Management Support Magazine

11

Grijp je kansen in 2013 it’s all up to you Kan jouw secretariële carrière wel weer een frisse start gebruiken in dit nieuwe jaar?

Ontdek je echte ambities en ga over tot actie om ze te verwezenlijken. Het kan echt allemaal. It’s all up to you!

14

minder mail beGint bij jezelf E-mail leidt af en ondermijnt je concentratie. Daarmee vertellen we niets nieuws. En toch blijven onze mailboxen vollopen. Tijd voor een vernieuwde e-mailetiquette, of voor zwaardere maatregelen.

februari 2013 | nummer 1/2 | jaargang 31

30

papierloos verGaderen een utopie?

The paperless Office - het papierloze kantoor... een droom die in het begin van het digitale tijdperk werd gekoesterd.

Is die droom voor jouw bedrijf inmiddels een nachtmerrie?

Met de juiste software regel je alles... voor iedereen!

Vakblad voor de professionele secretaresse

Duurzaam en plezierig samenwerken Ook jij kunt het!

februari... en je voornemen om je werk dit jaar planmatig en ‘in control’ aan te pakken, zijn geruisloos naar de achtergrond verdwenen. op het laatste moment voert je manager nog een wijziging door waardoor ook de eisen aan de vergaderruimte veranderen. snel regel je een nieuwe locatie en bespreekt je wensen. dat je nu de rest van de mt-notulen in de avonduren uitwerkt is logisch...

In dat geval voel je je geleefd door de waan van de dag. Want natúúrlijk ben je altijd en overal bereikbaar; tijdens de lunch, je eigen overlegmomenten en ja... zelfs als je op het toilet zit weet men je te vinden. ‘U vraagt en wij draaien’. En dat is nou precies wat je doet. In deze tijd van bezuinigingen en reorganisaties mag je blij zijn dat je een baan hebt... toch? De druk op jouw secretariaat

neem je op de koop toe. Ook wil je niet dat dat ten koste gaat van de kwaliteit van je werk. De werkdruk die je daardoor ondervindt loopt torenhoog op, evenals de eisen van je manager. Dan komt de dag waarop je je afvraagt waar je eigenlijk mee bezig bent. Wat doe je met die wetenschap?

De lol in je werk weer terugvinden!

In dit artikel lees je hoe.

PAGinA 8

manaGement support workshopdaGen Als je meebeweegt met de ontwikkelingen in je vak, bieden de Management Support Workshopdagen jou nieuwe kansen en mogelijkheden. Ga jij de uitdaging aan?

Kom dan op 23, 24 en 25 april naar onze Workshopdagen. Daar bepaal je zelf op welke onderwerpen je bijgeschoold wilt worden; je hebt de keuze uit ruim 30 verschillende workshops. Moeilijk kiezen?

Voor 400 euro kun je maar liefst 3 workshops volgen! Kijk in de brochure die je bij dit magazine vindt voor het complete overzicht en stel zelf je programma samen op www.managementsupport.nl/workshops.

Een verschil van dag en nacht.

Reserveer nu een Bilderberg Businessarrangement en ervaar zelf hoe effectief uitgeslapen vergaderen is.

Why settle for less?

Wie lekker uitgerust vergadert, presenteert of traint, doet dit veel effectiever. Daarom doen we er bij Bilderberg alles aan om uw zakelijke meeting zo uitgeslapen mogelijk te laten verlopen. Met kussens die speciaal voor Bilderberg zijn ontwikkeld, nieuwe dekbedden en dekmatrassen op alle bedden, slaapt u als een roos. Het comfortabele, 100% katoenen bedlinnen in onze executive kamers, ligt bovendien lekkerder dan ooit. Welterusten!

Reserveer of kijk voor meer informatie op www.bilderberg.nl/business, via business@bilderberg.nl of bel 0317-362266.

inhoud RETRO Als je maar lang genoeg wacht, is alles weer mode.

Retro noemen ze dat. Ook jurken gemaakt van bloemetjesgordijnen, grote zonnebrillen, kokerrokken. Of platenspelers, de kleur oranje, de Mini.

Noem mij ouderwets of een digibeet maar ik schrijf het liefst met pen: krabbels noteren, lijstjes maken, doorstrepen. En dat terwijl het allemaal ook digitaal kan: apps, digitale kladblokken, Outlook en Gmail waarin je taken aan mails koppelt of in je agenda kunt zetten.

Doe mij maar een ouderwets kladblok: overzichtelijk. En op de een of andere manier ordenen mijn gedachten zich vanzelf door alleen maar met de pen over het papier te bewegen, alsof het gemakkelijker is de verbinding te voelen via mijn hand, de pen en het papier.

De techniek kan het zogenaamd makkelijker maken, maar daar moet ik me in verdiepen en daar heb ik geen tijd voor, of geen zin in. Of allebei.

Hetzelfde geldt voor e-readers: je kunt er wel honderd boeken op zetten en het weegt nauwelijks iets. Dat klopt allemaal. Maar ik wil gewoon papier kunnen ruiken, bladeren in een boek op schoot, een boekenlegger gebruiken of zelfs een ezelsoor maken... (Dit tot afgrijzen van een vriendin, die zo zuinig omgaat met haar boeken dat ze het afschuwelijk vindt om een rug ‘te breken’, het krakende geluid dat je hoort als je een paperback opent. Daarom leest ze het boek terwijl ze het ternauwernood opent: op een kier. Haar boeken staan erbij alsof ze nooit gelezen zijn.) Daarentegen ben ik dol op e-mail. Sterker nog: als ik geen e-mail krijg voel ik me niet alleen onbelangrijk, maar ga ook twijfelen of er niet ergens een kink in de digitale kabel ligt. Want geen mail = geen werk. Lijkt het. Je belangrijk voelen en je werk laten afhangen van het krijgen van mail... het lijkt erop dat het middel erger is dan de kwaal.

In de jaren negentig was het krijgen van een mailtje nog een belevenis. Vaak werd er achteraan gebeld: ‘Ik heb je een mailtje gestuurd...’ Nu is het zo dat de cursussen timemanagement, omgaan met Outlook en het opstellen van e-mailprotocollen niet zijn aan te slepen. Er komt elke dag een stortvloed aan informatie over ons heen en zijn veel mensen reactief aan het werk; mail is werk op zich geworden in plaats van middel om het werk efficiënter en effectiever te doen. Je moet nu op cursus om je mailbox te leren beheersen, baas te worden, in plaats van slaaf. Helemaal als je, zoals jullie, meerdere mailboxen beheert.

Maar jullie laten je niet snel uit het veld slaan, blijkens de discussie die ontstond in de LinkedIngroep; jullie hebben allang je eigen systeem om mails te ordenen, overzicht te bewaren. En deze orde staat of valt met goede afspraken op het secretariaat en met leidinggevenden.

Toch ben ik blij met mijn ene mailbox. Dat is al meer dan genoeg. En wellicht dat ik vandaag eens helemaal niet mail en mijn collega’s bel, of even langs loop. Dat is ook retro!

Vera Bot, hoofdredacteur

MANAGEMENT SUPPORT FEBRUARI 2013

PRAKTISCH 4

Signaal

17 Goede voornemens... zo houd je ze vol 24 Taalkwesties 27 Spelling- en Taaltips 29 Softwaretips 33 Appladder 34 Werk & Recht

PROFESSIONEEL 8

Duurzaam en plezierig samenwerken Ook jij kunt het!

11 Grijp je kansen in 2013 It’s all up to you!

14 E-mailminderen Minder mail begint bij jezelf 20 Persoonlijke doelen stellen op het secretariaat Zo bereik je wat je wilt 30 Papierloos vergaderen Een utopie?

PERSOONLIJK 22 Jouw kracht binnen de organisatie Secretaresse als bruggenbouwer 34 Op de werkvloer

SERVICE 18 Community 35 Boeken 36 Index verschenen artikelen 2012 38 Column Huub van Mackelenbergh 38 Colofon

3

SIGNAAl

Op glad ijs We weten allemaal dat roken, te veel alcohol en ongezond eten niet goed zijn voor een mens en op den duur van invloed zijn op de werkprestaties. Uit een enquête van MKBNederland onder 2000 ondernemers blijkt dat drie op de vijf werkgevers vinden dat zij zich met een ongezonde levensstijl van een medewerker mogen bemoeien. Als verkeerde leefgewoonten geen aantoonbare invloed hebben op de prestaties van medewerkers zijn werkgevers iets terughoudender. Feit blijft dat een werkgever zich met zijn bemoeienis op glad ijs begeeft. Wat een werknemer in z’n vrije tijd ‘uitspookt’ is immers privé. Toch vindt een groot deel van de werkgevers dat zij zich - indien nodig - mogen bemoeien met de leefgewoonten van hun medewerkers. <

Grootste sollicitatieergernis Sollicitanten ergeren zich in het sollicitatieproces het meest aan algemene afwijzingen, waarbij de reden voor afwijzing niet concreet is. Dat blijkt uit onderzoek van Jobbird.com onder werkzoekenden. Op twee (42 procent) volgt het feit dat de ‘kandidaat’ helemaal geen enkele reactie ontvangt na de sollicitatie.

Daar is 3 procent van de ondervraagden dan ook helemaal niet blij mee! (Bron: managersonline.nl) <

Onderbuikgevoel wel degelijk effectief Uit onderzoek van de Universiteit van Tel Aviv blijkt dat het volgen van onderbuikgevoel verbazingwekkend effectief is. Volgens professor Marius Usher heeft het brein vermoedelijk een systeem dat automatisch de positieve en negatieve factoren van elke optie afweegt.

‘Het menselijk brein heeft intuïtief de capaciteit om heel veel stukjes informatie op te nemen en een besluit over de waarde daarvan te nemen’, aldus Usher.

Bij het nemen van beslissingen kun je dus best ‘ongestraft’ afgaan op je onderbuikgevoel! <

4

Verveling goed voor creativiteit Hoewel verveling op de werkvloer meestal als negatief wordt ervaren, zitten er ook positieve kanten aan. Verveling zou de creativiteit stimuleren.

De mentale afwezigheid geeft aanleiding tot dagdromen die tot nieuwe ideeën kunnen leiden. Dat is de conclusie van een onderzoek van wetenschappers aan de University of Central Lancashire, aldus Express.be.

Uit het onderzoek bleek dat een groep proefpersonen die gedurende vijftien minuten cijfers uit een telefoonboek moest kopiëren, nadien creatiever was in het bedenken van toepassingen voor een reeks plastic vormen dan een controlegroep die van tevoren niet aan een vervelende taak was onderworpen. De onderzoekers stelden daarnaast vast dat de proefpersonen nog creatiever werden wanneer hen niet gevraagd was de cijfers te kopiëren, maar deze uitsluitend te lezen. ‘Hoe groter de verveling, hoe creatiever’, merkten de onderzoekers op. ‘Op die manier zouden ook vervelende vergaderingen een bron van creativiteit kunnen blijken. Misschien moet een organisatie bewust momenten van verveling inlassen om de creativiteit te stimuleren.’

(Bron: Express.be) <

Hotelbed bevat meer bacteriën dan badkamer Het meest onhygiënische deel van een hotelkamer? De wc misschien? Het doucheputje?

Helaas. Uitgerekend het hotelbed voldoet veelal niet aan de hygiënestandaard.

Tenminste, dat beweert Check Safety First, een onderzoeksbureau naar gezondheids- en veiligheidsrisico’s. De badkamers zijn volgens het onderzoeksbureau meestal de schoonste ruimtes van de gemiddelde hotelkamer. Matrassen en dekens daarentegen worden nauwelijks aan vernieuwing onderworpen en bevatten hierdoor het meeste bacteriën.

Niet in de laatste plaats dankzij de afstandsbediening, die zelden tot nooit wordt schoongemaakt. Mark Harrington - CEO van Check Safety First - legt uit: ‘Hotels op alle niveau’s moeten hun toezicht op de hygiëne van hotelkamers verbeteren, omdat zelfs de meest uitgebreide schoonmaakstaf bacteriën over het hoofd kan zien. Hoeveel mensen zijn niet ziek geworden op vakantie en gaven vervolgens het voedsel de schuld? Terwijl de bacteriën in de hotelkamers even goed de boosdoeners kunnen zijn.’ (Bron: Servicemanagement.nl) <

Piekeraars over baan en huis melden zich bij huisarts Steeds meer mensen komen bij de huisarts en andere zorgverleners terecht met klachten hebben die te maken hebben met de crisis. Dat blijkt uit een rondgang van Het Financieele Dagblad. De klachten zijn in veel gevallen van psychische aard; mensen voelen zich angstig, gespannen of depressief, slapen slecht en kampen met hoofd- of rugpijn.

Als oorzaak geven ze op dat ze bang zijn hun baan te verliezen, schulden hebben of piekeren over de dalende huizenprijzen. Het eerste Nederlandse onderzoek naar onder meer het verband tussen economische malaise en psychische nood, waar het Trimbos-instituut mee bezig is, levert pas komend voorjaar de resultaten. (Bron: ANP) <

MANAGEMENT SUPPORT FEBRUARI 2013

SIGNAAl

Op eenzame hoogte Wie straks in het hoogste gebouw van West-Europa werkt (The Shard in Londen) en even niets te doen heeft, hoeft zich niet te vervelen. De toren van 310 meter hoog (72 bruikbare verdiepingen en 15 verdiepingen voor de technische installaties) biedt op een heldere dag namelijk een spectaculair uitzicht dat maar liefst 64 kilometer ver reikt. Genoeg te zien dus.

De Shard ging 1 februari officieel open. Het gebouw was de hoogste wolkenkrabber van Europa, maar intussen heeft de nieuwe Mercury City Tower in Moskou een hoger punt bereikt. Het gebouw herbergt kantoren (ca 100.000 m2), woningen (met prijzen tot 62 miljoen euro!) en een hotel (Shangri-La).

Vanaf de top kijkt men neer op meer dan 2000 jaar Londense geschiedenis. Op een heldere dag kan men 64 kilometer ver zien.

Bron: factomagazine.nl <

Vaker beroep op opa en oma Bijna 40 procent van de werkende moeders denkt na over alternatieve kinderopvang (zoals opa en oma) of minder werken in 2013.

De hogere kosten voor de reguliere kinderopvang ten gevolge van de inkomensafhankelijke kinderopvangtoeslag in 2013 dwingen hen daartoe. Dit blijkt uit onderzoek van Lof Media op Facebook en LinkedIn onder 93 vrouwen. Van de ondervraagde moeders zegt 21 procent net zoveel te blijven werken als in 2012, maar in tegenstelling tot vorig jaar gedeeltelijk of fulltime familie in te schakelen voor de opvang van hun kinderen. De kinderopvangtoeslag is in 2013 volledig inkomensafhankelijk. Dit betekent dat veel werkende ouders een groter deel van de kosten voor eigen rekening moeten nemen. Afgelopen jaar kregen ze nog ten minste een derde van de kosten vergoed voor het kind dat de meeste uren naar de opvang ging. Vooral ouders die gezamenlijk meer dan 118.000 euro bruto verdienen, moeten het bezuren: de kosten voor het eerste kind komen volledig op hun eigen bordje terecht. De overheidsbijdrage voor een tweede kind blijft ongeveer gelijk. (Bron: managersonline.nl) <

MANAGEMENT SUPPORT FEBRUARI 2013

Tien tips om je dag goed te beginnen Hoe je dag begint, is vaak maatgevend voor hoe die zal verlopen.

Of het verkeer tegenzit heb je niet in de hand, maar een heleboel andere zaken kun je zelf wel beïnvloeden. Tien tips om je dag goed te beginnen!

1. Zorg dat je weet wat je topprioriteiten zijn. De waan van de dag is een sterke tegenstander, en als jij niet helder hebt wat absoluut voorrang moet hebben of in elk geval moet gebeuren, is de kans groot dat die zaken ondersneeuwen.

2. Zorg voor een opgeruimde werkplek. Eigenlijk dus iets om de vorige dag mee te eindigen…

3. Begin met die &%$!-klus. Waar zie je vandaag het meeste tegenop? Doe dat als eerste.

4. Laat je mailbox nog even dicht. Voor je het weet, ben je aan de slag met andermans prioriteiten en is het half elf. Vind je dit eng?

Scan je mail dan, doe alleen de bloedspoedzaken en sluit je mailbox dan weer af.

5. Weet wat de dag je brengt. Kijk vooruit naar de rest van de dag: hoe vol zit jij en hoe vol zit je manager? Waar zit de ‘lucht’? Met deze blik weet je hoeveel ruimte je hebt voor onverwachte zaken.

6. Check de kritische scharnieren. Wat heb je uitbesteed of gedelegeerd en is van groot belang? Bel die collega’s of leveranciers nog even, om na te gaan of hun planning nog steeds correct is.

7. Neem een paar minuten om jezelf te installeren. Tas neerkwakken, op een holletje koffie pakken en gehaast de pc aanzetten is geen lekkere startroutine. Doe je deur even dicht en gun jezelf vijf minuten aan het begin van de dag!

8. Wees uitgerust. Voldoende slaap is essentieel voor een goede frisse start. En sla zeker het ontbijt niet over.

9. Vergeet de menselijke maat niet. Wie is er vandaag jarig?

Wie nog ziek? Stuur een kaartje, een aardig mailtje, of nog liever: loop even langs als dat kan.

10. Neem je iets positiefs voor. Bijvoorbeeld: vandaag minstens één compliment geven. Je niet in de gordijnen laten jagen als die vervelende collega langskomt. Je kunt het!

Karen Visser, professional organizer en werkplektrainer. Met haar bedrijf New Broom geeft ze trainingen en workshops over efficiënter en effectiever werken. Ze is licentienemer van de trainingen van Het Betere Werken. Daarnaast begeleidt ze mensen die hun werk en werkomgeving effectiever willen organiseren en geeft advies bij de invoering van HNW-trajecten. New Broom is lid van de Nederlandse Beroepsvereniging van Professional Organizers (NBPO).

5

SIGNAAl

Weg met het schuld­ gevoel Kinderen ervaren de drukte in de ochtenduren lang niet zo stressvol als hun ouders die zich naar het werk haasten. Om kinderen op tijd naar de opvang te krijgen en zelf op tijd op het werk te komen, is voor veel ouders stressvol, toch vinden kinderen hun ouders zelfs in de vroege ochtend heel gezellig, blijkt uit onderzoek van TNS Nipo. Uit het onderzoek kwam verder naar voren dat ruim 70 procent van de kinderen het leuk vindt om naar de buitenschoolse opvang te gaan. Dus weg met het schuldgevoel! <

Vandaag stress?

Over tien jaar verzuim Mensen die van streek raken door dagelijkse stressfactoren, lopen grotere kans om over tien jaar meer gezondheidsproblemen te hebben dan hun relaxte collega’s. Dat meldt de Brits Psychologisch Society op basis van onderzoek van Penny State Universiteit onder 2000 mensen.

De manier waarop mensen omgaan met stress blijkt voorspellende waarde te hebben voor hun gezondheid op lange termijn. Degenen die zich opwinden over de ergernissen van het dagelijks bestaan en dat ook maar moeilijk los kunnen laten, hebben tien jaar later vaker chronische gezondheidsproblemen zoals hart- en vaatziekten en artritis.

David Almeida, hoogleraar Human Gevelornament en Familie Studies vat het onderzoek als volgt samen: ‘Als je vandaag een hoop werk te doen hebt en je wordt daar heel chagrijnig van, dan heb je een grote kans op negatieve consequenties voor je gezondheid.’

Overigens blijkt uit eerdere onderzoeken dat werkgevers maar weinig kunnen veranderen aan de mate waarin werknemers werkstress ervaren. (Bron: IntermediairPW.nl) <

‘Buzzwords’ Baas mag best lievelingetjes hebben Leidinggevenden hebben vaak het idee dat ze alle werknemers gelijk moeten behandelen. In werkelijkheid is het productiever om de beste medewerkers voor te trekken. Dat blijkt uit onderzoek van de Sauder School of Business, onderdeel van de Universiteit van British Columbia. Professor Karl Aquino zegt dat gelijke behandeling demotiverend kan werken voor teamleden die anders net een stapje extra zouden hebben gedaan voor het algemeen belang van de groep.

Wanneer werknemers voelen dat ze een streepje voor hebben bij de baas, hebben ze een groter gevoel van eigenwaarde, houden ze zich beter aan de regels en zijn ze meer geneigd om vrijwillig taken op zich te nemen die het team ten goede komen.

