Hoe voer je ze in?

WAT ZIJN HET EN HOE VOER JE ZE IN?

Groene arbeidsvoorwaarden

Het opnemen van een klimaatbudget in de arbeidsvoorwaarden wordt steeds populairder. Maar je mag niet zomaar eenzijdig de arbeidsvoorwaarden wijzigen. Hoe kun je het dan invoeren? Wat zijn groene arbeidsvoorwaarden en hoe financier je ze?

Tekst Nicolette van den Hout

Steeds meer werkgevers stellen geld beschikbaar voor medewerkers zodat ze hun huis kunnen verduurzamen. Of om ze te stimuleren klimaatvriendelijker te reizen, bijvoorbeeld met een elektrische fiets. Ze komen daarmee tegemoet aan de wensen uit de maatschappij en van de medewerkers zelf. Zo’n 88 procent van de werkenden kiest namelijk bij voorkeur voor een organisatie die duurzaamheid hoog in het vaandel heeft staan, blijkt uit het Intermediair Imago Onderzoek 2021. In de strijd om personeel kan een klimaatbudget dus helpen bij het aantrekken van nieuwe medewerkers.

Daarnaast worden werkgevers verplicht om klimaatvriendelijker te worden door veranderende wet- en regelgeving en rechterlijke uitspraken. Denk aan de zaak van Milieudefensie tegen Shell, waarbij de eerste via de rechter afdwong dat de olie- en gasreus in 2030 45 procent minder CO2 uitstoot. “De combinatie van groen willen doen en de dwingende rechtszaken zorgt voor een groeiende wil bij ondernemers om iets te doen”, zegt Jannes van der Velde van werkgeversorganisatie AWVN. “Ze zijn aan het experimenteren hoe ze dit zinvol kunnen invullen.” En dat gebeurt veelal via zogenoemde groene arbeidsvoorwaarden.

Wat zijn groene arbeidsvoorwaarden?

Enkele voorbeelden van groene arbeidsvoorwaarden zijn: • Klimaatbudget voor het verduurzamen van de woning, zoals voor zonnepanelen, isolatie of een warmtepomp; • Hogere reiskostenvergoeding voor medewerkers die met de fiets of trein komen in plaats van met een fossiele auto; • Extra vakantiedagen voor iemand die op fiets- of treinvakantie gaat; • Hogere thuiswerkvergoeding om de

CO2-uitstoot van het woon-werkverkeer te verlagen; • Elektrische leaseauto’s in plaats van fossiele; • Fietsplan, waarbij een medewerker met een tegemoetkoming van de werkgever een elektrische fiets kan kopen of kan leasen.

Hoe voer je groene arbeidsvoorwaarden in?

Dat kan via de cao, door de arbeidsovereenkomst te wijzigen of via een arbeidsvoorwaardenregeling. Wat de beste route is, is afhankelijk van wat je wilt invoeren. “Op dit moment zien we met name dat werkgevers werknemers willen stimuleren om groene keuzes te maken”, zegt Lisa Klumperink, arbeidsrechtadvocaat bij advocatenkantoor Kennedy van der Laan. Denk dus aan die extra vakantiedagen voor iemand die op de fiets op vakantie of naar werk gaat. Hoewel medewerkers het belangrijk vinden dat hun werkgever groen ‘doet’, willen ze niet dat het ten koste gaat van hun huidige arbeidsvoorwaarden. “Dit is het eeuwige probleem bij onderhandelingen”, zegt Van der Velde. “Werknemers vragen iets van de werkgever, dan moeten ze ook bereid zijn om iets in te leveren. Het is altijd een uitruil.” Wat ook niet meewerkt, is de stijgende inflatie. “Werknemers willen op dit moment gewoon meer loon”, zegt Van der Velde. “Wat begrijpelijk is, maar daardoor gaan dit soort groene ontwikkelingen langzamer dan je zou willen.”

Wanneer aanpassen – en wanneer niet?

Je kunt groene arbeidsvoorwaarden invoeren als het om een extraatje gaat. Bijvoorbeeld door een investeringsbudget aan te bieden voor een warmtepomp. Maar: arbeidsvoorwaarden kun je niet zomaar eenzijdig wijzigen. Dus als je een arbeidsvoorwaarde wijzigt ten nadele van de werknemer om een groen alternatief in te voeren, dan kan het niet zomaar.

Wanneer is er sprake van een arbeidsvoorwaarde? In ieder geval als het in het contract staat. Denk aan het salaris. “Ik raad daarom aan om duidelijk je voorwaarden op papier te zetten, dat voorkomt discussies”, zegt Klumperink. “Ook in de huidige trend om een arbeidscontract bondig op te stellen, is dat mogelijk.”

