 4.2 Dokumentasi Sosialisasi …………………………………………………………………….28 Gambar 4.3 Dokumentasi Scan Arsip …………………………………………………………………..31 Gambar 4.4 Dokumentasi pengarsipan …………………………………………………………………31 Gambar 4.5 Dokumentasi upload gdrive ……………………………………………………………….33
vi
BAB I PENDAHULUAN 1.1
Latar Belakang Berdasarkan Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 5 tahun 2014 tentang
Aparatur Sipil Negara pasal 10, ASN memiliki fungsi sebagai pelaksana kebijakan publik, pelayan publik , serta perekat dan pemersatu bangsa . Tugas ASN sebagaimana pasal 11 adalah melaksanakan kebijakan public yang dibuat oleh PPK sesuai dengan ketentuan perundang-undangan. Memberikan pelayanan publik yang professional dan berkualitas, dan mempererat persatuan dan kesatuan NKRI . Selain itu ASN juga memiliki peran sebagaimana disebutkan dalam pasal 12 sebagai perencana, pelaksana dan pengawas penyelenggaran tugas umum pemerintahan dan pembangunan nasional melalui pelaksanan kebijakan dan pelayanan publik yang professional bebas dari intervensi politik ,serta bersih dari praktik KKN. Sesuai dengan Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 11 Tahun 2017 tentang Manajemen Pegawai Negeri Sipil pasal 34 wajib mengkuti masa percobaan atau masa prajabatan selama 1 (satu) tahun yang dilaksanakan melalui proses Pendidikan dan pelatihan . Proses diklat tersebut dilakukan secara integrasi untuk membangun integritas , integritas moral, kejujuran, semangat, dan motivasi nasionalisme dan kompetensi bidang. Lebih lanjut ketentuan diklat diatur dalam Peraturan Lembaga Administrasi Negara Republik Indonesia nomor 12 Tahun 2018 Tentang Pelatihan Dasar Calon Pegawai Negeri Sipil. Sesuai pasal 5 butir (1) dalam PERLAN tersebut, Pelatihan Dasar Calon Pegawai Negeri Sipil bertujuan untuk mengembangkan kompetensi CPNS yang dilakukan secara terintegritas. Adapun kompetensi tersebut dijelaskan pada butir (2) yang meliputi kemampuan (a) menunjukan sikap perilaku bela negara; ( b) mengaktualisasikan nilainilai dasar PNS dalam pelaksanaan jabatanya; (c) mengaktualisasikan kedudukan dan peran PNS dalam kerangka NKRI; dan ( d) menunjukan penguasaan Kompetensi Teknis yang dibutuhkan sesuai dengan bidang tugas . Selanjutnya pada butir (3) dijelaskan bahwa penyelenggaraan Pelatihan dasar CPNS yang terintegrasi memadukan antara (a) pelatihan klasikal dan non klasikal dan (b) Kompetensi Sosial Kultural dan Kompetensi Bidang. Dalam rangka mengaktualisasikan nilai-nilai dasar PNS dalam pelaksanaan jabatan sesperti yang disebutkan pada poin (2.b) maka sesuai kurikulum PERLAN dlaksanakan Agenda Aktualisasi untuk memfasilitasi peserta melalui pembiasaan diri terhadap 1
kompetensi yang sudah diperoleh dari mata diklat yang sudah dipelajari. Nilai-Nilai ANEKA (Akuntabilitas, Nasionalisme, Etika Publik , Komitmen Mutu, Anti Korupsi, ) diaktualisasikan dalam kegiatan-kegiatan yang merupakan turunan dari gagasan pemecahan atas sebuah isu di tempat kerja. Melalui implementasi nilai-nilai tersebut pada kegiatan habituasi peserta diharapkan tidak hanya membiasakan nilai-nilai ANEKA dalam rangka membentuk karakter . tetapi sekaligus berkontribusi dalam menangani isu yang ada dirtempat kerja. Pelatihan Dasar CPNS yang sedang berjalan saat inidilakukan dengan system blended learning dikarenakan masih dalam keadaan pandemic covid 19 , khususnya pada Golongan III Angkatan II dilaksanakan per tanggal 29 Maret hingga 23 Juli 2021. Dilakukan melalui pembelajaran jarak jauh karena Indonesia sedang dilanda Pandemi Covid 19 . Pelatihan Dasar CPNS dilakukan dengan 4 tahapan kegiatan yaitu MOOC 29 Maret 2021 sampai dengan 20 April 2021 , Distance Learning 28 April 2021 sampai 2 Juni 2021 , Aktualisasi 3 Juni 2021 sampai dengan 7 Juli 2021, dan Klasikal Online mulai tanggal 28 Juli 2021 sampai 11 Agustus 2021. Penulis merupakan peserta Latsar yang bekerja sebagai Arsiparis di Unit Kerja Direktorat Poltekkes Kemenkes Bandung. Penulis telah selesai melaksanakan kegiatan aktualisasi Latsar CPNS Tahun 2021 dan membuat laporan aktualisasi berkaitan dengan masalah atau isu yang terjadi di Unit kerja tempat Penulis bekerja. Laporan Aktualisasi ini dibuat berdasarkan masalah yang terjadi di Unit Kerja Penulis yaitu di Direktorat Poltekkes Kemenkes Bandung. Di Direktorat Poltekkes Kemenkes Bandung belum ada Arsiparis,sehingga ini merupakan tugas besar Penulis untuk menata arsip-arsip baik arsip dinamis maupun arsip statisnya. Namun dikarenakan kegiatan aktualisasi hanya 30 hari maka Penulis membatasi arsip yang akan di tata dan digitalisasikan yaitu arsip In aktif bagian Kepegawaian saja, untuk bagian-bagian lain akan dilakukan setelah kegitan Latsar ini. Pada Bagian Kepegawaian ditemukan isu yaitu belum optimalnya pengelolaan arsip in aktif bagian kepegawaian di Direktorat Poltekkes kemenkes Bandung. Setelah dianalisis menggunakan APKL terbukti isu ini yang harus segera diselesaikan dan dibuatkan gagasan pemecahan isu. Selama ini arsip in aktif hanya dibiarkan dalam ordner-ordner disimpan dalam lemari , Ketika arsip in aktif ini dibutuhkan membutuhkan waktu yang lama untuk mencari dan kadang terjadi kehilangan arsip. Sehingga Penulis membuat gagasan yaitu digitalisasi arsip in aktif bagian kepegawaian di Direktorat Poltekkes Kemenkes Bandung ini penting menurut Penulis sehingga Ketika arsip dibutuhkan, arsip hilang atau arsip hilang sudah ada salinannya dalam google drive yang kapanpun bisa diakses untuk kepentingan internal Bagian Kepegawaian Poltekkes Kemenkes Bandung. Sebagaimana disebutkan di pasal 2 UU no.5 Tahun 2014 tentang ASN bahwa 2
pelaksanaan dan Manajemen ASN haruslah akuntabilitas kemudian efektif dan efisien dalan internalisasi dan aktualisasi nilai-nilai ANEKA. Oleh karena itu Penulis mengajukan pelaksaan Digitalisasi Arsip In Aktif Bagian Kepegawaian Di Direktorat Poltekkes Kemenkes Bandung Tahun 2021. 1.2
Tujuan Aktualisasi Sesuai dengan yang tercantum dalam Modul Pelatihan “ Konsep Aktualisasi “ Samani
dan Haryanto (2011:239) mengemukanan bahwa melalui agenda Habtituasi / Aktualisasi peserta Pelatihan Dasar Calon Pegawai Negeri Sipil ( CPNS ) difasilitasi untuk menghasilkan suatu penciptaan situasi dan kindisi ( persistence life situation ) tertentu yang memungkinkan peserta melakukan suatu proses pembiasaan untuk berperilaku sesuai kriteria tertentu. dimana penciptaan tersebut diarahkan pada pembentukan karakter diri ideal melalui proses internalisasi dan pembiasaan diri melalui intervensi (stimulus) tertentu yang akan dilakukan pada pelaksanaan tugas di tempat kerja. Intervensi tersebut dimaksudkan agar daoat memicu timbulnya suatu respon berupa tindakan tertentu yang di awali dari hal-hal kecil atau yang paling mendasar , yang dibutuhkan di tempat kerja. Hal-hal kecil yang mendasar ini yang dimaksudkan sebagai upaya nntuk mendekatkan peserta dengan lingkungan kerja seperti: aktivitas rutin dalam menyelesaikan pekerjaan ,kualitas kerja, jam kerja, kedisiplinan, cara dan etika dalam memberikan pelayanan kepada stakeholder ,strategi komunikasi dengan sesama pegawai atau dengan pimpinan ,situasi atau lingkungan tempat kerja, rasa semangat dalam dalam melaksanakan tugas, dan hal lainya yang dapat menarik perhatian. Indikator akan berhasilnya pembelajaran agenda Aktualisasi adalah teridentifikasinya suatu kondisi yang terjadi di dalam lingkungan kerja , sebagai isu yang harus dipecahkan. Berdasarkan pada kondisi tersebut , peserta ,menunjukan tindakan kreatif untuk berkontribusi dalam mencari temuan solusi atas isu dilingkungan tempat kerja dan selalu membiasakan aktivitas yang menghasilkan manfaat yang dapat dirasakan oleh unit/ organisasi,
stakeholder, lingkungan atau sekurang-kurangnya bagi individu peserta.