‘Bazen verkeren in een lastige positie. Als je sommige werknemers beter behandelt dan anderen, loop je het risico dat de anderen afhaken.’ Volgens Aquino is het in de Verenigde Staten heel gebruikelijk dat leidinggevenden bepaalde medewerkers een voorkeursbehandeling geven. In Canada, Noord-Europa en Azië zijn leidinggevenden meer geneigd om iedereen gelijk te behandelen. Het beste is het om de gulden middenweg te kiezen’, aldus Aquino.

(Bron: PWdeGids.nl) <

6

Eind vorig jaar maakte LinkedIn de top 10 bekend van de meest gebruikte woorden in LinkedInprofielen (‘buzzwords’) in 2012. Wereldwijd staat het woord creatief op één.

‘Potentiële zakenpartners, klanten en werkgevers zoeken elke dag op internet naar professionals’, vertelt Petra van der Vet, marketing manager LinkedIn Nederland. ‘Om bij hen in beeld te komen, moet je ervoor zorgen dat jouw LinkedInprofiel opvalt tussen de anderen. Vermijd daarom veelgebruikte ‘buzzwords’ in je profiel. Gebruik taal die jouw unieke professionele prestaties en ervaringen laat zien en omschrijf bijvoorbeeld projecten waaraan je hebt gewerkt die echt opvallend zijn. Door te verwijzen naar concrete voorbeelden uit je werk kom je overtuigender over dan door simpelweg te stellen dat je creatief bent.’

De meest gebruikte‘buzzwords’ van 2012 zijn: 1. Creatief 2. Gemotiveerd 3. Multinationaal 4. Verantwoordelijk

5. Experimenteel 6. Effectief 7. Gespecialiseerd 8. Analytisch

‘Hij gelooft in mij’ De groepsarrangementen rondom ‘Hij Gelooft in Mij’, de musical over het leven van André Hazes, blijken populair binnen de zakelijke markt. Wegens de grote belangstelling voor deze voorstelling is onlangs de kaartverkoop voor de maanden februari en maart 2013 gestart.

Voor deze maanden zijn er nog plaatsen beschikbaar voor de zakelijke markt.

Bedrijven en organisaties kunnen met hun gasten genieten van een feestelijk theaterarrangement en een onvergetelijke avond exclusief in het DeLaMar Theater in Amsterdam.

Kijk voor uitgebreide informatie over de groepsarrangementen en mogelijke variaties op: http://www.hij-gelooft-in-mij.nl/arrangementen. <

MANAGEMENT SUPPORT FEBRUARI 2013

SIGNAAl

Sniffen: gevaar van draadloos internet Sniffen betekent letterlijk ‘snuffelen’ en dat is wat kwaadwillende snoodaards doen in bijvoorbeeld horecagelegenheden met WiFi. Zorg je niet voor je eigen veiligheid, dan is je WiFiverkeer niet versleuteld en dus: leesbaar. En loop je risico dat je persoonlijke foto’s, wachtwoorden en gebruikersnamen op straat komen te liggen.

Het werken met een semipublieke WiFi-hotspot is per definitie onveilig. Zorg dus voor je eigen veiligheid en sluit onbekenden buiten als je je mail checkt, internetbankiert of Facebook bekijkt. Begin met aan te geven dat je niet op een thuisnetwerk vertoeft maar op een openbaar netwerk. Dit doe je in het Netwerkcentrum op je laptop. Geef bij de Toegangseigenschappen aan dat andere netwerkgebruikers niet in jouw pc mogen kijken. Dit doe je door onder andere de bestandsdeling en printerdeling uit te zetten. Schakel ook de netwerkdetectie uit. Zo voorkom je dat anderen je pc kunnen traceren en doorzoeken. Beperk ook je gevoelige internetverkeer zoals voip-telefoongesprekken en log in via https://, ofwel beveiligde urls voor je bankzaken en webmail. (Bron: PCM) <

Voorjaarskind? Grote kans op een topbaan Wie in juni of juli geboren is, maakt het minste kans om CEO te worden; wie in maart of april ter wereld kwam maakt wel een goede kans om de top van het bedrijfsleven te bereiken. Dat blijkt uit een studie van de Sauder School of Business aan de Universiteit van Britisch Columbia (Canada). Volgens de onderzoekers heeft dat alles te maken met de indeling van de Amerikaanse schoolkalender.

Zomerkinderen zijn daardoor de jongsten in hun klas. De nadelen die ze daarvan ondervinden zijn in veel gevallen vaak van invloed op hun verdere carrière. Slechts 6,1 procent van de S&P 500 CEO’s is in juni geboren en 5,9 procent in juli. Maart en april scoren met respectievelijk 12,5 en 10,7 procent het hoogst. De onderzoekers analyseerden de data van 375 CEO’s die tussen 1992 en 2009 CEO waren. <

Eigen baas Bijna een derde van de Nederlanders zou het liefst eigen baas willen zijn. De meeste andere Nederlanders geven er de voorkeur aan voor een baas te werken. Daarmee wijkt Nederland niet veel af van het Europese gemiddelde. Uit onderzoek kwam naar voren dat 37 procent zelfstandig wil zijn terwijl 58 procent de voorkeur geeft aan het ‘werken voor een baas’.

In 2009 wilde nog 45 procent van de ondervraagde EU-burgers ondernemer worden.

De daling heeft te maken met de slechtere zakelijke vooruitzichten en het groeiend verlangen naar de zekerheid van een baan, stelt de commissie in Brussel.

In tegenstelling tot de meeste EU-burgers zien veel anderen het niet zitten een baas boven zich te hebben. Bij de Turken wil 82 procent zelfstandigheid, bij de Brazilianen 63 procent en bij de Chinezen 56 procent. Daarentegen vindt 73 procent van de Noren een dienstverband het beste. Een overgrote meerderheid van de ondervraagde EU-burgers ziet ondernemers als banenscheppers, maar hun imago is wel verslechterd. In 15 EU-landen denken steeds meer inwoners dat bazen profiteren van andermans werk. In Nederland steeg het aantal ondervraagden met die opvatting van 53 procent in 2009 tot 75 procent vorig jaar. Na Letland was dit de grootste toename. (Bron: ANP)

MANAGEMENT SUPPORT FEBRUARI 2013

Handige links Op www.picmonkey.com kun je handig en snel je foto’s bewerken: verkleinen, bijsnijden, verscherpen maar ook effecten toevoegen. En het is gratis! < Leuk en leerzaam: een site met de top 10 van vergaderergernissen waar je ook je eigen ergernis kunt melden: www.devergadertijger.nl/top10-vergaderergernissen < Heb je je beoordelingsgesprek al achter de rug? Dan kun je je alvast gaan voorbereiden op je volgende functioneringsgesprek. En lees dan vooral de tips eens door die op www.carrièretijger.nl staan. < Op www.loonwijzer.nl kun je vervolgens je salaris vergelijken met dat van je beroepsgenoten én je vindt er onderhandeltips. Handig! < Raad vragen aan collega-secretaressen?

Tips delen? Vacatures bekijken? Meld je dan aan als lid van onze LinkedIngroep: www.linkedin.com en zoek op ‘secretaresse’. Je ziet ons direct als vierde groep in het rijtje verschijnen. < Heb jij de schone taak gekregen een bedrijfsuitje te organiseren, dan kun je een kijkje nemen op www.pinkpepper.nl voor originele ideeën. < Met de Airgo App voor op je smartphone boek je snel en eenvoudig zakenreizen bij VCK Travel: www.airgo-m.nl/nl < Maak deze test en je weet of er bij jou op je werk risicofactoren voor RSI zijn: http://rsi.algemeen.nl < Wellicht ken jij jezelf al van haver tot gort.

Zo niet, dan kun je hier een test doen, gebaseerd op het persoonlijkheidsmodel van de Zwitserse psychiater Carl Jung: www.123test.nl/jung-persoonlijkheidstest <

7

SAMENwERkEN

Duurzaam en plezierig samenwerken

Ook jij kunt het! ‘t Is februari... en je voornemen om je werk dit jaar planmatig en in control aan te pakken, zijn geruisloos naar de achtergrond verdwenen. Op het laatste moment voert je manager nog een wijziging door waardoor de eisen aan de vergaderruimte veranderen. Snel regel je een nieuwe locatie en spreekt de vergaderwensen en het menu voor de lunch weer door. Dat je nu de rest van de MT-notulen in de avonduren uitwerkt is logisch.

Je sportuurtje moet je ervoor laten schieten, maar daar klaag je niet over. Hoort erbij.

Tekst Heleen ter Avest*

Vanzelfsprekend ben je altijd en overal telefonisch bereikbaar - ook tijdens je lunch, eigen overlegmomenten en zelfs op het toilet.

Maar goed ook, want je manager laat tijdens de teambespreking van de backoffice gauw nog weten dat men in plaats van het geplande driegangenmenu toch voor vier gangen gaat. Je weet dat je manager verwacht dat je het regelt, en je anders achteloos een volgende cursus timemanagement zal aanraden. Dus verontschuldig je je bij je teamleden en pakt de telefoon.

The Devil Wears Prada In deze tijd van bezuinigingen en reorganisaties neemt op veel backoffices de werkdruk toe. Het lijkt - gezien het optreden van je manager - desondanks vanzelfsprekend dat je takenpakket van dezelfde omvang blijft. De kwaliteit van je werk en je snelheid van reageren horen van een constant niveau te zijn. De werkdruk die je dagelijks ondervindt, kan daarmee torenhoog worden. Evenals de eisen van je manager, zoals je die ervaart in je rol van assistant.

Komt deze ‘The Devil Wears Prada’-schets jou ook bekend voor? Dan voel je je misschien wel eens geleefd door de waan van de dag. Vaak geeft het je een kick als je de zaken weer eens geregeld hebt - want dat lukt je prima. Maar op de weinige momenten van rust, thuis in het weekend (als je de mail even een uurtje hebt uitgeschakeld), ben je ineens moe. De bijna constant stromende adrenaline is weggezakt. En je energie ook.

8

Op een onbewaakt ogenblik vraag je je af waar je eigenlijk mee bezig bent en komen wrevel, onzekerheid en onmacht bij je op.

Toch toegroeien naar meer planmatigheid en regie? Naar duurzaam en plezierig samenwerken in de hectiek? Goede voornemens kun je maken op elk moment dat jij dat wilt. Realiseer je ze (deels), dan voel je je zekerder en energieker. Zo houd je er lol in!

Maar hoe pak je dat aan met die veeleisende manager?

Neem verschillende waarnemingsposities in Bekijk de zaak om te beginnen van verschillende kanten. In het heetst van de strijd dreig je - begrijpelijkerwijs - jouw beleving centraal te stellen. Dat mag ook, als je daarna maar overschakelt naar twee andere manieren van kijken. Lees verder en ontdek de drie waarnemingsposities.

Waarnemingspositie I - vanuit jezelf Neem de tijd en sta stil bij hoe de situatie voor jou is. Kruip er als het ware helemaal in. Je hoeft hier niet objectief te zijn of te relativeren! Wat vind je er nu eigenlijk echt van? Welke gedachten gaan er door je heen? Wat voel je erbij? Waar heb je behoefte aan? Wat is je visie op de situatie?

Ga respectvol om met je gedachten en je gevoel. Ze zijn er niet voor niets en fungeren als signalen die je helpen je leven en werk te (be)sturen. Even geen ‘kop op, het valt wel mee’ in waarnemingspositie I. Neem je eigen kijk op de zaken serieus en onderzoek die nader.

Waarnemingspositie II - vanuit de ander Verplaats je daarna in je manager. Ga eens in zijn (of haar) schoenen staan. Vind je dat niet zo gemakkelijk? Ga op een andere stoel zitten, een eindje van de zitplaats waar je vaststelde hoe je de zaken zelf ervaart.

En stel je voor: wat zou hij er nu echt van

DrIe WaarNeMINgSPOSITIeS Bekijk de samenwerking met je manager vanuit de drie waarnemingsposities. Elke positie geeft belangrijke informatie!

• Waarnemingspositie I: word je volledig bewust van je eigen, subjectieve beleving • Waarnemingspositie II: verplaats je in je manager en verzamel informatie over zijn subjectieve beleving.

• Waarnemingspositie III: bekijk de situatie van een afstandje en kom tot advies voor jezelf en je manager.

MANAGEMENT SUPPORT FEBRUARI 2013

SAMENwERkEN

ingelast worden? Op welke manier voorkom je dat je samen dubbel werk verzet??

Naar een goed gefundeerde samenwerking voor de langere termijn Op gezonde afstand van de hectiek, ben je in staat om rustig en objectief te komen tot advies voor jezelf en je manager. Zo leg je het fundament voor een duurzame werksituatie en -relatie! De volgende aandachtspunten helpen je daarbij.

1. Je hebt het recht om eigen keuzes te maken. Stel grenzen en houd je er (meestal) aan. Niemand heeft vier handen of de beschikking over 36 uur in een etmaal. Jij weet hoe het er voor staat met de workload op de backoffice.

Jij kunt bepalen wat écht prioriteit heeft.

Wees je bewust van wat je waard bent.

En wees trots. Doe je er alles aan om professioneel en oplossingsgericht te handelen? Dan heb je ook recht van spreken als verantwoordelijkheden op jou worden afgeschoven of grenzen worden bereikt.

vinden? Welke gedachten zouden er door hem heengaan? Wat zou hij erbij voelen? Waaraan zou hij behoefte hebben? Wat zou zijn visie op de situatie zijn? Je manager staat vermoedelijk zelf ook onder druk. Stelt hij wellicht zulke hoge eisen aan je omdat hij blindelings vertrouwt op je kennis en kunde en op je vermogen om te prioriteren? Misschien ziet hij je potentieel en is hij ervan overtuigd dat je je zult ontwikkelen door de uitdagingen die het werken met hem met zich meebrengen. Zijn agenda is overvol met het bedienen van zijn klanten. Daar houdt hij van, maar toch zal stress hem niet vreemd zijn. In hoeverre kan hij er weet van hebben hoe jouw werk in elkaar steekt? Hij is geen helderziende en wordt in beslag genomen door zíjn core business. En hij zal er behoefte aan hebben om ontzorgd te worden. Best voor te stellen, nietwaar?

‘kijkend’ naar het werktafereel, met jou en je manager in de hoofdrollen, besef je dat je emoties en gedachten van jou zijn.

En niet ‘de schuld’ van een ander. Omgekeerd geldt hetzelfde. De gedachten, emoties en behoeften van je manager zijn van hem en daarmee ook zijn verantwoordelijkheid. Neem een adviseursrol in. Nu je ruimte hebt gemaakt tussen jou en de turbulentie, kun je jezelf advies geven. Ook je manager kan vast tips gebruiken. Laat ze naar boven komen in waarnemingspositie III. Hoe kan er efficiënter gewerkt worden? Waar kunnen taken slimmer belegd worden? Welke communicatiemomenten kunnen vervallen of juist

Waarnemingspositie III - van afstand Neem afstand van de situatie. Als je het lastig vindt om je dit voor te stellen, loop je letterlijk een eind weg van de plek van de eerste twee waarnemingsposities. Ga desnoods het bos in of de hei op. Je bevindt je nu in de zogenaamde metapositie. Van ver

MANAGEMENT SUPPORT FEBRUARI 2013

2. Wees soepel in het bewaken van je grenzen. Als je voor jezelf helder hebt waar je de streep trekt, maak je dat kenbaar. Dat wil niet zeggen dat je je er altijd strak aan houdt. Het stretchen van je grenzen met 15-20 procent houdt jou scherp en zal goodwill kweken bij anderen. Dat gebeurt als zonneklaar is wat je in de regel wel en niet oppakt, en je soms toch dat stapje extra zet. Je bent zelf natuurlijk degene die de regie voert over het wanneer en waarom van deze uitzonderingen op de regel.

3. Verpak je boodschap prettig en slim.

Als je ‘nee’ verkoopt, staat of valt de werkrelatie met de manier waarop je dat doet. Een weigering klinkt met een glim-

aaNDacHTSPuNTeN 1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

Je hebt recht van spreken.

Wees soepel.

Verpak je boodschap en doe er een strik om.

Accepteer de bedrijfscultuur.

Accepteer je manager, accepteer geen onzin.

Relativeer en bedien je van humor.

Geef en ontvang feedback volgens de feedbackregels, en doe een verbetervoorstel.

9

SAMENwERkEN

lach heel anders dan met een frons. Verder helpt een consequent oplossingsgerichte houding. Geef bijvoorbeeld aan wanneer je wél kunt helpen, of bied een alternatieve of gedeeltelijke oplossing.

Als je je opstelt als een echte teamplayer, wordt dat gewaardeerd en accepteert men het gemakkelijker als je een keer moet doorverwijzen of pas de volgende dag kunt helpen.

4. accepteer de bedrijfscultuur. Voeg je er in zekere mate in. Het is niet reëel om elke dag van 9.00-17.00 uur te willen werken als al je collega’s regelmatig op andere tijden aan de slag zijn. Bepaal voor jezelf tot hoe ver jouw flexibiliteit reikt. En als jouw aard en de bedrijfscultuur te ver uiteen lopen, is het wellicht verstandig om je heen te kijken bij organisaties waar vaste tijden de standaard zijn.

5. accepteer je manager, accepteer geen onzin. Hij is zoals hij is en hij heeft (net als jij, toch?) zijn kwaliteiten en valkui-

len. Wel heb je invloed op je eigen handelwijze, en daarmee op hoe er met jou wordt omgegaan! ‘You teach people how to treat you’ is een bekende oneliner van de super-Amerikaanse ‘Dr. Phil’ die ik hoewel ik lang niet altijd van de man gecharmeerd ben - altijd graag aanhaal.

6. relativeer. Als je grip krijgt op de situatie en minder geleefd wordt, hebben kleine voorvallen minder vat op je.

Weet deze met wat humor in perspectief te plaatsen en ‘choose your battles wisely’.

7. Geef en ontvang feedback volgens de feedbackregels. Benoem feiten en gedrag, het effect daarvan voor (en op) jou en doe een verbetervoorstel. Dat baseer je op inzichten uit de waarnemingsposities I en II en op de adviezen die je in waarnemingspositie III gegenereerd hebt. Maak er een dialoog van: verbeteringen bereik je niet door eenzijdig stoom af te blazen, maar door sa-

men te overleggen over oplossingen.

Geef het goede voorbeeld en sta op jouw beurt open voor feedback. Schiet niet in de verdediging, maar vraag erop door en leer ervan!

Tot slot Klinkt mooi? Dit is ook voor jou weggelegd.

Als jij niet ingrijpt, zal een ander het niet voor jou doen. Het is misschien spannend om de lead te pakken. Zal men dat wel accepteren? Maar doe je niets, dan blijf je overgeleverd aan de vele grote en kleine wensen van anderen. Het is jouw verantwoordelijkheid ervoor te zorgen dat je plezier hebt in je job en in de samenwerking met je manager en je collega’s. En waarschijnlijk... word je juist verrast met waardering voor je sterke opstelling! < *Heleen ter Avest van Invest Coaching & Training helpt assistants om met vertrouwen en plezier de lead te nemen op hun werk. Zij schreef het gratis e-bookje ‘Feedback de baas - 9 succesfactoren voor in je verander(en)-de rol van assistant’. (www.investcoaching.nl)

(advertentie)

10

MANAGEMENT SUPPORT FEBRUARI 2013

cARRIèRE

Grijp je kansen in 2013

It’s all up to you!

Kan jouw secretariële carrière wel een frisse start gebruiken in het nieuwe jaar? Blijf dan niet hangen in een functie waar je je niet prettig bij voelt. Ontdek je echte ambities en ga over tot actie om ze te verwezenlijken.

Het kan echt allemaal!

But… it’s all up to you!

Tekst Marjo van Lijssel

Veel vrouwen vinden het lastig om in werksituaties voor zichzelf op te komen. Mirjam Wiersma komt ze regelmatig tegen. Ze is trainer voor managers, secretaressen en zzp’ers en auteur van het boek Je eigen PR. Zeg eens eerlijk, hoe stel jij jezelf voor bij een nieuwe of potentiële werkgever? Waarschijnlijk geef je je CV af of som je alle banen op die je hebt gehad. Volgens Wiersma is dit niet dé manier om aan ‘eigen’ PR te doen. ‘Vertel daarentegen over je passies voor het vak en geef voorbeelden van je successen’, adviseert ze.

Eigen roem stinkt, of juist niet?