Het contract is concreet, maar daarna is het niet zo eenduidig meer. Want zelfs als je iets niet hebt vastgelegd, kan er sprake zijn van een arbeidsvoorwaarde. Bijvoorbeeld: je wilt je wagenpark elektrificeren. Dat betekent dat alle leasewagens stekkerauto’s worden. Gevolg: medewerkers krijgen een lagere klasse leaseauto, doordat e-auto’s vaak duurder zijn dan de CO2-puffende wagens. Of er worden een beperkter aantal leaseauto’s ter beschikking gesteld aan werknemers. Kan een werkgever dit zomaar doen? “Of dat mogelijk is, ligt aan wat er in het contract staat of welke afspraken er zijn gemaakt over leaseauto’s”, zegt Klumperink. “Staat daar alleen dat je een auto tot je beschikking krijgt of zijn er afspraken gemaakt over een bepaalde klasse?”

Zelfs als er geen concrete afspraken zijn over een leaseauto, dan nog kan die worden aangemerkt als arbeidsvoorwaarde. “Als iemand al jaren gebruik maakt van een leaseauto, dan kan er sprake zijn van een verworven recht”, zegt Klumperink. Door het tijdsverloop is het dan een arbeidsvoorwaarde geworden, wat tot gevolg kan hebben dat een werkgever niet zomaar het recht op een leaseauto kan wijzigen. Van hoeveel jaar moet je dan uitgaan om iets te beschouwen als verworven recht? “Er zijn verschillende rechterlijke uitspraken over gedaan, maar er is geen vast aantal jaar op te plakken, alles hangt af van de omstandigheden.” Een werkge-

DEZE BEDRIJVEN HEBBEN GROENE ARBEIDSVOORWAARDEN

Werkgeversvereniging AWVN houdt bij welke bedrijven groene arbeidsvoorwaarden hebben. PW. licht er een aantal uit:

• Cao Rijk: Werknemers kunnen één keer per vijf jaar een bijdrage krijgen van de werkgever voor de inrichting van hun thuiswerkplek of de verduurzaming van hun woning. Dit kan zowel een huur- als een koopwoning zijn, ongeacht of de medewerker ook thuis werkt. Het gaat dan om bijvoorbeeld isolatie, warmtepomp en zonnepanelen. De financiële bijdrage wordt aangevuld met fiscale tegemoetkomingen uit hun persoonlijke keuzebudget. Daarnaast kunnen ambtenaren één keer per drie jaar een fiets voor woon-werkverkeer aanschaffen of leasen, op dezelfde financiële manier als de verduurzamingsmaatregelen. • Cao Achmea: Alle medewerkers (met een dienstverband van minimaal één jaar voor 34 uur per week of meer) ontvangen vanaf 2023 een eenmalig klimaatbudget van 2.500 euro netto (parttimers naar rato). Dit budget kan bijvoorbeeld worden gebruikt voor de aanschaf van zonnepanelen, een warmtepomp, isolatie voor de woning of energiezuinig witgoed. Maar ook voor de aanschaf van een elektrische fiets, e-auto of laadpaal. Medewerkers kunnen het budget eenmalig besteden in een periode van drie jaar. • Afas Software: Werknemers kunnen tot maximaal 25.000 euro lenen om hun koophuis te verduurzamen. Het gaat dan om isolatie, zonnepanelen of een warmtepomp. De medewerkers lossen dat bedrag in tien jaar af tegen een rente van 2,9 procent. • Cosun Beet Company (voorheen Suiker Unie): Medewerkers krijgen vanaf 1 januari 2023 een bijdrage voor het verduurzamen van de eigen woning met zonnepanelen, HR++ glas, isolatie of (hybride) warmtepomp. De bijdrage is 20 procent van de investering tot 450 euro bruto eens in de vijf jaar. Dit wordt zoveel mogelijk netto via de werkkostenregeling gefaciliteerd. Dit geldt zolang de (vrije) ruimte in de werkkostenregeling dit toelaat, naar het oordeel van werkgever. Daarnaast hebben ze hun fietsregeling verruimd van 450 euro naar 1.200 euro eens in de vijf jaar. Voorheen gold er een maximale woon-werkverkeerafstand. Dat is losgelaten. • UWV: heeft per 1 januari 2022 het verschil van de vergoeding tussen groen en fossiel vervoer groter gemaakt. De kilometervergoeding voor de auto is vanaf 10 kilometer 0,12 euro onbelast. Voor het woon-werkverkeer per fiets of te voet is het 0,15 euro onbelast per kilometer. Tweedeklas reizen met het openbaar vervoer wordt sinds begin dit jaar volledig vergoed. ver moet een zwaarwegend belang hebben voordat hij de arbeidsvoorwaarde mag wijzigen. Bij een conflict maakt de rechter een belangenafweging.

