Lowres msm 01 02 2014

12

KEUZESTRESS: EERSTE HULP BIJ KIEZEN Ons hele leven bestaat uit keuzes maken. Van kleine tot live changing keuzes die je leven drastisch beïnvloeden. Veel mensen draaien hun hand niet om voor het maken van een keuze, maar voor anderen is het een dagelijks terugkerend probleem. Wat kun je dan doen?

februari 2014 | nummer 1/2 | jaargang 31

14

DE ROL VAN DE PERSONAL ASSISTANT Wie denkt dat je als Personal Assistant een groot ego moet hebben, heeft het mis.

Als je jezelf belangrijker vindt dan je baas, zit je niet op de juiste stoel. Een goede PA plaatst zichzelf niet op de voorgrond. Zij/hij laat de ánder schitteren!

26

E-MAILVERSLAVING @HOEKOMIKERVANAF.NL Stop jij om de haverklap met je werk als je weer een mailtje krijgt? Dan ben je een e-mailjunkie. Wil je daarvan af? Dan zou je Bouke van Kleef eens moeten benaderen. Omdat ook de redactie van dit blad dringend moet afkicken, belden we hem op.

Vakblad voor de professionele secretaresse

Tijd voor een tweede carrière?

Je loopbaan bepaal je zelf!

Ben jij een doorgewinterde secretaresse en toe aan een carrièreswitch? Of sta je door de crisis plotseling op straat? Je bent niet de eerste en zéker niet de laatste. Onthoud wél dat je nog altijd zelf de regie hebt over je eigen loopbaan.

Al eens nagedacht over een tweede carrière?

Helaas is het tegenwoordig aan de orde van de dag: plotseling ‘om bedrijfseconomische redenen’ ontslagen worden. Dat komt hard aan en kan voelen als een relatie die uitgaat.

De keerzijde is dat het jou misschien nét dat duwtje geeft dat je nodig hebt om je carrière een andere wending te geven. In dit artikel komen drie voormalig (directie)secretaressen aan het woord die - al dan niet gedwongen - uit

hun comfortzone stapten. Zij begonnen aan een nieuw avontuur en startten een tweede carrière. Naast de drie ‘ervaringsdeskundigen’ legt personal coach Marjolein Kalter uit hoe je die op de rails zet. Sta jij ook op een kruispunt in je carrière? Lees waarom je niet bij de pakken neer moet gaan zitten maar hoe je je kwaliteiten en ervaring gebruikt als je een tweede carrière overweegt. PAGINA 8

WORKSHOPDAGEN 2014 Ze komen er weer aan: de Workshopdagen van Management Support.

Dit jaar op 22, 23 en 24 april in Meeting Plaza Utrecht. Ook dit jaar zijn we er samen met onze trainers in geslaagd een inspirerend en afwisselend programma samen te stellen met uiteraard weer nieuwe en actuele onderwerpen.

Bekijk het complete programma dat bij deze editie is bijgesloten, stel zelf je programma samen en schrijf je in op www.managementsupport.nl/ workshops.

Een verschil van dag en nacht.

Reserveer nu een Bilderberg Businessarrangement en ervaar zelf hoe effectief uitgeslapen vergaderen is.

Why settle for less?

Wie lekker uitgerust vergadert, presenteert of traint, doet dit veel effectiever. Daarom doen we er bij Bilderberg alles aan om uw zakelijke meeting zo uitgeslapen mogelijk te laten verlopen. Met kussens die speciaal voor Bilderberg zijn ontwikkeld, nieuwe dekbedden en dekmatrassen op alle bedden, slaapt u als een roos. Het comfortabele, 100% katoenen bedlinnen in onze executive kamers, ligt bovendien lekkerder dan ooit. Welterusten!

Reserveer of kijk voor meer informatie op www.bilderberg.nl/business, via business@bilderberg.nl of bel 0317-362266.

inhoud

PRAKTISCH 4

Signaal

24 Pesten op het werk

GROEI!

Overwin het snel met het OVK-model Het is zo mooi om te zien hoe mijn zoontje van ruim twee de Nederlandse taal machtig wordt.

Een olifant was eerst nog ‘o’, toen ‘oof’, daarna ‘oppedant’ en nu zegt hij dan ‘olifant’. Hij kent de namen van tientallen dieren. Hij heeft zichzelf leren springen door door zijn knieën te veren en na heel veel oefenen een centimetertje los te komen van de grond. Hij ‘stampt’ als een olifant (dit noemt hij nog ‘pampen’, de letter s is lastig). Zijn zinnen worden langer: hij combineert vijf, zes of zeven woordjes. En het leukste: hij gaat woorden overnemen die mijn man en ik zeggen: ‘smaakt heerlijk’, ‘niet doen hoor!’ en ‘beetje pittig!’

De mateloze veerkracht en leergierigheid die kinderen laten zien, is iets dat we als volwassenen ook zouden mogen koesteren. Maar naarmate we opgroeien en ouder worden, verliezen we die argeloosheid, die speelse nieuwsgierigheid en dat opgewekte vertrouwen. In plaats daarvan sluipt een bedachtzaamheid naar binnen en kijken we vooral naar anderen om te zien of we het wel ‘goed’ doen. Daarom deel ik met jullie graag een deel van de inauguratiespeech van Nelson Mandela die hij uitsprak in 1994. Ik kan er niets aan doen, maar als ik deze tekst lees, krijg ik kippenvel. Mandela is helaas overleden maar zijn boodschap leeft nog steeds. Wellicht heb je hem wel eens gelezen of gehoord: Our deepest fear is not that we are inadequate.

Our deepest fear is that we are powerful beyond measure.

It is our light, not our darkness, that most frightens us.

We ask ourselves, who am I to be briljant, gorgeous, talented and fabulous?

Actually, who are you not to be?

You are a child of god, your playing small doesn’t serve the world.

There is nothing enlightened about shrinking so other people won’t feel insecure around you. [...]

Geef aandacht aan jezelf, want wat je aandacht geeft, groeit.

Deze eerste editie van 2014 staat dan ook in het teken van persoonlijke groei.

Lees de verhalen van Debbie, Liesbeth en Yvonne die een tweede carrière begonnen en daar wel bij varen. En verdiep je in de wondere wereld van e-mailverslaving, hoe je keuzestress aanpakt, hoe je kunt groeien als personal assistant en hoe je een stagiaire kunt laten opbloeien! Ook introduceren we de nieuwe rubriek Young Professional met speciale aandacht voor de jonkies onder de managementondersteuners: ze zijn tussen de 25 en 35 jaar en vol ambitie. (Ook meedoen aan deze rubriek? Meld je dan aan bij ondergetekende.)

26 E-mailverslaving @hoekomikervanaf.nl 28 Redigeren van teksten 30 Spelling- en Taaltips 31 Vreemdetalentips 32 Softwaretips 34 Appladder 35 Werk & Recht

PROFESSIONEEL 8

Tijd voor een tweede carrière?

Je loopbaan bepaal je zelf!

11 Stap uit je comfortzone - je kunt het!

12 Keuzestress Eerste hulp bij kiezen 14 De rol van de Personal Assistant Een goede PA laat de ander schitteren 16 De toegevoegde waarde van een goedlopend secretariaat 18 De ideale stagebegeleider

PERSOONLIJK 21 Young Professional 35 Op de werkvloer 38 Column Huub van Mackelenbergh

SERVICE 22 Community

Ik gun je een ‘groeizaam’, stralend 2014 vol gezondheid, werkplezier en creativiteit en hoop dat wij van de redactie je via het blad, de nieuwsbrief en de website inspiratie kunnen toeblazen.

37 Productnieuws 38 Colofon

Hartelijke groet, Vera Bot, hoofdredacteur

MANAGEMENT SUPPORT FEBRUARI 2014

3

SIGNAAL

Valse beloftes Sollicitanten komen vaak bedrogen uit als ze uiteindelijk zijn aangenomen. In bijna de helft van de gevallen (46 procent) blijkt de vacature niet te hebben beschreven wat die zogenaamde droombaan inhoudt. Het takenpakket, de werksfeer en de arbeidsvoorwaarden komen niet overeen met hetgeen was beloofd, meldt dagblad Metro.

Volgens een onderzoek van NationaleVacaturebank, zijn de werkzaamheden uit vacatureteksten in 25 procent van de gevallen mooier omschreven dan uiteindelijk het geval is. Daarnaast geeft één op de tien medewerkers aan dat de werksfeer in de praktijk niet zo fantastisch is dan ‘beloofd’, terwijl 11 procent van de Nederlandse personeelsleden zegt dat de arbeidsvoorwaarden in de vacature anders werden omschreven. <

Kantoortaal Op kantoor spreken we zo onze eigen taal.

De volgende kantooruitdrukkingen klinken je vast bekend in de oren. En eerlijk is eerlijk, op de redactie maken we ons er soms ook schuldig aan...

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

Zullen we dit over de schutting gooien?

Wat is jouw gevoel daarbij?

Ik ga erin duiken We moeten nu gas geven In de steigers zetten Zullen we dit even voor later parkeren?

Wie pakt dit op?

We moeten de neuzen dezelfde kant op krijgen 9. Win-win-situatie 10. Je had dit aan de voorkant beter mogen aftikken 11. Ik hoor wat je zegt 12. Iets naar iemand toe communiceren 13. Dat neem ik mee 14. Zal ik even aanhaken bij dit overleg?

15. Meerdere bordjes in de lucht houden 16. De lijnen kort houden 17. Het is hetzelfde plan, maar met een andere aanvliegroute 18. Dat gaan we dichtfietsen 19. Heb je een minuutje voor mij?

20. Dat moet je wel smart maken <

4

Het gat tussen wens en werkelijkheid Dat een prettige sfeer met bijna 80 procent bovenaan de lijst staat van wat werknemers ‘heel belangrijk’ vinden, zal niet snel verbazen. Maar tussen wens en werkelijkheid gaapt een flink gat, want slechts 40 procent is ‘heel tevreden’ met de sfeer op het kantoor of in de fabriek. Dat blijkt uit een onderzoek dat het Centraal Bureau voor de Statistiek (CBS) vorig jaar hield. De resultaten werden onlangs bekendgemaakt.

Net niet de helft van de ondervraagden noemt een goed salaris ‘heel belangrijk’. Hier steekt de ervaring wat schraal bij af, want nog geen 20 procent toonde zich ‘heel tevreden’ over het inkomen dat maandelijks daadwerkelijk door de baas wordt bijgeschreven.

Een goed salaris blijkt uiteraard voor vrijwel iedereen van belang. Worden degenen voor wie de vergoeding ‘belangrijk’ is erbij opgeteld, dan komt de score in de buurt van de 100 procent. Wie ‘heel tevreden’ en ‘tevreden’ over het betaalde salaris optelt, haalt nog geen 80 procent. <

iPadpols Uit onderzoek van Microsoft en het National Institute of Safety and Health blijkt dat werken op een tablet resulteert in meer extreme polshoudingen dan het werken met andere computerapparatuur.

Dit meldt het Nederlands Centrum voor Beroepsziekten.

De ontwikkelaars van nieuwe computers zoals tablets zijn alert op de mogelijke gezondheidsrisico’s bij het gebruik van deze apparatuur. Microsoft heeft in samenwerking met onder andere het National Institute of Safety and Health (NIOSH) een studie uitgevoerd naar de risico’s voor polsklachten bij het gebruik van iPads. De vier meest voorkomende werkwijzen zijn onderzocht: 1. Met een iPad zittend op een bank waarbij de tablet werd vastgehouden met de ene hand en de andere hand spelletjes speelde of navigeerde op het web.

2. Met een iPad zittend op een bank waarbij de tablet werd vastgehouden met beide handen en de duimen werden gebruikt om te navigeren op het web.

3. Met de iPad op schoot zittend op een bank en waar beide handen werden gebruikt voor e-mailen en navigeren op het web.

4. Met de iPad op een tafel, zittend op een bank, en waar beide handen werden gebruikt voor e-mailen en navigeren op het web.

Uit de resultaten bleek dat deze werkwijzen resulteerden in meer extreme polshoudingen dan tot nu toe zijn gemeten bij andere computerapparatuur en daardoor een risicofactor zijn voor polsklachten. Is het na RSI of KANS nu wachten op de eerste iPadpols? <

Salaristip Secretaressen zijn dienstverlenend en ondersteunend en zullen niet vaak iets voor zichzelf opeisen. Een mooie karaktertrek die je wellicht soms verfoeit. Heb je bijvoorbeeld gemerkt dat er geen rek is in je salaris bij je huidige werkgever? Denk dan eens aan een andere investering: een opleiding of training. Zo snijdt het mes aan twee kanten: jij breidt je vakkennis en competenties uit en dat is een waardevolle aanwinst voor zowel jezelf als je werkgever.

Wil je van baan veranderen? Denk dan eens aan technische adviesbureaus, de zakelijke dienstverlening, de transportsector of de industrie. Daar kun je gemiddeld het meest verdienen. Natuurlijk is dat wel mede afhankelijk van de zwaarte van je functie en je ervaring. <

MANAGEMENT SUPPORT FEBRUARI 2014

SIGNAAL

Daarom hebben Tien tips om op je mannen vrouwen nodig eigen stoel te blijven Vrouwen zijn empathischer, sociaal vaardiger, emotioneel intelligenter en rechtvaardiger dan mannen. Volgens psycholoog Jeremy Dean van PsyBlog nemen mannen deze kwaliteiten maar wat graag over. Dean beschrijft vervolgens drie manieren waarop mannen zich door vrouwen laten beïnvloeden en hoe de maatschappij hiervan profiteert.

1. Rechtvaardige beloning; een studie bij 10.655 Nederlandse bedrijven, laat zien dat CEO’s die vader worden van een ‘meidje’ een rechtvaardiger beloning nastreven, terwijl een vader van een jongetje zichzelf gemiddeld meer gaat betalen en zijn ondergeschikten minder. Jongens maken een man dus zelfzuchtiger en meisjes maken hem altruïstischer, luidt de conclusie van de onderzoekers.

2. Social feeling; de geboorte van een dochtertje verzacht de sociale standpunten van een man en richt deze meer op gelijkheid dan op eigenbelang. Dit geldt voor zowel politici als voor de ‘gewone man’.

3. Empathie; mannen die met zussen opgroeien zijn socialer in de omgang en behulpzamer tegenover anderen, blijkt uit een studie uit 1997. Broers maken een man egoïstischer en meer gericht op concurrentie. (Bron: express.be) >

Vijf dagen vrij voor kersverse vaders Vaders krijgen mogelijk het recht om direct na de geboorte van hun kind een hele werkweek vrij te nemen. Hiermee krijgen zij liefst drie dagen extra vrij.

Het is echter wel een cadeautje uit eigen zak; de vaders moeten deze verlofdagen wel zelf betalen. Op dit moment moet een werknemer een vader na de geboorte van zijn kind verplicht twee dagen vrij geven. Dat zijn wél betaalde vrije dagen. Asscher wil nu dat werkgevers daarnaast verplicht drie onbetaalde verlofdagen extra vrij gaan geven. Het gaat om ouderschapsverlofdagen, de vaders zullen dus niet betaald krijgen op deze dagen. <

MANAGEMENT SUPPORT FEBRUARI 2014

Als managementondersteuner verandert je functie voortdurend.

Steeds vaker komen er inhoudelijke taken bij, waardoor je meer werkt mét je manager, dan vóór je manager. Hoe voorkom je dat je te veel op zijn of haar stoel zit, zonder je functie van inhoud te ontdoen?

1. Bespreek met je manager waar de grenzen liggen. Benoem het onderling: wat vind je prettig? Wat vind je nodig en wat minder nuttig? Met concrete voorbeelden kun je peilen waar de grenzen liggen van jouw taken.

2. Ga niet alleen voor de lolletjes. Wat jij leuk vindt aan je functie, hoeft niet te zijn waar je je manager het meeste mee ontlast. Taken overnemen betekent niet altijd dat je de krenten uit de pap krijgt.

3. Koppel terug wat je hebt gedaan. Als jij duidelijk laat zien welke besluiten je hebt genomen en welke richting je koos, weet je veel sneller of je op de koers van je manager zit of dat je moet bijsturen.

4. Blijf jezelf ontwikkelen. Als je veel personeelstaken overneemt van je manager, is het belangrijk dat je mondelinge communicatie up to date is. Zorg dat je hierin wordt bijgeschoold.

5. Ken je sterke en zwakke punten. Als je manager wil dat jij een taak overneemt waarvan je nu al weet ‘dat ligt me totaal niet’, maak dat dan bespreekbaar bij hem of haar. Beter dat je dit onderkent, dan dat je er een potje van maakt of ongelukkig iets moet doen.

6. Haal feedback bij je collega’s. Zorg dat je een aantal vertrouwde collega’s hebt, liefst in een vergelijkbare functie, waarmee je van gedachten kunt wisselen. Hoe vinden ze dat jij het doet?

7. Weet waar je mandaat voor hebt. Weet tot hoever jij mag gaan en wanneer hij/zij toch echt zelf ‘op het podium’ moet verschijnen.

8. Maak onderscheid tussen actie nemen en feedback geven. Het kan heel goed dat jij ideeën hebt over het verbeteren van een proces of het veranderen van een bepaalde aanpak, maar het is niet altijd jouw plaats om die mening te geven. Geef die feedback terug aan je manager en bespreek of en hoe jij hierin een rol kunt spelen.

9. Ga niet in andermans straatje zitten. Als jij dol bent op reizen regelen, maar jullie organisatie heeft daar een aparte afdeling of apart contract voor met een reisbureau, dan ben je niet effectief bezig.

10. Laat merken dat je graag van hem of haar leert. Bespreek complexe situaties en vraag hoe je manager dat zou hebben aangepakt.

Niet alleen is zelfreflectie goed voor je persoonlijke ontwikkeling, maar het vergroot ook het vertrouwen in je rol.

Door Karen Visser, werkplektrainer en organizer. Met haar bedrijf New Broom geeft ze trainingen en workshops over efficiënter en effectiever werken. Ook is ze trainer bij Management Support. <

5

SIGNAAL

Jakkes!

Er is geen oppervlak dat zoveel bacteriën bevat als een toiletbril. Toch? Niet dus. Op een gemiddeld toilet worden (slechts) 55 ATP’s gevonden. Adenosinetrifosfaat (ATP) is de energiebron van levende cellen waarmee de biologische concentratie van bacteriën op een oppervlak gemeten kan worden.

Maar wat is nou viezer dan een toiletbril?

De top 7 uit een meting van Kimberly-Clark Professional, ziet er anders uit dan je denkt:

1. Magnetron: 315 ATP’s 2. Toetsenbord: 284 ATP’s 3. Muis: 165 ATP’s 4. Telefoon: 164 ATP’s 5. Bureau: 152 ATP’s 6. Verkoopautomaat: 151 ATP’s 7. Deurklink: 138 ATP’s (Bron: Kimberly-Clark Professional) <

Meest gebruikte termen LinkedInprofiel Nederlanders gebruiken te vaak dezelfde woorden in hun online cv. Dat zegt het zakelijk sociaal netwerk LinkedIn. De website maakte een lijst van de tien meest gebruikte woorden.