In onze cultuur heersen volgens Mirjam Wiersma nog steeds vooroordelen omtrent vrouwen in een werksituatie. In haar boek Je eigen PR gaat ze hier dieper op in. Zo zouden vrouwen niet ambitieus zijn, blinken ze uit in bescheidenheid, hebben ze een negatief beeld bij de term ‘kantoorpolitiek’, missen ze succesvolle vrouwelijke rolmodellen en ondervinden ze last van het negatieve vrouwbeeld in managementposities. ‘Kantoorpolitiek wordt vaak uitgelegd als netwerken, manipuleren en onderhandelen. Maar wat is er nou negatief aan netwerken?’, vraagt ze zich af. ‘Het zorgt er juist voor dat je je werk beter kan doen. Het is een actieve manier van communiceren met je omgeving.

Manipuleren klinkt inderdaad erg negatief.

Het is echter een gekleurde term. Invloed uitoefenen klinkt veel positiever. En ja, natuurlijk is dat belangrijk als je succesvol wilt functioneren. Onderhandelen is een standaard onderdeel van de meeste banen en ook privé onderhandelen we heel wat af.

Dus dit behoort al lang tot onze bagage.

Met andere woorden: kantoorpolitiek is een beladen term die ook op een positieve manier kan worden neergezet.’

Vooral vrouwen hebben volgens Mirjam Wiersma bescheidenheid als deugd nog hoog in het vaandel staan. Eigen roem stinkt.

Maar is dat werkelijk zo?

Uit onderzoek (bron: Je eigen PR) blijkt dat een spreker die een grote nadruk legt op zijn eigen deskundigheid, als geloofwaardiger beoordeeld wordt dan een spreker die weinig nadruk legt op zijn eigen deskundigheid. ‘Vrouwen zijn bij het voorbijkomen van een kans eerder dan mannen geneigd om te zeggen: nu nog maar niet’, aldus Wiersma. Ze zien sneller beren op de weg. Toch is het slimmer om af en toe wel je vinger op te steken. Je zult zien dat je er veel voor terug krijgt en uiteindelijk wordt het gemakkelijker om stappen te zetten die je dichter bij je doel brengen.’ Janneke Bakker, secretaresse bij een onderwijsinstelling, kreeg het voor elkaar om haar functie aantrekkelijker te maken. ‘Alleen het uitvoeren van de klassieke secretaressetaken gaven me geen voldoening meer’, zegt ze. ‘Ik vond het saai. Onderwijsapplicaties boeien me juist mateloos. Dáár wil ik me verder in ontwikkelen. Op een zeker moment ben ik op mijn directeur afgestapt. Ik heb hem verteld over mijn ambities. Hij ging akkoord, want er was nog ruimte over in mijn takenpakket.

Nu zit ik als enige secretaresse in een projectgroepje dat zich bezighoudt met het ontwikkelen en stroomlijnen van onderwijsapplicaties. Ontzettend leuk! Als ik dit zelf niet

MANAGEMENT SUPPORT FEBRUARI 2013

had aangekaart, was deze kans gewoon aan mijn neus voorbij gegaan!’

Zorg goed voor jezelf Op dit moment zijn er meer voorbeelden van succesvolle mannen dan van vrouwen. Toch hoeft dat volgens Mirjam Wiersma geen belemmering te zijn voor vrouwen om aan eigen PR te doen. ‘Je kunt bijvoorbeeld lid worden van een vrouwennetwerk’, suggereert ze.

Of je benadert succesvolle vrouwen of man-

11

cARRIèRE

KlErEn maKEn dE VrOuw Uit onderzoek (bron R. Willemsen, De stijl van succes, blz. 82) blijkt dat een secretaresse gekleed in trui en spijkerbroek op slechts 4 procent van de mensen een positieve uitstraling heeft. Terwijl zakelijk geklede secretaresses scoren met 95 procent. ‘Vrouwen denken soms dat alles kan’, zegt Mirjam Wiersma. ‘Maar als je ambitieus bent en gevraagd wil worden voor bepaalde projecten kun je beter niet met teenslippers naar kantoor gaan. Ook al is het nog zo warm, staan ze nog zo mooi en zitten ze nog zo lekker.

Met je kleding kun je sturen. Door kleding te dragen die past bij de functie die je beoogt, wordt je eerder gezien als geschikte kandidaat. Je kunt ook je uitstraling zakelijker of juist toegankelijker maken. Een leren jack of colbertje komt bijvoorbeeld heel sterk over. Zwart, wit, en donkerblauw zijn zakelijke kleurcombinaties, een colbert geeft een zakelijke snit. Als je zakelijk en toch wat zachter over wilt komen, is een colbert van een wollige, aaibare stof erg geschikt.’

nen binnen je organisatie voor mentorschap.

Je eigen PR goed voeren betekent voor mij dat je er in slaagt om een groot netwerk op te bouwen en dat je jezelf zichtbaar durft te maken in je organisatie. Want daarmee kun je kansen creëren.’

Mieke van Dommelen (foto boven) is mede-eigenaar/directeur van het bedrijf ‘de Participatieformule’, een adviesbureau voor het oplossen van participatievraagstukken. Daarvóór was ze vier jaar directeur van een door haar zelf uitgebouwde sociale onderneming in de Geestelijke Gezondheidszorg. Mieke legde een lange weg af om zover te komen, want ze startte haar loopbaan als verpleegkundige in de verslavingszorg. ‘Ambitie durven tonen is een van de belangrijkste eigenschappen om je doel te bereiken’, verklaart ze. ‘Ik vraag me af of man of vrouw zijn daadwerkelijk wat uit maakt. Het zit ‘m volgens mij meer in de persoon. Ik leidde op 35-jarige leeftijd een afdeling. Mijn managementteam bestond uit allemaal 45-plussers. Het feit dat ik als jonkie de leiding had, vond ik veel bijzonderder dan vrouw zijn. Ambitie tonen is positief. Hetzelfde geldt voor jezelf onderscheiden en risico’s durven nemen. Dat vraagt om lef. Tegen de Raad

12

van Bestuur heb ik destijds gezegd: ‘Luister, ik wil graag mijn afdeling verzelfstandigen, maar ik wil dan wel zelf directeur worden’. Je moet dat voor jezelf regelen. Anders komt er iemand anders in jouw plaats. Kansen kun je voor een groot deel zelf creëren, daar ben ik van overtuigd. Maar je moet ze vooral ook pakken.

Goed voor jezelf zorgen in dat opzicht is volgens mij iets wat vrouwen lastiger vinden dan mannen.’ gunfactor ‘Ik denk dat de gunfactor erg belangrijk is’, zegt Mieke van Dommelen. Ik ben in mijn loopbaan genoeg obstakels tegengekomen.

Toen ik twee jaar manager was, lag mijn idee over het verzelfstandigen van mijn afdeling op tafel. De Raad van Bestuur had ik vrij snel achter me staan. Maar ik ben ongeveer een jaar bezig geweest om de rest van de organisatie mee te krijgen. Veel mensen vonden het onzin, zowel vrouwen als mannen. Ze zeiden: ‘Waarom moet jij directeur worden? Je bent net manager’? Ik heb toen een externe coach in de arm genomen, om mij te begeleiden in dit traject. Dat heeft mij enorm geholpen. Ik wist dat het erop of eronder was. Het pad dat ik volgde zou me de kop zou kunnen kosten. Ik gaf immers leiding aan een club die moest gaan ondernemen in een politiek bestuurlijke context. Niet de meest eenvoudi-

ge opgave, want politiek, bestuurlijk en ambtelijk staan haaks op ondernemen. Toch lukte het. Ik werd directeur en bracht de omzet van vier miljoen naar een kleine acht miljoen.’

Eén ding werd Mieke van Dommelen duidelijk na deze ervaring. Loopbaanstappen moet je echt zelf zetten. Niemand anders doet het voor je. ‘Tijdens mijn functie als directeur zag ik ook regelmatig hoeveel moeite het sommige secretaressen kostte om hun ambities na te streven. Ze lieten leuke kansen aan zich voorbij gaan. Ik vind dat jammer. Secretaressen zijn grote organisatietalenten. Met die skills kunnen ze juist veel bereiken, mits ze die ook voor zichzelf inzetten. Helaas durven ze het vaak niet. Een goede directeur vindt het echter fijn om zijn medewerkers te helpen om hun ambities na te streven. Dus mijn advies is: ga met je leidinggevende om de tafel en vertel wat je graag wilt.’

Volg je hart In haar boek heeft Mirjam Wiersma een praktisch stappenplan opgenomen voor iedereen die steun kan gebruiken bij het maken van een persoonlijk PR-plan. ‘Ik merk dat vooral vrouwen het nut niet zo inzien van af en toe een praatje maken met collega’s op de afdeling of even informeel bij de baas binnenlopen. ‘Daar word ik toch niet voor betaald’, zeggen ze dan. ‘Ik moet produceren’. Maar het werken gaat beter en sneller als je wel contacten onderhoudt met mensen binnen je organisatie. Want als jij achter je bureau urenlang bezig bent met het bedenken van een plannetje, terwijl later blijkt dat niemand jouw plan steunt, dan is al dat werk voor niets geweest.’ Volgens voormalig secretaresse Manjo Stevens hoort een zekere bescheidenheid een beetje bij het karakterprofiel van de secretaresse. ‘Van nature ben ik niet iemand die graag op de voorgrond staat’, vertelt ze.

‘Ik regel graag dingen achter de schermen, voor andere mensen. Mijn grote kracht zit ‘m in ondersteunende taken. Ik denk dat veel secretaressen zich hierin herkennen.

VIjf gOudEn tIps VOOr EEn amBItIEus 2013 1.

2.

3.

4.

5.

Bedenk in alle rust wat je wilt bereiken.

Maak voor jezelf een 30 seconden pitch over wat jou boeit aan het vak.

Ga na welke relaties je wilt leggen.

Maak een stappenplan van hoe je je doelen wilt bereiken.

Ga er meteen mee aan de slag als je op je werk bent.

MANAGEMENT SUPPORT FEBRUARI 2013

cARRIèRE

Toen ik mijn eerste baan kreeg, had ik mijn handen vol aan het op tijd af krijgen van mijn werk, de klassieke secretaressetaken.

Daar word je in eerste instantie toch op beoordeeld. Pas veel later in mijn loopbaan, toen ik wat meer zelfvertrouwen kreeg, ging ik nieuwe taken naar me toe trekken, zoals het verder automatiseren van het secretariaat en het opzetten van een arbobeleidsplan. Mijn toenmalige directeur steunde mij hierin. Hij vond het fantastisch dat ik deze ambities had. Na vijf jaar hield ik het secre-

jE EIgEn pr ‘Bescheidenheid siert de mens’ en ‘Eigen roem stinkt’ zijn twee bekende Nederlandse gezegden, die de meeste vrouwen braaf volgen. Maar deze valse bescheidenheid is funest voor je zakelijke zichtbaarheid en daarmee voor je carrière. Het boek Je eigen PR laat zien hoe je je in werksituaties zakelijk, professioneel en toch vrouwelijk manifesteert. www.helemaaljij.nl.

taressevak voor gezien. Ik koos voor een omscholing in de journalistiek. Dit was weliswaar een totaal andere richting, maar ik kwam er achter dat mijn hart daar lag. Intussen ben ik al 15 jaar met veel plezier werkzaam als journalist.’

Het idee dat het je allemaal wel komt aanwaaien als je je werk goed doet klopt niet volgens Mirjam Wiersma. ‘Daar is de wereld te complex voor. Een leidinggevende gaat niet met een zaklamp zoeken naar het talent in zijn organisatie. Als je meer aan je eigen PR werkt, kun je sturen naar wat je functie inhoudt of gaat inhouden. Netwerken is daarbij erg belangrijk. Je hoort dan bijvoorbeeld sneller of er ergens een projectteam wordt opgericht waarbij managementondersteuning nodig is. Maar eerst doe je een stapje terug en denk je over welke kant je op wilt. Vervolgens maak je een stappenplan van hoe je dat gaat aanpakken. Sommige secretaresses vinden het lastig om te vertellen wat ze leuk vinden aan hun vak. Dan ben ik heel hard en zeg op een gegeven moment: ‘Volgens mij

partIcIpatIEfOrmulE De Participatieformule is een adviesbureau voor het oplossen van participatievraagstukken. Het doel is het creëren van ondernemingen waarin sociaal kwetsbare personen naar vermogen kunnen participeren. Meer informatie: www.departicipatieformule.nl

heb jij de verkeerde baan’. Want als je niets kunt verzinnen wat je leuk vindt aan je werk, dan lijkt het me een lange rit tot je pensioen.’ < Titel: Je eigen PR Auteur: Mirjam Wiersma Uitgever: Unieboek Het Spectrum Prijs: € 9,99 (e-bookversie)

(advertentie)

ERFUL LABELS ARE POW WHAT DOES YOURS SAY? W

brother.nl/labels

Nu verkrijgbaar vanaf

29.

95

bro_ptd200vp_210x145.indd 1

MANAGEMENT SUPPORT FEBRUARI 2013

Het PT-D200VP beletteringsysteem tteringsysteem wordt geleverd inclusief handige opbergkoffer, adapter en startertape 15-01-13 11:12

13

cOMMUNIcEREN

E-mailminderen

Minder mail begint bij jezelf Iedereen weet dat e-mail afleidt en je concentratie ondermijnt. En toch blijven onze mailboxen vollopen met ‘urgente’ berichten, nieuwsbrieven, LinkedInupdates en kattebelletjes, en blijft de druk om snel te antwoorden hoog. Terwijl de tijd steeds meer gaat ontbreken om daadwerkelijk actie te ondernemen op elke mail die binnenkomt. Is een jaarlijkse e-mailloze vrijdag genoeg, is het tijd voor vernieuwde e-mailetiquette of voor zwaardere maatregelen?

Tekst Vera Bot

Tijdens het schrijven van dit artikel heb ik al honderd keer mijn mailbox bekeken en nieuwe mailtjes geopend. Mijn telefoon geeft een bliepsignaal wanneer er nieuwe mail binnenkomt. Ik kan mijn nieuwsgierigheid dan niet bedwingen en móét simpelweg kijken. Terwijl ik weet dat het onverstandig is en slecht voor de concentratie. Hoe komt dat? Waar komt dit gedrag vandaan?

En wat doe ik eraan?

Desgevraagd antwoordt psycholoog Roos Woltering: ‘We zijn verslaafd aan prikkels: we zijn echte urgentiejunkies. Het geeft ons een goed gevoel om bezig te zijn met dingen die urgentie hebben, we voelen ons dan nodig en belangrijk. Ook zijn we er aan gewend geraakt direct te reageren op prikkels afkomstig uit de buitenwereld en zijn we veelal bezig met het bevredigen van kortetermijnbehoeftes. We hebben nú honger, moeten nú online nieuwe schoenen shoppen en willen nú weten wat er in de e-mail staat. Want misschien is het wel urgent…

De meeste mensen hebben dan ook moeite met het uitstellen van behoeftebevrediging.

Een signaal dat er een mailtje binnenkomt, of puur de gedachte of de hoop dat er post is, kan zo overheersend zijn dat je móét kijE-mailminderen: korte tips E-mailcharter oftewel: een protocol.

Een e-mailcharter is het nieuwe woord voor protocol. Online vind je een mooie van TED’s Chris Anderson: http://www. emailcharter.org. Hier kun je regels kwijt voor (b)cc-gebruik, antwoordtermijn, taalgebruik en alternatieven.

Zie kader op pagina 15.

14

pIonIErS MET zEro E-MaILprograMMa Een opmerkelijk besluit in dit kader is van Atos Origin.

Dit bedrijf kondigde aan eind 2013 te stoppen met interne mail. Voor hun plan kregen ze de Frost & Sullivan Global Visionary Innovation Award 2012.

Programmamanager Mischa van Oijen vertelt: ‘E-mail is slechts het symptoom van een probleem. Het wordt gebruikt als een Zwitsers zakmes: voor van alles en nog wat dus. Er werken bij Atos 80.000 mensen over de hele wereld en gemiddeld ontvangt een werknemer zo’n 75 mailtjes per dag en verstuurt er 20. Het wordt onhoudbaar. We willen een efficiëntere manier van werken; het delen van ideeën, bestanden en het stellen van vragen, kan effectiever dan via mail. Daarom zijn we begonnen met het creëren van bewustzijn over mailgedrag. Opmerkelijk is dat bleek dat onze PA’s voorop lopen: zij zijn de belangrijkste schakels in informatiebeheer en weten daar goed mee om te gaan. Naast deze awareness is het de bedoeling dat men uiteindelijk met elkaar gaat communiceren via een intern sociaal platform, een soort Facebook dat ook lijkt op Yammer.’ Overigens blijven de e-mailaccounts bij Atos bestaan: Outlook blijft beschikbaar om mails van externe relaties en klanten te ontvangen.

ken: je behoefte aan nieuws en afleiding bevredigen dus.’

De nadelen zijn legio: kans op hoge bloeddruk, stress en een kortere aandachtsspanne. We laten ons voor onze taken leiden door de mailbox terwijl onderzoekers aan de universiteit van Californië ontdekten dat jezelf afsluiten van e-mail je stressniveau kan laten dalen, en de productiviteit doet stijgen omdat je beter kunt focussen. Je krijgt een langere aandachtsspanne. Daaruit vloeien andere voordelen voort: meer persoonlijk contact, meer werk verzetten, betere en langere concentratie, met rust en aandacht toekomen aan je taken. E-mail lijkt tegenwoordig een doel op zich te worden in plaats van een handige, tijdbesparende, snelle manier van communiceren. De voor-

delen van weleer (snel, direct, laagdrempelig) worden nadelen. We overspoelen elkaar met mail, zelfs degenen die naast of tegenover ons zitten in de kantoortuin (ook ik).

En we verwachten nog snel antwoord ook.

Kom ik terug van vakantie dan ben ik een halve dag in touw om mijn mailbox te schonen.

Sociale luiheid Werk of gekkenwerk? Gunnar Michielssen is er duidelijk over. Hij is organisator van het seminar ‘Afkicken van e-mail’ en een veelgevraagd adviseur en spreker over e-mailgebruik en communicatiecultuur. ‘Totaal van de zotte natuurlijk. Mail heeft het professionele leven volledig overgenomen, en dat heeft veel nadelen. Iedereen beaamt dat, maar men doet er niets aan.’ Er ligt een belangrijke reden aan ten grondslag. ‘E-mail is

MANAGEMENT SUPPORT FEBRUARI 2013

cOMMUNIcEREN

VErTaLIng cHarTEr Van cHrIS andErSon: EEn E-MaILproTocoL 10 regels om de negatieve e-mailspiraal om te draaien 1. Respecteer de tijd van de ontvanger. Verzend je een mail dan is het aan jou om de tijd die het de ontvanger kost te bekorten, zelfs als dat betekent dat je zelf meer tijd moet besteden aan een goed opgestelde tekst voordat je ‘m verstuurt.

Gunnar Maichielssen: ‘Mail heeft het professisonele leven volledig overgenomen

een vorm van sociale luiheid: de telefoon pakken of langslopen kost meer moeite.

Men ontwijkt een directe confrontatie liever en rammelt er een mailtje uit. Ook bellen betekent een kleine mentale inspanning, een drempel dus. En die omzeilt men liever.

Mensen zoeken liever de weg van de minste weerstand.’

E-mailloze vrijdag Hij kwam met een remedie: de laatste vrijdag van november bombardeerde hij tot ‘e-mailloze vrijdag’. Zet het al zoden aan de dijk? Wie vrijdag zijn inbox dicht laat, krijgt immers maandag de rekening. Feitelijk werkt het pas als iedereen meedoet.

Gunnar: ‘E-mailloze vrijdag is vooral bedoeld om mensen bewust te maken van de nadelen.

Je hebt door alle mails minder vat op je eigen werk. Als je een dag niet mailt, betekent dat meer tijd voor andere taken, werk dat is blijven liggen, en binnen een uur gedaan is. Simpelweg omdat je niet bezig bent met mail. En er zijn genoeg alternatieven: pleeg een telefoontje of loop even langs bij die collega.’ goed voorbeeld Goed voorbeeld, doet goed volgen.

Bouke van Kleef, directeur van AVK Training & Advies, meent dan ook: ‘De beste weg om te minderen met mail is even simpel als effectief: gebruik zo min mogelijk het knopje ‘Nieuwe e-mail’, ‘Beantwoorden’ en al helemaal niet ‘Allen beantwoorden’. Verstuur dus zelf minder mail.’ Een e-mailloze dag werkt volgens hem ook alleen als dat regelmatig gebeurt. ‘Neem de e-mailloze vrijdag bijvoorbeeld op in een protocol of spreek af dat interne CC verboden is. En zet in je handtekening standaard een opmerking als: ‘help mij e-mailminderen, ik hoef geen antwoord op deze e-mail. Uitdaging aan jou is dan zo duidelijk te communiceren dat er ook geen antwoord nodig is.’ Het is daarnaast ook veel moderner mails te sturen als je er-

2. Kort of traag antwoorden is niet onbeleefd. Gezien de enorme lading mails is het logisch dat antwoorden tijd kost en dat collega’s niet in detail op je vragen ingaan.