Sehingga terbentuk menjadi karakter dalam mendukung pelaksanaan tugas dan jabatan secara professional sebagai pelayan masyarakat ( Modul Konsep Aktualisasi 2017:7-8) Diharapkan dengan adanya aktualisasi Pelatihan Dasar CPNS adalah untuk menginternalisasikan nilai-nilai Dasar ANEKA di dalam diri Penulis sehingga menjadi PNS yang berkarakter dan professional dalam setiap pelaksanaan tugas jabatanya sebagai pelayan masyarakat dan menerapkan Akuntabilitas dalam setiap tugas, dengan semangat 3
Nasionalisme. Menjunjung kode etik sebagai ASN dalam memberikan pelayanan masyarakat, memiliki Komitmen Mutu serta nilai- nilai Anti Korupsi dalam melaksanakan tugas dalam melayani masyarakat. Serta mengatasi masalah pada Bidang Kearsipan yaitu Belum Optimalnya Pengelolaan Arsip In Aktif Bagian Kepegawaian Di Direktorat Poltekkes Kemenkes Bandung.
4
BAB II GAMBARAN ORGANISASI DAN PROFIL PESERTA 2.1. Gambaran Organisasi A. Profil Poltekkes Kemenkes Bandung Organisasi dan tata kerja politeknik Kesehatan di Lingkungan Badan Pengembangan dan Pemberdayaan Sumber Daya Manusia Kesehatan Kementerian Kesehatan mengacu pada dasar hukum Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 38 Tahun 2018 Tentang Organisasi dan Tata Kerja Politeknik Kesehatan di Lingkungan Badan Pengembangan dan Pemberdayaan Sumber Daya Manusia Kesehatan Kementerian Kesehatan. 1) Sejarah Poltekkes Kemenkes Bandung Poltekkes Kemenkes Bandung berdiri berdasarkan surat Keputusan Menteri Kesehatan dan Kesejahteraan Sosial RI Nomor : 298/MENKES-KESOS/ SK/VI/2001 tanggal 16 April 2001, Kegiatan operasional dan manajemen dipimpin oleh seorang Direktur yang bertanggung jawab kepada
Kepala
BPPSDMK. Direktur dalam melaksanakan tugas teknis, secara fungsional dibina oleh Kepala Pusat Pendidikan Tenaga Kesehatan (Pusdiknakes). Poltekkes Kemenkes Bandung pada awal berdirinya merupakan reorganisasi melalui penyatuan institusi yang berasal dari 12 akademi pendidikan kesehatan yang berada di Jawa Barat, meliputi yaitu; Akademi Analis Kesehatan (AAK), Akademi Kesehatan Gigi (AKG), Akademi Kesehatan Lingkungan (AKL), Akademi Gizi (AKZI), Akademi Keperawatan (AKPER) Padjadjaran Bandung, AKPER Otten Bandung, AKPER Bogor, AKPER Tangerang, Akademi Kebidanan (AKBID) Bandung, AKBID Bogor, AKBID Karawang dan AKBID Rangkasbitung. Setelah menjadi Politeknik Kesehatan, yang semula Akademi berubah menjadi Jurusan (12 Jurusan) terdiri dari: 1. Jurusan Analis Kesehatan 2. Jurusan Kesehatan Gigi 3. Jurusan Kesehatan Lingkungan 4. Jurusan Gizi 5. Jurusan Keperawatan
5
6. Jurusan Kebidanan 7. Jurusan Keperawatan Bogor. 8. Jurusan Keperawatan Tangerang. 9. Jurusan Kebidanan Bogor. 10. Jurusan Kebidanan Karawang 11. Jurusan Kebidanan Rangkas Bitung. 12. Jurusan Analis Kesehatan Tangerang Pada tahun 2013 terbentuk 1 jurusan baru yaitu jurusan Farmasi. Saat ini Poltekkes Kemenkes Bandung memiliki 8 Jurusan, 3 Program Studi Di luar Kampus Utama (PSDKU) dan 20 Program Studi yang tersebar di Kota Bandung, Kota Cimahi, Kota Bogor dan Kabupaten Karawang, yaitu: Tabel 2.1. Jurusan, Program Studi dan Lokasi Poltekkes Kemenkes Bandung No. 1.
2.
3.
4. 5. 6.
Jurusan/PSDKU Nama Program Studi Keperawatan 1) Prodi Keperawatan Bandung, Program Diploma III 2) Prodi Keperawatan, Program Sarjana Terapan 3) Prodi Pendidikan Profesi Ners, Program Profesi. Kebidanan 4) Prodi Kebidanan Bandung, Program Diploma III 5) Prodi Kebidanan, Program Sarjana Terapan 6) Prodi pendidikan Profesi Bidan, Program Profesi
Lokasi Kota Bandung
Keperawatan Gigi 7) Prodi kesehatan gigi, Program Diploma III 8) Prodi Terapi gigi, Program Sarjana Terapan Farmasi 9) Prodi Farmasi, Program Diploma III Promosi 10) Prodi Promosi Kesehatan Kesehatan, Program Sarjana Terapan Gizi 11) Prodi Gizi, Program Diploma III 12) Prodi Gizi dan Dietetika, Program Sarjana Terapan 13) Prodi Pendidikan
Kota Bandung
6
Kota Bandung
Kota Bandung Kota Bandung Kota Cimahi
Profesi Dietisien, Program Profesi
7.
Analis Kesehatan
8.
Kesehatan Lingkungan
9.
Keperawatan (PSDKU) Kebidanan (PSDKU) Kebidanan (PSDKU)
10. 11.
14) Prodi Teknologi Laboratorium Medik (TLM), Program Diploma III 15) Prodi Teknologi Laboratorium Medik (TLM), Program Sarjana Terapan 16) Prodi Sanitasi, Program Diploma III 17) Prodi Sanitasi Lingkungan, Program Sarjana Terapan 18) Prodi Keperawatan Bogor, Program Diploma III 19) Prodi Kebidanan Bogor, Program Diloma III 1) Prodi Kebidanan Karawang, Program Diploma III
Kota Cimahi
Kota Cimahi
Kota Bogor Kota Bogor Kabupaten Karawang
Sejak tahun 2008 Poltekkes Kemenkes Bandung ditetapkan menjadi satuan kerja Badan Layanan Layanan Umum. Poltekkes Kemenkes Bandung juga menjadi Institusi Kelas 1 berdasarkan Permenkes no 38 Tahun 2018. Lulusan Poltekkes Kemenkes Bandung sejak pendidikan akademi sampai sekarang, sudah tersebar di seluruh pelosok tanah air Indonesia bahkan luar negeri. Mencetak lulusan yang dapat bersaing secara nasional menjadi tekad dan motivasi pengelola untuk selalu meningkatkan kualitas penyelenggaraan Tri Dharma Perguruan Tinggi sesuai dengan perkembangan IPTEK bidang kesehatan. Hal ini menjadi dasar untuk penyusunan visi, misi, tujuan, dan sasaran Poltekkes Kemenkes Bandung.
2) Visi, Misi, Tujuan, Strategi, dan Tata Nilai Poltekkes Kemenkes Bandung Visi Poltekkes Kemenkes Bandung “Menjadi Perguruan Tinggi Kesehatan yang Unggul dalam Teknologi Terapan, Berkarakter dan Berdaya Saing Internasional “ Makna
:
Unggul
: Memiliki daya saing di pasar kerja baik Nasional maupun 7
Internasional dalam bidang teknologi terapan kesehatan Misi Poltekkes Kemenkes Bandung 1.
Menyelenggarakan pendidikan berkualitas yang berkarakter nasional dan berwawasan global sesuai dengan perkembangan ilmu dan teknologi terapan bidang kesehatan.
2.
Menyelenggarakan penelitian yang inovatif dengan mengembangkan potensi bahan lokal dan berbasis teknologi terapan .
3.
Menyelenggarakan
inovasi
Pengabmas
melalui
pemberdayaan
masyarakat dengan berbasis hasil penelitian dalam rangka penguatan pembelajaran yang berkualitas. 4.
Menyelenggarakan kerjasama dengan pemangku kepentingan baik nasional / internasional dengan prinsip saling menguntungkan dan kemajuan bersama.
5.
Membentuk
karakter
bekerja
dengan
hati,
kepemimpinan
dan
interpreneurship baik untuk pegawai dan mahasiswa. 6.
Mengembangkan pendidikan dan program studi baru dalam rangka memenuhi tuntutan perkembangan pelayanan Kesehatan.
7.
Meningkatkan
sumber
daya
yang
berintegritas
dalam
rangka
terselenggaranya tata kelola yang baik dan bersih dengan menerapkan prinsip transparan dan akuntabel sebagai BLU pendidikan. 3) Tujuan Poltekkes Kemenkes Bandung 1.
Terselenggaranya pendidikan yang berkualitas yang berkarakter nasional dan berwawasan global.
2.
Terselenggaranya penelitian inovatif melalui pusat kajian unggulan dan kerjasama dengan Pemda, swasta dan industry serta PT baik dalam maupun luar negeri.