1. Verantwoordelijk 2. Strategisch 3. Expert 4. Creatief 5. Innovatief 6. Dynamisch 7. Gedreven 8. Duurzaam 9. Effectief 10. Analytisch Volgens LinkedIn vallen mensen minder op bij werkgevers als ze deze woorden in hun profiel gebruiken. Beter is het volgens de site om in je profiel te laten zien dat je een verantwoordelijk persoon bent, zonder het woord te gebruiken. (Bron: NOS.nl) <

6

Snoepkonten Nederlandse werknemers zeggen massaal gezondheid belangrijk te vinden, maar ondertussen wordt er op de werkvloer heel wat afgesnoept. Bijna de helft van de werknemers eet dagelijks iets lekkers tijdens het werk. Dat blijkt uit onderzoek van Nationale Vacaturebank, waaraan duizend bezoekers van de website deelnamen. Bijna de helft (44 procent) van de ondervraagden geeft aan dat er op hun werk dagelijks wordt gesnoept. In één op de vijf gevallen is dit wekelijks, bijvoorbeeld wanneer een collega jarig is. 28 procent zegt dat er op het werk sporadisch wordt gesnoept. In één op de tien gevallen geeft men zelfs aan dat bij hen op het werk iedereen altijd op dieet is. Op de vraag of hun werkgever een gezonde levensstijl stimuleert, antwoordt 88 procent van de ondervraagden met ‘nee’. In een enkel geval (4 procent) moedigt de baas hen aan te stoppen met roken of gezond te lunchen (6 procent). Dit terwijl werkgevers met het stimuleren van een gezonde levensstijl juist de medewerkerstevredenheid kunnen vergroten: ruim één op de drie respondenten (38 procent) zegt het fijn te vinden als hun baas zich hiermee inlaat en ziet het als een extra stok achter de deur. Slechts een klein deel van de bazen (4 procent) geeft medewerkers de ruimte om tijdens werktijd, bijvoorbeeld in de lunchpauze, te sporten. <

Klantenkaart doorslaggevend bij hotelkeuze zakenreiziger Klantenkaarten blijken voor zo’n 70 procent van de zakelijke reizigers doorslaggevend te zijn bij de hotelkeuze, blijkt uit onderzoek van Logis Hotel onder 608 zakenreizigers. Daarnaast hecht 76 procent veel waarde aan gratis wifi en nog eens 80 procent wil dat het ontbijt bij de kamerprijs is inbegrepen, Sportfaciliteiten daarentegen worden veel minder interessant gevonden. Van de respondenten gaf slechts een kwart aan in het bezit te zijn van een klantenkaart. Zo’n 78 procent gebruikt de kaart voor korting en speciale acties. Bijna de helft denkt de beste prijs te krijgen via een boekingssite en 35 procent verwacht door rechtstreeks bij het hotel te boeken een leuk prijsje te kunnen bedingen. Het merendeel van de zakelijke reizigers boekt overigens zelf hun verblijf, slechts bij 6 procent wordt dat door de secretaresse gedaan. <

Meer salaris graag Niet zo gek dat jullie wens voor 2014 ‘meer salaris’ is! Jullie hebben in 2013 namelijk gemiddeld 1,4 procent ingeleverd aan koopkracht, blijkt uit het Salarisonderzoek 2013. Want jullie salaris mag dan wel licht gestegen zijn, met 2,5 procent consumentenprijsindex kun je er dus 2,5 procent aftrekken... Jullie inkomen steeg in 2013 met: Personal assistant: 2,9% Officemanager: 1,7% Managementassistent: 1,1% Secretaresse: 0,6% Afdelingssecretaresse: 1% Directiesecretaresse: 0,9% Secretaresse lid Raad van Bestuur: 0,6% Secretaresse voorzitter Raad van Bestuur: 1% (Bron: Salarisonderzoek Management Support - Berenschot 2013) <

MANAGEMENT SUPPORT FEBRUARI 2014

SIGNAAL

Spreken leuker dan luisteren Realiseer jij je wel eens hoeveel procent van de tijd je spreekt en hoeveel procent je luistert?

Je zult schrikken als blijkt dat je meer dan de helft van de conversatie aan het woord bent geweest. Waar dat door komt? Dat komt omdat spreken leuker is dan luisteren. De optimale ‘conversation flow’ is volgens Dr. Lynn Koegel van het Koegel Autism Center aan de Universiteit van California exact 50/50. Heb jij de neiging een gesprek te monopoliseren?

“Het 50/50 ideaal bereik je zo”, zegt Koegel: t Stel vragen en luister aandachtig naar de antwoorden. t Houd je eigen anekdotes en verhalen kort en krachtig en deel ze alleen wanneer ze iets bijdragen tot de conversatie. t Neem een korte pauze na elke zin om anderen een opening te geven. t Neem jezelf op met een microfoon om te horen of je de vervelende neiging hebt om je zinnen aaneen te rijgen. Is er geen speld tussen te krijgen? Doe er iets aan! t Houd je gesprekspartner in het oog. Kijkt hij op zijn horloge of telefoon of zit hij verveeld met zijn das te spelen? Verander dan van onderwerp en stel hem een vraag. <

E-mail en vergaderingen gaan ten koste van de productiviteit ‘Werknemers verspillen te veel tijd aan e-mails en nutteloze vergaderingen’. Dit blijkt uit onderzoek in opdracht van Robert Half, gespecialiseerd arbeidsbemiddelaar op het gebied van financieel, administratief en ondersteunend personeel. Ruim acht van de tien HR-managers geven aan dat een deel van de vergaderingen niet productief is. 7 procent is zelfs van mening dat meer dan de helft van de vergaderingen niets oplevert.

De belangrijkste redenen die de ondervraagden noemen zijn het gebrek aan besluitvorming tijdens de vergadering, een slechte voorbereiding van de organisator en de deelnemers en het gebrek aan een duidelijke focus tijdens de discussie.

Werknemers ontvangen per dag grote hoeveelheden e-mail en dit groeit maar raak: 37 procent van de HR-managers geeft aan dat medewerkers hun zorgen uiten over het stijgende aantal e-mails en dat de bulk aan irrelevantie informatie ten koste gaat van de productiviteit. Het gebrek aan persoonlijk contact door communicatie via e-mail blijkt daarnaast vooral een zorg van vrouwelijke HR-managers. <

Lachen mag In een bedrijf of op een afdeling waar een goede sfeer heerst, zal over het algemeen regelmatig gelachen worden.

Werk je echter met een stel humeurige collega’s, of zijn er een paar bij die je niet kunt luchten of zien, dan ligt het met de dagelijkse portie humor een stuk lastiger. Hoe krijg je dan toch wat meer humor op de afdeling? In ieder geval niet door leedvermaak, dat is een ongezonde vorm van humor. Wél door zelf vrolijk en optimistisch te zijn. Klagen en zeuren werken immers niet bepaald op de lachspieren. Pas op dat je niet al te veel een eigen ‘afdelingshumor’ ontwikkelt waar voor bijvoorbeeld nieuwe medewerkers geen speld tussen te krijgen is. Weet je trouwens dat je maar liefst twintig spieren gebruikt als je alleen maar glimlacht? Lachen is vooral gezond. En o ja... die collega die bij voorkeur smakeloze of schuine moppen vertelt, zet je natuurlijk op een dag flink op z’n nummer.

Kun je lachen! <

MANAGEMENT SUPPORT FEBRUARI 2014

Handige links Even genieten van fout Nederlands, onduidelijke bobotaal, verhaspelde uitdrukkingen en opzettelijk fout NederlandsEngels? Kijk dan eens op de Twitteraccounts van @bobotaal, @verhaspeling en @mttcw (Make That The Cat Wise). < Als stress een te grote grip op je leven heeft, doe dan eens de stresstest en lees slimme tips op: www.stresstest.nl < Ben je geïnteresseerd in alles rondom Het Nieuwe Werken, dan is deze site iets voor jou. Lees nieuwsberichten, achtergronden, blogs, whitepapers, uitgebreide dossiers en diepgaande specials op www.overhetnieuwewerken.nl < Goede voornemens gemaakt voor 2014?

Lees de tips om ze vol te houden op: www.managementsupport.nl en zoek op ‘goede voornemens’. < Meer tijd voor jezelf nodig? Surf dan eens naar: www.simplifylife.nl voor tips en aansprekende columns over het combineren van privé en werk. Richt je aandacht op wat er écht toe doet, en probeer de rest te relativeren. < Weet wat je kiest: loopbaankeuzes van vrouwen. Een artikel over parttime werken en carrière maken. www.loopbaancreatie.nl/artikelen/ loopbaankeuzes.html < Geven is een feest met www.YourSurprise.nl. Je bestelt er cadeautjes die je vervolgens kunt personaliseren met foto’s, teksten of logo’s. Van bloemen, wijnflessen en telefoonhoesjes tot sieraden en welnessproducten. < Op zoek naar spektakel voor een bedrijfsuitje? Kijk dan eens op www.flightsimulator.nl.

Of ga creatief aan de slag met www.dagjemaken.nl! <

7

PERSOONLIJKE ONTWIKKELING

Tijd voor een tweede carrière?

Je loopbaan bepaal je zelf!

Ben jij een doorgewinterde secretaresse die toe is aan een carrièreswitch? Of sta je door de crisis plotseling op straat? Onthoud dan dat jij nog altijd zelf de regie hebt over je eigen loopbaan. Al eens nagedacht over een tweede carrière?

Tekst Marjo van Liijssel

Debbie van Beek was jarenlang werkzaam als directiesecretaresse. Twee jaar geleden maakte ze de overstap naar een tweede carrière, een eigen massagepraktijk. Debbie geeft massages in haar praktijk en op locatie. www.massagepraktijk-amsterdam.nl.

Het kwam niet als donderslag bij heldere hemel, ze dacht er al jaren over om haar secretaressebaan aan de wilgen te hangen.

Maar na een burn-out was voor directiesecretaresse Debbie van Beek (55) de maat echt vol. Ze waagde de sprong in het diepe

8

en startte een eigen onderneming. En niet zomaar een: een massagepraktijk.

Een stoere stap. Niet iedereen heeft het lef om te starten in een nieuw avontuur.

Draai de rollen om “Die hoge werkdruk op kantoor trok ik gewoon niet meer”, geeft Debbie toe. “Een eigen onderneming starten vond ook ik doodeng. Ik heb weliswaar mijn massageen coachingopleidingen met goed gevolg afgerond. Maar was het ondernemerschap wel wat voor mij? Dat wist ik niet. Ik heb al-

tijd in loondienst gewerkt. Ruim twee jaar geleden mijn baan opgezegd en ben gewoon begonnen.”

Marjolein Kalter is sinds 2006 eigenaar van coachpraktijk AndersZINs in Utrecht. Ze werkt, na een lange carrière in veel verschillende functies in het bankwezen, als coach en consultant met mensen die bezig zijn hun werk te veranderen. Samen met jou ontdekt ze waar je unieke kwaliteiten liggen en hoe je deze grootsheid in de praktijk brengt. www.anderzins.com.

MANAGEMENT SUPPORT FEBRUARI 2014

PERSOONLIJKE ONTWIKKELING

GOUDEN TIPS VOOR HET VINDEN VAN NIEUW WERK t Maak een lijstje van dingen die je goed kunt. t Laat verwachtingen van anderen los. t Draai de rollen om: bepaal wat jij de arbeidsmarkt kunt bieden. t Solliciteer alleen als je goed in je vel zit. t Heb lef en kom voor je talenten uit. t Laat je niet afschrikken door opmerkingen over je leeftijd.

Debbie van Beek

Volgens Marjolein Kalter is Debbie een goed voorbeeld van iemand die uit haar comfortzone durft te stappen. “Een grote kwaliteit van managementondersteuners is dat ze goed de tweede viool kunnen spelen”, volgens de coach. “Ze zijn sensitief voor de behoeften van leidinggevenden en spelen daar op in. Op het moment dat je zelf de baas bent van je eigen winkel, moet je dus een behoorlijke slag maken. Want dan heb jij de touwtjes in handen.” Debbie heeft de situatie eigenlijk heel handig omgedraaid. De meeste mensen kijken namelijk alleen naar wat de arbeidsmarkt hun te bieden heeft. Beter is het volgens de coach om te

Marjolein Kalter

Liesbeth van der Ree

ontdekken hoe jij, met jouw waardevolle talenten, een plekje op de arbeidsmarkt kunt veroveren. Maar dat moet je wel durven.

“Maak eens een lijstje van dingen die je goed kunt en meer wilt gaan doen”, tipt Marjolein. “Of vraag jezelf af naar welke werkzaamheden je nieuwsgierig bent. Misschien zijn er zelfs mensen in je omgeving die jou bepaalde talenten toedichten waar je je niet van bewust bent. Op die manier kom je al snel tot de kern van je kracht. Doe eens net alsof er geen bedrijven of functies bestaan en zet je kwaliteiten om in jouw ideale baan. Hoe noem je dat werk dan? Je laat dus even los waar behoefte aan is of wat men van je verwacht. Jij bepaalt eerst waar jij de beste in bent. Vervolgens ga je het ‘datingcircuit’ in. Definieer waar jouw perfecte werkgever aan moet voldoen en zoek uit welke bedrijven daar op lijken. Wat kun je erover vinden op internet, wat speelt er, wat zijn hun behoeften? Laat hen dan via een open brief weten voor welke oplossingen jij kunt zorgen.”

‘Ik ben gelukkig, dat telt!’

Debbie van Beek heeft met haar massagepraktijk intussen al een brede klantenkring opgebouwd. Ze werkt vanuit een professionele praktijk in Amsterdam en geeft stoelmassages op verschillende locaties, zoals bij beurzen en evenementen. “Ik werk dus ook nog steeds met oud-vakgenoten”, grapt Debbie. “Alleen in een andere functie. Ik begriijp precies hoe ze zich voelen. Als secretaresse heb ik ook veel last gehad van stress. Stoelmassage op de werkplek levert een belangrijke bijdrage aan stressvermindering en productiviteit.

Een massage van nek, schouders, rug en

MANAGEMENT SUPPORT FEBRUARI 2014

armen geeft nieuwe energie voor een drukke werkdag. Financieel lukt het me net om rond te komen. Maar ik ben gelukkig en dat telt.”

Rouwproces Liesbeth van der Ree werd na 15 jaar goede staat van dienst ontslagen als directiesecretaresse/managementassistente. Oorzaak: de economische crisis. Gelukkig zit ze niet bij de pakken neer; ze is alweer uitgebreid op zoek naar nieuw werk. Haar kwaliteiten: ervaren en vakbekwaam, oplossingsresultaatgericht, proactief, doortastend, gedreven, betrouwbaar, representatief, energiek. liesbethvanderree@telfort.nl.

Eind 2013 bracht uitgeverij BigBusinessPublishers het boek Je Tweede Carrière uit. Het is een handig en toegankelijk naslagwerk voor 45-plussers die een carrièreswitch willen of moeten maken. Ervaringsdeskundigen en loopbaancoaches geven tips en delen hun ervaringen. “Ik heb het boek in één adem uitgelezen”, vertelt Liesbeth van der Ree (61). “Toen ik het naast me neerlegde, overviel me een bevrijdend en optimistisch gevoel dat ik nog steeds koester. Het inspireert me om mijn eigen kracht te erkennen en in te zetten”. Vorig jaar november werd Liesbeth plotseling – om economische redenen – ontslagen.

Omdat ze al 15 jaar met een goede staat van dienst bij haar werkgever werkzaam was, kwam die mededeling hard aan. Haar functie in het bedrijf verdween. “Ik voelde me aan de kant gezet, ook al was niet mijn functioneren, maar de economische crisis de reden van mijn ontslag”, licht ze toe.

9

PERSOONLIJKE ONTWIKKELING

Personal coach Marjolein Kalter vindt dit een normale menselijke reactie. Ze vergelijkt het met een relatie die wordt beëindigd. Het is niet niks als je na zoveel jaren je baan kwijtraakt. Veel ontslagen medewerkers gaan door een soort rouwproces.

“En hoe je het ook wendt of keert, je bent afgewezen. Dat is incasseren”.

Kortzichtige werkgevers Gelukkig kruipt Liesbeth niet als een zielige en afwachtende werkloze in een hoekje.

Ze is alweer actief bezig om terug te keren op de arbeidsmarkt. “Ik denk erover om als freelance secretaresse aan de slag te gaan”, zegt ze. “Ik verdiep me daarom nu in de wereld van het ondernemen. Erg leuk en spannend. Ik heb er alle vertrouwen in dat ik goed terecht zal komen, ondanks mijn leeftijd. Ik vind het wel pijnlijk dat je het blijkbaar bij voorbaat als oudere werknemer vaak aflegt ten opzichte van een jonger iemand. Veel werkgevers denken meteen aan een prijskaartje, terwijl dat voor mij helemaal niet belangrijk is. Ik wil gewoon werken en kan nog jaren volwaardig mee!”

Pissig Marjolein Kalter kan zich de frustratie van Liesbeth goed voorstellen. Vooral kortzichtige werkgevers gaan volgens haar voor het goedkope kortetermijneffect. “Dat is dom, want dan mis je ook iets. Ouderen zijn rijper, stabieler en zeer ervaren in hun vakgebied. Ze weten wat ze willen en komen niet voor niets bij een werkgever terecht. Het is eigenlijk absurd dat zelfs 40-plussers al als ‘oud’ bestempeld worden. Toch gebeurt het. Terwijl deze groep mensen nog zeker 25 jaar te gaan heeft in het werkveld.” De enige manier om uit deze houtgreep te ontsnappen is een herziening van je ‘mindset’. Dat wil zeggen: niet te bescheiden zijn uit angst je baan te verliezen of om niet meer aan de bak te komen. Maar in je kracht gaan staan en laten zien wat je kwaliteiten zijn. Dat vraagt wel lef in deze tijden van crisis. “Je valt dan in elk geval wel op”, aldus Marjolein. “Ik word zo pissig wanneer ik zie dat mensen zichzelf klein maken, terwijl ze veel meer kunnen. Wij Nederlanders zeggen altijd: ‘doe maar gewoon, dan doe je al gek genoeg’! Maar is dat werkelijk zo? Ik betwijfel het. Als jij weet waar je goed in bent, dan geef je dat gewoon aan het bedrijf. Ook als

10

je al ergens werkt als secretaresse en je wilt je functie uitbreiden of verdiepen. Of het nou je taak is of niet. Maak het bespreekbaar met je leidinggevende. Als je daarmee een positieve bijdrage levert aan het bedrijf, zijn ze wel gek om je te laten gaan. En staat het bedrijf er toch niet voor open, dan kun je altijd nog om je heen kijken.”

‘Ik werkte op de automatische piloot’ Yvonne van Loon is communicatieadviseur met als specialisatie social media. Ze helpt ondernemende vrouwen zich met hun bedrijf te profileren via verschillende socialmediakanalen. www.vanloononline.nl.

Yvonne van Loon (36) begon 17 jaar geleden als junior secretaresse. Via uitzendbureaus deed ze ervaring op bij verschillende bedrijven. Uiteindelijk werd ze enkele jaren geleden overgeplaatst naar de afdeling communicatie waar ze de medewerkers als secretaresse zou ondersteunen. Al snel trok het communicatievak haar belangstelling.

“Ik vond het leuk om mee te denken over de boodschap en de middelen die je inzet voor een communicatie-uiting”, verklaart ze. “Als secretaresse werkte ik al jaren op de automatische piloot en vond het heerlijk om mijn hersens weer eens te gebruiken.

Ik trok steeds meer werkzaamheden naar me toe die eigenlijk niet tot mijn normale takenpakket behoorden. Het bedrijf gaf me gelukkig de kans om door te groeien. Ik mocht me extern gaan omscholen. Intern werd ik begeleid door een collega. Ik startte als junior adviseur en schopte het uiteindelijk tot communicatieadviseur op de afdeling waar ik ooit begon als secretaresse.”