Niemand wil overkomen als een onbeleefde hork, dus vat het niet persoonlijk op.

3. Wees helder. Dat begint al bij de onderwerpregel. Voeg een categorie toe: [info], [actie], [lage prioriteit]. Is je mail langer dan vijf regels, zorg er dan voor dat in de eerste regel al duidelijk is waarom je mailt. Vermijd rare fonts en kleuren.

4. Stop met het stellen van open vragen. Lange mails sturen met een open vraag als ‘wat denk jij hiervan?’ zijn niet handig. Zelfs een vraag als ‘hoe kan ik je helpen?’ is niet behulpzaam. Pak het zo aan: ‘Kan ik je helpen door a) te bellen, b) langs te komen, of c) me erbuiten te houden?’

5. Stop met het versturen van CC’s. CC’s zijn als konijntjes. Elke toegevoegde geadresseerde zorgt voor een langere responstijd. Denk daar niet te licht over. Kies niet te snel voor ‘Reply all’. Wie weet hoef je maar enkelen te antwoorden. Of niemand.

6. Beperk de waslijst aan mailtjes die je doorstuurt. Stuur geen ellenlange lijsten aan mails door. Beperk je tot een stuk of drie. Of pak de telefoon.

7. Beperk attachments. Zet logo’s niet in bijlagen. Het kost tijd om ze voor niets te openen. Zet teksten niet in bijlagen als het ook in de lopende mail had gekund.

8. Voer ‘codes’ in als EOM (End Of Message) en NNTR (No Need To Respond). Past je boodschap in zes woorden? Zet ze dan in de onderwerpregel, gevolgd door EOM (End Of Message). De ontvanger hoeft dan niet eens je mail te openen.

9. Stop met het sturen van inhoudsloze kreten. Zoals: ‘graag gedaan’ of ‘bedankt’ of ‘vind ik ook’.

10. Bouw periodes in (halve dagen) zonder e-mail.

gens niet aan toe komt en het dus NIET lukt, in plaats van bij iedere microtaak een e-mail te zenden als ‘Ik heb het gedaan hoor’ en reactie terug ‘bedankt’. Wat op korte termijn vaak erg goed helpt is op een centrale plek taken bijhouden voor een team, dit kan in Outlook, maar ook bijvoorbeeld in SharePoint, BlueKiwi of Asana.

Het nieuwe Werken Dat lijkt simpel, maar is het dat ook? Mail lijkt de kern van ons werk te vormen, en helemaal nu Het Nieuwe Werken steeds meer vaste voet aan de grond krijgt en meer mailverkeer in de hand werkt. Tijd- en plaatsonafhankelijk werken betekent immers dat niet iedereen op hetzelfde moment beschikbaar is, en dan lijkt een mail sturen de beste oplossing. Gunnar Michielssen waarschuwt:

MANAGEMENT SUPPORT FEBRUARI 2013

‘Ik ben geen voorstander van tijdsonafhankelijk werken. Mensen blijven permanent aan het werk, je blijft psychisch verbonden, komt niet los. Het voordeel dat plaatsonafhankelijk werken oplevert - geen reistijd, rustig en geconcentreerd kunnen werken en meer creativiteit - verlies je doordat mensen stand by blijven staan, niet loskomen van kantoor.

Zonde. Het is van de zotte dat mensen thuis gaan werken omdat het daar rustiger is. Ze ontvluchten de kantoortuin. Afstand nemen - letterlijk - van het werk is goed: je komt los.

Dat is goed voor de creativiteit.’ Maar hoe dan om te gaan met werken op afstand?

‘Ten eerste: onthoud dat e-mail een asynchroon communicatiemiddel is. Dat is een voordeel, maar ga hier handig mee om: check je mail een paar keer per dag, struc-

15

cOMMUNIcEREN

E-MaILMIndErEn: korTE TIpS

LInkEdInTIpS

1. Check je mail slechts een paar keer per dag. Voor bijna iedereen is dit haalbaar, ook voor secretaressen.

2. Zet push-notificaties op je telefoon of tablet uit. Ze leiden alleen maar af. Je hebt geen herinnering aan binnenkomende mail nodig, als je sowieso tijdelijk geen mail wilt bekijken.

3. Spreek met je collega’s af dat spoedklussen niet via de mail, maar via de telefoon binnenkomen, of via een persoonlijk bezoekje. Zo wordt de noodzaak om de mailbox met argusogen in de gaten te houden al veel kleiner.

4. Zet je mailprogramma helemaal uit. Wég afleiding. Of zet notificaties in je mailprogramma uit.

5. Stel een automatische beantwoorder in om collega’s op de hoogte te stellen van je nieuwe beleid. In Gmail kun je de Vacation Responder gebruiken, deze kun je bijvoorbeeld alleen aan je collega’s zenden (niet aan externen). Houd wel een ‘alarmlijn’ open, voor brandende vragen en bloedspoedklussen.

6. Je inbox is geen takenlijst. Gebruik je mails dus niet om daar steeds klussen uit te vissen. Het kost veel tijd en gaat ten koste van je concentratie.

7. Stuur zelf minder mails. Vraag je af of een mail de juiste manier is. Heb je veel info nodig, dan is bellen of langslopen makkelijker en sneller.

8. Reageer niet op (B)CC’s. Deze mails bevatten info, maar je hoeft hier geen actie op te ondernemen.

9. Gebruik spaarzaam de ‘reply to all’.

10. Forward geen mails zonder toelichting. Voeg een regel toe voor uitleg, een vraag of opmerking, anders kun je er donder op zeggen dat er een mailwisseling ontstaat met vragen als ‘wat moet ik hiermee’ of ‘waar gaat dit over?’

11. Stop met discussies in mails. Doe dat in een persoonlijk overleg of tijdens een vergadering.

12. Stuur geen mails als je boos of overstuur bent.

13. Zeg nieuwsbrieven op die je niet leest.

14. Zet ontvangst- en leesbevestigingen uit.

15. Beperk het intern versturen van bijlagen, of... stop er helemaal mee. Stuur een link naar het betreffende bestand op de netwerkschijf of deel alles in de ‘cloud’, online dus. Altijd de meest recente versie bij de hand en geen verstopte inbox meer door gigabytes aan bijlagen.

16. Houd het kort, stel één vraag aan één persoon. Snijd één onderwerp aan per mail.

Kans wordt groter dat je daadwerkelijk en sneller antwoord krijgt.

17. Neem direct een beslissing op de zeldzame momenten dat je wél naar je mail kijkt. Betekent niet dat je direct een actie gaat uitvoeren (tenzij dat lukt in 2 minuten), maar wel dat je een besluit neemt; bijvoorbeeld ‘later lezen’ (nieuwsbrieven), ‘wacht op’ of ‘actie’ (inplannen in takenlijst) of simpelweg ‘verwijderen’. Laat mail niet (on)gelezen in je inbox staan.

18. Muis minder, leer sneltoetsen kennen voor je mailprogramma. Het scheelt tijd en je verkleint de kans op rsi.

Secretaressen checken niet alleen hun eigen e-mail, ook de inboxen van manager(s), leidinggevenden of groepsmailboxen. Een hoop werk. In de LinkedIn Groep maakte dit item dan ook veel los. Tips voor een overzichtelijke mailbox:

tureer je mail en maak gebruik van alternatieven. Ten tweede: schrijf mailtjes niet zoals je brieven zou schrijven. Begin met de conclusie (dat is immers de belangrijkste informatie). Schrijf kort en krachtig. Mails worden slordig gelezen en nog slordiger geschreven.

Daar valt een grote inhaalslag te maken. Ten derde: mail is niet altijd het beste middel.

Bedenk goed of een mail op zijn plaats is.

Ingewikkelde vraag? Veel interactie nodig?

Heeft een bericht emotionele lading? Pak de telefoon of ga een face-to-facegesprek aan.’

Haarlemmerolie Ingrid van Dijk (Beddingwerk) geeft workshops efficiënt e-mailen en begeleidt bedrij-

16

• Werk met kleuren, bijvoorbeeld voor ‘wacht op antwoord’ of voor CC’s.

• Beslis direct wat je met een mail doet: doorsturen, verwijderen, plannen in takenlijst, beantwoorden.

• Check 2 à 3 keer per dag 30 minuten je mail.

• Maak gebruik van ‘regels’: Janneke Korbee schrijft dat zij mensen die haar in de (b)cc zetten automatisch een mail stuurt met daarin de termijn waarbinnen ze de mail bekijkt. ‘Ik kijk drie keer per dag naar de postvakken van mezelf en mijn managers. De mails die ik direct wil behandelen, laat ik openstaan. Als ik er nog iets mee moet, zet ik ze terug op ongelezen en afgehandelde mail gaat in het archief of in de prullenbak.’

Hoe beleefd en aardig ook bedoeld: het is zinloze vervuiling.

ven bij het opstellen van e-mailprotocollen.

Zij meent dat persoonlijk contact de Haarlemmerolie van het werk is. ‘Mail zorgt voor veel ruis in organisaties. Dit komt omdat er te veel en te snel onduidelijke mails worden verstuurd. Bedenk bij iedere vraag die je hebt wat het beste medium is. Telefoon, face-to-face of mail. Als je kiest voor mail, houd het dan kort en ‘to the point’ en geef duidelijk aan waar je antwoord op wilt en wanneer. Als het haast heeft kun je beter even bellen om te checken of iemand tijd voor je heeft’. En mail je tóch, gebruik dan een systeem als Getting Things Done om overzicht te bewaren. Het brengt rust. En stop met mailtjes als ‘bedankt’ en ‘doe ik’.

Einde mailtijdperk?

Over één vraag zijn zowel Gunnar als Ingrid het eens: e-mail is een blijver. Het blijft een handig communicatiemiddel, mits het niet ten ondergaat aan z’n eigen succes. Gunnar stelt: ‘Het is een werelduitvinding, net zoals de auto maar... daar staan we ook mee in de file! Voorwaarde is dat het op de juiste manier gebruikt wordt, niet misbruikt zoals nu het geval is.’ Ingrid: ‘We moeten veel bewuster omgaan met mail: zakelijk en to the point. En het blijft een belangrijk medium voor externe relaties.’ Daarentegen stelt Bouke van Kleef: ‘E-mail is de nieuwe fax: ouderwets dus. Mail zoals deze nu wordt gebruikt, heeft binnen circa vijf jaar geen bestaansrecht meer.’ opvoeding Goed: bewuster e-mailen, je mailbox slim inrichten, krachtig en to the point formuleren... Er zijn honderden tips te geven.

Punt is dat het alleen gaat werken als iedereen zich eraan houdt. Tijd voor opvoeden dus. En het zou best kunnen zijn dat secretaressen daar een grote rol in zullen en moeten spelen. <

MANAGEMENT SUPPORT FEBRUARI 2013

wERkORGANISATIE

Goede voornemens; zo houd je ze vol Sommige dingen komen elk jaar terug: Kerstmis, Sinterklaas, Pasen, Carnaval en óók de goede voornemens. Iedereen kent ze, maakt ze waarschijnlijk ook maar weet dat het daar meestal bij blijft. Hoe komt dat toch? Nu gaan we het hier niet hebben over afvallen of stoppen met roken. Op deze pagina beperken we ons tot de goede voornemens op kantoor: de invulling van je werkdagen, de voorgenomen inzet voor die opleiding, het nu toch écht opschonen van het archief enzovoort. Moeilijk maar niet onmogelijk!

Tekst Trudis Baart

Goede voornemens gaan meestal over twee dingen: het wijzigen van je gedrag (op tijd naar huis, vaker ‘nee’ zeggen) en het tonen van doorzettingsvermogen. Goede voornemens worden op bepaalde momenten in het jaar uitgesproken: na een slechte beoordeling, als je doodmoe uitziet naar een paar vrije dagen, als je je partner ’s avonds alweer probeert uit te leggen dat je echt niet élke avond thuiswerkt. Juist die momenten waarop je voelt dat er iets moet veranderen, wil je goede voornemens maken. Volgende week, volgend jaar wil je echt iets veranderd hebben in je werkgewoontes.

Je meent het echt; de intentie is er. Waarom lukt het toch vaak niet?

En als je dan al besloten hebt tot een verandering, voeg dan de daad bij het woord.

Kleine stappen Maar goed hoe zit het dan met dat archief dat je echt opgeschoond wilt hebben, maar waar je maar niet aan toe lijkt te komen?

De verklaring is te vinden in de omvang van de klus, in combinatie met je eigen uitstelgedrag. Het archief opschonen kost je vele uren en die zul je zelden beschikbaar hebben, dus begin je er niet eens aan. Maar als je de archiveerklus opdeelt in kleinere

De redenen: de omvang van je voornemens, je eigen uitstelgedrag en ongeduld Veranderen kost tijd en energie Beschrijf op papier nauwkeurig wat je motivatie is om die gedragsverandering in gang te zetten en wat dat jou zal opleveren. Houd dit beeld voor ogen (en lees het nog eens na) als je toch dreigt terug te vallen in ‘fout’ werkgedrag. Formuleer heldere doelen en beschrijf daarbij wat het je in positieve zin zal opleveren. Dus niet: ik wil niet meer overwerken, maar: ik wil tijd doorbrengen met mijn vrienden.

Zorg ervoor dat je doelen haalbaar en concreet zijn. Formuleer je doelen SMART: maak je doelen Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch en Tijdgebonden. Als je dat doet is de kans groot dat je je aan je voornemens zult houden. Keulen en Aken zijn ook niet op een dag gebouwd en veranderen van werkgewoonten kost heel veel tijd en energie. Een paar seconden elke dag denken aan je voornemen én er naar handelen is vaak al voldoende. Dit denken bouw je langzaam uit met allerlei activiteiten tot zich een nieuw patroon gevormd heeft. Meestal na een week of zes. Het is belangrijk dat je je hoofd laat wennen aan je nieuwe patroon en dat duurt minstens zo lang als een botbreuk laten genezen. Als het een moeilijk voornemen is, dat diep in je werkgedrag zit, dan gaat het waarschijnlijk nog langer duren en loop je altijd het risico op terugval. Maar dat is natuurlijk geen reden om op voorhand de voornemens uit de weg te gaan. Denk goed na en vraag jezelf eerlijk af wat jouw voordelen van je oude patronen zijn en maak een eerlijke keuze. Veranderen of niet… Go or no go. Dat kan elk willekeurig moment ingaan.

MANAGEMENT SUPPORT FEBRUARI 2013

onderdelen (vandaag de bovenste plank van de eerste kast, overmorgen plank nummer twee) en daadwerkelijk stopt als je je doel bereikt hebt (of het nou mee- of tegenviel: je stopt nadat je plank één klaar hebt). Je bent je voornemen dus nagekomen en dat is iets om trots op te zijn. Aan de tweede plank beginnen zal niet zo moeilijk zijn, omdat je weet dat je er binnen redelijke termijn klaar mee bent. Dát geeft de burger moed.

Dus: deel je voornemen op in kleine stappen, houd vol en heb geduld. Succes verzekerd! <

SLECHTE VOORNEMENS DAT ZIJN DIE VOORNEMENS DIE NOG ZIJN BLIJVEN LIGGEN VAN VORIG JAAR

17

COMMUNITY

KWESTIE Nu even niet Mijn middagpauze tijdens een werkdag is me heilig; dan wil ik echt niet gestoord worden.

Jouw vak verandert, verander jij mee?

30,4% Ja inderdaad, want door even afstand te nemen kan ik erna weer fris aan de slag.

27,9% Nee, ik ben altijd beschikbaar, ook tijdens de lunchpauze.

That’s part of the job.

41,7% Of ik pauzeer hangt echt af van het werk, soms schiet het er gewoon bij in.

885 mensen stemden op deze kwestie.

Opleidingen 5 maart - Utrecht Scoren met social media op het secretariaat Ook voor jouw werk kun je voordeel hebben van social media, mits je er goed mee weet om te gaan. Dat leer je tijdens deze training. Zowel het theoretische als het creatieve deel komen aan bod.

7 en 28 maart - Utrecht Doelen stellen, doelen halen Mooie doelen gesteld voor 2013?

Zorg dan dat je ze ook echt haalt.

Leer hoe je moeiteloos je doelen kunt bereiken, ze in overeenstemming brengt met je passies en hoe je een persoonlijk succesplan opstelt.

12 maart - Utrecht Effectiever werken met de iPad Leer hoe je de iPad kunt inzetten als zakelijk hulpmiddel op het secretariaat en hoe je de werkzaamheden productief en effectief kunt organiseren.

Meer informatie en inschrijven: www.managementsupport.nl/ opleidingen

18 18 20

Op 23, 24 en 25 april is het weer zover, de Workshopdagen van Management Support. Vind jij het ook belangrijk om mee te bewegen met de ontwikkelingen binnen jouw organisatie en je vak? Kom dan ook naar de Workshopdagen die er volledig op gericht zijn jouw toegevoegde waarde te versterken en je vakbekwaamheid te vergroten.

✔ Kernvaardigheden ✔ Organiseren ✔ Persoonlijke ontwikkeling ✔ Ontwikkelingen in je vak ✔ Taal en communicatie

Waarop jij jezelf wilt ontwikkelen, bepaal je helemaal zelf. Je stelt het programma zo samen dat het aansluit op jouw werksituatie én persoonlijke leerdoelen. Je hebt de keuze uit maar liefst 32 verschillende workshops, verdeeld over de volgende onderwerpen:

Extra: bonustrack voor € 25,Wanneer je twee workshops op een dag volgt, betaal je voor de tweede workshop slechts € 100,-. Daarnaast kun je ook nog eens een bonustrack van een uur volgen.

Je betaalt hiervoor slechts € 25,-.

Benieuwd naar de onderwerpen van alle workshops en de bonustracks?

Kijk dan snel in de bijgesloten brochure of op www.managementsupport.nl/ workshops.

www.managementsupport.nl/workshops

MANAGEMENT FEBRUARI 2013 FEBRUARI 2013SUPPORT MANAGEMENT SUPPORT

COMMUNITY

Knelpunten van thuiswerkers

DE MEETLAT

Thuiswerken kan een aantrekkelijke en praktische optie zijn, toch geeft 60 procent van de thuiswerkers aan dat zij regelmatig tijdens het werk worden gestoord door gezinsleden.

Big Brother is watching me?

So what.

Bijna de helft van alle werknemers zegt dat de baas actief het internetgebruik in de gaten houdt. Het kan de meesten niets schelen.

De belangrijkste drie problemen voor Nederlandse werknemers die thuiswerken zijn: • Aandacht vragende kinderen of andere gezinsleden (62 procent).

• Gezinsleden en huisdieren die zakelijke telefoongesprekken verstoren (45 procent).

• Moeite hebben met zich concentreren op het werk (35 procent).

Daarnaast klaagt 23 procent over een slechte zithouding vanwege ongeschikt thuiskantoormeubilair. Ook een onbetrouwbare internetverbinding is een probleem voor een op de vijf respondenten (onderzoek van Regus op basis van gesprekken met meer dan 24.000 zakenmensen in meer dan 90 landen).

Wil je dat Het Nieuwe (thuis)Werken voor jou wel een succes wordt? Volg dan tijdens de workshopdagen de workshop ‘Werken in de cloud’ of ‘Het Nieuwe Werken, juist op het secretariaat’.

Kijk op www.managementsupport.nl/ workshops onder het kopje ‘Ontwikkelingen in je vak’

8% heeft hier wel moeite mee Bij 43% wordt internet actief gemonitord in hun organisatie 40% vindt dit noodzakelijk 90% mag LinkedIn bezoeken onder werktijd 71% kan op Facebook 71% mag op Twitter 75% kan op YouTube 55% haalt onder werktijd wel eens privézaken van het internet Voor 17% is dat onmogelijk Bron: overhetnieuwewerken.nl – Tevredenheidsonderzoek dat IT-bedrijf Fujitsu uitvoerde in de Benelux in samenwerking met Citrix.

BOEKENTIP Schrijven met LEF de psychologische kant Stel je schrijfklussen steeds uit?

Moet je vaak moeilijke teksten produceren en levert je dat veel stress op?

Ga dan aan de slag en ontwikkel je schrijftalent met Schrijven met LEF. Je zult merken dat je steeds beter wordt.

Dit boek geeft je inzicht in waarom je uitstelt en in de psychologische kant van je eigen schrijfgedrag. Ook krijg je handige tips om de ideale schrijfomstandigheden te creëren en om te gaan met je eigen weerstand. De methode Schrijven met LEF is ideaal voor iedereen die moet overtuigen door middel van het geschreven woord.