3.
Terselenggaranya inovasi pengabmas melalui pemberdayaan masyarakat dengan berbasis hasil penelitian dalam rangka penguatan pembelajaran yang berkualitas.
4.
Terselenggaranya kerjasama dengan pemangku kepentingan baik nasional / internasional.
5.
Terbentuknya karakter
bekerja dengan
hati, kepemimpinan
dan
interpreneurship baik untuk pegawai maupun mahasiswa. 6.
Berkembangnya pendidikan dan prodi baru dalam rangka memenuhi 8
yankes. 7.
Berkembangnya bisnis Poltekkes Kemenkes Bandung melalui kerjasama yang dikelola secara professional.
4) Struktur Organisasi
Gambar. 2.1 Struktur Organisasi Poltekkes Kemenkes Bandung
Profil Peserta
Nama
: Dewi Rohaeti,S.I.Pust.
NIP
: 199008242020122007
Tempat Tanggal Lahir
: Subang 24 Agustus 1990
Pangkat / Golongan
: Penata muda / IIIa
Jabatan
: Arsiparis Ahli / Penyuluh Kearsipan
Unit Kerja
: Poltekkes Kemenkes Bandung 9
Sasaran Kinerja Pegawai ( SKP ) merupakan unsur yang berhubungan dengan penilaian prestasi kinerja PNS. Sesuai dengan tugas yang diberikan kepada setiap CPNS Kementerian Kesehatan tahun anggaran 2019 maka disusunlah SKP sebagai syarat kelulusan CPNS. Adapun uraian kegiatan yang terdapat pada SKP yaitu: 1. Melakukan pemusnahan arsip yang telah habis masa retensinya 2. Mengelola arsip terjaga Kementerian Kesehatan 3. Mengubah arsip kedalam bentuk soft copy / file digital ( alih media) dengan menggunakan alat pemindai ( Scanner) 4. Memberikan pelayanan peminjaman kearsipan 5. Menyusun laporan pelaksanaan tugas sebagai pertanggung jawaban kepada pimpinan 6. Melakukan tugas kedinasan lain yang diberikan atasan dalam rangka kelancaran kegiatan.
10
BAB III RANCANGAN AKTUALISASI
3.1.
Identifikasi Isu Isu diidentifikasi berdasarkan pengamatan dan pengalaman bekerja di instansi
Poltekkes Kemenkes Bandung dari bulan Januari 2021 sampai dengan bulan April 2021 sebagai arsiparis.Sebelumnya belum ada arsiparis di Poltekkes Kemenkes Bandung, ini tahun pertama adanya arsiparis, sehingga permasalahan yang dihadapi sangat kompleks mulai dari pengelolaan surat menyurat, penyusutan arsip, pengelolaan arsip aktif di unit-unit kerja dan arsip in aktif yang masih belum optimal pengolahanya. . Tetapi untuk pelaksanaan Latihan Dasar CPNS ini penulis akan membatasi bahwa bagian kepegawaian dulu yang akan menjadi prioritas dikarenakan waktu yang diberikan hanya 30 hari. Dikarenakan bagian kepegawaian ini yang sangat urgent untuk dilakukan pengelolaan arsip in aktfinya, misalnya arsip data pegawai , surat keputusan (SK), surat tugas capaian kinerja pegawai dll. , Agar target yang akan dilakukan tercapai dengan waktu yang singkat ini. Berdasarkan Undang-Undang Nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan, arsip adalah rekaman kegiatan / peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh Lembaga negara, pemerintahan daerah , Lembaga Pendidikan, perusahaan , organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara. Arsiparis adalah seseorang yang memiliki kompetensi di bidang kearsipan yang diperoleh melalui Pendidikan formal, Pendidikan , dan pelatihan kearsipan serta mempunyai fungsi, tugas, dan tanggung jawab melaksanakan kegiatan kearsipan. Tugas pokok seorang arsiparis
meliputi
pengelolaan arsip dinamis, pengelolaan arsip statis, penyajian arsip menjadi informasi. Ada 4 Jenis arsip yaitu: 1. Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan langsung oleh pencipta arsip dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan dalam jangka waktu tertentu. Arsip dinamis terdiri dari 3 jenis yaitu arsip aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaanya masih tinggi dan terus menerus. Arsip in aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaanya telah menurun. Arsip vital adalah arsip yang keberadaanya sangat penting dalam keberadaanya tidak dapat tergantikan dan tidak dapat diperbarui. 11
2. Arsip statis adalah arsip yang tidak langsung digunakan dalam kegiatan pencipta arsip tetapi tetap disimpan karena memiliki nilai kesejarahan ,telah habis masa retensinya dan dipermanenkan. 3. Arsip terjaga adalah arsip negara yang berkaitan dengan keberadaan dan kelangsungan hidup bangsa dan negara yang harus dijaga keamanaya dan keutuhanya. 4. Arsip umum. Adalah arsip yang tidak termasuk kedalam arsip terjaga. Setiap hari arsip tercipta oleh pencipta arsip maka dengan semakin bertambah arsip setiap hari maka kegiatan kearsipan harus ditingkatkan Berikut ini identifikasi isu yang dirumuskan: a. Belum Optimalnya penemuan kembali arsip ketika arsip dibutuhkan di bagian kepegawaian Direktorat Poltekkes Kemenkes Bandung Arsip adalah rekaman kegiatan atau sumber informasi dengan berbagai macam bentuk yang dibuat oleh lembaga ,organisasi maupun perseorangan dalam rangka pelaksanaan kegiatan. Arsip dapat berupa surat,warkat, akta,piagam,buku dan lain sebagainya , yang dapat dijadikan bukti sahih untuk tindakan dan keputusan. Arsip mempunyai fungsi primer dan sekunder Begitu pentingnya arsip maka ketika arsip-arsip tidak ditata di simpan dengan baik maka akan menjadi masalah dikemudian hari. Berdasarkan pengamatan dan pengalaman yang terjadi di unit kerja , untuk penemuan kembali arsip membutuhkan waktu yang lama b. Belum Optimalnya kepatuhan peminjaman arsip oleh atasan / unit lain di bagian kepegawaian Direktorat Poltekkes Kemenkes Bandung Arsip-arsip yang dibutuhkan oleh atasan atau unit kerja lain ketika dipinjam waktunya lama bahkan tidak dikembalikan. Arsip akan selalu berperan penting dalam kegiatan organisasi , baik arsip dinamis yang tensi penggunanya masih tinggi ataupun arsip statis yang tensi penggunaanya sudah menurun. Arsip akan dijadikan bahan pengambilan keputusan atau kegiatan yang akan dilakukan selanjutnya. Atasan atau unit kerja lain meminjam arsip untuk penunjang kegiatan atau bahan pengambilan keputusan , permasalahanya pengembalian arsip terlalu lama atau bahkan tidak dikembalikan
12
c. Belum optimalnya pengelolaan arsip in aktif di bagian kepegawaian Direktorat Poltekkes Kemenkes Bandung Setiap hari arsip terus tercipta dari kegiatan organisasi, arsip dinamis aktif seperti surat yang
masuk alurnya masih belum tertata dengan
baik alurnya,sehingga Ketika arsip di butuhkan mmerlukan waktu yang relative lama. Arsip inaktif pun semakin hari semakin bertambah, arsip in aktif adalah arsip yang penggunaanya sudah menurun,apabila ini tidak cepat dilakukan pengelolaan maka akan semakin menumpuk dan tidak teratur , akan tercampur mana arsip dan mana non arsip. Pengelolaan arsip in aktif belum optimal, sehingga diperlukan terobosan yang baru agar pengelolaan arsip in aktif lebih cepat dan efektif dan efisien. Berikut rumusan isu dari uraian data dan fakta diatas yang dikaitkan dengan Manajemen ASN, Pelayanan Publik dan Whole Of Government adalah : Tabel 3.1 Rumusan Isu No 1.
TUSI ( Tugas dan Fungsi ) Melakukan pengelolan
Isueisue a. Belum optimalnya
arsip dinamis dan statis,
penemuan kembali
melakukan pemusnahan
arsip ketika arsip di
arsip yang telah habis
butuhkan di bagian
masa retensinya,
kepegawaian
memberikan pelayanan
Direktorat Poltekkes
peminjaman arsip,
Kemenkes Bandung
melakukan alih media arsip, membuat jadwal retensi arsip
13
Kaitanya dengan Agenda 3 Whole Of Goverment
2.
Melakukan pengelolan
a. Belum optimalnya
arsip dinamis dan statis,
kepatuhan
melakukan pemusnahan
peminjaman arsip
arsip yang telah habis
oleh atasan / unit
masa retensinya,
kerja lain di bagian
memberikan pelayanan
3.
kepegawaian
peminjaman arsip,
Direktorat
melakukan alih media
Poltekkes
arsip, membuat
Kemenkes
jadwal retensi arsip Melakukan pengelolan
Pelayanan Publik
Bandung a. Belum Optimalnya
arsip dinamis dan statis,
pengelolaan arsip
melakukan pemusnahan
in aktif di bagian
arsip yang telah habis
Manajemen ASN
kepegawaian
masa retensinya,
Direktorat
memberikan pelayanan
Poltekkes
peminjaman arsip,
Kemenkes
melakukan alih media
Bandung
arsip, membuat jadwal retensi arsip
3.2.