De rol van de OR

Vergeet de ondernemingsraad (OR) niet als je groene arbeidsvoorwaarden wilt invoeren. Als je personele regelingen wilt wijzigen, zoals de werktijden, arbeidsomstandigheden of vakantieregelingen, dan heeft de OR namelijk instemmingsrecht. Dat betekent dat je de OR om toestemming moet vragen bij het wijzigen van deze regelingen. Als de OR niet akkoord gaat, mag je de regeling niet uitvoeren.

Bij belangrijke financiële, economische en organisatorische besluiten heeft de OR een adviesrecht. Dat is iets minder zwaar dan het instemmingsrecht. Je bent namelijk niet verplicht hun advies over te nemen, maar je moet dan wel goed motiveren waarom je dat niet doet. Dat geldt ook voor beslissingen die geen betrekking hebben op normale bedrijfsactiviteiten, maar die toch gevolgen hebben voor werknemers. Het voorbeeld van het elektrificeren van het wagenpark kan hier onder vallen. “Zelfs als de OR geen formeel instemmings- of adviesrecht heeft, is het aan te raden om met de OR hierover het gesprek aan te gaan”, zegt Klumperink.

Hoe financier je groene arbeidsvoorwaarden?

Uit de voorbeelden in het kader ‘Deze bedrijven hebben groene arbeidsvoorwaarden’ blijkt dat er verschillende financiële manieren zijn om groene arbeidsvoorwaarden aan te kunnen bieden: combinatie van een werkgeversbijdrage met een bijdrage uit het keuzebudget van de medewerker,

via de werkkostenregeling (WKR) of als lening/leasing.

Werkkostenregeling

Even een opfrisser, wat is de WKR? Alles wat je aan de medewerker geeft, wordt beschouwd als loon – met de bijbehorende belastingheffingen. Daar zijn een paar uitzonderingen op. Een daarvan is de werkkostenregeling. Via de WKR kan de werkgever vergoedingen aan medewerkers geven, zonder dat daar belasting over wordt geheven. De WKR is een paar procent van de totale loonsom. Hoeveel je als werkgever kan geven, is dus afhankelijk van hoeveel je medewerkers verdienen. Maar om een idee te geven: de fiscus gaat ervan uit dat een vergoeding in de WKR van maximaal 2.400 euro per persoon per jaar gebruikelijk is.

Als je medewerker als groene arbeidsvoorwaarde een fiets mag kopen, dan valt de financiële tegemoetkoming automatisch in de werkkostenregeling.

Bijdrage werknemer en -gever

Maar je kunt er ook voor kiezen dat de medewerker meebetaalt aan die fiets. Dan krijg je een combinatie van een werkgeversbijdrage met een bijdrage uit het keuzebudget van de medewerker. In dat keuzebudget kunnen onder meer vakantiedagen en compensatie voor overuren zitten. “Dus om de fiets te kunnen kopen, levert de medewerker iets van dat budget in, ” legt Daniel Sternfeld, partner bij PwC en gespecialiseerd in fiscaliteit en arbeid, uit.

“Het kan ook doordat de werknemer maandelijks van een deel van zijn brutoloon afziet. Het bedrag dat daarmee wordt uitgespaard, is de financiering van de fiets, samen met de werkgeversbijdrage. Dit heet een cafetariaregeling en wordt in de praktijk veel gebruikt.” Tenzij er een specifieke vrijstelling is, valt de fiets volledig in het WKR-budget. Zowel de bijdrage van de werkgever als die van de werknemer.

Elektrificeren van het wagenpark kan betekenen dat medewerkers een lagere klasse leaseauto krijgen.

Leaseconstructie

Wil je dat die fiets niet ten koste gaat van het WKR-budget? Dan kun je hem via een leaseconstructie aanbieden. “De werknemer betaalt dan jaarlijks een bijtelling, maar hij mag dan geen kilometervergoeding meer ontvangen. Voor zowel zijn woon-werkverkeer als zijn zakelijke ritten op de fiets niet”, zegt Sternfeld. “Zakelijke ritten met de eigen auto mogen wel worden vergoed.” Wil je niet dat de medewerker bijtelling moet betalen? Dan kun je die bijtelling aanwijzen als werkkosten, en dan valt het wel weer in het WKR-budget.