Join in! Ga naar www.linkedin.com, selecteer bij het zoekveld ‘groups’ en vul ‘Management Support Groep’ in.

Volg Management Support op Twitter! Ga naar http://twitter.com/ManagemSupport.

ISBN: 9789462150058 prijs: € 40,95 ex btw

Bekijk verslagen van boeken en evenementen op www.managementsupport.nl/tv.

Meld je ook aan op onze Facebookpagina! Ga naar http://www.facebook.com/managemsupport.

MANAGEMENTSUPPORT SUPPORTFEBRUARI FEBRUARI2013 2013 MANAGEMENT

Bestellen: www.managementsupport.nl/shop

19 19 21

PERSOONlIjkE ONTwIkkElING

Doelen stellen op het secretariaat

Zo bereik je wat je wilt Wilma wil effectiever werken. Joan wil meer balans in haar werk- en privésituatie.

Denise wil dat haar collega’s sneller hun stukken voor de vergadering inleveren. Tanja wil zichzelf beter profileren in de organisatie nu het nieuwe werken een andere manier van communiceren van haar verlangt. Marja wil haar manager overtuigen dat ze salarisverhoging verdient. Robin wil minder last hebben van een vervelende collega. Deze secretaressen zijn stuk voor stuk bezig de situatie waarin ze nu verkeren om te zetten naar een voor hen wenselijker situatie: ze hebben een doel.

Tekst Kristine Ates*

Aanpak De juiste aanpak voor het succesvol doelen stellen begint bij al bekende tips: persoonlijke effectiviteit, timemanagement, het positief beinvloeden van collega’s, effectief kunnen samenwerken, optimaal kunnen ondersteunen.

Maar soms lukt het je niet, ondanks deze methodes, je doelen te halen. Iets lijkt je tegen te houden en je af te houden van het bereiken van deze doelen. Wat kun je dan nog doen?

Zorg dat je de belangrijke dingen in je werk en leven niet de dupe laat worden van allerlei dringende, maar onbelangrijke zaken.

Effectieve secretaressen besteden hun tijd vooral aan zaken die voor hen of hun manager belangrijk zijn. Ze laten zich niet verleiden mee te gaan in de ad-hochectiek van de dag, maar plannen zélf hun dagindeling.

Hun agenda bepaalt niet wat de prioriteiten zijn, hun prioriteiten bepalen hun agenda.

Tijd héb je niet, tijd máák je Effectieve mensen zijn vooral actief in die zaken die belangrijk zijn voor het bereiken van hun doelen en doelstellingen. Het zijn die activiteiten waar zij zelf tijd aan willen besteden. Stephen Covey heeft hiervoor een matrix voor tijdmanagement ontwikkeld, waarin hij vier kwadranten onderscheidt.

Effectieve secretaressen zijn vooral actief in de kwadranten 1 en 2. Natuurlijk is het in het secretaressevak zo dat veel van jouw taken aan het eind van een deadlineperiode liggen. Het voorwerk is veelal door de manager gedaan en op jouw bordje ligt het verzoek om het snel te regelen. Tegelijkertijd kan dat een valkuil zijn als je als een kip zonder kop aan alle taken begint. Het is belang-

rijk om regelmatig tijd in te plannen om te reflecteren of de zaken gaan zoals jij dat wilt.

Daarvoor zijn een aantal zaken van belang: 1. Ken je jezelf?

Iedereen wordt geboren met een aantal talenten. Je kunt ze als een cadeau zien, omdat je ze gewoon gekregen hebt. Ze liggen aan de basis van het gedrag dat jij in jouw dagelijks leven laat zien en waar je veel positieve energie uit haalt. Als je het talent niet kunt toepassen op je werk, merk je dat het negatieve energie geeft, dan lekt er energie uit je weg. Als je binnen je werk persoonlijke doelen stelt, is het belangrijk ze steeds te toetsen aan jouw specifieke talenten. Denk eens na over welke drie talenten jij in je jeugd liet zien. Waar werd je vrolijk en blij

dringend

niet dringend

1 (stress / doen)

belangrijk

In het secretaressevak ben je gericht op het succesvol behalen van jouw doelen of van de doelen van je manager. Meestal is dit een onbewust proces. En dat is nu precies wat er te leren valt. Als je je van deze processen bewust wordt, ben je ook in staat om jezelf die doelen te stellen die je wilt en gaat verwezenlijken.

Met als resultaat: positieve energie, zelfvertrouwen, tijdwinst, waardering, zakelijk succes.

2 (persoonlijk leiderschap / plannen)

• werken met deadlines • crisis • dringende problemen • vervanging wegens ziekte • sommige telefoon en mail

• zelfontplooiing, jezelf kennen • nieuwe mogelijkheden ontdekken • werken aan samenwerking • netwerken en scholing • actiedoelen stellen

20

niet belangrijk

3 ( vindt ander belangrijk / delegeren) Wat levert het werken met persoonlijke doelen je op?

• Ze geven je de juiste richting • Ze versterken je motivatie • Ze creëren oplossingen • Ze typeren persoonlijk leiderschap • Ze leveren effectieve tijdsbesteding op • Waar je je aandacht op richt, wordt groter

• onderbrekingen • werk dat door derden gedaan kan worden • zaken die per ongeluk bij jou terecht komen • sommige telefoon en mail

4 (vlucht, niet doen) • veel e-mail en reclame • nutteloze acties • roddelen en nutteloze social talk

MANAGEMENT SUPPORT FEBRUARI 2013

PERSOONlIjkE ONTwIkkElING

van? Wat zorgde ervoor dat je je in je element voelde? Hoe komen deze talenten nu terug in jouw werk? Welk talent gebruik je nu nog onvoldoende?

Voorbeelden van talenten: 1. mensen verbinden 2. daadkracht 3. organiseren 4. initiëren 5. motiveren 6. moed 7. diplomatie 8. relativeren 9. inleven 10. analyseren 2. Wat vind ik belangrijk in mijn werk?

Als je je bezint op wat je nu eigenlijk wilt en belangrijk vindt in het werkleven, zul je terugkerende thema’s ontdekken. Misschien ben je iemand die vooral van afwisseling houdt of ben je een echt mensenmens of juist een persoon die graag inhoudelijk en tot in detail met iets bezig is. Misschien ben je wel een heel resultaatgericht mens. Of misschien vind je erkenning en zekerheid belangrijk. Is het belangrijk welk salaris je hebt of is een prettige werksfeer veel belangrijker voor je? Iedereen is natuurlijk anders en alleen jij kunt bepalen wat je uit een werkdag wilt halen.

Wat vind jij belangrijk in je werk?

1. contact met collega’s 2. geld verdienen 3. productief zijn 4. resultaat boeken 5. creativiteit inzetten 6. carrière maken 7. veel leren en je persoonlijk ontwikkelen 8. precisiewerk verrichten 9. mensen helpen 10. maatschappelijk betrokken zijn 3. Kernwaarden Aan de hand van kernwaarden kun je in je werkleven bepalen wat voor jou werkelijk belangrijk is aan het plezierig en effectief kunnen werken als secretaresse. Als je die prioriteiten van jezelf kent, wordt het gemakkelijker om doelen te stellen en daar je beslissingen uit voort te laten vloeien. Wat heeft prioriteit in jouw werkleven? Ben je taakgericht en wil je iedere dag een aantal taken af hebben? Wil je met plezier samenwerken en investeren in collega’s?

Hoeveel ben je bereid in te leveren voor

meer voldoening in je werk? Maak eens een top 3 van jouw persoonlijke waarden die op jouw werkleven van toepassing zijn.

Denk er niet te lang over na, maar volg vooral je gevoel.

Met het inzicht in je talenten en kernwaarden is het veel makkelijker om richting te geven aan je werk- en privéleven. Daarbij is het eerst belangrijk in kaart te brengen hoe de huidige situatie is en vervolgens te visualiseren hoe de gewenste situatie er voor jou uitziet. Daarna kun je concrete doelen gaan formuleren, in actie komen en resultaten gaan behalen.

Stap 3. Je visualiseert het doel en maakt er in je hoofd een film van. Als dat niet lukt, is je doel nog te vaag. Dan lukt het natuurlijk ook niet om je doel te halen. Verklein dan je doel. Wat is de eerste stap die je kunt zetten op weg naar je einddoel? Visualiseer dan die eerste stap.

Voorbeelden van kernwaarden: 1. zekerheid 2. vrijheid 3. dienstbaarheid 4. plezier en gemak 5. erkenning 6. respect 7. spontaniteit 8. humor 9. lef 10. uniek zijn

Stap 5. Het doel past bij je, het is goed voor je en het past bij je overige doelen.

Dit kun je nagaan door je in te leven met je gevoel in de ‘gefilmde’ situatie die er zal zijn, wanneer je je doel hebt bereikt. Let ook op de mensen in je omgeving, zijn die ook blij als jij je doel hebt behaald? Als je je doel hebt behaald, zijn er dingen die je misschien gaat missen? Geeft deze inleving een goed gevoel, dan is dit doel goed voor je. Voelt het niet goed, dan past het doel op dit moment niet bij je. Het past dan niet bij jezelf of bij de mensen om je heen.

Van een huidige situatie naar een gewenste situatie Allereerst is het belangrijk te weten hoe jouw gewenste situatie eruitziet in vergelijking met de huidige situatie. Als je de verschillen kent, kun je doelen gaan stellen om de gewenste situatie te behalen. Je maakt als het ware een plan van aanpak. Dat doe je om te beginnen met onderstaand stappenplan. Dit stappenplan vergroot de kans van slagen van het behalen van je doel.

Stappenplan doelen formuleren Stap 1. Je doel begint met: Ik wil graag...

Een doelformulering is namelijk een beschrijving van iets wat je wilt bereiken.

Stap 4. Het is je eigen doel, dus de middelen om er te komen heb je zelf tot je beschikking of je kunt deze tot je beschikking krijgen: je bent zelf eigenaar van jouw doel.

De invloed om jouw doel te behalen ligt bij jou en niet bij iemand anders.

Stap 6. Wat is de eerste stap die je kunt zetten op weg naar je einddoel?

Nu aan de slag met je persoonlijke doelen, zodat je in jouw functie in jouw kracht staat.

1. Plan iedere dag vijf minuten de tijd in om te bepalen of je met de juiste dingen bezig bent.

2. Gebruik de zes stappen van het formuleren van doelen.

Stap 2. Je formuleert het doel positief. Wat wil je wel? Onze hersenen kunnen niets met een ontkenning. Als je tegen jezelf zegt: ‘Denk niet aan een roze olifant’, dan doe je dat juist wel. Met andere woorden: als je jezelf een doel stelt, is het effectiever om dat op een positieve manier te doen: wat wil je wél? Bijvoorbeeld:

3. Kies doelen die aansluiten op jouw talenten en kernwaarden.

Niet: ‘Ik wil niet zo’n drukke agenda.’

Maar: ‘Ik wil drie afspraken op één dag.’

*Kristine Ates helpt je op het gebied van persoonlijk leiderschap in samenwerking en heeft zeer veel ervaring met het trainen en coachen van managementondersteuners. Haar persoonlijke manier van werken is betrokken, motiverend en praktisch. (www.kmktrainingen.nl)

Niet: ‘Ik wil niet zo laat naar huis elke dag.’

Maar: ‘Ik wil elke dag om vijf uur naar huis.’

MANAGEMENT SUPPORT FEBRUARI 2013

Meer weten?

Doelen stellen, doelen halen (tweedaagse training NIEUW!) www.stephencovey.com http://tests.psychologiemagazine.nl/Persoonlijkheid/Test%20Wie%20ben%20ik. <

21

vISIE

Jouw kracht binnen de organisatie

Secretaresse als bruggenbouwer Op dit moment staan veel (middel)grote organisaties voor de uitdaging om met minder werknemers hetzelfde werk tegen dezelfde kwaliteit te leveren. Dit kunnen zij bereiken door efficiëntere werkprocessen te ontwikkelen en effectiever met elkaar samen te werken. Jij kunt hier als secretaresse een nadrukkelijke rol in spelen. Hoe? Tekst Aniek Wouters

In het hart van de organisatie - het secretariaat - komt alle informatie van alle afdelingen samen, tenminste, als alles goed georganiseerd is. Cruciaal hierbij is informatie-uitwisseling. Deze informatie kan betrekking hebben op wat er binnen je afdeling gebeurt, maar ook op tips en tricks voor applicaties of vergaderlocaties.

Het uitwisselen van informatie kun je op verschillende manieren regelen. Bijvoorbeeld door het introduceren van een structureel overleg waar van elke afdeling een secretaresse vertegenwoordigd is, of wellicht een overleg waar het hele secretariaat aansluit. Ook kun je overwegen tools op intranet te gebruiken. Misschien minder persoonlijk, maar met een goede structuur en als je goede afspraken maakt: heel efficiënt.

Door deze intensievere manier van werken zet je een eerste stap naar het optimaliseren van informatie-uitwisseling binnen je organisatie. Hoe meer je van elkaar en van de hele organisatie weet, hoe belangrijker je bijdrage als secretariaat in totaliteit kan worden.

Synergie Belangrijk voordeel van een samenwerkend secretariaat kan een eenduidige manier van werken zijn. Dit levert synergie op, het wiel hoeft niet opnieuw uitgevonden te worden, er wordt geen dubbel werk verricht. Als je daarnaast elkaars sterke punten kent, kun je daar ook nog eens gebruik van maken. Dit is een enorme stap voorwaarts in efficiëntie, klantgerichtheid en professionaliteit.

Bruggenbouwer Secretaressen gaan een steeds nadrukkelijkere rol spelen om organisaties ‘bij elkaar te houden’, zeker nu Het Nieuwe Werken in steeds meer bedrijven geïmplementeerd wordt. Als spin in het web lever jij een belangrijke bijdrage aan het managen van informatiestromen door de hele organisatie heen. Jij bent als geen ander op de hoogte van waar welke collega zich bevindt en waarvoor hij of zij verantwoordelijk is. In grotere organisaties is het niet vreemd dat afdelingen langs elkaar heen werken en niet precies weten waar een andere afdeling mee bezig is. Een voorbeeld: Er komen op het secretariaat al een tijdje klachten binnen van medewerkers over het formulier op intranet waarmee reizen kunnen worden aangevraagd. Maar ook jij loopt bij het aanvragen van zakenreizen voor het management tegen dezelfde issues aan. Het for-

22

mulier is verouderd, onvolledig en bij elke nieuwe aanvraag moet alle persoonlijke informatie opnieuw worden ingevuld.

De secretaresse van de afdeling Facility heeft nauwe contacten met het reisbureau. Ook het reisbureau wil het formulier graag aangepast hebben. Daarnaast is de afdeling Inkoop met het onderwerp reizen bezig; die moet de diverse redenen van zakenreizen in kaart brengen. De secretaresse van de afdeling Facility heeft deze informatie met haar manager gedeeld en een overleg voorgesteld met alle partijen. Resultaat: een nieuw webformulier met behoud van persoonlijke gegevens, aanpassingen op verzoek van het reisbureau en een verplicht veld waarin men invult om wat voor zakenreis het gaat met tot slot een ingebouwd goedkeuringstraject.

Andere afdelingen Het samenwerkende secretariaat en je rol als bruggenbouwer kun je verder benutten door proactief samenwerking te zoeken met andere (ondersteunende) afdelingen, zoals bijvoorbeeld HR, IT, Inkoop, Communicatie en Facility. Stel voor, hen op structurele basis bij het secretariaatsoverleg te betrekken waarbij zij een update van de laatste ontwikkelingen kunnen geven. Met die informatie kun je met elkaar bekijken of er in een proces iets verbeterd of aangepast moet worden. Samenwerking zoeken levert meetbaar voordeel op!

Jobrotatie Het werken als secretaresse in een grote organisatie heeft als voordeel dat je verschillende kanten én collega’s van het bedrijf kunt leren kennen. Je krijgt een beter inzicht in de processen, verschillen in doelstellingen en de missie en visie van de organisatie. Ook verbetert jobrotatie de onderlinge uitwisselbaarheid, verbreding van competenties en een betere inzetbaarheid van alle secretaressen.

Na drie jaar als secretaresse op de afdeling Sales gewerkt te hebben, wordt Sandra gevraagd voor een secretaressefunctie binnen het veel grotere Operationele Services. Aanvankelijk staat zij hier wat sceptisch tegenover; de afgelopen jaren waren haar salescollega’s niet enthousiast over de operationele collega’s. Zeker in tijden van het uitbrengen van omvangrijke en tijdrovende offertes, was er van hun kant geen begrip. Operationele collega’s snapten de vraag van de klant niet en hadden te veel tijd nodig om de betreffende informatie aan te leveren. Omdat Sandra toe is aan een nieuwe uitda-

MANAGEMENT SUPPORT FEBRUARI 2013

vISIE

ging in haar loopbaan, waagt ze de stap. Na een week weet ze dat het een goede beslissing is geweest: wat een aardige collega’s, heel anders dan die haantjes van de salesafdeling, en wat een andere, leuke dynamiek.

Het van tijd tot tijd wisselen van afdeling of functie houdt jou en de organisatie scherp en creëert begrip tussen collega’s en afdelingen.

En je krijgt helder wat de behoefte aan competentieontwikkeling is voor jou als individu en het secretariaat als totaliteit. Immers, als je verandert van afdeling verandert je takenpakket. Om tot een allround secretariaat te komen, kun je via jobrotatie zien waar de ‘gaten’ in je competenties zitten. Een juiste focus op continue ontwikkeling maakt van jou een waardevolle werknemer.

Profilering: jij wordt projectteamlid Je krijgt tijdens je werk regelmatig te maken met de introductie van nieuwe tools en werkprocessen. Vaak fungeer je na de introductie hiervan als vraagbaak voor collega’s. Daarom is het van groot belang op de hoogte te zijn van alle ins en outs. Je helpt je organisatie door in het voortraject (de introductie van de nieuwe tool) een rol te spelen. Met je uitstekende netwerk binnen de organisatie, je kritisch meedenkend vermogen en je pragmatische aanpak, kun je een belangrijke rol spelen. Stel voor om jezelf of één van je collega’s in het projectteam in te delen. Secretaressen kunnen zich vaak goed identificeren met de eindgebruiker, horen en zien veel en hebben vaak

een grote rol in communicatie naar de organisatie.

Kortom: je bent een volwaardig teamlid! | Sleutel Door je als secretariaat te organiseren, je proactief op te stellen, het contact met andere (ondersteunende) afdelingen te zoeken, bewust informatie met de juiste personen binnen je organisatie uit te wisselen en begrip tussen collega’s en afdelingen te creëren, bewijs je jezelf, je manager of afdeling en je organisatie een dienst.

Jij vormt een schakel in het continue proces van verbeteringen, waarbij samenwerken het sleutelwoord is. Het levert efficiëntere processen op, het creëert teamgevoel en vaak kostenbesparingen.

Laat je bescheidenheid varen; je beïnvloedingsvermogen is groter dan je denkt. Je praktische kennis kan een grote bijdrage leveren.

Zo profileer je niet alleen jezelf, maar het hele secretariaat.

Reageren? Stuur een mail naar verabot@vakmedianet.nl <

Aniek Wouters heeft ruim 15 jaar werkervaring als secretaresse, managementassistente en officemanager en oriënteert momenteel op het vervolg van haar loopbaan.

(advertentie)

“Maak jij dan even een draaiboek?”

Tja, wat zeg je dan tegen je directeur?

Met klamme handen zoek je ‘draaiboek’ op Google… Je ondersteunt steeds vaker de communicatieafdeling: leuk om te doen maar een goede basis ontbreekt… Je weet niet zo goed hoe je de dingen moet aanpakken…

Herken je jezelf? Volg dan de opleiding

Assistent Communicatiemedewerker In 3 maanden tijd leer je van alles over communicatie: van perscontacten, het corrigeren van teksten tot het maken van draaiboeken. Daar draai je straks je hand niet meer voor om!

3 2 0 1Opleiding Assistent Communicatiemedewerker Start: maandag 25 februari 2013 Prijs: € 1.695,Meer weten? www.hilst.nl Bel 033 450 50 00 of mail: info@hilst.nl

MANAGEMENT SUPPORT FEBRUARI 2013

23

TAAlkwESTIES

Hoe grijp je je lezer bij de kladden?

De menselijke factor Wie een tekst schrijft, wil dat die gelezen wordt. Al is het maar omdat het schrijven zo veel tijd kost. Maar hoe zorg je ervoor dat jouw mail, brief of vergaderverslag niet zomaar aan de kant wordt geschoven? Dat doe je door de lezer persoonlijk aan te spreken.