Analisis Isu
Berdasarkan isu-isu yang teridentifikasi ,selanjutnya dilakukan proses penapisan isu dengan menggunakan alat bantu penapisan yaitu metode APKL ( Aktual, Problematika, Khalayak, Layak).Aktual berarti isu tersebut sedang hangat dibicarakan dilingkungan unit kerja. Problematika berarti isu tersebut adalah hal tersebut harus segera dicarikan solusinya. Khalayak berarti isu tersebut menyangkut hajat hidup orang banyak, dan layak berarti isu tersebut sangat pantas untuk dibahas, realistis sesuai kenyataan dan sesuai kewenangan.
14
Tabel APKL dibuat dengan rentang penilaian 1-5 dengan angka 5 memiliki bobot terbesar. Tabel APKL Tabel 3.2 APKL ISU Belum optimalnya penemuan kembali arsip ketika arsip di bagian kepegawaian butuhkan Di Direktorat Poltekkes Bandung
A
P
5
5
5
5
5
5 Belum Optimalnya kepatuhan peminjaman arsip oleh atasan atau unit kerja lain di bagian kepegawaian Direktorat Poltekes Bandung Belum optimalnya pengelolaan arsip in aktif di 5 bagian kepegawaian Direktorat Poltekkes Kemenkes Bandung
K
L
JUMLAH
PRIORITAS
4
19
2
4
4
18
3
5
5
20
1
Berdasarkan analisis penapisan isu dengan metode APKL , maka isu yang dipilih adalah no 3 yaitu isu belum optimalnya pengelolaan arsip in aktif di Bagian Kepegawaian Direktorat Poltekkes Bandung Isu ini yang memiliki skor tertinggi dan harus segera dicarikan solusinya. 3.2 Latar Belakang Pemilihan Isu Yang Diangkat Latar belakang dari pemilihan isu yang diangkat bahwa sistem penataan dan pengelolaan
arsip memiliki kedudukan sangat penting, dalam era globalisasi
informasi. Sebab era Globalisasi sekarang ini pertumbuhan informasi yang terwujud baik yang diterima maupun diciptakan oleh suatu organisasi berkembang pesat sejalan dengan informasi itu sendiri. Poltekkes Kemenkes Bandung telah menggunakan aplikasi Tata Naskah Dinas Elektronik (TNDE) sejak tahun 2020, arsip yang dihasilkan di tahun 2020 sudah terdigitalisasi Sebagian, tetapi yang tahun-tahun sebelumnya masih belum terkelola dengan baik. Berdasarkan pengamatan penulis pengelolaan arsip in aktif yang ada di bagian kepegawaian
Direktorat Poltekkes
Kemenkes Bandung saat ini belum dilaksanakan dengan optimal, hal tersebut terlihat bahwa arsip- arsip hanya disimpan di rak atau lemari seadanya sehingga penemuan kembali arsip jika arsip dibutuhkan akan memerlukan waktu yang lama, arsip cepat rusak bahkan hilang dan memerlukan banyak tempat karena semakin menumpuk. Arsip di copy kemudian disimpan kedalam lemari, ini menyebabkan duplikasi arsip, pemborosan kertas dan memerlukan tempat yang luas untuk penyimpanan ini sangat tidak efektif dan efisien. Padahal sebagaimana diketahui bahwa keberlangsungan hidup dan keberadaan organisasi serta menjamin kelangsungan kegiatan organisasi perlu dilakukan pengelolaan secara terprogram terhadap dokumen / arsip yang sangat 15
penting sebagai bukti penyelenggaraan kegiatan organisasi yang berfungsi sebagai bukti akuntabilitas, alat bukti hukum, dan memori organisasi yang merupakan dokumen/ arsip bagi suatu organisasi.
Tahap selanjutnya akan dianalisis akar permasalahanya menggunakan fishbone diagram. Fishbone diagram adalah pendekatan yang berupaya untuk memahami sebuah permasalahan dengan memetakan isu pada sebab akibat . Hasil Analisa dengan menggunakan fishbone diagram sebagai berikut.
Gambar 3.1 fish bone diagram 3.4 Penyebab isu tersebut adalah sebagai berikut : 1. Penyimpanan arsip di rak tidak sesuai klasifikasi 2. Input data arsip masih manual belum menggunakan aplikasi e-arsip 3. Kurang menyadari arti pentingnya arsip bagi organisasi 4. Pegawai kurang terampil 5. Kurangnya tenaga arsiparis 6. Belum dimilikinya pedoman tata kerja kearsipan yang diberlakukan secara baku 7. Sistem klasifikasi arsip yang digunakan yang tidak jelas 8. Bertambahnya volume arsip
3.5 Dampak yang terjadi bila isu tersebut tidak dapat dicegah : 1. Keterlambatan informasi dari arsip yang dibutuhkan 2. Arsip cepat rusak bahkan hilang 3. Keberlangsungan kegiatan organisasi akan terhambat
16
3.6 Gagasan yang akan dilakukan untuk mengatasi isu Gagasan yang akan dilakukan untuk mengatasi isu yaitu dengan cara digitalisasi arsip in aktif di bagian kepegawaian Direktorat Poltekkes Kemenkes Bandung tahun 2021.
17
3.7 MATRIKS RANCANGAN AKTUALISASI Nama
: Dewi Rohaeti, S.I.Pust.
Unit Kerja
: Direktorat Poltekkes Kemenkes Bandung
Identifikasi Isu
: 1. Belum optimalnya penemuan kembali arsip ketika arsip dibutuhkan di bagian kepegawaian Direktorat Poltekkes Kemenkes Bandung 2. Belum optimalnya kepatuhan waktu peminjaman arsip oleh atasan / unit kerja lain di bagian kepegawaian Direktorat Poltekkes Kemenkes Bandung 3. Belum optimalnya pengelolaan arsip in aktif di bagian kepegawaian Direktorat Poltekkes Kemenkes Bandung
Isu yang diangkat Gagasan Pemecahan Isu
BeBelum : Optimalnya Pengelolaan Arsip In Aktif di Bagian Kepegawaian Direktorat Poltekkes Kemenkes Bandung Pe : Digitalisasi Arsip In Aktif Bagian Kepegawaian Di Direktorat Poltekkes Kemenkes Bandung Tahun 2021
18
No 1.
Kegiatan
Tabel 3.3 Rancangan Aktualisasi Out put Keterkaitan Substansi
Tahapan
misi
Organisasi
1.) Penyampaian rencana
1).
rencana
pelaksanaan
materi sebagai menyampaikan
pelaksanaa
arsip kepada mentor dan
bahan
pelaksanaan digitalisasi arsip in aktif rencana
penguatan nilai kejujuran dan
digitalisasi arsip
pimpinan
koordinasi
kepada mentor, rekan kerja dan
pelaksanaan
demokrasi
pimpinan dengan bertutur kata
digitalisasi arsip in kegiatan atau gagasan yang
in aktif kepada mentor pimpinan
dan 2.)Mengidentifikasi
selanjutnya
Penguatan Nilai
Penyampaian
digitalisasi
Rumusan Kegiatan
Kontribusi visi
yaitu Dengan melakukan Kegiatan konsultasi dengan rencana penyampaikan
mentor
diskusi
ini wujud dari MP.Etika Publik, mentor
bentuk
atau
penyampaian rencana pelaksanaan kegiatan ini sejalan mengambil keputusan secara
pendapa
digitalisasi arsip dengan Bahasa dengan
t
Indonesia yang baik dan benar ini
dari
dari
maka berdemokrasi misi sepihak
Poltekkes
mentor
wujud
MP.Nasionalisme. Kemenkes Bandung orang lain..
sarana dan prasarana
dan
Rancangan aktualisasi disampaikan yaitu meningkatkan
pimpinan
dengan kreatifitas organisasi
inovasi
untuk ini
atau
sumber daya yang
kemajuan berkualitas
wujud
dari
dan
MP. bekerja dengan hati
Komitmen Mutu. Penyampaian dan punya karakter dilakukan dengan penuh tanggung kepemimpinan dan jawab dan ketelitian ini wujud dari MP.Akuntabilitas.
19
harus tidak tanpa
mempertimbangkan pendapat
3). Memeriksa kesiapan
adanya
buat
segala
tahapan kegiatan dalam intruksi kerja
di
dalam
sopan santun, berpenampilan rapi aktif ini
akan
merupakan
2).Hasil
rancangan
kepada
ini
intrepreneurship
Penyampaian baik bagi pegawai
rancangan aktualisasi dengan jujur maupun mahasiswa apa adanya dan dilakukan dengan penuh tanggung jawab ini wujud MP. Anti Korupsi 2.
Melakukan
1). Menemui atasan untuk 1).