Inmiddels is Yvonne haar eigen bedrijf ge-

Yvonne van Loon

start. Ze heeft zich als communicatieadviseur gespecialiseerd in socialmediamarketing. “Ik werk vooral voor vrouwelijke ondernemers. Hun manier van zakendoen vind ik prettig. Bovendien vind ik dat vrouwen wel eens wat trotser mogen zijn door zichzelf meer te laten zien.” <

WIN HET BOEK ‘JE TWEEDE CARRIÈRE’ Het boek ‘Je tweede carrière’ staat vol met tips en adviezen voor 45-plussers die aan een nieuwe loopbaan willen beginnen. Sta jij ook op een kruispunt in je carrière? Vertel ons jouw verhaal!

We verloten drie boeken. Stuur je reactie naar: verabot@vakmedianet.nl.

MANAGEMENT SUPPORT FEBRUARI 2014

PERSOONLIJKE ONTWIKKELING

Stap uit je comfortzone

Je kúnt het!

“Ik heb de eerste stap vanmorgen gezet. Ik vond het eng om te doen maar ik ben er doorheen gegaan en dat luchtte op. Bedankt dat je mij een zetje in de juiste richting hebt gegeven!” Aldus een managementassistente die werkt aan het verbeteren van de relatie met haar manager en daarin een eerste stap heeft gezet. Een stap in haar persoonlijke ontwikkeling.

Tekst Alien Vaartjes | Liefde voor talent | www.liefdevoortalent.nl

Of neem die managementassistente die de toekomst weer positief inziet – ondanks de reorganisatie en het feit dat ze opzag tegen het samenwerken met andere secretaressen. Dat geeft haar veel voldoening en energie! Ook zij heeft zich persoonlijk ontwikkeld.

Hoe fijn is het om iets te leren en te beseffen dat je dat zelf in de hand hebt? We leren

niets zal veranderen!

En dát belemmert je in je persoonlijke groei.

Want door een stap buiten je comfortzone te zetten, kun je je huidige situatie veranderen of een nieuwe situatie creëren. Daarbij maakt het helemaal niet uit wat de nieuwe situatie is.

Het kan gaan om een nieuwe baan of om het presenteren voor een groep of wellicht een betere samenwerking met een van je collega’s.

Groeien doe je buiten je comfortzone door dingen uit te proberen, door de dingen anders te doen dan we gewend zijn. Door uit onze comfortzone te stappen.

Je comfortzone Ben je bekend met je comfortzone? Het is waarschijnlijk de plek waar je je nu bevindt.

Het is de omgeving waarin jij je prettig voelt en precies weet waar je aan toe bent. Binnen je comfortzone voel je je vertrouwd en veilig. Om deze vertrouwde omgeving te verlaten lijkt dus niet echt logisch en is best eng.

Een stap buiten je comfortzone Weet je dat de meesten onder ons op zich niet bang zijn voor verandering?

Je bent niet bang om nieuwe uitdagingen aan te gaan, je bent bang het oude vertrouwde achter je te laten. Je weet precies waar je aan toe bent en wat je hebt, wat je kunt verwachten en dat weet je natuurlijk niet als je de stap buiten je comfortzone gaat zetten. Maar realiseer je wel dat, wanneer je in deze comfortabele en vertrouwde omgeving blijft, er ook niets, maar dan ook

De stap hoeft heus niet drastisch en groot te zijn. Je kunt hem klein houden. In het geval van een betere samenwerking bijvoorbeeld zou je tegen je collega kunnen zeggen dat je graag eens over jullie samenwerking wilt praten. Daarmee is de eerste stap al gezet!

GROW-model Groeien doe je dus buiten je comfortzone en werk je aan je persoonlijke ontwikkeling.

Wat je daarbij zou kunnen gebruiken is dit stappenplan, ofwel het GROW-model.

Het wordt vaak gebruikt in coachingsgesprekken maar je kunt het ook gerust voor jezelf uitwerken. Zo kun je je voorbereiden om een stap buiten je comfortzone te zetten en te groeien!

G – Groei, wat wil je bereiken?

De eerste stap is: nadenken over het thema waarin jij wilt groeien en wat je wilt bereiken.

Vragen die je jezelf zou kunnen stellen zijn: t Wat wil je met betrekking tot dat onderwerp op korte en lange termijn bereiken? t Hoe ziet ‘succes’ er dan uit? t Wat gaat er dan beter in je huidige situatie?

MANAGEMENT SUPPORT FEBRUARI 2014

R – Realiteit, wat is de huidige situatie?

De tweede stap is: stilstaan bij de huidige situatie. Vragen die je jezelf zou kunnen stellen zijn: t Wat is de huidige situatie (wie, wat, wanneer en hoe)? t Wat zijn voor jou de consequenties als je niets doet? t Wat zijn de belangrijkste belemmeringen om verder te komen?

0 – Opties, wat zou je kunnen doen?

De derde stap is: nadenken over wat je kunt doen om het doel te bereiken of de verandering aan te brengen. De vragen die je hierbij zou kunnen stellen zijn: t Welke mogelijkheden heb je om je doel te bereiken? t Welke alternatieven kun je nog meer bedenken? t Welke mogelijkheid kies je?

W – Willen, wat is je actieplan?

De vierde en laatste stap gaat over je motivatie en de concrete acties. In welke mate kun je met deze mogelijkheid je doel bereiken? t Wanneer ga je stappen maken om je doel te bereiken? t Welke stappen ga je precies zetten? < Liefde voor Talent is opgericht door Mirjam Wessels en Alien Vaartjes. Zij begeleiden managementondersteuners in hun persoonlijke ontwikkeling. Dit doen ze door in kaart te brengen waar hun talenten en kansen liggen en wat zij nodig hebben om optimaal te presteren.

11

PERSOONLIJKE ONTWIKKELING

Keuzestress

Eerste hulp bij kiezen Ons hele leven bestaat uit keuzes maken.

Van kleine, zoals ‘wat eet ik vanavond’ en ‘koop ik wel of niet die nieuwe jas’, tot live changing, keuzes die je leven drastisch beinvloeden, zoals op zoek gaan naar een andere baan en wel of niet aan kinderen beginnen. Veel mensen draaien hun hand niet om voor het maken van een keuze, maar voor anderen is het een dagelijks terugkerend probleem. Wat kun je dan doen?

Tekst Roos Woltering | www.rooswoltering.nl

Neem bijvoorbeeld Corien. Als kind vond ze kiezen al moeilijk, maar met het verstrijken van de jaren lijkt ze er alleen maar meer last van te krijgen: “Hoe groter de keuzes die ik moet maken, hoe lastiger.

Maar gek genoeg worden ook de kleine keuzes steeds ingewikkelder. Ik kan nu echt een halfuur staan twijfelen over welke kleur nagellak ik zal kopen. Er is ook zoveel keus tegenwoordig. Waarom zijn er twaalf kleuren koraalrood? Bestond de wereld nog maar gewoon uit zwart en wit, al die grijstinten maken het voor mij nodeloos ingewikkeld.”

Meerkeuzemaatschappij Er is inderdaad steeds meer te kiezen. Zowel op het vlak van onze tijdsindeling als op andere maatschappelijke terreinen. Er is steeds minder vastgelegd in regels, wetten of normen en daardoor beschouwen we steeds minder keuzes als vanzelfsprekend. Onze maatschappij is een meerkeuzemaatschappij geworden waarin we kunnen en mogen kiezen hoe we ons leven het liefste willen indelen. Dat lijkt ideaal, maar de druk wordt daardoor ook groter.

Meer keuzes betekent: meer twijfels, spanning, onrust, hoge verwachtingen en spijt, waardoor we ondanks dat er meer te kiezen is, minder geneigd zijn een keuze te maken. De psycholoog Barry Schwartz maakt in zijn onderzoek (zie kader) duidelijk dat meer ook minder kan worden door de wet van de afnemende meeropbrengsten: hoe meer er te kiezen valt, hoe minder geneigd we zijn een keuze te maken.

Jam De Amerikaanse psycholoog Barry Schwartz gebruikt het volgende voorbeeld graag om aan te tonen dat meer ook minder kan worden. Volgens Schwartz zijn de jampotjes ook in te wisselen voor verzekeringsproducten, energieleveranciers, koekjes en zelfs liefdespartners: In een delicatessenzaak treffen klanten een aantrekkelijke uitstalling van maar liefst 24 verschillende soorten jam van een exclusief merk. De presentatie trekt veel bekijks: prachtig, wat een keuze! Een dag later wordt de uitstalling beperkt tot zes soorten jam. Deze presentatie baart minder opzien, maar als het op kopen aankomt, wint deze kleinere uitstalling glansrijk. Hoe meer er te kiezen valt, hoe minder we geneigd zijn een keuze te maken.

De verklaring zit in de wet van afnemende meeropbrengsten: iedere nieuwe keuzemogelijkheid voegt minder welzijn toe dan de voorgaande. Voorbij een kritisch punt neemt het welzijn zelfs af.

12

MANAGEMENT SUPPORT FEBRUARI 2014

PERSOONLIJKE ONTWIKKELING

De beste keuze?

Ook de druk om alles goed te moeten doen en niemand teleur te willen stellen maakt kiezen ingewikkeld. Ons leven wordt steeds maakbaarder, waardoor we ons succes, maar ook ons ongeluk steeds meer in handen lijken te hebben. Hierdoor wordt het steeds belangrijker om de beste keus te maken, juist omdat je de controle hebt. Als je fout kiest is dat je eigen schuld. En dus zijn we bang om de foute keuze te maken.

Patricia herkent dit: “Ik pieker me soms suf over wat de juiste keuze is, vooral ‘s nachts kan ik liggen wikken en wegen. Ik ben vooral bang dat ik later spijt krijg en dat ik dan niet meer terug kan. Ik ben op zoek naar zekerheid en omdat ik weet dat ik die nooit zal krijgen, is het soms gemakkelijker om niet te bewegen dan om een keus te maken.”

De verkeerde keuze?

Uiteraard loop je het risico op een verkeerde keuze, maar om een aantal redenen hoef je hier niet zo bang voor te zijn. Allereerst is het belangrijk je te realiseren dat je de meeste keuzes kunt herstellen, dat ze niet definitief zijn. Mocht dat niet kunnen, geen nood: uit onderzoek blijkt dat het genomen besluit je uiteindelijk altijd iets oplevert. We krijgen vaker spijt van de dingen die we niet doen dan van de dingen die we wel doen. En tenslotte regelen onze slimme hersenen het zo voor ons dat we ons automatisch aanpassen aan de keuze die we hebben gemaakt. We gaan deze keuze automatisch namelijk ook de beste vinden. Dit noemen we de cognitieve dissonantie theorie (zie kader). Dit onbewuste proces zorgt ervoor dat we zelden de verkeerde keuze maken.

Eerste hulp bij kiezen: een stappenplan Een handig hulpmiddel om in tien minuten de juiste keuze te maken is het stappenplan dat coach Frank de Moei van Newstart.nl heeft ontwikkeld. Het maakt volgens Frank eigenlijk niet uit op welk gebied je een dilemma hebt, zowel in je werk als privé is deze oefening prima te gebruiken. Als eerste belangrijke stap kijken we naar de keuzes die er allemaal zijn en kiezen er twee uit (vooruit: maximaal drie). Zo elimineren we het effect van de wet van de afnemende meeropbrengst en houden we het voor onszelf overzichtelijk.

Deze twee (of drie) keuzes schrijven we op een groot vel. Links de ene keuze, rechts de andere keuze. Vervolgens bepalen we in stap twee voor alle keuzes maximaal drie voordelen en maximaal drie nadelen (minder mag dus ook). Deze schrijven we onder de keuzes.

Omcirkel nu voor elke keuze het belangrijkste voordeel en het belangrijkste nadeel. In het geval van twee keuzes heb je nu dus twee alternatieven met ieder een belangrijk voordeel en een belangrijk nadeel. Bij stap drie kies je welke van de twee alternatieven je het

COGNITIEVE DISSONANTIE THEORIE Voorbeeld: Maaike is op zoek naar een huis. Ze heeft al een keuze gemaakt voor een stad maar aarzelt tussen twee verschillende wijken: oost en west. Ze heeft een voorkeur voor west, maar daar is op dit moment alleen een huis zonder tuin beschikbaar.

In oost is op dit moment wel een huis beschikbaar, met prachtige tuin op het zuiden. Ook op aanraden van de makelaar wordt,na lang aarzelen, de keus gemaakt om het huis in oost te kopen en niet te wachten of er ooit een keer een huis met tuin in west komt. Na een paar maanden, inmiddels verhuisd, ziet Maaike op Funda een huis in west met een prachtige tuin. Ze merkt dat ze het helemaal niet erg vindt, want ‘oost is eigenlijk de betere keuze geweest, het is weliswaar verder uit het centrum, maar met de bus ben je er zo en de kinderen kunnen hier zo goed buiten spelen’. Onbewust heeft zij haar mening over oost en west herzien, zodat er niet langer een strijdigheid is tussen het willen wonen in west, maar voor oost gekozen hebben.

grootste voordeel geeft. Omcirkel dat nogmaals flink. Hetzelfde doe je voor de twee nadelen; welk van de nadelen geeft je het grootste nadeel?

Het alternatief met het grootste voordeel is de keuze die je eigenlijk wilt maken. Het alternatief met het grootste nadeel is de keuze waar je het meest bang voor bent.

En dan”, zegt Frank, “is het tijd om je afweging te maken.”

Als het alternatief met het grootste voordeel een ander is dan die met het grootste nadeel, dan ben je geslaagd. Nu kun je kiezen voor het alternatief met het grootste voordeel. Dat is de beste keuze. Als een alternatief zowel het grootste voordeel als het grootste nadeel heeft, dan is dat toch de juiste keuze voor jou. Die keuze geeft je veel plezier, maar ook veel pijn. Je wilt het graag, maar je bent er ook bang voor. Nu weten we allemaal dat angst een slechte raadgever is. Soms moeten we niet naar ons gevoel luisteren, maar juist naar wat we weten. < Roos Woltering is psycholoog en houdt zich als trainer en coach bezig met het ontwikkelen van mensen op de werkvloer. Zij geeft workshops en trainingen en ontwikkelde een coachingsprogramma voor de jonge carrièrevrouw.

De keuzes

Van baan veranderen

Binnen huidige baan beter grenzen aangeven

Voordelen

+ minder frustratie en stress + eventueel kortere reistijd + persoonlijke ontwikkeling door nieuwe uitdaging

+ zekerheid van salaris + leuke collega’s + interessant werkveld

Nadelen

- krappe arbeidsmarkt - onzeker - verlies van collega’s

- angst voor grenzen aangeven en feedback geven - risico’s op geen verandering

MANAGEMENT SUPPORT FEBRUARI 2014

13

COMMUNICEREN

De rol van de Personal Assistant

Goede PA laat de ander schitteren Wat houdt het in om een personal assistant te zijn – een goeie? Iedereen die denkt dat je daarvoor een groot ego moet hebben, heeft het mis. Want om ‘scoren’ gaat het niet. Een goede PA plaatst zichzelf niet op de eerste plaats. Immers, als je jezelf belangrijker vindt dan je baas, krijg je niets voor elkaar… En dat is nu juist zo belangrijk. Goede communicatie en sterk staan betekenen hierin alles!

Tekst Gerry Ubels

Als PA moet je met alle niveaus kunnen omgaan: receptionistes, schoonmakers, CEO’s, Raden van Bestuur en externe relaties. Juist de ander, je manager, laten schitteren, daar gaat het om. Je ondersteunt waar nodig en anticipeert op veranderende omstandigheden, zodat degene voor wie je werkt volledig van je op aan kan. Niet alleen bevat het werk routinematige taken maar het omvat ook meedenken en functioneren als klankbord. Deze competenties leer je wellicht minder makkelijk. Ze groeien vooral door het opdoen van werkervaring.

Kerncompetenties Kerncompetenties van een PA zijn in elk geval: goed kunnen communiceren, een organisatietalent zijn en weten hoe je met tact en diplomatie zaken voor elkaar krijgt. Daarnaast bepaalt degene voor wie je werkt deels in hoeverre jij je kunt ontplooien als personal assistant. Het vertrouwen dat hij of zij je geeft, zorgt ervoor dat je kunt groeien. Belangrijk is in elk geval een open, communicatieve houding en ten tweede ‘zicht op jezelf’, met andere woorden: weten wie je zélf bent.

Authentiek en open Met een open communicatieve houding werk je al heel prettig samen met collega’s en je manager. Dat is heel plezierig in situaties dat je feedback wilt geven. Hoe je dat bereikt? Oordeel niet, ga op feiten af, benoem wat je ziet en benoem wat je voelt.

Oordeel niet Goed communiceren begint al met waarnemen zonder in te vullen.

Niet oordelen, geen etiketten plakken. Gewoon goed observeren wat er om je heen gebeurt en niet op de loop gaan met de informatie die je hebt verzameld. Een voorbeeld: stel je voor dat je bij een tramhalte staat. Naast je staat een man die steeds op zijn horloge kijkt. Even

14

LEERGANG PERSONAL ASSISTANT In deze leergang van 5 dagen leer je anders denken, kijken, voelen en doen in je werk en je leven. Je leert jezelf van binnenuit kennen en van binnenuit denken. Het gaat niet om theorie uit je hoofd leren, maar je blijft vooral bij jezelf.

Mariëtte de Jong, voormalig PA van Agnes Jongerius, komt ook langs: “Ego is nodig om te kunnen staan in wat je doet. Achter je keuzes staan is belangrijk.” Kijk op managementsupport.nl/ opleidingen voor exacte data.

later begint hij op en neer te lopen, nog steeds op zijn horloge kijkend. Wat denk je van die man? Hij heeft haast en is behoorlijk gestrest. Dit kan kloppen, maar het hoeft niet. Misschien is de man wel jarig en heeft hij dat horloge net cadeau gekregen. Hij is er zo blij mee, dat hij er steeds naar wil kijken. En dat op en neer lopen? Kan van de stress zijn, maar misschien heeft hij wel een zittend beroep en is hij blij met wat beweging…

Ga af op feiten Dus: interpreteer niet te snel. Het kan altijd anders zijn. Zoek daarom uit wat er aan de hand is. Wie welke mening heeft en wie wát heeft gezegd. Baseer je handelen op feiten en niet op onduidelijke meningen en oordelen.

NIVEA = Niet invullen voor een ander Benoem wat je ziet en voelt Krijg je op een dominante manier werk aangeleverd, dan kan dat heel lastig zijn voor iemand die slecht met dominante mensen omgaat. Je wordt dan geraakt door hoe iemand zich gedraagt of iets zegt en dat raakt je. Hiedoor kun je vanuit je emotie iets anders zeggen dan je eigenlijk zou willen zeggen. Of je zegt helemaal niets, en klapt dicht.

MANAGEMENT SUPPORT FEBRUARI 2014

COMMUNICEREN

FEEDBACKMODEL t Spreek in de ik-vorm en benoem concreet gedrag (feiten).

‘Ik zie, ik merk, ik constateer…’ t Check of de ander zich ervan bewust is: ‘Ben je je ervan bewust dat je dat doet?’

Dan KD = Kop dicht en wachten op een reactie van de ander. t Effect op jou, benoem je gevoel: ‘Ik word er boos van.’ Of: ‘Ik raak er geïrriteerd door.’ t Je vraagt de ander of hij het kan begrijpen: ‘Kun je je dat voorstellen?”