Tekst Marlies Wopereis | www.lopendeteksten.nl

‘Sommige collega’s kan ik wel tig keer mailen, maar als ik om een reactie vraag, weten ze van niets.’ ‘Ik heb die klant duidelijk gevraagd het formulier terug te sturen, maar toch heb ik niets ontvangen.’ ‘Bij elke vergadering heb ik het gevoel dat mensen de notulen voor het eerst zien.’ Herken je deze uitspraken? Dan ben je in goed gezelschap: veel secretaressen worstelen ermee dat hun teksten niet gelezen worden. Of het nu mails zijn of brieven, notulen of webteksten: je stopt er veel tijd in, maar krijgt er weinig voor terug. Superfrustrerend natuurlijk! Hoe komt het en wat kun je eraan doen?

Persoonlijke voornaamwoorden Kijk eens naar de volgende mail:

Dat mensen een tekst niet lezen, kan verschillende redenen hebben.

Een van die redenen is, dat ze zich niet aangesproken voelen: ze hebben niet het gevoel dat de tekst voor hen bestemd is, laat staan dat ze er iets mee moeten. Vaak komt dat omdat de tekst te veel gericht is op de zender: degene die de tekst schrijft, is zo bezig met wat hij te vertellen heeft, dat hij de lezer uit het oog verliest. Op zich is dat heel begrijpelijk, want als je een zakelijke tekst schrijft, doe je dat meestal omdat je zelf iets wilt melden. Maar wil je met die tekst ook iets bij de lezer bereiken, dan zul je in je hoofd een kanteling moeten maken.

Van ‘wat wil ik vertellen?’ naar ‘hoe kan ik de lezer interesseren?’

Beste collega, In de bijlage vind je het aanmeldformulier voor de nieuwjaarsbijeenkomst op 20 januari. Wil je dit formulier voor 10 januari naar mij toesturen?

Alvast bedankt!

Persoonlijke aanhef Uiteraard begint dat met een persoonlijke aanhef. Als een brief begint met L.S., voel ik me als lezer al snel een nummer. Gelukkig komt dat niet vaak meer voor. Wat ik nog wel regelmatig zie, is Geachte heer, mevrouw. Soms kom je daar als schrijver niet onderuit, omdat je de naam van de geadresseerde niet kent. Maar één telefoontje naar zijn bedrijf kan dat soms oplossen. En schrijf je naar een grote groep mensen, kies dan het liefst voor iets concreets als: Geachte klant, Geachte bewoners van de Componistenwijk of Geachte abonnee van onze nieuwsbrief. Daarmee benadruk je de relatie tussen jou en de lezer, en dat is net iets persoonlijker dan heer, mevrouw. Gaat het om mails, dan zie ik regelmatig een aanhef als: Hans of: Allen. Weliswaar is dat persoonlijker dan helemaal geen aanhef, maar toch komt één zo’n woord al snel over als een bevel.

Kies daarom liever voor Beste Hans of Hallo Ria. Weet je niet of je kunt tutoyeren, maar wil je dat wel graag, dan kun je kiezen voor Geachte mevrouw Visser, beste Petra. Daarmee stel je impliciet voor om voortaan elkaars voornaam te gebruiken.

Natuurlijk zijn er ook teksten die geen aanhef hebben, zoals webteksten of notulen. Bij notulen kun je de lezers echter wel persoonlijk aanspreken in de begeleidende mail. Hierin kun je ook alvast de belangrijkste actiepunten noemen, zodat die meer aandacht krijgen. Bij webteksten zul je andere middelen uit de kast moeten trekken. Het gebruik van persoonlijke voornaamwoorden is daar één van.

24

Allen, Gelieve bijgevoegd formulier over de nieuwjaarsbijeenkomst voor 10 januari op te sturen.

M.v.g.

En vergelijk die met deze:

De boodschap is in beide mails hetzelfde. Maar de kans dat je collega’s het formulier invullen, is bij de tweede groter. Dat zit hem niet alleen in de vriendelijke woorden, maar ook in het feit dat hier maar liefst twee keer het woord je in staat en één keer mij. Wil je iemand persoonlijk aanspreken, dan kun je niet onder woorden als u, jij, wij, ik en mij uit. Vergelijk het met een gesprek: dat loopt ook niet, als je deze woorden weglaat.

Ik en wij Laten we het eerst eens hebben over ik en wij. Sommige mensen vinden dat je deze woorden beter niet kunt gebruiken, omdat je jezelf daarmee te veel op de voorgrond stelt. Natuurlijk moet je daarmee oppassen: als elke zin begint met ik, haken lezers al snel af. Maar het omgekeerde is ook waar: als je de woorden ik en wij nooit gebruikt en jezelf dus helemaal wegcijfert, sluit je je af voor de lezer en is er geen contact. Juist door dat contact raakt de lezer betrokken.

Wanneer dan ik en wanneer wij, vraag je je misschien af. Dat is afhankelijk van de context. Ik kun je heel goed gebruiken in zinnen als Hieronder licht ik dit nader toe of In deze brief ga ik op uw vragen in. Jíj bent immers degene die de brief schrijft en de toelichting geeft. Maar zeg je iets wat niet jij persoonlijk, maar jouw bedrijf doet, dan is wij meer op zijn plaats. Bijvoorbeeld in Graag bieden wij u een korting aan of Helaas kunnen wij u geen geld teruggeven.

Wij kun je ook heel goed gebruiken als je het hebt over jou en de lezer samen. Daarmee bevestig je de relatie die je met hem hebt. Zo klinkt het heel anders als je zegt: Ik sprak met u een tarief af van 50 euro, dan wanneer je zegt: We spraken een tarief af van 50 euro. In de tweede zin zal de lezer zich eerder betrokken voelen bij deze afspraak. Daarom is de wij-vorm ook heel geschikt voor notulen.

MANAGEMENT SUPPORT FEBRUARI 2013

TAAlkwESTIES

Als er staat: De vergaderaars concluderen dat de prestaties voortaan beter moeten, kun je daar als lezer gemakkelijk afstand van nemen. Maar staat er: We concluderen dat de prestaties voortaan beter moeten, dan kun je er niet onderuit.

U of jij Nog belangrijker dan ik en wij zijn u en jij. Want daarmee ga je in gesprek met de lezer en laat je zien dat hij centraal staat. Een zin als Wij werken voor klanten uit de autobranche, klinkt beduidend minder klantgericht dan: Werkt u in de autobranche? Dan bent u bij ons aan het juiste adres. En de zin Ik ontvang graag binnen vijf dagen een reactie motiveert de lezer minder snel dan Kunt u binnen vijf dagen uw reactie sturen?

Soms is het de vraag of het u moet zijn of jij. Dat hangt van twee dingen af: tegen wie richt je je en welk imago wil je uitstralen? Ken je de lezer en tutoyeer je hem als je hem spreekt, dan ligt jij uiteraard voor de hand. Maar ken je hem niet, dan is u meestal veiliger. Jij kan bij mensen die u verwachten, namelijk onbedoeld in het verkeerde keelgat schieten. Andersom zullen mensen die jij verwachten niet snel boos worden als ze u zien staan. Belangrijk is wel dat je consequent bent: jij en u door elkaar gebruiken komt erg slordig over.

Er zijn ook bedrijven, zoals Ikea en Ditzo, die altijd jij gebruiken. Dat is een bewuste keus, die past bij hun imago. Of jij dat in jouw organisatie ook mag doen, hangt van die keus af. Check dat altijd voor

je die stap zet. Tot slot zijn er bedrijven die de keus tussen u en jij laten afhangen van het medium. Zo gebruiken ze bijvoorbeeld jij op de website, maar u in brieven. Sowieso wordt jij op websites met de dag gebruikelijker. Het verkleint de afstand tot het publiek. Maar houd altijd in de gaten of het publiek dat je hiermee aantrekt, wel het publiek is dat je wilt hebben. En of je niet juist de mensen afstoot, die voor jouw organisatie belangrijk zijn.

Let op Tot slot nog een waarschuwing voor het gebruik van u, jij en wij: geniet ervan, maar gebruik ze met mate. Wie in elke zin u of jij gebruikt, zit de lezer wel erg dicht op de huid. En wie we net op de verkeerde plaats neerzet, kan betuttelend overkomen. Met het laatste bedoel ik zinnen als: Waar wij in Nederland allemaal van houden, is de kleur oranje. Of: Zoals we allemaal weten, is Amsterdam de mooiste stad van Nederland. Het is de vraag of elke lezer zich in deze wij’s herkent of wil herkennen. Is dat niet zo, dan kun je hem tegen de haren in strijken en streef je je doel voorbij.

Twijfel je, laat je tekst dan nalezen door een collega. Die voelt met wat afstand soms net iets beter aan, hoe een tekst op een buitenstaander overkomt.

Bronnen Jan Renkema; Schrijfwijzer. Boom, 2012. ISBN: 9789461056962.

Peter Burger en Jaap de Jong; Handboek stijl. Noordhoff Uitgevers, 2009. ISBN: 9789001709655. <

(advertentie)

nice to meet!

Woudschoten Hotel & Conferentiecentrum in Zeist is centraal gelegen op een bosrijk eigen landgoed van 45 hectare. Tussen al dit groen bieden wij, in een sfeervolle accommodatie met 30 vergaderzalen en 140 hotelkamers, een compleet product met diverse faciliteiten en een helder prijsbeleid.

We zijn uitstekend geschikt voor één- en meerdaagse bijeenkomsten: zowel voor trainingen en congressen als voor onze weekendhotelgasten.

Woudenbergseweg 54 T 0343 - 492 492 3707 HX Zeist F 0343 - 492 444

E info@woudschoten.nl I www.woudschoten.nl

WS_adv_185x130_MSM.indd 1

MANAGEMENT SUPPORT FEBRUARI 2013

10-10-11 11:37

25

SPEllING- EN TAAlTIPS

Los... vast... streepje...

De meeste vragen van deelnemers aan de training Kei in taal gaan over hetzelfde onderwerp: los, vast of met een streepje? Deze Spelling & Taaltips gaat over één vraag, over... je raadt het al: los, vast of met een streepje?

Tekst Judith Winterkamp | www.communicatief.info

Mijn collega en ik zitten te stoeien met een aantal samenstellingen. Het gaat bijvoorbeeld om senior-docent*. De spellingcontrole zegt dat het aaneengeschreven moet worden. Maar in het Groene Boekje staat dat samenstellingen met een bijzondere bepaling een streepje krijgen. Wij denken daarom dat er een streepje moet tussen senior en docent, maar we twijfelen toch. Ook willen we graag weten of we managementassistente en senior-juridischadviseur* zo goed geschreven hebben.

Overigens worden functieaanduidingen nog weleens met een hoofdletter geschreven. Dat is niet juist. Het Groene Boekje schrijft voor dat functiebenamingen een kleine letter krijgen. Vandaar dat senior juridisch adviseur correct is.

Jouw vraag gaat over drie verschillende woorden: management­ assistente, senior­docent* en senior­juridischadviseur*. Achter deze woorden gaan drie regels schuil. We beginnen met het eenvoudigste woord, managementassistente, daarna volgt de rest.

TIP: Schrijf woorden die één betekenis hebben aan elkaar. <

Managementassistente hebben jullie aan elkaar geschreven. Dat is juist. Dit woord is een samenstelling van de woorden management en assistente. Management en assistente kunnen zelfstandig voorkomen maar ze kunnen ook tezamen een nieuw woord vormen, een samenstelling dus. Deze samenstelling heeft één betekenis. Een woord dat één betekenis heeft, moet je ook als één woord schrijven, dus managementassistente. Senior­docent* en senior­juridischadvi­ seur zijn geen samenstellingen. Voor deze woorden gelden dan ook andere regels.

Jullie hebben in het woord senior­docent* een streepje gezet omdat jullie denken dat senior een bijzondere bepaling is. Maar dat is niet zo. Senior is geen bijzondere bepaling maar een bijvoeglijk naamwoord. Dat is een woord dat iets zegt over een zelfstandig naamwoord, bijvoorbeeld de geslaagde bijeenkomst, het nieuwe kantoorgebouw en een goed gebruik. Je ziet het al: een bijvoeglijk naamwoord staat los van het zelfstandig naamwoord. Vandaar dat je senior ook los moet schrijven, dus senior docent.

Overigens is het juist dat een bijzondere bepaling een streepje krijgt tussen de bepaling en het woord erna. De bekendste speciale voorbepalingen zijn: niet, non, bijna, oud, ex, aspirant, adjunct, substi­ tuut, chef, kandidaat, interim, stagiair, leerling, assistent, collega en meester. Het is dus: niet­roker, oud­voorzitter, ex­burgemeester, chef­kok, interim­manager en adjunct­directeur.

Tot slot het woord senior­juridischadviseur*. Jullie zijn ervan uitgegaan dat juridischadviseur een samenstelling is. Dat is niet zo. Juri­ disch kan wel zelfstandig voorkomen, maar dan is het een bijvoeglijk naamwoord: een juridisch adviseur net als een vooraanstaand adviseur. Juridisch en vooraanstaand zeggen iets over het zelfstandig naamwoord adviseur. Kortom, de juiste schrijfwijze is senior juri­ disch adviseur. Senior en juridisch zijn immers allebei bijvoeglijke naamwoorden bij adviseur.

MANAGEMENT SUPPORT FEBRUARI 2013

Tot slot reageer ik nog op een paar opmerkingen in jullie vraag. Volgens jullie spellingcontrole moet senior docent aan elkaar. Hieruit blijkt wel dat spellingcheckers het niet altijd bij het rechte eind hebben. Wees dus oplettend en check je spellingchecker.

(* verkeerd gespeld)

TaaLTesT Goed of fout? Ga bij je keuze uit van het Groene Boekje.

Kijk op pagina 34 voor de antwoorden.

1. a. junior assistent b. juniorassistent c. junior-assistent 2. a. koningin Beatrix b. Koningin Beatrix 3. a. medior-projectontwikkelaar b. medior projectontwikkelaar c. medior project ontwikkelaar d. mediorprojectontwikkelaar 4. a. interim advies b. interimadvies c. interim-advies 5. a. senior-beleidsmedewerker b. senior beleidsmedewerker c. seniorbeleidsmedewerker d. senior beleids medewerker 6. a. dames hakken b. dameshakken 7. a. vice eersteminister b. vice-eersteminister c. vice eerste minister d. vice-eerste minister 8. a. Marketingmanager b. marketingmanager c. marketing manager d. Marketing Manager Bronnen: spatiegebruik.nl, onzetaal.nl, taalunieversum.org

27

over

Het Nieuwe Werken powerseminar

Leidinggeven aan de nieuwe werkers

POWERSEMINAR 19 maart 2013 / BCN Rotterdam

Werd in 2012 beoordeeld met een 8,1!

Een paar reacties van deelnemers:

• Verbinden vanuit visie • Coachen op resultaten • Stimuleren van kennisdelen Tijdens dit seminar leert u in één dag alles over de 3 kritische succesfactoren voor leidinggeven aan Nieuwe Werkers. De praktische, concrete informatie kunt u de volgende dag direct toepassen binnen uw eigen team!

“Ik vond het erg interessant, energiek en inspirerend. In korte tijd veel informatie gekregen.

Leuke mogelijkheid om geïnteresseerden in HNW te ontmoeten.”

“Interessante en goed verzorgde bijeenkomst met een prima prijs/kwaliteitverhouding!”

“Uitstekend verzorgd, onderhoudend, informatief, inspirerend en interactief.”

Bekijk het complete programma en schrijf u in:

www.ohnw.nl/leidinggeven RGB: Blauw: R74/G150/B205 Groen: R199/G214/B205 Oranje: R235/G107/B74 CMYK: Blauw: c70/m30 Groen: c30/y70 Oranje: m70/y70

LETTERS zwart-100

|

c89-m71

SOFTwARETIPS

Outlooktaken houden je bij de les Uitpuilende inboxen zijn een bron van vragen, discussies en ergernissen. De oplossing schuilt niet zozeer in de inbox zelf, maar in de takenmodule van Outlook. Minstens twee derde van je mails kun je namelijk doorschuiven naar taken. Omdat je die vervolgens makkelijk kunt sorteren en prioriteren, heb je hier een krachtige todo-list bij de hand.

Zo regel je dat.

Tekst Roel Peeters

Drie situaties van waaruit je een taak kunt maken: de snelste manier om van een bericht een taak te maken is er een vlaggetje bij zetten. Vanaf Outlook 2007 is dit een reminder waaraan je meteen ook een einddatum kunt plakken. Meer mogelijkheden heb je als je dit bericht verplaatst naar, kopieert naar of toevoegt aan een taak. De e-mail zit dan letterlijk in deze taak. Maar niet alle todo’s komen via de inbox. Dus de derde manier is gewoon te starten met een nieuwe taak.

Situatie 1. Maak een nieuwe taak 1. Klik links in je Outlookscherm op de taakmodule.

2. Klik op Nieuwe Taak.

3. Vul in onderwerp, einddatum en categorie (maak zelf een nieuwe categorie en kies daarbij een kleur).

4. Vul de nodige info aan en voeg eventueel bijlages bij.

Situatie 2. Je bericht niet uit het oog verliezen In de oude versie werkten we met gekleurde vlaggetjes. Dat is voorbij sinds Outlook versie 2007. Klik je één keer op het vlaggetje naast je bericht in de lijst, dan wordt er vandaag een reminder geplaatst onder je agenda. Als je deze hebt uitgevoerd klik je weer op het vlaggetje en zie je een vinkje, ten teken van voltooid. Doe je dit niet, dan huppelt deze ‘taak’ vrolijk mee naar de volgende dag. Wist je al van tevoren dat de actie ook later mocht plaatsvinden, dan had je met de rechtermuis op het vlaggetje de keuze kunnen maken voor een andere deadline. Je kunt deze ‘taak’ ook zien in het takenvenster dat je kunt uitklappen naast je inbox. Ook al verschijnt het bericht overal tussen de ‘echte taken’, het is geen echte taak, want zodra je bijvoorbeeld op het bericht onder je agenda klikt, opent gewoon de e-mail.

Situatie 3: Je bericht als bijlage aan een taak hangen 1. E-mail kopiëren als nieuwe taak. a. Sleep het bericht met de rechtermuis naar het icoontje voor taken, links in je Outlookscherm, onder Contactpersonen. b. Kies voor Hierheen kopiëren als Taak. Je mag ook nog kiezen of de e-mail er letterlijk in moet of dat alleen de inhoud als tekst voldoende is.

MANAGEMENT SUPPORT FEBRUARI 2013

c. Vul de taak verder aan met einddatum en categorie. d. Het bericht blijft staan in je inbox. Je hebt hem nu eigenlijk dubbel.

2. E-mail verplaatsen als nieuwe taak. a. Sleep het bericht met de rechtermuis naar het icoontje voor taken, links in je Outlookscherm, onder Contactpersonen. b. Kies voor Hierheen Verplaatsen als Taak. c. Vul de taak verder aan met einddatum en categorie. d. Het bericht staat niet meer in je inbox. Het zit in de verwijderde items. Had je deze graag in een mapje bewaard, dan had je dat eerst moeten doen (rechtermuis, slepen naar mapje, kies voor kopiëren). e. Inbox opgeruimd!

3. E-mail toevoegen aan bestaande taak.

Stel, je had een taak gemaakt om de agenda te maken voor de volgende vergadering. Je krijgt vandaag een bericht binnen met informatie en bijlagen die je hiervoor nodig hebt. Dan is het verstandig om dit meteen toe te voegen aan de reeds bestaande taak. a. Open de bestaande taak b. Klik op het tabblad Invoegen c. Kies voor Outlookitem. Je komt dan meteen in je postvak. d. Klik daar op het bericht dat input bevat voor de taak. e. Het bericht is gekopieerd als bijlage. Je kunt het meteen gebruiken als je aan het werk gaat met je taak. f. Vergeet niet dat het bericht nog in je inbox staat.

Gooi het daar weg!

Deze handelingen zijn feitelijk ‘Taakmanagement in Outlook’ en gaan verder dan bijvoorbeeld Getting Things Done.

Het vraagt discipline, maar je krijgt er veel voor terug: een waterdicht systeem waar je op kunt vertrouwen! <

29

vERGAdEREN

Papierloos vergaderen een utopie?

Een goede vergadering begint bij een goede voorbereiding. Is iedereen er? Op tijd en op de juiste plaats? Heeft iedereen de meest recente agenda en de laatste vergaderstukken? Met de juiste software regel je alles, voor iedereen!