Pemilahan dan
berkoordinasi
Pengelompoka
arahan
n arsip in aktif
pelaksanaan
File Kegiatan
selanjutnya
terkait dokumen yang menemui langsung sudah digitalisasi terklasifikasi
arsip in aktif
yaitu Dengan melakukan Dalam kegiatan ini penguatan
atasan
untuk pemilahan
berkoordinasi terkait pelaksanaan pengelolompokan
sosialisasi
kepada
bagian
kepegawaian
tentang
pelaksanaan
digitalisasi
arsip in aktif
kegiatan ini sejalan perbuatan , Nilai Kejujuran
penuh
mewujudkan
ketelitian
nilai
dalam
meregister arsip
ini Kemenkes Bandung diharapkan MP. yaitu meningkatkan
Mutu,
kegiatan
Penataan
sebelum
dan
Komitmen bekerja dengan hati
pengelompokan dan punya karakter
dilakukan secara jujur dan mandiri kepemimpinan dan ini menujukan nilai dalam MP.Anti
4).
mencapai
Akuntabilitas . hasil pemilahan sumber daya yang MP.
dokumen
pemrosesan
Korupsi.
Dalam
pengelompokan
20
ditulis
intrepreneurship
penulisan baik bagi pegawai dengan
dan
misi dan Nilai bekerjasama untuk
MP.Etika Publik. Memilah arsip Poltekkes dengan
perkataan
antara
tutur kata yang sopan dengan
menunjukan dan
keselarasan
arsip in aktif maka pikiran,
arsip ini di catat dengan jelas ini berkualitas
3.)Mengelompokan
yakni
digitalisasi arsip in aktif dengan
berpenampilan rapi ini wujud dari dengan 2).Melakukan
dan nilai organisasi yaitu integritas
maupun mahasiswa
hasil
yang
digitalisasi
bahasa Indonesia yang baik dan benar ini mewujudkan dalam MP. Nasionalisme.
3.
Melakukan
1). Mempersiapkan alat
1).
proses
scan untuk melakukan
dokumen
digitalisasi
digitalisasi arsip in aktif
arsip in aktif
Soft
arsip
Memberikan Poltekkes
Menggunakan
peralatan
untuk pribadi ini menunjukan nilai sumber daya yang manfaat dilakukan dengan professional ini bekerja dengan hati
akhir ( QC ) Quality
menunjukan nilai dalam MP. Etika dan punya karakter
Control
hasil
Publik.
Dalam
ada
kegiatan
ini
digitalisasi yang
tidak
rusak
/
tidak
berdasarkan
terbaca dengan jelas
kearsipan dalam
ini MP.
tetap
untuk
kegiatan
dilakukan intrepreneurship
undang-undang baik bagi pegawai menunjukan
nilai maupun mahasiswa
Nasionalisme.
Akuntabilitas
ketempat
penuh tanggung jawab
sudah
memberikan
pelaksanaan kepemimpinan dan
4). Pengarsipan Hard File yang
akan
dan kearsipan selanjutnya
hasil
agar
yang
untuk Kemenkes Bandung berkelanjutan , yaitu kegiatan
MP.Anti Korupsi.Seluruh kegiatan berkualitas Pengecekan
nilai
pengembangan
kepentingan pekerjaan saja bukan yaitu meningkatkan yang
menjadi bentuk soft file 3).
Kegiatan ini mencerminkan
ini menunjukan MP. Komitmen kontribusi pada Misi penguatan Mutu
2).Foto 2).Memproses
File Kegiatan mempersiapkan alat scan
bekerja
dengan
disediakan 4.
Menginput soft file kedalam folder PC yang
1). penginputan kedalam PC
Melakukan data
1). Soft File 2). Foto
Kegiatan selanjutnya yaitu Dengan melakukan Kegiatan ini mencerminkan penginputan data ini mencerminkan sosialisai hasil penguatan nilai nilai dalam MP. Komitmen mutu dan digitalisasi arsip in pengembangan yang 21
sudah tersusun
3). Informasi 2). Penataan Soft File sesuai klasifikasi yang ditetapkan 3). Melakukan Back up dokumen untuk antisipasi keadaan darurat 4). Penyampaian informasi hasil digitalisasi arsip in aktif kepada atasan. 5). Menyampaikan hasil digitalisasi kepada Kabag Administrasi Akademik
akuntabilitas. Soft File yang sudah ada kemudian di tata berdasarkan klasifikasi ini mencerminkan nilai dalam MP. Komitmen Mutu dan Akuntabilitas, Untuk antisipasi keadaan darurat missal kebakaran atau kebanjiran soft file harus diback up agar tetap aman ini menunjukan nilai dalam MP. Akuntabilitas dan Komitmen Mutu. Penyampaian informasi hasil digitalisasi arsip in aktif dengan penuh tangung jawab dan kejujuran, (MP. Akuntabilitas) disampaikan dengan Bahasa Indonesia yang baik dan benar ( MP. Nasionalisme ) serta berpenampilan rapi ketika melakukan menyampaikan hasil aktualisasi merupakan cerminan dari nilai dalam MP.Etika Publik
22
aktif kepada mentor ini maka kegiatan ini sejalan dengan misi Poltekkes Kemenkes Bandung yaitu meningkatkan sumber daya yang berkualitas dan bekerja dengan hati dan punya karakter kepemimpinan dan intrepreneurship baik bagi pegawai maupun mahasiswa
berkelanjutan , yaitu kegiatan yang akan memberikan manfaat untuk kegiatan kearsipan selanjutnya.
Rencana Jadwal kegiatan Aktualisasi Jadwal rencana kegiatan aktualisasi pelatihan Dasar CPNS Golongan III Angkatan 2 Kementerian Kesehatan Republik Indonesia tahun 2021 dilaksanakan pada tanggal 3 juni 2021 sampai dengan 7 Juli 2021. Rencana jadwal kegiatan aktualisasi “ Digitalisasi Arsip In aktif Bagian Kepegawaian Di
Direktorat Poltekkes Kemenkes Bandung Tahun 2021 “ dapat dilihat pada table berikut ini: Tabel 3.4 Rencana Jadwal Kegiatan Aktualisasi AKTUALISASI NO
KEGIATAN
Bulan Juni 2021
Juli
(Minggu ke-) 1 1
Menyampaikan rencana pelaksanaan digitalisasi arsip in aktif kepada mentor dan pimpinan
2
Melakukan pemilahan dan pengelompokan arsip in aktif
3
Melakukan proses digitalisasi arsip in aktif
4
Menginput soft file kedalam PC yang sudah tersusun
23
2
3
4
1
BAB IV PELAKSANAAN AKTUALISASI
4.1
Deskripsi Pelaksanaan Aktualisasi Kegiatan aktualisasi pelatihan Dasar CPNS Golongan III Angkatan 2
Kementerian Kesehatan Republik Indonesia tahun 2021 dilaksanakan pada tanggal 3 juni 2021 sampai dengan 7 Juli 2021. Rencana jadwal kegiatan aktualisasi yang berjudul “ Digitalisasi Arsip In aktif Bagian Kepegawaian Di
Direktorat Poltekkes Kemenkes Bandung Tahun 2021 “ kegiatan- kegiatan dilakukan dengan penuh disiplin dan tanggung jawab , sesuai dengan jadwal yang telah direncakan pada rancangan aktualisasi. Tabel. 4.1 Jadwal Realisasi Kegiatan Aktualisasi AKTUALISASI NO
KEGIATAN
Bulan Juni
Ket Juli
2021 (Minggu ke-) 1 1
2
3
Menyampaikan rencana
4
1 Tercapai
pelaksanaan digitalisasi arsip in aktif kepada mentor dan pimpinan 2
Melakukan pemilahan dan
Tercapai
pengelompokan arsip in aktif 3
Melakukan proses digitalisasi
Tercapai
arsip in aktif 4
Menginput soft file kedalam PC
Tercapai
yang sudah tersusun 4.2
Hasil Capaian Pelaksanaan Aktualisasi Tahapan – tahapan kegiatan dalam aktualisasi ini dilaksankan dengan penuh disiplin dan tanggung jawab . waktu Pelaksaan beberapa tahap tidak sesuai dengan jadwal yang telah ditentukan pada rancangan aktualisasi, akan tetapi output dari semua tahapan tersebut tercapai 24
semua. 4.2.1
Hasil capaian pada kegiatan 1 – Penyampaian rencana pelaksanaan kegiatan digitalisasi arsip in aktif bagian kepegawaian kepada mentor dan pimpinan. a. Waktu Kegiatan 4 Juni – 10 Juni 2021 b. Tahapan Kegiatan - Menyampaikan rencana pelaksanaan digitalisasi arsip in aktif bagian kepegawaian kepda mentor dan pimpinan - Mengidentifikasi kegiatan dalam bentuk rancangan intruksi kerja - Memeriksa kesiapan sarana prasarana c. Output (output terlampir) -
Rumusan materi sebagai bahan koordinasi
-
Hasil Diskusi atau pendapat dari mentor dan pimpinan
d. Keterkaitan Substansi Mata Pelatihan a.