Dan KD = Kop dicht en wachten op een reactie van de ander. t Vervolgens zeg je wat je graag wilt: ‘Ik wil graag dat […], kunnen we dat afspreken?’

Als je vervolgens reageert, let dan zowel bij het ontvangen als bij het geven van feedback op je lichaam. In het ene geval zal je keel dichtknijpen of krijg je hartkloppingen en in een andere situatie krijg je buikpijn. Als je lichaam je waarschuwt, druk dan je gevoelens uit door er woorden aan te geven. Als je moeite hebt het feedbackmodel gelijk te gebruiken, benoem dan in elk geval je basisgevoel. ‘Hier blokkeer ik van’ of: ‘Ik weet even niet wat ik moet zeggen.’ Wacht dan af hoe de ander reageert. Feedback wordt makkelijker als je het model erbij gebruikt: Spiegels Om zaken te kunnen veranderen, heb je eigenlijk ‘moeilijke mensen’ nodig omdat je van ze kunt leren. Ze zijn als het ware spiegels. Je kunt dus ook blij zijn met ze! Iemand die jou commandeert leert je eigenlijk om ‘nee’ te zeggen. Iemand die tegen je schreeuwt leert jou om te zeggen dat je daarvan schrikt en dat je zo niet kunt luisteren. Iemand die te dichtbij komt, bijvoorbeeld om over je schouder op je beeldscherm te kijken, leert je om duidelijk te maken dat je meer afstand prettiger vindt.

Mensen kunnen knap irritant zijn en je kunt van hun gedrag heel kwaad worden. Vraag je dan af waarom je zo boos wordt, wat deze mensen dus bij je raken. Om dat duidelijk te maken is het nodig inzicht te krijgen in ‘bakstenen en ballonnen’.

Script: bakstenen en ballonnen Om stevig te staan als personal assistant is inzicht in jezelf van groot belang. Een aantal belangrijke vragen zijn hierbij: hoe rea-

KIJKTIP: THE DEVIL WEARS PRADA In deze film zie je hoe hoofdpersoon Andy als PA alles op alles zet om te voldoen aan de onmogelijke eisen van anderen, vooral voor haar vreselijke bazin. Ze blijft niet bij zichzelf maar ‘versnippert’ zichzelf over anderen om maar voldoening te vinden.

Je zou kunnen zeggen dat ze geeft omdat haar ego het nodig heeft om te scoren, zodat ze zich goed kan voelen.

MANAGEMENT SUPPORT FEBRUARI 2014

geer je op een gebeurtenis? Waarom vertoont de ander dit gedrag naar jou toe? Waarom reageer jij op de manier waarop je dat doet?

En wat zegt dat over jou?

Meer inzicht kun je krijgen door een analyse te maken van je levensloop, ook wel ‘script’ genoemd. Zo ontdek je je ‘scriptbesluiten’ of overtuigingen. Deze scriptbesluiten kunnen belemmerend werken, daarom noem ik ze bakstenen of stoppers. In de strijd om ze het hoofd te bieden ontwikkel je ‘ballonnen’ of ‘drivers’. Deze ballonnen houden je drijvende. Groot nadeel is dat het veel energie kost om de ballonnen opgeblazen te houden...

Inzicht Bakstenen (belemmerende overtuigingen) en je ballonnen (datgene wat je drijft), geven je dus inzicht in waarom anderen op een bepaalde manier op jou reageren en wat dat over jou zegt. Als je in je jeugd vernederende dingen hebt meegemaakt, komen vernederingen in het heden hard aan. Ze raken je diep. Je omgeving spiegelt datgene aan jou waar je nog aan mag werken. Als je dat opruimt kun je vrijer reageren en makkelijker en sterker in het leven staan. Is je les geleerd op een bepaald gebied, dan zul je merken dat de vervelende situaties op dat gebied vaak stoppen. Als je je denkpatronen kunt doorbreken en anders gaat reageren, gaan anderen anders naar jou toe reageren. Je wereld gaat er dan anders uitzien.

‘Als je de manier waarop je naar dingen kijkt verandert, veranderen de dingen waarnaar je kijkt’ Bewustwording als rode draad Als je je bewustwording vergroot en je bakstenen en ballonnen opruimt, kom je als mens in je kracht te staan en kun je beter presteren en functioneren. Dan weet je waar je voor staat en heb je alle ingrediënten om een goede Personal Assistant te zijn. <

Gerry Ubels heeft sinds 1998 haar eigen trainingsbureau en coachingspraktijk en geeft onder andere de training Personal Assistant voor Management Support. Ze traint, begeleidt en stimuleert mensen tot het nadenken over zichzelf en de situatie waarin zij als mens functioneren. In haar werk, eerst in dienstverband en later als zelfstandig ondernemer, heeft ze gemerkt dat de sleutel tot positieve verandering in onszelf zit.

15

PERSOONLIJKE ONTWIKKELING

De toegevoegde waarde van een goedlopend secretariaat

Het geheime wapen van een leider Secretariaten zijn geen prioriteit binnen organisaties wat betreft opleidingen, groei of optimalisatie. Wat verwachten organisaties eigenlijk van hun afdeling management support? En van welke factoren hangt dit af? In een aantal gesprekken probeert Monique van Steenis het lek boven te krijgen.

Tekst Monique van Steenis | Secretary & Development | www.secretary-development.nl

Met een vragenlijst in de aanslag sprak ik een aantal (HR) managers om een beter beeld te krijgen van hun wensen en eisen voor de nabije toekomst. Het lijkt nog niet zo eenvoudig om een eenduidig beeld neer te zetten, maar er zijn wel overeenkomsten. Hieronder een uiteenzetting van de belangrijkste gespreksonderwerpen in de ontwikkelingen van de afdeling management support.

Goed functionerend secretariaat Of een afdeling management support goed functioneert hangt voor een deel samen met de organisatie zelf. Een groot bedrijf stelt immers andere eisen dan een kleine organisatie.

Grote organisatie In een groot bedrijf hangt het onder meer af van de procedures en hoe de secretaresse omgaat met het bewaken van haar takenpakket met kortcyclische werkzaamheden. De manager van de afdeling stuurt vooral op het takenpakket en minder op de individuele kwaliteiten per medewerker. Flexibiliteit is in deze werkomgeving minder van belang. Juist het volgen van procedures binnen het takenpakket zijn leidend. Men stelt daar dat dit vaste takenpakket van het secretariaat â&#x20AC;&#x201C; in combinatie met apps en dashboards â&#x20AC;&#x201C; de manager voldoende informatie geeft om zijn eigen werkzaamheden te organiseren. De mogelijkheid om ad hoc ondersteuning aan een manager te bieden is beperkt en moet vaak aangevraagd worden bij de manager van het secretariaat. Buiten het vaste takenpakket zijn er mede hierdoor beperkte mogelijkheden tot uitbreiding en doorgroei. Om hier goed te functioneren moet je echt assertief zijn.

Daarnaast is het belangrijk dat je als medewerker accuraat de procedures volgt. De basis van het managementsupportvak, het algemeen ondersteunen van de manager en de afdeling bij het behalen van de doelstellingen van de organisatie, wordt in mijn beleving in deze werkomgeving ondermijnd.

Kleine organisatie Bij kleinere organisaties zijn in de beoordeling van het functioneren van de managementsupportafdeling juist de doelstellingen van de organisatie leidend. Een secretaresse wordt actief ingezet om deze doelstellingen te beha-

16

MANAGEMENT SUPPORT FEBRUARI 2014

PERSOONLIJKE ONTWIKKELING

len. Hier wordt zij op verschillende kort- en langcyclische projecten ingezet om de personele capaciteit en de persoonlijke kwaliteiten zo goed mogelijk te benutten. Hier vraagt men een proactieve, flexibele secretaresse met kennis van zaken.

Projecten gezamenlijk oppakken is hier het motto. Werkgevers zoeken steeds vaker een hbo-geschoolde medewerker voor deze functie.

Ontwikkelmogelijkheden Wat betreft ontwikkelmogelijkheden zijn alle organisaties op dit moment zeer terughoudend. Bezuinigingen beperken de opleidingsmogelijkheden, en opleidingen specifiek voor het secretariaat zijn vaak niet opgenomen in de jaarlijkse programma’s.

Jammer, want het vak vraagt – naast generalistische kennis – ook om specifieke vakinhoudelijke kennis. De gelegenheid voor het delen van kennis tijdens een training en om met anderen te sparren over het vak, feitelijk onmisbaar, ontbreekt dan ook.

Een groot nadeel van de bezuinigingen op de ontwikkeling van de managementsupportafdeling is verder dat de kennis en de ervaring die nu gevraagd worden niet meer bij de huidige medewerkers te vinden is. Organisaties gaan steeds vaker op zoek naar hbo-geschoolde kandidaten en de mbosecretaresse krijgt steeds minder kansen op de arbeidsmarkt. Een zorgelijke ontwikkeling in de onafhankelijkheid van deze groep mensen. Maar mocht de arbeidsmarkt weer aantrekken dan wordt een tekort aan hbogeschoold personeel verwacht. Hoe gaan de werkgevers dan om met deze tekorten en hoe willen zij die vergeten mbo’ers weer boven water krijgen?

Pools In de pools die veel grotere organisaties ingericht hebben, zijn de ontwikkelmogelijkheden in de dagelijkse werkzaamheden beperkt. Met name door de vaste taken en kaders die vastgesteld zijn. De managementsupporter die flexibel ingezet kan worden bij voorkomende projecten, is binnen deze pools minder gebruikelijk. De procedures om een secretaresse bij ‘andere’ werkzaamheden te betrekken zijn vaak moeizaam en duren lang. De manager besluit om die reden vaak de oplossing binnen de eigen afdeling te zoeken in plaats van op het secretariaat.

Bij de kleinere organisaties is de mogelijkheid tot ontwikkeling in de dagelijkse werk-

zaamheden groter. Voorwaarde hierbij is een zelflerend en zelfsturend vermogen van de medewerker.

Sfeer Organisaties merken dat het werken in pools voor de individuele secretaresse niet altijd gemakkelijk is. Door de procedures is het vaak moeilijk de persoonlijke kwaliteiten van een secretaresse in te zetten of door haar te laten ontdekken en ontwikkelen.

Ook zijn er grote verschillen in de verdeling van de werkdruk. Dit kan de sfeer op de werkplek beïnvloeden. Er ontstaat wrijving tussen collega’s en de organisaties grijpen hier onvoldoende in. Een reden voor wrijving kan wisselende bezetting zijn en een haperende overdracht, waardoor de ene collega afhankelijk is van de ander.

De oplossing moet van de secretaressen zelf komen, wat niet eenvoudig is. Managers voelen dat de sfeer verslechtert en spreken over het ‘kippenhok’ en lopen liever met een boog om het secretariaat heen. De waardering voor de managementsupportafdeling daalt en de betrokkenheid neemt af. De managers doen meer taken zelf en hebben hierdoor langere werkdagen. Een cyclus die doorbroken moet worden, in het belang van iedereen.

Bezuinigingen Ook de managementsupportafdeling is niet gespaard gebleven voor bezuinigingen.

Naast financiële bezuinigingen heeft het management ook op het secretariaat het mes in de bezetting gezet. ‘Selfsupporting’ werd het toverwoord. Automatisering heeft ons leven weliswaar gemakkelijker gemaakt, maar de keerzijde van deze ontwikkeling wordt langzaam zichtbaar: managers en medewerkers werken van ’s morgens vroeg tot ’s avonds laat om hun werk te organiseren. Algemene stemming: iedereen lijkt het belangrijk te vinden druk te zijn.

Het is algemeen geaccepteerd dat je om 22.00 uur nog bereikbaar bent. De boog is altijd gespannen en zo kunnen gezondheidsrisico’s ontstaan. De oplossing wordt gezocht in de vitaliteit van medewerkers.

Maar is de tijd voor het werken aan vitaliteit niet beperkt door de vele werkuren? De werk/privébalans lijkt volledig door te slaan.

Geheim wapen De wens van de managers om weer een goede assistent naast zich te hebben, lijkt langzaam weer terrein te winnen. De doel-

MANAGEMENT SUPPORT FEBRUARI 2014

stellingen van de organisatie moeten met steeds minder mensen worden behaald. Het takenpakket van de manager wordt inhoudelijk breder en verantwoordelijkheden nemen toe. Een goede inhoudelijke ondersteuning bij kort- en langcyclische werkzaamheden wordt belangrijker. De managementsupporter als aanspreekpunt, informatiemanager en relatiemanager zal in de toekomst steeds belangrijker worden. Een goede assistent is het geheime wapen van een leider.

In eigen hand Ook na deze gesprekken kan de conclusie getrokken worden dat de professionele managementsupporter aandacht moet besteden aan de eigen ontwikkeling. Organisaties lijken zich nog niet voldoende bewust van de toegevoegde waarde van een goed lopend secretariaat. Het kunnen invullen van een toekomstige managementsupportfunctie hangt steeds meer af van jouw eigen persoonlijkheid, kennis, kwaliteiten en specialiteiten. Proactief met je eigen ontwikkeling bezig zijn, is het toverwoord. Neem je eigen leven en wensen als uitgangspunt. Neem het heft in eigen hand en laat ook je werkgever weten hoe belangrijk jij voor de organisatie bent. <

Secretary & Development Outsourcingservice voor de managementsupportafdeling van alle organisaties, opgericht door Monique van Steenis.

In 2014 organiseert zij sparringmiddagen om secretaressen de kans te geven kennis met elkaar te delen. Informatie: www.secretary-development.nl.

17

COACHEN EN OPLEIDEN

‘Je kunt in je werk maar beter doen wat je leuk vindt’

De ideale stagebegeleider Ze is senior consultant bij het Kenniscentrum militaire geestelijke gezondheidszorg (MGGZ) van het ministerie van Defensie en begeleidt met overduidelijk plezier en enthousiasme stagiaires op het secretariaat van haar afdeling. Eind 2013 werd ze door Ecabo uitgeroepen tot Praktijkopleider van het Jaar.

Wat is het geheim van Marieke Langemeyer?

Tekst Vera Bot

Ze weet als geen ander dat een stage belangrijk is voor je loopbaan. Ze startte ooit zelf als stagiaire bij defensie tijdens haar studie psychologie in Utrecht en dat beviel zo goed dat ze er nu nog steeds werkt: “Defensie is erg leuk om voor te werken, ook voor stagiairs. Daarbij heb ik fijne collega’s en krijg ik veel kansen; het wordt gestimuleerd om vooral te kijken naar wat je nog meer leuk vindt. Natuurlijk is er wel een protocol waar je je aan moet houden als stagiair, maar er zijn mogelijkheden genoeg.”

Geen ambtelijke taal Daarnaast noemt Marieke de vacatureteksten die ze aanpaste: “Ik zette de ambtelijke taal in de vacature om in begrijpelijker, con-

18

Foto: Mediacentrum Defensie

Praktijkopleider van het Jaar Enthousiasme en betrokkenheid zijn twee eigenschappen van Marieke die er duidelijk uitspringen. Op de vraag waarom Marieke de wedstrijd won, meldt Mariëlle den Ridder (senior adviseur beroepsonderwijs en regiocoördinator bij Ecabo): “In het jurygesprek bleek dat Marieke heel actief is en een grote rol speelt in de samenwerking tussen scholen en bedrijven. Ook is ze gastdocent en geeft ze voorlichting over stages en sollicitaties. Als praktijkopleider geeft ze advies op maat en dat is heel waardevol. Voor mbo niveau 2-leerlingen is het zaak geduld te hebben en tijd te investeren en dat doet ze met verve. Ze zet altijd dat stapje extra en kijkt naar wat de leerling nodig heeft. Typerend voor Marieke is haar betrokkenheid.”

Marieke Langemeyer: “Een stage is van belang voor je gehele loopbaan, leerlingen kunnen afknappen op een baan of sector of juist heel enthousiast worden.”

MANAGEMENT SUPPORT FEBRUARI 2014

COACHEN EN OPLEIDEN

STAGIAIRE AYSEGUL MUTLU, 18 JAAR, MBO NIVEAU 2 IN UTRECHT STAGEDUUR: 18 WEKEN “Ik vind de begeleiding door Marieke geweldig, al vanaf het begin! Het sollicitatiegesprek ging heel goed en tot op de dag van vandaag heb ik het erg naar mijn zin. Ik breng dat wat ik op school leer hier in de praktijk en leer elke dag bij. Mijn taken nu zijn vooral: telefoontjes aannemen en doorverbinden, post verzorgen, mail checken en beantwoorden, agendabeheer, eigenlijk alles wat je op een secretariaat doet. Het leukste om te doen vind ik baliewerk: collega’s te woord staan en gasten ontvangen en begeleiden, ook naar de stafruimte die achter een deur met toegangscode ligt. In april krijg ik mijn diploma en in september ga ik verder leren: secretarieel niveau 3!

Mijn hart ligt echt bij secretarieel werk. Belangrijkste leerpunt voor mij was om alles op tijd af te hebben, en om het werk te combineren met de stage. Marieke helpt me altijd, laatst gaf ze me bijvoorbeeld een website door waar ik extra informatie kon vinden om me voor te bereiden op een toets.”

crete taal voor leerlingen, waarin ik vooral inzoomde op de taken en competenties zoals: nauwkeurig, zorgvuldig, behulpzaam, vriendelijk, Nederlands sprekend en schrijvend in een leesbaar handschrift. Verder zet ik erbij dat defensie een professioneel overheidsbedrijf is en dat je zo nodig kleding en make-up moet aanpassen.

Ook bijzonderheden noem ik: de werkdag begint om 7.30 uur en eindigt om 16.00 uur, in een ziekenhuisomgeving met militaire artsen en hoogopgeleide psychiaters.

Dit betekent voor veel studenten een dubbele schok: het is voor hen een groot verschil tussen de ‘gewone’ wereld van mbostudent en deze voor hen nieuwe werkomgeving.” Het resultaat is dat er meer aanmeldingen binnenkomen op de vacature en dat studenten al een veel duidelijker beeld hebben van de stage en of deze bij hen past.

Linking pin Kortom, Marieke is een linking pin tussen haar organisatie, Ecabo en de school. Haar streven is dan ook een verbeterslag te maken in de aansluiting tussen bedrijfsleven en scholen. “Een stage is van belang voor je gehele loopbaan, leerlingen kunnen afknappen op een baan of sector of juist heel enthousiast worden. Beide zijn prima: ook weten wat je niet wilt is positief en betekent dat je een gefundeerde keuze kunt maken.”

Een stage is immers een kennismaking met een bedrijf en bedrijfstak. “Je leert over arbeidsmentaliteit. Er is heel bewust ruimte om te leren, want een stage is één grote in-

werkperiode. Daarbij: stages kunnen een kans zijn voor een werkgever om kennis te maken met een toekomstige werknemer!”

Coachende rol Marieke heeft zich in de loop der tijd een coachende rol aangemeten. Ze is niet alleen het externe geheugen van de stagiair: “Het is bijvoorbeeld niet handig om te beginnen over iets dat pas over twee weken moet gebeuren. Je kunt de dingen niet te ver vooruit plannen.” Ze laat de leerling ook zelf nadenken over probleemoplossingen. Natuurlijk helpt ze waar nodig, maar vaak genoeg zegt ze ook: ‘Denk er zelf eens over na, hoe zou dit kunnen werken?’ of: ‘Zoek maar even op internet.’ “Ik moest leren om niet direct antwoord te geven en een kant-en-klare oplossing aan te dragen maar de leerling zelf laten leren en ervaren.”