Tekst Michiel Heemskerk

The Paperless Office - het papierloze kantoor - was een droom die in het begin van het digitale tijdperk werd gekoesterd. Nooit meer zou er nog papier nodig zijn op kantoor, want met de komst van de computer en met name e-mail zou alles (!) digitaal worden. De droom werd een nachtmerrie, het papierverbruik wereldwijd verdubbelde tussen 1980 en 2000, de periode dat de computer in het bedrijfsleven definitief doorbrak. Een printje was immers snel

30

gemaakt en als je je printje had gecorrigeerd, maakte je snel nog een nieuwe uitdraai, en na correctie van feitelijke onjuistheden door de baas nog eentje. Of twee. Of drie. Waarna er nog eens prints werden gemaakt voor distributie naar overige ge誰nteresseerden en belanghebbenden.

Er is lang en breed op gestudeerd, en uiteindelijk werden de psychologen het erover eens dat de oorzaak gezocht moest worden in

MANAGEMENT SUPPORT FEBRUARI 2013

vERGAdEREN

een gewenning aan papier sinds 3300 voor Christus (papyrus als beschrijfbaar materiaal in het oude Egypte).

5300 jaar historie poets je inderdaad niet zomaar weg, maar de generatie die nu de arbeidsmarkt betreedt, is opgegroeid met het beeldscherm, in tegenstelling tot de oudere garde. Deze heeft echter inmiddels ook al dertig jaar ervaring; managementondersteuners kregen van oudsher als eerste een computer. En zij weten de weg achter een veelheid aan digitale apparatuur en zijn bekend met diverse besturingssystemen in de loop der jaren en allerlei varianten van de bekende Officepakketten. Het is tegenwoordig zelfs zo dat zelfs bestuurders en managers weten hoe computers werken, getuige de inmiddels duizenden gebruikers bij zo’n honderdzestig gemeenten/provincies en zeventig grote bedrijven die gebruikmaken van het vergadersysteem Mathla.

Het tijdperk van minister-president Wim Kok, die met een computermuis als een afstandsbediening naar een computerscherm wees, is daarmee wel ten einde.

Mathla Mathla (www.papierloosvergaderen.nl) is een systeem voor papierloos vergaderen dat zwaar leunt op de aanwezigheid van tabletcomputers als bijvoorbeeld de onvermijdelijke iPad in de vergaderruimte. Als er sprake is van een vergaderruimte natuurlijk, want waarom zou men tegenwoordig nog met elkaar in dezelfde ruimte moeten zitten om te kunnen vergaderen? Webcams staan voor niets en daarmee is de locatie van de deelnemers van geen belang.

Maar hoe men ook wil ‘samenkomen’, essentieel is dat alle genodigden weten dat ze genodigde zijn, weten wanneer en waar de vergadering plaatsvindt, weten wat er op de agenda staat en over de benodigde vergaderstukken beschikken om überhaupt mee te kunnen praten.

Dat klinkt allemaal heel logisch, maar nu de tijden zo zijn dat het zogenaamde management by neglect - besturen door alleen te reageren op input die verwijtbaar niet genegeerd kan worden - altijd nog aan populariteit wint, is het niet zo vanzelfsprekend dat iedereen op de juiste plek opduikt, op de hoogte is van de agenda, goed ingelezen is et cetera. Het verplicht gebruikmaken van een systeem als Mathla maakt ontwijkend gedrag verwijtbaar, want Mathla houdt álles bij! Dat wil zeggen, de managementondersteuner houdt alles bij in Mathla, waarmee de genodigden voor de vergadering geen geldig excuus meer hebben om iets niet te weten.

Management by neglect is hiermee de nek omgedraaid, alleen ziek melden kan nog.

De voordelen Mathla draait online (in de cloud) en is derhalve platform- en browseronafhankelijk. In normaal Nederlands: of je met een pc of Mac werkt, een tablet of een smartphone, als het ding online kan, kun je bij Mathla en dus bij alle relevante data.

En dat is nogal wat.

Mathla is onder te verdelen in OurMeeting en MyDox. In normaal Nederlands: de centrale beheeromgeving - ‘OnzeVergadering’ - op een webserver van Mathla, en een persoonlijke archiefkast - ‘MijnDocumenten’ - op het internet én als app(licatie op een tablet).

Voordeel van dat laatste: je kunt vergaderstukken naar je goedkope WiFi-tablet downloaden en raadplegen in de vergadering zonder

MANAGEMENT SUPPORT FEBRUARI 2013

HarDwarE Op het hoogste niveau in de bestuurstructuur maakt het niet uit wat dingen kosten, maar al één niveau lager zit de financieel directeur/accountant die bepaalt hoe (rendabel) jij functioneert.

Wil de baas aan de gang met papierloos vergaderen, dan moet er hardware worden aangeschaft. Is er een IT-afdeling aanwezig, dan doet die dat. In dat geval krijg jij een 湘南土话-tablet met alleen WiFi-connectiviteit (versus + 3G), minimaal geheugen (= nooit goed), het sexappeal van een stoomstrijkijzer (= matig) en de amusementswaarde van Disney Channel (= geen), ter waarde van een tweedehands binnenband (= nog minder). Houdt de baas ook wel van (afschrijfbare) gadgets, dan gaan we voor de iPad2 (vanaf € 399,-). Met Retina-display natuurlijk (vanaf € 499,-), met 64 MB geheugen (vanaf € 699,-) en 3G-connectiviteit (€ 829,-). daarvoor ter plekke per se een internetverbinding nodig te hebben.

Alles uiteraard password-protected. Wie riep daar vergaderstukken?

Wij. Althans, de managementondersteuner, wier taak het is om ervoor te zorgen dat Mathla gevoed wordt met de benodigde informatie. Het gaat om basisgegevens (medebeheerders, vergaderdeelnemers en documentenboxen, vergadercategorieën en vergadersamenstellingen, sjabloonagenda’s, metadata om aan vergaderingen, agenda’s en documenten mee te geven) en de variabelen ter voorbereiding en verwerking van vergaderingen (het aanmaken van agenda’s, het toevoegen van vergaderstukken, het opstellen van verslagen, het opslaan van diverse niet aan een vergadering gerelateerde documenten, de distributie van documenten naar vergaderdeelnemers) om maar wat te noemen.

Dat kun je ook allemaal in een database proppen - de basisgegevens - en de rest per e-mail versturen. Klopt, maar die noodzaak vervalt als je de meest recente versies van de agenda en de vergaderstukken één keer, kort voor de vergadering, uploadt. Dan kan iedereen erbij. Zo heeft iedereen altijd de beschikking over de juiste stukken en is er geen onduidelijkheid meer over verschillende versies. Vorige versies worden overigens netjes gearchiveerd en blijven altijd inzichtelijk.

Beveiliging Deelnemers aan een vergadering kunnen naar hartelust krassen en rommelen in de vergaderstukken die per definitie als interactieve pdf (met hyperlinks naar andere vergaderstukken) ter beschikking worden gesteld. Commentaren en notities kunnen worden gedeeld met andere deelnemers, zonder het origineel aan te tasten.

Documenten, voortvloeiend uit de vergadering - actiepunten, besluitenlijsten, nieuwe agenda’s, notulen - kunnen on-the-fly worden gedeeld met de deelnemers. Het staat deelnemers bovendien verder vrij stukken op te slaan in hun persoonlijke ruimte op MyDox die niet per definitie met de vergadering te maken hebben, maar mogelijk van pas kunnen komen: jaarverslagen, cao’s, speelschema eredivisie, verjaardagskalenders, recepten. De in Nederland (!) gereserveerde datacentra bieden daartoe onbeperkte ruimte, en bovendien beveiligde ruimte. Iets wat bij gratis aanbieders van cloud-services bepaald niet vanzelfsprekend is.

31

vERGAdEREN

Synchroniseren en backuppen (online) gebeurt vanzelfsprekend automatisch, zodat het verlies (diefstal) van immer populaire tablets geen serieus probleem kan worden.

Het ligt bovendien binnen de macht van de beheerder van het systeem - de managementondersteuner - om verschafte stukken terug te trekken bij individuele deelnemers. Zodra een onvoldoende beveiligde, gestolen tablet online zou gaan, wist Mathla direct het teruggetrokken document. Het distributiesysteem kan logischerwijs ook gebruikt worden voor het beveiligd verstrekken van documenten die niets met een vergadering te maken hebben, buiten de reguliere e-mail om dus. Zo weet je zeker dat gevoelige informatie niet gaat zwerven en jaren later nog honderd keer opduikt in een back-up van de mailserver. (Denk nóóit dat bedrijfsmail privé is en denk nóóit dat een verwijderd bedrijfsmailtje ook echt verwijderd wordt! De IT’ers kunnen overal bij! Een externe aanbieder als Mathla is 100 procent afhankelijk van betrouwbaarheid voor het eigen succes, maar vertrouw je die ook niet met je geheime bestanden, neem dan eens een kijkje bij TrueCrypt.

Quanta costa?

De kosten worden verdeeld onder de twee pijlers: OurMeeting (de organisator) en MyDox (de deelnemers).

Een incidentele vergadering kost de organisator € 45,- tot drie keer per maand vergaderen € 125,- per maand, bij onbeperkt vergaderen € 250,- per maand. Tot vijftig deelnemers: € 10,- per deelnemer maand en vanaf vijftig deelnemers € 7,50 per deelne-

mer per maand. Vanaf honderd vergaderdeelnemers zijn er ‘aantrekkelijke staffelkortingen’, meldt Mathla. Honderd en meer vergadertijgers lijkt vergadercategorie Poolse landdag, maar het is natuurlijk niet gezegd dat in een bedrijf met meer dan honderd werknemers al die werknemers tegelijkertijd in één vergadering zitten. Negen vergaderingen met tien deelnemers en één met elf maakt tenslotte ook meer dan honderd. resumerend…

Je betaalt voor een product als Mathla, maar daar krijg je ook wat voor. Gebruikers stellen vast dat je beter een tablet voor je neus kunt hebben dan een stapel dossiers waar de aanwezigen voortdurend in aan het bladeren zijn. Alle aanwezigen een laptop is een optie, maar echt lekker vergaderen is het niet met al die opengeklapte schermen die het zicht op de collega’s ontnemen. Dat digitale vergadersystemen gewild zijn bij de overheid, ligt voor de hand.

De overheid heeft de beschikking over onbeperkte middelen, en de hoeveelheid te verwerken dossiers is dusdanig enorm dat papier eigenlijk allang geen optie meer is.

Of papierloos vergaderen voor kleine bedrijven een optie is, mag ieder voor zichzelf bepalen. Hoe stipt zijn de deelnemers aan de vergadering, hoe vaak wordt er vergaderd, hoeveel vergaderstukken en agendapunten komen er gemiddeld op tafel? Is de vergadering een noodzakelijk kwaad of bestaat het werk juist uit vergaderen?

In dat laatste geval is de keus snel gemaakt. <

anDErE aanBIEDErs Tot andere aanbieders behoren Jeff Meetings, Point2Share, EFFACTS en ibabs. Van Jeff Meetings kan gezegd worden dat het de vergaderstukken niet aanbiedt in een navigeerbare pdf, maar in het originele formaat. Een Word-document blijft dus een Word-document, een Excel-document een Excel-document et cetera. Minder effectief als er snel naar een bepaalde positie in een bepaald document gesurft moet worden, moeilijker te verwerken als er aantekeningen gedeeld moeten worden met anderen. En als laatste belangrijke nadeel: alle deelnemers moeten maar net over de juiste software beschikken om alle aangeboden vergaderstukken te kunnen bekijken. Dat zou per tablet nog eens een licentie voor een compleet Office-pakket (vanaf € 199,- per stuk) of nog specialistischer software (als die al wil draaien op een tablet) kunnen betekenen.

Jeff Meetings kent de varianten Light, Medium en Pro voor vergaderingen tot vijf, tien en vijfentwintig personen. Een module op de website zal een astronomische prijsbesparing berekenen, waarop je niets anders rest dan snel te bellen met een informatienummer.

Het verkennen waard is EFFaCTs Meeting Management.

De makers schijnen wereldmarktleider te zijn op het gebied van managementsoftware en dan doe je toch iets goed. Mogelijk is Meeting Management iets te uitgebreid met allerlei verschillende managementstructuren. Prijzen vanaf € 50,- per maand voor één beheerder en tien deelnemers met 1 GB opslag.

Point2share biedt basisfunctionaliteit, maar geeft geen enkele informatie over de prijs, behalve dat deze onafhankelijk is van het aantal gebruikers. Een eenmalige investering dus. ibabs geeft in het geheel geen informatie over de werkwijze, noch over de prijs. Men volstaat met de opmerking dat het is afgeleid van het ‘Bestuurlijke Activiteiten BewakingsSysteem’ (BABS) voor het bewaken en de afhandeling van toezeggingen, moties, kamervragen en commissiebrieven, ooit ontwikkeld voor het ministerie van VWS, waar verder ook in het geheel niets over te vinden is, behalve dat over de veiligheid ervan in september 2011 Kamervragen zijn gesteld.

Gratis software vinden we in diverse vormen en van diverse aanbieders. Gratis betekent echter: geen controle over de opslag.

En geen controle over de opslag betekent: inzichtelijk voor derden. Dat moet je niet willen.

32

MANAGEMENT SUPPORT FEBRUARI 2013

INFORMATIEMANAGEMENT

Appladder 1. MindMapp | iPad (€ 5,49) Deze app van uitgeverij Eburon bevat een leuke interactieve workshop die in ongeveer vier uur de basisbeginselen van mindmappen duidelijk maakt. Na de oefeningen kun je, binnen hetzelfde programma, aan de slag met je eigen Mindmaps.

2. Vouchercloud | iPhone, Android (Gratis) Met apps als Scoupy en Vouchercloud ontvang je flinke kortingen voor onder meer winkels en restaurants in je directe omgeving. Handig als je een leuk adresje zoekt voor bijvoorbeeld een zakenlunch of kop koffie in de stad.

3. Maluuba | Android (Gratis) Maluuba is een nieuwkomer in de groeiende categorie ‘spraakassistenten’, met Google Now en Apple’s Siri als bekendste voorbeelden. Je kunt hiermee via spraakopdrachten bijvoorbeeld een afspraak in je agenda zetten of een bericht versturen.

Minpunt is dat hij zoals veel van deze apps niet is geoptimaliseerd voor de Nederlandse markt.

Management Support Magazine Digitaal Management Support Magazine is nu ook digitaal te verkrijgen.

Je ontvangt exact hetzelfde papieren tijdschrift maar dan op je beeldscherm!

4. Skype | Windows Phone (Gratis) De Windows Phone-versie van Skype is recent geoptimaliseerd voor Windows Phone 8. De meest welkome verbetering is dat je gesprekken en chatberichtjes kunt ontvangen terwijl de app op de achtergrond draait. Ook nestelt Skype zich in je Personen-hub.

5. Cloudon | iPad (Gratis) Er zijn talloze iPad-apps voor het werken aan Office-documenten, maar ze geven niet alle mogelijkheden van Microsoft Office.

CloudOn doet dat wel, door een hele andere benadering: je kunt, MET enige vertraging, een volledige Office-omgeving gebruiken die op afstand op een server van CloudOn draait.

De voordelen op een rij: n Nu volledig geschikt voor je iPad en tablet n Direct beschikbaar bij verschijning n Scannen op interessant nieuws n Doorzoekbaar op trefwoord n Automatisch je eigen archief n Interactief bladeren

6. Hi voicemailapp | iPhone, Android (Gratis) Bellen naar je voicemail is niet meer nodig met deze handige app van Hi. De app toont, net als bij het zogenaamde ‘Visual Voicemail’, een lijstje met alle voicemailberichtjes, die je vervolgens apart kunt afspelen. Een extra voordeeltje is dat het gebruik van de app geen belminuten of dataverkeer kost.

7. FileBeam | Android (Gratis) FileBeam is een grappige toepassing voor Dropbox en de nfctechnologie die op veel recente Android-smartphones aanwezig is. Via de app kun je bladeren door je mappen bij Dropbox, en vervolgens één of meerdere bestanden of mappen versturen naar een ander toestel met nfc én met deze toepassing door ze tegen elkaar te houden.

Meer informatie of inschrijven?

Of ga naar: www.managementsupport.nl/ digitaalmagazine

8. VsysCalendar WP8 | Windows Phone 8 (€ 2,99) De veelzijdige agenda voor Windows Phone, VsysCalender, synchroniseert met accounts bij Google en Windows Live. De vernieuwde uitvoering voor Windows Phone 8 geeft je extra mogelijkheden bij het kiezen van een tegel voor je startscherm, en biedt spraakinvoer voor afspraken.

(Door Gertjan Groen)

MANAGEMENT SUPPORT FEBRUARI 2013

33

OP dE wERkvlOER

wERk & REchT

Ik wil m’n vrijheid terug

Mijn terrein of jouw terrein?

Beste Barbara, We hebben sinds een halfjaar een nieuwe officemanager die alle touwtjes strak in handen houdt. Ze beknot ons in onze vrijheid, wil alles controleren en zit overal bovenop. We zijn hier gewend veel meer vrijheid te hebben. Hoe zorg ik ervoor dat we op de afdeling meer inspraak en invloed krijgen? Groet, Lin

Dat is pech. Struikel je net vóór het bordes van kantoor over een losliggende kabel die achteloos door een man van het energiebedrijf is neergelegd. Gevolg: gebroken pols en verdraaide knie, en erger nog, je kunt maandenlang niet werken. Je wilt toch iemand aansprakelijk stellen, dus je probeert het eerst bij de baas. Die zegt gelijk ‘dat is mijn terrein niet’.

Beste Lin, Controle, touwtjes die strak worden gehouden, beknot in je vrijheid… Laat me raden: je bent een zelfstandige vrouw en je wilt potverdikkie je vrijheid terug! Je bezit een grote mate van onafhankelijkheid. Dat betekent dat controle en beknotting van je vrijheid uitermate onprettig voor je zijn. Je raakt in feite geïrriteerd, omdat je beperkt wordt.

Wat is hier aan de hand? Je hebt last van het gedrag van je officemanager. Laten we zeggen, je stoort je aan haar controledrang. Je bent er als het ware allergisch voor. Misschien heb je wel eens gehoord van kernkwaliteiten, dat zijn specifieke sterktes die iemand kenmerken. Ze maken je tot wat je bent. Een van jouw kernkwaliteiten is waarschijnlijk zelfstandigheid. Je vindt het prettig om je werk zelf in te kunnen richten en zelfstandig aan de slag te gaan. Als je dat te veel doet, ofwel erin doorslaat, val je echter in je eigen valkuil; dan ben je zo zelfstandig dat je te weinig rekening houdt met anderen.

Het negatief tegenovergestelde van je kwaliteit is je allergie, in dit geval controledrang. En misschien is dat nou net de kernkwaliteit van jouw officemanager, en is zij goed in haar werk omdat ze zaken nauwlettend in de gaten houdt en zorgvuldig controleert. Maar controledrang staat lijnrecht tegenover jouw behoefte aan zelfstandigheid. En het mooie is dat jij juist kan leren van dit (voor jou irritante) gedrag van haar. Een belangrijke vraag is: wat kan jij leren, wat is jouw uitdaging? Volgens mij Lin, is het jouw uitdaging om meer af te stemmen in het samenwerken. En als jij dat doet, dan hoeft haar controledrang ook niet door te slaan in onnodig controleren. Iedereen blij!

Dat overkwam een vrouw die net vóór ze de personeelsingang wilde binnenstappen ten val kwam en haar hoofd verwondde. Ze wilde daarop haar werkgever aansprakelijk stellen. Helaas voor de vrouw, ze was nog net te ver van de ingang (of in voetbaltermen: net buiten het strafschopgebied, dus geen penalty). De rechter was duidelijk in deze zaak. Het ongeval vond plaats vóór aanvang van de werkzaamheden en op de openbare weg. Het had ook een willekeurige voorbijganger kunnen overkomen. De werkgever bleef dus buiten schot.

kwaliteit

Tegenovergestelde

Teveel van het goede

Negatief

Allergie

het goede

Tegenovergestelde

Uitdaging

Weet jedat juist de verschillen in mensen maken dat je iets kunt leren? Aan jou de uitdaging om steeds te ontdekken wat je kunt leren van ‘irritante’ eigenschappen van anderen. En niet onbelangrijk: je bewust te zijn van je eigen (doorgeschoten) kwaliteit. Nu je dit weet, weet ik zeker dat jouw kijk op de situatie zal veranderen en dat jullie samenwerking prettiger zal worden. < Barbara Schure is psycholoog, NLP Master Coach en Heartmath Licentiehouder voor het Stress Reductie Programma. (www.mindtoday.nl)

34

Nu lijkt een dergelijk ongeval totaal de schuld van de werknemer.