Akuntabilitas
: Menyampaikan konsep kegiatan aktualisasi
dengan penuh tanggung jawab dan ketelitian b. Nasionalisme
: Menyampaikan konsep kegiatan digitalisasi
arsip dengan menggunakan Bahasa Indonesia yang baik dan benar. c. Etika Publik
: Dalam menyampaikan rencana kegiatan
menggunakan tutur kata yang baik, berpenampilan rapi Ketika bertemu dengan mentor. d. Komitmen Mutu
: kegiatan aktualisasi disampaikan dengan
adanya inovasi atau kreatifitas untuk kemajuan organisasi e. Anti Korupsi
: Penyampaian kegiatan aktualisasi dengan
jujur apa adanya dan dilakukan dengan penuh tanggung jawab f.
Whole Of Goverment: menjalin komunikasi yang baik dan berkoordinasi untuk mencaapi tujuan Bersama.
e. Kontribusi Terhadap visi Misi Organisasi Mengaktualisasikan Nilai ANEKA dengan melakukan pemilahan dan pengelolompokan arsip in aktif maka kegiatan ini sejalan dengan misi Poltekkes Kemenkes Bandung yaitu meningkatkan sumber daya yang berkualitas dan bekerja dengan hati dan punya karakter kepemimpinan dan intrepreneurship baik bagi pegawai maupun 25
mahasiswa f.
Penguatan Nilai Organisasi Kegiatan konsultasi dengan mentor ini merupakan penguatan nilai kejujuran dan demokrasi dalam segala kegiatan atau gagasan yang akan di buat harus berdemokrasi tidak mengambil keputusan secara sepihak tanpa mempertimbangkan pendapat orang lain..
g. Hambatan Hambatan yang dihadapi dalam kegiatan penyampaian rencana pelaksanaan kegiatan yaitu adanya jadwal WFH WFO sehingga harus membuat janji terlebih dahulu dan melihat kapan jadwal mentor Work From Office. h. Manfaat Manfaat yang didapat oleh penulis dalam kegiatan ini adalah terjalin komunikasi yang baik dengan mentor sehingga kegiatan yang akan dilaksanakan mendapatkan dukungan penuh. Gambar 4.1 Dokumentasi penyampaian konsep DOKUMENTASI
Menyampaikan konsep pelaksanaan digitalisasi arsip kepada mentor
26
4.2.2
Hasil capaian pada kegiatan 2 – Melakukan Pemilahan dan Pengelompokan arsip in aktif a. Waktu Kegiatan 14 Juni – 18 Juni 2021 b. -
Tahapan Kegiatan Menemui atasan untuk berkoordinasi terkait arahan langsung pelaksanaan digitalisasi arsip in aktif
-
Melakukan
sosialisasi
kepada
bagian
kepegawaian
tentang
pelaksanaan digitalisasi arsip in aktif -
Mengelompokan dan meregister arsip
-
Penataan dokumen sebelum pemrosesan digitalisasi
i.
Output (output terlampir)
-
File dokumen yang sudah terklasifikasi
c. Keterkaitan Substansi Mata Pelatihan a. Akuntabilitas
: Memilah arsip dengan penuh ketelitian
b. Nasionalisme
: Dalam penulisan pengelompokan ditulis
dengan bahasa Indonesia yang baik dan benar . c. Etika Publik
: menemui atasan untuk berkoordinasi terkait
pelaksanaan digitalisasi arsip in aktif dengan tutur kata yang sopan dengan berpenampilan rapi d. Komitmen Mutu
: hasil pemilahan arsip ini di catat dengan jelas
e. Anti Korupsi
kegiatan pengelompokan dilakukan secara jujur
dan mandiri f.
Whole Of Government: Melakukan sosialisasi agar terjalin kerjaama yang baik dalam mewujudkan kegiatan yang baik
g. Pelayanan Publik : Sebagai arsiparis yang nantinya akan memberikan pelayanan arsip kepada user d. Kontribusi Terhadap visi Misi Organisasi Mengaktualisasikan Nilai ANEKA dengan melakukan penyampaikan rencana pelaksanaan digitalisasi arsip in aktif kepada mentor ini maka kegiatan ini sejalan dengan misi Poltekkes Kemenkes Bandung yaitu meningkatkan sumber daya yang berkualitas dan bekerja dengan hati dan punya karakter kepemimpinan dan intrepreneurship baik bagi pegawai maupun mahasiswa 27
e. Penguatan Nilai Organisasi Dalam kegiatan ini penguatan nilai organisasi yaitu integritas yakni keselarasan antara pikiran, perkataan dan perbuatan , Nilai Kejujuran dan Nilai bekerjasama untuk mencapai hasil yang diharapkan f.
Hambatan Hambatan yang dihadapi dalam kegiatan pemilahan arsip ini adalah penyimpanan dokumen arsip yang tidak teratur sehingga memerlukan waktu yang cukup lama dalam pemilahan arsip in aktifnya. Kegiatan sosialisasi dilakukan hanya kepada beberapa orang saja dikepegawaian , dikarenakan bagian kepegawaian ada beberapa orang yang terkonfimasi sakit Covid 19.
g. Manfaat Manfaat yang di dapat dari kegiatan ini terjalin kerjasama dan komunikasi yang baik dengan rekan kerja, serta dapat masukan dan pendapat dari kerja agar kegiatan ini berjalan dengan lancar. Gambar 4.2 Dokumentasi Sosialisasi Dokumentasi
Sosialisasi kepada bagian Kepegawaian
28
Kegiatan Pengelompokan arsip sebelum digitalisasi 4.2.3
Hasil capaian pada kegiatan 3 – Melakukan proses digitalisasi arsip in aktif
a. Waktu Kegiatan 21 Juni – 25 Juni 2021 b. . Tahapan Kegiatan -
Mempersiapkan alat scan untuk melakukan digitalisasi arsip in aktif
-
Memproses arsip menjadi bentuk soft file
-
Pengecekan hasil akhir ( QC ) Quality Control agar hasil digitalisasi tidak ada yang rusak / tidak terbaca dengan jelas
c.
Pengarsipan Hard File ketempat yang sudah disediakan
Output (output terlampir) Soft File dokumen, Foto
d. Keterkaitan Substansi Mata Pelatihan a. Akuntabilitas
: bekerja dengan penuh tanggung jawab
b. Nasionalisme
: Dalam pelaksanaan kegiatan ini tetap
dilakukan berdasarkan undang-undang kearsipan c. Etika Publik
: Seluruh kegiatan dilakukan dengan
professional d. Komitmen Mutu
: Kegiatan mempersiapkan alat scan
e. Anti Korupsi
: Menggunakan peralatan untuk kepentingan
pekerjaan saja bukan untuk pribadi f.
Whole of Government : Menjalin kerja sama dengan pihak terkait 29
agar kegiatan berjalan dengan lancer g. Pelayanan Publik : Kegiatan digitalisasi arsip ini untuk menunjang pelayanan arsip menjadi lebih efektif dan efisien dan memberikan kepuasan kepada user e. Kontribusi Terhadap visi Misi Organisasi Mengaktualisasikan Nilai ANEKA dalam kegiatan ini maka kegiatan ini sejalan dengan misi Poltekkes Kemenkes Bandung yaitu meningkatkan sumber daya yang berkualitas dan bekerja dengan hati dan punya karakter kepemimpinan dan intrepreneurship baik bagi pegawai maupun mahasiswa f.
Penguatan Nilai Organisasi Dalam kegiatan ini penguatan nilai organisasi yaitu mencerminkan penguatan nilai pengembangan yang berkelanjutan , yaitu kegiatan yang akan memberikan manfaat untuk kegiatan kearsipan selanjutnya
g. Hambatan Hambatan yang dihadapi dalam kegiatan digitalisasi arsip in aktif yaitu alat scan yang suka error ketika menscan banyak dokumen sehingga pekerjaan menjadi terhambat. Di dalam rancangan aktualisasi seharusnya dilakukan 2minggu tetapi baru dikerjakan selama 1minggu karena kebijakan PPKM yang mengharuskan WFH 100% sehingga belum semua arsip in aktifnya terdigitallisasi. h. Manfaat Manfaat yang di dapat untuk penulis dari kegiatan ini adalah mendapat pelajaran tentang kegigihan dalam bekerja , manfaat untuk organisasi yaitu agar lebih efektif dan efisien dalam pengelolaan arsip selanjutnya.
30
Dokumentasi
Proses Scan Arsip Gambar 4.3 Dokumentasi Scam Arsip
Kegiatan Quality Control Hasil Scan Arsip Pengarsipan hard file ke tempat yang sudah disediakan Gambar 4.4 Dokumentasi pengarsipan
31
4.2.4
Hasil capaian pada kegiatan 4 – Menginput soft file kedalam folder PC yang sudah tersusun a. Waktu Kegiatan 28 Juni – 1 Juli 2021 b. Tahapan Kegiatan -
Melakukan penginputan data kedalam PC
-
Melakukan upload file ke dalam google drive
-
Penataan Soft File sesuai klasifikasi yang ditetapkan
-
Melakukan Back up dokumen untuk antisipasi keadaan darurat
-
Menyampaikan hasil digitalisasi kepada Kabag Administrasi Akademik
c. Output(output terlampir) Soft File , Foto, Informasi d. Keterkaitan Substansi Mata Pelatihan a. Akuntabilitas
: Penyampaian informasi hasil digitalisasi arsip
in aktif dengan penuh tangung jawab dan kejujuran b. Nasionalisme
: Hasil kegiatan aktualisasi disampaikan
dengan Bahasa Indonesia yang baik dan benar c.