Geen winkeloppas De eerste gedachte bij het binnenhalen van stagiairs is in veel bedrijven: werkdrukvermindering. Dat speelde ook mee bij Marieke, want er was geen secretariële ondersteuning op haar afdeling. Maar wat bleek?

Het mes snijdt aan twee kanten: stagiairs worden ingezet ter ondersteuning van het MGGZ én bij het grotere overkoepelende secretariaat. Zo kan de stagiair veel ervaring opdoen in een stage die zeer divers is én worden er twee afdelingen uit de brand geholpen.

“Mijn werk bleek goed te combineren met de begeleiding,” vertelt ze. “Ik heb de maz-

MANAGEMENT SUPPORT FEBRUARI 2014

zel dat ik zelf mijn agenda beheer en flexibel ben met mijn werkindeling. De stagiair zit dichtbij, soms twee deuren verder, soms aan mijn bureau. We hebben dagelijks contact, en er is sowieso altijd een aanspreekmogelijkheid als ik er niet ben. Het is belangrijk om hier afspraken over te maken.

De studenten mbo niveau 2 moeten leren om zelfstandig te werken. Je moet ze dus geen oppas van de winkel maken.”

Aangepaste begeleiding Marieke heeft veel te maken met Turkse en Marokkaanse meiden uit Utrecht Kanaleneiland die thuis weinig Nederlands spreken.

Ook Engels is vaak een knelpunt. “Ik ondersteun ze bij het opstellen van brieven en emails: stijl, logische opbouw, volzinnen en spelling. Dat ze niet moeten beginnen met ‘Geachte heer Jansen’ en afsluiten met ‘Groetjes Marieke’. De kandidaten van mbo niveau 2 moeten daarin echt ondersteund worden.” Haar betrokkenheid gaat ver: “Toen de vorige stagiaire zei dat ze moeite had met Engels, heb ik voorgesteld dat ze een brief zou schrijven aan haar docent – in het Engels! Met de vraag of ze extra begeleiding kon krijgen. Dat werkte!”

Bagage Welke bagage wil ze meegeven? “Vooral dat ze nadenken over wat ze leuk vinden om te doen. Je besteedt immers veel tijd aan werk. Dan kun je maar beter doen wat je leuk vindt anders houd je het niet vol. Voor secretaressen is dat extra belangrijk, want ze zijn breed inzetbaar. De sectoren waar ze

19

COACHEN EN OPLEIDEN

TIPS VAN MARIEKE t Stagiairs zijn er om te leren. Maak er samen een goede ervaring van, waar ze de rest van hun loopbaan iets aan hebben. t Ga bij het kennismakingsgesprek na waarom ze bij jou stage willen lopen. Wat is hun passie voor het werk? Ze hebben er soms zelf niet direct antwoord op. Vergroot hun inzicht door dóór te vragen. Wat is hun intrinsieke motivatie: kun je aansluiten? t Belangrijke eigenschappen van de begeleider: kunnen luisteren, duidelijk zijn in wat je wel en niet wilt, stem regelmatig af, voel je verantwoordelijk, geef gedragsgericht feedback zonder oordeel. t Realiseer je dat het jonge mensen in volle ontwikkeling zijn en stel eventueel de kwaliteitseisen bij. t Doe de zelfscan van Ecabo op www.scanjekracht.nl.

terecht kunnen komen, zijn heel divers.

Wat past bij je? Een verzorgingstehuis, kinderopvang, ziekenhuis, verzekeraar?

De branche is belangrijk en de mentaliteit van collega’s kan enorm verschillen.”

Toegevoegde waarde Wat is jouw toegevoegde waarde als praktijkopleider? “Ik ben nieuwsgierig naar een ander en heb oprechte interesse. De zelfscan voor begeleiders van Ecabo wees bij mij uit dat ik vooral gericht was op de stagiair. Dat klopt ook, bij mij staat het welzijn van de stagiair voorop, die moet zich prettig voelen op de werkplek.”

Leermomenten Zelf maakte Marieke ook leermomenten mee. “Ik liet een stagiaire op haar eerste dag een ingewikkeld overleg tussen psychiaters notuleren terwijl ze dat nog helemaal niet kon... Ik weet nu dat dat niet handig was. Aan het eind van de stage lukte het haar overigens wel. Ik

heb wel mijn kwaliteitseisen bijgesteld; een rapport hoeft niet geschreven te zijn op mijn niveau. Het gaat erom dat een stagiair het beste uit zichzelf haalt, niet míjn standaard haalt. Het mooiste vind ik als ze inzien dat ze meer kunnen dan ze zelf denken. Je ziet ze opbloeien!”

Ook praktijkopleider worden?

Aangestoken door Mariekes enthousiasme en wil je ook praktijkopleider worden? Meld je dan aan via Ecabo.nl onder het kopje stage. Er is vooral behoefte aan stageplaatsen op mbo niveau 2. Dit zijn meestal bedrijfsadministratief en secretarieel medewerkers.

Secretaressen zijn bij uitstek geschikt als stagebegeleider, juist zij kunnen een rolmodel zijn met liefde voor het vak. Je organisatie moet wel aan een aantal criteria voldoen en een erkend leerbedrijf worden. De leerling moet passend werk doen, dus aansluitend op de studie. Lees hier meer over op www.ecabo.nl. <

(advertentie)

nice to meet!

Woudschoten Hotel & Conferentiecentrum in Zeist is centraal gelegen op een bosrijk eigen landgoed van 45 hectare. Tussen al dit groen bieden wij, in een sfeervolle accommodatie met 30 vergaderzalen en 140 hotelkamers, een compleet product met diverse faciliteiten en een helder prijsbeleid.

We zijn uitstekend geschikt voor één- en meerdaagse bijeenkomsten: zowel voor trainingen en congressen als voor onze weekendhotelgasten.

Woudenbergseweg 54 T 0343 - 492 492 3707 HX Zeist F 0343 - 492 444

WS_adv_185x130_MSM.indd 1

20

E info@woudschoten.nl I www.woudschoten.nl

10-10-11 11:37

MANAGEMENT SUPPORT FEBRUARI 2014

YOUNG PROFESSIONAL

Linda

Immink

leeftijd: 31 jaar opleiding: HBO Directiesecretaresse

Ik ben: freelance directie-/projectsecretaresse en heb mijn eigen bedrijf: ImminkSupport.

Mijn werk bestaat uit: ondersteuning in de breedste zin van het woord. Van agendaplanning tot (beleids)vergaderingen notuleren, van contracten uitwerken tot sparren met degene voor wie ik werk.

Mijn goede eigenschappen/competenties: ik ben spontaan, zelfstandig, no nonsens, creatief & ondernemend. Bij een opdracht voel ik mij het meest prettig in een omgeving waar meedenken op prijs wordt gesteld en waar proactief werken een must is. In projecten overzie ik het totaalplaatje en kan ik goed inspringen op deadlines. Niet alleen deze ‘harde kant’ ligt mij, vooral ook de menselijke kant. Mijn empathisch vermogen is groot, dat maakt mij een kei in verbinden tussen directie/management en ‘werkvloer’. Dat laatste is belangrijk in grote projecten, met name bij reorganisaties.

Belangrijkste trend in het vak: van een ‘typemiep’ is allang geen sprake meer; van een directiesecretaresse, office manager of personal assistant) wordt meer en meer gevraagd mee te denken, te sparren.

Over vijf jaar: hoop ik dat ik voor een lastige keuze sta: of in Nederland blijven wonen of toch lekker de koffers pakken en samen met mijn man verhuizen naar Brazilië. En ImminkSupport? Die verhuist lekker mee! Tegen die tijd is de virtuele ondersteuning nog veel verder uitgebreid en niet meer weg te denken.

Dat kan ik ook prima vanaf een wit strand doen…

Grootste verbazing: dat het vak nog steeds zo ondergewaardeerd wordt, terwijl we echt onmisbaar zijn! Dat secretaressen onderling elkaar heel veel gunnen: ‘delen is groeien’ is het motto van veel secretaressen. Er wordt veel samen gesproken, overlegd en vooral ook veel gelachen.

Mijn grootste succes: begin 2013 mijn vaste baan opgezegd, per half maart als zelfstandige werkzaam en eind maart een mooie opdracht binnengehaald.

Terugkijkend mag ik vijf opdrachtgevers aan mijn lijst toevoegen.

Social media: onmisbaar! Laat vooral in vakanties zien dat jij wél aan het werk bent en guess what? Dan komen er vanzelf spoedklussen naar je toe.

Vakliteratuur: ik raad dit vaktijdschrift aan omdat er veel praktische tips in staan. Onlangs kwam ik er weer een tegen: hen en hun… wie zit daar nu niet af en toe mee te stoeien?

In deze rubriek komt jong talent aan het woord over carrière en ambities.

Aanmelden van personen kan bij de redactie: verabot@vakmedianet.nl

MANAGEMENT SUPPORT FEBRUARI 2014

21

COMMUNITY

KWESTIE Verwachting 2014 De veranderingen in het vak zorgen ervoor dat ik komend jaar mijn competenties wil verbeteren en aanvullen.

66,4%

17,2%

16,4%

Ja, ik wil absoluut bijblijven en gun mezelf in 2014 een update van vakkennis.

Nee, dat is niet nodig, mijn functie en taken blijven gewoon hetzelfde.

Dat ligt eraan, ik wacht nog even af of er wel budget is...

22, 23 en 24 april: tijd om in jezelf te investeren!

Ze komen er weer aan: de Workshopdagen van Management Support.

Dit jaar op 22, 23 en 24 april in Meeting Plaza Utrecht.

Voor de 25e keer op rij een succes.

Samen met ons vaste team van trainers zijn we er weer in geslaagd een inspirerend en afwisselend programma samen te stellen. Uiteraard zijn er ook weer nieuwe onderwerpen, zoals e-mailminderen, de flexibele assistent, omdenken, omgaan met emoties en vergaderen nieuwe stijl.

Er hebben in totaal 232 mensen gestemd.

De belangrijkste redenen om deel te nemen:

Opleidingen 13 februari (start) Masterclass HNW op het secretariaat Leer wat de mogelijkheden zijn van en de vereisten voor een succesvolle HNW-organisatie tijdens deze driedaagse training. Je gaat op bezoek bij drie HNW-organisaties, waar je ook een toelichting en rondleiding krijgt.

13 februari, Utrecht Verbeter je samenwerking Als jij je gedrag verandert, veranderen anderen mee. Hoe je dat doet, leer je tijdens deze training. Samenwerken wordt na afloop een stuk eenvoudiger.

4 maart, Utrecht Notuleren met de laptop Laptop op schoot, goed luisteren, minder informatie noteren en filteren wat belangrijk is. Dan wordt notuleren voor jou een fluitje van een cent.

Voor meer opleidingen, informatie en inschrijven: www.managementsupport.nl/ opleidingen

22

1. Je kunt zelf een keuze maken uit het uitgebreide programma (38 workshops, 4 bonustracks).

2. Naast de meest succesvolle ook weer

5. Volop inspiratie door trainers die spe-

nieuwe, actuele onderwerpen (14 nieuwe workshops.

3. Aantrekkelijk geprijsd (tweede workshop slechts € 100,-, bonustrack € 25,-.

4. Extra korting als je met collega(‘s) komt.

Bekijk het complete programma in de bijgesloten brochure. Inschrijven en je persoonlijke programma samenstellen doe je via: www.managementsupport.nl/workshops.

cialist zijn op hun vakgebied en bekend zijn met het secretaressevak.

Wie niet waagt wie niet wint

In tijden van crisis is de concurrentie voor vacatures groot. Sommige kandidaten durven een risico te nemen en bedenken een truc om onder de aandacht te komen. De Amerikaanse recruitmentsite CareerBuilder heeft werkgevers gevraagd naar de meest geslaagde stunts die sollicitanten uithaalden om op te vallen. Wie niet waagt wie niet wint; vijf succesvolle stunts op een rij. t De sollicitant klom op een dak dat de werkgever aan het repareren was en vroeg hem om een baan.

t De kandidaat repareerde een defect apparaat van de werkgever tijdens het eerste sollicitatiegesprek.

t Een kandidaat huurde een billboard buiten het kantoor van de werkgever. t Een werkzoekende printte zijn cv op een chocoladereep. t Een muzikale sollicitant bracht zijn gitaar mee en zong een lied met alle redenen waarom hij de beste kandidaat was.

Niet alle pogingen om boven de massa uit te steken zijn even succesvol. Het stalken van de recruiter blijkt bijvoorbeeld géén goed idee.

Ook op zoek naar naar een nieuwe baan? Begin je zoektocht op www.managementsupport.nl/ vacatures

MANAGEMENT SUPPORT FEBRUARI 2014

COMMUNITY

Management Support ook voor incompany en maatwerk Gaat jouw bedrijf dit jaar over op Het Nieuwe Werken? Of liggen er plannen om in de cloud te gaan werken? Gaat jouw secretariaat voortaan verder als Shared Service Center of vergaderen jullie voortaan alleen nog maar met de iPad? Dan is het zaak dat iedereen de mogelijkheden kent en over de benodigde kennis beschikt. En díe doe je op via een incompanytraining!

MEETLAT Mijn inkomen is in 2013 gestegen met: Secretaresse voorzitter RvB: Secretaresse lid RvB Directiesecretaresse Afdelingssecretaresse: Secretaresse: Managementassistent: Officemanager: Personal Assistant:

1% 0,6% 0,9% 1% 0,6% 1,1% 1,7% 2,9%

Voor de daadwerkelijke besteding van je inkomen trek je de consumentenprijzenindex van 2,5 procent van je salarisstijging af. Afgezet tegen een gemiddelde loonstijging van 1,1 procent, betekent dit dat je gemiddeld helaas 1,4 procent aan koopkracht hebt ingeleverd.

Een incompanytraining biedt deelnemers in één dag alle tips en ideeën om de managementondersteuning nog verder te innoveren en professionaliseren, helemaal toegesneden op wat voor jouw bedrijf of afdeling van toepassing is. Je denkt zelf mee over het maatwerkprogramma en je hoeft niet te reizen; het is immers: Live@Your Work. Dus met heel weinig inspanning en minimale kosten creëren wij met jou in één dag een make-over voor

jouw dienstverlening! Daarbij staat praktische toepasbaarheid hoog in het vaandel.

Met een vast team van 25 trainers en meer dan 50 open trainingen, kunnen we je op elk gewenst onderdeel van jouw vakgebied specialistische kennis en ervaring bieden.

Interesse? Bel naar Management Support Opleidingen - Marscha van Kins: (088) 584 09 17 of stuur een email: msmedia@vakmedianet.nl

Snel en gemakkelijk de verlofregistratie in kaart

BOEKENTIP Conflicthantering op de werkvloer Dit boek gaat in op een aantal verschillende situaties waarin sprake is van tegenstellingen en conflicten. Dat kan variëren van vergaderen en overleggen tot klachtenbehandeling en het geven en ontvangen van kritiek.

ISBN: 9789462151871 Prijs: € 40,95 ex btw Bestellen: www.managementsupport.nl/ shop

Wil je snel en gemakkelijk de verlofregistratie in kaart brengen? Dan kun je de downloadversie van de verlofregistratie 2014 gebruiken. De tool voldoet aan alle nieuwe regels.

Inhoud programma: t Registratie vakantiedagen en ATV/ADVadministratie.

t Registratie en weergave per werknemer. t Voldoet aan nieuwe regels verjaring per 2012. t Vakantieplanning alle werknemers in één overzicht.

t Duidelijke rapportage met exportmogelijkheden naar Excel, Mail, PDF. Gratis bijgeleverd : het programma ziek-

teverzuim.

Meer informatie over dit programma vind je via www.vakmedianetshop.nl/ formulierenopbergsystemen.

MANAGEMENT SUPPORT FEBRUARI 2014

23

SOCIALE VAARDIGHEDEN

Pesten op het werk Overwin het snel met het OVK-model Ken je dat gevoel, dat je niet helemaal op je gemak bent in de bedrijfscultuur? Dat de vanzelfsprekendheden van anderen in je team niet de jouwe zijn? Jouw vrijetijdsbesteding verschilt nogal van die van je naaste collega’s. Je houdt er een wat andere stijl op na dan zij. Op een maandagochtend verloopt de uitwisseling van de weekendverhalen wat stroef. En voor je het weet krijg je het idee dat je uit de groep ligt.

Tekst Heleen ter Avest

Ze vragen je alwéér niet om mee te gaan lunchen...

‘Toevallig’ krijg je dat mailtje over de inzameling voor een kraamcadeautje niet....

Je vangt een insinuerende opmerking op waarbij jouw naam valt...

Nú ben je ervan overtuigd dat ‘ze’ je niet moeten. En tien tegen een dat je je daar ook naar gaat gedragen. Je kijkt niet eens meer op als het lunchtijd is en eet je boterham achter je bureau. Bij een lachje tussen twee collega’s reageer je al geprikkeld of krimp je inwendig ineen.

kinderen in mijn klas in het Veluwse dorp waar ik opgroeide. Dat moest ik bekopen met denigrerende opmerkingen, of lastiggevallen worden onderweg én met het idee dat er iets mis was met mij, waardoor ik jaren later nog steeds onbewust en onnodig een underdogpositie innam in contact met anderen.

Begrijpelijk? Je collega kijkt er misschien anders tegenaan. Zij vindt het belangrijk dat mensen zich aanpassen en hoe dan ook meedoen. Ze begrijpt oprecht weinig van jou en van de manier waarop je je opstelt. In haar irritatie komt ze soms minder professioneel uit de hoek en begint je onwillekeurig te mijden, anderen daarin meenemend. Waardoor jij je buitengesloten voelt en het idee hebt dat je bewust geweerd wordt, of zelfs gepest.

Ernstig Pesten, in welke context dan ook, gebeurt in allerlei gradaties. Als het ernstige vormen aanneemt, zoals het structureel verspreiden van leugens, beschadigen van eigendommen, schelden, gebaren maken of cyberpesten, is het uiteraard zaak stappen te ondernemen.

Je werkgever is verplicht in een risico-inventarisatie en evaluatie (RI&E) aan te geven wat hij doet om pesten te voorkomen en te bestrijden. Als werknemer moet je deze RI&E kunnen inzien, en de werkgever moet aantoonbaar voorlichting geven over pesten en de maatregelen die ertegen genomen worden. Werkgevers kunnen een klachtenprocedure in het leven roepen en een vertrouwenspersoon aanstellen. Je kunt je ook tot de arboarts wenden.

Underdog Pesten op het werk komt meer voor dan je denkt. Volwassenen doen en ondergaan het net als kinderen op straat of op het schoolplein. Zelf had ik ermee te maken op de basisschool. Ik was niet overdreven zelfverzekerd en sloot niet zo goed aan bij de andere

Eigenaarschap Maar dit soort grote stappen onderneem je meestal niet direct in een situatie zoals ik die beschreef aan het begin van dit artikel. Dat is ook goed. Je komt al een heel eind door je gedrag en mindset onder de loep te nemen en waar nodig aan te passen. Eigenaar-

24

MANAGEMENT SUPPORT FEBRUARI 2014

SOCIALE VAARDIGHEDEN

schap kan hét verschil maken. Zeker als je collega ook bereid is te reflecteren op eigen gedrag en overtuigingen. Misschien valt ze je reuze mee als je zaken bespreekbaar maakt.