Vooral aantrekkelijk voor grote werkgevers

Welke financieringsvorm je dus ook kiest, uiteindelijk valt alles (met uitzondering van een paar vrijstellingen en de leaseconstructie waarbij de medewerker bijtelling betaalt) in het WKR-budget. En aangezien die WKR-ruimte maar een paar procent is van de loonsom, is dat budget snel op. Zeker als je een bijdrage gaat geven voor zonnepanelen of een warmtepomp. Een gemiddelde warmtepomp kost al gauw 10.000 euro en een set zonnepanelen rond de 5.000 euro. Sternfeld verwacht daarom dat alleen grote/rijke werkgevers dit soort groene arbeidsvoorwaarden kunnen aanbieden. “Ik zie het stimuleren van klimaatvriendelijke beslissingen meer gebeuren”, zegt hij. “Bijvoorbeeld verplichten om korte zakelijke reizen met de trein te doen of dat je een duurder exemplaar mag uitzoeken als je een klimaatvriendelijke leaseauto neemt.”

Mocht je er toch voor kiezen om de verduurzaming van een woning op te nemen in de arbeidsvoorwaarden, dan raadt Sternfeld aan dit eerst voor te leggen aan de Belastingdienst. Er zit namelijk een gebruikelijkheidstoets aan de WKR. De fiscus neemt aan dat alles onder de 2.400 euro een zakelijke besteding is, maar wat daarboven komt, wordt getoetst. “Over een zonnepaneel valt te twisten. Bespreek het daarom vooraf met de Belastingdienst, dan zit je veilig”, besluit Sternfeld.

Wat als de medewerker uit dienst gaat?

Ook hiervoor is het belangrijk dat er duidelijke voorwaarden over de groene arbeidsvoorwaarden op papier zijn gezet. Bijvoorbeeld: verlaat u binnen X-termijn het bedrijf, dan dient u de werkgeversbijdrage aan de zonnepanelen/warmtepomp/… terug te betalen.

HOE STIMULEER JE ZELFONTWIKKELING?

Niet continueren, maar continuleren

Natuurlijk werk jij als HR-professional aan een gedegen opleidingsbeleid. Het is immers jouw taak om ervoor te zorgen dat medewerkers zich continu ontwikkelen. Maar, betogen Kirstin Stokla en Jeroen Leonard van LOI Zakelijk, minstens net zo belangrijk is dat die medewerkers op dit gebied zelf het initiatief nemen.

Tekst Peter Passenier

laatst raakte Kirstin Stokla aan de praat met een collega, en dat gesprek zette haar aan het denken. “Het was een man van een jaar of 50, en hij klaagde over de jongere medewerkers om hem heen. Die waren volgens hem veel te weinig bezig met het belang van de organisatie. In plaats daarvan keken ze vooral naar zichzelf: haal ik genoeg voldoening uit mijn werk? Biedt dit mij de gelegenheid te groeien? Egocentrisch, vond hij dat. Maar…ik was dat niet met hem eens. Want juist die actieve houding, dat streven naar zelfontwikkeling, dat is precies wat wij graag in werknemers zien.”

SIGNALEN OPPIKKEN

Geen wonder, want Stokla is directeur van opleidingsinstituut LOI Zakelijk, en werknemers in beweging brengen, dat past in haar filosofie. En wat belangrijker is: het past ook in deze tijd. “Een inflatie van 17%, energieprijzen die omhoog gaan met 300% – dat hakt er natuurlijk in, vooral bij de lagere salarisschalen. En natuurlijk is het aan de managers en HRprofessionals om hier ondersteuning in te bieden. Zijn er werknemers die een voorschot vragen op hun vakantiegeld? Of bij wie je de prestaties opeens merkbaar achteruit ziet gaan? Dat zijn signalen dat mensen moeite hebben om de eindjes aan elkaar te knopen. En een manager moet die signalen absoluut oppikken, die moet het gesprek durven aangaan over het fysieke, financiële en mentale welzijn. Maar een deel van de verantwoordelijkheid ligt ook bij de medewerkers zelf. Die zouden een plan moeten maken om dat welzijn te verbeteren, en om voor zichzelf een opleidingstraject uit te stippelen. Zo kunnen ze wellicht doorgroeien naar een beter betaalde functie.”