Etika Publik
: menemui atasan untuk memberikan
informasi hasil kegiatan aktualisasi dengan tutur kata yang sopan dengan berpenampilan rapi d. Komitmen Mutu
: melakukan back up data Untuk
antisipasi keadaan darurat missal kebakaran atau kebanjiran e. Anti Korupsi
:kegiatan pengelompokan dilakukan
secara jujur dan mandiri f.
Whole Of Government
: Kegiatan dilakukan dengan
berkoordinasi dengan mentor dan unit kerja lain. g. Manajemen ASN
: Kegiatan ini sesuai dengan tupoksi
arsiparis yaitu alih media arsip h. Pelayanan Publik : Hasil digitalisasi arsip dalam bentuk soft file lebih mudah Ketika diperlukan sehingga meningkatkan pelayanan kepada user. e. Kontribusi Terhadap visi Misi Organisasi Mengaktualisasikan Nilai ANEKA dalam kegiatan ini maka kegiatan ini sejalan dengan misi Poltekkes Kemenkes Bandung yaitu meningkatkan sumber daya yang berkualitas dan bekerja dengan hati dan punya 32
karakter kepemimpinan dan intrepreneurship baik bagi pegawai maupun mahasiswa f.
Penguatan Nilai Organisasi Dalam kegiatan ini penguatan nilai organisasi yaitu mencerminkan penguatan nilai pengembangan yang berkelanjutan , yaitu kegiatan yang akan memberikan manfaat untuk kegiatan kearsipan selanjutnya
g. Hambatan Hambatan yang dihadapi dalam kegiatan ini yaitu terkait jadwal wfh 100% mengikuti kebijakan PPKM sehingga sulit bertemu langsung dengan mentor, sehingga pelaporan dilakukan dengan menggunakan video call. h. Manfaat Manfaat yang di dapatkan dari kegiatan ini bagi penulis adalah tentang ketelitian dan tanggung jawab dalam bekerja. Manfaat bagi organisasi adalah memudahkan dalam penemuan kembali arsip. Gambar 4.5 Dokumentasi upload gdrive Dokumentasi
Mengupload semua file hasil scan kedalam Google Drive
33
Dokumentasi
Hasil Digitalisasi Arsip di upload kedalam google drive Dokumentasi
Menyampaikan Hasil Aktualisasi
34
5. Dampak yang terjadi jika Nilai-Nilai ASN tidak diterapkan Dampak yang terjadi apabila Nilai-Nilai ASN tidak diterapkan adalah tidak berjalannya kegiatan dengan baik, tidak akan terjalin komunikasi dan kerja sama yang baik dengan mentor dan rekan kerja, tidak terjadinya peningkatan mutu dan efisiensi dalam kegiatan.
6. Capaian Penyelesaian isu Capaian penyelesaian isu dalam kegiatan aktualisasi digitalisasi arsip in aktif bagian kepegawaian di Direktorat Poltekkes kemenkes Bandung yaitu arsip-arsip sudah berbentuk soft file yang di unggah kedalam google drive yang bisa di akses kapan saja dan dimana saja ketika di butuhkan.
7. Rencana Tindak lanjut Tabel 4.2 Rencana Tindak Lanjut NO
1.
KEGIATAN
OUTPUT
Durasi
Para
Sumber
dan
Pihak
Biaya
Waktu
Terlibat
Keterangan
Pembuatan
Aplikasi
30 hari
Arsiparis,
Dipa
Pembuatan
aplikasi arsip di
e-arsip
Kerja
Team IT
Poltekkes
aplikasi arsip akan
Direktorat
Kemenkes
dilakukan setelah
Poltekkes
Bandung
kegiatan Pelatihan
Kemenkes
Dasar CPNS ini
Bandung
selesai dan kebijakan PPKM darurat berakhir proses digitalisasi arsip akan dilanjutkan ke unit kerja yang lainya di Poltekkes Kemenkes
35
Bandung 2.
Digitalisasi
Aplikasi
30 hari
Arsiparis,
Arsip Bagian
e-arsip
Kerja
Team IT
-
Kegiatan akan dilakukan setelah
Unit Kerja
kegiatan Pelatihan
Lainnya
Dasar CPNS selesai dan Kebijakan PPKM darurat berakhir
36
BAB V PENUTUP 5.1 KESIMPULAN Tahap pembelajaran aktualisasi Pelatihan Dasar CPNS yang telah dilaksanakan merupakan langkah nyata dalam mewujudkan PNS yang professional dan berkarakter dalam melaksanakan fungsi PNS yaitu sebagai pelaksana kebijakan publik, pelayan publik dan pemersatu bangsa. Dalam kegiatan aktualisasi para CPNS menginternalisasi nilai-nilai dasar PNS yaitu ANEKA ( Akuntabilitas, Nasionalisme, Etika Publik, Komitmen Mutu dan Anti Korupsi). Digitalisasi Arsip In Aktif Bagian Kepegawaian di Direktorat Poltekkes Kemenkes Bandung diharapkan mampu mempersingkat waktu dalam pencarian arsip ketika dibutuhkan agar lebih efektif dan efisien dan menghemat ruangan. Hasil digitalisasi arsip in aktif bagian kepegawaian di unggah ke dalam Google Drive agar bisa di akses kapan saja dan dimana saja Ketika arsip di butuhkan.
5.2 SARAN Dengan dilaksanakannya Digitalisasi Arsip In Aktif Bagian Kepegawaian Di Direktorat Poltekkes Kemenkes Bandung yang telah dilakukan diharapkan hal serupa dapat juga dilakukan di unit kerja lain yang ada di Lingkungan Poltekkes Kemenkes Bandung dan berkembang menjadi lebih baik lagi.
37
DAFTAR PUSTAKA Undang – Undang Dasar Negara Republik Indonesia Nomor 43 tahun 2009 Tentang Kearsipan Undang-undang RI Nomor 5 tahun 2014 tentang Aparatur Sipil Negara Keputusan Kepala Lembaga Administrasi Negara No.93/K.1/PDP.07/2021 tentang Pedoman Penyelenggaraan Pelatihan Dasar Calon Pegawai Negeri Sipil Keputusan Kepala Lembaga Administrasi Negara No.94/K.1/PDP.07/2021 tentang Pedoman Penyelenggaraan Pelatihan Dasar Calon Pegawai Negeri Sipil Lembaga Administrasi Negara 2015. Modul Pelatihan Dasar Calon PNS,
Akuntabilitas, Jakarta: Lembaga Administrasi Negara. Lembaga Administrasi Negara 2015. Modul Pelatihan Dasar Calon PNS,
Nasionalisme , Jakarta: Lembaga Administrasi Negara. Lembaga Administrasi Negara 2015. Modul Pelatihan Dasar Calon PNS,
Etika Publik, Jakarta: Lembaga Administrasi Negara. Lembaga Administrasi Negara 2017 Modul Pelatihan Dasar Calon PNS,
Komitmen Mutu, Jakarta: Lembaga Administrasi Negara. Lembaga Administrasi Negara 2017. Modul Pelatihan Dasar Calon PNS,
Manajemen ASN, Jakarta: Lembaga Administrasi Negara. Lembaga Administrasi Negara 2017. Modul Pelatihan Dasar Calon PNS,
Pelayanan Publik , Jakarta: Lembaga Administrasi Negara. Lembaga Administrasi Negara 2017. Modul Pelatihan Dasar Calon PNS,
Whole Of Government, Jakarta: Lembaga Administrasi Negara. Lembaga Administrasi Negara 2017. Modul Pelatihan Dasar Calon PNS, 38
Habituasi, Jakarta: Lembaga Administrasi Negara. Lembaga Administrasi Negara 2019. Modul Pelatihan Dasar Calon PNS,
Analisis Isu Kontemporer , Jakarta: Lembaga Administrasi Negara. Lembaga Administrasi Negara 2021. Pedoman Penyelenggaraan Pelatihan Dasar Calon
PNS, Jakarta: Lembaga Administrasi Negara. Peraturan Lembaga Administrasi Negara RI No.1 tahun 2021. Tentang Pelatihan Dasar
Calon Pegawai Negeri Sipil Tim Penulis Komisi Pemberantasan Korupsi 2015. Modul Pelatihan Dasar Calon PNS,
Anti Korupsi , Jakarta: Lembaga Administrasi Negara
39
LAMPIRAN – LAMPIRAN
40
Lampiran 1 Kegiatan 1 Surat Pernyataan Persetujuan Aktualisasi Dari Mentor
41
Kartu Kendali Mentor
42
43
44
Lampiran Kegiatan 2 Undangan sosialisasi
45
Daftar Arsip Yang Sudah Terklasifikasi
46
Lampiran Kegiatan 3 Berita Acara Alih Media Arsip
47
Daftar Arsip yang telah di Alih Media
48
Lampiran Kegiatan 4 Arsip yang sudah terdigitalisasi