Maar hoe doe je dat? Daarvoor zijn veel tips te geven. Voor mij is onder andere het Ouder-Volwassene-Kind-model (OVK) zeer waardevol geweest. Dit model heeft mij geholpen in mijn leven en loopbaan los te komen van de positie waarin ik mij op de een of andere manier telkens bleef manoeuvreren: die van de underdog. Nu gebruik ik het model veelvuldig in mijn workshops, trainingen en met coachees.

Het OVK-model In het OVK-model, uit de Transactionele analyse, worden de drie zogenaamde egoposities weergegeven. Je egopositie is de (tijdelijke) toestand waarin je verkeert, de modus van waaruit je handelt en communiceert. Zicht op je eigen egopositie en die van de ander kan je helpen in je communicatie. De vraag is vervolgens: welke positie kies je?

Ouder egopositie Als je je gedraagt, denkt en voelt zoals je ouders deden, zoals je dat van hen hebt meegemaakt, bevind je je in de ouder egopositie.

Iemand in de egopositie van een kritische ouder zegt: ‘dat hoor je anders te doen’. Of: ‘doe eens normaal’. Of: ‘zij moet ook altijd iets anders beweren, laat ze zich eens conformeren’.

Volwassene egopositie Als je je gedraagt, denkt en voelt op een manier die past bij de persoon die je nu bent, bij de mogelijkheden die je nu hebt, dan bevind je je in de volwassene egopositie. Dat heeft niets te maken met volwassen zijn. Kinderen hebben al een volwassene egopositie als ze zes jaar zijn. Iemand in de egopositie van de volwassene, communiceert op een rustige manier over haar mening, emoties en behoeften, en is net zo goed geïnteresseerd in de visie, gevoelens en behoeften van de ander. Gelijkwaardigheid en respect voor zowel zichzelf als voor de ander zijn hier sleutelwoorden.

Maar... het hangt wel af van de situatie welke egopositie het meest effectief is. In situaties waarin pesten een rol speelt en er oplossingen te vinden zijn door dit onderling bespreekbaar te maken, heb je de volwassene egopositie nodig. Handelen vanuit de egopositie van de ouder of het kind werkt dan averechts.

Het OVK-model en pesten Nu heb je vast al een idee waar de pester en de gepeste zich door de bank genomen in het OVK-model bevinden. De pester stelt zich al dan niet expliciet op als een kritische ouder en ‘rechtvaardigt’ daarmee haar gedrag. Degene die gepest wordt stelt zich op als hulpeloos slachtoffer, gedrag dat hoort bij de kind egopositie.

Of je je nu herkent in de pester of in de gepeste, ik daag je graag uit je ‘gelijk’ te laten varen en de positie van de volwassene in te nemen. Dat doe je zo.

Geef rustig en oprecht weer: - wat je opmerkt aan feiten en gedrag - wat dat met jou doet - welke gevolgen dat voor jou heeft - waar jij behoefte aan hebt - en hoe je het graag anders zou hebben.

En informeer hoe dit allemaal bij de ander zit.

Kortom, zo raak je werkelijk met elkaar in gesprek.

Let op: hierbij is je nonverbale gedrag vele malen belangrijker dan je woorden!

Moed Uit eigen ondervinding weet ik dat dit moed vergt. Als je gepest wordt, ben je bang voor het oordeel van de ander. Als pester heb je moeite je open te stellen voor iemand die anders in elkaar steekt dan jij. Je toont dus je visie en beleving maar ook je onvolkomenheden. Maar het is de moeite waard om zo toe te werken naar professionele samenwerking. Daarbij: het verhelpt irritaties bij de een en voorkomt verdere schade aan zelfbeeld en werkplezier bij de ander. Beide partijen nemen én vragen verantwoordelijkheid. Beter voor jou, beter voor je collega, beter voor de organisatie. Want zo kan er weer fluitend gewerkt worden! <

Kind egopositie Als je je gedraagt, denkt en voelt zoals toen je een kind was, dan bevind je je in je kind egopositie. Iemand in de kind egopositie denkt bijvoorbeeld: laat ik mijn mond maar houden. Of zegt: ‘Jij weet het vast beter’. Of: ‘Het is inderdaad helemaal mijn fout’. Of denkt: ik zal nog meer mijn best doen om jou tevreden te stellen, om erbij te horen of om aardig gevonden te worden. Dit zijn gedachten en uitspraken van een aangepast, braaf kind. Een variant is het rebelse kind, dat zegt: ‘Laat maar! Ik zoek het zelf wel uit. Ze bekijken het maar.’

Wisselwerking en nut van de egoposities Iemand in de ouder egopositie roept gedrag op dat hoort bij de kind egopositie, en andersom geldt dat ook. Iemand in de volwassene egopositie echter nodigt de ander uit om deze positie ook in te nemen, namelijk die van de volwassene.

Alle drie de egoposities zijn even belangrijk. Zonder ouder geen structuur, geen regels, geen zorg. Zonder kind geen contact met je binnenste. En zonder volwassene geen inzicht, geen greep.

MANAGEMENT SUPPORT FEBRUARI 2014

Heleen ter Avest van Invest Coaching & Training helpt vrouwen met drive om met meer voldoening, plezier en succes de regie te nemen in hun werk en leven. Zij schreef het gratis e-bookje ‘I am a superwoman!?’ Ervaar je kracht met 7 filmtips voor meer flow & succes. www.vrouwenmetdrive.com

25

COMMUNICEREN

E-mailverslaving

@hoekomikervanaf.nl

Wie dit interview uitleest zonder te stoppen vanwege een nieuw mailtje, is waarschijnlijk geen e-mailjunkie. De rest – een ruime meerderheid – zou Bouke van Kleef eens moeten benaderen. Omdat ook de redactie van Management Support dringend moet afkicken, belden we hem op.

Tekst Dennis van Asselt

Zojuist kreeg ik een seintje van Gmail: nieuw bericht. Ik stopte met waar ik mee bezig was om de mail te lezen.

Dat is niet goed hè?

“Nee, maar dat is wel wat de gemiddelde collega doet. Er komt iets nieuws en we laten alles uit onze handen vallen.”

Je bent een ex-verslaafde?

“Nou, dat zou ik niet zo zeggen. Dat zou betekenen dat ik er helemaal vanaf ben. Ik mail nog steeds, dus ik ben niet volledig afgekickt.”

Je neemt je smartphone nog steeds mee naar het toilet?

“Dat is weer iets anders, maar dat heb ik wel gedaan.”

Wanneer dacht je: zo kan het niet langer?

“Toen de weekenden alsmaar korter werden. Er waren steeds minder privémomenten, steeds minder momenten waarop ik me niet liet lastigvallen door e-mail. Ik was er continu mee bezig. Dat is bij heel veel mensen, zeker managers, het geval.”

Waarom zijn we met z’n allen verslaafd aan e-mail?

“We zijn urgentiejunkies, en zeker secretaressen zijn hartstikke dienstverlenend. De smartphone is een verlengstuk van je werkplek.

Je moet daar weer grip op krijgen. Als je in het weekend je telefoon

26

ontgrendelt om iemand te bellen en je ziet bij het e-mailicoontje dat je vijf ongelezen berichten hebt, moet je wel erg sterk in je schoenen staan wil je daar niet op tikken.”

Hoe kom je van de verslaving af?

“Bewustzijn, dat is stap één. Tijdens trainingen controleren we of je verslaafd bent. Voel je wel eens de neiging om je e-mail te checken terwijl je dat net hebt gedaan? Reageer je graag snel op nieuwe berichten? Zo hebben we tien punten. Als je het meeste met ‘ja’ beantwoordt, kun je wel van een verslaving spreken. Op mijn iPhone kan ik die melding voor nieuwe berichten uitzetten. Dat is altijd de eerste tip die ik geef.”

Wat is de meest voorkomende fout die mensen maken met hun inbox?

“De inbox behandelen als takenlijst. Laat geen mail staan die je al hebt gezien. Dat is een van de basisbeginselen. De inbox is de plek waar mail binnenkomt, niet de plek voor taken waar je even geen zin in of tijd voor hebt. Vroeger kreeg je op kantoor post binnen. Je liep naar je postvakje, haalde je post eruit en liet het postvakje leeg achter. Terug aan je bureau nam je de post door en besloot je wat je wanneer en hoe ging doen. Dat principe moeten we meenemen naar e-mail.”

MANAGEMENT SUPPORT FEBRUARI 2014

COMMUNICEREN

Hoeveel e-mails krijg jij per dag?

“Rond de dertig.”

Dat valt nog mee.

“Ja, maar we hebben een nieuw social intranet. Vlak voor de kerstvakantie startten we een project met een tool waarmee we interne e-mails binnen drie maanden naar nul willen terugbrengen.”

LABELS PRINTEN VIA HET DRAADLOZE NETWERK EN VANAF MOBIELE APPARATEN

Welke tool is dat? “blueKiwi. Je kunt het vergelijken met Yammer, maar het probleem daarbij is dat er geen projectmanager voor verantwoordelijk is. Daardoor is Yammer meer een open netwerk geworden waar vaker koffiegesprekken plaatsvinden dan inhoudelijke discussies. De software van blueKiwi is veel beter gestructureerd met één primair doel: effectiever communiceren.”

Kun je kort uitleggen hoe het werkt?

“Het is een soort interne combinatie van Facebook en Twitter. Collega’s kunnen elkaar volgen en elkaar ook bestanden sturen. Niet als bijlage, maar als link naar de plek in ons documentmanagementsysteem.”

Komt het einde van e-mail niet een keer in zicht?

“Ik denk het wel. Net zoals de fax, zal e-mail langzaam verdwijnen.

Alleen is dé vervanger van e-mail, als totaalproduct, nog niet ontwikkeld. Ik kan intern e-mail de nek omdraaien. Sommige organisaties hebben daar al diverse tools voor, zelfs voor communicatie met bijvoorbeeld ketenpartners. Maar voor externe e-mail is er nog geen goed alternatief.”

Wat kun je nog meer vertellen over de training E-mail minderen?

“Een hoop punten die we nu in vogelvlucht hebben besproken, behandelen we uitgebreid tijdens de training. Je kunt controleren of je verslaafd bent aan de hand van de verschijnselen en je leert wat je kunt doen om de verslaving de kop in te drukken. Daar horen ook tips en tricks bij. En we kijken naar alternatieven voor e-mail. Dat begint al bij een telefoontje, een sms’je en bij iemand langslopen. We kijken met elkaar hoe je anders kunt communiceren via e-mail en hoe je weer grip op e-mail krijgt, zodat je het niet ervaart als een stressvol medium, maar als een van de hulpmiddelen die je hebt.” <

Wi-Fi

Mobiel

www.brother.nl/labelprinters

Een professioneel resultaat Creëer snel professionele labels en etiketten voor enveloppen, dossiermappen, documenten, CD’s en vele andere items met de Brother QL-710W labelprinter. Sluit de labelprinter eenvoudig aan op uw PC of Mac, of verbindt deze met uw bestaande draadloze netwerk. Print vanaf alle computers in het kantoor direct vanuit Microsoft Word, Excel of Outlook. Via de professionele ontwerp software kunt u razendsnel labels met afbeeldingen, logo’s en barcodes ontwerpen en printen.

De training Bouke van Kleef is directeur van AVK, een trainingsbureau gespecialiseerd in slimmer werken.Van Kleef is daarnaast een ervaren trainer, workshopleider, presentator en auteur van diverse boeken op het gebied van informatiemanagement.

Op 8 april verzorgt hij de training E-mail minderen.

Brother iPrint&Label app Daarnaast kunt u via de gratis Brother iPrint&Label app ook direct labels printen vanuit uw Android of Apple smartphone of tablet. Deze handige app is zeer eenvoudig in gebruik en zoekt automatisch in uw draadloze netwerk naar ondersteunde Brother labelprinters.

Informatie: vakmediashop.nl/opleidingen/managementsupport of via www.avk.nl

MANAGEMENT SUPPORT FEBRUARI 2014

27

REDIGEREN

Redigeren van teksten:

kwestie van correctheid, duidelijkheid en stijl Je manager staat aan je bureau en vraagt: ‘Ach, wil jij nog eens naar deze brief kijken?

En maak er wat moois van! Dan kan de brief daarna met de post mee’. ‘Kijken naar’, ‘er iets moois van maken’, het zijn nogal vage opdrachten. En toch is het o zo belangrijk dat jij als laatste ‘controlepost’ ervoor zorgt dat een tekst netjes de deur uitgaat. Wat houdt het redigeren van teksten nu eigenlijk in? En waar moet je op letten?

Tekst Bregje De Lannoy-Walenkamp | DeLanWa Training & Tekst | www.delanwa.nl

Vage opdracht, wat nu?

Vaak blijken mensen het begrip redigeren ieder op een eigen manier in te vullen. Om misverstanden te voorkomen, is het raadzaam om bij je ‘opdrachtgever’ na te vragen wat er nu precies van je verwacht wordt. Hoe ver reikt de opdracht? Een secretaresse bij een notariskantoor zal wellicht een brief minder ingrijpend mogen aanpassen dan secretaressen in andere beroepsgroepen.

Naarmate je langer voor iemand werkt, zul je steeds beter aanvoelen wat de ander van je verwacht als het gaat om redigeeropdrachten.

Hierbij geldt het spreekwoordelijke ‘wij kunnen lezen en schrijven met elkaar’. Toch is het belangrijk om – zeker in het begin – om helderheid te vragen.

Als het gaat om het redigeren hanteer ik de driedeling: correctheid, duidelijkheid en stijl.

1. Correctheid: kloppen spelling en grammatica?

Bij het aspect van de correctheid zul je vooral letten op spellingkwesties en grammaticale fouten. Het gaat dan ook altijd om goed of fout, er bestaat geen ‘grijs gebied’ waarover je kunt onderhandelen.

Een goede kennis van de Nederlandse taal is hiervoor onmisbaar; beschouw de spellingcontrole op je computer als een handig hulpmiddel ter ondersteuning. Maar vertrouw daar zeker niet 100 procent op. De spellingcontrole herkent namelijk bepaalde fouten in bijvoorbeeld de werkwoordspelling niet. En wat te denken van begrippenparen als ‘tenslotte’ en ‘ten slotte’, ‘tenminste’ en ‘ten minste’, ‘teneinde’ en ‘ten einde’. Beide versies bestaan, alleen elk met zijn eigen betekenis. Een spellingcontrole haalt zo’n fout er niet uit!

28

2. Duidelijkheid: is de tekst begrijpelijk voor de lezer?

Het aspect duidelijkheid heeft vooral te maken met de begrijpelijkheid van de tekst. Duidelijkheid is een minder ‘hard’ criterium dan correctheid: je kunt het niet ‘oormerken’ in termen van goed of fout.

Of iets begrijpelijk is, hangt namelijk af van de lezer: wie is die lezer?

Wat is zijn/haar achtergrond? Wat weet die al van het onderwerp af?

Hoeveel begrippen of vaktermen kent de lezer?

Probeer je bij het doornemen van de tekst te verplaatsen in de lezer om zo goed te kunnen toetsen of de tekst duidelijk is. Factoren die de duidelijkheid kunnen beïnvloeden, zijn onder andere: - de zinslengte; - de structuur van de zin; - gebruik van de lijdende vorm; - naamwoordstijl; - woordkeuze: moeilijke woorden, vaktermen.

Zinslengte Een gemiddelde zinslengte van 10-15 woorden is voor elke lezer prima te bevatten. Er mag dus wel eens een uitschieter naar boven tussen zitten, maar houd er rekening mee dat een ‘gemiddelde’ lezer moeite kan hebben met zo’n zin. Overigens hangt dit natuurlijk ook samen met de materie waarover geschreven wordt en de structuur van de zin (zie het volgende punt).

De lengte van zinnen kun je gemakkelijk controleren door de zin te selecteren en de optie ‘woorden tellen’ toe te passen. Knip te lange zinnen op in meerdere korte zinnen en kijk of er sprake is van omhaal van woorden. Daar kun je makkelijk in schrappen.

Structuur van de zin Zinnen met tussenzinnen en bijzinnen komen de duidelijkheid zeker niet ten goede. Je herkent ze aan het gebruik van komma’s. Ook hier geldt dat je deze beter kunt opknippen in meerdere losse zinnen. Bekijk de volgende zinnen maar eens.

MANAGEMENT SUPPORT FEBRUARI 2014

REDIGEREN

‘De directie van ons bedrijf heeft, aangezien er ingrijpend bezuinigd moet worden en er daardoor andere prioriteiten zijn gesteld, de eerder voorgenomen viering van het jubileum voorlopig opgeschort.’

‘De directie van ons bedrijf heeft de voorgenomen viering van het jubileum voorlopig opgeschort. Dit is gebeurd omdat er ingrijpend bezuinigd moet worden. Zodoende zijn er andere prioriteiten gesteld.’

Lijdende vorm (passief) De lijdende vorm wordt ook wel passief genoemd; deze staat tegenover actief.

Voorbeeld: De brief wordt door de secretaresse op taalfouten gecontroleerd.

De secretaresse controleert de brief op taalfouten.

Beide versies zijn correct (lijdende vorm is niet fout!), maar de zin in de lijdende vorm is langer. Bij de lijdende vorm kan het ook makkelijk gebeuren dat de handelende persoon uit de zin wordt weggelaten. Dat kan op zich al weer een nieuwe onduidelijkheid met zich meebrengen: De brief wordt gecontroleerd op taalfouten (door wie?).

Bouw zinnen in de lijdende vorm om naar actieve zinnen, en voeg als het even kan een handelende persoon toe. De betekenis van de zin blijft gelijk, alleen is de zin beter te snappen.

Naamwoordstijl Bij naamwoordstijl is een concreet werkwoord vervangen door een omschrijving waarin een zelfstandig naamwoord is opgenomen.

Voorbeeld: Wij zijn tot de conclusie gekomen... = wij concluderen...

Wij brengen het advies uit om… = wij adviseren om…

Wij zijn van mening… = wij menen…

Het is niet fout om naamwoordstijl toe te passen, maar het maakt zinnen onnodig lang. En zeker als het erom gaat kort en bondig een boodschap over te brengen, is naamwoordstijl niet handig. Laat het werkwoord weer gewoon het werk doen!

Moeilijke woorden, vaktermen Of een woord moeilijk is, hangt volledig af van de lezer van de tekst.

Daarom ligt het voor de hand om alleen vaktermen te gebruiken als een tekst bedoeld is voor vakgenoten. Probeer in andere gevallen de vakterm te omschrijven. Soms is het nodig om een vakterm te gebruiken, bijvoorbeeld omdat deze een specifieke juridische lading dekt. In zo’n geval is het verstandig de term te laten staan in de tekst, maar deze vervolgens wel toe te lichten: ‘dit houdt in dat u….’, ‘dit betekent dat …’.

Voorbeeld: Met deze brief stellen wij u in gebreke. Dit betekent dat u de betaling niet hebt voldaan binnen de termijn die wij met u hebben afgesproken. Daarom ontvangt u nu deze aanmaning. Wij verwachten dat u alsnog binnen 14 dagen het bedrag aan ons overmaakt.

MANAGEMENT SUPPORT FEBRUARI 2014

3. Stijl: een kwestie van smaak!

Het derde aspect is stijl. Stijl is en blijft een lastig punt, want stijl is in veel gevallen toch vooral een kwestie van smaak. En over smaak – dat weten we allemaal – valt niet te twisten (of dus heel erg lang!).

Dat betekent dat aanpassingen in een tekst die te maken hebben met smaak vaak nogal gevoelig liggen bij de opsteller van de tekst.