Dan had hij maar niet zo stom moeten zijn om in de doos te kruipen.

De rechter zou al snel oordelen dat er sprake was van bewuste roekeloosheid, maar toch werd het een ander verhaal. Volgens het wetboek kan een werkgever aansprakelijk worden gesteld voor de daden van een ondergeschikte, de assistent-bedrijfsleider dus, en dat was hier het geval. <

Valkuil

Positief

Teveel van

Geintje met grote gevolgen Gebeurt een ongeluk echter binnen de muren van het bedrijfsgebouw, dan kan het al snel in de risicosfeer van de werkgever terechtkomen. In dat geval moet de werkgever bewijzen dat hij alles heeft gedaan om ongelukken te voorkomen. En dat is best moeilijk.

Zo was er een vakkenvuller die in een doos was gekropen en daarbij gekscherend het gangpad versperde. De assistent-bedrijfsleider wilde het spelletje meespelen en gaf een duw tegen de doos, waarop de werknemer ongelukkig terechtkwam en grotendeels arbeidsongeschikt raakte.

Antwoorden Taaltest van pagina 27 1. a. junior assistent 2. a. koningin Beatrix 3. b. medior projectontwikkelaar 4. c. interim-advies 5. b. senior beleidsmedewerker 6. b. dameshakken 7. b. vice-eersteminister 8. b. marketingmanager

MANAGEMENT SUPPORT FEBRUARI 2013

Al na de eerste ontmoeting met een persoon hebben we een globaal beeld van die ander. Dat hoeft echter niet altijd het beste beeld te zijn; onze eerste indruk van iemand is in veel gevallen behoorlijk gekleurd en staat bol van de vooroordelen. Naarmate we iemand beter leren kennen, ontdekken we meestal steeds meer verschillende kanten van de persoon in kwestie; het op het eerste gezicht arrogante type blijkt dan best mee te vallen en heus wel aardig te zijn.

Onze neiging om mensen in vakjes en hokjes te stoppen heeft alles te maken met de invloed van stereotypen. Het is onvermijdelijk dat stereotypen het oordeel over een persoon tot op zekere hoogte kleuren. Dat is vaak niet meer terug te draaien. Stereotypen hebben in de loop van de geschiedenis

de levens van miljoenen mensen dan ook in negatieve zin beïnvloed.

Omgekeerd vormen anderen zich ook een indruk van jou. En natuurlijk wil je goed voor de dag komen tijdens je sollicitatiegesprek bijvoorbeeld, of voor je eerste afspraakje. En waarschijnlijk is je geleerd vooral jezelf te zijn; je niet anders voor te doen dan je bent. Tóch houden we wel degelijk rekening met de mening van anderen, hoe we op anderen overkomen.

Deze volledig herziene editie van De eerste indruk gaat over de twee kanten van de eerste indruk en hoe die met elkaar verbonden zijn. Over ‘etiketten plakken’ en ‘stereotypen’. Absoluut herkenbaar. Net als in de vorige druk vind je in dit boek ook testjes. Altijd leuk om te doen en nooit weg om te weten te komen je je zelf ‘in elkaar zit’. (MB) <

Titel Auteur Uitgever ISBN Prijs

: De eerste indruk volledig herziene editie : Roos Vonk : Scriptum Publishers : 978 90 5594 0257 : € 18,95

Creatief en betrokken vergaderen Twee Gouden Regels en Zeven Gewoonten

rug 5,7 mm

TaalAnker

Creatief en betrokken vergaderen Twee Gouden Regels en

vergad eren Twee Goude n Regels

Zeven Gewoonten

Ruben van der Laan

en Zeven Gewoo nten Ruben van der Laan

ngen van de rtpunt zijn n bijeeneeënvorming, ger’ bij het terie van ls verandervergadert hij

Volledig herziene editie

Creatie f en betrok ken

el meer dan n van de telwoorden. enschijfe, leert u m daarmee

DE EERSTE INDRUK

93

rkenbare oproepen

BOEKEN

05-06-12 09:41

De woorden ‘creatief’ en ‘betrokken’ lees je doorgaans zelden op één en dezelfde regel in combinatie met ‘vergaderen’. En dat is nu precies waarom het aandacht verdient.

Ruben van der Laan verbaasde zich over een collega die standaard in slaap viel tijdens het wekelijks overleg en zich daar kennelijk niet voor schaamde. Dat vergaderen moet anders, dacht hij, en schreef dit boek.

Zinloos vergaderen kost tijd, geld én leidt tot slechtere prestaties. Je hebt immers minder tijd voor je eigenlijke werk en het middel (de vergadering) leidt vaak niet tot de oplossing van problemen. Maar er is goed nieuws: de auteur formuleert twee gouden regels en zeven gewoonten om te komen tot een goede vergadering die niet te lang duurt, to the point is en het doel dient.

Dat het voorbereiden van de vergadering een regel is, is een open deur. Maar wat te denken van: bereid je voor om te improviseren? Laat verrassende ideeën toe zonder ze direct de kop in te drukken. Ze kunnen immers leiden tot creatieve oplossingen, en houden de deelnemers betrokken.

MANAGEMENT SUPPORT FEBRUARI 2013

Andere tip: gebruik creatieve werkvormen.

Met de ‘taartenschijfmethode’ bijvoorbeeld stel je snel een agenda samen. De techniek ‘zes gekleurde hoeden’ heeft als doel nieuwe inzichten en ideeën te verwerven door mensen een bepaalde rol te geven: een zogenaamde hoed. Met de ‘Schaal van Overeenstemming’ peil je hoeveel draagvlak er is voor een besluit. En met de ‘Energielijn’ maak je zichtbaar waar de energie bij de teamleden zit zodat je prioriteiten kunt stellen en het werk kunt verdelen.

Ultieme doel: minder en uiteindelijk zelfs helemaal niet vergaderen... Een must voor vergadertijgers. (VB) < Titel Auteur Uitgever ISBN Prijs

:Creatief en betrokken vergaderen : Rubert van der Laan :Kluwer : 978 90 13 10323 6 : € 43,-

35

SERvIcE

Index verschenen artikelen 2012 PRAKTISCH Archiveren Van zoeken vinden maken Digitale veiligheid Social engineering De dark side van social media Beveiliging van apps Financiële Zaken Loonbeslag... wat nu?

Het veilig beheren van de afdelingskas Improviseren Laat los die planning Interculturele zaken Een blik in de spiegel Zo blijf je gezond ‘in’ een internationale job Notuleren Samenvatten? Maak een mindmap Social media Google Plus Webcare: een inleiding Solliciteren via social media Je inbox leeg en je taken in zicht Zakelijk bloggen, iets voor jou?

Softwaretips PowerPoint 2007 Windows 7 is een raspaardje Slim gebruik van Outlook Documenten beveiligen in Microsoft Office Taakmanagement in Outlook Formulieren en lijstjes Beeldmateriaal nader bekeken De waarde van je Outlookcontactpersonen Spelling- en Taaltips Vaste voorzetsels Help! Taal leeft!

Lees ze!

Hen of hun?

Oppassen Schreeuw niet zo!

Wilt u dat nog eens herhalen?

De Olympische Spelen Wordt je... soms is het goed!

Goed of fout?

36

EDITIE

PAGINA

11

24

3 4 5

35 44 34

1/2 3

29 18

3

20

1/2 6

28

4

38

1/2 5 6 6 7/8

33 18 24 30 24

1/2 3 4 5 7/8 9 10 12 1/2 3 4 5 6 7/8 9 10 11 12

31 28 41 32 32 42 44 32 27 26 40 30 25 30 40 42 30 29

Taalkwesties Zo schrijf je een klachtenbrief Begrijpelijke brieven schrijven Waarom worden en zullen niet hoeven Struikelblokken bij de gebiedende wijs Aan elkaar of niet aan elkaar?

Hoe vervoeg je (lastige) werkwoorden?

Alles over contaminaties Containerbegrippen, eufemismen en andere vage taal Vreemdetalentips Skypevergaderen over de grens Taalblunders over de grens Achternamen over de grens Internationaal vergaderen Business English Werk & Recht Registratie van bezoekers niet vrijblijvend documenten oneindig lang bewaren?

Negatieve referentie van je oude baas... mag dat?

Dossieropbouw Van wie zijn je LinkedIncontacten?

Verborgen camera’s; verborgen problemen?

Te dik?

Is een mailbox privé?

PROFESSIONEEL Bedrijfshulpverlening Goede BHV’er is goud waard

1/2 3 5 6 9 10 11

24 24 28 26 38 40 28

12

26

3 5 7/8 10 12

27 31 31 43 30

1/2 3

30 29

6 7/8 9 10 11 12

29 35 41 50 34 36

1/2

14

Communiceren Aan de slag met Lync Tekst - tabel - grafiek/Het verhaal achter de cijfers Argumenteren in teksten en gesprekken

5

14

7/8 7/8

20 28

Informatiemanagement De iPad en vergaderen Apps en Het Nieuwe werken Het nut van een e-mailprotocol

1/2 1/2 4

8 10 36

6

8

Officemanagement Opzetten handboek Secretariaat 7/8 Goede drukker adviseert over juiste drukwerk 9 Het Nieuwe Werken/Liever vandaag dan morgen 10

25 34 34

Interview Jacqueline van de Looij/Secretaresse van het Jaar 2012

MANAGEMENT SUPPORT FEBRUARI 2013

SERvIcE

12

12

3

8

Werkorganisatie De digitale takenlijst Billa met de baas Resultaatafspraken op het secretariaat/ Presteren wordt waarderen eindejaarsschoonmaak

5

9

PERSOONLIJK Arbeidsomstandigheden De invloed van je werkomgeving

9

36

10 11 12

31 14 15

12 12

18 20

3

32

4 7/8

34 8

1/2 3 4 5 7/8 9

16 16 30 12 14 30

11

18

12

22

7/8 11

16 26

7/8

12

9

27

11

9

3 5

14 25

1/2

18

Onderhandelen Onderhandelen over je salaris/ Trek de stoute schoenen aan Organiseren Het boeken van accommodaties Persoonlijke ontwikkeling Hoe blijf je gemotiveerd na reorganisaties en ontslagen?

Onderhandelen de normaalste zaak van de werreld Revolutie in secretaresseland/Ben jij er klaar voor?

Jezelf profileren... klinkt erger dan het is Job crafting/Hoe je je baan leuk(er) maakt Functieprofielen anno 2013/Wat voor secretaresse ben jij?

Secretaresse wordt communitymanager Plannen & organiseren Digitaal vergaderverzoek aan externen Projectmanagement Projectmatig werken/Spannend en afwisselend Samenwerken in een projectteam Psychologie Het ‘bystander effect’ Het enneagram (1) Het enneagram (2) Het enneagram (3) Vijf ergernissen en hoe je ze oplost Ik? Een rolmodel?

Introvert op de werkvloer/Zo houd je je staande Gezocht: betrouwbare, valide test voor zelfontplooiing en loopbaanontwikkeling Relatiemanagement In het hart van de samenleving De beste wensen!

Samenwerken Omgaan met lastige collega’s Integriteit op de werkvloer/Is het klikken of slikken?

Duurzame relaties op het werk/Is jouw baas de ware?

Vergaderen Hoe vergaderen weer leuk wordt Vergaderen met de iPad Werk & Gezondheid Werken met chronische pijn

MANAGEMENT SUPPORT FEBRUARI 2013

Computerzaken Een toetsenbord kiezen doe je zelf

6 10

32 49

11 12

12 35

10

37

1/2

20

SERVICE Index verschenen artikelen 2011 1/2 30 jaar Management Support/Uit de oude doos 10 Special Management Support Event 2012 11 Uitkomsten Salarisonderzoek 2012 12 THEMA’S Evenementen & Zakenreizen Zakenreizen/Wat te doen bij grote en kleine problemen?

Evenementen/De eventadministratie De eventadministratie (2)/ Deelnemerslijsten in Excel Business Hospitality Het heeft de directie behaagd, maar het mag niets kosten Social media/Voor, tijdens en na je evenement Improviseren/Wat doe je als het anders loopt?

Werk & Recht/Bedrijfsuitje zonder gevaren?

Carrière Bijblijven in je vak/Hoe doe jij dat?

Secretariaat leiden?/Versterk je leiderschap!

De opkomst van de VA Relatiemanagement Relatie-event/Inhoud en ‘look and feel’ bepalend voor het animo Het opstellen van een relatiemanagementplan Wijn als relatiegeschenk Bedrijfs- , fan- of collegapagina op Facebook/ Do’s en don’ts Vergaderen & Accommodaties Effectief vergaderen doe je samen Vergaderen anders benaderen Het Nieuwe Vergaderen Zo kies je de juiste locatie Nieuwe of bestaande klant... Wat maakt het verschil?

36 28 8

4 4

9 12

4 4

14 18

4 4 4 4

20 24 25 27

6 6 6

10 14 17

9 9 9

8 12 16

9

18

10 10 10 10

8 12 15 18

10

22

37

colofon

colofon

lekker voornemen

Management Support Magazine is al dertig jaar het vakblad voor de professionele secretaresse, de managementassistent, de office- en bureaumanager en de directiesecretaresse. Het is een uitgave van Vakmedianet.

We zijn al weer heel wat dagen actief in 2013. Eigenlijk is het te lang geleden om het over de jaarwisseling te hebben. Maar toch doen we het. Even terug naar de laatste minuten van 31 december 2012. De klok is net in beeld op de televisie en de fles champagne wordt uit de koeling gehaald. De glazen staan op tafel. De hoogste tijd om snel een rondje te maken langs ieders goede voornemens. Natuurlijk staat stoppen met roken, afvallen en gezonder leven op de verlanglijst. Prima voornemens, verstandig, verantwoord, de moeite waard.

Maar ook voornemens die langzamerhand niet al te serieus meer worden genomen. De eerste sigaretten zullen half januari al wel weer gerookt zijn. Onder het mom van: ‘eentje bij de gezellige borrel kan toch geen kwaad’? Afvallen is gelukt: twee kilo, maar niet de voorgenomen negen. En de gezonde salades kwamen na één week je neus uit. Chips, frietjes en een stukje pure chocolade (toch gezonder dan melk) hebben de weg door de mond - met slechts een beperkt schuldgevoel - weer gevonden.

Wat ik je gun is dat je zakelijke voornemens wél succes hebben: vervelende klussen niet meer uitstellen. Vriendelijk doen tegen die ene suffe collega. Je manager vertellen dat je hem eigenlijk een vervelende vent vindt en dat hij echt zijn best moet doen om ook rekening te houden met jou. Eindelijk eens de stoute schoenen aantrekken en met klotsende oksels opbiechten aan je collega dat je hem best een lekker ding vind. Sterker nog, hij mag best weten dat je al maanden met hem aan het flirten bent maar dat je indirecte signalen niet bij hem binnenkomen. Nu dus op de man af. Recht voor zijn raap: ‘Ik droom over je, lig wakker van je, fantaseer over je. Potverdorie man, ik ben knettergek op je. Kus me. Nu.’ Zo!!

Tot slot: misschien heb je jezelf voorgenomen geen geeltjes meer op je computer te plakken. Prima voornemen, maar wel een beetje saai. (Huub van Mackelenbergh) <

In zijn redactionele formule richt Management Support Magazine zich op de positionering en op de ontwikkeling van het vakgebied van de doelgroep. Tevens ondersteunt het de lezer in haar functie als sparringpartner van de manager.

Management Support Magazine verschijnt 10 keer per jaar Hoofdredacteur Vera Bot - verabot@vakmedianet.nl Eindredacteur Mieke Bloemheuvel - miekebloemheuvel@vakmedianet.nl Redactieadres Postbus 448 2400 AK Alphen aan den Rijn Telefoon (088) 584 09 43 / 44 Aan dit nummer werkten mee Kristine Ates, Heleen ter Avest, Trudis Baart, Michiel Heemskerk, Gertjan Groen, Marjo van Lijssel, Huub van Mackelenbergh, Roel Peeters, Barbara Schure, André Vergne, Karen Visser, Judith Winterkamp, Marlies Wopereis, Aniek Wouters, Jan Zandstra (illustratie) Vormgeving en opmaak Cross Media Solutions - Ten Brink De Handlangers - www.dehandlangers.nl Druk Veldhuis Media, Raalte Uitgever Cas Wegman Marketing Ceesjan de Vos - ceesjandevos@vakmedianet.nl Advertentie-acquisitie Saskia Bosker Telefoon: (06) 51 68 17 07 saskiabosker@vakmedianet.nl Irene Verhulst Telefoon: (06) 51 37 89 71 ireneverhulst@vakmedianet.nl Advertentieplaatsingen worden uitgevoerd overeenkomstig de ‘Regelen voor het Advertentiewezen 1990 Abonnementen Jaarabonnement € 94,- (excl. 6% btw, incl. verzending).

Collectieve abonnementen op aanvraag. Abonnementen kunnen tot uiterlijk drie maanden voor aanvang van een nieuw abonnementsjaar worden opgezegd. Bij niet-tijdige opzegging wordt het abonnement automatisch verlengd.

Informatie: klantenservice@vakmedianet.nl.

Digitale abonnementen Dit magazine is ook digitaal verkrijgbaar.

Meer informatie: http://digitaal.managementsupport.nl/digitaal. asp?

Informatie over abonnementen Vakmedianet legt uw gegevens vast voor de uitvoering van de (abonnements-)overeenkomst. Uw gegevens kunnen door Vakmedianet, of zorgvuldig geselecteerde derden, worden gebruikt om u te informeren over relevante producten en diensten.

Indien u hier bezwaar tegen heeft kunt u contact met ons opnemen. Op alle uitgaven van Vakmedianet zijn de algemene leveringsvoorwaarden van toepassing. Deze kunt u lezen op www.vakmedianet.nl Verzending en facturering Vakmedianet Partners Conferentiecentrum Woudschoten, Golden Tulip, Schoevers en VCK Travel.

Algemene voorwaarden Niets uit deze uitgave mag zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de uitgever worden opgeslagen in een geautomatiseerd gegevensbestand of openbaar gemaakt in enige vorm of op enige wijze, hetzij elektronisch, mechanisch, door fotokopieën, opnamen of op enige andere manier, zonder voorafgaande toestemming van de uitgever. ISSN 1382-3590 - Copyright 2013 Management Support Magazine. Hoewel aan de totstandkoming van deze uitgave de uiterste zorg is besteed, aanvaarden de auteur(s), redacteur(en) en uitgever(s) geen aansprakelijkheid voor eventuele fouten en onvolkomenheden, noch voor de gevolgen hiervan.

38

MAnAGEMEnT SUPPoRT fEBRUARI 2013

over

Het Nieuwe Werken masterclass

Aan de slag met een moderne werkstijl

MASTERCLASS Start 7 maart 2013

Unieke 5-daagse masterclass op inspirerende locaties Wegens succes herhaald!

Tijdens deze 5 masterclasses wordt, op verschillende inspirerende locaties, aandacht besteed aan alle aspecten van het nieuwe werken: de fysieke omgeving, de ICTwereld, de gevolgen op het gebied van cultuur en leiderschap. Tenslotte wordt in de laatste masterclass ook ingegaan op het verander- en communicatietraject.

Bestemd voor: project-en programmamanagers, HR-, IT-, FM en communicatieprofessionals en andere (beleids)medewerkers die de eerste verkennende stappen in Het Nieuwe Werken hebben gedaan en er nu concreet mee aan de slag zijn en/of willen.

Nu â&#x201A;Ź 250 korting bij elke 2e inschrijving!

Bekijk het complete programma en schrijf je in:

www.ohnw.nl/masterclass RGB: Blauw: R74/G150/B205 Groen: R199/G214/B205 Oranje: R235/G107/B74 CMYK: Blauw: c70/m30 Groen: c30/y70 Oranje: m70/y70

LETTERS zwart-100

|

c89-m71

Managen doe je samen

Schoevers wil managementtalent laten excelleren. Niet alleen jouw talent als managementassistent, maar ook dat van jouw manager.

Want managen doe je nooit alleen. De manager van nu werkt graag en intensief samen met een â&#x20AC;&#x2DC;co-managerâ&#x20AC;&#x2122; die altijd en daadwerkelijk iets toevoegt. Schoevers heeft de kennis, drive en kwaliteit om deze co-managers op te leiden, te bemiddelen en te coachen. Ben jij die co-manager van morgen? Kijk op schoevers.nl.

Met Schoevers ben je meer waard