49
Hasil digitalisasi arsip di upload ke dalam google drive
50
51
Sebelum Aktualisasi
Setelah Aktualisasi
52
LAPORAN AKTUALISASI DIGITALISASI ARSIP IN AKTIF BAGIAN KEPEGAWAIAN DI DIREKTORAT POLTEKKES KEMENKES BANDUNG TAHUN 2021
PELATIHAN DASAR CPNS GOLONGAN III ANGKATAN II TAHUN 2021 BADAN PENGEMBANGAN DAN PEMBERDAYAAN SUMBER DAYA MANUSIA KESEHATAN KEMENTERIAN KESEHATAN
Nama Tempat, Tgl Lahir Jenis Kelamin Agama Alamat
: : : : :
No. Telp Email NIP Golongan/ Pangkat Instansi
: : : : :
Unit Kerja Jabatan Fungsional
: :
Dewi Rohaeti,S.I.Pust Subang, 24 Agustus 1990 Perempuan Islam Jl.Raya Soreang Ciwidey Kp.Warung Ciwidey kabupaten Bandung 085351800833 dewirohaeti90@gmail.com 199008242020122007 Penata Muda - III/A Kementerian Kesehatan Republik Indonesia Poltekkes Kemenkes Bandung Arsiparis Ahli / Penyuluh Kearsipan
? Tumpukan Arsip
ISU YANG DI ANGKAT
Belum optimalnya pengelolaan arsip in aktif bagian kepegawaian di Direktorat Poltekkes Kemenkes Bandung Tahun 2021
DAMPAK JIKA TIDAK SEGERA DIPECAHKAN Keterlambatan Informasi dari arsip yang dibutuhkan Arsip cepat rusak bahkan hilang
1
2
Keberlangsungan kegiatan organisasi akan terhambat
3
KETERKAITAN DENGAN MATA PELATIHAN AGENDA III PELAYANAN PUBLIK
WHOLE OF GOVERMENT
MANAJEMEN ASN
Melakukan pekerjaan sesuai Tupoksi yaitu Arsiparis melakukan pengelolaan arsip dan alih media arsip
Kegiatan dilakukan dengan melibatkan beberapa pihak, yaitu arsiparis, pegawai bagian kepegawaian, Team IT
Kegiatan digitalisasi arsip ini bertujuan untuk memberikan pelayaan yang terbaik efektif dan efisien ketika arsip dibutuhkan sebagai sumber informasi dan untuk pengambilan keputusan dalam organisasi
GAGASAN PEMECAHAN ISU Digitalisasi Arsip In Aktif Bagian Kepegawaian Di Direktorat Poltekkes Kemenkes Bandung Tahun 2021
Belum Optimalnya Pengelolaan Arsip In aktif Bagian Kepegawaian Di Direktorat Poltekkes Kemenkes Bandung Tahun 2021 Kegiatan yang akan dilakukan
1. Penyampaian rancangan pelaksanaan digitalisasi arsip in aktif kepada mentor dan pimpinan 2. Melakukan pemilahan dan pengelompokan arsip in aktif . 3. Melakukan proses digitalisasi arsip in aktif 4. Menginput soft file kedalam folder PC yang sudah di susun.
JADWAL KEGIATAN No
Kegiatan 1
1
2
3
4
Menyampaikan rencana pelaksanaan digitalisasi arsip in aktif kepada mentor dan pimpinan Melakukan pemilahan dan pengelompokan arsip in aktif. Melakukan proses digitalisasi arsip in aktif Menginput softfile ke dalam folder PC yang sudah tersusun
Minggu Habituasi ke Juni 2 3 4
Juli 1
KEGIATAN 1
Penyampaian rancangan aktualisasi digitalisasi arsip in aktif kepada mentor dan pimpinan
TAHAPAN KEGIATAN 1.Menyampaikan rencana pelaksanaan digitalisasi arsip in aktif kepada mentor dan pimpinan 2.Mengidentifikasi tahapan kegiatan dalam bentuk rancangan instruksi kerja 3.Memeriksa kesiapan sarana prasarana
NILAI DASAR A-N-E-K-A
KOMITMEN MUTU (Rasional, Terbuka)
ETIKA PUBLIK
PENGUATAN NILAI ORGANISASI Nilai Kejujuran , Nilai Demokrasi
(Menghargai komunikasi, konsultasi, dan kerjasama)
AKUNTABILITAS (Kepemimpinan)
NASIONALISME (Persatuan Indonesia)
1
OUTPUT
2
KONSTRIBUSI VISI / MISI Membentuk karakter bekerja dengan hati, kepemimpinan dan intrepreneurship baik pegawai maupun mahasiswa
KEGIATAN 2
Melakukan pemilahan dan pengelompokan arsip in aktif
TAHAPAN KEGIATAN
1.Melakukan koordinasi terkait pelaksanaan digitalisasi arsip in aktif 2.Melakukan sosialisasi kepada bagian kepegawaian 3.Mengelompokan dan meregister arsip 4.Penataan dokumen / arsip sebelum proses digitalisasi
NILAI DASAR A-N-E-K-A
KONSTRIBUSI VISI / MISI PENGUATAN NILAI ORGANISASI
AKUNTABILITAS (Tanggung jawab)
Nilai Integritas, Nilai Kejujuran dan Nilai Bekerja sama untuk mencapai kualitas yang diharapkan
KOMITMEN MUTU (Inovatif)
ETIKA PUBLIK (koordinasi,Kerjasama)
3
1
OUT PUT 2
Membentuk karakter bekerja dengan hati, kepemimpinan dan intrepreneurship baik pegawai maupun mahasiswa
KEGIATAN 3
Melakukan Proses Digitalisasi Arsip In Aktif
TAHAPAN KEGIATAN
PENGUATAN NILAI ORGANISASI
NILAI DASAR A-N-E-K-A
1.Mempersiapkan alat scan 2.Memproses arsip menjadi soft file 3.Pengecekan QC 4. Pengarsipan Hard File
AKUNTABILITAS
( Tanggung jawab) KOMITMEN MUTU
(Inovasi) ANTI KORUPSI
(Jujur) ETIKA PUBLIK
( Kerja Keras) OUTPUT
Nilai Pengembangan yang berkelanjutan
1
2 ANTI KORUPSI
KONSTRIBUSI VISI / MISI Membentuk karakter bekerja dengan hati, kepemimpinan dan intrepreneurship baik pegawai maupun mahasiswa 3
KEGIATAN 4
Menginput softfile kedalam folder PC yang sudah tersusun 1
OUTPUT
TAHAPAN KEGIATAN 1. Menginput data ke dalam PC 2. Melakukan penataan softfile sesuai klasifikasi yang sudah di tetapkan 3. Mengupload hasil digitalisasi ke dalam Google drive 4. Melakukan Back Up data 5. Menyampaikan hasil digitalisasi kepada Mentor
2
3
PENGUATAN NILAI ORGANISASI
NILAI DASAR A-N-E-K-A KOMITMEN MUTU (Berorientasi mutu) AKUNTABILITAS (Tanggung jawab) ETIKA PUBLIK ( Menjaga rahasia) ANTI KORUPSI (Kerja keras)
Nilai Pengembangan yang berkelanjutan
)
KONSTRIBUSI VISI / MISI
Membentuk karakter bekerja dengan hati, kepemimpinan dan intrepreneurship baik pegawai maupun mahasiswa
REKAPITULASI REALISASI HABITUASI
CAPAIAN PENYELESAIAN ISU
RENCANA TINDAK LANJUT No
Kegiatan
Out Put
Durasi dan waktu
Para Pihak Terlibat
Sumber Biaya
Ket.
1.
Pembuatan aplikasi arsip di Direktorat Poltekkes Kemenkes Bandung
Aplikasi e- 30 hari arsip kerja
Arsiparis dan Team IT
Dipa Poltekkes Kemenkes Bandung
Pembuatan aplikasi akan dilakukan setelah kegiatan Pelatihan Dasar CPNS ini selesai dan kebijakan PPKM darurat berakhir
2.
Digitalisasi Arsip Bagian Unit kerja Lain
Aplikasi e- 30 hari arsip kerja
Arsiparis dan Team IT
-
Kegiatan akan dilakukan setelah kegiatan Pelatihan Dasar CPNS ini selesai dan kebijakan PPKM darurat berakhir
Kemudahan Pengeloaan Dan Akses Arsip MANFAAT TERSELESAIKANYA ISU
Keamanan Arsip Terjamin Memudahkan Dalam Pencarian Dokumen
KESIMPULAN Kesimpulan yang dapat ditarik dari kegiatan aktualisasi digitalisasi arsip in aktif bagian kepegawaian di Direktorat Poltekkes Kemenkes Bandung ini yaitu kegiatan dilakukan dengan sungguh-sungguh, digitalisasi
arsip in aktif ini sangat bermanfaat apalagi ketika kegiatan pekerjaan dilakukan dari rumah (WFH) karena mengikuti kebijakan Pemerintah maka digitalisasi arsip ini sangat penting, karena bisa di akses dimana pun dan kapanpun ketika arsip dibutuhkan. Kegiatan digitalisasi ini juga akan di lakukan di unit kerja lain dan untuk
jenis arsip yang lainya. Kegiatan digitalisasi arsip in aktif bagian kepegawaian ini dapat memberikan pelayanan prima efektif dan efisien kepada pengguna ketika arsip di butuhkan.
TERIMA KASIH