Probeer daarom jouw aanpassingen duidelijk te onderbouwen. Bijvoorbeeld door te wijzen op de toon van de tekst. De toon moet in overeenstemming zijn met de boodschap van de brief.

Voorbeeld: In een eerste betalingsherinnering is het gepast om niet direct al ‘met het vingertje te wijzen’: ‘Wij wijzen u erop dat u onze betalingstermijn niet in acht hebt genomen’, maar de lezer een opening te laten: ‘Wellicht is onze betalingstermijn aan uw aandacht ontsnapt’.

Hetzelfde geldt voor een afsluiting als ‘hoogachtend’ in plaats van ‘met vriendelijke groet’.

Ook kunnen bij het aspect stijl afspraken vanuit de huisstijl een rol spelen: hoe willen wij als bedrijf overkomen? Jong en dynamisch?

Dan passen daar geen ouderwetse uitdrukkingen bij.

Voorbeeld: ‘Over voornoemde punten, welke wij voor u zullen uitzoeken, nemen wij binnenkort contact met u op.’

Woorden als ‘voornoemde’ en ‘welke’ zul je moeten vervangen door eigentijdse varianten, bijvoorbeeld ‘voornoemde’ door ‘bovenstaande’ en ‘welke’ door ‘die’.

Vormgeving volgens huisstijl Los van correctheid, duidelijkheid en stijl zul je de brief moeten vormgeven volgens de huisstijl. Klopt de nummering in opsommingen? Hebben kopjes steeds een zelfde lay-out? Worden de regels wit boven en onder de kopjes consequent gehanteerd? Is de schrijfwijze van begrippen eenduidig, kijkend naar hoofdletters en/of koppelstreepjes?

Een tekst redigeren vraagt om secuur lezen en zorgvuldig te werk gaan. Hoe omvangrijker de tekst, des te belangrijker dat je ongestoord kunt redigeren. Helaas lukt dat niet altijd als iets nog per se dezelfde dag de deur uit moet. Maar als je weet dat er een groot document aan zit te komen dat geredigeerd moet worden, probeer dan tijd in te plannen op een moment dat je nog fris bent.

Succes! <

Lees meer over redigeren in Redigeren van teksten, auteurs P. Davids en F. Roovers.

In het maartnummer legt auteur van de Softwaretips Roel Peeters uit hoe je het gezamenlijk werken aan grote Worddocumenten technisch regelt!

29

SPELLING- EN TAALTIPS

Gruwelen van grammatica Sommige secretaressen gruwelen van grammatica. Anderen vonden op school ontleden juist leuk. Wat je er ook van vindt, voor sommige taalkwesties heb je het nu eenmaal nodig.

Tekst Judith Winterkamp | Communicatief tekst & training | www.communicatief.info

Ik vind zinnen zoals De collega’s wordt/worden om medewerking gevraagd zo lastig. Volgens mij zijn beide mogelijkheden goed, maar klopt dat?

Het lijkt alsof deze zin in het meervoud staat. Dat komt door de aanloop. Daarin staat immers de collega’s en dat zijn er meer dan één.

Maar lees je verder, dan wordt duidelijk dat de collega’s niet het onderwerp van de zin is. Het zinsdeel de collega’s is namelijk het meewerkend voorwerp. Probeer er maar eens aan voor te zetten: aan de medewerkers.

t de planning voor de lange termijn is; t de rekening van de mobiele telefoon is; t de sap van rode bessen is.

Wat is dan wél het onderwerp? Het lastige is dat deze zin helemaal geen onderwerp heeft. Zinnen zonder onderwerp staan altijd in het enkelvoud. Dus is de enige juiste optie: De collega’s wordt om medewerking gevraagd.

Ik werk bij de politie en daar gebruiken we de afkorting pd voor het woord plaats delict. Wat is juist: de pd of het pd?

We zeggen de pd omdat het ook de plaats delict is.

Op www.onzetaal.nl staat dat plaats delict de ingeburgerde woordgroep is van de ‘volledige’ variant plaats van het delict. Volgens Onze Taal is de verkorte vorm plaats delict waarschijnlijk overgenomen uit het politie- of juridisch jargon.

Op een snoepzak zag ik apekoppen staan. Is dit wel goed geschreven? Volgens mij moet het apenkoppen zijn.

Je hebt gelijk. De Groene Spelling geeft alleen de optie apenkop.

Dus met een tussen-n. Voor de spelling maakt het niet uit of je er een kwajongen, snoepje of de kop van een aap mee bedoelt. Eigenlijk moet er dus op de verpakking apenkoppen staan. Maar in dit geval gaat het om de eigennaam van deze snoepjes. Vandaar dat de fabrikant zelf kan bepalen hoe je het schrijft. Apekoppen is dus prima.

Tijdens mijn secretaresseopleiding leerden wij dat het woord rode-inktpot met een streepje moest. Maar dat streepje mag toch niet meer in lange samenstellingen?

Dat klopt. Lange samenstellingen krijgen geen koppelteken meer sinds de laatste spellingwijziging. Een paar voorbeelden: langetermijnplanning, mobieletelefoonrekening, rodebessensap.

Deze woorden schrijf je helemaal aan elkaar.

De reden? Lange, mobiele en rode zijn bijvoeglijke naamwoorden die alleen iets zeggen over het eerste deel van het woord erna. Als je deze bijvoeglijke naamwoorden los zet, dan zeggen ze iets over het hele woord dat volgt. Kijk maar naar de volgende voorbeelden: t lange termijnplanning (de termijnplanning is lang) t mobiele telefoonrekening (de telefoonrekening is mobiel) t rode bessensap (de bessensap is rood) Taalkundig zijn deze woorden correct. En ook de betekenis kan over het algemeen wel. Maar er staat waarschijnlijk niet wat de schrijver bedoelt. Het is aannemelijker dat:

30

Als je dit bedoelt, maak dan lange samenstellingen, dus: t langetermijnplanning t mobieletelefoonrekening t rodebessensap

Bij ons op kantoor schrijven sommige collega’s Gerechtshof in Den Haag met een hoofdletter. Anderen schrijven het met een kleine letter. Is hiervoor een regel? Of mag je zelf weten of je Gerechtshof met een hoofd- of kleine letter schrijft?

Voor het gebruik van hoofdletters zijn zeker regels. De hoofdletter hangt dus niet af van de mate van respect die je voor iets of iemand voelt. Gelukkig maar! Op www.woordenlijst.org kun je lezen dat eigennamen voor unieke instellingen een hoofdletter krijgen.

Een paar voorbeelden die erbij staan, zijn: het Hof van Cassatie, de Hoge Raad, het Vlaams Parlement.

Maar als je verschillende instellingen kunt benoemen met hetzelfde woord, dan is dat woord een soortnaam. Soortnamen schrijf je met een kleine letter. Een paar voorbeelden van de site zijn: het politiebureau (van Assen), het stadhuis (van Nijmegen, het hof van assisen (van Antwerpen).

Vandaar dat gerechtshof in Den Haag met een kleine letter wordt geschreven. > Bronnen: www.woordenlijst.org | www.taaladvies.net | www.onzetaal.nl

TAALTIP Check altijd je spellingchecker (!). Er zijn nu eenmaal woorden die hij fout rekent, terwijl je ze goed schrijft.

MANAGEMENT SUPPORT FEBRUARI 2014

VREEMDETALENTIPS

Goede taalvoornemens Ken je het woord ‘procrastinatie’? Ik ook niet, maar het betekent zoveel als ‘uitstellen’. Vandaag wil ik het hebben over uitstelgedrag (procrastineren) bij taalstudie.

Tekst Sander Schroevers*

Zelf ben ik ‘talengek’ geworden na mijn eerste interrailtrip. Het huis lag opeens vol met allerlei woordenlijsten, woordkaartjes, grammaticaboeken en stapels lp’s en cassettes (in de jaren zeventig de gangbare manier om aan geluid te komen). Na wat universitaire bijvakken (Italiaans, Japans en Russisch), en kostbare taleninstituten in binnen- en buitenland, ontdekte ik toevallig de avondopleidingen havo en vwo voor een deelcertificaat in een taal. Je volgt daarbij lessen als deeltijd-/avondstudent tegen een gunstig bedrag per vak.

Er bestaan tweejaarsdeelcertificaten op mavo-, havo- en vwoniveau voor de talen: Engels, Duits, Frans en Spaans.

TIP: Google op deelcertificaat, havo, vwo en de desbetreffende taal.

Frans anders Maar toen ik net een eigen kantoor kreeg, was het zowel overdag als ’s avonds voor taalstudie eigenlijk veel te druk. Niettemin prijkte op het goedevoornemenlijstje weer eens: ‘Frans leren, met in de voetnoot: ‘Niet weer uitstellen!’ Tja, geen moeilijkere klant dan jezelf, dus ik moest een list verzinnen. Hoe nu toch Frans leren, zonder het kantoor te verwaarlozen? Privéles na elf uur ‘s avonds?

Welke Française trapt daar nou nog in? Was er niet iets volkomen onafhankelijks te bedenken, dat ook nog een beetje ontspannend was? Hm, ontspanning: ja, dat was het! Waarom zou ik niet gewoon Frans leren zoals de Fransen dat zelf doen, namelijk in het dagelijks leven? Ik zou voortaan alleen nog maar naar Franse muziek luisteren, en alle teksten (na opzoeken) stevig meezingen. En via de kabel kon ik toch ook Franse televisiezenders ontvangen? Na enig klikken werden dit mijn nieuwe leermiddelen: Internetbronnen voor songteksten t www.paroles.net (Frans) t www.donquijote.org => lyrics (Spaans) t www.golyr.de (Duits) Televisie op internet t www.allekanalen.nl/ Televisie op de kabel t Duits: ARD, ZDF, WDR, NDR, RTL, Sat1 t Frans: TV5 Monde, Spaans: TVE Internacional t Italiaans: Rai Uno, Turks: TRT Turk, Haberturk,

Alles volgens plan Zo gezegd zo gedaan. Een eerste inspectie van de muziekselectie in de bibliotheek leverde een ietwat teleurstellende oogst: stokoude deuntjes. Maar dit jaar zou het goede voornemen wer-

MANAGEMENT SUPPORT FEBRUARI 2014

kelijkheid worden. Dus tijdens een beursbezoek aan Parijs sloeg ik een grote stapel cd’s in (in de jaren tachtig en negentig de gangbaremanier om aan geluid tekomen). En die cd’s bleken zelfs boekjes met songteksten te bevatten. Ik was er dus helemaal klaar voor en zat op de bank met een glas druivennat vrolijk mee te zingen. Verder speelde er op TV5 steevast iets voor middernacht meestal een Franse ‘policier’. Franse ondertiteling aan en studeren maar. Enig nadeel: het taalgebruik in Franse politieseries kan gepaard gaan met stevige krachttermen die de acteurs vanzelfsprekend invlechten om hun boevenrol zo overtuigend mogelijk neer te zetten. Helaas maak ik zelf dat onderscheid niet atijd, en zo kan ik nog steeds mensen onverwacht choqueren. Geheel verzorgd, strak in het pak, bezig ik opeens weer iets Bargoens (straattaal). Maar dan doe ik dat in ieder geval wel in een overtuigend accent, want dat is een ander voordeel van deze ‘ontspannen’ taalmethode: je leert de uitspraak op een heel natuurlijke wijze. Sowieso kan ik je zeggen dat deze methode uitstekend werkt, want na een maand of twee ploeteren begon ik er opeens in te komen. Ik merkte dat aan de telefoon, maar vooral ook als ik Franstalige collega’s ontmoette. Op een gegeven moment ontstond er een ritme van ’s avond na elven ‘Franstalig ontspannen’. Het leren hield niet op, maar de taalvaardigheid groeide en groeide.

Naar het buitenland En wat buitenlandse ‘total immersion’ cursussen betreft: binnen tien dagen zou je de beginselen van een taal kunnen leren. Maar bij mij heeft dat altijd maar weinig effect gehad. Je kunt beter zelf eerst de basis verzorgen zoals grammatica, uitspraak en woordjes leren en dan daarna slechts het finetunen ter plaatse doen. Bijvoorbeeld met het hierboven genoemde deelcertificaat en de ontspannen taalmethode.

Ik wens alle mensen met taalvoornemens een mooi jaar toe, met veel avondlijke ontspanning. En denk eraan, niet te veel procrastineren hoor…! < * Sander Schroevers is gastspreker en schrijver over internationale communicatie, en spreekt een tiental talen.

31

SOFTWARETIPS

Word slikt grote documenten Een dieptetraining in Microsoft Office Word komt zelden voor. Iedere secretaresse typt lekker snel en tekstverwerken behoort tot de basisvaardigheden van alleman, toch?

Tot het moment dat je het handboek BHV mag uitwerken of je gevraagd wordt deze keer de jaarcijfers eens netjes in boekvorm uit te draaien.

Tekst Roel Peeters

Dan kom je ineens met opmaakprofielen, secties, meerdere voetteksten en inhoudsopgaven in aanraking. En dat is in de nieuwe versies van Word toch wel ff anders dan vroeger. In deze aflevering enkele essentiële tools in verband met het maken van grote documenten.

Met STIJLEN maak je het stijlvol én functioneel

Het begint allemaal hiermee. Alle titels geef je een kopniveau via de werkbalk Stijlen (in versie 2003 ‘opmaakprofielen’). Het is belangrijk dat je hierbij de volgorde aanhoudt: kop1 voor een titel van het eerste niveau (vb. hoofdstuk 1) enz. Vanzelfsprekend ben je niet tevreden met de opmaak die daarbij wordt voorgesteld. Wijzig daarom de opmaak van deze titel, klik met de rechtermuis op de knop van de bijbehorende Stijl en kies voor bijwerken om met selectie overeen te komen’\. Op deze manier geef je alle titels en subtitels een stijl.

Dit mag je allemaal vooraf regelen of nadat je alles hebt getypt. In Word 2013 kan alle tekst met titels die opgemaakt zijn met Stijlen ook ingevouwen worden. Houd daarvoor de muis boven de titel en klik op het driehoekje dat verschijnt.

Met het gebruik van Stijlen is de basis gelegd voor automatische inhoudsopgaven en snelle navigatie.

Automatische inhoudsopgaven Als alle titels een stijl hebben, is het een makkie voor Word om deze titels weer te geven in een inhoudsopgave. Zet je cursor op de plek waar je deze wilt, klik op het tabblad Verwijzingen en kies voor inhoudsopgave. Dit is niet echt een knop. Je klikt gewoon op automatische inhoudsopgave 1 et voilà, je inhoudsopgave is klaar.

Wijzig je later iets aan de titels of de structuur dan past deze inhoudsopgave zich aan als je print of opslaat. Je kunt hem ook manueel verversen met functietoets F9.

Razendsnel zoeken en hoofdstukken verplaatsen via het Navigatievenster.

Weinig bekend maar de beste tool voor iedereen die werkt met grote documenten: het navigatievenster. zodra je deze aanvinkt via het tabblad Beeld

32

verschijnt deze links in het scherm. Je merkt meteen dat alle titels daarin netjes worden opgesomd. Deze zijn interactief zodat je snel naar een bepaald hoofdstuk kunt ‘springen’. Versleep een titel in dit venster naar een andere plaats en alle bijbehorende tekst zal ook meeverhuizen. Dat scheelt een boel knip- en plakwerk. Via de kleine zwarte driehoekjes naast de titels kun je samenvouwen of uitvouwen om meer overzicht te krijgen of grote stukken tekst in één keer te verplaatsen. Klik met de rechtermuis op een titel en je krijgt een hoop mogelijkheden zoals het wijzigen van niveau, printen mét bijbehorende tekst of dit niveau samen te vouwen.

De paginaweergave geeft een view zoals we dat gewend zijn in PowerPoint. Sleep je het navigatievenster wat breder, dan worden de paginaweergaven ook groter. Het zoeken naar woorden doet de doorwinterde secretaresse met Ctrl+F. In de nieuwe versie beland je dan automatisch in het zoekvenster van dit navigatiemenu. Alle gevonden resultaten worden geel gemarkeerd in de originele tekst en ook weergegeven in een lijst in het navigatievenster. De bekende functie ‘zoeken en vervangen’ zit hier ook meteen bij. Merk op dat het vergrootglas nog veel meer kan zoeken dan alleen tekst.

Kop- en voetteksten Via het tabblad Invoegen kun je kiezen voor kop- of voetteksten. In de nieuwere versies is Paginanummer afzonderlijk weergegeven omdat deze dan snel gebruikt kan worden zonder te verdwalen in alle andere mogelijkheden. Je kunt hier kiezen voor allerlei stijlen of voor de eenvoudige opmaak. Alle wijzigingen die je wilt aanbrengen aan opmaak en lay-out doe je gewoon via de reguliere weg: het tabblad Start. Interessante knoppen zijn te vinden in het speciale tabblad dat opent wanneer je in een kop- of voettekst staat. Als de titelpagina geen voettekst mag hebben (vb. geen nummering) dan kun je aanvinken dat deze ‘afwijkend’ moet zijn. Auteur, bestandsnaam of documenttitel zijn allemaal onderdelen die je zo via een knop kunt toevoegen. Als je een afbeelding toevoegt aan de koptekst (vb. bedrijfslogo), deze groter maakt dan de voorbestemde koptekstruimte en vervolgens via tekstterugloop kiest voor ‘om kader’, dan loopt de tekst op iedere bladzijde netjes om de afbeelding heen, ook al staat de afbeelding in de koptekstruimte.

Een sectie-einde snijdt je document in stukken Stel dat je de paginanummering wilt beginnen na de inhoudsopgave. Of stel dat je een aantal bladzijden in het document landscape

MANAGEMENT SUPPORT FEBRUARI 2014

SOFTWARETIPS

met gemak wilt weergeven. Dit soort ingrepen kun je alleen maar als je gebruikmaakt van sectie-einden. Voeg deze in via het tabblad Pagina-indeling en kies via de knop Eindemarkeringen voor sectie-einde/ volgende pagina. In dit geval heb je twee secties. Klik in de ene sectie, kies in het tabblad Pagina-indeling voor Afdrukstand liggend, en enkel de pagina’s in die sectie zullen liggend worden weergeven.

Ideaal voor pagina`s waarin grote tabellen staan. Om met nummeren te beginnen na een sectie, dubbelklik je in de voettekst. Er wordt steeds aangegeven in welke sectie je staat. Ga naar de voettekst waar de tweede sectie begint. Er wordt aangegeven dat deze automatisch is gekoppeld aan de vorige. Dat wil je niet, dus ontkoppel je deze via het tabblad voor voettekst Nu begin je met de paginanummering toe te voegen.

Selecteer het nummer, klik op de knop Paginanummer in het tabblad en kies voor Opmaak Paginanummer.

Daar kun je kiezen om met 1 te beginnen. Ook al bevat je eerste sectie straks misschien meer pagina’s omdat de inhoudsopgave langer wordt, met dit systeem blijft het nummeren in sectie 2 altijd goed gaan.