GEHEIMZINNIGHEID

Maar LOI-accountmanager Jeroen Leonard ziet dat niet altijd gebeuren. “Het valt niet mee om bijvoorbeeld je financiële ongemakken met andere mensen te delen, zeker niet met je leidinggevende. Het leven is nu eenmaal competitief, en de financiële situatie is bij uitstek een terrein waarmee je je vergelijkt met anderen. Vandaar dat er vaak sprake is van geheimzinnigheid.” Dat is jammer, want in veel gevallen bestaat er wel degelijk een mogelijkheid om de financiële situatie te verbeteren, mits de medewerker maar open staat voor het idee om zich te ontwikkelen. “Zo’n medewerker vertelt bijvoorbeeld dat ze moeite heeft om de eindjes aan elkaar te knopen”, zegt Leonard. “En daarom streeft ze naar een hogere functie. De leidinggevende kan daar vervolgens de randvoorwaarden bij stellen: ‘Ja, je zou binnen een jaar kunnen doorgroeien naar een nieuwe functie, maar daar heb je wel extra capaciteiten voor nodig, dus zou je een opleiding moeten volgen.’”

TWEEDELING

Maar nogmaals, daarvoor is het wel belangrijk dat werknemers bereid zijn zichzelf te ontwikkelen. En wat dat betreft ziet Leonard een tweedeling. “Regelmatig lezen we over opleidingsbudget dat niet wordt opgemaakt. Dat is een onbenut ontwikkelingspotentieel, een gemiste kans om de passieve werknemer een nieuw perspectief te bieden en weer in beweging te krijgen. Een logisch gevolg hiervan is dat een groot deel van de werknemerspopulatie reactief blijft. En de ervaring leert dat deze mensen eerder pijn willen vermijden dan plezier ervaren. Vaak zie je dat die medewerkers pas in een doe-status komen bij een heftige gebeurtenis: een scheiding, een ziekte, ontslag. Dan worden ze wakker: wat heb ik al die tijd met mijn tijd gedaan? Wil ik echt wachten met leven tot mijn pensioen?” Hoe kun je de proactieve en niet-proac-

Kirstin Stokla en Jeroen Leonard: “Opleidingsbudget dat niet wordt opgemaakt, is een gemiste kans om de passieve werknemer een nieuw perspectief te bieden en weer in beweging te krijgen.”

tieve medewerkers herkennen? Volgens Stokla springen de verschillen vaak in het oog. “Als ik bij bedrijven rondloop, zie ik medewerkers waar het vlammetje nog duidelijk aan het branden is. Die mensen hebben een inbreng tijdens vergaderingen, ze komen met nieuwe ideeën. Zij zijn ook bereid om over de schutting te kijken, en op zoek te gaan naar opleidingen om zich verder te ontwikkelen. Niet continueren, maar continuleren”

Echter, bij anderen is al het vuur overduidelijk gedoofd, zegt Stokla. “Ze houden zich bij alles op de vlakte, en sommigen van hen wachten zelfs op de datum dat ze met pensioen kunnen. Zij komen waarschijnlijk ook niet zelfstandig met initiatieven voor een persoonlijk leertraject.” Het sleutelwoord in die laatste zin was: ‘zelfstandig’. Hier ligt dus een taak voor de leidinggevende. Hoe zou Stokla deze werknemers revitaliseren? “Ik zou hen uitnodigen voor een gesprek, en gewoon eerlijk vragen hoe het met hen gaat. En ik zou er misschien aan toevoegen dat ik me zorgen maak over hen. Natuurlijk, ik ben hun hiërarchisch leidinggevende, dus de kans bestaat dat ze niet vrijuit durven praten. Want misschien bestaat het idee dat dit hun verdere carrière zou kunnen schaden. Daarom zou ik mezelf kwetsbaar opstellen. Ik zou vertellen dat ik ook vaak twijfels heb, over mijn functioneren, over mijn rol. Daarmee haal je de angel er vaak al uit en wordt het menselijk. En geef je mensen de kans om het vlammetje weer te laten oplaaien.”

VEILIGE OMGEVING

Dat vlammetje laten oplaaien, lukt het best in een veilige omgeving. “Als mensen erg gestresst zijn, vinden ze het lastig om over hun toekomst na te denken”, zegt Leonard. “Onze eigen werkgever heeft dat goed begrepen. Die betaalt alle medewerkers in de lagere schalen een vast bedrag per maand extra, juist om de energie- en inflatiestress te verlichten. Dat past prima binnen ons beleid van duurzame inzetbaarheid en geeft mensen de ruimte om initiatieven te nemen en te werken aan hun persoonlijke groei.”

Dit artikel is tot stand gekomen in samenwerking met LOI Zakelijk.