Geklungel met aangeleverde stukken

Je krijgt als secretaresse vaak documenten te verwerken die met veel knip- en plakwerk aan elkaar hangen. Vaak is het een hels karwei om dat nog recht te breien. Mijn voorstel: Ctrl+A en ‘Opmaak wissen’. Die knop vind je door het venster van Stijlen open te vouwen. Alle tekst wordt nu ‘platte tekst’. Eerst zorg je dat alles de standaard wordt die in je huisstijl is afgesproken (de knop ‘Standaard’ in Stijlen). Vervolgens kun je gestructureerd gaan bouwen aan de rest. Ik volg de vorderingen graag in de groep Management Support op LinkedIn. <

(advertentie)

een begrip in documentatie en archivering

AL MEER DAN 100 JAAR IS SAMSOM FORMULIEREN & OPBERGSYSTEMEN EEN BEGRIP IN HET VASTLEGGEN, BEHEREN EN ARCHIVEREN VAN INFORMATIE. Met een assortiment van meer dan 300 producten maken wij het u gemakkelijk uw informatiebeheer te stroomlijnen. Ons assortiment is onderverdeeld in: bedrijfsformulieren overheidsformulieren onderwijsformulieren dossiersystemen trouwboekjes geboorteboekjes

Kijk voor meer informatie of een persoonlijk advies op: www.samsom.nl/formulieren

MANAGEMENT SUPPORT FEBRUARI 2014

33

INFORMATIEMANAGEMENT

Appladder Sketchology | iPad (gratis) Met Sketchology kun je je creativiteit de vrije loop laten. Teken met je vinger op een vrijwel onbegrensd canvas. Voor scrollen of zoomen zet je twee vingers op het scherm. Door het gebruik van vectoren verlies je geen kwaliteit, en de kleinste details zijn aan te passen.

Reeder 2 | iPhone, iPad (€ 4,49) Met een rss-lezer blader je snel door het nieuws van je favoriete websites. Reeder 2 is hier een van de mooiste apps voor. De app synchroniseert met een gratis account bij Feedly. Door het simplistische ontwerp kun je je focus bij de feeds houden.

Calendars 5 | iPhone, iPad (€ 5,99) Niet iedereen is blij met de nieuwe agenda in iOS 7. Er zijn gelukkig veel alternatieven.

Zoals Calendars 5 van Readdle dat qua stijl mooi aansluit bij iOS 7. De app biedt veel weergavemogelijkheden en taken zijn handig geïntegreerd zodat je alles bij elkaar hebt.

WriteRoom | iPhone, iPad (gratis) WriteRoom is een kale teksteditor, waarmee je op het volledige scherm van de iPad kunt schrijven. Het grote voordeel is dat je niet wordt afgeleid door een drukke interface. Handig is de synchronisatie met Dropbox zodat je op je computer weer verder kunt werken aan je teksten, bijvoorbeeld met Writeroom voor de Mac. BBM | iPhone, Android (gratis) Op de Blackberry was BBM een enorme hit, en voor veel mensen een reden wat langer de Blackberry op zak te houden. BBM is nu breed beschikbaar, zodat je ook onder iOS en Android kunt gaan ‘pingen’. Het is zeker niet de handigste of meest uitgebreide chat-app, maar BBM is wel snel en je kunt goed zien of berichten zijn afgeleverd en gelezen.

Management Support Magazine Digitaal Management Support Magazine is nu ook digitaal te verkrijgen.

Je ontvangt exact hetzelfde papieren tijdschrift maar dan op je beeldscherm!

De voordelen op een rij:

Flyne | Android (gratis) De ontwikkelaar van de bekende Twitter-app Falcon Pro heeft nu deze offline nieuwslezer gelanceerd, die nieuws van populaire feeds presenteert. Tegen betaling kun je je accounts bij Twitter en Feedly als bron toevoegen.

Call PopOut | Android (gratis) Call PopOut zorgt ervoor dat je bij een inkomend telefoongesprek ongehinderd door kunt werken. Zoals je wellicht al gewend bent van Facebook Messenger, verschijnt alleen een zwevende notificatie met het gezicht van je contact op je scherm. Druk hier op voor acties als aannemen of afwijzen.

Nu volledig geschikt voor je iPad en tablet Direct beschikbaar bij verschijning Scannen op interessant nieuws Doorzoekbaar op trefwoord Automatisch je eigen archief Interactief bladeren Meer informatie of inschrijven?

Dayframe | Android (gratis) De meeste tijd ligt je smartphone vermoedelijk stilletjes op je bureau. Dayframe kan dit soort momenten benutten om een zeer stijlvolle slideshow te presenteren, met bronnen als Flickr, Instagram, Facebook, Tumblr of Dropbox.

Of ga naar: www.managementsupport.nl/ digitaalmagazine

(Door Gertjan Groen)

34

MANAGEMENT SUPPORT FEBRUARI 2014

OP DE WERKVLOER

Tijdelijke kracht

WERK & RECHT

Wie betaalt?

Beste Barbara, Vanwege bezuinigingen werk ik nu met tijdelijke krachten op het secretariaat. Een kortetermijnoplossing voor de werkdruk. Jammer, want ze werken er een paar maanden en zijn dan weer gevlogen. Ik werk deze mensen keer op keer in, maar bouw geen band met ze op. Ook de continuïteit wat betreft werkzaamheden is ver te zoeken. Hoe investeer ik mijn tijd (en emoties) op een goede manier?

Groet, Fenna Beste Fenna, Heel goed dat je deze vraag stelt. Het lijkt me een onrustige en zelfs frustrerende periode voor je. Uiteraard begrijp je wel dat de bezuinigingen vragen om een andere werkwijze, maar dat neemt niet weg dat dit voor jou verre van ideaal is. Je doet steeds weer een nieuwe investering en dan komt er weer een nieuwe tijdelijke kracht. Dan begint het inwerken weer van voren af aan. De situatie die je omschrijft vraagt om een nieuwe strategie, zodat het voor jou ook leuk blijft.

Het volgen van een studie of opleiding onder werktijd is vaak geen probleem. Maar als een werknemer tussentijds vertrekt, kan de werkgever nog wel eens de opleidingskosten willen verhalen. In sommige gevallen lukt dat ook nog.

1. Stem je verwachtingen af Werken met een nieuwe collega is in het begin vaak aftasten en zoeken naar een manier waarop het beste samengewerkt kan worden. Dat kost tijd en energie. Het is hierbij belangrijk dat je jouw verwachtingen en wensen duidelijk uitspreekt en afstemt. Neem in de eerste week een aantal vaste momenten waarop je met elkaar bespreekt hoe de taken lopen, én hoe de samenwerking verloopt

Wanneer de tweede termijn van het contract ingaat, neemt de werknemer ontslag. De werkgever vordert daarop terugbetaling van de opleidingskosten. De werknemer weigert dit. Hij meent dat het beding eigenlijk een verkapte boete is in geval van opzeggen door de werknemer. Bovendien vindt de werknemer de waarde van de studie en de kosten niet in verhouding staan.

Met andere woorden: hij vond het een waardeloze cursus.

2. Maak er gebruik van Hieronder enkele basisgedachten, misschien herken je ze wel:

Vrijwillig De kantonrechter is het hier niet mee eens. Die is van mening dat er geen sprake is van een wanverhouding tussen de kosten en het geboden lesmateriaal. Bovendien vallen de studiekosten relatief mee. De kantonrechter oordeelt daarop dat de werknemer een groot deel van de studiekosten moet terugbetalen. Hij nam daarbij in aanmerking dat het tenslotte de eigen keus van de werknemer was om de werkgever te verlaten.

- Alles moet precies gaan zoals ik wil Het hoeft niet altijd te gaan zoals het al ging, of zoals jij het wilt. Nieuwe mensen brengen nieuwe ideeën met zich mee. Een frisse kijk op het geheel kan een groot voordeel zijn. Je zou hiervan juist gebruik kunnen maken door nieuwe medewerkers te vragen naar verbetervoorstellen en naar de belangrijkste lessen uit vorige werksituaties.

- Iedereen moet mij aardig vinden Gelukkig niet! Maar jij hoeft ook niet iedereen aardig te vinden. Door steeds wisselende collega’s heb je zelf vastigheid en toch veel afwisseling. Wanneer een nieuwe medewerker je niet goed ligt en tijdelijk is, troost jezelf dan met de gedachte dat het maar tijdelijk is. Je kunt bijvoorbeeld wat meer taakgericht instrueren en je minder richten op de relatie.

- Ik kan niet leven met onzekerheden Je hebt geen vaste collega nodig om je tijd en emotie op een goede manier te investeren. Een vaste collega is een schijnzekerheid. Een vaste collega staat niet garant voor continuïteit van de werkzaamheden.

Dus accepteer dat aan alles een eind komt en haal er uit wat erin zit.

Laat de basisgedachten los en omarm de situatie door pragmatisch en oppertunistisch te zijn!

Barbara Schure is psycholoog, NLP Master Coach en Heartmath Licentiehouder voor het Stress Reductie Programma en geregistreerd bij CRKBO als opleider. (www.mindtoday.nl) <

MANAGEMENT SUPPORT FEBRUARI 2014

Een werknemer heeft twee keer een contract voor bepaalde tijd afgesloten met daarin een zogenoemd beding, waarin de terugbetaling van opleidingskosten werd bepaald.

Verplicht Een ander geval betreft een werknemer met een dienstverband voor onbepaalde tijd. Hier neemt de werkgever een terugbetalingsverplichting van studiekosten in het contract op gedurende maximaal drie jaar. Op verzoek van de werkgever volgt de werknemer een opleiding. De werknemer wenst na enige tijd te vertrekken en zegt z’n contract op, waarna de werkgever terugbetaling van de opleidingskosten eist.

Na het gesteggel dat daarover ontstaat, besluit de werkgever naar de kantonrechter te stappen. De kantonrechter bekijkt in eerste instantie of in alle redelijkheid terugbetaling kan worden verlangd, maar komt al snel tot de conclusie dat de opleiding in opdracht van de werkgever is gevolgd.

De terugbetalingsverplichting ten spijt oordeelt de rechter dat de werknemer de kosten niet hoeft terug te betalen. Het feit dat de werkgever de werknemer verplichtte de opleiding te volgen, gaf de doorslag. < (Door André Vergne)

35

Opleidingen MEER DAN 50 OPLEIDINGEN VOOR DE PROFESSIONELE SECRETARESSE

VRAAG DE BROCHURE AAN OP www.managementsupport.nl/opleidingen

PRODUCTNIEUWS

OMGAAN MET DRAKEN Herken ze. Begrijp ze. Verander ze.

Iedereen heeft wel iemand in zijn omgeving die zich als een Draak gedraagt. Een vervelend, narrig en vooral irritant persoon. Iemand bij wie je haren in je nek rechtovereind gaan staan als je alleen maar z’n stem hoort. Stel dat het je baas is, of een collega, of een klant. Die kun je moeilijk vermijden. Dus wat doe je dan? Temmen die draak! Hoe je die niet-te-vermijden-draak temt wordt in dit boekje uit de doeken gedaan. Je leert herkennen met welk type ‘Draak’ jij te maken hebt en krijgt inzicht in het hoe en waarom van ‘drakengedrag’. Ga aan de slag met de tips, trucs, lijstjes en tests. Want zo gezellig is een draak in de buurt nou ook weer niet!

Titel: Omgaan met draken | Auteur: Stephanie Aukes | ISBN: 978-90-815513-0-4 | Prijs: 5 19.95 | Zie ook www.supastar-pr.com.

ORDE IN DE CHAOS Leitz Complete Multicharger Ben jij ook altijd het oplaadsnoer van je smartphone kwijt? Of kom je er op kantoor achter dat je tablet nog thuis aan ‘het infuus’ ligt? Mobiele apparaten spelen in ons leven ondertussen zo’n grote rol dat we niet meer zonder kunnen.

Ook niet op kantoor.

Om alle elektronica gaande te houden, zonder voor verrassingen komen te staan, komt Leitz met een multifunctioneel oplaadstation waarmee je altijd de juiste oplaadsnoeren bij de hand hebt en maar liefst vier apparaten tegelijk kunt opladen. Tijdens het opladen kun je bovendien je iPad of tablet (staand of liggend) gewoon gebruiken. Dit prachtige apparaat is een lust voor het oog en voor iedereen een ‘musthave’, want zonder oplader zijn we nergens! De prijs valt alles mee: 5 73,-. Kijk voor meer informatie en een leverancier bij jou in de buurt op www.leitz.nl/complete. <

SCHOEVERS Next level management Next level management vraagt om next level opleidingen. Want next level managers vragen om proactieve, ‘co-managende’ ondersteuners op hbo-niveau. Wie waardevol wil blijven op de arbeidsmarkt en zichzelf wil laten stralen, moet dus investeren in nieuwe kennis en moderne skills. De een is daarin verder dan de ander en daarom heeft Schoevers een nieuwe hbo-opleiding Officemanagement op drie niveaus: Essentials, Professional en Advanced. Benieuwd hoe next level jij in korte tijd kunt worden?

Kijk op schoevers.nl, mail naar advies@schoevers.nl of bel (030) 280 87 87.

(Telefonisch bereikbaar op maandag tot en met vrijdag van 8.00 tot 17.00 uur. ) <

OPSTAAN! Stijlvol staand vergaderen Veel zitten is ongezond, blijkt uit onderzoek. Staand overleggen kan een deel van de oplossing zijn en nu kan dat helemaal in stijl. Interstuhl heeft namelijk met KINETICis5 een lijn ontwikkeld die aansluit bij de trend van kort, staand vergaderen. De lijn heeft een stahulp, barkruk en statafel. Daarnaast introduceren ze de Meeting Analyse. Dit adviesprogramma geeft organisaties de mogelijkheid te berekenen wat ze aan werkplekken nodig hebben op basis van zelf ingevoerde wensen en mogelijkheden.

Kijk op www.velto.nl en www.interstuhl.nl <

MANAGEMENT SUPPORT FEBRUARI 2014

37

COLUMN

COLOFON

Leermoment

MANAGEMENT SUPPORT MAGAZINE IS EEN UITGAVE VAN VAKMEDIANET

Ik kom voor mijn werk nogal eens in oorden waar de innerlijke mens met veel overdaad wordt verwend. De locaties waar trainingen en workshops plaatsvinden, doen er alles aan de gasten te verwennen en vol te proppen met lekkernijen. En gelijk hebben ze. De concurrentie in de markt is groot en er is een pittig belang dat er positief gesproken wordt over hotel, conferentiecentrum of meeting point. Aan het begin van mijn workshops maak ik haast standaard de grap: ik weet dat jullie hier komen voor persoonlijke groei en ik hoop dat het cognitieve of mentale groei is. We gaan ons best doen dat te realiseren. Maar wat ik zeker weet is dat je vandaag als mens fysiek zult groeien. Een flauwe grap en ik denk dat ik hem vanaf vandaag minder ga gebruiken.

Maar laten we eerlijk zijn, zonder alle verwennerijen tijdens training of workshop, zijn de trainingen een stuk saaier. Toch dient persoonlijke groei centraal te staan. Maar zijn het ook de plaatsen waar je als mens de meeste wijsheid opdoet? Ik hoop het van harte, maar ik denk het niet. Het leven ‘an sich’ lijkt me de grootste bron van ontwikkeling. Datgene wat je dagelijks meemaakt. De pareltjes en dieptepunten uit je leven. De feedback die je op belangrijke momenten ontvangen hebt. Een wijze raad, een domme spreuk. Je verdriet en je geluk. Daar moeten we proberen het meest van te leren. En natuurlijk is een training op zijn tijd een mooie duw in de rug om je het laatste zetje te geven. Gewoon doen. Erg verstandig.

Terwijl ik dit schrijf loopt er een fluitende man onder mijn kantoorraam door (ik werk op één hoog). Ik herken een ABBA-deuntje: Waterloo. Het doet me denken aan het volgende: lang geleden liep ik stage bij KPN, dat toen nog PTT Telecom heette. Ik kreeg daar een wijze les. Mijn stagebegeleider vroeg zich af wat ik eigenlijk deed op de afdeling? ‘Je loopt altijd maar te fluiten’. Ik had aan die paar woorden genoeg om er een leermoment van te maken. Fluit niet te veel op je werk. Fluiters zouden wel eens flierefluiters kunnen zijn. (Huub van Mackelenbergh)

Hoofdredacteur Vera Bot, verabot@vakmedianet.nl Eindredacteur Mieke Bloemheuvel, miekebloemheuvel@vakmedianet.nl Aan dit nummer werkten mee Dennis van Asselt, Heleen ter Avest, Gertjan Groen, Bregje De Lannoy-Walenkamp, Marjo van Lijssel, Huub van Mackelenbergh, Roel Peeters, Sander Schroevers, Monique van Steenis, Barbara Schure, Gerry Ubels, Alien Vaartjes, André Vergne, Karen Visser, Judith Winterkamp, Roos Woltering, Jan Zandstra (illustratie) Uitgever Jelske Gerritsma Advertentie-acquisitie Saskia Bosker, tel. 06-51681007 saskiabosker@vakmedianet.nl Irene Verhulst, tel. 06-51378971 ireneverhulst@vakmedianet.nl Vormgeving & opmaak Content Innovators BV – Publish Impulse Group Alphen aan den Rijn Druk Ten Brink, Meppel Adres Vakmedianet, Postbus 448, 2400 AK Alphen aan den Rijn tel. 088-5840943 / 088-5840944 www.managementsupport.nl Abonnementenadministratie klantenservice@vakmedianet.nl, tel. 088-5840888 Abonnementen Management Support Magazine verschijnt 10 keer per jaar.

Jaarabonnement € 98,95 (exclusief btw). Op alle uitgaven van Vakmedianet zijn de Algemene Voorwaarden van toepassing.

Die zijn te vinden op www.vakmedianet.nl. Dit magazine is ook digitaal verkrijgbaar: http://digitaal.managementsupport.nl.

Doelgroep Management Support Magazine richt zich op de professionele secretaresse, managementassistent, office- en bureaumanager en directiesecretaresse.

Partners Conferentiecentrum Woudschoten, Golden Tulip, Schoevers en VCK Travel.

Copyright Alle rechten voorbehouden. Niets uit deze uitgave mag worden verveelvoudigd, opgeslagen in een geautomatiseerd gegevensbestand of openbaar gemaakt in enige vorm of op enige wijze, hetzij elektronisch, mechanisch, door fotokopieën, opnamen of op enige andere manier, zonder voorafgaande toestemming van de uitgever. © Vakmedianet 2014 Publicatievoorwaarden Op iedere inzending van een bijdrage of informatie zijn de standaardpublicatievoorwaarden van Vakmedianet van toepassing.

Deze zijn te vinden op www.vakmedianet.nl.

Disclaimer Alle in deze uitgave opgenomen informatie is met de grootste zorgvuldigheid samengesteld. De juistheid en volledigheid kunnen echter niet worden gegarandeerd. Vakmedianet en de bij deze uitgave betrokken redactie en medewerkers aanvaarden dan ook geen aansprakelijkheid voor schade die het directe of indirecte gevolg is van het gebruik van de opgenomen informatie.

ISSN 1382-3590

38

MANAGEMENT SUPPORT FEBRUARI 2014

Managen doe je samen

Schoevers wil managementtalent laten excelleren. Niet alleen jouw talent als managementassistent, maar ook dat van jouw manager.

Want managen doe je nooit alleen. De manager van nu werkt graag en intensief samen met een â&#x20AC;&#x2DC;co-managerâ&#x20AC;&#x2122; die altijd en daadwerkelijk iets toevoegt. Schoevers heeft de kennis, drive en kwaliteit om deze co-managers op te leiden, te bemiddelen en te coachen. Ben jij die co-manager van morgen? Kijk op schoevers.nl.

Met Schoevers ben je meer waard

GIVE THEM ANY MISSION

THEY STICK TO IT! HJE:G HI:G@: A>?B @A:K:C 7:I:G 96C <:LDC: EDHI">I® CDI:H B6@@:A>?@ :C 9D:AIG:;;:C9